QUI ĐỊNH QUẢN LÝ THÔNG TIN DOANH NGHIỆP
a> Cách ký hiệu thông tin:
• Thông tin phải có số hiệu là: số thứ tự từ 1 (số thứ tự được ghi trong 1 năm) / tên tắt của bộ phận theo quy định của Phòng TCHC) – loại thông tin
• Thông tin phải được Trưởng bộ phận hoặc người được Trưởng bộ phận uỷ quyền ký.
• Thông tin phải ghi rõ ràng nơi nhận
• Bản photo phải được đóng dấu của bộ phận phát hành.
Quy ñònh quaûn lyù thoâng tin Doanh nghieäp
QUI ÑÒNH QUAÛN LYÙ THOÂNG TIN DOANH NGHIEÄP
1. THOÂNG TIN NOÄI BOÄ:
a> Caùch kyù hieäu thoâng tin:
• Thoâng tin phaûi coù soá hieäu laø: soá thöù töï töø 1 (soá thöù töï ñöôïc ghi
trong 1 naêm) / teân taét cuûa boä phaän theo quy ñònh cuûa Phoøng TCHC)
– loaïi thoâng tin
• Thoâng tin phaûi ñöôïc Tröôûng boä phaän hoaëc ngöôøi ñöôïc Tröôûng boä
phaän uyû quyeàn kyù.
• Thoâng tin phaûi ghi roõ raøng nôi nhaän
• Baûn photo phaûi ñöôïc ñoùng daáu cuûa boä phaän phaùt haønh.
b> Noäi dung thoâng tin:
• Why? Phaûi bieát ñöôïc muïc ñích cuûa vieäc taïi sao chuyeån thoâng tin?
• What? Thoâng tin veà vieäc gì?
• When? Khi naøo thoâng tin ñöôïc thöïc hieän? Khi naøo coù keát quaû?
• Where? Thoâng tin chuyeån cho nhöõng ai, ñöôïc thöïc hieän ôû nhöõng
ñieåm naøo, boä phaän naøo phaùt haønh thoâng tin?
• Who? Ai nhaän thoâng tin, ai thöïc hieän thoâng tin, ai kieåm tra giaùm saùt
v.v.
c> Caùc loaïi thoâng tin:
• Thoâng tin lieân quan quaûn lyù nhaân söï haønh chaùnh?
• Thoâng tin lieân quan ñeán taøi chính
• Thoâng tin lieân quan ñeán saûn xuaát?
d> Caùch thöùc kieåm soaùt:
• Tröôûng boä phaän A ñöôïc phaùt haønh nhöõng thoâng tin naøo cho boä
phaän beân ñöôùi, cho boä phaän nganh caáp vaø boä phaän caáp treân?
• Baèng chöùng cuûa vieäc chuyeån giao thoâng tin?
• Ai xöû lyù, kieåm soaùt vaø kieåm tra vieäc thöïc hieän cuûa thoâng tin ñoù?
• Nhaân vieân ñöôïc laøm vieäc vôùi caùc boä phaän khaùc trong tröôøng hôïp
naøo?
e> Caùc tröôøng hôïp laø maát thoâng tin noäi boä:
• Do phaù hoaïi
• Do quaûn lyù thoâng tin noäi boä chöa toát neân thoâng tin chöa ñeán, chöa
ñi..
2. THOÂNG TIN BEÂN NGOAØI:
a> Caùch kyù hieäu thoâng tin:
• Why? Phaûi bieát ñöôïc muïc ñích cuûa vieäc taïi sao chuyeån thoâng tin?
Page 1 of 3 Updated: 28/03/09
Quy ñònh quaûn lyù thoâng tin Doanh nghieäp
• What? Thoâng tin veà vieäc gì?
• When? Khi naøo thoâng tin ñöôïc thöïc hieän? Khi naøo coù keát quaû?
• Where? Thoâng tin chuyeån cho nhöõng ai, ñöôïc thöïc hieän ôû nhöõng
ñieåm naøo, boä phaän naøo phaùt haønh thoâng tin?
• Who? Ai nhaän thoâng tin, ai thöïc hieän thoâng tin, ai kieåm tra giaùm saùt
v.v.
b> Caùc loaïi thoâng tin:
• Thoâng tin phaûi coù soá hieäu laø: soá thöù töï töø 1 (soá thöù töï ñöôïc ghi
trong 1 naêm) / teân taét cuûa boä phaän theo quy ñònh cuûa Phoøng TCHC)
– loaïi thoâng tin
• Thoâng tin phaûi ñöôïc Tröôûng boä phaän hoaëc ngöôøi ñöôïc Tröôûng boä
phaän uyû quyeàn kyù.
• Thoâng tin phaûi ghi roõ raøng nôi nhaän
• Baûn photo phaûi ñöôïc ñoùng daáu cuûa boä phaän phaùt haønh.
c> Phaân loaïi:
• Thoâng tin tuyeät maät
• Thoâng tin coù theå chuyeån giao cho beân ngoaøi
• Phaân caáp xaùc nhaän chuyeån giao thoâng tin ra beân ngoaøi.
d> Kieåm soaùt thoâng tin ra beân ngoaøi:
• Tröôûng boä phaän A ñöôïc phaùt haønh nhöõng thoâng tin naøo cho boä
phaän beân ñöôùi, cho boä phaän nganh caáp vaø boä phaän caáp treân?
• Baèng chöùng cuûa vieäc chuyeån giao thoâng tin? Tröôøng hôïp ngöôøi
nhaän khoâng kyù vaøo vaên baûn thì ghi nhaän vaøo soå kieåm soaùt
thoâng tin/coâng vaên. Nhöõng thoâng tin coù theå kieåm soaùt ra beân
ngoaøi baèng danh saùch caùc sent trong mail, caùc maùy fax, caùc maùy
ñieän thoaïi, chuyeån tröïc tieáp ra beân ngoaøi thì do baûo veä kieåm soaùt.
• Taøi lieäu maät thì ñoùng daáu maät vaø do ai löu giöõ?
• Ai xöû lyù, kieåm soaùt vaø kieåm tra vieäc thöïc hieän cuûa thoâng tin ñoù?
• Nhaân vieân ñöôïc laøm vieäc vôùi caùc boä phaän khaùc trong tröôøng hôïp
naøo?
3. Caùc tröôøng hôïp thoâng tin bò roø ræ ra beân ngoaøi vaø caùch kieåm
soaùt:
a> Do chöa ñöôïc ñaøo taïo neân voâ yù roø ræ:
b> Do coá tình laáy taøi lieäu:
c> Doø ræ qua bò ghi aâm.
d> Doø ræ qua vieäc laáy taøi lieäu baèng vieäc mang tröïc tieáp boä goác ra ngoaøi.
e> Laáy taøi lieäu baèng vieäc sao cheùp qua maùy copy, maùy hình,
Page 2 of 3 Updated: 28/03/09
Quy ñònh quaûn lyù thoâng tin Doanh nghieäp
f> Laáy taøi lieäu baèng vieäc chuyeån ra ngoaøi baèng fax.
g> Laáy taøi lieäu baèng vieäc chuyeån baèng mail caù nhaân.
Page 3 of 3 Updated: 28/03/09
