QUI ĐỊNH 5S PHÒNG NHÂN SỰ
kinh doanh hiêuh quả
Công ty ........... Mã hiệu : QĐ. CT.01
Ấn bản : 01
QUI ĐỊNH 5S PHÒNG NHÂN SỰ Ngày : 06.10.2004
Trang : 1/ 9
I. QUI ĐỊNH VỀ SÀNG LỌC LOẠI BỎ (S1) – TUYỂN DỤNG
THỜI GIAN HÌNH THỨC
STT LỌAI VẬT DỤNG THÔNG TIN NƠI LƯU GHI CHÚ
LƯU TRỮ LOẠI BỎ
1 Kế hoạch tuyển dụng.
2 Đề xuất tuyển dụng
3 Phiếu yêu cầu tuyển dụng
4 Hợp đồng tuyển dụng
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
Công ty ........... Mã hiệu : QĐ. CT.01
Ấn bản : 01
QUI ĐỊNH 5S PHÒNG NHÂN SỰ Ngày : 06.10.2004
Trang : 2/ 9
THỜI GIAN HÌNH THỨC
STT LỌAI VẬT DỤNG THÔNG TIN NƠI LƯU GHI CHÚ
LƯU TRỮ LOẠI BỎ
19
20
21
Công ty ........... Mã hiệu : QĐ. CT.01
Ấn bản : 01
QUI ĐỊNH 5S PHÒNG NHÂN SỰ Ngày : 06.10.2004
Trang : 3/ 9
II. QUI ĐỊNH SẮP XẾP S2 ĐÀO TẠO
STT Nội dung Cách thức sắp xếp Ghi chú
Lập sơ đồ phân bổ vị trí làm việc cho các thành viên trong tổ Đào tạo
Sơ đồ vị trí khu vực làm việc của nhân
1
viên, sếp, khu vực lối đi chung
Phân bổ vị trí của một số nơi lưu trữ hồ sơ, tài liệu, VPP phục vụ cho công tác đào tạo…
Qui định loại dữ liệu nào lưu trữ trên ổ cá nhân (ổ H) và loại dữ liệu nào lưu trữ trên ổ
2 Qui định sắp xếp dữ liệu trên máy tính chung
Sắp xếp theo dạng cây thư mục, tên các folder thể hiện được nội dung bên trong.
Bàn làm việc cá nhân phải sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng.Vật dụng sử dụng hàng ngày
trên bàn làm việc phải để đúng nơi qui định sau mỗi chiều tan ca.
1.Đang giải quyết:
Sắp xếp thứ tự dựa theo tính chất quan trọng của công việc hoặc thời gian
Có dán nhãn trên hồ sơ "Đang giái quyết"
Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm.
Qui định sắp xếp hồ sơ tài liệu : đang giải
2. Chưa qiải quyết:
3 quyết, chưa giải quyết, đã giải quyết, lưu
Sắp xếp trình tự dựa theo tính chất quan trọng của công việc hoặc thời gian
trữ
Có dán nhãn trên hồ sơ "Chưa giái quyết"
Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm.
3. Đã giải quyết:
Lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo thứ tự thời gian.
Phân loại rõ ràng dễ nhận biết: theo từng khóa học, theo thời gian và theo từng đơn vị
hợp tác
Công ty ........... Mã hiệu : QĐ. CT.01
Ấn bản : 01
QUI ĐỊNH 5S PHÒNG NHÂN SỰ Ngày : 06.10.2004
Trang : 4/ 9
STT Nội dung Cách thức sắp xếp Ghi chú
Sử dụng chung một dạng biểu mẫu dán ngoài hồ sơ do P.Nhân Sự thíêt kế
Qui định sắp xếp hồ sơ tài liệu : lưu trữ dài Sắp xếp rõ ràng theo đúng tên tài liệu ,hồ sơ, có dán nhãn nhận biết bên ngoài và mục
4 hạn, băng dĩa, hình ảnh dự liệu và tài liệu lục bên trong từng File để dễ tìm
tham khảo Các loại dự liệu, tài liệu tham khảo cùa các Trường, Trung tâm được sắp xếp và phân
loại rõ ràng theo từng đơn vị.
Các loại văn phòng phẩm sử dụng trên bàn làm việc phải: cần thiết cho công việc, để
5 Qui định sắp xếp lưu giữ và sử dụng VPP
ngăn nắp, thận tiện, dễ lấy
Qui định thời gian lưu: theo S1
Vị trí lưu: phân bổ 1 số tủ lưu trữ theo từng nhóm chức năng
6 Lưu hồ sơ, giấy tờ
Sơ đồ lưu trữ/Dán nhãn nhận biết: Theo một dạng biểu mẫu của phòng( theo nhóm,
theo màu )
Công ty ........... Mã hiệu : QĐ. CT.01
Ấn bản : 01
QUI ĐỊNH 5S PHÒNG NHÂN SỰ Ngày : 06.10.2004
Trang : 5/ 9
III. QUY ĐỊNH VỀ SẠCH SẼ, NGĂN NẮP ( S3 )
ST
T Địa điểm/ vật dụng Phương thức vệ sinh Thời gian thực hiện Người chịu trách nhiệm vệ sinh
Không xả rác Mọi lúc Các thành viên của phòng
1 Sàn nhà, lối đi chung
Quét dọn , lau chùi Sáng Tổ tạp vụ
2 Máy vi tính, chuột , bàn phím Lau chùi, vệ sinh Hàng ngày, cuối giờ làm việc Cá nhân
Lau chùi bụi bẩn Đầu giờ buổi sáng hàng ngày cá nhân
3 Bàn làm việc
Gọn gàng , ngăn nắp Cuối giờ buổi chiều khi ra về cá nhân
4 Dưới gầm bàn Sạch sẽ, ngăn nắp Mọi lúc Cá nhân
5 Tủ cá nhân Ngăn nắp, Sạch sẽ không có vật dụng thừa Mọi lúc Cá nhân
6 Điện thoại Lau chùi vệ sinh Cuối tuần Cá nhân
Sắp xếp ngăn nắp, đúng vị trí Mọi lúc Các thành viên của tổ
7 Tủ lưu hồ sơ chung của tổ
Lau chùi vệ sinh 1lần/tuần Các thành viên của tổ
Sắp xếp ngăn nắp, đúng vị trí Mọi lúc cá nhân
8 Tủ lưu hồ sơ cá nhân
Lau chùi vệ sinh 1lần/tuần cá nhân
Công ty ........... Mã hiệu : QĐ. CT.01
Ấn bản : 01
QUI ĐỊNH 5S PHÒNG NHÂN SỰ Ngày : 06.10.2004
Trang : 6/ 9
IV. QUI ĐỊNH VỀ ĐÁNH GIÁ CHẤM ĐIỂM ( S4 )
Nội dung chi tiết đánh
5S Stt Tiêu chuẩn đánh giá Số điểm Chỉ tiêu chấm điểm
giá
S1 0 Có từ 04 tài liệu, vật dụng vô ích trở lên
Không có những tài liệu, vật dụng
1 Có 03 tài liệu, vật dụng vô ích
1 Tủ hộc bàn có khóa vô ích, không liên quan đến công 2 Có 02 tài liệu, vật dụng vô ích
việc hiện nay 3 Có 01 tài liệu, vật dụng vô ích
4 Không có tài liệu, vật dụng vô ích nào
0 Có từ 04 tài liệu, vật dụng vô ích trở lên
Không có những tài liệu, vật dụng 1 Có 03 tài liệu, vật dụng vô ích
2 Trên bàn làm việc 2 Có 02 tài liệu, vật dụng vô ích
vô ích trên bàn hay ngăn kéo
3 Có 01 tài liệu, vật dụng vô ích
4 Không có tài liệu, vật dụng vô ích nào
0 Có từ 04 vật dụng, tài liệu không liên quan trở lên
Vật dụng, tài liệu không liên quan
1 Có 03 vật dụng, tài liệu không liên quan
3 Kiểm sóat bằng mắt có thể xác định được ngay bằng 2 Có 02 vật dụng, tài liệu không liên quan
mắt 3 Có 01 vật dụng, tài liệu không liên quan
4 Không có tài liệu, vật dụng không liên quan nào
0 Có từ 04 tài liệu, vật dụng liên quan khó nhận biết trở lên
Mọi người đều có thể dễ dàng nhận
Nhãn tài liệu và vật 1 Có 03 tài liệu, vật dụng liên quan khó nhận biết
4 biết và rõ tài liệu hay vật dụng liên 2 Có 02 tài liệu, vật dụng liên quan khó nhận biết
dụng
quan 3 Có 01 tài liệu, vật dụng liên quan khó nhận biết
4 Các tài liệu vật dụng liên quan đều có dán nhãn dể nhận biết
5 Lưu trữ tài liệu ở bàn làm Gầm bàn làm việc thóang mát, sạch 0 Có từ 04 vật dụng, tài liệu ở dưới gầm bàn làm việc trở lên
việc sẽ, không lưu trữ tài liệu dưới gầm 1 Có 03 vật dụng, tài liệu ở dưới gầm bàn làm việc
2 Có 03 vật dụng, tài liệu ở dưới gầm bàn làm việc
Công ty ........... Mã hiệu : QĐ. CT.01
Ấn bản : 01
QUI ĐỊNH 5S PHÒNG NHÂN SỰ Ngày : 06.10.2004
Trang : 7/ 9
Nội dung chi tiết đánh
5S Stt Tiêu chuẩn đánh giá Số điểm Chỉ tiêu chấm điểm
giá
3 Có 03 vật dụng, tài liệu ở dưới gầm bàn làm việc
bàn 4 Các vật dụng, tài liệu lưu trữ ngăn nắp, có sơ đồ lưu trữ
0 Có từ 04 vật dụng đặt để ở lối đi khu vực làm việc trở lên
Bố trí lối đi, khu vực làm việc, lưu 1 Có 03 vật dụng đặt để ở lối đi khu vực làm việc
6 Lối đi và các khu vực 2 Có 02 vật dụng đặt để ở lối đi khu vực làm việc
trữ hợp lý, sạch sẽ, gọn gàng 3 Có 01 vật dụng đặt để ở lối đi khu vực làm việc
4 Khu vực làm việc, lối đi chung sạch sẽ, không có vật dụng
0 Có từ 04 vật dụng thừa do cá nhân vứt thải ra trở lên
Sàn nhà xung quanh khu vực làm
1 Có 03 vật dụng thừa do cá nhân vứt thải ra
7 Sàn nhà việc sạch sẽ, không có vật dụng, tài 2 Có 02 vật dụng thừa do cá nhân vứt thải ra
liệu do mình vứt thải ra bừa bãi 3 Có 01 vật dụng thừa do cá nhân vứt thải ra
4 Không có vật dụng thừa nào do mình vứt thải ra
0 Có từ 04 lần/ tuần không lau chùi vệ sinh thiết bị trở lên
Các trang thiết bị văn phòng được
Thói quen giữ gìn sạch 1 Có 03 lần/ tuần không lau chùi vệ sinh thiết bị
8 cấp phát sử dụng phải thường 2 Có 02 lần/ tuần không lau chùi vệ sinh thiết bị
sẽ vệ sinh thiết bị
xuyên vệ sinh, lau chùi sạch sẽ 3 Có 01 lần/ tuần không lau chùi vệ sinh thiết bị
S3 4 Thường xuyên lau chùi vệ sinh thiết bị hàng ngày sạch sẽ
0 Có từ 04 lần/ tuần không có giỏ đựng rác trở lên
1 Có 03 lần/ tuần không có giỏ đựng rác trở lên
2 Có 02 lần/ tuần không có giỏ đựng rác trở lên
3 Có 01 lần/ tuần không có giỏ đựng rác trở lên
9 Giỏ đựng rác
Đầy đủ giỏ đựng rác để thu giấy
vụn các vật thừa bẩn
4 Có đầy đủ giỏ đựng rác, để đúng vị trí hàng ngày trong tuần
Công ty ........... Mã hiệu : QĐ. CT.01
Ấn bản : 01
QUI ĐỊNH 5S PHÒNG NHÂN SỰ Ngày : 06.10.2004
Trang : 8/ 9
Nội dung chi tiết đánh
5S Stt Tiêu chuẩn đánh giá Số điểm Chỉ tiêu chấm điểm
giá
0
1
S4 10 Duy trì S1, S2, S3 2 Điểm bình quân của 3 S trên
3
4
Trang phục qui định VP Việc mang bảng tên Công được
0 Có từ 04 lần/ tuần không đeo bảng tên trở lên
thực hiện nghiêm chỉnh
1 Có 03 lần/ tuần không đeo bảng tên
11
2 Có 02 lần/ tuần không đeo bảng tên
3 Có 01 lần/ tuần không đeo bảng tên
4 Chấp hành đúng qui định của Cty, đeo bảng tên hàng ngày
0 Có trên 04 lần/ tháng lớn tiếng tranh cãi gây mất trật tự
Không khí giao tiếp, trao đổi công 1 Có từ 03 lần/ tháng lớn tiếng tranh cãi gây mất trật tự
12 Giao tiếp, tiếp xúc 2 Có từ 02 lần/ tháng lớn tiếng tranh cãi gây mất trật tự
việc thân thiện, hòa nhã
3 Có từ 01 lần/ tháng lớn tiếng tranh cãi gây mất trật tự
4 Luôn luôn tôn trọng, lịch sự trong giao tiếp
S5
0 Có từ 04 lần/ tháng đi làm việc không đúng giờ trở lên
Thời gian làm việc và Mọi nhân viên đều giữ đúng giờ 1 Có từ 03 lần/ tháng đi làm việc không đúng giờ
13 2 Có từ 02 lần/ tháng đi làm việc không đúng giờ
nghỉ ngơi giấc làm việc, nghỉ ngơi
3 Có từ 01 lần/ tháng đi làm việc không đúng giờ
4 Không có lần nào trong tháng đi trể, về sớm
0 Có 15 lần/ tháng sử dụng điện thọai công ty gọi việc riêng
Nhân viên gọi điện thọai trao đổi 1 Có 10 lần/ tháng sử dụng điện thọai công ty gọi việc riêng
14 Cách gọi điện thọai 2 Có 10 lần/ tháng thời lượng cuộc gọi trên 10 phút/ cuộc
công việc ngắn gọn, rõ ràng, lịch sự
3 Có 05 lần/ tháng thời lượng cuộc gọi trên 10 phút/ cuộc
4 Luôn luôn ngắn gọn, lịch sự, tôn trọng
0 Có trên 04 lần/ tháng vi phạm các qui định của công ty
Công ty ........... Mã hiệu : QĐ. CT.01
Ấn bản : 01
QUI ĐỊNH 5S PHÒNG NHÂN SỰ Ngày : 06.10.2004
Trang : 9/ 9
Nội dung chi tiết đánh
5S Stt Tiêu chuẩn đánh giá Số điểm Chỉ tiêu chấm điểm
giá
Các qui định và nguyên tắc được 1 Có từ 03 lần/ tháng vi phạm các qui định của công ty
2 Có từ 02 lần/ tháng vi phạm các qui định của công ty
15 Qui định, nguyên tắc giám sát chặt chẽ và có đánh giá
3 Có từ 01 lần/ tháng vi phạm các qui định của công ty
kịp thời 4 Tuân thủ nghiêm túc các nội qui qui định của Công ty
