Quy trình thực hiện một Event
Cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường khiến các công ty tổ chức sự kiện ngày càng nâng tầm quan trọng của chuyên nghiệp hoá. Ai cũng nói mình chuyên nghiệp. Chuyên nghiệp là phải làm được mọi thứ, từ thứ nhỏ nhất đến thứ lớn nhất như làm kế hoạch, gửi giấy mời như thế nào, trình bày màu sắc sao cho phù hợp công ty, sản phẩm, khách mời là ai, ăn gì, chỗ ngồi thế nào, khách quan trọng thì đứng ra làm sao, bảo vệ an toàn thế nào. Mời các bạn cùng tham khảo quy trình thực hiện một event dưới đây.
Qui Trình Thực Hiện Một Event
Cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường khiến các công ty tổ chức
sự kiện ngày càng nâng tầm quan trọng của chuyên nghiệp hoá. Ai cũng nói
mình chuyên nghiệp. Chuyên nghiệp là phải làm được mọi thứ, từ thứ nhỏ
nhất đến thứ lớn nhất như làm kế hoạch, gửi giấy mời như thế nào, trình bày
màu sắc sao cho phù hợp công ty, sản phẩm, khách mời là ai, ăn gì, chỗ ngồi
thế nào, khách quan trọng thì đứng ra làm sao, bảo vệ an toàn thế nào. Tóm
lại, phải hoàn hảo trong từng chi tiết nhỏ.
Quản lý một sự kiện bao gồm quá trình hoạch định và kiểm soát về chi phí
(cost), công việc (content) và rủi ro (risk) đi kèm với những ràng buộc về luật
pháp (legal), văn hoá đạo đức (ethical) và những thay đổi không thể lường trước
được ở bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp.
Một Event luôn phải trải qua những “thủ tục“ cơ bản sau:
1. Hình thành chủ đề theme) cho sự kiện:
Chủ đề này sẽ bị ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật
(regulation), khu vực tổ chức (site choice), văn hoá riêng của khách hàng (client
culture), nguồn lực (resource); và vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue),
cách thức phục vụ (catering), hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker),
cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo hiệu
ứng đặc biệt (audiovisual, special effects).
Nếu là Event Lunching sản phẩm thì chủ đề nó phụ thuộc vào thông điệp
mà sản phẩm (brand) đó muốn đưa đến khách hàng mục tiêu.Ngoài ra, nó còn
phụ thuộc vào chiến lược marketing dài hạn mà công ty đó mong muốn ...
2.Viết chương trình (proposal): là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ.
Chương trình này sẽ được gởi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ
phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với một event, đây là giai đoạn
quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng
một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc
nhiều vào khâu tổ chức. Để cho proposal sinh động, ấn tượng và chuyền tải được
ý tưởng mà agency muốn cho khách hàng cảm được (feeling) thì phải có hình
ảnh thiết kế minh hoạ : Sân khấu , tổng thể mặt bằng, banner, backdrop chính ,
hệ thống đèn, âm thanh , và tất cả các thứ đi theo của chương trình...
3· Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: lúc này mọi người sẽ thực hiện công
việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ
phận.
4· Tổ chức sự kiện và theo dõi sự kiện: các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân
lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến,
mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.
5· Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức
(cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho
các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…
6· Họp rút kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo
ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình
kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
Nghe tưởng chừng đơn giản là thế, nhưng công việc tổ chức event là một
công việc khó. Nó đòi hỏi các công ty phải thực sự tâm huyết với công việc mình
đang làm. Hy vọng, với quy trình cụ thể những người làm event ở Việt Nam khi
biết rằng mọi người sẽ hiểu và đồng cảm với các công ty của mình.
Đạo diễn Trần Cảnh Đôn, giám đốc công ty truyền thông Thằng Mõ chia sẻ
những kinh nghiệm trong nghệ thuật hóa Event:
Việc áp dụng nghệ thuật, đặc biệt là điện ảnh vào quảng cáo đã được khai
thác trong những năm gần đây, chủ yếu là các đoạn phim quảng cáo truyền hình
(TVC) như Omo với câu chuyện Ngại gì vết bẩn, Nestle với sự sẵn sàng của
thanh niên, Pond’s với sức mạnh tuổi trẻ… Còn trong lĩnh vực Event, việc áp
dụng này vẫn còn khá mới mẻ và nhiều tiềm năng. Là một đạo diễn làm Event
Đôn cũng rất muốn chuyển hoá những yếu tố này sao cho ăn ý và nhẹ nhàng
nhất.
Có thể ví dụ về một event nhỏ, tổ chức một ngày “team building“ cho toàn
đội Rejoice vào trước ngày tung sản phẩm mới. Để lấy khí thế cho nhân viên
sales P&G, Đôn xây dựng concept trên bối cảnh các chiến sĩ cùng hợp lực đánh
thành Troy, vừa mang tính giải trí, vừa ngụ ý khá sâu sắc mà Đôn và các đồng sự
đã cố gắng thể hiện bằng những kỹ xảo và những tình tiết mang tính nghệ thuật,
để các bạn trong đội cảm nhận hào khí anh hùng và tự hào về những nỗ lực của
đội trước ngày xông trận.
Khách hàng event luôn yêu cầu khách hàng mục tiêu của họ được tôn vinh.
Vì vậy, để chuyển hoá thành nghệ thuật trong event; nó phụ thuộc rất nhiều vào
cái tài của người “tổng chỉ huy“ event được nghệ thuật hoá là am hiểu nhiều loại
ngôn ngữ nghệ thuật; biết cân nhắc tỷ lệ của việc áp dụng, cuối cùng là thực hiện
nó một cách trôi chảy và dĩ nhiên là khá tiết
Các Bước Cơ Bản Của Qui Trình Tổ Chức Sự Kiện
Để tổ chức một sự kiện thành công, dù lớn hay nhỏ thì chúng ta cũng cần đi theo
một trình tự khoa học và cơ bản nhất. Thông qua bài viết này, RI EVENTS xin
chia sẻ qui trình tổ chức một sự kiện.
QUI TRÌNH CƠ BẢN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Để tổ chức một sự kiện thành công, dù lớn hay nhỏ thì cũng cần đi theo một trình
tự cơ bản
1. Lưu đồ mô tả qui trình tổ chức sự kiện
2. Hướng dẫn qui trình
2.1. Giai đoạn 1: Thu thập thông tin yêu cầu của khách hàng (collect
requirements)
· Lưu trữ thông tin khách hàng vào cơ sở dữ liệu
· Dùng mẫu thu thập thông tin khách hàng để khai thác thông tin
· Tổng hợp thông tin yêu cầu và gửi khách hàng xác nhận
2.2. Giai đoạn 2: Phân tích yêu cầu và hình thành concepts, themes
· Làm việc với nhóm thiết kế và sáng tạo để phân tích yêu cầu và
phát thảo các ý tưởng chủ đạo (concept) của chương trình. Dựa trên ý
tưởng chủ đạo, phát triển ra các ý tưởng con để phát họa thành một nội
dung tổng thể.
· Sau khi đã có concepts, phát triển các themes - những hiệu ứng
về phần nhìn như thiết kế sử dụng trong chương trình, việc trang trí,
hoạt động của event sao cho phù hợp với concepts đã định ra.
· Xây dựng thông điệp của chương trình (đề xuất hoặc dựa trên
yêu cầu của khách hàng)
2.3. Giai đoạn 3: Lập kế hoạch và thuyết trình (proposal & presentation)
· Tổng hợp và thể hiện các ý tưởng, chủ đề dưới dạng tài liệu trình
bày, sao cho khách hàng có thể nhìn ra được 1 bức tranh mang tính khả
thi, thể hiện được nội dung, thông điệp, ý nghĩa, mục đích và hình dáng
của chương trình. Đồng thời cho khách hàng nhìn thấy cách thức thực
hiện và cách thức đo lường kết quả của chương trình. Các vấn đề gồm:
· Thuyết minh ý tưởng và chủ đề dựa trên những thông tin và đặc
tính của sản phẩm, văn hóa của tổ chức…
· Địa điểm tổ chức (phân tích và đưa ra đề xuất địa điểm)
· Nhân sự tham gia (phân tích và đưa ra đề xuất nhân sự)
· Chương trình gồm những hoạt động gì, thời gian ra sao, đường
dây như thế nào, điểm nhấn ở đâu
· Lên bảng báo giá tạm tính cho các hạng mục, dịch vụ, nhân sự đề
xuất
· Trình bày với trưởng phòng hoặc giám đốc để lấy phê duyệt
(điều chỉnh nếu có)
· Gửi đến hoặc trực tiếp trình bày với khách hàng và lấy phản hồi,
điều chỉnh bổ sung nếu có.
Sau khi khách hàng thống nhất và chọn đề xuất và các hạng
mục thực hiện, công ty và khách hàng cần ký hợp đồng để phát
triển chương trình chi tiết hơn ở các bước tiếp theo (kịch bản
chi tiết)
2.4. Giai đoạn 4: Lên kế hoạch triển khai sự kiện (pre-event & post-event)
Sau khi hoàn tất giai đoạn đề xuất kế hoạch và ý tưởng cho khách hàng,
có được sự cam kết hợp tác với nhau, sẽ thực hiện giai đoạn 4 để đảm
bảo các công việc bắt đầu từ giai đoạn này công việc đã có thể được
quản lý và theo dõi. Các công việc gồm:
· Chi tiết các công việc
· Thời gian thực hiện và hoàn thành
· Phân chia trách nhiệm cho các bên liên quan
· Bố trí nguồn nhân lực thực hiện.
· Nhà cung cấp dụng cụ thiết bị.
· Phân tích rủi ro có thể xảy ra.
2.5. Giai đoạn 5: Triển khai kế hoạch và công việc
· Thực hiện các hạng mục công việc theo kế hoạch
· Theo dõi và quản lý công việc, xử lý các vấn đề phát sinh
· Theo dõi và cập nhật những chi phí phát sinh.
2.6. Giai đoạn 6: Kết thúc và tổng kết dự án
· Tổng hợp kết quả của dự án (tài liệu, hình ảnh, video) để làm cơ
sở dữ liệu tham khảo cho những dự án khác.
· Tổng hợp chi phí thực hiện, chi phí phát sinh, kết xuất báo cáo
cho khách hàng.
· Nghiệm thu và thanh lý hợp đồng
· Báo cáo tổng kết chi phí và lợi nhuận của dự án.
· Họp chia sẻ kinh nghiệm
· Đóng dự án
Sau khi kết thúc một sự kiện, nhóm dự án cần tổ chức họp tổng kết, rút kinh
nghiệm... càng sớm càng tốt ngay sau sự kiện vì điều này rất quan trọng để
chúng ta có những sự kiện tiếp theo được cải thiện theo chiều hướng tốt hơn.
