QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP
Qua chương này, người đọc sẽ hiểu được những vấn đề cơ bản của quản trị nhân sự trong doanh nghiệp, cụ thể như sau:
- Hiểu quản trị nguồn nhân sự, chức năng vai trò của bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp.
- Các phương pháp tuyển chọn nhân sự, bố trí và sử dụng nhân viên trong doanh nghiệp .
CHƯƠNG 5
QUẢN TRỊ NHÂN SỰ
TRONG DOANH NGHIỆP
I. KHÁI NIỆM VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ.
1. Khái niệm
2. Tầm quan trọng của vấn đề quản trị nhân sự
II. MỤC TIÊU VÀ CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG
DOANH NGHIỆP.
1. Mục tiêu của quản trị nhân sự.
2. Các chức năng của bộ phận / phòng nhân sự.
III. KHÁI NIỆM Ý NGHĨA VÀ TAC DỤNG CỦA PHÂN TÍCH CÔNG
VIỆC
1. Khái niệm
2. Ý nghĩa
3. Tác dụng của phân tích công việc
4. Thông tin cần thu thập, nội dung, các bước phân tích công việc
5. Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc
IV. KHAI THÁC CÁC NGUỒN KHẢ NĂNG LAO ĐỘNG
1. Phân tích hiện trạng nguồn lao động trong doanh nghiệp
2. Phân tích các khả năng thu hút nhân sự từ bên ngoài:
V. BỐ TRÍ VÀ SỬ DỤNG LAO ĐỘNG
1. Khái niệm
2. Nội dung phân công và hiệp tác lao động.
VI. ÐÀO TẠO HUẤN LUYỆN VÀ PHÁT TRIỂN NHÂN VIÊN.
1. Nhu cầu đào tạo, huấn luyện và phát triển nhân viên.
2. Tiến trình đào tạo và phát triển nhân sự .
VII. ÐÁNH GIÁ NĂNG LỰC THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CỦA NHÂN
VIÊN.
1. Ðịnh nghĩa và mục đích của việc đánh giá.
2. Tiến trình đánh giá thực hiện công việc.
3. Phỏng vấn đánh giá.
4. Phương pháp đánh giá.
5. Một số vấn đề cần quan tâm khi đánh giá.
VIII. TRẢ CÔNG LAO ĐỘNG
1. Khái niệm
2. Cơ cấu lương bổng và đãi ngộ
3. Mục tiêu của hệ thống tiền lương
4. Các yếu tố ảnh hưởng đến tiền lương
5. Các hình thức tiền lương
CÂU HỎI ÔN TẬP
Qua chương này, người đọc sẽ hiểu được những vấn đề cơ bản của quản
trị nhân sự trong doanh nghiệp, cụ thể như sau:
- Hiểu quản trị nguồn nhân sự, chức năng vai trò của bộ phận nhân sự trong
doanh nghiệp.
- Các phương pháp tuyển chọn nhân sự, bố trí và sử dụng nhân viên trong
doanh nghiệp .
- Sự cần thiết đào tạo, huấn luyện và phát triển nghề nghiệp của nhân viên.
Giải thích những tổ chức có thể phát triển những kỹ năng của nhân viên
- Xác định mục tiêu và tiến trình, các phương pháp đánh giá nhân viên, những
vấn đề cần quan tâm khi thực hiện đánh giá nhân viên
- Trả công lao động, các hình thức trả công lao động
I. KHÁI NIỆM VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUẢN TRỊ NHÂN
TOP
SỰ.
1. Khái niệm:
Ngày nay người ta bắt đầu nói nhiều về quản trị nhân sự. Khi người ta nói đến
một doanh nghiệp, một giám đốc làm ăn thua lỗ, không phải do thiếu vốn, thiếu
trang thiết bị, thiếu mặt bằng, v.v... mà người ta chỉ ngay đến người đó không đủ
năng lực điều hành công việc và thiếu sự trang bị về kiến thức quản trị nhân sự
hoặc thiếu kinh nghiệm trong chiến lược con người.
Sự phân tích về những thành công của nền kinh tế Nhật Bản qua nhiều năm đã
cho thấy rằng, sở dĩ đưa lại sự thần kỳ kinh tế Nhật Bản, nguyên nhân thì có nhiều
nhưng nổi bật nhất là chiến lược con người và chính sách nhân sự của họ.
Nhưng quản trị nhân sự là gì? Hiểu thế nào về quản trị nhân sự ?
Một vị giám đốc từng nói: Học vấn kinh doanh cơ bản của tôi không ngoài
điều: đó là về con người, tiền bạc và công việc xem ra mới thấy rằng ngày nay
muốn làm được việc vĩ đại hay thành đạt trong kinh doanh thì cần phải biết sử
dụng nhân tài, phải biết khai thác nguồn nhân lực và phối hợp sự hoạt động của
con người trong hoạt động sản xuất - kinh doanh.
Yếu tố hạn chế trong hầu hết mọi trường hợp làm ăn kém hiệu quả chính là sự
thiếu thốn về chất lượng và sức mạnh của nhà quản trị, không biết cách khai thác
nguồn nhân sự và sự lãng phí không thể tưởng tượng được về các nguồn nhân lực
và vật lực.
Vì thế, có thể nói quản trị nhân sự là một công việc hết sức khó khăn và phức
tạp, bởi vì nó động chạm đến những con người cụ thể với những hoàn cảnh và
nguyện vọng, sở thích, cảm xúc và văn hóa riêng biệt. Giáo sư người Mỹ Dinock
cho rằng: "Quản trị nhân sự bao gồm toàn bộ những biện pháp và thủ tục áp dụng
cho nhân viên của một tổ chức và giải quyết tất cả những trường hợp xảy ra có liên
quan đến một loại công việc nào đó; còn Giáo sư Felix Migro thì cho rằng: Quản
trị nhân sự là nghệ thuật chọn lựa những nhân viên mới và sử dụng những nhân
viên cũ sao cho năng suất và chất lượng công việc của mỗi người đều đạt tới mức
tối đa có thể được.
Chức năng quản trị nguồn nhân sự liên quan đến các công việc hoạch định
nhân sự, tuyển mộ, chọn lựa, hướng dẫn, đào tạo, huấn luyện và phát triển nghề
nghiệp của nhân viên.
Nhân sự phải gắn liền với tổ chức, với việc sắp xếp con người vào những vị trí
nhất định trong bộ máy tổ chức để đảm bảo khả năng quản trị, điều hành được
doanh nghiệp cả hiện tại lẫn tương lai. Quản trị nhân sự phải được xem xét theo
quan điểm hệ thống. Việc xác định nguồn nhân sự, vấn đề tuyển chọn, sắp xếp đề
bạt, đào tạo và phát triển, đánh giá nhân viên v.v... cần phải được đặt trên cơ sở
khoa học, trong mối liên hệ tương quan với nhiều vấn đề và chức năng khác của
quản trị. Chúng được xem xét xuất phát từ các chiến lược, kế hoạch kinh doanh, từ
các chính sách nhân sự, kế hoạch và các điều kiện của môi trường, mối quan hệ
này được biểu hiện qua sơ đồ 5.1 dưới đây:
Sơ đồ 5.1: Phương pháp tiếp cận hệ thống trong quản trị nguồn nhân sự.
Quản trị nhân sự là một trong những chức năng cơ bản của quá trình quản trị,
bởi con người bao giờ cũng là yếu tố quan trọng nhất của một doanh nghiệp. Do
đó, việc lựa chọn, sắp xếp con người có năng lực, phẩm chất phù hợp với các vị trí
trong bộ máy tổ chức là nhiệm vụ hàng đầu của nhà quản trị.
Ðiều đáng lưu ý, mối quan tâm cơ bản của tất cả các nhà quản trị là thực hiện 2
nguyên tắc mối liên hệ công việc và con người - công việc phải phù hợp.
- Mối quan hệ công việc: nền tảng của quản trị có hiệu quả nguồn nhân lực yêu
cầu rằng tất cả các quyết định nhân sự phải được dựa trên cơ sở yêu cầu nhiệm vụ:
đó là tiêu chuẩn sử dụng trong thuê mướn, đánh giá, thăng thưởng nhân viên phải
ràng buộc chặt chẽ với thực hiện công việc.
- Cốt lõi của mối quan hệ công việc là con người -công việc phải phù hợp: đó
là quá trình bố trí nhân viên phù hợp, đáp ứng với yêu cầu công việc. Những nhà
quản trị nhân sự giỏi là người phát hiện ra những kỹ năng của nhân viên, hiểu biết
về tính khí của nhân viên để bố trí phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn công việc. Một
khi con người được sắp xếp, bố trí tương xứng với công việc sẽ giúp cho doanh
nghiệp thực hiện với hiệu quả cao và đạt được sự thỏa mãn của nhân viên, duy trì
được những nhân viên có hiệu quả ở mức cao và hạ thấp sự vắng mặt.
2. Tầm quan trọng của vấn đề quản trị nhân sự. TOP
Quản trị nhân sự giữ vai trò đặc biệt quan trọng và ngày càng được các nhà
quản trị quan tâm nghiên cứu và phân tích, xem đây là một chức năng cốt lõi
(Essential management function) và quan trọng nhất của tiến trình quản trị.
Việc nghiên cứu quản trị là hết sức cần thiết:
- Nền kinh tế nước ta hiện nay là nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của nhà
nước, do đó đặc trưng nổi bật là tính cạnh tranh. Các tổ chức nói chung và doanh
nghiệp nói riêng buộc phải cải thiện tổ chức, trong đó yếu tố con người là quyết
định. Việc tìm đúng người phù hợp để giao đúng việc, hay đúng cương vị đang là
vấn đề đáng quan tâm đối với mọi hình thức tổ chức hiện nay.
- Sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật hiện đại cùng với sự phát triển của nền kinh
tế “mở” buộc các nhà quản trị phải biết thích ứng, do đó việc tuyển chọn, sắp xếp,
đào tạo, điều động nhân sự trong bộ máy tổ chức nhằm đạt hiệu quả tốt nhất đang
được mọi giới quan tâm.
- Nghiên cứu quản trị nhân sự giúp cho các nhà quản trị học được cách giao
dịch với người khác, biết cách đặt câu hỏi, biết lắng nghe, biết tìm ra ngôn ngữ
chung với nhân viên, biết cách nhạy cảm với nhân viên, biết cách đánh giá nhân
viên một cách tốt nhất, biết cách lôi kéo nhân viên say mê với công việc và tránh
được các sai lầm trong việc tuyển chọn và sử dụng lao động, nâng cao chất lượng
công việc, nâng cao hiệu quả tổ chức.
Giáo sư tiến sĩ Letter C.Thurow - nhà kinh tế và nhà quản trị học thuộc viện
công nghệ kỹ thuật Matsachuset (MIT) cho rằng: Ðiều quyết định cho sự tồn tại và
phát triển của công ty là những con người có học vấn cao, được đào tạo tốt, có đạo
đức, có văn hóa và biết cách làm việc có hiệu quả....
Giải thưởng Nobel về kinh tế năm 1992 được trao cho Giáo sư tiến sĩ Gary
Backer do những thành tích của ông thể hiện ở những công trình khoa học mang
tính lý thuyết về “vốn con người” (the Human Capital). Ông cho rằng nếu đầu tư
chi tiền lâu dài một cá nhân, hay một nhóm thì có thể nâng cao được năng lực hoạt
động của đối tượng và ông đề nghị: Các công ty nên tính toán, phân chia hợp lý
cho chăm sóc sức khỏe, huấn luyện, nâng cao trình độ người lao động để đạt năng
suất cao nhất. Chi phí cho giáo dục, đào tạo, chăm lo sức khỏe nhân viên phải
được xem như một hình thức đầu tư....
II. MỤC TIÊU VÀ CHỨC NĂNG CỦA QUẢN
TRỊ NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP. TOP
1. Mục tiêu của quản trị nhân sự.
Mục tiêu của quản trị nhân sự là nhằm cung cấp cho doanh nghiệp một lực
lượng lao động có hiệu qủa (effective). Ðể đạt được mục tiêu này, các nhà quản trị
phải biết cách tuyển dụng, phát triển, đánh giá, và duy trì nhân viên của mình.
Ðể có được nguồn nhân sự đáp ứng cho chiến lược phát triển, quản trị nhân sự
phải nhằm vào thực hiện bốn mục tiêu cơ bản sau đây:
1.1 Mục tiêu xã hội.
Doanh nghiệp phải đáp ứng nhu cầu và thách đố của xã hội, doanh nghiệp hoạt
động vì lợi ích của xã hội chứ không phải chỉ của riêng mình.
1.2 Mục tiêu thuộc về tổ chức.
Quản trị nhân sự là tìm cách thích hợp để các bộ phận cũng như toàn bộ doanh
nghiệp có được những người làm việc có hiệu quả. Quản trị nhân sự tự nó không
phải là cứu cánh; nó chỉ là một phương tiện giúp doanh nghiệp đạt được các mục
tiêu.
1.3 Mục tiêu chức năng và nhiệm vụ.
Mỗi bộ phận phòng ban đều có chức năng nhiệm vụ riêng, vì thế mỗi bộ phận
phòng ban phải đóng góp phục vụ cho mục tiêu chung của doanh nghiệp.
1.4 Mục tiêu cá nhân.
Nhà quản trị phải giúp nhân viên mình đạt được các mục tiêu cá nhân của họ.
Nhà quản trị phải nhận thức rằng nếu lãng quên mục tiêu cá nhân của nhân viên,
năng suất lao động sẽ giảm, và nhân viên có thể sẽ rời bỏ doanh nghiệp .
Ðể đạt được các mục tiêu trên, cần phải có các hoạt động quản trị nhân sự cụ
thể. Bảng 5.1 dưới đây cho ta thấy các hoạt động cụ thể.
Bảng 5.1. Mục tiêu và các hoạt động hỗ trợ quản trị nhân sự
CÁC MỤC TIÊU CÁC HOẠT ÐỘNG HỖ TRỢ
QTNS
1. Mục tiêu xã hội a. Tuân theo pháp luật
b. Các dịch vụ theo yêu cầu
c. Mối tương quan giữa công đoàn và cấp quản trị
2. Mục tiêu thuộc về tổ a. Hoạch định TNNS
chức
b. Tuyển mộ
c. Tuyển chọn
d. Ðào tạo và phát triển
e. Ðánh giá
f. Sắp xếp
g. Các hoạt động kiểm tra
3. Mục tiêu chức năng a. Ðánh giá
nhiệm vụ
b. Sắp xếp
c. Các hoạt động kiểm tra
4. Mục tiêu cá nhân a. Ðào tạo và phát triển
b. Ðánh giá
c. Sắp xếp
d. Lương bổng
e. Các hoạt động kiểm tra
2. Các chức năng của bộ phận / phòng nhân sự. TOP
Chức năng của bộ phận nhân sự được biểu hiện qua sơ đồ 5.2 sẽ cho chúng ta
một cái nhìn tổng quát. Các chức năng nhiệm vụ nêu dưới đây là các chức năng
chủ yếu của bộ phận / phòng nhân viên phổ biến trên thế giới. Một số cơ quan tổ
chức thêm chức năng nghiên cứu tài nguyên nhân sự vào sơ đồ này. Chức năng
nhiệm vụ chủ yếu của bộ phận nhân sự bao gồm tám chức năng nêu dưới đây và
có tính bao quát trong toàn doanh nghiệp - nghĩa là giám đốc nhân sự (Human
Resource Manager) có chức năng nhiệm vụ nghiên cứu, hoạch định tài nguyên
nhân sự, tuyển dụng, đào tạo và phát triển, quản trị lương bổng, tương quan lao
động, dịch vụ và quỹ phúc lợi, y tế và an toàn lao động trong toàn doanh nghiệp.
Giám đốc nhân sự (Human Resource Manger) hay trưởng bộ phận nhân sự (head
of human Resource department) cũng giống như các giám đốc hay trưởng các bộ
phận khác, ngoài việc làm đầy đủ chức năng nhiệm vụ hoạch định - tổ chức - điều
hành - và kiểm soát trong phạm vi tuyến quyền hạn của mình, còn phải làm tròn
nhiệm vụ chức năng chuyên môn của mình là phục vụ các bộ phận khác một cách
có hiệu quả liên quan đến tám lãnh vực nêu trên, và được biểu hiện qua sơ đồ
(5.3).
III. KHÁI NIỆM Ý NGHĨA VÀ TÁC DỤNG CỦA PHÂN TÍCH
CÔNG VIỆC TOP
1. Khái niệm:
Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác
định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công
việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện công
việc.
Phân tích công việc là một quá trình xác định và ghi chép lại các thông tin
liên quan đến bản chất của từng công việc cụ thể
Đây là quá trình xác định trách nhiệm, nhiệm vụ liên quan đến công việc và
các kỹ năng kiến thức cần có để thực hiện tốt công việc. Đây cũng là quá trình xác
định sự khác biệt của một công việc này với công việc khác
Việc chuẩn bị mô tả chức trách, nhiệm vụ, trách nhiệm công việc, yêu cầu
về trình độ kỹ năng công việc và các định mức hoàn thành công việc sẽ dựa trên
các dữ liệu thu thập được trong quá trình phân tích công việc.
2. Ý nghĩa: TOP
Phân tích công việc cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của
công việc, như các hành động nào cần được tiến hành thực hiện, thực hiện như
thế nào và tại sao; các loại máy máy móc trang bị, dụng cụ nào cần thiết khi thực
hiện công việc, các mối quan hệ với cấp trên và với đồng nghiệp trong thực hiện
công việc. Không biết phân tích công việc, nhà quản trị sẽ không thể tạo ra sự
phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp, không thể đánh giá
chính xác yêu cầu của các công việc, do đó không thể tuyển dụng đúng nhân viên
cho công việc, không thể đánh giá đúng năng lực thực hiện công việc của nhân
viên và do đó, không thể trả lương, kích thích họ kịp thời, chính xác. Ðặc biệt,
phân tích công việc là công cụ rất hữu hiệu giúp các tổ chức, doanh nghiệp mới
thành lập hoặc đang cần có sự cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giản
biên chế nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
3. Tác dụng của phân tích công việc TOP
- Bảo đảm thành công hơn trong việc sắp xếp, thuyên chuyển và thăng
thưởng cho nhân viên.
- Loại bỏ những bất bình đẳng về mức lương qua việc xác định rõ nhiệm
vụ và trách nhiệm của công việc.
- Tạo kích thích lao động nhiều hơn qua việc sắp xếp các mức thăng
thưởng.
- Tiết kiệm thời gian và sức lực qua việc tiêu chuẩn hóa công việc và từ đó
giúp nhà quản trị có cơ sở để làm kế hoạch và phân chia thời biểu công tác.
- Giảm bớt số người cần phải thay thế do thiếu hiểu biết về công việc hoặc
trình độ của họ.
- Tạo cơ sở để cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau nhiều hơn.
4. Thông tin cần thu thập, nội dung, các bước phân tích
TOP
công việc
Trong doanh nghiệp cần phải thực hiện phân tích công việc khi:
- Doanh nghiệp mới được thành lập và chương trình phân tích được thực
hiện đầu tiên
- Có thêm một số công việc mới
- Công việc thay đổi do tác động của khoa học – kỹ thuật
4.1 Những thông tin cần thu thập trong phân tích công việc
4.1.1 Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc như điều kiện tổ chức
hoạt động của doanh nghiệp, chế độ lương bổng, khen thưởng, tầm quan trọng của
công việc trong doanh nghiệp, các yếu tố của điều kiện vệ sinh lao động, sự cố
gắng về thể lực, những rủi ro khó tránh, sự tiêu hao năng lượng trong quá trình
làm việc.....
4.1.2 Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi
làm việc như các phương pháp làm việc, các mối quan hệ trong thực hiện công
việc, cách thức làm việc với khách hàng, cách thức phối hợp hoạt động với các
nhân viên khác, cách thức thu thập xử lý các loại số liệu và cách thức làm việc với
các loại máy móc, trang bị kỹ thuật.
4.1.3 Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần
có như trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện công việc, tuổi
đời, ngoại hình, sở thích, sức khỏe, quan điểm, tham vọng, các đặc điểm cá nhân
cần có khi thực hiện công việc.....
4.1.4 Thông tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc như
số lượng, chủng loại, quy trình kỹ thuật và các tính năng tác dụng của các trang bị
kỹ thuật, cách thức sử dụng, bảo quản tại nơi làm việc.
4.1.5 Thông tin về các tiêu chuẩn mẩu trong thực hiện công việc đối với nhân
viên, bao gồm cả các quy định về tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết quả thực
hiện công việc
4.2 Nội dung, trình tự thực hiện phân tích công việc
- Chính sách của công ty
- Phiếu câu hỏi
- Phỏng vấn
- Quan sát
- Viết nháp bản mô tả công việc, yêu cầu, trình độ, định mức công việc.
- Trình cấp quản lý cho ý kiến
- Thảo luận nhóm
- Hoàn thiện cuối cùng
Nội dung, trình tự thực hiện phân tích công việc thường không giống nhau
trong các doanh nghiệp, quá trình thực hiện phân tích công việc bao gồm các bước
sau đây:
Bước 1: Xác định chính sách của công ty, mục đích của phân tích công
việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lý
nhất.
Chính sách của công ty
· Nguyên tắc, chính sách và các ưu tiên nguồn nhân lực được
xác định rõ ràng và cập nhật có thể giúp doanh nghiệp trong việc thiết lập các thủ
tục, các định mức công việc, thiết lập công việc và đặc biệt là trong việc xác định
chức trách nhiệm vụ và yêu cầu về trình độ và kỹ năng của công việc
· Các chính sách và các ưu tiên nguồn nhân lực chỉ cho doanh
nghiệp thấy những điều doanh nghiệp đang quan tâm có thể chấp nhận hay không.
Nó đảm bảo rằng kết quả thực hiện công việc của nhân viên đạt định mức tiêu
chuẩn tối thiểu. Nó cũng giúp doanh nghiệp trở nên nhất quán trong việc ra quyết
định.
· Doanh nghiệp có thể không thường xuyên có thời gian để giải
quyết tất cả các vấn đề và các câu hỏi một cách trực tiếp. Các chính sách viết ra là
công cụ truyền thông tốt, và là cơ sở cho các hoạt động hàng ngày của doanh
nghiệp.
· Các chính sách, quy định và các ưu tiên nguồn nhân lực của
doanh nghiệp sẽ là những la bàn định hướng cho doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp
không có chúng, doanh nghiệp có thể lạc đường hay phải đi theo đường dài hơn
Bước 2: Thông qua bản câu hỏi thu thập các thông tin cơ bản
Bước 3: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân
tích công việc. Tùy theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần
thu thập, tùy theo loại hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp
có thể sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thông tin phân tích
công việc sau đây: phỏng vấn, bản câu hỏi và quan sát
Bước 4: Viết nháp bản mô tả công việc, kiểm tra lại về độ chính xác và đầy
đủ thông tin qua chính các nhân viên thực hiện công việc hoặc các vị lãnh đạo, có
trách nhiệm giám sát thực hiện công việc đó.
Bước 5: Hoàn thiện cuối cùng
5. Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc TOP
5.1 Phỏng vấn
Phỏng vấn thu thập thông tin phân tích công việc có thể thực hiện trực tiếp
với từng cá nhân, với nhóm nhân viên thực hiện cùng một công việc hoặc với cán
bộ phụ trách nhân viên thực hiện công việc đó.
5.1.1 Ưu điểm: Phương pháp này được sử dụng rất hữu hiệu khi mục đích
của phân tích công việc là xây dựng tiêu chuẩn mẫu đánh giá năng lực thực hiện
công việc của nhân viên, xác định nhu cầu đào tạo và xác định giá trị của công
việc. Phỏng vấn cho phép phát hiện ra nhiều thông tin về các hoạt động và các mối
quan hệ quan trọng trong phân tích công việc mà các phương pháp khác không thể
tìm ra. Ðồng thời phỏng vấn cũng cho ta cơ hội để giải thích các yêu cầu và chức
năng của công việc.
5.1.2 Nhược điểm: chủ yếu của phỏng vấn phân tích công việc là người bị
phỏng vấn có thể cung cấp các thông tin sai lệch hoặc không muốn trả lời đầy đủ
các câu hỏi của người phỏng vấn. Nhân viên thường cảm thấy rằng việc phân tích
các công việc được sử dụng như màn mở đầu để thay đổi cơ cấu tổ chức, tinh giản
biên chế, nâng cao định mức, v.v... do đó họ thường có xu hướng muốn đề cao
trách nhiệm và những khó khăn trong công việc của mình; ngược lại, giảm thấp
mức độ và tầm quan trọng trong công việc của người khác. Thêm vào đó, phỏng
vấn đòi hỏi cán bộ thu thập thông tin phải tốn nhiều thời gian làm việc với từng
nhân viên.
Ðể nâng cao chất lượng của phỏng vấn phân tích công việc, nên chú ý:
· Nghiên cứu công việc trước khi thực hiện phỏng vấn sao cho có thể
đưa ra đúng các câu hỏi cần thiết.
· Chọn người thực hiện công việc giỏi nhất và chọn người có khả năng
mô tả quyền hạn, trách nhiệm, cách thức thực hiện công việc giỏi nhất.
· Nhanh chóng thiết lập mối quan hệ tốt đối với người bị phỏng vấn và
giải thích cho họ rõ ràng về mục đích của phóng vấn.
· Ðặt những câu hỏi rõ ràng và gợi ý sao cho người bị phỏng vấn dễ trả
lời
· Cơ cấu của các thông tin cần thu thập phải hợp lý sao cho khi phỏng
vấn không bị bỏ sót những thông tin quan trọng.
· Kiểm tra lại tính chính xác của các thông tin với người bị phỏng vấn.
5.2 Bản câu hỏi
Bản câu hỏi được đánh giá là phương pháp hữu hiệu nhất để thu thập thông
tin phân tích công việc. Bản câu hỏi liệt kê những câu hỏi chuẩn bị kỹ lưỡng từ
trước và phân phát cho nhân viên điền vào các câu trả lời. Tổng kết các câu trả lời
của nhân viên, cán bộ phân tích sẽ có được những thông tin cơ bản, đặc trưng về
các công việc thực hiện trong doanh nghiệp. Khi cảm thấy thông tin thu thập qua
bản câu hỏi không được đầy đủ, cán bộ phân tích nên thảo luận lại với các nhân
viên thực hiện công việc. Nhìn chung, bản câu hỏi cung cấp các thông tin nhanh
hơn và dễ thực hiện hơn so với hình thức phỏng vấn. Ðể nâng cao chất lượng
thông tin thu thập qua bản câu hỏi, cần lưu ý các vấn đề sau:
5.2.1 Cấu trúc của các câu hỏi.
Ngoài các câu hỏi về các chức năng, nhiệm vụ chính, trong bản câu hỏi cần
thiết kế phải có những câu hỏi về các nhiệm vụ phụ nhân viên phải thực hiện thêm
tại nơi làm việc. Tuy nhiên các câu hỏi cần xoay quanh trọng tâm các vấn đề phải
nghiên cứu và bản câu hỏi nên ngắn gọn. Thông thường, không ai thích phải trả lời
một bản câu hỏi dài. Một bản câu hỏi càng dài thì người trả lời càng ít chú ý đến
nội dung của các câu hỏi.
5.2.2 Cách thức đặt câu hỏi
Các câu hỏi cần thiết kế sao cho thật đơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời và có thể
trả lời ngắn gọn. Ở những nơi nào có thể, nên thiết kế các câu hỏi đóng mở, ví dụ,
" Theo anh (chị), cường độ làm việc có cao quá không?" hoặc các câu hỏi chọn lựa
phương án trả lời. Ví dụ với câu hỏi " Theo anh (chị), một nhân viên cần tối thiểu
bao nhiêu thời gian để có thể làm quen với công việc và thực hiện công việc được
tốt?", có thể sẽ có các câu trả lời sau đây đối với công nhân viên trên dây chuyền
lắp ráp điện tử:
- dưới 1 tháng - 3 tháng - 6 tháng
- 1 năm - 3 năm hoặc hơn nữa;
5.2.3 Nơi thực hiện
Nên để cho nhân viên thực hiện bản câu hỏi tại nơi làm việc. Những bản
câu hỏi thực hiện ở nhà thường được trả lời kém trung thực và ít chính xác. Phân
tích công việc có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp; do đó,
việc trả lời bản câu hỏi nên được thực hiện trong giờ làm việc sao cho nhân viên
không cảm thấy khó chịu vì phải mất thêm thời gian cá nhân của họ.
5.3 Quan sát tại nơi làm việc
Quan sát tại nơi làm việc cho phép các nhà phân tích chỉ ra đầy đủ và chi
tiết thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, trách nhiệm
khi thực hiện các công việc khác nhau, các thông tin về điều kiện làm việc, các
máy móc, dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình làm việc và hiệu quả
thực hiện công việc. Phương pháp quan sát được sử dụng hữu hiệu đối với những
công việc có thể đo lường, dễ quan sát, thấy những công việc không mang tính
chất tình huống như công việc của người y tá trực hoặc không phải tính toán suốt
ngày như công việc của các nhân viên phòng kế toán. Tuy nhiên, phương pháp
quan sát có thể cung cấp thông tin thiếu chính xác do hội chứng Hawthone ( khi
biết mình được quan sát, nhân viên có thể làm việc với phương pháp, tốc độ, cách
thức, kết quả khác với khi thực hiện công việc trong những lúc bình thường), điều
này phản ánh rõ rệt nhất khi cán bộ phân tích vừa quan sát, vừa phỏng vấn nhân
viên thực hiện công việc.
Ðể nâng cao chất lượng thu thập thông tin, nên áp dụng:
- Quan sát kết hợp với các phương tiện kỹ thuật như quay phim, video, đèn
chiếu hoặc đồng hồ bấm giây nhằm ghi lại các hao phí thời gian trong thực hiện
công việc.
- Quan sát theo chu kỳ của công việc hoàn thành. (lưu ý chu kỳ của công
việc là thời gian cần thiết để hoàn thành trọn vẹn một công việc).
- Nói chuyện trực tiếp với các nhân viên thực hiện công việc để tìm hiểu
những điều chưa rõ hoặc bổ sung những điều bỏ sót trong quá trình quan sát.
5.4 Ghi chép lại trong nhật ký
Trong một số trường hợp, nhà phân tích thu thập thông tin bằng cách yêu
cầu công nhân ghi lại, mô tả lại các hoạt động hàng ngày trong một cuốn sổ. Nhờ
phương pháp này mà công nhân viên phóng đại tầm quan trọng của công việc
trong các phương pháp trước không còn là vấn đề không giải quyết được.
5.5 Bảng danh sách kiểm tra
Ðây là danh sách các mục liên quan tới công việc. Thường là cá nhân
người đảm nhận công việc hoặc cấp quản trị trực tiếp của đương sự được yêu cầu
kiểm tra xem mỗi mục có áp dụng cho công việc đang cần kiểm tra không. Danh
sách kiểm tra rất hữu dụng bởi vì các cá nhân dễ trả lời.
5.6 Phối hợp các phương pháp
Thông thường thì các nhà phân tích không dùng một phương pháp đơn
thuần nữa. Họ thường phối hợp các phương pháp khác nhau. Chẳng hạn như muốn
phân tích công việc của nhân viên hành chánh văn phòng, họ có thể sử dụng bảng
câu hỏi, phối hợp với phỏng vấn và quan sát thêm. Khi nghiên cứu các công việc
sản xuất, họ dùng phương pháp phỏng vấn phối hợp với phương pháp quan sát.
IV. KHAI THÁC CÁC NGUỒN KHẢ NĂNG LAO ĐỘNG
TOP
1. Phân tích hiện trạng nguồn lao động trong doanh nghiệp
Việc phân tích nguồn lao động nội tại của doanh nghiệp sẽ giúp nhà quản trị
kinh doanh phát hiện được điểm mạnh, điểm yếu của mình trên cơ sở đó đề ra các
giải pháp hữu hiệu cho quá trình quản trị nhân sự.
Các bước thực hiện quá trình phân tích nguồn lao động nội tại bao gồm:
Bước 1: Thu thập thông tin, bao gồm các thông tin sau:
- Phân tích cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý trong doanh nghiệp: loại hình tổ
chức, phân công chức năng quyền hạn giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh
nghiệp, mối quan hệ giữa các bộ phận nhằm phát hiện ra những bất hợp lý của cơ
cấu lao động trong một tổ chức.
- Phân tích khả năng làm việc của nhân viên căn cứ vào hồ sơ nhân viên. Loại
thông tin này sẽ giúp nhà quản trị biết rõ cơ cấu lao động về lứa tuổi, giới tính,
trình độ học vấn, nghề nghiệp, kỹ năng, sở thích về nghề nghiệp, sở thích muốn
được đào tạo phát triển của người lao động.
- Dùng bản câu hỏi, phỏng vấn để đánh giá nhân viên và các vấn đề khác có
liên quan như sự thỏa mãn đối với công việc, môi trường văn hóa của tổ chức...
Bước 2: Ðánh giá hiệu quả hoạt động của nhân viên thông qua các chỉ tiêu:
năng suất lao động, chi phí lao động, mức độ sử dụng quỹ thời gian, hiệu quả công
suất máy móc thiết bị...
Bước 3: Tổng hợp các nguồn thông tin đã thu thập được để xác định điểm
mạnh, điểm yếu về nguồn lao động của doanh nghiệp.
Bước 4: Ðề ra các giải pháp, cơ sở của giải pháp là so sánh nhu cầu với khả
năng thực tế của doanh nghiệp.
- Trường hợp nhu cầu nhỏ hơn khả năng của doanh nghiệp nhà quản trị áp
dụng các biện pháp sau:
+ Hạn chế việc tuyển dụng.
+ Giảm bớt giờ lao động.
+ Giãn thợ cho nghỉ tạm thời.
+ Cho nghỉ hưu sớm, sa thải bớt lao động theo quy định của pháp luật.
- Trường hợp khả năng phù hợp với nhu cầu nhà quản trị cần áp dụng các
biện pháp hoàn thiện như sau:
+ Thuyên chuyển nhân viên nhằm đáp ứng nhu cầu của sản xuất.
+ Thăng chức căn cứ vào thâm niên, thành tích và khả năng làm việc của nhân
viên.
+ Giáng chức đối với những nhân viên thiếu khả năng, không chịu học hỏi
thêm, làm biếng...
Tuy nhiên đây là vấn đề tế nhị, phức tạp và khó khăn do đó đòi hỏi nhà quản trị
phải hết sức thận trọng khi thực hiện quyết định.
Trường hợp nhu cầu lớn hơn khả năng: sau khi sắp xếp lại mà doanh nghiệp
vẫn không cân đối được nguồn nhân lực, doanh nghiệp phải tiến hành tuyển mộ và
tuyển chọn qua việc khai thác nguồn nhân lực từ bên ngoài.
2. Phân tích các khả năng thu hút nhân sự từ bên ngoài: TOP
2.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến thu hút lao động từ bên ngoài:
2.1.1 Các yếu tố bên ngoài:
- Khung cảnh kinh tế: chu kỳ kinh tế ảnh hưởng lớn đến nguồn lao động
trong giai đoạn kinh tế suy thoái hoặc kinh tế bất ổn có chiều hướng đi xuống
doanh nghiệp vẫn phải duy trì lực lượng lao động có tay nghề và một mặt phải
giảm chi phí lao động. Ngược lại, khi kinh tế phát triển và có chiều hướng ổn định
thường nhu cầu lao động tăng lên do đó sẽ ảnh hưởng đến thị trường lao động nói
chung.
- Luật pháp: thường thường luật lao động ảnh hưởng trực tiếp đến quá
trình tuyển dụng lao động của doanh nghiệp, vì muốn sử dụng lao động các doanh
nghiệp bắt buộc phải trả lương cho người lao động lớn hơn mức lương tối thiểu
nhà nước quy định đảm bảo điều kiện làm việc cho người lao động và các vấn đề
khác có liên quan đến quyền lợi người lao động.
- Văn hóa - Xã hội: nề nếp văn hóa - xã hội ảnh hưởng lớn đến hoạt động
của con người, sự thay đổi về thái độ làm việc và nghỉ ngơi, sự thay đổi về lối
sống xã hội, sự thay đổi về cách nhìn nhận đối với lao động nữ....Tất cả các yếu tố
đó đều ảnh hưởng đến thị trường lao động.
- Ðối thủ cạnh tranh: để tồn tại và phát triển nhất thiết doanh nghiệp phải
dựa vào nguồn lao động của mình, do đó để thu hút lao động các doanh nghiệp
thường có các chính sách lương bổng sao cho khuyến khích và giữ nhân viên làm
việc với mình.... Do đó, để duy trì phải biết đề ra các chính sách để thu hút lao
động một cách có hiệu quả.
- Chính quyền và đoàn thể: chính quyền và cơ quan đoàn thể tác động đến
doanh nghiệp nhằm đảm bảo các quyền lợi của người lao động. Do đó, ảnh hưởng
của các tổ chức này đối với các doanh nghiệp thường liên quan đến chế độ, chính
sách tuyển dụng, sa thải... lao động.
2.1.2 Các yếu tố nội tại của doanh nghiệp:
- Chính sách cán bộ của doanh nghiệp: những doanh nghiệp theo đuổi
chính sách đề bạt nội bộ sẽ tự làm hạn chế số lượng ứng viên từ bên ngoài, đặc
biệt là chức vụ quan trọng và thường khó có những ứng viên tốt nhất cho công
việc.
- Uy tín của doanh nghiệp: nói lên sức hấp dẫn của doanh nghiệp, mặc dù
công việc chưa được thích thú lắm nhưng tên gọi, quy mô tổ chức, tuyển
dụng...của doanh nghiệp làm tăng thêm khả năng thu hút được những ứng viên
giỏi.
- Sức hấp dẫn của công việc: những công việc có nhiều cơ hội thăng tiến,
vị trí xã hội tốt không đòi hỏi khắt khe đối với ứng viên... sẽ dễ thu hút được ứng
viên hơn.
- Khả năng tài chính của doanh nghiệp: tiền lương luôn luôn là một động
lực rất quan trọng đến quá trình thúc đẩy mức độ đóng góp của người lao động
trong doanh nghiệp, Trả lương cao sẽ có khả năng thu hút được nhiều người lao
động giỏi và kích thích nhân viên làm việc hăng say, nhiệt tình, tích cực, sáng tạo
do đó mang lại lợi ích cho doanh nghiệp cao hơn. Ngược lại, nếu doanh nghiệp
gặp khó khăn về tài chính, không có khả năng trả lương cao sẽ gặp khó khăn trong
việc thu hút lao động giỏi trên thị trường.
2.2 Các hình thức thu hút lao động từ bên ngoài:
2.2.1 Thu hút lao động từ bên ngoài thông qua quảng cáo:
2.2.1.1 Nhật báo: để tuyển nhân viên hành chính kế toán, công nhân sản
xuất bình thường.
- Ưu điểm: * Thông tin rất nhanh.
* Chi phí rẻ
* Thông tin việc làm được đăng ở một khu riêng biệt, người có
nhu cầu dễ phát hiện.
- Nhược điểm: * In ấn kém, không hấp dẫn.
* Chu kỳ sống ngắn.
* Phải trả tiền cho số độc giả đông hơn nhiều so với số
người có nhu cầu.
2.2.1.2 Tạp chí chuyên ngành: áp dụng trong trường hợp cần tuyển chuyên
gia chuyên ngành, quản trị gia.
- Ưu điểm: * Chu kỳ sống dài hơn.
* Hình thức in hấp dẫn linh hoạt hơn
* Môi trường xuất bản, nhà xuất bản làm tăng giá trị của
thông tin.
- Nhược điểm: * Thông tin đăng chậm hơn.
* Chi phí cao hơn.
2.2.1.3 Ðài truyền hình, phát thanh:
- Ưu điểm: * Thông tin được phổ biến rộng rãi.
* Hấp dẫn
- Nhược điểm: * Chi phí rất cao.
* Ðăng được thông tin ngắn.
2.2.1.4 Gửi thư trực tiếp:
- Ưu điểm: * Ðúng đối tượng.
* Ðối tượng nhận tin thấy rõ tầm quan trọng của của thông tin,
thường mau chóng liên hệ với cơ quan.
* Rẻ thông tin đầy đủ
- Nhược điểm: * Khó phát hiện ra người có nhu cầu
2.2.2 Thu hút lao động thông qua các cơ quan giới thiệu việc làm:
2.2.2.1 Các cơ quan giới thiệu việc làm của nhà nước hay các cơ quan giới
thiệu việc làm không vì mục đích lợi nhuận như: phòng lao động và thương binh
xã hội, các tổ chức nghiệp đoàn, các tổ chức từ thiện...
- Ưu điểm: * Thông tin rất đầy đủ.
* Xử lý thông tin nhanh, giới thiệu đúng người đúng việc.
- Nhược điểm: * Thủ tục phức tạp.
2.2.2.2 Các tổ chức tư nhân.
- Ưu điểm: * Thực hiện sơ tuyển.
* Linh hoạt, thủ tục nhanh.
- Nhược điểm: * Hạn chế về thông tin.
2.2.2.3 Tuyển trực tiếp từ các trường lớp đào tạo chuyên môn.
Ðể tuyển chọn được lao động có chất lượng tốt phù hợp với nhu cầu doanh
nghiệp thường chọn các trường đào tạo chuyên môn. Các doanh nghiệp thường
thực hiện thông qua các hình thức: Quà tặng, tài trợ cho một số dự án, chương
trình nghiên cứu khoa học, thể thao... các hợp đồng này có tác dụng làm cho uy tín
của doanh nghiệp trở nên quen thuộc với sinh viên. Ðồng thời doanh nghiệp cũng
cung cấp các thông tin về nhu cầu cần tuyển nhân viên mới, yêu cầu đòi hỏi về
công việc giúp cho việc tuyển chọn những sinh viên tốt nghiệp được kết quả tốt.
V. BỐ TRÍ VÀ SỬ DỤNG LAO
ÐỘNG. TOP
1. Khái niệm:
Bố trí và sử dụng lao động là sự sắp xếp, bố trí và phân công lao động,
quản trị lao động nhằm giải quyết 3 mối quan hệ cơ bản sau:
- Người lao động và đối tượng lao động.
- Người lao động và máy móc thiết bị.
- Người lao động với người lao động trong quá trình lao động
2. Nội dung phân công và hiệp tác lao TOP
động.
2. 1 Phân công lao động.
2.1.1 Khái niệm
Phân công lao động là sự phân công thành những phần việc khác nhau theo số
lượng và tỷ lệ nhất định phù hợp với đặc điểm kinh tế kỹ thuật của doanh nghiệp.
Trên cơ sở đó bố trí công nhân cho từng công việc phù hợp với khả năng và sở
trường của họ.