Tổng quan chung về kế toán máy
Cung cấp kiến thức nhằm giúp sinh viên hiểu biết toàn diện về một hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính
Nhận diện rõ vai trò của phần mềm kế toán trong hệ thống thông tin kế toán
Bước đầu hiểu được cấu trúc của một chương trình kế toán máy nhằm xác định rõ công việc của kế toán viên khi làm việc với phần mềm kế toán
Nhận diện các dạng file cơ bản trong chương trình kế toán máy nhằm phục vụ tốt cho quá trình làm việc (lưu, bảo vệ, hiệu chỉnh dữ...
Bài giảng
Kế toán máy
(Computerizied Accounting)
Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng
1
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN MÁY
MỤC TIÊU
Cung cấp kiến thức nhằm giúp sinh viên hiểu biết toàn diện về một
hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính
Nhận diện rõ vai trò của phần mềm kế toán trong hệ thống thông
tin kế toán
Bước đầu hiểu được cấu trúc của một chương trình kế toán máy
nhằm xác định rõ công việc của kế toán viên khi làm việc với phần
mềm kế toán
Nhận diện các dạng file cơ bản trong chương trình kế toán máy
nhằm phục vụ tốt cho quá trình làm việc (lưu, bảo vệ, hiệu chỉnh
dữ liệu,)
Nắm vững các nguyên tắc tổ chức thông tin trên máy nhằm tránh
sai sót khi tiến hành công tác kế toán máy
SỐ TIẾT: 5
2
TÀI LIỆU THAM KHẢO
TS.Trần Thị Song Minh, 2005, Chương I:
Hệ thống thông tin kế toán với tổ chức
doanh nghiệp, Chương II: Công nghệ thông
tin với kế toán doanh nghiệp trong Giáo
trình kế toán máy, Trang 7-13, Trang 58-70,
NXB Lao động-Xã hội
3
Kế toán máy
Kế toán máy là quá trình ứng dụng công
nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế
toán, nhằm thực hiện công tác hạch toán
trong doanh nghiệp.
Thông tin kế toán chính là dữ liệu kế toán
đã gia tăng giá trị bằng các công cụ máy
tính.
4
Dữ liệu kế toán và thông tin kế toán
Khái niệm
Dữ liệu kế toán Thông tin kế toán
Tiêu thức
Tính chất chưa xử lý đã qua quá trình xử lý
Trạng thái cụ thể Trừu tượng
Tổ chức lưu trữ Sổ nhật ký Sổ cái, các báo cáo kế toán
Mức độ quan tâm Tức thời Lâu dài, liên tục
5
Hệ thống thông tin kế toán (AIS)
Hệ thống thông tin kế toán (Accounting
Information System):
Là tập hợp các nguồn lực (con người, thiết bị
máy móc)
Biến đổi dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác
thành thông tin kế toán
(Hệ thống thông tin kế toán được đề cập ở đây
là HTTTKT dựa trên máy tính - Computer
based AIS).
6
Hệ thống thông tin kế toán (AIS)
Chức năng
Ghi nhận, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin
kinh tế tài chính trong đơn vị kế toán.
Nói cách khác, ghi chép, theo dõi mọi biến
động về tài sản, nguồn vốn và quá trình hoạt
động của đơn vị kế toán.
7
MÔ HÌNH HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN TỰ ĐỘNG HOÁ
Phần Phần
cứng mềm Thông tin kế
Dữ liệu
toán
kế toán
Con (Báo cáo
(Chứng
người quản trị, báo
từ, sổ
cáo tài
sách)
chính)
Cơ sở Các
dữ liệu thủ tục
8
Thành phần
Phần cứng:
Máy tính
Các thiết bị ngoại vi
Các thiết bị mạng phục vụ nhu cầu giao tiếp với
con người hay với các máy tính khác
Phần mềm:
Hệ điều hành
Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu
Phần mềm kế toán
9
Thành phần
Các thủ tục:
Tổ chức và quản trị các hoạt động xử lý thông tin (thiết
kế và triển khai chương trình, duy trì phần cứng và
phần mềm, quản lý chức năng các nghiệp vụ.
Cơ sở dữ liệu kế toán:
File danh mục tự điển
File nghiệp vụ
Con người:
Các nhân viên xử lý thông tin
Các nhân viên nghiệp vụ
Các nhà quản trị doanh nghiệp.
10
Vai trò của Hệ thống thông tin kế toán
Chủ thể quản lý
+ Chủ DN
+ Hội đồng quản trị
+ Ban giám đốc
Báo báo quản trị Quyết định quản trị
Hệ thống thông tin kế toán (phục vụ QL)
Thông tin vào môi + Thu thập Thông tin ra môi
trường + Lưu trữ trường
+ Xử lý
Chính sách đầu tư, + Truyền và nhận thông tin Báo cáo tài
thuế vụ chính
Dữ liệu nghiệp vụ kế Quyết định quản trị
toán triển khai
Nguyên vật liệu, dịch Sản phẩm, thành
vụ vào Đối tượng quản lý phẩm, dịch vụ bán ra
(Phán hệ tác nghiệp)
11
Vai trò của AIS
AIS cung cấp nhiều thông tin đầu vào cho các hệ thống
thông tin chuyên chức năng:
Báo cáo bán hàng (hệ thống thông tin thị trường)
Báo cáo vật tư - tồn kho và thông tin về chi phí (hệ thống thông tin
sản xuất)
Báo cáo về lương và thuế thu nhập (hệ thống thông tin nhân lực)
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và theo dõi công nợ (hệ thống thông tin
tài chính)....
Các thông tin còn lại khác sẽ được thu thập thêm từ môi
trường bên ngoài của doanh nghiệp
AIS cùng với các hệ thống thông tin chuyên chức năng
khác tạo nên hệ thống thông tin hoàn chỉnh phục vụ quản
trị doanh nghiệp.
12
Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ của hệ thống
thông tin kế toán (AIS)
Giai đoạn nhập liệu: chuyển dữ liệu trên chứng từ
vào máy tính
Dùng bàn phím
Bán thủ công
Tự động
Giai đoạn xử lý:
Sử dụng sổ kế toán hệ thống hoá theo thời gian và theo
đối tượng
Phần mềm kế toán thể hiện ưu điểm lớn nhất trong xử
lý dữ liệu:
± Sắp xếp dữ liệu (phục vụ tìm kiếm)
± Tính toán
± Tổng hợp số liệu theo nhóm
13
Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ của hệ thống
thông tin kế toán (AIS)
Giai đoạn lưu trữ: Tệp dữ liệu là một bộ lưu trữ có
tổ chức các dữ liệu
Tệp danh mục tự điển
Tệp giao dịch
Giai đoạn phân phối và truyền đạt thông tin, AIS
có thể cung cấp thông tin bằng nhiều cách:
Đưa ra màn hình
In các báo cáo
Gởi các tệp qua mạng
14
So sánh kế toán thủ công với kế toán máy
Hình thức xử lý Kế toán thủ công Kế toán máy
Các giai đoạn
xử lý nghiệp vụ
Nhập dữ liệu đầu vào Ghi chép thủ công Nhập từ bàn phím, máy
- Tài liệu gốc (hoá đơn bán hàng, quét, tự động hoá
phiếu thu, chi)
Xử lý dữ liệu Thủ công Tự động theo chương
- Biến đổi dữ liệu trên các sổ nhật ký trình
thành thông tin trên các sổ cái
Lưu trữ Thủ công trên các sổ: Tự động ở dạng các tệp:
- Dữ liệu - Sổ nhật ký - Tệp nhật ký
- Thông tin - Sổ cái - Tệp sổ cái
- Tệp tra cứu
Kết xuất thông tin Thủ công Tự động theo chương
- Báo cáo tài chính trình
- Báo cáo quản trị
15
MÔ HÌNH CHU TRÌNH NGHIỆP VỤ
CAÏC SÆÛ KIÃÛN KINH
TÃÚ
Chu Chu
Chu Chu
trçnh trçnh
trçnh trçnh taìi
cung saín
tiãu thuû chênh
cáúp xuáút
Chu trçnh baïo
caïo taìi chênh
Baïo caïo taìi chênh
16
Chu trình tiêu thụ
Chức năng: Chu trình tiêu thụ ghi chép những sự kiện
phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu.
Các sự kiện kinh tế
Nhận đơn đặt hàng của khách hàng
Giao hàng hoá và dịch vụ cho khách hàng
Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền hàng
Nhận tiền thanh toán
Các phân hệ nghiệp vụ
Hệ thống ghi nhận đơn đặt hàng
Hệ thống giao hàng hoá và dịch vụ
Hệ thống lập hoá đơn bán hàng
Hệ thống thu quỹ
17
Chu trình cung cấp
Chức năng: Chu trình cung cấp ghi chép những nghiệp vụ
phát sinh liên quan đến mua hàng, dịch vụ.
Các sự kiện kinh tế
Yêu cầu đặt hàng hay dịch vụ cần thiết
Nhận hàng hoá, dịch vụ
Xác định nghĩa vụ thanh toán với nhà cung cấp
Tiến hành thanh toán theo hoá đơn
Các phân hệ nghiệp vụ
Hệ thống mua hàng
Hệ thống nhận hàng
Hệ thống thanh toán theo hoá đơn
Hệ thống chi tiền
18
Chu trình sản xuất
Chức năng
Chu trình sản xuất ghi chép và xử lý các nghiệp vụ kế toán liên quan đến
một sự kiện kinh tế - sự tiêu thụ lao động, vật liệu và chi phí sản xuất
chung để tạo ra thành phẩm hoặc dịch vụ.
Các sự kiện kinh tế
Mua hàng
Bán hàng
Chuyển đổi nguyên vật liệu, lao động và chi phí sản xuất khác trong quá
trình sản xuất
Chuyển đổi chi phí tạo thành phẩm
Thanh toán lương
Các phân hệ nghiệp vụ
Hệ thống tiền lương
Hệ thống hàng tồn kho
Hệ thống chi phí
Hệ thống tài sản cố định
19
Chu trình tài chính
Chức năng
Chu trình tài chính ghi chép kế toán các sự kiện liên quan đến việc
huy động và quản lý các nguồn vốn quỹ.
Các sự kiện kinh tế
Hoạt động tăng vốn từ chủ doanh nghiệp đầu tư và từ đi vay.
Sử dụng vốn để hình thành các tài sản
Các phân hệ nghiệp vụ
Hệ thống thu quỹ
Hệ thống chi quỹ
20
