Quyết định số 555/QĐ-BHXH
Quyết định số 555/QĐ-BHXH của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc ban hành quy định cấp, quản lý và sử dụng sổ bảo hiểm xã hội
BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
-----------
-------------------
Số: 555/QĐ-BHXH Hà Nội, ngày 13 tháng 05 năm 2009
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH CẤP, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI
TỔNG GIÁM ĐỐC BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
Căn cứ Luật bảo hiểm xã hội số 71/2006/QH11 ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Nghị định số 152/2006/NĐ-CP ngày 22 tháng 12 năm 2006 của Chính phủ hướng dẫn
một số điều của Luật Bảo hiểm xã hội về Bảo hiểm xã hội bắt buộc;
Căn cứ Nghị định số 68/2007/NĐ-CP ngày 19 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ quy định chi tiết
và hướng dẫn một số điều của Luật Bảo hiểm xã hội về bảo hiểm xã hội bắt buộc đối với quân
nhân, công an nhân dân và người làm công tác cơ yếu hưởng lương như đối với quân nhân,
công an nhân dân;
Căn cứ Nghị định số 190/2007/NĐ-CP ngày 28 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ hướng dẫn
một số điều của Luật Bảo hiểm xã hội về Bảo hiểm xã hội tự nguyện;
Căn cứ Nghị định số 127/2008/NĐ-CP ngày 12 tháng 12 năm 2008 của Chính phủ quy định chi
tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Bảo hiểm xã hội về bảo hiểm thất nghiệp;
Căn cứ Nghị định số 135/2007/NĐ-CP ngày 16 tháng 8 năm 2007 của Chính phủ quy định về
xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực Bảo hiểm xã hội;
Căn cứ Nghị định số 94/2008/NĐ-CP ngày 22 tháng 8 năm 2008 của Chính phủ quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam;
Xét đề nghị của Trưởng ban Cấp sổ, thẻ,
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này: Quy định về cấp, quản lý và sử dụng sổ bảo hiểm
xã hội.
Điều 2. Quyết định này thay thế Quyết định số 3636/QĐ-BHXH ngày 16 tháng 6 năm 2008 của
Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam và có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 01 năm
2009.
Điều 3. Trưởng Ban Cấp sổ thẻ, Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bảo hiểm
xã hội Việt Nam, Giám đốc Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Thủ
trưởng cơ quan Bảo hiểm xã hội thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Ban Cơ yếu Chính phủ
chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
TỔNG GIÁM ĐỐC
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Các Bộ LĐTBXH, TC, NV;
- HĐQL BHXH VN;
- Các phó TGĐ; Lê Bạch Hồng
- Lưu: VT, Ban CST (11b).
QUY ĐỊNH
CẤP, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 555/QĐ-BHXH ngày 13 tháng 5 năm 2009 của Tổng Giám
đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam)
Phần 1.
QUY ĐỊNH CHUNG
1. Trong văn bản này, các chữ viết tắt và rút gọn được hiểu như sau:
- Bảo hiểm xã hội: viết tắt là BHXH.
- Bảo hiểm xã hội bắt buộc: viết tắt là BHXHBB.
- Bảo hiểm xã hội tự nguyện: viết tắt là BHXHTN.
- Bảo hiểm thất nghiệp: viết tắt là BHTN.
- Người tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện gọi
chung là: người tham gia BHXH.
- Cơ quan, đơn vị, người sử dụng lao động gọi chung là: người sử dụng lao động.
- Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Bảo hiểm xã hội Bộ Quốc phòng,
Bảo hiểm xã hội Bộ Công an, Bảo hiểm xã hội Ban Cơ yếu Chính phủ gọi chung là: BHXH tỉnh.
- Bảo hiểm xã hội các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh gọi chung là: BHXH huyện.
- Tờ khai tham gia BHXH, BHYT và BHTN gọi chung là: Tờ khai theo mẫu số 01-TBH.
2. Phạm vi điều chỉnh: văn bản này quy định thủ tục, hồ sơ, quy trình cấp, quản lý và sử dụng
sổ BHXH đối với người tham gia BHXH; người tham gia BHTN; người sử dụng lao động và tổ
chức BHXH.
3. Sổ BHXH do BHXH Việt Nam ban hành và được lưu hành thống nhất trong phạm vi cả nước.
Sổ BHXH gồm:
- Một tờ bìa sổ có 4 trang, in họ, tên, số sổ BHXH; thân nhân của người tham gia BHXH; những
điều chỉnh về nhân thân và các quyền lợi về BHXH, BHTN đã được hưởng.
- Các trang tờ rời của sổ BHXH in thời gian đóng BHXH, BHTN theo từng năm của người tham
gia BHXH, BHTN.
Người sử dụng lao động có trách nhiệm bảo quản sổ BHXH trong thời gian người tham gia
BHXHBB đang làm việc. Người tham gia BHXHBB tự bảo quản sổ BHXH khi không còn làm việc
hoặc khi tham gia BHXHTN.
3. Mỗi người tham gia BHXH, BHTN chỉ được cấp một sổ BHXH với một số sổ duy nhất để theo
dõi việc đóng BHXH, BHTN và là căn cứ để giải quyết các chế độ BHXH, BHTN theo quy định
của pháp luật.
Phần 2.
QUY ĐỊNH CỤ THỂ
I. ĐỐI TƯỢNG CẤP SỔ BHXH.
1. Người tham gia BHXHBB quy định tại Điều 2, Nghị định số 152/2006/NĐ-CP ngày 22/12/2006
của Chính phủ hướng dẫn một số điều của Luật BHXH về BHXHBB; khoản 1 và 2, Điều 2, Nghị
định số 68/2007/NĐ-CP ngày 19/4/2007 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn một số
điều của Luật BHXH về BHXHBB đối với quân nhân, công an nhân dân và người làm công tác
cơ yếu hưởng lương như đối với quân nhân, công an nhân dân.
2. Người tham gia BHXHTN quy định tại Điều 2 Nghị định số 190/2007/NĐ-CP ngày 28/12/2007
của Chính phủ hướng dẫn một số điều của Luật BHXH về BHXHTN.
3. Người tham gia BHTN quy định tại Điều 2 Nghị định số 127/2008/NĐ-CP ngày 12/12/2008
của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số Điều của Luật BHXH về BHTN.
II. THẨM QUYỀN CẤP SỔ BHXH VÀ XÁC NHẬN TRÊN SỔ BHXH.
1. Cấp bìa sổ BHXH.
1.1. Bìa sổ BHXH được cấp khi người sử dụng lao động, người tham gia BHXH đăng ký tham gia
BHXH với cơ quan BHXH. Việc cấp bìa sổ BHXH lần đầu, cấp lại bìa sổ, điều chỉnh các nội
dung ghi trên bìa sổ do BHXH tỉnh trực tiếp thực hiện.
Giám đốc BHXH tỉnh ký, đóng dấu trên trang 2 bìa sổ BHXH. Chữ ký của Giám đốc BHXH tỉnh
được quét trong phần mềm SMS để in trên trang 2 bìa sổ BHXH.
1.2. Căn cứ điều kiện cụ thể của từng địa phương, Giám đốc BHXH tỉnh quyết định phân cấp
cho Giám đốc BHXH huyện ký, cấp bìa sổ BHXH lần đầu cho người tham gia BHXH theo phân
cấp thu và chịu trách nhiệm về việc phân cấp này.
Giám đốc BHXH huyện được phân cấp cấp sổ BHXH lần đầu ký, đóng dấu trên trang 2 bìa sổ
BHXH. Chữ ký của Giám đốc BHXH huyện được quét trong phần mềm SMS để in trên trang 2
bìa sổ BHXH.
2. Xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN trên tờ rời sổ BHXH.
2.1. Giám đốc BHXH tỉnh ký, đóng dấu xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN khi cấp tờ rời sổ
BHXH hàng năm, cấp lại tờ rời sổ BHXH; điều chỉnh các nội dung ghi trên tờ rời sổ BHXH; chốt
thời gian đóng BHXH, BHTN khi người tham gia BHXH ngừng đóng để bảo lưu thời gian đóng
BHXH, BHTN, di chuyển ngoài địa bàn tỉnh hoặc để giải quyết các chế độ BHXH, BHTN.
Riêng việc ký khi cấp tờ rời sổ BHXH hàng năm, chữ ký của Giám đốc BHXH tỉnh được quét
trong phần mềm SMS để in trên tờ rời sổ BHXH.
2.2. Căn cứ điều kiện cụ thể của từng địa phương, Giám đốc BHXH tỉnh quyết định phân cấp
cho Giám đốc BHXH huyện ký, đóng dấu cấp tờ rời sổ BHXH hàng năm đối với người tham gia
BHXH, BHTN theo phân cấp thu và chịu trách nhiệm về việc phân cấp này.
Chữ ký của Giám đốc BHXH huyện được phân cấp cấp tờ rời sổ BHXH hàng năm được quét
trong phần mềm SMS để in trên tờ rời sổ BHXH.
3. Số sổ BHXH.
3.1. Số sổ BHXH là mã số đối tượng của người đăng ký tham gia BHXH, BHTN lần đầu. Trường
hợp người tham gia BHXH, BHTN ở tỉnh khác chuyển đến, đã được cấp số sổ BHXH thì BHXH
tỉnh nơi tiếp nhận không cấp số sổ mới, mà phải giữ nguyên số sổ BHXH đã được cấp lần đầu
của người tham gia BHXH, BHTN.
3.2. BHXH huyện được phân cấp cấp sổ BHXH, định kỳ trước ngày 15 của tháng cuối quý, lập
02 bản Đăng ký cấp số sổ BHXH theo Mẫu số 01/SBH gửi phòng Cấp sổ, thẻ của BHXH tỉnh.
3.3. Phòng Cấp sổ, thẻ trình lãnh đạo BHXH tỉnh duyệt khoảng số sổ BHXH, giao cho BHXH
huyện được phân cấp cấp sổ BHXH, cũng như để cấp cho đối tượng thuộc BHXH tỉnh trực tiếp
thu theo phân cấp của quý sau trước ngày 25 tháng cuối quý. Phòng Cấp sổ, thẻ mở sổ theo dõi
việc cấp số sổ BHXH theo Mẫu số 02/SBH, đồng thời phải thường xuyên kiểm tra việc cấp số
sổ BHXH của từng BHXH huyện, kịp thời thu hồi số sổ BHXH thừa (nếu có), không để trùng số
sổ BHXH đã cấp trong năm.
3.4. Phòng Cấp sổ thẻ, BHXH huyện căn cứ khoảng số sổ BHXH được giao để in số sổ BHXH
cho từng người tham gia BHXH, BHTN trên chương trình SMS; đồng thời ghi số sổ BHXH vào
Tờ khai theo mẫu số 01-TBH và mở sổ theo dõi việc cấp số sổ cho từng đơn vị tham gia
BHXHBB, cá nhân tham gia BHXHTN theo Mẫu số 03/SBH.
3.5. Trường hợp người tham gia BHXHBB, có thời gian đóng BHXH trước ngày 31/12/2008, đã
được cấp số sổ BHXH, nhưng chưa được cấp sổ BHXH thì từ ngày 01/01/2009 trở đi thực hiện
cấp sổ lần đầu theo mẫu sổ BHXH quy định tại Quyết định số 3339/QĐ-BHXH của BHXH Việt
Nam và được giữ nguyên số sổ BHXH đã được cấp.
III. HỒ SƠ VÀ THỦ TỤC CẤP SỔ BHXH
1. Hồ sơ và thủ tục cấp sổ BHXH.
1.1. Đối với người tham gia BHXH, BHTN bắt buộc.
1.1.1. Đối với người tham gia BHXH và BHTN lần đầu, hồ sơ gồm:
- 03 Tờ khai theo mẫu số 01-TBH.
- 01 Danh sách lao động tham gia BHXH, BHTN theo mẫu số 02a-TBH.
- Bản sao Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép hoạt
động đối với người sử dụng lao động.
- Quyết định tuyển dụng hoặc quyết định về tiền lương hoặc hợp đồng lao động và 01 bản sao
giấy khai sinh của người lao động.
- Hợp đồng lao động đối với người sử dụng lao động là cá nhân thuê mướn, sử dụng lao động.
1.1.2. Đối với người đã có quá trình đóng BHXH, BHTN nhưng chưa được cấp sổ BHXH, hồ sơ
gồm:
- Hồ sơ quy định tại Điểm 1.1.1 nêu trên; kèm theo 01 danh sách đề nghị cấp sổ BHXH theo
mẫu số 04/SBH;
- Người lao động làm việc thuộc khu vực Nhà nước, nghỉ chờ việc từ 01/11/1987 đến trước ngày
01/01/1995 do doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức không sắp xếp, bố trí được việc làm, chưa nhận
trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp BHXH một lần, tính đến 31/12/1994 vẫn còn tên trong danh sách
lao động của doanh nghiệp, cơ quan, đơn vị (không bao gồm người bị kỷ luật buộc thôi việc
hoặc tự ý bỏ việc, bị phạt tù giam trước ngày 01/01/1995, ra nước ngoài hoặc ở nước ngoài
không hợp pháp), nếu chưa được cấp sổ BHXH thì hồ sơ đề nghị cấp sổ BHXH được quy định
tại khoản 11 điểm 8 Thông tư số 19/2008/TT-BLĐTBXH ngày 23/9/2008 của Bộ Lao động -
Thương binh và Xã hội.
- Người lao dộng học tập ở nước ngoài về nước, hồ sơ đề nghị cấp sổ BHXH được quy định tại
điểm 1 và 2, mục IV Thông tư số 24/2007/TT-BLĐTBXH ngày 09/11/2007 của Bộ Lao động -
Thương binh và Xã hội.
1.2. Đối với người tham gia BHXHTN, hồ sơ gồm:
- Tờ khai tham gia BHXHTN hướng dẫn tại công văn số 1564/BHXH-BT ngày 02/6/2008 của
BHXH Việt Nam.
- 01 bản sao Giấy khai sinh.
2. Hồ sơ và thủ tục cấp lại sổ BHXH.
2.1. Trường hợp sổ BHXH bị mất hoặc hỏng thuộc trách nhiệm của người tham gia BHXH,
BHTN:
- Người tham gia BHXH, BHTN làm đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH theo mẫu số 06/SBH, nêu rõ lý
do bị mất hoặc hỏng, tình trạng hỏng và cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật việc chưa
hưởng chế độ BHXH một lần, sau đó nộp đơn, sổ BHXH (nếu hỏng) cho cơ quan BHXH.
- Nếu người tham gia BHXH, BHTN có thời gian đóng BHXH, BHTN ở tỉnh khác, ngoài các hồ sơ
nêu trên, nếu có vấn đề gì chưa rõ, thì BHXH tỉnh cấp lại sổ yêu cầu BHXH tỉnh nơi người tham
gia đã đóng BHXH, BHTN gửi bản ghi quá trình đóng BHXH, BHTN theo mẫu số 07/SBH để xem
xét và lưu cùng hồ sơ cấp lại sổ.
- Nếu người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH, BHTN hoặc trong thời gian di chuyển đến tỉnh
mới mà bị mất hoặc hỏng sổ, thì việc cấp lại sổ BHXH được thực hiện tại BHXH tỉnh, nơi chốt
sổ xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN.
2.2. Trường hợp sổ BHXH bị mất hoặc hỏng thuộc trách nhiệm của người sử dụng lao động:
- Người sử dụng lao động làm công văn đề nghị cấp lại sổ BHXH, cam kết chịu trách nhiệm
trước pháp luật việc người lao động chưa hưởng trợ cấp BHXH 1 lần;
- Người sử dụng lao động lập Biên bản nêu rõ nguyên nhân, số lượng sổ và các trang sổ bị mất
hoặc bị hỏng;
- Tờ khai cấp sổ lần đầu, sổ BHXH bị hỏng.
2.3. Cơ quan BHXH làm mất hoặc hỏng sổ BHXH:
- Cán bộ được giao quản lý sổ BHXH làm mất hoặc hỏng sổ BHXH viết Bản tường trình (có xác
nhận của Giám đốc BHXH huyện hoặc trưởng phòng Cấp sổ, thẻ), kèm theo sổ BHXH hỏng;
- Phòng Cấp sổ, thẻ trình Giám đốc BHXH tỉnh phê duyệt cấp lại sổ BHXH.
IV. CẤP SỔ BHXH LẦN ĐẦU.
1. Cấp bìa sổ BHXH.
1.1. BHXH huyện.
1.1.1. BHXH huyện được phân cấp cấp bìa sổ BHXH.
- Bộ phận Tiếp nhận – Quản lý hồ sơ kiểm tra hồ sơ do người sử dụng lao động hoặc người
tham gia BHXH tự nguyện nộp, nếu hồ sơ đầy đủ theo đúng quy định tại điểm 1 mục III thì viết
giấy biên nhận, ghi rõ thời gian trả hồ sơ; trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thì đề nghị hoàn chỉnh
hồ sơ theo đúng quy định mới tiếp nhận.
- Bộ phận Tiếp nhận – Quản lý hồ sơ phân loại, chuyển hồ sơ cho các bộ phận như sau:
+ Chuyển cho bộ phận Thu: Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT và BHTN theo mẫu
02a-TBH.
+ Chuyển cho bộ phận Cấp sổ, thẻ: toàn bộ hồ sơ cấp sổ BHXH còn lại.
- Bộ phận Cấp sổ, thẻ thẩm định tờ khai của người tham gia BHXH, BHYT, BHTN; nhập toàn bộ
thông tin trên tờ khai vào chương trình SMS; nhập khoảng số sổ theo danh sách người lao động
của đơn vị và ghi số sổ BHXH vào tờ khai của từng người lao động.
- Bộ phận Cấp sổ, thẻ thực hiện in:
+ Bìa Sổ BHXH;
+ 02 bản danh sách lao động chưa đủ điều kiện cấp sổ BHXH theo mẫu số 05/SBH để chuyển
cho người sử dụng lao động (nếu có).
- Trình Giám đốc BHXH huyện ký vào các Tờ khai theo mẫu số 01-TBH và danh sách theo mẫu
05/SBH (nếu có).
- Sau khi đóng dấu, thực hiện việc trả và lưu trữ hồ sơ như sau:
+ Bộ phận Cấp sổ, thẻ lưu: 01 Tờ khai theo mẫu số 01-TBH, 01 danh sách theo mẫu số 05/SBH
(nếu có), bản sao giấy khai sinh.
+ Chuyển cho bộ phận Thu:
. Bản sao Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép hoạt
động đối với người sử dụng lao động tham gia BHXH lần đầu.
. Quyết định tuyển dụng hoặc quyết định về tiền lương hoặc hợp đồng lao động.
. Hợp đồng lao động đối với người sử dụng lao động là cá nhân thuê mướn, sử dụng lao động.
+ Chuyển cho bộ phận Tiếp nhận – Quản lý hồ sơ để chuyển cho người sử dụng lao động: bìa
sổ BHXH, 02 Tờ khai theo mẫu số 01-TBH, 01 danh sách 05/SBH (nếu có); chuyển cho người
tham gia BHXH tự nguyện tờ bìa sổ BHXH, 01 Tờ khai.
- Thường xuyên hoặc định kỳ không quá 10 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ cấp sổ BHXH của
người tham gia, BHXH huyện chuyển dữ liệu trong chương trình SMS về BHXH tỉnh (phòng Cấp
sổ, thẻ) để tích hợp vào dữ liệu chung của toàn tỉnh.
1.1.2. Đối với BHXH huyện chưa được phân cấp cấp bìa sổ BHXH.
- Bộ phận Tiếp nhận – Quản lý hồ sơ thực hiện kiểm tra, phân loại, hẹn trả hồ sơ, chuyển hồ sơ
cho các bộ phận như quy định tại điểm 1.1.1 nêu trên.
- Bộ phận Cấp sổ, thẻ kiểm tra hồ sơ cấp sổ BHXH của người tham gia BHXH, BHTN; nhập
toàn bộ thông tin trên tờ khai vào chương trình SMS.
- Thường xuyên hoặc định kỳ không quá 5 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ cấp sổ BHXH của người
tham gia, BHXH huyện chuyển toàn bộ hồ sơ cấp sổ BHXH (tại bộ phận Cấp sổ, thẻ) kèm theo
dữ liệu về BHXH tỉnh (phòng Cấp sổ, thẻ) để thực hiện việc in bìa sổ BHXH.
- Bộ phận Tiếp nhận – Quản lý hồ sơ nhận bìa sổ BHXH và hồ sơ cấp sổ BHXH từ BHXH tỉnh
chuyển về, thực hiện việc chuyển hồ sơ và bìa sổ BHXH như quy định tại điểm 1.1.1 nêu trên.
1.2. BHXH tỉnh:
1.2.1. Đối với đối tượng tham gia BHXH, BHTN do phòng Thu trực tiếp quản lý thu.
Trình tự cấp tờ bìa sổ BHXH lần đầu thực hiện như đối với BHXH huyện được phân cấp cấp bìa
sổ BHXH nêu tại điểm 1.1.1 phần trên.
1.2.2. Đối với đối tượng tham gia BHXH, BHTN do BHXH huyện trực tiếp quản lý thu, nhưng
chưa được phân cấp cấp bìa sổ BHXH.
- Phòng Cấp sổ, thẻ thẩm định tờ khai của người tham gia BHXH, BHTN do BHXH huyện
chuyển đến; tích hợp dữ liệu do BHXH huyện chuyển đến vào cơ sở dữ liệu chung của toàn tỉnh
theo chương trình SMS; nhập số sổ BHXH và ghi số sổ trên các Tờ khai theo mẫu số 01-TBH.
Nếu có những sai sót về thông tin trên Tờ khai, phòng Cấp sổ, thẻ thông báo BHXH huyện để
điều chỉnh lại dữ liệu.
- Phòng Cấp sổ, thẻ thực hiện in bìa sổ BHXH; in danh sách theo mẫu số 05/SBH (nếu có); trình
Giám đốc BHXH tỉnh ký vào Tờ khai theo mẫu số 01-TBH và danh sách theo mẫu số 05/SBH
(nếu có); lưu hồ sơ và trả hồ sơ cho BHXH huyện như quy định tại điểm 1.1.1 nêu trên.
1.3. Người sử dụng lao động:
- Hướng dẫn người lao động viết Tờ khai theo mẫu số 01-TBH, lập hồ sơ đề nghị cấp sổ BHXH
và nộp cho cơ quan BHXH.
- Nhận lại bìa sổ BHXH và hồ sơ cấp sổ BHXH từ cơ quan BHXH, kiểm tra các nội dung ghi trên
bìa sổ BHXH, nếu có điểm nào chưa chính xác thì đề nghị cơ quan BHXH điều chỉnh lại; sau đó,
người sử dụng lao động mời người lao động kiểm tra, ký vào nơi quy định trên bìa sổ BHXH.
- Chuyển cho người tham gia BHXH 01 Tờ khai để người lao động lưu giữ.
Đối với người tham gia BHXH, BHTN có tên trong danh sách theo mẫu số 05/SBH, người sử
dụng lao động hướng dẫn người lao động hoàn thiện hồ sơ, lập 01 danh sách theo mẫu số
04/SBH nộp cho cơ quan BHXH.
1.4. Người tham gia BHXHTN nhận sổ BHXH và tờ khai từ cơ quan BHXH, kiểm tra các nội dung
ghi trên sổ BHXH, nếu có điểm nào chưa chính xác thì đề nghị cơ quan BHXH điều chỉnh, sau
đó ký vào nơi quy định trên sổ, lưu giữ sổ BHXH và 01 Tờ khai.
2. Cấp tờ rời sổ BHXH.
Tờ rời sổ BHXH được cấp sau mỗi năm người tham gia BHXH, BHTN đóng BHXH, BHTN; khi
người tham gia BHXH, BHTN ngừng đóng để bảo lưu thời gian đóng BHXH, BHTN; khi người
tham gia BHXH, BHTN di chuyển ngoài địa bàn tỉnh và để giải quyết các chế độ BHXH, BHTN.
2.1. Cấp tờ rời sổ BHXH hàng năm.
2.1.1. BHXH huyện được phân cấp cấp tờ rời sổ BHXH hàng năm:
- Quý I hàng năm, bộ phận Cấp sổ, thẻ của BHXH huyện kiểm tra các thông tin về quá trình
đóng BHXH, BHTN của người lao động (cơ sở dữ liệu về đóng BHXH, BHTN do bộ phận Thu
nhập và số tiền đóng BHXH, BHTN do bộ phận Kế hoạch – Tài chính nhập trên chương trình
SMS), thực hiện in tờ rời sổ BHXH của năm trước.
Trường hợp bộ phận Cấp sổ, thẻ phát hiện có sai sót về mức đóng BHXH, BHTN và số tiền phải
đóng, thì thông báo cho bộ phận Thu và bộ phận Kế hoạch – Tài chính để xem xét điều chỉnh
dữ liệu.
- Bộ phận Cấp sổ, thẻ của BHXH huyện chuyển đóng dấu vào nơi quy định trên tờ rời sổ BHXH,
sau đó chuyển cho bộ phận Tiếp nhận – Quản lý hồ sơ của BHXH huyện để chuyển cho người
sử dụng lao động hoặc người tham gia BHXHTN.
2.1.2. BHXH tỉnh:
- Quý I hàng năm, phòng Cấp sổ, thẻ kiểm tra các thông tin về quá trình đóng BHXH, BHTN trên
cơ sở dữ liệu về đóng BHXH, BHTN của phòng Thu, Phòng Kế hoạch – tài chính và của BHXH
huyện (nơi chưa được phân cấp cấp sổ BHXH); thực hiện in tờ rời sổ BHXH của năm trước.
Trường hợp phòng Cấp sổ, thẻ phát hiện sai sót về mức đóng và số tiền đóng BHXH, BHTN thì
thông báo cho phòng Thu, phòng Kế hoạch – Tài chính và BHXH huyện để xem xét điều chỉnh
lại dữ liệu.
- Phòng Cấp sổ, thẻ chuyển đóng dấu vào nơi quy định trên tờ rời sổ BHXH, sau đó chuyển cho
phòng Tiếp nhận – Quản lý hồ sơ hoặc BHXH huyện để chuyển cho người sử dụng lao động
hoặc người tham gia BHXHTN.
2.2. Cấp tời rời sổ BHXH khi người tham gia BHXH, BHTN ngừng đóng để bảo lưu thời gian
đóng BHXH, BHTN; di chuyển ngoài địa bàn tỉnh hoặc để giải quyết các chế độ BHXH, BHTN.
- Phòng Tiếp nhận – Quản lý hồ sơ hoặc BHXH huyện chuyển hồ sơ yêu cầu chốt sổ cho phòng
Cấp sổ, thẻ.
- Phòng Cấp sổ, thẻ kiểm tra các thông tin về quá trình đóng BHXH, BHTN của người lao động
trên cơ sở dữ liệu về đóng BHXH, BHTN trên chương trình SMS và thực hiện in chốt thời gian
đóng BHXH, BHTN trên tờ rời sổ BHXH.
- Phòng Cấp sổ, thẻ trình giám đốc BHXH tỉnh ký, đóng dấu, sau đó chuyển cho phòng Tiếp
nhận – Quản lý hồ sơ hoặc BHXH huyện để chuyển cho người tham gia BHXH, BHTN.
2.3. Khi người tham gia BHXH di chuyển từ tỉnh khác đến, phòng Cấp sổ, thẻ tiếp nhận hồ sơ và
có trách nhiệm nhập quá trình đóng BHXH, BHTN theo mẫu số 07/SBH do BHXH tỉnh cũ cấp
vào chương trình SMS.
2.4. Để người lao động được hưởng kịp thời quyền lợi về BHTN, khi nhận được hồ sơ đề nghị
xác nhận thời gian đóng BHTN, cơ quan BHXH xác nhận thời gian đóng BHTN trên sổ BHXH và
trả cho người lao động trong thời hạn không quá 2 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ.
3. Người tham gia BHXH, BHTN bị tàn tật hoặc chưa biết chữ thì điểm chỉ thay chữ ký, người sử
dụng lao động (đối với BHXH bắt buộc) hoặc thân nhân của người tham gia BHXH tự nguyện,
ký xác nhận việc điểm chỉ, viết họ, tên của người tham gia BHXH dưới phần điểm chỉ.
4. Sổ BHXH được cấp lần đầu không quá 30 ngày đối với người tham gia BHXH bắt buộc, 20
ngày đối với người tham gia BHXH tự nguyện, kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ hợp lệ
(tính theo ngày làm việc).
V. CẤP LẠI SỔ BHXH
1. Sổ BHXH được cấp lại trong trường hợp bị mất hoặc bị hỏng mà không đọc được đầy đủ các
nội dung ghi trên sổ.
2. Trình tự cấp lại sổ BHXH.
2.1. Phòng Tiếp nhận – Quản lý hồ sơ hoặc BHXH huyện tiếp nhận, kiểm tra và chuyển hồ sơ
đề nghị cấp lại sổ BHXH cho phòng Cấp sổ, thẻ. Phòng Cấp sổ, thẻ đối chiếu hồ sơ đề nghị
cấp lại sổ BHXH với cơ sở dữ liệu đang quản lý và danh sách người tham gia BHXH đã nghỉ
hưởng trợ cấp BHXH một lần, hưởng hưu trí hàng tháng trên địa bàn tỉnh. Nếu người đề nghị
cấp lại sổ BHXH có quá trình đóng BHXH từ tỉnh khác chuyển đến, thì phải kiểm tra qua cơ sở
dữ liệu của Trung tâm Thông tin BHXH Việt Nam theo đường truyền file FTP về danh sách
người lao động đã nghỉ hưởng trợ cấp một lần, hưởng hưu trí hàng tháng trên địa bàn cả nước.
Nếu hồ sơ đề nghị cấp lại sổ BHXH có nghi vấn về thời gian tham gia BHXH, BHTN ở giai đoạn
nào, thì phải liên hệ với BHXH tỉnh, nơi người tham gia đóng BHXH, BHTN trước đó để làm rõ,
sau đó mới cấp lại sổ cho người tham gia BHXH, BHTN.
Định kỳ 6 tháng một lần, trước ngày 15/01 và ngày 15/7 hàng năm, BHXH tỉnh báo cáo về BHXH
Việt Nam danh sách số người được cấp lại sổ BHXH (bao gồm cả số sổ BHXH).
2.2. Trình tự cấp lại sổ BHXH được thực hiện như trình tự cấp sổ BHXH lần đầu.
3. Sổ BHXH được cấp lại không quá 45 ngày, kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ hợp lệ
(tính theo ngày làm việc).
VI. KHẮC PHỤC MỘT SỐ VẤN ĐỀ CỤ THỂ CỦA THỜI GIAN TRƯỚC ĐÂY.
1. Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên, cơ quan BHXH phải thu hồi tất cả các sổ BHXH, sau đó
hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH được cấp
vào bìa sổ và các tờ rời sổ BHXH theo mẫu mới. Số sổ BHXH được cấp lại là số số sổ BHXH
của sổ có thời gian tham gia BHXH sớm nhất.
Trường hợp người lao động làm việc tại 2 đơn vị trở lên trong cùng một thời gian, các đơn vị
cùng làm thủ tục đóng và cấp sổ BHXH cho người lao động, thì cơ quan BHXH hướng dẫn
người lao động lựa chọn 01 sổ BHXH để tiếp tục ghi quá trình đóng BHXH, BHTN hoặc giải
quyết các chế độ BHXH. Các sổ BHXH còn lại phải thu hồi và thoái thu quá trình đã đóng BHXH
theo phương pháp điều chỉnh giảm số phải thu tại thời điểm thu hồi sổ BHXH; trường hợp sổ
BHXH bị thu hồi mà đơn vị đề nghị cấp sổ BHXH đã giải thể thì thực hiện giải quyết chế độ trợ
cấp một lần cho người lao động. Khi thu hồi sổ BHXH, đồng thời phải thu hồi các khoản trợ cấp
BHXH đã chi trả trước đó (nếu có).
2. Một số sổ BHXH được cấp cho 2 hay nhiều sổ BHXH (cho 2 hay nhiều người tham gia
BHXH), cơ quan BHXH giữ lại số sổ BHXH đã cấp cho người có thời gian tham gia BHXH nhiều
nhất, các sổ BHXH còn lại thì gạch số sổ BHXH cũ, đóng số sổ BHXH mới ngay dưới dòng số
sổ BHXH cũ; điều chỉnh số sổ BHXH trên chương trình SMS theo số sổ BHXH mới.
VII. CÁC THÔNG TIN IN TRÊN SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI
1. Các thông tin in trên tờ rời sổ BHXH
1.1. Đối với người tham gia BHXH, BHTN bắt buộc.
Căn cứ cơ sở dữ liệu về đóng BHXH, BHTN do phòng Thu hoặc bộ phận Thu của BHXH huyện
nhập trên chương trình SMS, Phòng Cấp sổ, thẻ hoặc bộ phận Cấp sổ, thẻ (BHXH huyện được
phân cấp) thực hiện in các thông tin lên tờ rời sổ BHXH từ chương trình SMS như sau:
- Về mức tiền lương, tiền công (căn cứ quyết định tiếp nhận, nâng lương, điều chuyển …hoặc
hợp đồng lao động):
+ Người lao động thực hiện chế độ tiền lương do Nhà nước quy định, mức tiền lương theo
ngạch, bậc và phụ cấp chức vụ thì in hệ số lương; phụ cấp thâm niên nghề, thâm niên vượt
khung (nếu có) thì in tỷ lệ (%).
+ Người lao động hưởng tiền lương, tiền công theo chế độ tiền lương, tiền công do người sử
dụng lao động quyết định, thì in số tiền Việt Nam đồng, kể cả người hưởng lương bằng ngoại
tệ.
+ Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động tại các Công ty nhà nước chuyển thành
Công ty cổ phần; Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước từ một thành viên trở lên, nếu áp dụng
thang lương, bảng lương do Nhà nước quy định, đã đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về
lao động cấp tỉnh và thực hiện chuyển xếp lương, nâng bậc, chuyển ngạch lương theo quy định
tại điểm 6, mục D Thông tư số 03/2007/TT-BLĐTBXH, ngày 30/01/2007 của Bộ Lao động -
Thương binh và Xã hội, thì in hệ số như đối với người thực hiện chế độ tiền lương do Nhà nước
quy định.
- Trường hợp người lao động được đóng tiếp một lần cho số tháng còn thiếu để đủ điều kiện
nghỉ hưu theo quy định tại Điều 58 Nghị định số 152/2006/NĐ-CP ngày 22/12/2006; Điều 3 Nghị
định số 110/2007/NĐ-CP ngày 26/6/2007; Điều 50 Nghị định số 68/2007/NĐ-CP ngày 19/4/2007
và Điều 2 Nghị định số 132/2007/NĐ-CP ngày 08/08/2007 của Chính phủ, cột 1, cột 2 trên sổ
BHXH in thời gian: từ tháng …, năm…… đến tháng …, năm……, cột 3 in dòng chữ “đóng BHXH
theo quy định tại…”; các cột 4, 5, 6, 7 in tiền lương, phụ cấp và tỷ lệ đóng.
- Người sử dụng lao động đóng BHXH chậm hoặc thiếu của năm trước, nhưng đến năm sau đã
đóng đủ số phải đóng trong năm và cả số còn thiếu của năm trước, khi in thời gian đóng BHXH
vào sổ, phải in đủ thời gian đã đóng bù của năm trước và số tiền đóng BHXH của năm sau.
- Khi người lao động thay đổi một trong những yếu tố sau: tiền lương, tiền công hoặc cấp bậc,
chức vụ; chức danh nghề, phụ cấp công việc; nơi làm việc (tên cơ quan, đơn vị, địa chỉ) và mức
đóng BHXH khi doanh nghiệp được xếp hạng doanh nghiệp, người sử dụng lao động phải
chuyển danh sách điều chỉnh lao động và mức đóng BHXH, BHTN, BHYT, khi in sổ BHXH cần
thể hiện rõ cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc nặng nhọc, độc hại… nếu tiêu thức
nào chưa có trong biểu mẫu thì tạm thời in vào cột ghi chú, sau đó nộp cho cơ quan BHXH để
cập nhật, bổ sung vào cơ sở dữ liệu.
- Trường hợp người lao động tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất; nghỉ việc hưởng chế độ
ốm đau, thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng hoặc 27 ngày (đối với người tham gia
làm việc tại các đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ Công an và Ban Cơ yếu Chính phủ); nghỉ sinh
con, nuôi con nuôi, thì việc in trên sổ BHXH được thực hiện như sau: cột 1, cột 2 in từ tháng ….,
năm …. đến tháng ….., năm ….; cột 3 in lý do ngừng đóng BHXH, BHTN; các cột 4, 5, 6, 7 in
dấu nhân (X).
- Riêng đối với người tham gia BHTN:
Việc đóng BHTN được in ngay dưới phần in đóng BHXHBB trong sổ BHXH. Cột 1, 2, in từ tháng
…., năm…. đến tháng …., năm…., cột 3 in “đóng BHTN”, cột 4, 5, 6 in tiền lương, phụ cấp, cột 7
in tỷ lệ phần trăm (%) đóng BHTN. Trường hợp có sự thay đổi về mức đóng, thì phương pháp in
thông tin trên sổ BHXH tương tự như in trên sổ BHXH của người tham gia BHXHBB.
Người lao động đã được hưởng trợ cấp BHTN, thì thời gian đóng BHTN của thời gian làm việc
tiếp theo được tính lại từ đầu để xác định thời gian đóng vào quỹ BHTN.
- In thời gian đóng BHXH, BHTN khi cấp tờ rời sổ BHXH hàng năm:
+ Đối với người chỉ tham gia BHXHBB:
Cuối trang tờ rời sổ BHXH in: “Thời gian đóng BHXH của năm…..là…..tháng”
+ Đối với người tham gia BHXH và BHTN:
Cuối trang tờ rời sổ BHXH in:
“Thời gian đóng BHXH của năm…. là …..tháng
Thời gian đóng BHTN của năm ….là ….tháng”
1.2. Đối với người tham gia BHXHTN:
- Căn cứ phiếu thu tiền hoặc chứng từ chuyển tiền và sổ theo dõi quá trình đóng BHXHTN theo
Mẫu số 07-TN, ban hành kèm theo công văn số 1564/BHXH-BT của BHXH Việt Nam, để in quá
trình đóng BHXHTN trên trang tờ rời của sổ BHXH từ chương trình SMS, kể cả những người đã
được cấp sổ BHXH theo mẫu sổ quy định tại Quyết định số 1443/LĐ-TBXH ngày 09/10/1995
của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.
- Khi người tham gia BHXHTN thay đổi phương thức đóng, mức đóng hoặc tạm dừng đóng, sau
đó lại tiếp tục đóng thì phải in các nội dung thay đổi vào tờ rời sổ BHXH.
- In thời gian đóng BHXHTN khi cấp tờ rời sổ BHXH hàng năm:
Cuối trang tờ rời sổ BHXH in: “Thời gian đóng BHXH của năm ….là ….tháng”
1.3. In tổng thời gian đóng BHXH, BHTN trên tờ rời sổ BHXH.
Việc in tổng thời gian đóng BHXH, BHTN trên tờ rời sổ BHXH được thực hiện khi người tham gia
BHXH, BHTN di chuyển ngoài địa bàn tỉnh; bảo lưu thời gian đóng BHXH, BHTN; hưởng các chế
độ trợ cấp BHXH một lần, hưu trí, tử tuất và trợ cấp BHTN.
Tổng thời gian đóng BHXH, BHTN trên sổ BHXH được in vào cuối trang tờ rời sổ BHXH, cụ thể
như sau:
- Đối với đối tượng tham gia BHXH, BHTN bắt buộc:
Cuối trang tờ rời sổ BHXH (mẫu 02 theo Quyết định số 3339/QĐ-BHXH của BHXH Việt Nam) in:
+ Tổng thời gian đóng BHXH vào quỹ hưu trí, tử tuất đến tháng …., năm … là ….năm, …..tháng.
+ Tổng thời gian đóng BHTN vào quỹ BHTN đến tháng …., năm … là ….năm, ….tháng.
- Đối với đối tượng tham gia BHXHTN:
Cuối trang tờ rời sổ BHXH (mẫu số 03 theo Quyết định số 3339/QĐ-BHXH của BHXH Việt Nam)
in:
Tổng thời gian đóng BHXH vào quỹ hưu trí, tử tuất đến tháng …., năm … là ….năm, …..tháng.
2. In các nội dung điều chỉnh trên sổ BHXH.
2.1. Điều chỉnh về mức đóng.
Khi có sự thay đổi về mức đóng BHXH, BHTN, người sử dụng lao động và người tham gia
BHXHTN có văn bản đề nghị điều chỉnh mức đóng BHXH, BHTN (chênh lệch tiền lương, tiền
công hoặc các loại phụ cấp). Phòng Thu kiểm tra, đối chiếu và nhập bổ sung những nội dung
thay đổi vào cơ sở dữ liệu, sau đó chuyển cho phòng Cấp sổ, thẻ để in trên tờ rời sổ BHXH nội
dung điều chỉnh mức đóng ngay dưới dòng ghi quá trình đóng BHXH, BHTN, cụ thể: cột 1, 2 in
từ tháng …., năm … đến tháng …., năm …..; cột 3 in nội dung điều chỉnh mức đóng; các cột 4,
5, 6 in mức chênh lệch, cột 7 để trống.
2.2. Điều chỉnh về chức danh nghề, công việc nặng nhọc độc hại hoặc nơi làm việc có phụ cấp
khu vực từ 0,7 trở lên.
Khi người sử dụng lao động có văn bản đề nghị điều chỉnh các nội dung nêu trên, phòng Cấp
sổ, thẻ kiểm tra, đối chiếu với danh mục chức danh nghề quy định tại các Quyết định của Bộ
Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Thông tư liên tịch số 11/2005/TTLT-BNV-BLĐTBXH-
BTC-UBDT ngày 05/01/2005 của Liên tịch Bộ Nội vụ - Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội –
Bộ Tài chính - Ủy ban Dân tộc, hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp khu vực. Nếu có điều
chỉnh đến mức đóng thì chuyển hồ sơ cho phòng Thu điều chỉnh dữ liệu trong chương trình
SMS. Việc in điều chỉnh trên tờ rời sổ BHXH như sau: dưới dòng quá trình đóng BHXH, BHTN
của năm, cột 1, 2 in từ tháng …., năm….đến tháng …, năm …, cột 3 in chức danh nghề, công
việc nặng nhọc độc hại hoặc nơi làm việc có phụ cấp khu vực từ 0,7 trở lên, các cột còn lại để
trống.
2.3. Điều chỉnh, bổ sung thời gian đóng BHXH, BHTN.
Khi người lao động bổ sung hồ sơ gốc hợp lệ, chứng minh thời gian đóng BHXH, BHTN, nhưng
chưa được in vào tờ rời sổ BHXH, phòng Cấp sổ, thẻ kiểm tra, nếu đủ điều kiện thì in điều
chỉnh, bổ sung vào tờ rời sổ BHXH như sau: dưới dòng quá trình đóng BHXH, BHTN của năm,
cột 1, cột 2 in thời gian từ tháng …., năm…. đến tháng …., năm….; cột 3 in cấp bậc, chức vụ,
chức danh nghề, công việc, nơi làm việc; cột 4, 5, 6 và 7 in mức tiền lương, phụ cấp làm căn cứ
đóng BHXH, BHTN và tỷ lệ đóng BHXH, BHTN của thời gian đề nghị bổ sung và lưu lại hồ sơ
đề nghị điều chỉnh (bản sao).
2.4. Điều chỉnh về nhân thân.
Người tham gia BHXH, BHTN được cải chính họ, tên, ngày, tháng, năm sinh… theo quy định tại
Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ và Thông tư số 01/2008/TT-BTP
ngày 02/6/2008 của Bộ Tư pháp, cần có đơn đề nghị kèm theo hồ sơ gốc liên quan đến việc xin
điều chỉnh (giấy chứng minh nhân dân, bản chính giấy khai sinh, sổ hộ khẩu…), sổ BHXH để
nộp cho cơ quan BHXH. Đối với người tham gia BHXHBB, phải có thêm công văn kèm danh
sách người lao động đề nghị điều chỉnh hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN của người sử dụng
lao động để gửi cơ quan BHXH.
Phòng Cấp sổ, thẻ có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ của người đề nghị điều chỉnh nhân thân, nhập
bổ sung những nội dung cần điều chỉnh vào cơ sở dữ liệu trong chương trình SMS, đồng thời in
nội dung được điều chỉnh trên trang 3 của bìa sổ BHXH theo hướng dẫn tại tiết 1.3, điểm 1
Quyết định số 3339/QĐ-BHXH của BHXH Việt Nam.
2.5. Toàn bộ những nội dung điều chỉnh trong mục này, Giám đốc BHXH tỉnh ký, đóng dấu sau
phần in các nội dung được điều chỉnh trên sổ BHXH.
3. Các chế độ được hưởng trên in trên trang 3 tờ bìa sổ BHXH.
Khi người tham gia BHXH, BHTN được hưởng các chế độ: tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;
trợ cấp BHXH một lần; hưu trí, tử tuất; trợ cấp thất nghiệp thì phòng Chế độ BHXH của BHXH
tỉnh in các chế độ BHXH, BHTN đã được hưởng trên trang 3 tờ bìa sổ BHXH như sau:
- Chế độ tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp: in thời gian hưởng, tỷ lệ suy giảm khả năng lao
động, nếu hưởng một lần in thêm mức hưởng trợ cấp theo Quyết định số…
- Chế độ trợ cấp BHXH một lần: in thời gian và số tiền được hưởng theo Quyết định số…
- Chế độ trợ cấp BHTN: in thời gian và số tiền được hưởng theo Quyết định số…
- Chế độ hưu trí hàng tháng: in thời gian hưởng, tỷ lệ phần trăm để tính hưởng lương hưu hàng
tháng, hưởng từ ngày …., tháng …., năm ….theo Quyết định số…
- Chế độ trợ cấp tử tuất: in số người được hưởng trợ cấp tử tuất, họ tên những người được
hưởng trợ cấp tử tuất, hưởng từ ngày, tháng, năm theo Quyết định số …. Nếu hưởng một lần thì
chỉ in thời gian hưởng và mức trợ cấp được hưởng.
Ngoài việc in hưởng trợ cấp BHXH một lần, trợ cấp BHTN trên trang 3 của bìa sổ BHXH, phòng
Chế độ BHXH thực hiện đóng dấu “đã hưởng chế độ…” trên tờ rời sổ BHXH, dưới phần xác
nhận thời gian đóng BHXH, BHTN.
4. In sổ BHXH cấp lại:
4.1. Căn cứ cơ sở dữ liệu được lưu trữ tại cơ quan BHXH hoặc hồ sơ ghi nhận quá trình đóng
BHXH, BHTN, phòng Cấp sổ, thẻ in đầy đủ các thời kỳ đóng BHXH, BHTN của người tham gia
BHXH, BHTN vào sổ BHXH được cấp lại. Nếu mất sổ BHXH (mẫu cũ) thì in lại toàn bộ quá trình
đóng BHXH, BHTN trên trang tờ rời sổ BHXH. Trường hợp chỉ mất một tờ rời hoặc mất 2 tờ rời
trở lên mà các trang tờ rời bị mất in quá trình đóng BHXH, BHTN không liên tục thì in lại tất cả
các trang tờ rời đã mất. Trường hợp mất 2 tờ rời trở lên mà các trang tờ rời bị mất in quá trình
đóng BHXH, BHTN liên tục thì in lại quá trình đóng BHXH, BHTN lên tờ rời sổ BHXH (nếu in 1 tờ
không đủ thì in tiếp tờ thứ 2, thứ 3…). Sổ BHXH được cấp lại ghi dòng chữ “Cấp lần thứ n” ở
góc trên bên phải của trang 2 bìa sổ BHXH hoặc trên tờ rời sổ BHXH được cấp lại.
Thời gian đóng BHXH từ ngày 31/12/2006 trở về trước, phần phụ cấp ở cột 5 để trống, cột 6 in
tổng số phụ cấp được hưởng trên tờ rời sổ BHXH được cấp lại.
4.2. Nếu người tham gia BHXH, BHTN đề nghị cấp lại sổ, nhưng vừa có thời gian đóng BHXH
bắt buộc, vừa có thời gian đóng BHXH tự nguyện, thì thời gian đóng BHXH bắt buộc in theo mẫu
02, thời gian đóng BHXH tự nguyện in theo mẫu 03 theo Quyết định số 3339/QĐ-BHXH của
BHXH Việt Nam.
VIII. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG SỔ BHXH.
1. Quản lý, sử dụng sổ BHXH.
1.1. Người tham gia BHXH, BHTN:
- Giữ, bảo quản sổ BHXH trong thời gian bảo lưu thời gian đóng BHXH, BHTN; di chuyển từ đơn
vị này sang đơn vị khác; hưởng các chế độ trợ cấp một lần, trợ cấp hưu trí, trợ cấp BHTN; tự
đóng BHXH cho thời gian còn thiếu để được hưởng chế độ hưu trí theo quy định và đóng
BHXHTN.
- Khi chuyển đến nơi làm việc mới, phải nộp sổ BHXH kèm theo bản ghi quá trình đóng cho
người sử dụng lao động lưu giữ.
- Sau khi hưởng chế độ trợ cấp một lần, trợ cấp BHTN, nếu tham gia BHXH, BHTN lại, thì sổ
BHXH được tiếp tục sử dụng để ghi quá trình đóng, hưởng BHXH, BHTN.
- Không được tự ý sửa chữa, tẩy xóa làm sai lệnh các nội dung ghi trên sổ BHXH.
1.2. Người sử dụng lao động:
- Giữ sổ BHXH của người lao động trong thời gian người lao động đang làm việc tại đơn vị; trả
sổ cho người lao động sau khi cơ quan BHXH đã xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN khi
người lao động nghỉ việc hoặc chuyển công tác đến đơn vị khác.
- Bảo quản sổ BHXH trong điều kiện tốt nhất, bảo đảm việc giữ gìn sổ BHXH để sử dụng trong
nhiều năm. Thực hiện việc lưu giữ sổ BHXH cho từng cá nhân người lao động, bổ sung kịp thời
hồ sơ, tờ rời sổ BHXH hàng năm.
- Nếu người tham gia BHXH, BHTN bỏ việc mà chưa nhận sổ BHXH, thì người sử dụng lao
động có trách nhiệm thông báo cho người lao động đến nhận sổ BHXH. Trong thời hạnn 12
tháng kể từ ngày thông báo, nếu người tham gia BHXH, BHTN không đến nhận sổ, thì người sử
dụng lao động nộp sổ BHXH cho cơ quan BHXH lưu giữ.
1.3. Cơ quan Bảo hiểm xã hội:
- Bảo quản cẩn thận hồ sơ cấp sổ BHXH lần đầu; cấp lại sổ; điều chỉnh các nội dung ghi trên
sổ… của người tham gia BHXH, BHTN theo các quy định lưu trữ hồ sơ hiện hành.
- Thực hiện lập biên bản giao, nhận sổ BHXH, hồ sơ tham gia BHXH, BHTN giữa cơ quan BHXH
với người sử dụng lao động, người tham gia BHXH hoặc giữa các phòng thuộc BHXH tỉnh, giữa
BHXH tỉnh với BHXH huyện theo mẫu số 08/SBH.
- Nhập bổ sung dữ liệu của người tham gia đã đóng BHXH, BHTN từ tỉnh khác chuyển đến.
2. Chế độ thông tin báo cáo.
2.1. BHXH huyện:
- Lập Sổ theo dõi chi tiết tình hình cấp sổ BHXH theo mẫu số 09/SBH cho từng đơn vị tham gia
BHXH bắt buộc, từng thị trấn, phường, xã đối với người tham gia BHXH tự nguyện;
- Lập Báo cáo tình hình cấp sổ BHXH theo mẫu số 10/SBH hàng quý chuyển về BHXH tỉnh
trước ngày 10 tháng đầu của quý sau.
2.2. BHXH tỉnh:
- Phòng Cấp sổ thẻ:
+ Lập Sổ theo dõi chi tiết tình hình cấp sổ BHXH theo mẫu số 09/SBH và Báo cáo tình hình cấp
sổ BHXH theo mẫu số 10/SBH hàng quý như BHXH huyện.
+ Lập Sổ tổng hợp cấp sổ BHXH theo mẫu số 11/SBH.
+ Lập Báo cáo tổng hợp cấp sổ BHXH trên địa bàn tỉnh theo mẫu số 12/SBH, báo cáo về BHXH
Việt Nam trước ngày 20 của tháng đầu quý sau.
- Trước ngày 10 hàng tháng BHXH tỉnh chuyển “Danh sách người tham gia BHXH nghỉ hưởng
trợ cấp một lần, hưu trí hàng tháng” của tháng trước về Trung tâm Thông tin BHXH Việt Nam, để
quản lý cơ sở dữ liệu phục vụ việc tra cứu.
Phần 3.
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Quy định chuyển tiếp.
- Người tham gia BHXH đã được cấp sổ BHXH theo mẫu cũ, nay thay đổi nhân thân, thì những
thay đổi được ghi vào trang 42 hoặc trang 46 của loại sổ BHXH có 48 trang hoặc trang 22-23
của loại sổ BHXH có 24 trang.
- Người tham gia BHXH bắt buộc có thời gian đóng BHXH trước ngày 31/12/2008, nhưng chưa
được cấp sổ BHXH thì từ ngày 01/01/2009 trở đi, được cấp sổ lần đầu theo mẫu sổ BHXH quy
định tại Quyết định số 3339/QĐ-BHXH của BHXH Việt Nam.
- Sổ BHXH đã cấp theo mẫu quy định tại Quyết định số 1443/LĐTBXH cùng với sổ tờ rời theo
mẫu quy định tại Quyết định số 3339/QĐ-BHXH ghi thời gian đóng BHXH, BHTN tiếp theo của
người lao động là căn cứ để giải quyết các chế độ BHXH, BHTN.
2. Giám đốc BHXH tỉnh có trách nhiệm: chỉ đạo, hướng dẫn BHXH các huyện, người sử dụng
lao động và người tham gia BHXH thực hiện đúng các quy định tại văn bản này.
3. Thủ trưởng cơ quan BHXH Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Ban Cơ yếu Chính phủ có trách
nhiệm tổ chức thực hiện các quy định cấp, quản lý và sử dụng sổ BHXH trong phạm vi quản lý.
4. Xử lý vi phạm:
Các hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực BHXH gồm:
4.1. Đối với cơ quan BHXH:
- Không cấp sổ BHXH hoặc không chốt sổ BHXH đúng hạn cho người lao động.
- Xác nhận không đúng thời gian và mức đóng BHXH của người lao động.
- Có hành vi gây phiền hà, trở ngại làm thiệt hại đến quyền, lợi ích hợp pháp của người lao
động, người sử dụng lao động.
4.2. Đối với người sử dụng lao động:
- Không nộp hồ sơ để tổ chức BHXH cấp sổ BHXH cho người lao động.
- Không trả sổ BHXH đúng thời hạn cho người lao động khi người lao động không còn làm việc.
- Gian lận, giả mạo hồ sơ trong việc thực hiện BHXH, BHTN.
- Vi phạm trách nhiệm bảo quản sổ BHXH trong thời gian người lao động làm việc dẫn đến mất
mát, hư hỏng, sửa chữa, tẩy xóa.
4.3. Đối với người lao động.
- Không cung cấp thông tin hoặc cung cấp thông tin sai lệch cho người sử dụng lao động và tổ
chức BHXH.
- Kê khai không đúng sự thật hoặc sửa chữa, tẩy xóa những nội dung liên quan đến việc đóng,
hưởng BHXH, BHTN trong hồ sơ.
- Gian lận, giả mạo hồ sơ trong việc thực hiện BHXH, BHTN.
Tùy theo mức độ, nếu vi phạm hành chính trong lĩnh vực BHXH, cơ quan, tổ chức, cá nhân bị xử
phạt hành chính theo quy định tại Nghị định số 135/2007/NĐ-CP ngày 16/08/2007 của Chính
phủ, nếu gây thiệt hại cho quỹ BHXH thì phải bồi thường, nếu nghiêm trọng bị truy cứu trách
nhiệm hình sự.
TỔNG GIÁM ĐỐC
Lê Bạch Hồng
DANH MỤC
BIỂU MẪU SỔ BHXH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 555/QĐ-BHXH ngày 13 tháng 5 năm 2009 của Tổng Giám
đốc BHXH Việt Nam)
Tên biểu mẫu Số Trách nhiệm lập
STT
Đăng ký số sổ BHXH BHXH tỉnh, BHXH huyện
1 01/SBH
Sổ cấp số sổ BHXH BHXH tỉnh
2 02/SBH
Sổ theo dõi cấp số sổ BHXH BHXH tỉnh, BHXH huyện
3 03/SBH
Danh sách đề nghị cấp sổ BHXH cho người Đơn vị sử dụng lao động
4 04/SBH
lao động kỳ trước
Danh sách lao động chưa đủ điều kiện cấp sổ BHXH tỉnh, BHXH huyện
5 05/SBH
BHXH
Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH Người tham gia BHXH
6 06/SBH
Bản ghi quá trình đóng BHXH BHXH tỉnh
7 07/SBH
Biên bản giao, nhận sổ BHXH BHXH tỉnh, BHXH huyện,
8 08/SBH
Đơn vị SDL
Sổ theo dõi chi tiết tình hình cấp sổ BHXH BHXH tỉnh, BHXH huyện
9 09/SBH
Báo cáo tình hình cấp sổ BHXH BHXH tỉnh, BHXH huyện
10 10/SBH
Sổ tổng hợp cấp sổ BHXH BHXH tỉnh
11 11/SBH
Báo cáo tổng hợp cấp sổ BHXH BHXH tỉnh
12 12/SBH
MẪU SỐ: 01/SBH
BHXH TỈNH:……………….. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BHXH HUYỆN:…………….
-------------------
ĐĂNG KÝ CẤP SỐ SỔ BHXH
Quý ……..năm ……..
I. SỐ ĐỀ NGHỊ CỦA BHXH HUYỆN (PHÒNG CẤP SỔ, THẺ)
1. Số sổ được cấp quý trước: Tổng số…..; Trong đó, từ số ….đến số ….
2. Số sổ đã sử dụng: Tổng số…..; Trong đó, từ số ….đến số ….
3. Số sổ BHXH còn chưa sử dụng: Tổng số ……Trong đó, từ số …. đến số…..
4. Dự kiến số sổ BHXH sử dụng trong quý là: …………… số
….., Ngày …..tháng ….năm …
GIÁM ĐỐC BHXH HUYỆN
(TP. CẤP SỔ, THẺ)
II. SỐ SỔ BHXH TỈNH CẤP:
Số sổ BHXH cấp cho BHXH huyện (Phòng Cấp sổ, thẻ) quý này là:
Tổng số ……….; Trong đó, từ số …………đến số ………….
….., ngày …..tháng ….năm …
GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG
BHXH TỈNH ………… CẤP SỔ, THẺ
MẪU SỐ: 02/SBH
BHXH VIỆT NAM
BHXH TỈNH:…………….
SỔ CẤP SỐ SỔ BHXH
Quý ……..năm ……..
Số sổ đã cấp quý Số Ghi
Số sổ cấp trong quý
trước Số sổ còn chú
Đơn vị đã sử chưa
STT
Tổng Từ Đến Tổng Từ Đến
dụng sử
số số số số số số
dụng
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
1 Phòng CST
Huyện A
2
Huyện B
3
4 ……….
5
6
…
…
…….., ngày …..tháng ….năm …
TRƯỞNG PHÒNG GIÁM ĐỐC
CẤP SỔ, THẺ BHXH TỈNH …………
MẪU SỐ: 03/SBH
BHXH TỈNH:………………..
BHXH HUYỆN:…………….
SỔ THEO DÕI CẤP SỐ SỔ BHXH
Quý …….. Năm ……..
Cấp số sổ
Số người
Đơn vị (cá nhân)
Ngày tháng Ghi chú
tham gia Từ Đến
1 2 3 4 5 6
Tháng 1
……….. Công ty X 100
……….. Công ty Y 150
Ông Nguyễn Tham gia BHXH Tự
……….. 1
nguyện
Văn A
Đơn vị Z
……….. 50
Tháng 2
………..
Tháng 3
………..
Tổng cộng
…….., ngày …..tháng ….năm …
NGƯỜI CẤP SỐ SỔ GIÁM ĐỐC BHXH HUYỆN
(TP. CẤP SỔ, THẺ)
MẪU SỐ: 04/SBH
ĐƠN VỊ: ………….
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
-------------------
Kính gửi: BHXH tỉnh………………………………………..
DANH SÁCH ĐỀ NGHỊ CẤP SỔ BHXH CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG KỲ TRƯỚC
Tên đơn vị: …………………………………….. Mã đơn vị: ………………………
Địa chỉ: ……………………………………………………………………………….
Điện thoại ……………………….Fax: …………………….Email:…………………
Ngày tháng năm sinh Nơi cư trú (thường
Họ và tên
STT Ghi chú
trú hoặc tạm trú)
Nữ
Nam
1 2 3 4 5 6
1
2
3
4
…
...
…….., ngày …..tháng ….năm …
NGƯỜI LẬP BIỂU GIÁM ĐỐC
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký tên, đóng dấu)
MẪU SỐ: 05/SBH
BHXH TỈNH:……………
BHXH HUYỆN: ……….
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
-------------------
DANH SÁCH LAO ĐỘNG CHƯA ĐỦ ĐIỀU KIỆN CẤP SỔ BHXH
Tên đơn vị: …………………………………….. Mã đơn vị: ………………………
Địa chỉ: …………………Điện thoại ……………………….Fax: ……….Email:…………………
Nơi cư trú
Ngày tháng năm sinh
Lý do chưa được
Họ và tên (thường trú
STT
cấp sổ
Nữ
Nam hoặc tạm trú)
1 2 3 4 5 6
1
2
3
4
…
…
…….., ngày …..tháng ….năm …
NGƯỜI LẬP BIỂU GIÁM ĐỐC
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký tên, đóng dấu)
MẪU SỐ: 06/SBH
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
-------------------
ĐƠN ĐỀ NGHỊ CẤP LẠI SỔ BHXH
Kính gửi: BHXH tỉnh………………………………………….
Tên tôi là: ...................................................................... Giới tính: .........................................
Ngày, tháng, năm sinh: ..........................................................................................................
Nguyên quán: ........................................................................................................................
Nơi cư trú (thường trú hoặc tạm trú): ....................................................................................
...............................................................................................................................................
Giấy chứng minh thư số: .......................................................................................................
Nơi cấp: ........................................................................Ngày cấp: ........................................
Số sổ BHXH: .........................................................................................................................
Nơi cấp sổ BHXH lần đầu (BHXH tỉnh hoặc huyện): ............................................................
Nơi làm việc (đối với người tham gia BHXH bắt buộc) hoặc nơi tham gia BHXH (đối với người
tham gia BHXH tự nguyện): ..................................................................................................
...............................................................................................................................................
Lý do cấp lại sổ BHXH hoặc trang sổ tờ rời: .........................................................................
...............................................................................................................................................
Tôi xin cam đoan và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung kê khai trên, đề nghị cơ quan
BHXH xem xét cấp lại sổ BHXH cho tôi.
…….., ngày …..tháng ….năm …
NGƯỜI ĐỀ NGHỊ
(Ký, ghi rõ họ tên)
MẪU SỐ: 07/SBH
BHXH TỈNH:……………. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
-------------------
BẢN GHI QUÁ TRÌNH ĐÓNG BHXH
Số sổ: ………………..
1. Họ và tên: .................................................................... Giới tính:.............................................
2. Ngày tháng năm sinh: ……../…./……, Dân tộc: ..........., Quốc tịch...........................................
3. Nguyên quán: ...........................................................................................................................
4. Nơi cư trú:..................................................................................................................................
5. Giấy chứng minh thư số: .............................................Nơi cấp: ……….Ngày cấp:..................
6. Hợp đồng lao động số: ................................................; Loại hợp đồng: .................................
7. Số tài khoản cá nhân: .................................................., tại ngân hàng:....................................
8. Số điện thoại:..............................................................., Email:.................................................
9. Số thẻ BHYT (nếu có):..............................................................................................................
10. Quyền lợi khám chữa bệnh: ...................................................................................................
11. Quá trình đóng BHXH, BHTN:
Từ tháng/ Đến Cấp bậc, chức vụ, Tiền lương, Phụ cấp Tỷ lệ
tháng/năm chức danh nghề, công tiền công
năm đóng
hoặc mức Chức TN VK TN Khác BHXH
việc, nơi làm việc
vụ nghề
hoặc nơi đăng ký đóng thu nhập
BHXH tháng
1 2 3 4 5 6 7 8 9
- Thời gian đóng BHXH vào quỹ hưu trí, tử tuất đến tháng …. năm ……là: ……năm….tháng….
- Thời gian đóng BHTN vào quỹ BHTN đến tháng ….năm ……là: ……năm….tháng….
…….., ngày …..tháng ….năm …
TP. CẤP SỔ, THẺ GIÁM ĐỐC
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký tên, đóng dấu)
MẪU SỐ: 08/SBH
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
-------------------
BIÊN BẢN GIAO, NHẬN SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI
Hôm nay, ngày ……tháng……năm ……..
Tại ......................................................................................................................................
Chúng tôi gồm:
BÊN GIAO (tên đơn vị giao):...............................................................................................
- Địa chỉ: .............................................................................................................................
- Ông, bà: .....................................................chức danh..................................là đại diện
- CMT số: .....................................do Công an ............................cấp ngày ..........................
BÊN NHẬN (tên đơn vị nhận):.............................................................................................
- Địa chỉ: .............................................................................................................................
- Ông, bà: .....................................................chức danh..................................là đại diện
- CMT số: .....................................do Công an ............................cấp ngày ..........................
Thực hiện giao, nhận sổ BHXH như sau:
1 – Số lượng (bằng số)
- Bìa số (bằng số): ....................... bìa, bằng chữ: ................................................................
- Trang sổ tờ rời (bằng số): ..........tờ, bằng chữ:...................................................................
2 – Hiện trạng sổ BHXH lúc giao nhận: ................................................................................
Biên bản được lập vào hồi ……giờ……phút, ngày …..tháng ….năm ……..
Biên bản được lập 02 bản: Bên giao giữ 01 bản, bên nhận giữ 01 bản.
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)