THỦ TỤC ĐÀO TẠO
I. MỤC ĐÍCH.
- Thủ tục này được lập ra nhằm đáp ứng đúng nhu cầu về nhân sự,
yêu cầu công việc của Công ty, dưới hình thức đào tạo nhằm cung cấp
những công nhân viên có trình độ và tay nghề đúng yêu cầu của các Bộ
phận trong Công ty.
II. PHẠM VI.
- Thủ tục này áp dụng cho việc Đào tạo trong toàn bộ Công ty.
III. ĐĨNH NGHĨA.
- Đào tạo tại chỗ: Đào tạo cho cán bộ, công nhân viên tại Công ty.
- Đào tạo bên ngoài: Gửi cán bộ, công nhân viên đi học khoá đào tạo
do các cơ quan, đơn vị bên ngoài Công ty tổ chức.
IV. NỘI DUNG.
Thñ tôc §µo t¹o Trang: 1
Người thực Lưu đồ Mẫ
hiện u
biểu
Nhu cầu đào tạo
Xác định nhu cầu đào tạo
- Trưởng Bộ
phận
Phiếu yêu cầu đào tạo TT:1
- Trưởng Bộ /BM
phận -
Kế hoạch đào tạo TTD
- Phòng HCNS
Xem xét
& phê duyệt
- Giám Đốc TT
mã
Đào Tạo
Trong Cty Ngoài Cty số:
2/B
M-
Lập chương trình ĐT Chọn đối tác ký HĐ
TTD
- Phòng HCNS T
Thực hiện Thực hiện
- Bộ phận đào
tạ o
Đánh giá kết quả Đánh giá kết
- Bộ phận đào quả
tạ o
Chứng nhận Chứng nhận
- Bộ phận đào
tạ o
Lưu hồ sơ TT
- Bộ phận đào
mã
tạ o
số:
3/B
Kết thúc M-
TTD
Thñ tôc §µo t¹o Trang: 2
- Phòng HCNS T
1. Thuyết minh lưu đồ.
a) Xác định nhu cầu đào tạo.
- Căn cứ mức độ phát triển và chính sách đào tạo nguồn nhân lực của
Công ty đòi hỏi cụ thể như:
Các kế hoạch và mục tiêu chiến lược và tác nghiệp trong tương
lai.
Các nhu cầu sắp tới về cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, nhân viên
nghiệp vụ và công nhân kỹ thuật.
Sự thay đổi về qui trình công nghệ, công cụ và trang thiết bị.
Các yêu cầu về pháp luật và chế định, các tiêu chuẩn tác động đến
tổ chức.
- Ngoài ra Nhu cầu đào tạo còn dựa trên các trường hợp sau:
* Đào tạo khi tuyển dụng.
- Nội dung: Lịch sử hình thành của Công ty, Nội qui lao động, Qui
định của Công ty, qui định về an toàn, chính sách và qui định về lương
bổng, các chế độ, giờ làm việc, tăng ca v.v.
- Đào tạo định kỳ: An toàn lao động, hướng dẫn thực hiện công việc v.v.
* Đào tạo đột xuất.
- Thay đổi môi trường làm việc, máy móc v.v...
- Trên cơ sở đó, các Trưởng Bộ phận thường xuyên cân đối nhân sự
để xác định nhu cầu đào tạo nhằm đáp ứng kịp thời nguồn nhân lực phục
vụ cho công việc của Bộ phận mình.
b) Phiếu yêu cầu đào tạo.
- Sau khi xác định được nhu cầu đào tạo, các Trưởng Bộ phận lập
phiếu yêu cầu đào tạo theo mã số: 1/TT-TTDT trong đó nêu rõ:
Số lượng đào tạo.
Thñ tôc §µo t¹o Trang: 3
Mục đích và nghiệp vụ đào tạo.
Thời gian đào tạo.
2. Kế hoạch đào tạo.
- Căn cứ phiếu yêu cầu đào tạo của các Bộ phận, căn cứ chủ trương,
chính sách phát triển và đào tạo nguồn lực. Phòng HCNS sẽ tập hợp toàn
bộ yêu cầu đào tạo và xác định nhu cầu đào tạo vào kế hoạch đào tạo theo
biểu mẫu: 2/TT-TTDT dựa trên các yếu tố sau:
Số lượng đào tạo cho các nguồn lực cần thiết: trong đó gồm các
đối tượng đào tạo: Cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ
và công nhân kỹ thuật v.v .
Chương trình đào tạo để phục vụ cho công việc gì? và ảnh hưởng
tích cực cho công việc ra sao?.
Phương pháp đào tạo: Đào tạo mới hay tái đào tạo, đào tạo tại
chỗ (sự hỗ trợ về nội bộ) hay qua trường lớp (sự hỗ trợ của các chuyên
gia), đào tạo ngắn hạn hay dài hạn ...
- Để xác định sự cần thiết cho việc đào tạo mang tính chiến lược lâu
dài và có tính hiệu lực, hiệu qủa; Phòng HCNS sẽ Trình GĐ xem xét các
nhu cầu đào tạo sau khi đã được xác định, nếu:
Trường hợp thấy việc đào tạo chưa cần thiết hoặc đối tượng đào
tạo không phù hợp hay các việc cần bổ sung khác, GĐ sẽ có ý kiến phê
duyệt để tiến hành việc xác định lại kế hoạch đào tạo.
Xét thấy nhu cầu đào tạo đã xác lập đúng người, đúng việc, thì
GĐ duyệt chấp thuận và cho thực hiện.
3. Đào tạo.
- Căn cứ nhu cầu đào tạo và tính chất cần đào tạo, Phòng HCNS
tham mưu cho GĐ về hình thức và phương pháp đào tạo, cụ thể phải xem
xét điều kiện sẵn có tại Công ty để xác định các nội dung đào tạo như:
Đối tượng đào tạo: Cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, nhân viên
nghiệp vụ, công nhân kỹ thuật.
Thñ tôc §µo t¹o Trang: 4
Nội dung đào tạo: Phải gắn liền với công việc.
Phương pháp đào tạo: Tự đào tạo tại chỗ hay từ bên ngoài, đào
tạo mới hay đào tạo bổ sung.
Thời gian đào tạo: Ngắn hạn hay dài hạn, tập trung hay bán tập
trung.
Các hỗ trợ về nội bộ trong quá trình tham gia đào tạo để duy trì và
không làm ảnh hưởng tới hoạt động chung.
- Tùy theo điều kiện đã được lựa chọn về hình thức đào tạo mà triển
khai thực hiện:
3.1. Đào tạo trong Cty.
a) Lập chương trình đào tạo.
- Trường hợp đào tạo trong Công ty, Phòng HCNS phối hợp các Bộ
phận liên quan để lập chương trình đào tạo theo biểu mẫu: 3/TT-TTDT, bao
gồm:
Địa điểm tổ chức đào tạo.
Lập danh sách những đối tượng được đào tạo.
Cử Cán bộ đào tạo (hướng dẫn).
Chương trình, nội dung đào tạo.
Thời gian đào tạo.
b) Triển khai thực hiện.
Sau khi chương trình đào tạo được GĐ xem xét phê duyệt, Phòng
HCNS sẽ tiến hành các bước công việc sau:
Lên lịch, thời gian đào tạo.
Ban hành quyết định do GĐ ký và thông báo cho những đối tượng
được đào tạo chuẩn bị sắp xếp thời gian để tham dự kèm theo nội dung
đào tạo và lịch đào tạo (Thông qua các Trưởng Bộ phận để bố trí).
Thñ tôc §µo t¹o Trang: 5
Ban hành Quyết định do GĐ ký và thông báo cho những Bộ phận
liên quan để các Bộ phận này chuẩn bị sắp xếp thời gian và giáo trình huấn
luyện (hoặc hợp đồng với chuyên gia bên ngoài).
Chuẩn bị các điều kiện, phương tiện cần thiết phục vụ cho việc
đào tạo (xác định chi phí đào tạo).
Trong suốt quá trình đào tạo, Phòng HCNS cử cán bộ theo dõi chặt
chẽ lớp học và yêu cầu những người tham gia đào tạo phải thực hiện tốt nội
qui, chương trình đào tạo và có báo cáo định kỳ với Trưởng phòng HCNS,
Trưởng phòng HCNS có trách nhiệm báo cáo kết qủa lên GĐ về tiến trình đào
tạo.
c) Đánh giá kết quả.
- Sau khi đào tạo thời gian 3 tháng và 6 tháng, Cán bộ hướng dẫn
phối hợp cùng các Trưởng Bộ phận đánh giá kiểm tra kết quả học tập của
các đối tượng được đào tạo thông qua các công việc bố trí thực tế.
Nếu không có sự thay đổi chất lượng và hiệu quả trong công việc
so với trước khi đào tạo, thì Trưởng Bộ phận và Trưởng phòng HCNS xác
định lại các yếu tố trong chương trình đào tạo, kế hoạch đào tạo cho phù
hợp hơn.
Nếu Thông qua tập huấn đào tạo, các thành viên được đào tạo
nâng cao hiệu quả và có biểu hiện tích cực trong công việc, Bộ phận đào
tạo và Phòng HCNS lập tờ trình đã hoàn thành chương trình đào tạo và trình
GĐ ký giấy chứng nhận.
3.2. Đào tạo ngoài công ty.
a) Chọn đối tác và ký hợp đồng đào tạo.
- Trường hợp do nhu cầu đào tạo cần phải thực hiện bên ngoài Công
ty, Phòng HCNS sẽ chịu trách nhiệm liên hệ các đơn vị đào tạo và sau đó
trình GĐ xem xét và ký hợp đồng đào tạo, bao gồm:
Địa điểm tổ chức đào tạo.
Chương trình và nội dung đào tạo.
Thñ tôc §µo t¹o Trang: 6
Thời gian đào tạo.
Kinh phí đào tạo.
b) Triển khai thực hiện.
- Sau khi đã ký hợp đồng đào tạo, Phòng HCNS sẽ tiến hành các
bước công việc sau:
Thông báo với các Trưởng Bộ phận liên quan và trình GĐ ban
hành Quyết định cử đi học cho từng cá nhân được tuyển chọn tham dự
khóa đào tạo với các nội dung quyền lợi và trách nhiệm trong và sau khi
được đào tạo.
Tổ chức các phương tiện cần thiết cho việc phục vụ công tác đào
tạo.
Các hổ trợ khác để tạo điều kiện người được đào tạo tham gia
đầy đủ chương trình.
c) Đánh giá kết quả.
- Sau khi kết thúc khóa học, các đối tượng được cử đi đào tạo phải
có văn bản về kết quả học tập và khả năng vận dụng thực tế, nộp văn bản
đó (có xác nhận của Trưởng bộ phận trực tiếp) về Phòng HCNS để theo
dõi. Đồng thời các cá nhân đó chuyển một bản copy của Giấy chứng nhận
(hoặc bằng cấp) cho Phòng HCNS để xem xét kết quả học tập và tất cả
giấy tờ này được lưu trong hồ sơ cá nhân.
- Sau khi thực hiện nhiệm vụ và qua 6 tháng, Đối tượng được cử đi
đào tạo phải lập báo cáo về việc vận dụng lý thuyết vào thực tế công việc
kết quả ra sao: Có tiến bộ hay không tiến bộ so với trươc khi được đào tạo
kèm theo ý kiến của Trưởng bộ phận, ý kiến của Trưởng phòng HCNS và
chuyển báo cáo cho GĐ có ý kiến tổng kết.
- Nếu xét việc đào tạo không đạt yêu cầu cho công việc thì Phòng
HCNS kết hợp cùng Trưởng bộ phận của người được đào tạo phải tìm
nguyên nhân để khắc phục: Nơi đào tạo không đạt yêu cầu chất lượng,
người được đào tạo không tiếp thu tốt trong quá trình tham gia đào tạo, bố
Thñ tôc §µo t¹o Trang: 7
trí công việc không phù hợp với khả năng, kiến thức được đào tạo .... Qua
việc xác định đó làm cơ sở để xác lập lại nhu cầu đào tạo.
- Trường hợp đối tượng được cử đi đào tạo dài hạn (trên 3 tháng) thì
phải báo cáo kết quả học tập mỗi 3 tháng về để Phòng HCNS tổng kết và
theo dõi.
3.3. Ghi và lưu hồ sơ đào tạo.
- Phòng HCNS lưu đầy đủ hồ sơ đào tạo đối với mỗi chương trình
đào tạo cụ thể.
- Đối đối với đào tạo nhân viên mới, Phòng HCNS tiến hành đào tạo
về lịch sử hình thành phát triển của công ty, các sản phẩm của công ty, cơ
cấu tổ chức công ty, nội quy lao động, quy định về quản lý nhân sự, các
chế độ lương khen thưởng, các hình thức và cách thức xử lý kỷ luật … sau
đó ghi đầy đủ theo biểu mẫu: 4/TT-TTDT.
- Các bộ phận phải đào tạo hoặc hướng dẫn nhân viên về cách thức
thực hiện công việc, các quy định mới … thì ghi hồ sơ đào tạo theo biểu
mẫu: 4/BM-TTDT-JOJO, bản chính chuyển về Phòng HCNS lưu.
4. Tài liệu tham khảo.
- Không có.
5. Phụ Lục.
Phiếu yêu cầu đào tạo (Biểu mẫu mã số: 1/TT-TTDT)
Kế hoạch đào tạo (Biểu mẫu mã số: 2/TT-TTDT)
Chương trình đào tạo nội bộ (Biểu mẫu mã số: 3/TT-TTDT)
Danh sách công nhân viên được đào tạo (Biểu mẫu mã số: 4/TT-
TTDT)
Thñ tôc §µo t¹o Trang: 8
PHIẾU XÁC ĐỊNH NHU CẦU ĐÀO TẠO
Bộ phận: …………………………………………………………........
Ngày : …………………………………………………………………
A/ Căn cứ phát sinh nhu cầu đào tạo.
1. Các kế hoạch và mục tiêu chiến lược và tác nghiệp cụ thể trong tương
lai.
2. Sự thay đổi về qui trình công nghệ, công cụ và trang thiết bị.
3. Các yêu cầu về pháp luật và chế định , các tiêu chuẩn tác động đến tổ
chức.
4. Lý do khác.
B/ Hướng phát triển nhu cầu đào tạo.
- Số lượng nhân viên của bộ phận hiện tại và mức độ đáp ứng công
việc so với các vấn đề phát sinh ở mục 1 ở trên.
- Cần đào tạo những kỹ năng gì.
C/ Đề xuất đào tạo cụ thể.
1. Đề xuất cho các bộ phận, cá nhân được đào tạo các kỹ năng theo
2.2.
2. Hoặc đề xuất tuyển ở ngoài các nhân viên có kỹ năng theo 2.2.
Trưởng Bộ phận Ý kiến TP.TCHC Ban Giám Đốc
Thñ tôc §µo t¹o Trang: 9
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO
(V/v: …………………………………………………….._
- Danh sách những đối tượng được đào tạo.
- Yêu cầu của việc đào tạo.
- Địa điểm tổ chức đào tạo.
- Cán bộ đào tạo (hướng dẫn).
- Chương trình, nội dung đào tạo.
- Thời gian đào tạo.
- Kinh phí đào tạo:
BG, ngày … tháng … năm 2009
Giám đốc duyệt Trưởng phòng HCNS Người lập
Thñ tôc §µo t¹o Trang: 10
DANH SÁCH CNV ĐƯỢC ĐÀO TẠO
- Căn cứ……………………………………………………………….....
- Theo yêu cầu của Thủ tục đào tạo.
- Bộ phận ………… tiến hành đào tạo/hướng dẫn như sau:
1. Nội dung đào tạo/hướng dẫn:
2. Thời gian đào tạo/hướng dẫn:
3. Địa điểm đào tạo/hướng dẫn:
- Những người được đào tạo/hướng dẫn: (theo danh sách dưới đây:
- Sau khi tiến hành đào tạo/hướng dẫn, người đào tạo/hướng dẫn trả
lời các thắc mắc của CNV, sau khi không còn thắc mắc, người được đào
tạo ký tên như sau:
TT Họ tên Bộ phận Ký tên
Bắc Giang, ngày ... tháng ... năm 2009
NGƯỜI ĐÀO TẠO
Thñ tôc §µo t¹o Trang: 11
PHIẾU YÊU CẦU ĐÀO TẠO
Bộ
phận:__________________________________________________
Ngày:___________________________________________________
Bộ Thời gian Nội dung Mục đích
TT Họ tên
phận đào tạo đào tạo đào tạo
Trưởng Bộ phận Phòng HCNS Giám
Đốc
Thñ tôc §µo t¹o Trang: 12
KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO
Thực hiện theo yêu cầu đào tạo về……
Phòng HCNS lập kế hoạch đào tạo như sau:
Chức danh đào tạo (MSCV:……………….):
Thuộc các Bộ phận: ………………………………………………….
…
Số lượng cần đào tạo:
…………………………………………………..
Mục đích đào tạo: ………………………………………………………
Mức độ giải quyết được công việc sau khi đào tạo:
……………………
Phương pháp đào tạo: ……………………………………………….
….
Thời gian đào tạo:
………………………………………………………
Chức danh đào tạo (MSCV:……………….):
Thuộc các Bộ phận: ……….
……………………………………………
Số lượng cần đào tạo: ……………………………………......
………….
Mục đích đào tạo:
…………………………………………………….....
Mức độ giải quyết được công việc sau khi đào tạo:
…………………….
Phương pháp đào tạo: …………………………………………...
………
Thñ tôc §µo t¹o Trang: 13
Thời gian đào tạo: ………………………………………....
……………
Giám Đốc Phòng HCNS
Thñ tôc §µo t¹o Trang: 14