Trở thành lãnh đạo trẻ xuất sắc
Trở thành lãnh đạo là mơ ước của nhiều bạn trẻ hiện nay. Tuy nhiên, trở thành người lãnh đạo giỏi không đơn giản bởi công việc này liên quan trực tiếp tới con người, dựa vào con người, tập trung vào nhóm, vào mục tiêu chung. Trong khi đó, nếu trở thành một nhân viên giỏi chỉ cần tập trung vào công việc của chính mình.
với anh/ chị về vấn đề đó song tôi nghĩ là tôi còn có công việc khác phải hoàn thành và bạn
cũng vậy". Nếu bạn đã có một thời gian dài giao tiếp với một ai đó và họ luôn nói rất nhiều, thì
hãy đặt ra quy định về thời gian, và nói trước với họ. Giả sử trong khoảng thời gian đó công
việc vẫn chưa được giải quyết hết, bạn hãy xin lỗi và hẹn dịp khác khi cả hai có nhiều thời
gian hơn.
Ai cũng thích nói chuyện với người biết lắng nghe. Là lãnh đạo, điều này càng đúng.
Nhiệm vụ của một người quản lý
Đó là 6 trách nhiệm mà bạn phải hoàn thành với tư cách là một lãnh đạo: Tuyển dụng, thông
tin, lập kế hoạch, tổ chức và giám sát.
- Tuyển dụng: Tìm kiếm những nhân viên có khả năng hoàn thành công việc và gắn bó lâu
dài với tổ chức.
- Chia sẻ thông tin: Chia sẻ với nhân viên những mục tiêu định hướng của bộ phận, của công
ty cũng như thông tin kịp thời các tin tức trong nội bộ công ty cho nhân viên nắm được.
- Lập kế hoạch : Một trong những trách nhiệm quan trọng của lãnh đạo là quyết định làm gì
và làm như thế nào để hoàn thành công việc của cả bộ phận.
- Tổ chức: Liên quan tới việc phân chia nguồn lực và con người vào những công việc thích
hợp.
- Đào tạo: Bao gồm huấn luyện nhân viên mới và bồi dưỡng thêm cho nhân viên cũ.
- Giám sát: Chức năng giám sát là đảm bảo mọi công việc được tiến hành đúng cách và mọi
nhân viên đều hoàn thành tốt công việc của mình.
Một khi đã trở thành lãnh đạo, bạn phải chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ của cả một bộ
phận, một nhóm hoặc sự thành bại của cả một dự án. Muốn các nhân viên hoàn thành tốt
từng việc của họ bạn cần thực sự là một cái cầu nối giữa nhân viên và công ty. Và quan tâm
đến nhu cầu của mỗi nhân viên. Như vậy không có nghĩa là bạn nên tham gia quá sâu vào
công việc của họ. Bạn nên giữ khoảng cách với những công việc quá chi tiết hoặc thuộc về
chuyên môn của một nhân viên.
Có nhiều lý do để những người mới lãnh đạo mắc phải sai lầm này. Một nguyên nhân quan
trọng là vì đó đã từng là công việc của bạn và bạn cảm thấy nó rất gần gũi với bạn. Tuy nhiên
bạn không thể quan tâm tới công việc của từng người khi mà nhân viên của bạn lên tới mấy
chục người hoặc hàng trăm, nghìn người? Hơn nữa, nhân viên của bạn sẽ cảm thấy không
thoải mái nếu bạn cứ tham gia sâu vào công việc của họ mà họ không yêu cầu. Hãy để họ tự
do làm công việc mà họ được mong đợi làm. Lời khuyên ở đây là hãy chú ý tới cục diện chung.
Tuy vậy bạn cũng không nên khoang tay nhìn nhân viên tất bật hoàn thành công việc cho đúng
hạn, còn bạn thì ngồi trong văn phòng riêng và đọc tạp chí. Khi cảm thấy cần thiết và được đề
nghị giúp đỡ bạn có thể cùng nhân viên hoàn thành công việc. Bạn sẽ cảm thấy thật thoải mái
khi cùng làm việc với họ và đó cũng là một cách tăng cường tinh thần đồng đội trong bộ phận
của bạn. Không phải lúc nào cũng thích hợp khi xen vào công việc của nhân viên, nhưng giúp
đỡ họ nhanh chóng vượt qua khó khăn thì bạn sẽ được đánh giá rất cao.
Trở thành lãnh đạo trẻ xuất sắc (phần 4) - Xây dựng tinh thần
đồng đội
Bạn đọc những câu nói về sứ mệnh của tổ chức, họ nói rằng tổ chức của họ có tinh
thần đồng đội cao nhất và tất cả mọi người gắn kết với nhau. Tuy vậy, tinh thần đồng
đội vẫn vắng bóng. Vì sao vậy? Bởi vì lãnh đạo của tổ chức đó không khiến mọi nhân
viên chịu trách nhiệm với nhóm của mình.
Xây dựng tinh thần đồng đội
Những năm gần đây, công việc được hoàn thành thông qua
một đội, nhóm đã trở thành một tiêu chuẩn cho rất nhiều tổ
chứ. Lý do của việc này, một là : Tính hiệp lực. Một nhóm hay
một đội bao giờ cũng đưa ra những quyết định khôn ngoan
sáng suốt hơn là một cá nhân, hai là : Trong thời đại công
nghệ như hiện nay, lãnh đạo không thể nào biết hết những gì
mà các nhân viên đang làm.
Lãnh đạo không còn là những chuyên gia nữa. Trong rất nhiều
ngành và lãnh vực ngày nay, nhân viên biết công việc của họ
hơn nhiều lãnh đạo. Trong những trường hợp như vậy, lãnh
đạo không thể nói với nhân viên là họ phải làm gì. Người lãnh
đạo có nhiệm vụ là động viên hướng dẫn nhân viên và trả lời
những câu hỏi liên quan tới công việc mà thôi.
Để xây dựng thành công tinh thần đồng đội, cần có những nhân tố cơ bản sau:
1. Chia sẻ thông tin
2. Trao quyền
3.Vai trò và nhiệm vụ rõ ràng
4. Một lãnh đạo hiệu quả
5. Một hệ thống thưởng phạt và trách nhiệm giải trình cho từng cá nhân và cả nhóm.
Chia sẻ thông tin
Hãy tưởng tượng một cảnh như sau: một nhân viên sắp trở thành quản lý cùng đi với một lãnh
đạo có nhiều kinh nghiệm tới thăm một đội hiện đang làm việc tại một nhà máy sản xuất. Khi
anh ta bước vào phòng làm việc, anh ta nói với giám đốc của mình: "Ồ, không, đó là một đội
chẳng ra sao cả. Hãy nghe cách họ tranh luận với nhau”. Giám đốc của anh ta trả lời rằng:
"Hãy khoan, anh đang được quan sát một đội tuyệt vời nhất đấy".
Tất nhiên phải mất nhiều phút người nhân viên sắp trở thành quản lý mới hiểu giám đốc của
mình nói gì. Đội đó đang tranh luận. Họ phản đối quyết liệt với một ý kiến trong nhóm về cách
làm ra sản phẩm tốt nhất. Thật là tuyệt vời nếu một nhóm tranh luận với nhau như vậy? Còn
điều gì bạn đòi hỏi hơn là một nhóm luôn quan tâm tới chất lượng phục vụ hay sản phẩm mà
họ làm ra? Họ đã có một sự chia sẻ thông tin và giao tiếp vô cùng cởi mở với nhau. Đó chính là
tinh thần đồng đội.
Trao quyền
Bạn sẽ có một nhóm có tinh thần đồng đội cao nếu bạn trao quyền – quyền được quyết định
những gì liên quan tới công việc mà họ đang thực hiện. Tất nhiên bạn phải đặt ra giới hạn về
tài chính, thời gian, lựa chọn và những cái khác nữa. Nhưng một khi bạn trao quyền quyết định
cuối cùng cho họ, bạn sẽ thấy sự tự tin, tình bạn, cảm giác tràn đầy sức mạnh ở nhóm của
bạn.
Bất kể bạn làm gì, chưa trao quyền đến khi nhóm của bạn sẵn sàng cho việc đó, nếu không đó
sẽ là một tai hoạ. Nhiều quản lý ít kinh nghiệm đã mắc sai lầm lớn, khi họ làm như vậy bởi vì
họ muốn nhóm của họ nghĩ rằng họ trọng đãi cả nhóm. Hãy chắc chắn rằng nhóm của bạn đã
sẵn sàng cho việc trao quyền hoặc là bạn và công ty sẽ phải hứng chịu những quyết định tệ
hại.
Vai trò và trách nhiệm rõ ràng
Bạn có thể yêu cầu người đó hoặc bất kỳ một nhân viên nào trong đội, nhóm, phòng của bạn
nêu rõ vai trò và trách nhiệm của tất cả các thành viên khác trong đội, bao gồm cả bạn là lãnh
đạo của họ được không?
Khi các thành viên trong đội có thể làm như vậy, họ biết họ được mong đợi làm gì và những
thành viên khác có nhiệm vụ làm gì. Họ có thể biết rõ ai có thể giúp họ và họ có thể giúp ai,
việc gì trong đội của mình. Tất cả những điều này sẽ giúp chúng ta có một tinh thần đồng đội.
Lãnh đạo hiệu quả
Dưới đây là những tiêu chí xây dựng một phong cách lãnh đạo hiệu quả nhằm xây dựng một
tinh thần đồng đội trong công việc. Hãy đánh dấu những điểm bạn đã làm được, và lưu ý thực
hiện những điểm bạn chưa làm được. Bởi vì bạn đang tham gia vào việc xây dựng tinh thần
đồng đội và bạn cũng là một thành viên trong đó.
- Đặt ra mục tiêu rõ ràng cho từng thành viên và cả nhóm
- Đưa ra những hướng dẫn rõ ràng với những thành viên nào thấy cần thiết
- Chia sẻ những ví dụ và kinh nghiệm của riêng bạn liên quan tới công việc của cả nhóm
- Nhấn mạnh đến những yếu tố tích cực hơn là tiêu cực trong công việc của nhóm
- Luôn đưa ra những ý kiến với từng thành viên và cả đội khi cần thiết, những ý kiến này cần
tích cực và có tính xây dựng
- Sử dụng những thành công nho nhỏ để xây dựng sự gắn kết trong nhóm
- Thực hiện những gì bạn nói
- Nếu có thể bạn và tổ chức hãy thể hiện sự ngưỡng mộ ghi nhận với những thành tích mà
nhóm đạt được qua những phần thưởng cho nhân viên.
- Phát triển mối quan hệ xây dựng và lành mạnh - bạn và các thành viên khác đang làm việc
để cùng đạt được những mục tiêu giống nhau.
- Hãy khuyến khích sự sáng tạo và cải tiến để làm cho mọi việc tốt hơn.
- Khuyến khích sự tự lập và tự phát triển
- Khuyến khích các nhân viên bày tỏ quan điểm của họ và trao đổi quan điểm của bạn với tất
cả nhân viên.
- Giúp nhân viên hiểu sự kết nối giữa nhóm của bạn với công ty, với khách hàng, với cộng
động xung quanh.
Hệ thống thưởng phạt và chịu trách nhiệm
Yếu tố quan trọng cuối cùng trong việc xây dựng tinh thần đồng đội vững mạnh là tính chịu
trách nhiệm của tổ chức và các quản lý/ giám đốc cùng làm việc với nhau. Rất nhiều tổ chức
muốn xây dựng tinh thần đồng đội. Bạn có thể nhìn thấy hình ảnh trên poster ở nhiều toà nhà,
văn phòng công ty, trong đó là hình ảnh một nhóm người cùng làm việc, cùng vui chơi hết
mình.
Nếu chúng ta thực sự mong muốn nhân viên gắn kết với nhau vì tổ chức, chúng ta không chỉ
đánh giá năng lực làm việc của riêng họ như là một cá nhân mà còn phải đánh giá cả bộ phận
của họ, với những đồng đội của họ.Khi các thành viên trong nhóm biết được rằng bạn đánh giá
họ như là một thành viên trong một bộ phận, họ nhanh chóng hiểu tầm quan trọng của bộ
phận mà mình thuộc về. Đối với việc thưởng phạt cũng vậy. Họ sẽ được tưởng thưởng bởi vì
họ - cá nhân, và vì họ - thuộc về đội, nhóm của họ.
Một số giám đốc cho rằng không phải là một cách tốt nếu thưởng cho một số cá nhân trong
nhóm nhiều hơn những cá nhân khác. Họ lập luận rằng như vậy thì họ sẽ không thể có một đội
đoàn kết và làm việc hiệu quả. Chúng ta hãy nhìn lại những môn thể thao có tính đồng đội cao,
những đội tốt nhất là những đội như thế nào.
Họ luôn có những thành viên kiếm được nhiều tiền hơn, nổi tiếng hơn dựa vào vai trò và nỗ lực
của cá nhân họ. Điều này cũng đúng với việc xây dựng tinh thần đồng đội trong kinh doanh.
Bạn sẽ tìm thấy nhiều bộ phận trong công ty của bạn, nhiều nhóm trong các công ty khác mà
bạn biết, sẽ thấy nhiều cá nhân được tưởng thưởng nhiều hơn, lương cao hơn những thành
viên khác và họ đang làm việc trong những bộ phận mà ở đó tinh thần đồng đội được phát huy
tối đa.
Loren B. Belker & Gary S. Topchik
Theo “The first time manager”
Tú Oanh lược dịch
