Soạn thảo, chọn, tìm kiếm, thay thế văn bản
Soạn thảo văn bản
Ghi nhớ 3 quy tắc quan trọng sau trong việc soạn thảo văn bản
• Nhập nội dung văn bản trước khi thực hiện các thao tác căn chỉnh văn bản. Như thế
chúng ta sẽ nâng cao tốc độ soạn thảo và làm cho văn bản thống nhất hơn.
• Sau khi nhập xong nội dung văn bản thì thực hiện căn chỉnh văn bản.
• Muốn căn chỉnh với phần nào của văn bản, hãy nhớ là phải chọn phần đó trước rồi
mới sử dụng các công cụ để...
Khoa CNTT Bài 2: Soạn thảo văn bản
Bài 2: Soạn thảo, chọn, tìm kiếm, thay thế văn bản
I - Mục tiêu
Soạn thảo văn bản
Chọn khối văn bản
Sao chép, cắt, dán khối văn bản
Tìm kiếm, thay thế
II - Soạn thảo văn bản
Ghi nhớ 3 quy tắc quan trọng sau trong việc soạn thảo văn bản
• Nhập nội dung văn bản trước khi thực hiện các thao tác căn chỉnh văn bản. Như thế
chúng ta sẽ nâng cao tốc độ soạn thảo và làm cho văn bản thống nhất hơn.
• Sau khi nhập xong nội dung văn bản thì thực hiện căn chỉnh văn bản.
• Muốn căn chỉnh với phần nào của văn bản, hãy nhớ là phải chọn phần đó trước rồi
mới sử dụng các công cụ để căn chỉnh văn bản
III - Một số khái niệm cơ bản về soạn thảo
• Character (ký tự): Một phím ký tự được gõ từ bàn phím (trừ các phím chức năng).
• Word (từ): Một nhóm ký tự được phân cách bằng khoảng trắng. Một từ có thể
được giới hạn bởi 2 khoảng trắng ở 2 đầu hoặc là một khoảng trắng ở cuối - đây là
trường hợp các từ ở đầu đoạn văn.
• Paragraph: Một đoạn văn bản là một nhóm các từ và các dấu câu được kết thúc
bằng phím Enter. Một tài liệu có thể có nhiều đoạn văn bản.
• Word Wrap: Đây là khả năng văn bản tự động xuống dòng khi gặp lề phải của cửa
sổ soạn thảo văn bản. Trong nhiều trường hợp văn bản không tự xuống dòng trừ khi
người dùng gõ phím Enter. Khi đó ta phải sử dụng tuỳ chọn này.
• Trong quá trình nhập văn bản có thể dùng:
+ Shift+Enter xuống dòng không tạo paragraph mới (Line Break).
+ Enter xuống dòng tạo paragraph mới (End of Paragraph).
+ Ctrl+Enter ngắt sang trang mới (Page Break).
IV - Nhập văn bản thô
Để tạo văn bản, tuân theo một số quy tắc sau:
• Chọn một font chữ rõ ràng, dễ đọc, kiểu chữ thường.
• Nhập văn bản đủ nội dung, đúng chính tả và không trình bày.
• Để bảo đảm yêu cầu là phải gõ đúng và nhanh cần phải:
+ Không thay đổi font chữ, kiểu chữ kích thước font chữ.
+ Không để thừa khoảng trắng (Space Bar), cần phân biệt rõ các Paragraph (chỉ
gõ phím Enter khi cần thiết).
• Để gõ số nên dùng nhóm phím số bên phải của bàn phím (với điều kiện Num Lock
phải được mở - đèn Num Lock sáng).
• Chính tả (Spelling) – Văn phạm (Grammar): Khi soạn một văn bản, người gõ
cần phải hạn chế tối đa số lỗi chính tả và lỗi văn phạm. Word 2000 có chức năng tự
Trang 20
Khoa CNTT Bài 2: Soạn thảo văn bản
động kiểm tra chính tả (Spelling) và văn phạm (Grammar) trong lúc gõ tiếng Anh,
mỗi khi gõ xong một từ, nếu từ đó sai chính tả thì nó sẽ bị gạch dưới bằng đường
răng cưa màu đỏ, còn nếu bị nghi ngờ có lỗi văn phạm thì nó bị gạch dưới bằng
đường răng cưa màu xanh. Để hiệu chỉnh từ sai được gạch dưới, người gõ chỉ cần
nhắp nút phải vào từ sai, sẽ có một Menu Object hiện ra và chọn lấy một từ đúng
(để gõ văn bản cho nhanh thì không nên hiệu chỉnh trong lúc đang gõ). Sau khi đã
gõ xong toàn bộ văn bản tiếng Anh, hãy bật chức năng này để kiểm tra chính tả và
văn phạm và thực hiện việc sửa lỗi nếu cần thiết. Trong thực tế, đối với người gõ
văn bản tiếng Việt thì lệnh này là một trở ngại, đó là các văn bản gõ bằng tiếng Việt
đều bị gạch dưới bằng các đường răng cưa màu đỏ vì lệnh này chỉ áp dụng cho văn
bản tiếng Anh. Để bật/tắt chế độ kiểm tra này, cần phải thực hiện các lệnh sau:
Menu Tools/Options - chọn lớp Spelling & Grammar, tắt lệnh Check Spelling
As You Type, Check Grammar As You Type và Check grammar with spelling.
Sau khi chọn Tools/Options/Spelling & Grammar, một màn hình có dạng sau:
Hình 2.1: Bật/tắt chế độ kiểm tra từ vựng, văn phạm tiếng Anh.
Khi đó, hãy tắt (hoặc bật) các ô tại các vùng chỉ ra trong hình trên.
IV - Chọn, copy, cắt, dán, xoá văn bản
1. Chọn văn bản
Chọn một từ: Để chọn một từ trong văn bản thực hiện một trong các cách sau:
• Cách 1: Kích đúp chuột trái trên từ đó
• Cách 2: Di chuyển con trỏ soạn thảo về đầu của từ, ấn giữ phím Shift, tiếp đó (vẫn
giữ phím Shift) dùng phím di chuyển sang phải → để chọn từng kí tự cho đến khi
hết từ cần chọn.
Chọn một hàng (dòng) văn bản: Để chọn một dòng của văn bản ta có thể làm theo các
cách sau:
Trang 21
Khoa CNTT Bài 2: Soạn thảo văn bản
• Cách 1: Di chuyển con trỏ chuột về phía cực trái của dòng cần chọn cho đến khi
con trỏ chuột có dạng , ấn phím chuột trái, khi đó cả dòng sẽ được chọn.
• Cách 2: Di chuyển con trỏ soạn thảo về phía cực trái của dòng cần chọn sau đó
bấm giữ phím Shift và dùng các phím di chuyển như phím End hoặc phím di
chuyển sang phải → để chọn văn bản đến cuối dòng.
Chọn nhiều dòng trong văn bản: Thực hiện các cách sau:
• Cách 1: Di chuyển chuột về phía cực trái của dòng đầu tiên cần chọn trong văn
bản, khi chuột có dạng , ấn phím chuột trái, khi đó cả dòng đầu tiên sẽ được
chọn, tiếp tục ấn giữ phím chuột trái và kéo chuột xuống, khi đó ta có thể chọn
được nhiều dòng.
• Cách 2: Di chuyển con trỏ soạn thảo về phía cực trái của dòng cần chọn sau đó
bấm giữ phím Shift và dùng các phím di chuyển như phím End hoặc phím di
chuyển sang phải, sang trái, phím di chuyển lên, phím di chuyển xuống, phím Page
Up, Page Down để chọn văn bản.
Chọn một đoạn văn bản (paragraph):
• Cách 1: Di chuyển chuột về phía cực trái của một dòng trong đoạn cần chọn trong
văn bản, khi chuột có dạng , nhắp đúp phím chuột trái. Khi đó cả đoạn văn bản
sẽ được chọn.
• Cách 2: Di chuyển chuột vào đoạn văn bản cần chọn, nhấn giữ phím Ctrl và nhấn
phím chuột trái, khi đó cả vùng sẽ được chọn.
Chọn toàn bộ file văn bản:
• Cách 1: Nhấn giữ phím Ctrl+A
• Cách 2: Chọn Menu Edit/Select All.
2. Các lệnh soạn thảo
Lệnh Biểu tượng Phím tương ứng Ý nghĩa
Chuyển đoạn văn bản đã
Cut Ctrl + X
chọn vào bộ nhớ Clipboard
Chép đoạn văn bản đã chọn
Copy Ctrl + C
vào bộ nhớ Clipboard
Dán đoạn văn bản có trong
Paste Ctrl + V Clipboard vào vị trí con trỏ
text
Copy một vùng văn bản từ chỗ này sang chỗ khác trong văn bản hiện hành.
• Bước 1: Đánh dấu chọn một vùng văn bản.
• Bước 2: Chọn Menu Edit/Copy hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C.
• Bước 3: Đặt con trỏ text ở một vị trí cần copy đoạn văn bản trên đến.
• Bước 4: Chọn Menu Edit/Paste hoặc nhấn tổ hợp Ctrl+V.
Di chuyển một vùng văn bản từ chỗ này sang chỗ khác trong văn bản hiện hành.
• Bước 1: Đánh dấu chọn một vùng văn bản.
• Bước 2: Chọn Menu Edit/Cut hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+X.
• Bước 3: Đặt con trỏ text ở một vị trí cần chuyển đoạn văn bản trên đến.
• Bước 4: Chọn Menu Edit/Paste hoặc nhấn tổ hợp Ctrl+V.
Trang 22
Khoa CNTT Bài 2: Soạn thảo văn bản
Xoá một vùng văn bản
- Chọn vùng văn bản.
- Nhấn phím Delete để xoá vùng văn bản đã chọn.
3. Tìm kiếm và thay thế văn bản
a) Tìm kiếm văn bản
Để tìm kiếm một kí tự, một nhóm các kí tự trong văn bản hiện tại, thực hiện một trong các
cách sau:
• Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+F
• Cách 2: Chọn Menu Edit/Find…
Với cả 2 cách trên một màn hình như hình vẽ ở trang sau.
Trong cửa sổ này, lưu ý đến các điểm sau:
• Find what: Nhập nội dung cần tìm vào ô này.
• More: Nếu muốn hiển thị mục Search Options thì chọn nút lệnh này. Sau khi đã chọn
nút lệnh này thì nút này sẽ chuyển thành Less. Để tắt mục Search Options (như trên
hình) hãy chọn lại nút Less.
• Search: Cho phép tìm kiếm cả văn bản (All), tìm kiếm từ vị trí con trỏ đến cuối văn
bản (Down), tìm kiếm từ vị trí con trỏ đến đầu văn bản (Up).
• Match case: Nếu tuỳ chọn này không được chọn thì chức năng tìm kiếm này sẽ tìm
các kí tự mà không phân biệt chữ hoa và chữ thường, tức là chức năng tìm kiếm coi
chữ ‘a’ và chữ ‘A’ là giống nhau. Nếu tuỳ chọn này được chọn, chức năng tìm kiếm
sẽ tìm kiếm có phân biệt chữ hoa và chữ thường, tức là coi chữ ‘a’ và chữ ‘A’ là khác
nhau.
Hình 2.2: Tìm kiếm văn bản
• Use Wildcards: Tuỳ chọn này nếu được chọn sẽ cho phép tìm kiếm với các kí tự đại
diện (tương tự các kí tự đại diện cho tên file của DOS). Người sử dụng có thể dùng
dấu * thay cho một xâu kí tự, dùng dấu ? thay cho một và chỉ một kí tự.
• Một số tuỳ chọn khác không được nêu ra do khuôn khổ của giáo trình thực hành này
như: Sounds like, Find whole word, Find all word forms, Format, Special…
Trang 23
Khoa CNTT Bài 2: Soạn thảo văn bản
Sau khi đã chuẩn bị song, nhắp nút lệnh Fine Next, Word sẽ bắt đầu quá trình tìm kiếm,
nếu tìm ra từ thoả điều kiện, từ đó sẽ được đánh dấu chọn trong văn bản và chờ chúng ta
quyết định. Nếu muốn tìm tiếp thì nhắp vào nút Fine Next để Word tiếp tục tìm. Nhấn nút
lệnh Cancel để không thi hành lệnh.
b) Thay thế văn bản
Để thay thế một kí tự, một nhóm các kí tự thành một kí tự, một nhóm các kí tự mới trong
văn bản hiện tại, thực hiện một trong các cách sau:
• Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+H
• Cách 2: Chọn Menu Edit/Replace…
Với cả 2 cách trên một màn hình như sau hiện ra:
Hình 2.3: Cửa sổ thay thế văn bản
• Find What: Nhập nội dung cần thay thế – ví dụ: Lê Hồng Phong
• Replace With: Nhập nội dung cần thay thế - ví dụ: Lô Quốc Phong
Các tuỳ chọn còn lại hoàn toàn tương tự với phần tìm kiếm đã trình bày ở trên.
• Search chọn phạm vi tìm (All – Down – Up).
• Match case – phân biệt cách viết chữ in với chữ thường. Nếu có dùng thì lệnh
Replace xem cách viết chữ in sẽ khác cách viết chữ thường.
Ví dụ: phong # Phong # PHONG
Nếu không dùng thì lệnh Replace xem cách viết chữ in và cách viết chữ thường là
như nhau.
Ví dụ: phong = Phong = PHONG
• Find Whole Words Only – phân biệt cấu trúc từ. Nếu có dùng thì lệnh replace có
phân biệt cấu trúc từ.
Ví dụ: phong # phonglq # lhphong
Nếu không dùng thì lệnh Replace không phân biệt cấu trúc từ.
Ví dụ: phong = phonglq = lhphong
• Use wildcards - sử dụng các ký tự đại diện.
Các ký tự đại diện (đó là dấu chẩm hỏi và dấu sao) dùng để thay thế cho những ký
tự cần tìm nhưng không nhớ chính xác.
Trang 24
Khoa CNTT Bài 2: Soạn thảo văn bản
Một dấu chấm hỏi (?) thay cho bất kỳ một và chỉ một ký tự nào.
Một dấu sao (*) thay cho một lượng ký tự bất kỳ.
Nếu có dùng thì lệnh Replace mới hiểu dấu chấm hỏi và dấu sao là ký tự thế
chân.
Ví dụ: w??d có thể là word, wild (trong wildcards)hoặc wind (trong window).
Nếu không dùng thì lệnh Replace sẽ xem dấu chấm hỏi và dấu sao là ký tự bình
thường.
Ví dụ: w??d # word # wind
Sau khi đã chuẩn bị song, nhắp nút lệnh Find Next, Word sẽ bắt đầu quá trình tìm
kiếm, nếu tìm ra từ thoả điều kiện, từ đó sẽ được đánh dấu chọn trong văn bản và chờ chúng
ta quyết định. Nếu muốn thay thế từ này thì nhắp vào nút Replace, sau khi thay xong Word sẽ
tìm tiếp. Nếu muốn thay thế tất cả các từ cần tìm thì nhắp vào nút Replace All và Word sẽ
thông báo kết quả (số từ đã được thay). Nhấn nút lệnh Cancel để không thi hành lệnh.
Chú ý: Lệnh Replace giúp cho chúng ta soạn thảo văn bản nhanh hơn bằng cách viết tắt
những từ thường xuất hiện trong văn bản, sau đó tìm và thay thế từ được viết tắt bằng từ hoàn
chỉnh.
4. Thay đổi kiểu chữ - Change case
Lệnh này thường dùng để thay đổi chữ in với chữ thường.
Hình 2.4: Hộp hội thoại Change Case
• Bước 1: đánh dấu chọn một đoạn văn bản.
• Bước 2: nhắp menu Format, chọn lệnh Change Case. Lưu ý các tuỳ chọn sau:
- Sentence Case: Đổi ký tự đầu câu là chữ hoa.
- Lowercase: Đổi chữ hoa thành chữ thường.
- UPPERCASE: Đổi chữ thường thành chữ hoa.
- Title Case: Đổi ký tự đầu của mỗi từ thành chữ hoa.
- tOGGLE cASE: Đổi ký tự đầu thành chữ thường, các ký tự sau thành chữ hoa.
Chú ý: Khi dùng Word 2000 để nhập văn bản thô, chúng ta sẽ gõ nhanh hơn bằng cách
sao chép các đoạn văn bản giống nhau hoặc viết tắt những từ thường lặp lại rồi dùng lệnh
Replace và nếu gõ nhầm giữa chữ in với chữ thường, lệnh Change Case sẽ giúp chúng ta
khắc phục sự cố này.
Trang 25
Khoa CNTT Bài 2: Soạn thảo văn bản
BÀI TẬP
1. Bài tập 1
Cho biên bản sau:
Công ty COMPWORK
111 Hai Bà Trưng, Q.3, Tp.HCM
Tel: 82222333 – 82222444
HỢP ĐỒNG UỶ THÁC XUẤT KHẨU
Hôm nay, ngày … tháng … năm … (tự điền ngày hiện tại), đại diện hai bên gồm
Bên A : Công ty AAA
Do ông : Trần A, Giám đốc, làm đại diện
Bên B : Công ty CCC
Do ông : Phạm C, Phó giám đốc làm đại diện
Sau khi đã thảo luận hai bên ký hợp đồng ký kết và thực hiện hợp đồng uỷ thác xuất khẩu
gồm các điều khoản sau:
Điều 1: Tên hàng - Số lượng – Giá cả
Bên A uỷ thác cho bên B xuất khẩu mặt hàng bàn ghế mây đúng theo Packinglist của bên
A gởi bên B ngày 02 tháng 10 năm 2002
Điều 4: Điều khoản thi hành
Hai bên cam kết sẽ thực hiện nghiêm chỉnh các điều khoản qui định trong hợp đồng. Trong
khi thực hiện nếu có gì khó khăn trở ngại hai bên sẽ gặp nhau bàn bạc giải quyết bổ sung bằng
phụ kiện hợp đồng mới có hiệu lực thi hành.
Hợp đồng được lập thành 6 bản, mỗi bên giữ 3 bản có giá trị ngang nhau và có hiệu lực
đến ngày 30/12/2002.
Đại diện bên B Đại diện bên A
Điều 3: Phương thức giao nhận
Hàng được giao nhận tại cảng TP. Hồ Chí Minh. Mọi chi phí về vận chuyển, bốc xếp và
các chi phí phát sinh khác đều do bên A chịu.
Điều 2: Qui cách - Phẩm chất
Bên A sản xuất bàn ghế mây đúng theo qui cách chẩm chất của khách hàng yêu cầu và bên
A chịu trách nhiệm về chất lượng hàng hoá của mình sản xuất đến tay người tiêu dùng.
Câu hỏi
1) Gõ văn bản này vào một file mới, định dạng và đặt tên file đó là Hopdong.doc
2) Di chuyển và sao chép khối
- Những điều khoản trong bản hợp đồng bày được sắp xếp một cách lộn xộn, bạn
hãy di chuyển các khối văn bản để bố trí lại các điều khoản cho đúng
- Sao chép khối “Hôm nay, ngày… “ xuống cuối văn bản
- Ghi tập tin đã sửa với tên file là hopdong1.doc
3) Trong file hopdong1.doc, tìm kiếm và thay thế như sau
Thay thế các từ “Công ty AAA” thành các từ “Công ty TNHH CompuWork”
Trang 26
Khoa CNTT Bài 2: Soạn thảo văn bản
- Thay thế các từ “Công ty CCC” thành các từ “Công ty TNHH 3C”
- Thay thế các từ “Trần A” thành họ tên đầy đủ của bạn
- Thay thế các từ “Trần C” thành họ tên đầy đủ của một người khác
- Lưu tập tin đã thay thế với tên hopdong2.doc
2. Bài tập 2
Cho một hợp đồng thuê nhà như sau:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG THUÊ NHÀ
Căn cứ Pháp lệnh Hộp đồng Kinh tế ngày 25/09/1997 và Pháp lệnh Trọng tài Kinh tế ngày
10/01/1998 của Hội đồng Nhà Nước
Căn cứ Nghị định số 17/HĐBT ngày 16/01/1998 của Hội đồng Bộ trưởng qui định chi tiết
việc thi hành Pháp lệnh Hợp Đồng Kinh Tế.
Hôm nay ngày …. (tự điền ngày tháng)
Bên A: Bà Lê thị V, chủ sở hữu nhà số 999 Huỳnh Văn Bánh, Phường 6, Quận Phú Nhuận,
TP Hồ Chí Minh – Chưng minh nhân dân số 020345678 do Công an TP. Hồ Chí Minh cấp
ngày 27/06/1992. (gọi tắt là bên A)
Bên B: Công ty TNHH Robotic (gọi tắt là bên B)
Địa chỉ liên lạc : Số 123 Nguyễn Trãi, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại : 8222345
Do tiến sĩ Cao A, Giám đốc Công ty làm đại diện
Hai bên thoả thuận cho thuê và thuê nhà số 999 Huỳnh Văn Bánh, Phường 6, Quận Phú
Nhuận, Tp. Hồ Chí Minh theo các điều khoản dưới đây.
Điều 5: Trong quá trình thực hiện hợp đồng, mỗi bên nếu thấy cần có sự thay đổi một hay
nhiều điều khoản có liên quan đến các điều khoản đã ghi trong hợp đồng hoặc ngừng hợp
đồng trước thời hạn phải báo trước cho bên kia 30 ngày và cùng nhau giải quyết.
Điều 3: Giá nhà cho thuê và thanh toán được tính 5.000.000 đồng mỗi tháng. Giá này được
giữ ổn định trong suốt thời gian Hợp đồng có hiệu lực. Bên B thanh toán cho Bên A mỗi
tháng bằng tiền mặt.
Điều 2: Thời hạn thuê nhà là 2 năm kể từ ngày 01/05/1999 đến hết ngày 30/04/2001.
Điều 1: Bên A thoả thuậncho Bên B thuê phần phía mặt tiền đường của nhà số 999 Huỳnh
Văn Bánh, Phương 6, Quận Phú Nhuận, TP. Hồ Ch Minh với diện tích 60m2 gồm
• Diện tích chính : 45m2
• Diện tích phụ : 15m2
để công ty TNHH Robotic sử dụng làm Cửa hàng giưới thiệu sản phẩm
Điều 6: Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày kí. Hai bên cam kết thực hiện đầy đủ các
điều khoản đã ghi trong hợp đồng.
Hợp đồng được lập thành 4 bản có giá trị như nhau., Mỗi bên giữa hai bản.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
Điều 4: Trách nhiệm mỗi bên
• Bên A có trách nhiệm thanh toán mọi khoản thuế theo luật định (nếu có)
Trang 27
Khoa CNTT Bài 2: Soạn thảo văn bản
• Bên B chịu mọi chi phí về điện, nước, điện thoại do Bên Bsử dụng, các chi phí khác
như nhu cầu sửa chữa nhỏ, bảo trì, phục vụ, bảo vệ cửa hàng, các trang bị văn phòng
và phương tiện làm việc.
Câu hỏi
a) Gõ hợp đồng trên vào một file có tên là thuenha.doc
b) Sao chép, cắt dán các đoạn trên cho đúng thứ tự
c) Tạo một bản hợp đồng trên một file khác có nội dung tương tự như trong file
thuenha.doc. Đặt tên file đó là thuenha1.doc. Trong file thuenha1.doc thay tên Bên A
và bên B bằng các tên khác
Trang 28
