Qlda CNTT-3-Tuduychienluoc
Slide trình chiếu Power point về khóa học Quản lý dự án Công Nghệ Thông tin.
Quản lí dự án
Công nghệ thông tin
3 - Tư duy chiến lược về dự án
Bản đồ bài giảng
1. Tổng quan 2. Kĩ năng 3. Tư duy chiến
trao đổi lược về dự án
4. Lập kế 5. Theo dõi và
hoạch dự án Kiểm soát dự án
6. Khoán ngoài 7. Quản lí thay đổi
và kết thúc dự án
8. Kĩ năng 9.Quản lí dự
quản lí chung án Việt Nam
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án
Tư 2
2.9 Tư duy chiến lược về dự án
Tại sao cần tư duy chiến lược về dự án?
Thế giới ngày càng tăng phức tạp, tính không
chắc chắn, xoắn xuýt với nhau
Vấn đề hắc búa hơn và cơ hội lớn hơn
Tăng sức ép chuyển giao tốt hơn/ nhanh hơn/ rẻ
h ơn
Nhấn mạnh mới vào các dự án, “THẾ GIỚI DỰ
ÁN”
Các công cụ tốt hơn cho việc đi từ ý tưởng tới
hành động
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án
Tư 3
Tư duy chiến lược về dự án (t.)
Tư duy chiến lược về dự án giúp ...
Nhận diện “bức tranh lớn”
Khám phá ra các vấn đề và làm sáng tỏ các mục
đích
Xem xét mọi nhân tố chủ chốt cần cho thành công
Đặt ra các mục đích định lượng được mà ai cũng
hiểu
Làm cho các mục đích được liên hệ logic với nhau
bằng cách dùng việc phân tích nhân quả và giả thiết
khoa học
Nhận diện ai, cái gì, ở đâu, khi nào và cách nào
thực hiện các nhiệm vụ dự án
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án
Tư 4
Cách tiếp cận
Tư duy chiến lược về dự án
Dựa trên năm khái niệm logic
– Cách nghĩ nếu - thì
– Sự không chắc chắn
– Tính định lượng được
– Việc gộp nhóm
– Chu kì học hành động
Được tổ chức quanh ba công cụ lập kế hoạch
– Cây mục đích
– Khuôn khổ logic
– Sơ đồ trách nhiệm
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án
Tư 5
Công cụ 1: Cây mục đích
1. Chiến lược hoá: Vẽ ra bức tranh lớn
Nhận diện vấn đề và mục đích
Tổ chức việc dùng logic nếu - thì
Nhận diện các gộp nhóm chủ chốt cần bắt
tay vào
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án
Tư 6
Công cụ 2: Khuôn khổ logic
2. Dự án hoá: Xây dựng kế hoạch dự án
• Với các gộp nhóm chủ chốt, làm rõ mục tiêu,
chủ định, kết quả
• Chọn cách định lượng sự thành công
• Nhận diện / phân tích các giả định
• Chuẩn bị kế hoạch hành động chi tiết, ngân
sách nguồn lực
• Tạo ra lịch biểu
• Xây dựng dự án con khi cần
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án
Tư 7
Công cụ 3: Sơ đồ trách nhiệm
3. Tổ chức hoá: Thoả thuận về ai làm gì
– Tạo ra sơ đồ thoả thuận vai trò
– Đảm bảo các vai trò được hiểu / được chấp
nhận
– Tích hợp và phối hợp
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án
Tư 8
Bảng thể hiện 3 công cụ
Khuôn khổ logic Cây mục đích
Định lượng Kiểm chứng Giả định
Mục đích ---------- ---------- ---------- ----------
Chủ định ********* ********* ********* *********
Kết quả ++++++ ++++++ ++++++ ++++++
Hoạt động Lịch biểu
Sơ đồ trách nhiệm
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án
Tư 9
Công cụ kế hoạch: Cây mục đích
Công cụ tư duy trực quan giúp
mô tả, phát triển và kiểm thử
chiến lược.
• Cho phép truy nguyên dây
chuyền các mối quan hệ nhân
quả về tới các mục đích cao
nhất.
• Làm sáng tỏ các quan hệ, làm
sáng rõ các phương án, nhận
diện các phần tử bị bỏ sót, giúp
cho việc gộp nhóm và phát triển
dự án.
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án
Tư 10
Cấp bậc logic của các mục đích
Mục đích Bức tranh mục đích lớn
Chủ định Điều bạn muốn xảy ra sau các kết quả.
Điều bạn có thể làm xảy ra.
Kết quả Vật chuyển giao, tiến trình vận hành
Hoạt động Các bước hành động và nguồn lực
để tạo ra kết quả
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án
Tư 11
Khái niệm “gộp nhóm”
“gộp nhóm” được áp dụng khi:
• cấu trúc vấn đề
• xây dựng dây chuyền nhân quả
• tổ chức các pha dự án và kết quả
• xây dựng danh sách các hoạt động
“gộp nhóm” có thể được làm theo:
* các pha tự nhiên * chức năng hay kỉ luật
* thời kì thời gian * phòng ban / người
* các cột mốc chính * địa lí
* kiểu công việc * chi phí
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án
Tư 12
Xây dựng cây mục đích
Nếu đã biết mục đích cao nhất, hãy bắt đầu từ đó
• Động não tập thể để sinh ra danh sách các mục đích
• Tổ chức danh sách này theo các qui tắc logic if-then, với
thừa nhận rằng
› Không phải mọi thứ trong danh sách động não tập thể là khớp
về mặt logic
› Một số mục đích có thể là một điều nhưng được nói bằng
những lời khác nhau
› Một số mục đích có thể là cách đo cho các mục đích khác
› Có thể cần thêm các mục đích trung gian nếu “nhảy” quá rộng
• Bằng việc dùng các qui tắc if-then, tiếp tục làm việc đi
xuống cho tới khi đạt tới điểm một tổ/người có thể làm cho
các kết quả rời rạc xảy ra
• Tối thiểu hoá lỗ hổng, sự chèn lấp, dư thừa
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án
Tư 13
Những câu hỏi lẫy để sinh ra cây
gộp nhóm xuống
• Yêu cầu trung tâm hay mục đích cao nhất là gì?
• Mục đích nào tại mỗi mức thấp hơn là cần để đạt tới mục đích
mức cao hơn?
gộp nhóm lên
• Khi các mục đích này được đạt tới, mục đích mức cao hơn có
đạt tới không?
• Có lỗ hổng, sự chèn lấp hay dư thừa nào trong các mục đich ở
bất kì mức nào? (Nếu có, hãy sửa đổi lại)
Kiểm thử logic
• Các mục đích này có phải đều cần thiết để đạt tới mục đích
cao hơn không?
• Cùng nhau, chúng có đủ để đạt tới mục đích cao hơn không?
• Còn cần cái gì khác nữa? (mục đích và/hoặc giả định)
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án
Tư 14
Cây mục đích: lựa phương án tốt
nhất
Với mỗi mức mục đích, thường có sự trộn lẫn các mục
đích có thể có tại từng mức thấp hơn.
• Hãy hỏi “Tập các X nào sẽ đạt tới Y tốt nhất”?
• Nhận diện và đánh giá kết quả của tập các
phương án dựa trên:
› Chi phí hiệu quả
› Xác suất đạt tới mục đích cao hơn và dung sai rủi ro
› “Tất cả những cái này có cần thiết không? Cùng nhau, chúng có
đủ không?”
CÂY MỤC ĐÍCH NHẬN DIỆN CÁC GỘP NHÓM CHO KHUÔN KHỔ
LOGIC
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án
Tư 15
Cách tiếp cận khuôn khổ logic
Mục đích Định lượng Kiểm chứng Giả định
Mục tiêu
Chủ định
Kết quả
Hoạt động Lịch biểu
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án
Tư 16
Không chắc chắn và giả định
• Dự án là không chắc chắn bởi vì chúng xuất hiện trong
hệ thống phức tạp với nhiều biến mà chúng ta không
hoàn toàn hiêu hết và không thể kiểm soát được.
Giả định = các nhân tố cần cho sự thành công nhưng ở
ngoài tầm kiểm soát.
• Việc phát biểu các giả định cần thiết (nội/ngoại) đặt ra
khung cảnh cho phân tích rủi ro và làm giảm rủi ro.
• Nhận diện và phân tích các giả định trong khi làm kế
hoạch. Theo dõi dấu vết / ảnh hưởng tới chúng trong
thực hiện.
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án
Tư 17
Tính định lượng được
Mục đích là không đầy đủ nếu thiếu việc định lượng sự
thành công
Số lượng bao nhiêu?
Chất lượng tốt thế nào? chuẩn hay đặc tả hiệu năng
nào?
Thời gian trước lúc nào? Trong bao lâu?
Khách hàng ai là khách hàng / người dùng / người được
lợi / nạn nhân?
Chi phí cần nguồn lực nào?
Các biện pháp hợp lệ, kiểm chứng được nên được xác định
tại từng mức của mục đích để đạt tới thoả thuận và thiết lập
các mục tiêu nhắm tới.
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án
Tư 18
Định lượng thành công
Việc định lượng mô tả thêm các mục đích nghĩa là gì.
• Mục đích chưa bao giờ được hiểu đầy đủ hay rõ ràng
chừng nào chúng ta còn chưa xác định cách định lượng
chúng.
• Xác định trước các cách định lượng thành công
• bắt buộc làm sáng tỏ thêm về các mục đích mang nghĩa gì
• tạo ra thoả thuận chung về cách sự thành công được xác
định
• làm giảm những xung khắc về sau
• cung cấp các mục tiêu nhắm tới
• mài sắc niềm tin vào thiết kế dự án và logic if-then
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án
Tư 19
Việc định lượng thành công phải là
• Hợp lệ Định lượng tin cậy thâu tóm
bản chất của mục đích
• Hướng mục tiêu Định lượng Định tính Thời
gian Khách hàng Chi phí
• Độc lập Cách định lượng tách bạch
cần cho từng mức
• Kiểm chứng Dựa trên bằng chứng, không
khách quan dựa trên ý kiến
12/10/2004 3 - Tư duy chiến lược dự án
Tư 20