Chương 6 : Các hình thức kế toán
(6 tiết)
Mục đích học tập của chương
Học xong chương này, sinh viên phải hiểu được :
1. Hiểu được khái niệm sổ kế toán và phương pháp ghi chép vào một số loại sổ kế toán chủ
yếu.
2. Nắm được kỹ thuật ghi sổ và chữa sổ kế toán và thực hành ghi sổ một số nghiệp vụ kế toán.
3. Hiểu được những quy định chung về sổ kế toán.
4. Hiểu rõ về các hình thức kế toán.
6.1. Sổ kế toán
Nhiệm vụ của kế toán là phải phản ánh một cách thường xuyên liên tục và có hệ thống
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm dẫn đến các biến động tăng hoặc giảm tài sản, nguồn vốn
và các quá trình kinh doanh. Một trong những phương tiện giúp kế toán thực hiện được nhiệm
vụ này chính là sổ sách kế toán. Do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh rất phong phú, đa dạng,
do vậy cần thiết phải có nhiều loại sổ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết vói nhau tạo
nên một hệ thống sổ kế toán thống nhất.
6.1.1. Sổ kế toán là gì?
Theo Nguyễn Thị Đông (2003), về lý thuyết cũng như thực tế ứng dụng đều cho rằng
sổ kế toán là sự biểu hiện vật chất của phương pháp tài khoản và ghi chép trên sổ kế toán là sự
thể hiện nguyên lý của phương pháp ghi kép. Cơ sở để xây dựng sổ kế toán và kỹ thuật ghi sổ
kế toán là phương pháp đối ứng tài khoản. Có thể nói, tài khoản kế toán chính là cốt lõi để
thiết kế sổ kế toán về kết cấu, nội dung cũng như phương pháp ghi chép.
Về phương diện ứng dụng, có thể nói sổ kế toán chính là phương tiện vật chất cơ bản
và cần thiết giúp người làm kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế
toán theo thời gian cũng như theo nội dung kinh tế. Bản thân công việc ghi sổ kế toán là một
giai đoạn phản ánh của kế toán trong quá trình sản xuất thông tin kế toán.
Thực chất, sổ kế toán là những tờ sổ rời có chức năng ghi chép độc lập hoặc có thể là
quyển sổ gồm nhiều tờ rời tạo thành có kết cấu tương ứng với nội dung phản ánh cũng như
yêu cầu cần xác định và cc các chỉ tiêu phục vụ cho công tác quản lý và lập báo cáo kế toán.
Trong mỗi mẫu sổ phải thiết kế các cột có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và phải thể hiện
được mối quan hệ với các loại sổ có liên quan.
Theo Nguyễn Việt & Võ Văn Nhị (2006), hệ thống sổ kế toán nếu được xây dựng một
cách khoa học sẽ giúp cho việc tổng hợp số liệu được kịp thời, chính xác và tiết kiệm được
thời gian của người làm công tác kế toán. Theo qui trình kế toán, để có căn cứ ghi sổ kế toán,
cần phải có chứng từ kế toán phù hợp với chế độ kế toán ban đầu. Sau đó các nghiệp vụ cần
phải được sắp xếp lại theo yêu cầu sử dụng thông tin của nhà quản lý, hoặc là theo thời gian
phát sinh nghiệp vụ, hoặc là theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ, cũng có thể là tông rhợp
hoặc chi tiết. Thông tin ghi nhận trên sổ sách kế toán mặc dù chưa phải đã được xử lý theo
các chỉ tiêu cung cấp, những bằng việc phân loại số liệu kế toán từ chứng từ vào hệ thống các
loại sổ kế toán theo mục đích ghi chép của mỗi loại sổ sẽ cung cấp thông tin cho điều hành tác
nghiệp quá trình kinh doanh diễn ra hàng ngày của doanh nghiệp. Bản thân số liệu sau khi đã
được phân loại và ghi vào sổ kế toán sẽ cho biết những thông tin quan trọng như thông tin về
nhập, xuất vật tư, hàng hoá, tình hình về doanh thu bán hàng, chi phí cho sản xuất , v.v. Đây
205
là những thông tin mà bản thân chứng từ kế toán không cung cấp được. Vào thời điểm cuối
kỳ, dựa trên số liệu đã được hệ thống hoá trên sổ kế toán có thể chọn lọc và xử lý để xây dựng
các chỉ tiêu cần thiết cho việc lập báo cáo tài chính hoặc các báo cáo bộ phận. Có thể nói,
không thể hoàn thành được quá trình kế toán nếu không tổ chức và thiết kế được một hệ thống
sổ kế toán với số lượng và kết cấu phù hợp và khoa học.
6.1.2 Các loại sổ kế toán
Sổ sách kế toán có thể có rất nhiều loại khác nhau, nhưng thông thường có thể phân
biệt chúng theo phương pháp ghi chép, theo mức độ khái quát của nội dung ghi chép, theo
hình thức cấu trúc hoặc theo hình thức tổ chức.
Theo Chế độ sổ kế toán doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế
toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Sổ kế
toán tổng hợp bao gồm Sổ Nhật ký và Sổ Cái. Sổ kế toán chi tiết, gồm: Sổ, thẻ kế toán chi
tiết. Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các
loại Sổ Cái, sổ Nhật ký; quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ, thẻ kế toán chi
tiết.
Theo phương pháp ghi chép có thể phân loại thànớpor ghi theo thời gian (sổ nhật ký),
sổ ghi theo hệ thống (sổ cái và các sổ chi tiết) và sổ liên hợp (Nhật ký - Sổ cái, Nhật ký chứng
từ).
Sổ Nhật ký
Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ
kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản
của các nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và
bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở doanh nghiệp.
Sổ Nhật ký phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:
- Ngày, tháng ghi sổ;
- Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
- Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Dưới đây là mẫu Sổ nhật ký mà kế toán thường sử dụng.
Đơn vị.........................
Đại chỉ:.......................
Sổ Nhật ký
Năm 200...
Ngày vào Chứng từ Diễn giải Số hiệu tài Số tiền Ghi chú
sổ khoản
Số hiệu Ngày Nợ Có Nợ Có
tháng
Cộng
206
Sổ Nhật ký với chức năng lưu giữ nguồn gốc sô sliệu dựa trên căn cứ pháp lý là các
chứng từ kế toán, do vậy thông thường Sổ Nhật ý cần phải được lưu trữ tối thiểu thời gian 10
năm.
Sổ Cái
Sổ cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và
trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế
toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế toán trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài
sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Trên mỗi Sổ cái đều thể hiện các đặc trưng là sổ mở cho một tài khoản hoặc một số tài
khoản có mối quan hệ mật thiết với nhau. Sổ cái ghi biến động tăng, giảm của từng đối tượng
kế toán được mở sổ và cả số dư, nó được ghi định kỳ, không ghi hàng ngày như sổ nhật ký.
Số liệu ghi trên Sổ cái là những số liệu đã được phân loại và heth hoá theo đối tượng.
Theo thông lệ, không bắt buộc phải mở Sổ cái để thực hiện qui trình kế toán. Tuy
nhiên trên thực tế, việc sử dụng Sổ cái có nhiều tác dụng về quản lý cũng như thực hiện các
nghiệp vụ hạch toán. Việc ghi Sổ cái giúp tăng cường kiểm soát các hoạt động, làm cho việc
xử lý thông tin nhanh chóg hơn và giúp thuận lợi trong việc tính các chỉ tiêu cần thiết để lập
báo cáo tài chính cuối kỳ cũng như các báo cáo nội bộ.
Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:
- Ngày, tháng ghi sổ;
- Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
- Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên Có của tài
khoản.
Dưói đây là mẫu Sổ cái mà kế toán thường sử dụng.
Đơn vị .......................
Địa chỉ.......................
SỔ CÁI
Tài khoản: Tiền mặt
Số hiệu: 111
Năm 200....
Chứng từ Diễn giải Tài Số tiền Ghi chú
Số Ngày khoản Nợ Có
hiệu tháng đối ứng
Số dư đầu kỳ
Số phát sinh
trong kỳ
Tổng cộng
Số dư cuối kỳ
Sổ kế toán chi tiết
Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên
quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu
trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản,
nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nhật ký và Sổ Cái.
207
Số lượng, kết cấu các sổ kế toán chi tiết không quy định bắt buộc. Các doanh nghiệp
căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về sổ kế toán chi tiết để thiết kế các
muẫ sổ sử dụng phù hợp trong đơn vị mình.
Sổ Nhật ký - Sổ cái
Nhật ký - Sổ cái là một loại sổ liên hợp. Nó kết hợp ghi theo thời gian và theo hệ
thống. Sổ này có nhiều mẫu kết cấu khác nhau, nhưng đặc trưng cơ bản của nó là trên cùng
một trang sổ, sô sliệu kế toán vừa được ghi theo thời gian (phần Nhật ký) vừa được ghi theo
hệ thống (phần Sổ cái). Chứng từ kế toán khi vào sổ liên hợp này được sắp xếp và phân
loạitheo thời gian và riêng cho từng đối tượng.
Theo mức độ khái quát của nội dung phản ánh, sổ kế toán được chia làm sổ kế toán
tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và sổ kết hợp kế toán tổng hợp và chi tiết.
Sổ kế toán tổng hợp được dùng để phản ánh tổng quát các loại tài sản, ngov, các quá
trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Có thể kể tên một số sổ kế toán tổng hợp như:
Sổ cái, sổ Nhật ký - Sổ cái, sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ.
Sổ kế toán chi tiết được sử dụng để phản ánh chi tiết các nội dung và số tiền đã được
phản ánh trong các sổ kế toán tổng hợp nhằm phục vụ cho nhu cầu quản lý cụ thể. Thuộc loại
này bao gồm các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
Sổ kết hợp kế toán tổng hợp và chi tiết được sử dụng để phản ánh tổng quát từng loại
tài sản, nguồn vốn, vừa phản ánh các bộ phận cấu thành bên tỏng của từng loại tài sản, nguồn
vốn.
Theo hình thức cấu trúc, sổ kế toán có thể chia thành sổ kiểu một bên, sổ hai bên và sổ
nhiều cột, sổ bàn cờ.
Theo hình thức tổ chức, sổ kế toán có thể phân biệt thành sổ đóng thành quyển hoặc sổ
tờ rời.
6.2. Kỹ thuật ghi sổ và sửa chữa sổ kế toán
Sổ kế toán là một phương tiện vật chất sử dụng trong công tác kế toán. Để đảm bảo sự
thống nhất thể hiện các thông tin trên sổ kế toán cần phải qui định những kỹ thuật nhất định.
Thông thường người ta thường nói tới các kỹ thuật sau:
- Kỹ thuật mở sổ kế toán
- Kỹ thuật ghi sổ kế toán
- Kỹ thuật sửa chữa sổ kế toán
- Kỹ thuật khoá sổ kế toán.
6.2.1. Kỹ thuật mở sổ kế toán
Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ
kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh
nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt
vào sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ máy vi tính.
Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời.
Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ. Trước khi dùng sổ kế toán phải
hoàn thiện các thủ tục nhất định.
208
Đối với sổ kế toán dạng quyển, trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày
mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán
trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho
người khác
Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng
dấu giáp lai của đơn vị kế toán.
Đối với sổ tờ rời đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ
sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được
giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng
ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải
đảm bảo sự an toàn, dễ tìm.
Số dư đầu năm thể hiện trong các sổ kế toán được ghi trên căn cứ vào Bảng cân đối kế
toán lập vào cuối năm trước.
Theo thông lệ quốc tế, sổ kế toán mở sẽ được dùng trong suốt niên độ 12 tháng. Cuối
sổ kế toán phải có đầy đủ chữ ký của người ghi sổ và những người chịu trách nhiệm trước
pháp luật về số liệu kế toán ghi trong đó.
Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất cho một kỳ
kế toán năm. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại doanh
nghiệp và yêu cầu quản lý để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết.
Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và
ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những
điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian dùng sổ.
Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng phải tổ chức việc bàn giao
trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên mới. Biên bản bàn giao
phải được kế toán trưởng ký xác nhận.
6.2.2. Kỹ thuật ghi sổ kế toán
Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo
đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng
từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh.
Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng tay hoặc ghi sổ kế toán bằng máy vi tính.
Trường hợp ghi sổ bằng tay phải theo một trong các hình thức kế toán và mẫu sổ kế
toán theo quy định . Đơn vị được mở thêm các sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của
đơn vị.
Ghi sổ kế toán phải thực hiện liên tực tỏng suốt niên độ, khi chuyển sang sổ mà chưa
kết thúc kỳ kế toán niên độ thì phải ghi rõ "cộng mang sang"ở trang trước và ghi "cộng trang
trước" ở trang tiếp theo.
Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì doanh nghiệp được lựa chọn mua hoặc
tự xây dựng hình thức kế toán trên máy vi tính cho phù hợp. Hình thức kế toán trên máy vi
tính áp dụng tại doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế
toán theo quy định. Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định của Chế
độ sổ kế toán.
- Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán theo
quy định của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và quy định của
Chế độ kế toán doanh nghiệp.
209
6.2.3. Kỹ thuật sửa chữa sổ kế toán
Trong quá trình ghi sổ kế toán có thể xảy ra những sai sót. Khi phát hiện những sai sót
này, dù ở thời điểm nào, thời kỳ nào kế toán cần phải áp dụng các phương pháp sửa chữa sổ
phù hợp với tình huống sai sót theo những nguyên tắc thống nhất qui định và phải đảm bảo
không được tẩy xoá làm mờ, mất, hoặc làm không rõ rang số cần sửa.
Các loại sai sót kế toán thường gặp bao gồm:
- Ghi sai số liệu
- Bỏ sót nghiệp vụ ngoài sổ
- Ghi lặp nghiệp vụ
- Ghi sai quan hệ đối ứng
Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán thì
không được tẩy xoá làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một
trong các phương pháp sau:
Thứ nhất là phương pháp cải chính. Phương pháp này dùng để đính chính những sai
sót bằng cách gạch một đường thẳng xoá bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung
sai. Trên chỗ bị xoá bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ
ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa. Phương pháp này áp dụng
cho các trường hợp:
- Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản;
- Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.
Thứ hai là phương pháp ghi số âm (còn gọi Phương pháp ghi đỏ). Phương pháp này
dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn
bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi sai. Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay
thế.
Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:
- Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà
không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính;
- Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền
Trong trường hợp này được sửa chữa sai sót vào sổ kế toán năm phát hiện ra sai sót theo
phương pháp phi hồi tố, hoặc hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi
chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”;
- Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn
hơn con số ghi đúng.
Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi
sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận.
Thứ ba là phương pháp ghi bổ sung. Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi
đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ
sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng
từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng
từ.
Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính
Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà
nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính;
210
Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà
nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót
trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót;
Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều được thực hiện theo
“Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung” .
Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm
toán kết thúc và đã có ý kiến kết luận chính thức, nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu
trên báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế toán thì đơn vị phải sửa lại sổ kế toán
và số dư của những tài khoản kế toán có liên quan theo phương pháp quy định. Việc sửa chữa
được thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót, đồng thời phải ghi chú
vào trang cuối (dòng cuối) của sổ kế toán năm trước có sai sót (nếu phát hiện sai sót báo cáo
tài chính đã nộp cho cơ quan có thẩm quyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra.
Điều chỉnh sổ kế toán
Trường hợp doanh nghiệp phải áp dụng hồi tố do thay đổi chính sách kế toán và phải
điều chỉnh hồi tố do phát hiện sai sót trọng yếu trong các năm trước theo quy định của chuẩn
mực kế toán số 29 “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót” thì kế toán
phải điều chỉnh số dư đầu năm trên sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết của các tài
khoản có liên quan.
6.2.4. Kỹ thuật khoá sổ kế toán
Khoá sổ kế toán là việc cộng số phát sinh bên Nợ, bên Có và tính số dư cuối kỳ của tài
khoản ghi trong sổ kế toán. Tất cả các sổ kế toán đều phải khoá sổ dịnh kỳ vào ngày cuối
cùng của tháng, riêng sổ quĩ tiền mặt phải khoá sổ hàng ngày.
6.3. Các hình thức kế toán
6.3.1. Khái niệm
Hình thức kế toán là việc tổ chức hệ thống sổ kế toán áp dụng trong đơn vị nhằm thực
hiện việc phân loại, xử lý và hệ thống hoá thông tin thu nhập từ các chứng từ kế toán để phản
ánh số hiện có và tình hình biến động của từng đối tượng kế toán phục vụ cho việc lập các
báo cáo kế toán theo yêu cầu quản lý.
Hình thức kế toán bao gồm các nội dung cơ bản sau:
- Số lượng sổ và kết cấu của từng loại sổ
- Trình tự và phương pháp ghi chép của từng loại sổ
- Mối quan hệ giữa các loại sổ trong quá trình xử lý thông tin.
6.3.2. Các hình thức sổ kế toán trong doanh nghiệp
Theo Chế độ sổ kế toán doanh nghiệp hiện hành, doanh nghiệp được áp dụng một
trong năm hình thức kế toán sau:
- Hình thức kế toán Nhật ký chung;
- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái;
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;
- Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ;
- Hình thức kế toán trên máy vi tính.
211
Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu
sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán.
Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yêu
cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán, lựa
chọn một hình thức kế toán phù hợp và phải tuân thủ theo đúng quy định của hình thức sổ kế
toán đó, gồm: Các loại sổ và kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương
pháp ghi chép các loại sổ kế toán.
Hình thức kế toán Nhật ký chung
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế,
tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo
trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó.
Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
- Sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung đựoc thể hiện trên sơ đồ
trong hình 6.1 dưới đây.
Chứng từ kế toán
Sổ, thẻ kế toán
Sổ Nhật ký SỔ NHẬT KÝ CHUNG chi tiết
đặc biệt
Bảng tổng hợp
SỔ CÁI chi tiết
Bảng cân đối
số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu
Hình 6.1. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước
hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký
chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán
212
chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các
sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ
được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định
kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ
Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ
số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát
sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi
tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số
phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung.
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái là các nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài
khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn
cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế
toán cùng loại.
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Nhật ký - Sổ Cái;
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái thể hiện trên sơ đồ trong
hình 6.2 dưới đây.
Chứng từ kế toán
Sæ, thÎ
Sổ, thẻ kế
kÕ to¸n
Sổ quỹ toán chi
chi tiÕt
Bảng tổng
hợp chứng tiết
từ kế toán
cùng loại
Bảng
NHẬT KÝ – SỔ CÁI tổng hợp
chi tiết
Ghi chú: BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Hình 6.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký- Sổ cái
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế
toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản
ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc
213
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và
phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu
thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1
đến 3 ngày.
Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật
ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ
Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát
sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng
cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này
tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu
quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài
khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.
Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải
đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền của cột Tổng số phát sinh Tổng số phát sinh
“Phát sinh” ở phần = Nợ của tất cả các = Có của tất cả các
Nhật ký Tài khoản Tài khoản
Tổng số dư Nợ các Tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát
sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các
đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi
tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài
khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.
Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được
kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là căn cứ trực tiếp để ghi sổ
kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
+ Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ
tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán
trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Chứng từ ghi sổ;
- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
- Sổ Cái;
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được thể hiện trong
hình 6.3.
Chứng từ kế toán
214
Sổ quỹ Sæ, thÎ
Sổ, thẻ kế
Bảng tổng hợp kÕ to¸n
toán chi
chứng từ kế toán chi tiÕt
tiết
cùng loại
Sổ đăng ký
CHỨNG TỪ GHI SỔ
chứng từ ghi sổ
Bảng
Sổ Cái
tổng hợp
chi tiết
Bảng cân đối
số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Hình 6.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán
cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ
vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ
Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ,
Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát
sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát
sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phỏt
sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được
lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát
sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng
Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có
của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài
khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên
Bảng tổng hợp chi tiết.
Hình thức sổ kế toán Nhật ký - Chứng từ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký-Chứng từ là tập hợp và hệ thống hoá
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các
nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ, kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung
215
kinh tế (theo tài khoản), kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên
cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép, sử dụng các mẫu sổ in sẵn các
quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.
Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Nhật ký chứng từ;
- Bảng kê;
- Sổ Cái;
- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ thể hiện qua hình 6.4.
Chứng từ kế toán và
các bảng phân bổ
Sổ, thẻ
Bảng kê NHẬT KÝ
kế toán chi tiết
CHỨNG TỪ
Bảng tổng hợp chi
Sổ Cái
tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Hình 6.4. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Chứng từ
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp
vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất
phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó
lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ có liên quan.
Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ
vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng
từ.
Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu
trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan
và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái.
Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp
vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ
hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với
216
Sổ Cái.
Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê
và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.
Hình thức kế toán trên máy vi tính
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được
thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được
thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế
toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán,
nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình
thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính thể hiện qua hình 5.5.
PHẦN MỀM
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN
KẾ TOÁN
- Sổ tổng hợp
- Sổ chi tiết
BẢNG TỔNG HỢP
CHỨNG TỪ KẾ - Báo cáo tài chính
TOÁN CÙNG LOẠI MÁY VI TÍNH - Báo cáo kế toán quản trị
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Đối chiếu, kiểm tra
Hình 5.5. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kinh tế máy
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài
khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần
mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán
tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác
khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi
tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được
nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo
cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng
thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
217
6.4. Tóm tắt nội dung chương 6
Chương này giới thiệu khái niệm sổ kế toán, phân biệt các loại sổ kế toán chủ yếu,
giới thiệu hai mẫu sổ tổng hợp thường dùng, đó là Sổ Nhật ký và Sổ cái. Kỹ thuật mở sổ, ghi
sổ, chữa sổ và khoá sổ kế toán. Năm hình thức sổ kế toán hiện hành sử dụng trong doanh
nghiệp Việt Nam và những đặc trưng chủ yếu của chúng: hình thức kế toán Nhật ký chung,
hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái, hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, hình thức kế toán Nhật
ký - Chứng từ và hình thức kế toán bằng máy vi tính.
6.5. Câu hỏi ôn tập chương 6
1. Sổ kế toán là gì? Cơ sở nào để xây dựng sổ kế toán?
2. Trình bày phân loại sổ kế toán.
3. Trình bày kỹ thuật mở kế toán. Cần lưu ý gì khi mở sổ kế toán?
4. Trình bày kỹ thuật ghi sổ kế toán. Cần lưu ý gì khi ghi sổ kế toán.
5. Nêu các sai sót thường gặp khi thực hiện công việc kế toán.
6. Trìnhbày ba phương pháp sửa chữa sổ kế toán.
7. Trình bày đặc điểm của Sổ nhật ký.
8. Trình bày đặc điểm của Sổ cái.
9. Sổ kế toán chi tiết dùng để làm gì?
10. Văn bản pháp lý nào qui định về sổ kế toán trong doanh nghiệp?
11. Trình bày đặc trưng của hình thức kế toán Nhật ký chung
12. Trình bày đặc trưng của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái.
13. Trình bày đặc trưng của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.
14. Trình bày đặc trưng của hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ.
15. Trình bày đặc trưng của hình thức kế toán kế toán máy.
6.6. Bài tập chương 6
Bài tập 6.1 : Kiểm tra tổng hợp các khái niệm
Hãy cho biết những lời khẳng định dưới đây đúng hay sai (đánh dấu X vào ô lựa chọn
của bạn).
Đúng Sai
1 Tài khoản kế toán là cơ sở để thiết kế sổ kế toán về kết cấu, nội
dung cũng như phương pháp ghi chép.
2 Sổ kế toán là phương tiện vật chất cơ bản và cần thiết giúp người
làm kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống các thông tin
kế toán theo thời gian cũng như theo nội dung kinh tế.
3 Việc ghi sổ kế toán là một giai đoạn phản ánh của kế toán trong
quá trình sản xuất thông tin kế toán.
4 Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát
sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình
tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó.
5 Sổ cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế
toán
218
6 Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải
theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý.
7 Mỗi doanh nghiệp có một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy
nhất cho một kỳ kế toán năm đồng thời có thể có thêm một hệ
thống sổ không chính thức để theo dõi nội bộ.
8 Sổ kế toán được mở vào đầu năm, được sử dụng trong suốt kỳ kế
toán năm 12 tháng.
9 Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán
hợp pháp, hợp lý chứng minh.
10 Các loại sai sót kế toán có thể là ghi sai số liệu, bỏ sót nghiệp vụ
ngoài sổ, ghi lặp nghiệp vụ hoặc ghi sai quan hệ đối ứng.
11 Cải chính, ghi số âm, ghi bổ sung là tên ba phương pháp sửa chữa
sổ kế toán.
12 Khoá sổ kế toán là việc cộng số phát sinh bên Nợ, bên Có và tính
số dư cuối kỳ của tài khoản ghi trong sổ kế toán.
13 Tất cả các sổ kế toán đều phải khoá sổ dịnh kỳ vào ngày cuối cùng
của tháng, riêng sổ quĩ tiền mặt phải khoá sổ hàng ngày.
14 Hình thức kế toán là việc tổ chức hệ thống sổ kế toán áp dụng
trong đơn vị nhằm thực hiện việc phân loại, xử lý và hệ thống hoá
thông tin.
15 Nội dung cơ bản của mỗi hình thức kế toán bao gồm số lượng sổ
và kết cấu của từng loại sổ, trình tự và phương pháp ghi chép của
từng loại sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ trong quá trình xử lý
thông tin.
16 Theo chế độ sổ kế toán doanh nghiệp hiện hành có năm hình thức
kế toán.
17 Hình thức Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu là Sổ Nhật ký
chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
18 Các loại sổ kế toán dùng trong hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
gồm có Nhật ký - Sổ Cái và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
19 Các loại sổ kế toán dùng trong hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
gồm có Chứng từ ghi sổ, Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, Sổ Cái và
Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
20 Các loại sổ kế toán dùng trong hình thức Nhật ký - Chứng từ gồm
có Bảng kê, Nhật ký - Chứng từ , Sổ Cái và Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Bài tập 6.2. Mở sổ, ghi sổ kế toán, sửa sổ và khoá sổ kế toán
Trong tháng 5 năm 20A tại Công ty cổ phần Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Minh
Tâm có tình hình mua, bán hàng hoá như sau:
- Số dư đầu tháng 5 của hàng hoá là 100 triệu đồng.
Các nghiệp vụ phát sinh trong tháng:
- Ngày 5 tháng 5: mua hàng hoá nhập kho trị giá 20 triệu.
- Ngày 8 tháng 5: mua hàng hoá nhập kho trị giá 40 triệu.
- Ngày 15 tháng 5: xuất hàng hoá bán, giá xuất kho 45 triệu.
- Ngày 20 tháng 5: xuất kho hàng hoá bán, giá xuất kho 35 triệu.
- Ngày 24 tháng 5: mua hàng hoá nhập kho trị giá 80 triệu.
219
- Ngày 28 tháng 5: xuất hàng hoá bán trị giá xuất kho 60 triệu.
- Khi xem lại chứng từ ngày 24 tháng 5, trị giá hàng hoá nhập kho là 18 triệu, tiền
chưa thanh toán người bán. Kế toán sử dụng kỹ thuật chữa sổ để đièu chỉnh lại cho đúng sô
sliệu và đúng định khoản.
Yêu cầu:
1. Mở sổ tài khoản hàng hoá
2. Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh trong tháng vào tài khoản. Toàn bộ hàng hoá mua
vàantrong tháng đều thanh toán bằng chuyển khoản.
3. Khoá sổ tài khoản.
Tài liệu đọc thêm cho sinh viên
Chế độ sổ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC của
Bộ trưởng Bộ tài chính ngày 20 tháng 3 năm 2006.
Tài liệu tham khảo chương 6
1. Nguyễn Thị Đông. 2003. Giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán. NXB Tài chính, Hà Nội.
2. Nguyễn Việt, Võ Vãn Nhị. 2006. Nguyên lý kế toán. NXB Tổng hợp Thành phố Hồ Chí
Minh.
3. Bộ tài chính. Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20 tháng 3 năm 2006.
220
Phụ lục chương 6
Phụ lục 6.1. Danh mục sổ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp
Hình thức kế toán
Số Nhật Nhật Chứng Nhật ký-
Tên sổ Ký hiệu
TT ký ký - Sổ từ Chứng
chung Cái ghi sổ từ
1 2 3 4 5 6 7
01 Nhật ký - Sổ Cái S01-DN - x - -
02 Chứng từ ghi sổ S02a-DN - - x -
03 Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ S02b-DN - - x -
04 Sổ Cái (dùng cho hình thức Chứng từ ghi S02c1-DN - - x -
sổ) S02c2-DN x
05 Sổ Nhật ký chung S03a-DN x - - -
06 Sổ Nhật ký thu tiền S03a1-DN x - - -
07 Sổ Nhật ký chi tiền S03a2-DN x - - -
08 Sổ Nhật ký mua hàng S03a3-DN x - - -
09 Sổ Nhật ký bán hàng S03a4-DN x - - -
10 Sổ Cái (dùng cho hình thức Nhật ký S03b-DN x - - -
chung)
11 Nhật ký- Chứng từ, các loại Nhật ký - S04-DN - - - x
Chứng từ, Bảng kê
Gồm: - Nhật ký - Chứng từ từ số 1 đến S04a-DN - - - x
số 10 S04b-DN - - - x
- Bảng kê từ số 1 đến số 11
12 Số Cái (dùng cho hình thức Nhật ký- S05-DN - - - x
Chứng từ)
13 Bảng cân đối số phát sinh S06-DN x - x -
14 Sổ quỹ tiền mặt S07-DN x x x -
15 Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt S07a-DN x x x -
16 Sổ tiền gửi ngân hàng S08-DN x x x x
17 Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, S10-DN x x x x
hàng hóa
18 Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, S11-DN x x x x
sản phẩm, hàng hóa
19 Thẻ kho (Sổ kho) S12-DN x x x x
221
Hình thức kế toán
Số Nhật Nhật Chứng Nhật ký-
Tên sổ Ký hiệu
TT ký ký - Sổ từ Chứng
chung Cái ghi sổ từ
1 2 3 4 5 6 7
01 Nhật ký - Sổ Cái S01-DN - x - -
20 Sổ tài sản cố định S21-DN x x x x
21 Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ S22-DN x x x x
tại nơi sử dụng
22 Thẻ Tài sản cố định S23-DN x x x x
23 Sổ chi tiết thanh toán với người mua S31-DN x x x x
(người bán)
24 Sổ chi tiết thanh toán với người mua S32-DN x x x x
(người bán) bằng ngoại tệ
25 Sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ S33-DN x x x x
26 Sổ chi tiết tiền vay S34-DN x x x x
27 Sổ chi tiết bán hàng S35-DN x x x x
28 Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh S36-DN x x x x
29 Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ S37-DN x x x x
30 Sổ chi tiết các tài khoản S38-DN x x x x
31 Sổ kế toán chi tiết theo dõi các khoản S41-DN x x x x
đầu tư vào công ty liên kết
32 Sổ theo dõi phân bổ các khoản chênh S42-DN x x x x
lệch phát sinh khi mua khoản đầu tư vào
công ty liên kết
33 Sổ chi tiết phát hành cổ phiếu S43-DN x x x x
34 Sổ chi tiết cổ phiếu quỹ S44-DN x x x x
35 Sổ chi tiết đầu tư chứng khoán S45-DN x x x x
36 Sổ theo dõi chi tiết nguồn vốn kinh S51-DN x x x x
doanh
37 Sổ chi phí đầu tư xây dựng S52-DN x x x x
38 Sổ theo dõi thuế GTGT S61-DN x x x x
39 Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại S62-DN x x x x
40 Sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm S63-DN x x x x
222
Hình thức kế toán
Số Nhật Nhật Chứng Nhật ký-
Tên sổ Ký hiệu
TT ký ký - Sổ từ Chứng
chung Cái ghi sổ từ
1 2 3 4 5 6 7
01 Nhật ký - Sổ Cái S01-DN - x - -
Các sổ chi tiết khác theo yêu cầu quản lý
của doanh nghiệp
223
Copyright by webtailieu.net