Phòng giám đốc hiện đại
Một khi nhà quản lý doanh nghiệp đã phân bổ công việc và quyền hạn cho cấp dưới một cách hợp lý, đã biết sử dụng đến hệ thống tư vấn và luật sư khi cần thiết, thì những trang bị hiện nay ở nơi làm việc của họ sẽ trở nên không cần thiết. Khi đó, điều mà các giám đốc cần chỉ là một không gian hoàn toàn độc lập, yên tĩnh và thoải mái để suy nghĩ về những chuyện thuộc về chiến lược. Tuy vậy trong thực tế, chắc chưa có vị giám đốc nào thiết......
Phòng giám đốc hiện đại
Theo bạn, phòng làm việc của các giám đốc trong tương lai sẽ như
thế nào ? Câu trả lời của kiến trúc sư Nguyễn Thanh Thủy, Giám
đốc Trung tâm Thiết kế của Công ty AA, khá bất ngờ. "Cǎn phòng
đó sẽ không có gì cả ngoài một chiếc bàn làm việc trống trơn và
một chiếc ghế thật to", cô nói. Câu trả lời của Thủy không phải là
không có cǎn cứ. Theo cô, một khi nhà quản lý doanh nghiệp đã
phân bổ công việc và quyền hạn cho cấp dưới một cách hợp lý, đã biết sử dụng đến hệ
thống tư vấn và luật sư khi cần thiết, thì những trang bị hiện nay ở nơi làm việc của họ sẽ
trở nên không cần thiết. Khi đó, điều mà các giám đốc cần chỉ là một không gian hoàn toàn
độc lập, yên tĩnh và thoải mái để suy nghĩ về những chuyện thuộc về chiến lược. Tuy vậy
trong thực tế, chắc chưa có vị giám đốc nào thiết lập cho mình một không gian làm việc giản
dị đến ấn tượng như vậy. Hiện nay trong không gian riêng biệt và đầy quyền lực của giới
giám đốc vẫn còn rất nhiều trang bị.
Cần
Hãy bắt đầu từ nơi mà những quyết định quan trọng được ký duyệt, nơi hoạch định chiến
lược phát triển cho các công ty: bàn giám đốc. Tùy vào tính cách của từng vị giám đốc mà
chiếc bàn làm việc của họ có kiểu dáng khác nhau. Thông thường, bàn giám đốc có cạnh
vuông hay tròn. Người có tính nghệ sĩ một chút thì cho vạt tròn hay khoét nhẹ phía cạnh
trước của mặt bàn một chút để "nhìn cho trẻ". Có người đặt làm thêm một vài họa tiết ở
phía trước thành bàn. Giám đốc nào thường xuyên phải họp thì yêu cầu bàn làm việc của
mình phải có thêm mặt bàn hình bán nguyệt, để khi cần chỉ việc đặt vài chiếc ghế xung
quanh là có thể hội ý chớp nhoáng. Còn với những giám đốc phải làm việc với nhiều giấy tờ,
cần diện tích mặt bàn rộng thì lại sắm thêm bàn phụ đặt máy tính, điện thoại và đôi khi là cả
máy fax. Chiếc bàn làm việc của các giám đốc thường thay đổi theo ý riêng của các sếp.
Nhưng chiếc ghế giám đốc thì dường như tuân thủ một luật riêng ở tất cả mọi nơi. Bạn hãy
để ý xem, ở bất kỳ công ty nào chiếc ghế ở vị trí này cũng là chiếc lớn nhất, hoặc chí ít cũng
là một trong những chiếc lớn nhất. Chưa bao giờ có chuyện vì ông giám đốc có chiều cao và
trọng lượng khiêm tốn mà người ta dám đổi chiếc ghế be bé cho tương xứng với vóc người.
Bởi một điều mà ai cũng ngầm hiểu, cái ghế thể hiện quyền lực. Mà đã là như thế thì phải
to, và phải ấn tượng. Có lẽ vì vậy mà những chiếc ghế này có hai màu được chuộng nhất là
đen, nâu đỏ đậm hoặc thỉnh thoảng mới có màu xanh dương đậm.
Một trong những chỗ có thể thu hút cái nhìn của khách lần đầu vào phòng giám đốc là dãy
kệ. Trong đa số các trường hợp, các giám đốc người nước ngoài và giám đốc Việt Nam sử
dụng công nǎng của các dãy kệ rất khác nhau. Giám đốc "Tây" thường trang trí lên kệ bằng
vài món đồ lưu niệm, hay một bộ sưu tập gì đó. Chẳng hạn trong phòng làm việc của ông
Tổng giám đốc Mercedes-benz Việt Nam, khoảng trống của dãy kệ phía sau bàn làm việc ông
được đặt những chiếc xe hơi mẫu nhỏ bằng cỡ bàn tay. Dãy kệ trong phòng của Tổng giám
đốc Công ty Manulife trong mùa Giáng sinh hay Tết chưng những tấm thiệp xinh xắn.
Trong khi đó, các giám đốc Việt Nam sử dụng dãy kệ trong phòng làm việc của mình theo
cách khác. Chín trong số mười trường hợp, đó là nơi lưu trữ các vǎn bản được đóng thành
tập, các bộ sách luật dày cộm, sách chuyên ngành, sách kinh tế và cả chính trị. Nhìn dãy kệ
sách như thế xin bạn đừng vội cho rằng chủ nhân của nó muốn khoe kiến thức. Một phần
của sự khác biệt này là do các giám đốc Việt Nam còn phải ôm đồm quá nhiều công việc,
chưa có thói quen hoặc không đủ tài chính để sử dụng luật sư và tư vấn. Vì thế họ thấy cần
thiết lưu trữ nhiều vǎn bản, tài liệu để có thể tham khảo, tra cứu ngay khi cần. Một tổng
giám đốc ngân hàng cổ phần nói rằng dù phòng làm việc của ông có sửa sang hiện đại đến
cỡ nào, thời đại Internet có thể truy tìm dữ liệu bất cứ đâu, thì dãy kệ sách của ông chỉ càng
phình ra chứ không có teo lại bởi vì ông muốn mọi thứ đều nằm trong tầm tay.
Đủ
Tùy vào diện tích của cǎn phòng và khả nǎng tài chính của công ty mà các giám đốc có thể
sắm sửa thêm vài thứ khác trong phòng làm việc. Ví dụ như một bộ sa lon chẳng hạn: nó vừa
dùng để tiếp khách vừa có thể tranh thủ ngả lưng khi cần. Hay thậm chí họ bố trí cả một bàn
họp lớn ngay trong phòng. Bên cạnh những vật dụng bàn ghế như vừa kể, có nơi còn trang bị
đủ cả ti vi, dàn máy hát dĩa, đầu máy video và có cả một chiếc tủ lạnh nhỏ. Những thứ này
đủ làm thành một phòng tiếp khách nhỏ. Nhưng nhiều người cho rằng trang bị như thế trong
phòng làm việc của giám đốc cũng không thừa. Dàn đầu máy và ti vi để tiện cho giám đốc
khi phải duyệt các chương trình phim quảng cáo. Còn tủ lạnh là để ướp lạnh các thứ nước
uống, bởi đâu phải lúc nào sếp cũng phải tiếp khách bằng nước trà.
Những thứ vật dụng như thế đôi khi là thừa với vị giám đốc này những lại cần thiết với
người khác. Tuy vậy có một vật dụng mà ông Nguyễn Hoài Nam, Giám đốc phát triển kinh
doanh của Công ty TTT, cho là các giám đốc nên sắm cho mình: tủ đựng áo. Chiếc tủ này sẽ
được lắp đặt liền với dãy kệ hay ẩn trong một góc nào đó để tránh sự chú ý của khách.
Chiếc tủ hẹp có vài ba cái mắc áo như thế lại có công nǎng giữ cho người giám đốc lúc nào
cũng có thể tự tin về trang phục dù phải rơi vào tình huống tiếp khách đột xuất.
Và xu hướng
"Thế giới" của các sếp thường tách biệt dù vẫn nằm trong vǎn phòng làm việc của công ty.
Thế nhưng không vì thế mà phòng sếp phải kín cổng cao tường. Mốt thời thượng được
nhiều giám đốc ưa thích là sử dụng các vách kính suốt để ngǎn cách phòng. Vách kính suốt
này thường được phủ lớp phim mờ, vừa ngǎn được không gian bên trong với bên ngoài đồng
thời cũng lấy được ánh sáng từ khu vǎn phòng chiếu vào. Hoặc cũng có những cǎn phòng
thay vì phủ lớp phim mờ lên kính thì sệp lại chọn treo mành sáo đứng. Khi muốn một khoảng
không gian riêng tư thì chỉ cần kéo mành sáo lại còn nếu bình thường thì để mở. Như vậy các
sếp vẫn có được thế giới riêng mà không tạo ra cảm giác ngǎn cách với nhân viên.
Không cần nói ai cũng biết phòng giám đốc thường là nơi đẹp nhất, sang nhất trong công ty.
Hợp lý thôi, đó là bộ não của công ty mà. Vì thế ngày nay các công ty không tự mình đi mua
sắm bàn ghế, hoặc tìm thợ sửa chữa, nâng cấp chỗ làm việc cho sếp. Họ thường nhờ đến
các công ty chuyên về thiết kế thi công vǎn phòng lo việc này cho mình. Lúc đó người chủ
cǎn phòng chỉ cần nói rõ sở thích của mình, chẳng hạn thích ánh sáng đèn hay ánh sáng trời,
thuận tay phải hay tay trái, thích phong cách nhẹ nhàng hay muốn tạo vẻ uy nghi quyền lực...
Vấn đề còn lại là nhà thiết kế phải nắm bắt cho được tần số với khách hàng để thể hiện nó
ra bản vẽ và thi công. Ông Nam nói rằng ngày nay với những chương trình phần mềm hiện
đại, các nhà thiết kế có thể dễ dàng thể hiện ý tưởng của mình ngay trên bản vẽ bằng máy
tính. Nhờ đó mà các giám đốc có thể nhìn thấy ngay hình ảnh cǎn phòng của mình trong
tương lai. Thậm chí các công ty làm dịch vụ này còn chu đáo đến độ làm các bộ sưu tập mẫu
nguyên liệu cho khách nhìn thấy rõ màu sắc thực của các vật dụng trong phòng, cũng như
cảm nhận được độ mịn màng hay sần sùi của loại vải bọc ghế...
Có lẽ không giám đốc nào mà không muốn phòng làm việc của mình đẹp và tiện nghi, cũng
như ai cũng muốn công ty của mình có lợi nhuận. Tuy nhiên, đẹp và tiện nghi là khôn cùng
trong khi túi tiền thì có hạn. Thôi thì, "liệu cơm gắp mắm" vậy!
