Quyết định số 469/1998/QĐ-NHNN2
Quyết định số 469/1998/QĐ-NHNN2 về việc ban hành Quy trình kỹ thuật nghiệp vụ chuyển tiền điện tử trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành
NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
****** Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
*********
Số: 469/1998/Q Đ -NHNN2 Hà Nội, ngày 31 tháng12 năm 1998
Q UY Ế T Đ Ị NH
V Ề V I Ệ C BAN HÀNH QUY TRÌNH K Ỹ T HU Ậ T NGHI Ệ P V Ụ C HU Y Ể N
TI Ề N Đ I Ệ N T Ử T R ONG H Ệ T H Ố NG NGÂN HÀNG NHÀ N ƯỚ C
T H Ố NG Đ Ố C NGÂN HÀNG NHÀ N ƯỚ C
Căn cứ Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam số 01/1997/QH10 ngày 12/12/1997;
Căn cứ Nghị định số 15/CP ngày 02/03/1993 của Chính phủ về nhiệm vụ, quyền hạn và
trách nhiệm quản lý Nhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ;
Căn cứ Quyết định số 196/TTg ngày 01/4/1997 của Thủ tướng Chính phủ về việc sử dụng
các dữ liệu thông tin trên vật mang tin để làm chứng từ kế toán của các Ngân hàng và Tổ
chức Tín dụng;
Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính Ngân hàng Nhà nước;
Q UY Ế T Đ Ị NH:
Đ i ề u 1. Ban hành kèm theo Quyết định này "Quy trình kỹ thuật nghiệp vụ chuyển tiền
điện tử trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước"
Đ i ề u 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày ký.
Đ i ề u 3. Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính, Cục trưởng Cục Công
nghệ Tin học Ngân hàng, Vụ trưởng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước
tỉnh, thành phố, Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước và Cục quản trị chịu trách nhiệm thi
hành Quyết định này.
Nguyễn Văn Giàu
(Đã ký)
Q UY TRÌNH
K Ỹ T H U Ậ T N G H I Ệ P V Ụ C H U Y Ể N TI Ề N Đ I Ệ N T Ử T R O N G H Ệ
T H Ố NG NGÂN HÀNG NHÀ N ƯỚ C
(Ban hành kèm theo Quyết định số 469/1998/QĐ-NHNN2 ngày 31 tháng 12 năm 1998
của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước)
PHẦN I
CÁC QUY ĐỊNH CHUNG
Đ i ề u 1. Phạm vi áp dụng
Quy trình kỹ thuật nghiệp vụ chuyển tiền điện tử này quy định các thủ tục và trình tự xử
lý về kiểm soát và hạch toán kế toán các khoản chuyển tiền giữa các đơn vị Ngân hàng
Nhà nước với nhau, bao gồm chuyển tiền thuộc hoạt động nghiệp vụ của Ngân hàng Nhà
1
nước hoặc hoạt động thanh toán, điều chuyển vốn của các ngân hàng, tổ chức tín dụng và
Kho bạc Nhà nước qua tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước.
Đ i ề u 2. Kiểm soát và đối chiếu trong chuyển tiền điện tử
Chuyển tiền điền tử giữa các đơn vị Ngân hàng Nhà nước (đơn vị liên hàng cũ) theo quy
trình này được thực hiện theo phương thức kiểm soát và đối chiếu trung trên hệ thống
máy vi tính theo quy trình: Việc chuyển tiền từ Ngân hàng A sẽ phải qua Vụ Kế toán -
Tài chính (Ngân hàng Nhà nước) để kiểm soát trước khi Ngân hàng B nhận được.
1/ Vụ Kế toán - Tài chính có trách nhiệm kiểm soát và đối chiếu toàn bộ doanh số chuyển
tiền phát sinh giữa các đơn vị chuyển tiền điện tử thuộc hệ thống Ngân hàng Nhà nước;
2/ Các đơn vị chuyển tiền điện tử (các Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố,
Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước và Cục Quản trị) có nhiệm vụ lập và gửi Báo cáo
chuyển tiền trong ngày theo quy định để phục vụ cho việc kiểm soát, đối chiếu tập trung
tại Vụ Kế toán - Tài chính.
Đ i ề u 3. Chứng từ sử dụng trong chuyển tiền điện tử
Chứng từ ghi sổ trong kế toán chuyển tiền điện tử là Lệnh chuyển tiền (bằng giấy hoặc
dưới dạng chứng từ điện tử). Chứng từ gốc dùng làm cơ sở để lập Lệnh chuyển tiền là các
chứng từ thanh toán sử dụng để chuyển tiền thanh toán liên hàng và liên ngân hàng theo
chế độ hiện hành.
1/ Lệnh chuyển tiền dưới dạng chứng từ giấy phải lập theo đúng mẫu và đủ số liên do
Ngân hàng Nhà nưóc quy định và phải đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ theo quy định
tại chế độ chứng từ kế toán Ngân hàng, Tổ chức tín dụng ban hành kèm theo Quyết định
số 321/QĐ-NH2 ngày 04/12/1996 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
2/ Lệnh chuyển tiền dưới dạng chứng từ điện tử phải đáp ứng các chuẩn dữ liệu do Ngân
hàng Nhà nước quy định cụ thể và phải thực hiện đúng các quy định có liên quan tại
Quy chế về lập, sử dụng, kiểm soát, xử lý, bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử của các
Ngân hàng và Tổ chức tín dụng ban hành kèm theo Quyết định số 308/QĐ-NH2 ngày
16/9/1997 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.
Đ i ề u 4. Chuyển tiền Nợ trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước
Tất cả các khoản chuyển tiền Nợ trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước đều phải có uỷ
quyền trước, trong đó:
1/ Các khoản chuyển tiền Nợ sau đây của nội bộ hệ thống Ngân hàng Nhà nước được
mặc nhiên coi là chuyển tiền Nợ có uỷ quyền (không cần Hợp đồng chuyển Nợ):
- Điều chuyển tiền mặt, ngân phiếu thanh toán (theo lệnh của cấp có thẩm quyền) giữa
các đơn vị Ngân hàng Nhà nước với nhau;
- Chuyển số chênh lệch thiếu (số tiền kiểm đếm thực tế nhỏ hơn số tiền ghi trên chứng từ)
khi điều chuyển tiền mặt, ngân phiếu thanh toán giữa các đơn vị Ngân hàng Nhà nước
theo biên bản kết quả kiểm đếm của Hội đồng giao nhận kiểm đếm.
- Thanh toán séc chuyển tiền, thư tín dụng do Ngân hàng Nhà nước phát hành;
- Đòi tiền nhượng giấy tờ in quan trọng giữa các đơn vị Ngân hàng Nhà nước;
- Thanh toán mua hộ ngoại tệ cho Ngân hàng Nhà nước
2
- Chuyển số chênh lệch thu nhỏ hơn chi của các đơn vị Ngân hàng Nhà nước về Vụ Kế
toán - Tài chính sau khi quyết toán được duyệt;
- Chuyển giá trị còn lại (chưa khấu hao hết) của tài sản cố định khi được phép thanh lý
hoặc điều chuyển;
- Thanh toán Tín phiếu, Trái phiếu Ngân hàng Nhà nước và Tín phiếu, Trái phiếu Kho
Bạc Nhà nước đến hạn;
- Chuyển tiền Nợ trong các trường hợp từ chối chấp nhận Lệnh chuyển Nợ và chuyển
tiêu số liệu quyết toán chuyển tiền;
- Đối với chuyển các khoản Nợ về tạm ứng phải có văn bản đề nghị của thủ trưởng đơn vị
Ngân hàng Nhà nước nhận Nợ trong phạm vi chế độ tạm ứng cho phép.
2/ Đối với các khoản chuyển tiền Nợ của khách hàng (các ngân hàng, tổ chức tín dụng và
Kho bạc Nhà nước): Các bên khách hàng phải ký Hợp đồng chuyển Nợ với nhau và phải
đựơc Ngân hàng Nhà nước Trung ương (Vụ Kế toán - Tài chính) chấp thuận bằng văn
bản trước khi thực hiện.
Đ i ề u 5. Chuyển tiền giá trị cao và chuyển tiền khẩn
- Chuyển tiền giá trị cao là chuyển tiền Có có giá trị từ 500.000.000đ (Năm trăm triệu
đồng) trở lên.
- Các chuyển tiền khẩn là các chuyển tiền Có mà khách hàng yêu cầu chuyển khẩn.
Các đơn vị chuyển tiền điện tử phải ưu tiên xử lý ngay các chuyển tiền khẩn, chuyển tiền
giá trị cao khi tiếp cận được.
Đ i ề u 6. Thời điểm khống chế áp dụng trong chuyển tiền điện tử
Thời điểm này chỉ áp dụng khi thực hiện chuyển tiền điện tử, các giao dịch khác vẫn thực
hiện theo các quy định hiện hành
1/ Các thời điểm khống chế áp dụng trong chuyển tiền điện tử được quy định như sau:
- Thời điểm ngừng nhận Lệnh chuyển tiền trong ngày là 14 giờ 30 của ngày làm việc:
Các đơn vị Ngân hàng Nhà nước chỉ nhận chứng từ chuyển tiền của khách hàng (chứng
từ bằng giấy hoặc chứng từ điện tử) đến 14 giờ 30 và xử lý chuyển ngay trong ngày. Các
chứng từ nhận sau 14 giờ 30 sẽ được xử lý vào ngày làm việc tiếp theo;
- Thời điểm ngừng chuyển Lệnh chuyển tiền đi trong ngày là 15 giờ 00 của ngày làm
việc. Riêng Vụ Kế toán - Tài chính ngừng chuyển cho các đơn vị là 15 giờ 30. Sau 15 giờ
30 đến 16 giờ 30, Vụ Kế toán - Tài chính sẽ đối chiếu và xác nhận số liệu chuyển tiền đi
và chuyển tiền đến với các đơn vị Ngân hàng A và Ngân hàng B;
- Thời điểm ngừng nhận Lệnh chuyển tiền đến trong ngày là 16 giờ 00 của ngày làm việc;
- Thời điểm hoàn thành đối chiếu chuyển tiền trong ngày là 16 giờ 30 của ngày làm việc.
2/ Các đơn vị Ngân hàng Nhà nước thực hiện chuyển tiền điện tử phải chấp hành đúng
quy định về thời điểm khống chế áp dụng trong chuyển tiền điện tử trên đây để đảm bảo
chuyển tiền được tiến hành thuận lợi, chính xác, kịp thời và an toàn tài sản.
PHẦN II
3
THỦ TỤC KẾ TOÁN CHUYỂN TIỀN ĐIỆN TỬ TẠICÁC ĐƠN VỊ
NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC
I / T Ạ I NGÂN HÀNG NHÀ N ƯỚ C P H ÁT SINH CHUY Ể N TI Ề N Đ I
(NGÂN HÀNG A)
Đ i ề u 7. Nhiệm vụ xử lý chuyển tiền đi
1/ Nhiệm vụ xử lý của Kế toán viên giữ tài khoản của khách hàng hoặc tài khoản nội bộ
(từ đây gọi tắt là kế toán viên giao dịch)
1.1- Đối với chứng từ giấy:
- Phải kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ;
- Đối chiếu kiểm soát số dư tài khoản của đơn vị để đảm bảo đủ thanh toán chuyển tiền;
- Hạch toán vào tài khoản thích hợp (nếu chứng từ hợp lệ, hợp pháp, đủ số dư);
- Nhập vào máy vi tính (tạo) các dữ liệu gốc chuyển tiền sau đây:
+ Tài khoản chuyển tiền;
+ Người phát lệnh và người nhận lệnh;
+ Địa chỉ/số CMND của người phát lệnh và người nhận lệnh;
+ Tài khoản của người phát lệnh và người nhận lệnh;
+ Tên và Mã ngân hàng phục vụ người phát lệnh và ngân hàng phục vụ người nhận lệnh;
+ Nội dung chuyển tiền;
+ Số tiền bằng số, bằng chữ.
- Kiểm soát lại các dữ liệu đã nhập và ký vào chứng từ, sau đó chuyển chứng từ giấy
đồng thời truyền dữ liệu qua mạng vi tính cho kế toán chuyển tiền điện tử (từ đây gọi tắt
là kế toán viên chuyển tiền ) xử lý tiếp.
1.2- Đối với chứng từ điện tử:
Khi tiếp nhận chứng từ kế toán viên giao dịch phải kiểm soát chặt chẽ bảo đảm tính hợp
pháp của nghiệp vụ và tính hợp lệ của chứng từ theo quy định đối với chứng từ điện tử,
cụ thể phải thực hiện:
a/ Kiểm soát kỹ thuật thông tin:
- Mã nhận biết trên chứng từ phải đúng với mã đã quy định;
- Các mật mã trên chứng từ phải đúng với mật mã đã quy định;
- Tên tập tin phải được lập đúng tên và mẫu thông tin quy định, kiểm soát bảo đảm không
có sự trùng lắp về nội dung thông tin trên chứng từ;
- Nội dung chứng từ hợp lệ.
b/ Kiểm soát nội dung nghiệp vụ:
- Kiểm tra chữ ký điện tử, kỹ hiệu mật và các mã khoá bảo mật trên chứng từ;
- Kiểm tra tên, số hiệu tài khoản, số dư tài khoản để chi trả số tiền trên chứng từ;
4
- Kiểm tra sự tồn tại và dạng thức của một số vùng bắt buộc của chứng từ.
Nếu chứng từ không có sai sót thì kế toán viên giao dịch in (chuyển hoá) chứng từ điện tử
ra giấy (1 liên, để phục vụ cho các khâu kiểm soát sau đó sử dụng để báo Nợ hoặc báo Có
cho khách hàng) và xử lý;
c/ Hạch toán và nhập (tạo) dữ liệu gốc chuyển tiền:
- Nếu chưa có chương trình phần mềm xử lý chứng từ điện tử: Kế toán viên giao dịch
phải căn cứ chứng từ in ra (chứng từ điện tử đã chuyển hoá) để hạch toán và nhập dữ liệu
như đối với xử lý chứng từ giấy đã quy định tại khoản 1 điều này.
- Nếu có chương trình phần mềm xử lý chứng từ điện tử thì xử lý dữ liệu theo quy định
của chương trình phần mềm để hạch toán và tạo đầy đủ các dữ liệu chuyển tiền.
d/ Luân chuyển chứng từ: Kế toán viên giao dịch phải kiểm soát lại việc hạch toán và
nhập dữ liệu chuyển tiền, ký vào chứng từ (cả chứng từ giấy in ra và chứng từ điện tử)
sau đó chuyển chứng từ giấy đồng thời truyền qua mạng vi tính chứng từ điện tử và dữ
liệu chuyển tiền cho kế toán viên chuyển tiền xử lý tiếp trước khi người kiểm soát xử lý.
2. Nhiệm vụ xử lý của kế toán viên chuyển tiền:
2.1- Kiểm soát: Khi tiếp nhận chứng từ (chứng từ gốc bằng giấy hoặc chứng từ in ra) và
dữ liệu, kế toán viên chuyển tiền sử dụng chương trình kết hợp với kiểm tra bằng mắt để
kiểm soát tính hợp pháp của nghiệp vụ, tính hợp lệ của chứng từ và chữ ký của kế toán
viên giao dịch. Đối với Lệnh chuyển Nợ còn phải kiểm tra có uỷ quyền không? Nếu phát
hiện bất kỳ sai sót gì trên chứng từ hoặc dữ liệu phải chuyển chứng từ lại cho kế toán
viên giao dịch để xử lý lại. Kế toán viên chuyển tiền nhất thiết không được tự ý sửa chữa
bất kỳ yếu tố nào trên chứng từ giấy cũng như dữ liệu đã nhập của kế toán viên giao dịch
(chương trình không cho phép). Nếu không có sai sót thì xác định ngay chuyển tiền giá
trị thấp hay chuyển tiền khẩn, chuyển tiền giá trị cao để xử lý cho thích hợp.
2.2- Lập Lệnh chuyển tiền: Lệnh chuyển tiền lập riêng cho từng chứng từ thanh toán.
Ngoài các dữ liệu đã được kế toán viên giao dịch nhập vào (tạo), kế toán viên chuyển tiền
bổ sung thêm các dữ liệu quy định còn lại để hoàn chỉnh Lệnh chuyển tiền theo đúng mẫu
quy định (mẫu tại phụ lục số 1). Các dữ liệu này bao gồm:
- Số lệnh;
- Ngày lập lệnh;
- Mã chứng từ và loại nghiệp vụ;
- Ngày giá trị;
- Tên và mã Ngân hàng Nhà nước A và Ngân hàng Nhà nước B;
- Mã ngân hàng phục vụ người phát lệnh và ngân hàng phục vụ người nhận lệnh (nhập lại
để kiểm soát);
- Số tiền bằng số (nhập lại để kiểm soát).
Sau khi đã vào đầy đủ và kiểm soát lại các dữ liệu, kế toán viên chuyển tiền phải ký vào
chứng từ giấy (chứng từ gốc hoặc chứng từ in ra) đồng thời ghi chữ kỹ điện tử của mình
vào Lệnh chuyển tiền, sau đó chuyển chứng từ giấy và file (tệp) dữ liệu chuyển tiền cho
người kiểm soát để kiểm soát tiếp và ký duyệt cho chuyển đi.
5
3/ Nhiệm vụ xử lỹ của người kiểm soát:
Người kiểm soát phải sử dụng chương trình kết hợp với kiểm tra bằng mắt để đối chiếu
và kiểm soát các dữ liệu (yếu tố) của Lệnh chuyển tiền vừa lập, đảm bảo dữ liệu đã được
nhập đẩy đủ, chính xác, theo đúng mẫu biểu, dữ liệu theo đúng chứng từ chuyển tiền
khách hàng nộp vào (chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử) và chữ kỹ của kế toán viên
giao dịch, kế toán viên chuyển tiền theo quy định. Nếu có sai lệch thì phải chuyển lại cho
kế toán viên giao dịch hoặc kế toán viên chuyển tiền để xử lý lại. Người kiểm soát không
được tự ý sửa chữa bất kỳ yếu tố nào trên chứng từ gốc chuyển tiền cũng như dữ liệu của
Lệnh chuyển tiền (chương trình không cho phép). Nếu đúng, người kiểm soát duyệt (ghi
chữ ký điện tử vào Lệnh chuyển tiền) để chuyển đi.
Đ i ề u 8. Hạch toán và xử lý các khoản chuyển tiền đi.
1/ Khi gửi Lệnh chuyển tiền đi:
- Đối với Lệnh chuyển Có:
Nợ TK Thích hợp của đơn vị chuyển
Có TK Chuyển tiền đi năm nay.
- Đối với Lệnh chuyển Nợ:
Nợ TK Chuyển tiền đi năm nay
Có TK Nội bộ thích hợp (đối với Lệnh chuyển Nợ của nội bộ hệ thống Ngân hàng Nhà
nước) hoặc TK Các khoản chờ thanh toán khác (đối với Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền
của khách hàng).
Khi nhận được Thông báo chấp nhận chuyển Nợ của Ngân hàng B, Ngân hàng A sẽ trả
tiền cho khách hàng (lập phiếu chuyển khoản để ghi Nợ TK Các khoản chờ thanh toán
khác, ghi Có TK khách hàng thích hợp).
2/ Xử lý đối với Lệnh chuyển Có giá trị cao: Ngân hàng A còn phải làm thủ tục xác nhận
như sau:
Ngay khi nhận được Yêu cầu xác nhận của Ngân hàng B, kế toán viên chuyển tiền phải
kiểm soát và đối chiếu lại với Lệnh chuyển Có giá trị cao đã gửi đi, nếu đúng thì nhập dữ
liệu xác nhận Lệnh chuyển Có giá trị cao, in ra giấy và ký (cả chữ ký tay và chữ ký điện
tử) để chuyển sang Người kiểm soát.
Người kiểm soát phải kiểm soát lại, nếu không có sai sót thì ghi chữ ký điện tử lên điện
xác nhận, truyền lại ngay cho Ngân hàng B.
3/ Xử lý trong trường hợp nhận được Thông báo từ chối chấp nhận Lệnh chuyển tiền (có
ghi rõ lý do từ chối) và Lệnh chuyển tiền (Nợ hoặc Có) của Ngân hàng B, Ngân hàng A
phải kiểm soát lại chặt chẽ, nếu hợp lệ thì hạch toán:
+ Đối với từ chối Lệnh chuyển Nợ: Căn cứ Lệnh chuyển Nợ của Ngân hàng B ghi:
Nợ TK Thích hợp (tài khoản trước đây đã ghi Có)
Có TK Chuyển tiền đến năm nay.
+ Đối với từ chối Lệnh chuyển Có: Căn cứ Lệnh chuyển Có của Ngân hàng B ghi:
6
Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay
Có TK Thích hợp (tài khoản trước đây đã trích chuyển).
Ngân hàng A phải gửi lại cho khách hàng Thông báo từ chối chấp nhận Lệnh chuyển
tiền.
4/ Xử lý trường hợp do sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin, không gửi được Lệnh chuyển tiền
đi:
Sau thời điểm ngừng chuyển Lệnh chuyển tiền đi trong ngày, Ngân hàng A lập "Biên bản
sự cố kỹ thuật trong chuyển tiền điện tử" và thông báo ngay cho khách hàng biết (nếu có
điều kiện thông tin liên lạc) về tình trạng của Lệnh chuyển tiền chưa chuyển đi được do
sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin. Xử lý các Lệnh chuyển tiền chưa chuyển đi được như sau:
- Trả lại chứng từ chuyển tiền cho khách hàng (nếu khách hàng yêu cầu);
- Hoặc ghi nhập "Sổ theo dõi chứng từ chuyển tiền chưa chuyển đi do sự cố kỹ thuật"
(nếu khách hàng không yêu cầu trả lại chứng từ hoặc không trả lại được). Sang ngày làm
việc hôm sau, khi đã khắc phục xong sự cố phải thực hiện chuyển tiền ngay và ghi xuất
"Sổ theo dõi chứng từ chuyển tiền chưa chuyển đi do sự cố kỹ thuật".
7
• I I / T Ạ I NGÂN HÀNG NHÀ N ƯỚ C N H Ậ N CHUY Ể N TI Ề N Đ Ế N
(NGÂN HÀNG B):
• Đ i ề u 9. Quy trình xử lý và hạch toán chuyển tiền đến
• 1/ Kiểm soát Lệnh chuyển tiền đến:
• - Người kiểm soát: Khi nhận được Lệnh chuyển tiền của Ngân hàng A (qua Vụ
Kế toán - Tài chính), người kiểm soát phải sử dụng mật mã và chương trình tính, kiểm
soát chữ kỹ điện tử của Vụ Kế toán - Tài chính (từ đây gọi tắt là chương trình) để xác
định tính đúng đắn, chính xác của Lệnh chuyển tiền đến, sau đó chuyển qua mạng vi tính
cho kế toán viên chuyển tiền để xử lý tiếp.
• - Kế toán viên chuyển tiền phải in Lệnh chuyển tiền đến - dưới dạng chứng từ
điện tử, ra giấy (2 liên) sau đó kiểm soát kỹ các yếu tố của Lệnh chuyển tiền đến để xác
định:
• + Có đúng Lệnh chuyển tiền gửi cho Ngân hàng mình không?
• + Các yếu tố trên Lệnh chuyển tiền có hợp lệ, hợp pháp và chính xác không?
(Lệnh chuyển Nợ thì có uỷ quyền không ?)
• + Nội dung có gì nghi vấn không ?
• Sau khi kiểm soát xong, kế toán viên chuyển tiền ký vào Lệnh chuyển tiền in ra
và chuyển cho kế toán viên giao dịch để xử lý, hạch toán thích hợp.
• - Kế toán viên giao dịch: Phải đối chiếu kiểm tra lại trước khi thực hiện hạch toán
cho khách hàng.
• 2/ Hạch toán:
• 2.1- Đối với Lệnh chuyển Có đến:
• Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay
• Có TK Thích hợp (tiền gửi của Ngân hàng, Tổ chức Tín dụng, ...)
• Đối với Lệnh chuyển Có giá trị cao trước khi trả triền cho khách hàng còn phải
làm thủ tục xác nhận như sau:
• - Khi nhận được Lệnh chuyển Có giá trị cao, máy tính sẽ tự động tạo điện yêu cầu
xác nhận (theo phụ lục số 11a). Kế toán viên chuyển tiền phải kiểm soát lại sau đó gửi
(truyền) ngay cho Ngân hàng A dưới dạng điện giao dịch.
• - Khi nhận được điện Xác nhận của Ngân hàng A, người kiểm soát giải mã và
kiểm soát tính xác thực của điện Xác nhận sau đó chuyển cho Kế toán viên chuyển tiền
in ra, đính kèm với Lệnh chuyển Có giá trị cao trả tiền cho khách hàng. Trường hợp sau
thời điểm hoàn thành đối chiếu chuyển tiền trong ngày vẫn không nhận được điện Xác
nhận của Ngân hàng A thì Ngân hàng B hạch toán Lệnh chuyển Có giá trị cao vào tài
khoản chuyển tiền đến chờ xử lý.
• 2.2- Đối với Lệnh chuyển Nợ đến:
• - Trường hợp chuyển Nợ của nội bộ hệ thống Ngân hàng Nhà nước:
8
• Nợ TK nội bộ thích hợp
• Có TK Chuyển tiền đến năm nay.
• - Trường hợp chuyển Nợ của khách hàng:
• Chỉ Lệnh chuyển Nợ đến có uỷ quyền hợp lệ và trên tài khoản của người nhận
lệnh có đủ tiền để trả thì Ngân hàng B mới hạch toán:
• Nợ TK Tiền gửi của người nhận lệnh (người phải trả).
• Có TK Chuyển tiền đến năm nay.
• Sau đó phải gửi ngay Thông báo chấp nhận Lệnh chuyển Nợ cho Ngân hàng A
(qua Vụ Kế toán - Tài chính) và báo Nợ cho khách hàng.
• - Đối với Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền đến nhưng khách hàng không đủ khả năng
thanh toán:
• + Ngân hàng B phải thông báo ngay cho khách hàng (ngân hàng, tổ chức tín dụng
và Kho bạc Nhà nước) nộp đủ tiền vào tài khoản để thực hiện Lệnh chuyển Nợ đến trong
phạm vi thời hạn chấp nhận quy định (tối đa là 02 giờ làm việc kể từ khi nhận được Lệnh
chuyển Nợ đến).
• + Trong phạm vi thời hạn chấp nhận quy định, nếu khách hàng nộp đủ tiền vào tài
khoản để thực hiện Lệnh chuyển Nợ đến thì Ngân hàng B hạch toán:
• Nợ TK Thích hợp của khách hàng (tiền gửi của Ngân hàng, Tổ chức Tín dụng...)
• Có TK Chuyển tiền đến năm nay.
• Hết thời hạn chấp nhận quy định, nếu khách hàng không nộp đủ tiền vào tài khoản
để thực hiện Lệnh chuyển Nợ đến thì Ngân hàng B lập Thông báo từ chối chấp nhận
Lệnh chuyển Nợ và căn cứ vào Thông báo này lập Lệnh chuyển Nợ đi để chuyển trả lại
Ngân hàng A. Trong trường hợp này hạch toán:
• Căn cứ vào Lệnh chuyển Nợ đến ghi:
• Nợ TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay.
• Có TK Chuyển tiền đến năm nay.
Căn cứ vào Thông báo từ chối chấp nhận Lệnh chuyển Nợ để lập Lệnh chuyển Nợ đi gửi
Ngân hàng A:
Nợ TK Chuyển tiền đi năm nay.
Có TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay.
Ngân hàng B phải mở Sổ theo dõi các Lệnh chuyển Nợ đến không thanh toán được để có
số liệu phục vụ Báo cáo chuyển tiền điện tử theo quy định.
2.3-Đối với Lệnh chuyển tiền khẩn:
Ngân hàng B phải thực hiện theo quy định tại Điều 10 của Quy chế chuyển tiền điện tử
ban hành kèm theo Quyết định số 353/1997/QĐ-NHNN2 ngày 22/10/1997 của Thống
đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
9
PHẦN III
KIỂM SOÁT VÀ ĐỐI CHIÊÚ TRONG CHUYỂN TIỀN ĐIỆN TỬ
I / T Ạ I CÁC Đ Ơ N V Ị C HUY Ể N TI Ề N Đ I Ệ N T Ử :
Đ i ề u 10. Lập và gửi Báo cáo chuyển tiền trong ngày.
Về nguyên tắc, các đơn vị chuyển tiền đi và đơn vị nhận chuyển tiền đến phải hoàn thành
việc lập Báo cáo chuyển tiền trong ngày và gửi (truyền) Vụ Kế toán - Tài chính ngay
trong ngày phát sinh chuyển tiền (trừ trường hợp bất khả kháng do sự cố kỹ thuật truyền
tin).
Báo cáo chuyển tiền đi và đến trong ngày của các đơn vị chuyển tiền điện tử được thiết
kế và lập theo mẫu tại phụ lục số 4 và 5. Báo cáo chuyển tiền trong ngày phải được mã
hoá, có chữ ký điện tử của người lập, người kiểm soát và được bảo quản chặt chẽ như
các báo cáo kế toán của Ngân hàng Nhà nước:
- Ngay sau thời điểm ngừng chuyển Lệnh chuyển tiền đi trong ngày theo quy định, các
đơn vị chuyển tiền điện tử phải lập và gửi (truyền) ngay Vụ Kế toán - Tài chính "Báo cáo
chuyển tiền đi trong ngày" (phụ lục số 4).
- Ngay sau thời điểm ngừng nhận Lệnh chuyển tiền đến trong ngày, các đơn vị chuyển
tiền điện tử phải lập và gửi (truyền) ngay Vụ Kế toán - Tài chính "Báo cáo nhận chuyển
tiền đến trong ngày" (phụ lục số 5).
Các đơn vị chuyển tiền điện tử phải thực hiện đầy đủ các thao tác kỹ thuật nghiệp vụ theo
đúng chương trình phần mềm đối với công việc này để việc lập và gửi Báo cáo chuyển
tiền hàng ngày được chính xác, kịp thời đúng theo quy định.
Đ i ề u 11. Đối chiếu chuyển tiền cuối ngày
Khi nhận được "Bảng đối chiếu các chuyển tiền đơn vị đã chuyển đi - Vụ Kế toán -Tài
chính đã nhận được trong ngày" (phụ lục 6) và "Bảng đối chiếu các chuyển tiền Vụ Kế
toán - Tài chính đã chuyển đi - đơn vị đã nhận được trong ngày" (phụ lục 7) của Vụ Kế
toán - Tài chính, các đơn vị chuyển tiền điền tử phải đối chiếu với các Lệnh chuyển tiền
đã hạch toán vào tài khoản chuyển tiền đi năm nay và tài khoản chuyển tiền đến năm nay
và với Báo cáo chuyển tiền trong ngày, nếu số liệu khớp đúng hoàn toàn thì mới được
phép lưu trữ dữ liệu của ngày phát sinh chuyển tiền.
Đ i ề u 12. Xử lý các sai sót và sự cố kỹ thuật khi đối chiếu chuyển tiền.
- Các sai sót và sự cố kỹ thuật có thể phát sinh khi đối chiếu chuyển tiền bao gồm:
+ Chưa gửi Báo cáo chuyển tiền trong ngày;
+ Chênh lệch doanh số chuyển tiền phát sinh (do thừa, thiếu Lệnh chuyển tiền) hoặc các
yếu tố của Lệnh chuyển tiền không khớp đúng;
+ Sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin.
- Khi phát hiện sai sót, đơn vị chuyển tiền điện tử phải chủ động điện tra soát ngay Vụ Kế
toán - Tài chính (nếu sai sót do đơn vị phát hiện) hoặc trả lời tra soát (nếu sai sót do Vụ
Kế toán - Tài chính phát hiện) để xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý thích hợp.
10
- Mọi sai sót phát hiện qua đối chiếu, đơn vị chuyển tiền điện tử phải phối hợp với Vụ Kế
toán - Tài chính và các đơn vị có liên quan xử lý xong ngay trong ngày phát hiện sai sót,
trừ trường hợp bất khả kháng do sự cố kỹ thuật, truyền tin.
1/ Trường hợp chưa gửi Báo cáo chuyển tiền trong ngày:
Nếu đơn vị chuyển tiền điện tử chưa gửi (truyền) Báo cáo chuyển tiền trong ngày tới Vụ
Kế toán - Tài chính thì phải truyền ngay theo quy định tại Điều 10 trên đây.
2/ Trường hợp trên Báo cáo chuyển tiền trong ngày của đơn vị chuyển tiền điện tử có kê
Lệnh chuyển tiền nhưng dữ liệu của Vụ Kế toán - Tài chính không có hoặc ngược lại
(thừa, thiếu Lệnh chuyển tiền ) và trường hợp có Lệnh chuyển tiền bị sai sót yếu tố
(không khớp đúng).
Đơn vị chuyển tiền điện tử phải rà soát lại các Lệnh chuyển tiền gửi đi và nhận được và
khâu lập Báo cáo chuyển tiền trong ngày để xác định rõ nguyên nhân, lập Biên bản và xử
lý:
- Nếu phát hiện có Lệnh chuyển tiền không phải của mình hoặc Lệnh chuyển tiền bị thất
lạc phải thông báo ngay cho Vụ Kế toán - Tài chính và các đơn vị có liên quan (Ngân
hàng A hoặc Ngân hàng B) để có biện pháp xử lý thích hợp và có trách nhiệm phối hợp
chặt chẽ với Vụ Kế toán - Tài chính và các đơn vị có liên quan giải quyết kịp thời, đảm
bảo an toàn tài sản.
- Nếu xác định sai sót do lỗi kỹ thuật thì đơn vị được phép điều chỉnh lại theo hướng dẫn
của Vụ Kế toán - Tài chính.
3/ Trường hợp sự cố kỹ thuật, truyền tin:
• Do sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin, đến cuối ngày làm việc - thời điểm hoàn thành
đối chiếu chuyển tiền trong ngày, vẫn không gửi được hoặc không gửi hết Báo cáo
chuyển tiền trong ngày về Vụ Kế toán - Tài chính thì đơn vị chuyển tiền điện tử phải lập
"Biên bản sự cố kỹ thuật trong chuyển tiền điền tử". Biên bản này kèm với Báo cáo
chuyển tiền trong ngày (in ra giấy và ký tên, đóng dấu đơn vị) để ghi Sổ theo dõi Báo cáo
chuyển tiền trong ngày chưa gửi đi, ngày hôm sau xử lý gửi đi. Sang ngày làm việc tiếp
theo, khi đã khắc phục xong sự cố kỹ thuật, truyền tin, đơn vị chuyển tiền điện tử phải
truyền ngay Báo cáo chuyển tiền đó tới Vụ Kế toán - Tài chính.
• Báo cáo chuyển tiền của ngày bị ảnh hưởng sự cố phải được lập và truyền riêng,
không được lập chung với báo cáo chuyển tiền của (những) ngày kế tiếp.
• I I / T Ạ I V Ụ K Ế T OÁN - TÀI CHÍNH:
• Đ i ề u 13. Kiểm soát và hạch toán các Lệnh chuyển tiền
• 1/ Vụ Kế toán - Tài chính có trách nhiệm tiếp nhận Lệnh chuyển tiền của các
Ngân hàng A, thực hiện việc kiểm soát, hạch toán và truyền đi các Ngân hàng B có liên
quan. Toàn bộ các khâu tiếp nhận, kiểm soát, hạch toán, truyền dẫn Lệnh chuyển tiền và
lưu trữ dữ liệu của Vụ Kế toán - Tài chính được xử lý tự động trên hệ thống máy tính.
Quy trình xử lý cụ thể như sau:
• a) Khi nhận được Lệnh chuyển tiền do Ngân hàng A chuyển đến, người kiểm soát
chuyển tiền của Vụ Kế toán - Tài chính sử dụng mật mã và chương trình để kiểm soát
11
tính hợp pháp và đúng đắn của Lệnh chuyển tiền. Lệnh chuyển tiền đến phải được kiểm
soát theo các quy định chung đối với chứng từ điện tử và các quy định cụ thể sau:
• - Chữ ký điện tử và kỹ hiệu mật ghi trên Lệnh chuyển tiền có đúng không?
• - Địa chỉ gửi và nhận Lệnh chuyển tiền: Tên, mã Ngân hàng A, Ngân hàng B; tên,
mã Ngân hàng (các Ngân hàng, Tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước) phục vụ;
• - Các yếu tố khác của Lệnh chuyển tiền như: Số lệnh, Ngày lập, Loại Lệnh
chuyển tiền (ký hiệu Lệnh).
• b) Các Lệnh chuyển tiền đến sau khi được Vụ Kế toán - Tài chính kiểm soát, nếu
không có sai sót gì sẽ được tự động tính và ghi chữ ký điện tử để truyền đi các Ngân
hàng B có liên quan. Trên Lệnh chuyển tiền phải có ký hiệu xác nhận đã kiểm soát và tên
người chịu trách nhiệm kiểm soát chuyển tiền của Vụ kế toán - Tài chính.
• c) Hạch toán tại Vụ Kế toán - Tài chính:
• - Đối với các Lệnh chuyển Có đến, Lệnh Huỷ lệnh chuyển Nợ đến:
• Nợ TK Thanh toán chuyển tiền đến năm nay (tiểu khoản đơn vị gửi Lệnh chuyển
tiền - NHA).
• Có TK Thanh toán chuyển tiền đi năm nay (tiểu khoản đơn vị nhận Lệnh chuyển
tiền - NHB).
• Đối với các Lệnh chuyển Có giá trị cao, máy tính của Vụ Kế toán - Tài chính sẽ
tự động thống kê lại để kiểm soát và có số liệu phục vụ Báo cáo chuyển tiền điện tử theo
quy định.
• - Đối với Lệnh chuyển Nợ đến:
• Nợ TK Thanh toán chuyển tiền đi năm nay (tiểu khoản đơn vị nhận Lệnh chuyển
tiền - NHB)
• Có TK Thanh toán chuyển tiền đến năm nay (tiểu khoản đơn vị gửi Lệnh chuyển
tiền - NHA).
• 2) Khi kiểm soát Lệnh chuyển tiền đến nếu phát hiện có sai sót, Vụ Kế toán - Tài
chính phải tra soát ngay Ngân hàng A để xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý
thích hợp, đảm bảo an toàn tài sản và an toàn hệ thống. Xử lý sai sót như sau:
• - Nếu nguyên nhân sai sót là do lỗi kỹ thuật thì Vụ Kế toán - Tài chính được huỷ
bỏ Lệnh chuyển tiền sai và yêu cầu Ngân hàng A gửi lại Lệnh chuyển tiền đúng để thay
thế;
• - Nếu phát hiện Lệnh chuyển tiền bị giả mạo, nghi giả mạo hoặc có thông tin lạ
xâm nhập trái phép thì phải lập Biên bản và áp dụng ngay các biện pháp phòng ngừa cần
thiết đồng thời phải thông báo ngay cho các đơn vị liên quan để phối hợp ngăn chặn lợi
dụng và giải quyết.
• Vụ Kế toán - Tài chính phải mở Sổ theo dõi Lệnh chuyển tiền bị sai sót để phục
vụ cho việc lập Báo cáo chuyển tiền điện tử cũng như để đánh giá và quản lý hệ thống.
12
• 3) Đối với các Lệnh chuyển tiền Vụ Kế toán - Tài chính đã tiếp nhận được từ các
Ngân hàng A nhưng không thể truyền tiếp đi ngay trong ngày cho các Ngân hàng B liên
quan do sự cố kỹ thuật, truyền tin thì xử lý như sau:
• - Sau thời điểm hoàn thành đối chiếu chuyển tiền trong ngày, Vụ Kế toán - Tài
chính lập "Biên bản sự cố kỹ thuật trong chuyển tiền điện tử" và "Bảng kê chi tiết chuyển
tiền đến chờ xử lý" để lập phiếu chuyển khoản để hạch toán các Lệnh chuyển tiền đến
chờ xử lý vào tài khoản "Thanh toán chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay" theo tiểu khoản
thích hợp:
• + Đối với các Lệnh chuyển Có, Lệnh Huỷ lệnh chuyển Nợ đến:
• Nợ TK Thanh toán chuyển tiền đến năm nay (tiểu khoản đơn vị gửi Lệnh chuyển
tiền - NHA).
• Có TK Thanh toán chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay (tiểu khoản Lệnh chuyển
Có, Lệnh huỷ Lệnh chuyển Nợ đến chờ xử lý).
• + Đối với Lệnh chuyển Nợ đến:
• Nợ TK Thanh toán chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay (tiểu khoản Lệnh chuyển
Nợ đến chờ xử lý).
• Có TK Thanh toán chuyển tiền đến năm nay (tiểu khoản đơn vị gửi Lệnh chuyển
tiền - NHA).
• - Sang ngày làm việc tiếp theo, khi đã khắc phục xong sự cố kỹ thuật, truyền tin,
Vụ Kế toán - Tài chính sẽ truyền tiếp Lệnh chuyển tiền cho Ngân hàng B liên quan và tất
toán tài khoản thanh toán chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay, và hạch toán:
• + Đối với Lệnh chuyển Nợ:
• Nợ TK Thanh toán chuyển tiền đi năm nay (tiểu khoản đơn vị nhận Lệnh chuyển
tiền - NHB).
• Có TK Thanh toán chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay (tiểu khoản Lệnh chuyển
Nợ đến chờ xử lý).
• + Đối với Lệnh chuyển Có, Lệnh huỷ Lệnh chuyển Nợ thì hạch toán ngược lại.
• Đ i ề u 14. Đối chiếu số liệu chuyển tiền điện tử trong ngày.
• Về nguyên tắc, toàn bộ doanh số chuyển tiền điện tử phát sinh hàng ngày giữa các
đơn vị phải được Vụ Kế toán - Tài chính đối chiếu và phải đảm bảo khớp đúng (cả về
tổng số và chi tiết) ngay trong ngày phát sinh, trừ trường hợp bất khả kháng như sự cố kỹ
thuật, truyền tin.
• Việc đối chiếu chuyển tiền trong toàn hệ thống được thực hiện cho từng ngày
riêng biệt. Trong trường hợp có sự cố kỹ thuật, truyền tin dẫn đến không thể đối chiếu
được trong ngày theo quy định thì được phép đối chiếu sang ngày kế tiếp cho đến khi sự
cố được khắc phục. Tuy nhiên, việc đối chiếu dù thực hiện vào ngày kế tiếp nhưng vẫn
phải phản ảnh theo ngày phát sinh các chuyển tiền đó.
• Ngày phát sinh chuyển tiền được quy định trong đối chiếu như sau:
13
• - Đối với Ngân hàng A: là ngày lập Lệnh chuyển tiền và cũng chính là ngày gửi
(truyền) Lệnh chuyển tiền đi.
• - Đối với Ngân hàng B: là ngày nhận được Lệnh chuyển tiền.
• 1/ Đối chiếu chuyển tiền:
• a/ Khi nhận được Báo cáo chuyển tiền trong ngày của các đơn vị chuyển tiền
điện tử, Vụ Kế toán - Tài chính thực hiện đối chiếu dữ liệu chuyển tiền của các đơn vị
với dữ liệu chuyển tiền của hệ thống. Việc đối chiếu này được xử lý tự động trên hệ
thống máy tính.
• Sau thời điểm hoàn thành đối chiếu chuyển tiền trong ngày, các Lệnh chuyển tiền
đã đối chiếu khớp đúng và chưa đối chiếu được (do sự cố kỹ thuật, truyền tin) sẽ được
máy tính của Vụ Kế toán - Tài chính phân loại và phản ảnh trên "Bảng đối chiếu các
chuyển tiền đơn vị đã chuyển đi - Vụ Kế toán - Tài chính đã nhận được trong ngày" (phụ
lục 6) và "Bảng đối chiếu các chuyển tiền Vụ Kế toán - Tài chính đã chuyển đi - đơn vị
đã nhận được trong ngày" (phụ lục 7) theo từng đơn vị chuyển tiền điện tử.
• b/ Khi đã đối chiếu xong và khớp đúng doanh số chuyển tiền phát sinh trong ngày
của đơn vị chuyển tiền điện tử nào thì Vụ Kế toán - Tài chính phải truyền lại ngay cho
đơn vị đó "Bảng đối chiếu các chuyển tiền đơn vị đã chuyển đi - Vụ Kế toán - Tài chính
đã nhận được trong ngày" (phụ lục 6) và "Bảng đối chiếu các chuyển tiền Vụ Kế toán -
Tài chính đã chuyển đi - đơn vị đã nhận được trong ngày" (phụ lục 7) để xác nhận lại cho
đơn vị chuyển tiền điện tử.
• c/ Đối với (các) đơn vị chuyển tiền điện tử chưa đối chiếu xong trong ngày vì lý
do bất khả kháng thì Vụ Kế toán - Tài chính in ra "Bảng đối chiếu các chuyển tiền đơn vị
đã chuyển đi - Vụ Kế toán - Tài chính đã nhận được trong ngày" (phụ lục 6) và "Bảng đối
chiếu các chuyển tiền Vụ Kế toán - Tài chính đã chuyển đi - đơn vị đã nhận được trong
ngày" (phụ lục 7) của đơn vị đó để theo dõi riêng (theo dõi theo ngày) và tiếp tục đôn đốc
đối chiếu trong (những) ngày kế tiếp cho đến khi đối chiếu xong và khớp đúng.
• d/ Số liệu chuyển tiền và đối chiếu chuyển tiền trong ngày của toàn hệ thống
Ngân hàng Nhà nước được coi là chính xác và khớp đúng khi trên "Bảng tổng hợp và đối
chiếu doanh số chuyển tiền đi của các đơn vị Ngân hàng Nhà nước trong ngày" (phụ lục
số 9) và "Bảng tổng hợp và đối chiếu doanh số chuyển tiền đến của các đơn vị Ngân hàng
Nhà nước trong ngày" (phụ lục số 10) thể hiện các cân đối sau:
Tổng số chuyển tiền đi của các đơn Tổng số chuyển tiền đến Vụ Kế toán
vị NHNN trong ngày (số món và số = - Tài chính trong ngày (số món và số
tiền). tiền).
• • •
Tổng số chuyển tiền do Vụ Tổng số chuyển tiền đến các
Kế toán - Tài chính đã chuyển đi cho = đơn vị NHNN đã nhận được trong
các đơn vị NHNN trong ngày (số ngày (số món và số tiền)
món và số tiền)
• Tổng • • • • • •
Tổng Tổng Tổn
số chuyển số chuyển số chuyển g số chuyển
tiền đi của tiền đến Vụ tiền đến chờ tiền đến chờ
14
Vụ Kế toán Kế toán - xử lý của xử lý phát
- Tài chính = Tài chính + (những) - sinh (mới)
trong ngày trong ngày ngày hôm trong ngày
(số món và (số món và trước đã tại Vụ Kế
số tiền) số tiền) được xử lý toán - Tài
trong ngày chính (số
tại Vụ Kế món và số
toán - Tài tiền)
chính (số
món và số
tiền)
• Tổng • • Tổng • • Tổng số • • Tổng số
số chuyển số chuyển tiền chuyển đến chuyển tiền đến
tiền đi của tiền đến của chờ xứ lý phát chờ xử lý của
các đơn vị = các đơn vị + sinh (mới) trong - (những) ngày hôm
NHNN trong NHNN trong ngày tại Vụ Kế trước đã được xử
ngày (số món ngày (số món toán - Tài chính lý trong ngày tại
và số tiền) và số tiền) (số món và số Vụ Kế toán - Tài
tiền) chính (số món và
số tiền)
• 2/ Xử lý các sai sót và sự cố kỹ thuật:
• Khi thực hiện đối chiếu, Vụ Kế toán - Tài chính nếu phát hiện thiếu Báo cáo
chuyển tiền trong ngày hoặc có sự chênh lệch doanh số chuyển tiền phát sinh (do thừa,
thiếu lệnh chuyển tiền), các yếu tố của Lệnh chuyển tiền không khớp đúng thì xử lý như
sau:
• a/ Trường hợp thiếu Báo cáo chuyển tiền trong ngày:
• Máy tính của Vụ Kế toán - Tài chính sẽ tự động kiểm soát việc lập (tạo) và gửi
Báo cáo chuyển tiền trong ngày của các đơn vị chuyển tiền điện tử trong toàn hệ thống;
trợ giúp phát hiện và tra soát ngay các đơn vị chuyển tiền điện tử không hoặc chưa gửi
Báo cáo chuyển tiền trong ngày kịp thời theo quy định.
• b/ Trường hợp trên Báo cáo chuyển tiền trong ngày của đơn vị chuyển tiền điện tử
có kê Lệnh chuyển tiền nhưng dữ liệu tại Vụ Kế toán - Tài chính không có Lệnh chuyển
tiền này hoặc ngược lại (thừa, thiếu Lệnh chuyển tiền) và trường hợp có Lệnh chuyển
tiền bị sai sót yếu tố (không khớp đúng).
• Vụ Kế toán - Tài chính phải điện tra soát ngay đơn vị chuyển tiền điện tử đồng
thời rà soát lại các Lệnh chuyển tiền đã tiếp nhận và đã gửi đi trong ngày cho đơn vị và
các khâu xử lý dữ liệu liên quan để xác định rõ nguyên nhân, lập biên bản và xử lý:
• - Nếu phát hiện có Lệnh chuyển tiền giả mạo, nghi giả mạo không phải thông báo
ngay cho các đơn vị chuyển tiền điện tử có liên quan (Ngân hàng A, Ngân hàng B) và áp
dụng ngay các biện pháp phòng ngừa cần thiết để đảm bảo an toàn tài sản.
• - Nếu xác định sai sót do lỗi kỹ thuật thì phải điều chỉnh lại đồng thời hướng dẫn
đơn vị chuyển tiền điện tử có liên quan (bằng điện giao dịch) để điều chỉnh lại (nếu cần
15
thiết). Vụ Kế toán - Tài chính phải vào sổ theo dõi sự cố kỹ thuật chuyển tiền điện tử và
thông báo kịp thời cho các đơn vị có liên quan để khắc phục, chỉnh sửa ngay.
• c/ Trường hợp sự cố kỹ thuật, truyền tin:
• Do sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin, đến thời điểm hoàn thành đối chiếu chuyển tiền
trong ngày, Vụ Kế toán - Tài chính vẫn không nhận được hoặc chưa nhận đủ Báo cáo
chuyển tiền trong ngày của đơn vị chuyển tiền điện tử. Trong trường hợp này, Vụ Kế
toán - Tài chính sẽ xử lý theo quy định tài điểm a và điểm c khoản 1 điều này.
• d/ Mọi sai sót phát hiện qua đối chiếu chuyển tiền, Vụ Kế toán - Tài chính phải
phối hợp và hướng dẫn đơn vị chuyển tiền điện tử xử lý xong trong ngày phát sinh, trừ
trường hợp bất khả kháng như sự cố kỹ thuật, truyền tin.
PHẦN IV
ĐIỀU CHỈNH SAI SÓT TRONG CHUYỂN TIỀN ĐIỆN TỬ
• Đ i ề u 15. Các nguyên tắc điều chỉnh sai sót trong chuyển tiền điện tử
1/ Đảm bảo sự nhất trí số liệu giữa Ngân hàng A, Ngân hàng B với Vụ Kế toán - Tài
chính. Sai sót phát sinh ở đâu phải được sửa chữa, điều chỉnh ở đó. Nghiêm cấm việc tùy
tiện sửa chữa số liệu, điều chỉnh sai sót trong chuyển tiền điện tử.
2/ Khi phát hiện sai sót phải có biện pháp điều chỉnh ngay, không gây chậm chễ tới công
tác thanh toán. Việc điều chỉnh sai sót phải theo đúng các nguyên tắc, phương pháp điều
chỉnh sai lầm của kế toán nói chung và chuyển tiền điện tử nói riêng được quy định tài
điều 15, Quy chế chuyển tiền điện tử ban hành kèm theo Quyết định số 353/1997/QĐ-
NHNN2 ngày 22/10/1997 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước để đảm bảo an toàn tài
sản của Ngân hàng và khách hàng.
3/ Đơn vị, cá nhân nào gây ra sai sót hoặc vi phạm các nguyên tắc, phương pháp điều
chỉnh sai sót, tuỳ theo mức độ lỗi sẽ vị xử phạt theo quy định và phải hoàn toàn chịu trách
nhiệm vật chất về những lỗi do mình gây ra cho các bên liên quan.
Đ i ề u 16. Huỷ Lệnh chuyển tiền
Việc huỷ Lệnh chuyển tiền phải thực hiện đúng các quy định tại Điều 16 của Quy chế
chuyển tiền điện tử ban hành kèm theo Quyết định số 353/1997/QĐ-NHNN2 ngày
22/10/1997 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, cụ thể như sau:
1/ Đối với Huỷ lệnh chuyển tiền của khách hàng là các ngân hàng, tổ chức tín dụng và
Kho bạc Nhà nước.
- Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền chỉ được huỷ khi khách hàng đã trả lại số tiền được hưởng
cho đơn vị Ngân hàng Nhà nước phát sinh nghiệp vụ chuyển tiền đi (Ngân hàng A).
- Lệnh chuyển Có chỉ được huỷ khi đơn vị Ngân hàng Nhà nước tiếp nhận chuyển tiền
đến (Ngân hàng B) chưa ghi Có vào tài khoản của khách hàng hoặc đã ghi Có vào tài
khoản của khách hàng nhưng khách hàng đã trả lại.
2/ Đối với Huỷ lệnh chuyển tiền của bản thân Ngân hàng Nhà nước: Các đơn vị chuyển
tiền điện tử thuộc hệ thống Ngân hàng Nhà nước chỉ được huỷ Lệnh chuyển tiền trong
trường hợp lập sai Lệch chuyển tiền và cũng phải tuân thủ nguyên tẵc sau:
16
- Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền chỉ được huỷ khi đơn vị Ngân hàng Nhà nước phát sinh
nghiệp vụ chuyển tiền đi (Ngân hàng A) chưa trả tiền cho khách hàng theo lệnh sai hoặc
trả rồi nhưng đã thu hồi lại được.
- Lệnh chuyển Có chỉ được huỷ khi đơn vị Ngân hàng Nhà nước tiếp nhận chuyển tiền
đến (Ngân hàng B) chưa trả tiền cho khách hàng theo lệnh sai hoặc trả rồi nhưng đã thu
hồi lại được.
3/ Chứng từ huỷ Lệnh chuyển tiền bao gồm:
- Yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có: Do Ngân hàng A lập và gửi cho Ngân hàng B đề nghị
huỷ Lệnh chuyển Có bị sai sót (huỷ một phần hoặc toàn bộ số tiền tùy theo từng trường
hợp sai sót cụ thể); Là căn cứ để Ngân hàng B lập Lệnh chuyển Có đi, trả lại tiền cho
Ngân hàng A nhưng phải trên cơ sở đã thu hồi lại được tiền đã trả (đối với huỷ Lệnh
chuyển Có của bản thân Ngân hàng Nhà nước) hoặc khách hàng đã chuyển trả (đối với
huỷ Lệnh chuyển Có của khách hàng).
- Lệnh Huỷ lệnh chuyển Nợ: có giá trị như một Lệnh chuyển Có; Do Ngân hàng A lập và
gửi Ngân hàng B để huỷ Lệnh chuyển Nợ bị sai sót (huỷ một phần hoặc toàn bộ số tiền).
4/ Các đơn vị chuyển tiền điện tử thuộc Ngân hàng Nhà nước khi xử lý và thực hiện Huỷ
Lệnh chuyển tiền phải thực hiện khẩn trương như đối với Lệnh chuyển tiền khẩn.
Đ i ề u 17. Điều chỉnh sai sót tại Ngân hàng A
1/ Điều chỉnh sai sót ở thời điểm trước khi truyền Lệnh chuyển tiền đi:
a/ Nếu sai sót của Lệnh chuyển tiền được phát hiện ngay trong quá trình lập và người
kiểm soát chưa ghi chữ ký điện tử để chuyển đi thì kế toán được sửa lại cho đúng.
b/ Nếu sai sót trên Lệnh chuyển tiền được phát hiện sau khi người kiểm soát đã ghi chữ
ký điện tử thì phải lập Biên bản huỷ bỏ Lệnh chuyển tiền sai trong đó ghi rõ ký hiệu lệnh,
giờ, ngày, hủy Lệnh chuyển tiền và phải có đầy đủ chữ ký của Trưởng phòng kế toán, kế
toán viên chuyển tiền và kế toán giao dịch có liên quan. Biên bản được lưu vào hồ sơ
riêng để bảo quản, sau đó lập Lệnh chuyển tiền đúng chuyển đi.
c/ Trường hợp Vụ Kế toán - Tài chính phát hiện Lệnh chuyển tiền có sai sót (do lỗi kỹ
thuật) và yêu cầu gửi lại thì Ngân hàng A cũng xử lý như đối với Lệnh chuyển tiền bị sai
sót phát hiện sau khi người kiểm soát đã ghi chữ ký điện tử nêu tại khoản 1 điểm b điều
này.
2/ Điều chỉnh sai sót phát hiện sau khi đã chuyển tiền đi:
Khi phát hiện các sai sót như sai số tiền (thừa hoặc thiếu), sai ngược vế, Ngân hàng A
phải điện tra soát (hoặc trả lời tra soát) ngay cho Ngân hàng B để có biện pháp xử lý kịp
thời. Ngân hàng A phải lập Biên bản xác định nguyên nhân, quy trách nhiệm cá nhân rõ
ràng và xử lý:
a/ Trường hợp sai thiếu:
Căn cứ biên bản để lập Lệnh chuyển tiền bổ sung số tiền chuyển thiếu gửi tiếp đi Ngân
hàng B. Trong nội dung chuyển tiền phải ghi rõ "chuyển bổ sung theo Lệnh chuyển Nợ
(hoặc Có) số... ngày... tháng... năm... Số tiền đã chuyển... " và phải gửi kèm theo biên bản
đã lập trên, sau đó hạch toán:
17
- Đối với Lệnh chuyển Có bị sai thiếu:
Nợ TK Thích hợp Số tiền chuyển Có
Có TK Chuyển tiền đi năm nay còn thiếu
- Đối với Lệnh chuyển Nợ bị sai thiếu:
Nợ TK Chuyển tiền đi năm nay Số tiền chuyển Nợ
Có TK Thích hợp còn thiếu
Ngân hàng A phải đăng ký sai sót vào "Sổ theo dõi Lệnh chuyển tiền bị sai sót" để có số
liệu phục vụ Báo cáo chuyển tiền theo quy định.
b/ Trường hợp sai thừa:
- Đối với Lệnh chuyển Có bị sai thừa:
Căn cứ biên bản lập Yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có (yêu cầu huỷ số tiền đã chuyển thừa)
gửi ngay cho Ngân hàng B đồng thời lập Phiếu chuyển khoản ghi:
Nợ TK Các khoản phải thu Số tiền đã chuyển
(tiểu khoản cá nhân gây ra sai sót) thừa trên Lệnh chuyển Có
Có TK Thích hợp
Ghi Nhập "Sổ theo dõi yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có gửi đi"
Khi nhận được Lệnh chuyển Có của Ngân hàng B trả lại số tiền thừa nói trên, Ngân hàng
A hạch toán:
Ghi xuất "Sổ theo dõi Yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có gửi đi" và
Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay Số tiền Ngân hàng B đã
Có TK Các khoản phải thu thu hồi và chuyển trả
(tiểu khoản cá nhân gây ra sai sót)
Trường hợp Ngân hàng B từ chối Yêu cầu Huỷ lệnh chuyển Có đối với số tiền bị sai thừa
trên, do không thu hồi được tiền từ khách hàng thì Ngân hàng A phải lập Hội đồng xử lý
theo quy định hiện hành để xác định trách nhiệm và mức bồi hoàn của cá nhân gây ra sai
sót.
- Đối với Lệnh chuyển Nợ bị sai thừa:
Căn cứ Biên bản lập Lệnh Huỷ lệnh chuyển Nợ để huỷ số tiền đã chuyển thừa, hạch toán:
Nợ TK thích hợp: (một trong các tài khoản sau)
+ Các khoản chờ thanh toán khác (nếu chưa trả cho khách hàng) Số tiền
+ Tiền gửi của khách hàng (nếu đã trả cho khách hàng) đã chuyển
+ Các khoản phải thu (nếu đã trả tiền và tài khoản tiền gửi thừa trên
18
của khách hàng không còn đủ số dư) Lệnh
+ TK nội bộ (nếu là chuyển Nợ của nội bộ của NHNN) chuyển Nợ
Có TK Chuyển tiền đi năm nay.
Trường hợp đã trả tiền cho khách hàng nhưng tài khoản của khách hàng không đủ số dư
để thực hiện Lệnh Huỷ lệnh chuyển Nợ đối với số tiền chuyển thừa thì Ngân hàng A hạch
toán vào tài khoản các khoản phải thu (tiểu khoản người gây ra sai sót) sau đó phải tìm
mọi biện pháp để đòi lại tiền, nếu không đòi được phải quy trách nhiệm bồi hoàn theo chế
độ quy định.
c/ Trường hợp sai ngược vế:
• Ngân hàng A phải lập Biên bản đồng thời lập Lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ (đối với
Lệnh chuyển Có bị sai ngược vế) hoặc Yêu cầu Huỷ lệnh chuyển Có (đối với Lệnh
chuyển Nợ bị sai ngược vế) để huỷ toàn bộ Lệnh chuyển tiền bị sai ngược vế sau đó lập
Lệnh chuyển tiền đúng gửi Ngân hàng B.
• - Điều chỉnh Lệnh chuyển Có bị sai ngược vế:
• + Đáng lẽ chuyển: Nợ TK thích hợp
• Có TK chuuyển tiền đi năm nay
• + Nhưng đã chuyển: Nợ TK chuyển tiền đi năm nay
• Có TK thích hợp
• + Nay phải điều chỉnh bằng cách: lập Lệnh Huỷ Lệnh chuyển Nợ gửi Ngân hàng
B và hạch toán:
• Nợ TK thích hợp Toàn bộ số tiền đã
• Có TK chuyển tiền đi năm nay chuyển sai
• + Sau đó lập Lệnh chuyển Có đúng gửi đi.
• - Điều chỉnh Lệnh chuyển Nợ bị sai ngược vế:
• + Đáng lẽ chuyển: Nợ TK chuyển tiền đi năm nay
• Có TK thích hợp
• + Nhưng đã chuyển: Nợ TK thích hợp
• Có TK chuyển tiền đi năm nay
• + Nay phải sửa lại là: lập Yêu cầu Huỷ lệnh chuyển Có gửi Ngân hàng B và lập
phiếu chuyển khoản, hạch toán:
• Nợ TK Các khoản phải thu Toàn bộ số tiền đã
• (tiểu khoản cá nhân gây ra sai sót) chuyển sai
• Có TK thích hợp
19
• + Sau đó lập Lệnh chuyển Nợ đúng gửi đi.
• + Khi nhận được Lệnh chuyển Có của Ngân hàng B chuyển trả lại số tiền chuyển
sai, Ngân hàng A hạch toán vào tài khoản các khoản phải thu để tất toán số tiền chuyển
sai.
• 3/ Đối với một số sai sót khác như sai tên, số hiệu tài khoản của người nhận Lệnh
chuyển tiền, sai ký hiệu chứng từ, ký hiệu nội dung nghiệp vụ v.v... (sai sót không thuộc
các yếu tố kiểm soát, đối chiếu): Khi nhận được tra soát của Ngân hàng B, Ngân hàng A
phải trả lời tra soát ngay.
• Đ i ề u 18. Điều chỉnh sai sót tại Ngân hàng B
• 1/ Khi tiếp nhận Lệnh chuyển tiền từ Vụ Kế toán - Tài chính, phát hiện các sai
sót như:
• + Sai chữ ký điện tử, ký hiệu mật;
• + Sai các yếu tố đối chiếu của Lệnh chuyển tiền như số lệnh, tên và mã Ngân
hàng A;
• + Lệnh chuyển tiền ghi không đúng tên và mã của Ngân hàng mình (sai địa chỉ
Ngân hàng B).
• Các trường hợp này Ngân hàng B không được phép hạch toán phải tra soát ngay
Vụ Kế toán - Tài chính để xác định rõ nguyên nhân và xử lý theo quy định như sau:
• - Huỷ bỏ Lệnh chuyển tiền sai và yêu cầu Vụ Kế tóan - Tài chính gửi lại Lệnh
chuyển tiền đúng thay thế chỉ trong trường hợp biết chắc chắn sai sót do lỗi kỹ thuật gây
ra.
• - Nếu phát hiện Lệnh chuyển tiền bị giả mạo hoặc có thông tin lạ xâm nhập trái
phép thì phải thông báo kịp thời cho Vụ Kế toán - Tài chính và phối hợp áp dụng ngay
các biện pháp phòng ngừa cần thiết bảo đảm an toàn tài sản và an toàn hệ thống.
• 2/ Đối với Lệnh chuyển tiền bị sai thiếu:
• Khi nhận được Lệnh chuyển tiền bổ sung chuyển tiền thiếu của Ngân hàng A,
Ngân hàng B phải đối chiếu, kiểm soát lại chặt chẽ Lệnh chuyển tiền bị sai thiếu và Lệnh
chuyển tiền bổ sung. Nếu hợp lệ thì hạch toán Lệnh chuyển tiền bổ sung như Lệnh
chuyển tiền đúng bình thường khác.
• 3/ Đối với Lệnh chuyển tiền bị sai thừa:
• a/ Phát hiện trước khi hạch toán vào tài khoản khách hàng: Nếu Ngân hàng B
nhận được thông báo hoặc tra soát của Ngân hàng A về chuyển tiền thừa trước khi nhận
được Lệnh chuyển tiền thì Ngân hàng B phải ghi sổ theo dõi Lệnh chuyển tiền bị sai sót
để có biện pháp xử lý kịp thời.
• Khi nhận được Lệnh chuyển tiền đến, Ngân hàng B kiểm soát, đối chiếu với nội
dung thông báo nhận được, nếu xác định sai sót như đã được thông báo thì sẽ xử lý như
sau:
• - Nếu là Lệnh chuyển Có, ghi:
20
