PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA BẠN
Các doanh nghiệp nhỏ thường thất bại vì các chủ doanh nghiệp không nắm vững các yếu tố có thể hạn chế sự phát triển và thành công của doanh nghiệp. Thường các doanh nghiệp nhỏ được tổ chức và hoạt động theo kinh nghiệm chuyên môn cụ thể của nhà quản lý về một lĩnh vực nào đó như marketing, kế toán hoặc sản xuất. Kinh nghiệm chuyên môn thường làm hạn chế người chủ doanh nghiệp trong việc nhận ra các khó khăn nảy sinh trong các lĩnh vực khác của hoạt động kinh doanh.......
Page 1 of 9
PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA BẠN
Phân tích Tài chính
Kiểm toán tài chính đối với doanh nghiệp đang phát triển
Giới thiệu:
Các doanh nghiệp nhỏ thường thất bại vì các chủ doanh nghiệp không nắm vững các yếu tố có thể
hạn chế sự phát triển và thành công của doanh nghiệp. Thường các doanh nghiệp nhỏ được tổ chức
và hoạt động theo kinh nghiệm chuyên môn cụ thể của nhà quản lý về một lĩnh vực nào đó như
marketing, kế toán hoặc sản xuất. Kinh nghiệm chuyên môn thường làm hạn chế người chủ doanh
nghiệp trong việc nhận ra các khó khăn nảy sinh trong các lĩnh vực khác của hoạt động kinh doanh.
Bài tập này sẽ cung cấp cho bạn các nhân tố cơ bản để tìm ra và kiểm tra các vấn đề đang tồn tại
hoặc có thể nảy sinh trong quá trình phát triển và mở rộng công ty của bạn. Bài tập này được thiết
kế phù hợp với tình hình kinh doanh của bạn và giúp bạn giải quyết các vấn đề bạn gặp phải cũng
như tạo ra cơ hội cho bạn.
Thiết kế bài tập
Để xác định nhu cầu của doanh nghiệp, Trung Tâm Dịch vụ và Hỗ trợ Doanh nghiệp đã thăm và
thảo luận với các doanh nghiệp vừa và nhỏ . Sự phân tích này đã chỉ ra rằng rất nhiều doanh nghiệp
nhỏ cần giúp đỡ để nhận được các thông tin cần thiết cho các hoạt động kinh doanh của họ, ví dụ
như lập kế hoạch cơ bản, các hoạt động kinh doanh nói chung, kế toán, tìm kiếm các nguồn tài
chính và các khoản vay, quảng cáo và khuyến mại, nghiên cứu thị trường, các hoạt động và kế
hoạch kinh doanh.
Các tác giả đã kết hợp từ thực tiễn nghiên cứu, với các trình tự hợp lý, tư vấn chuyên môn và các
suy nghĩ hệ thống để đưa ra bài tập thẩm tra quản lý dành cho các doanh nghiệp nhỏ. Phương pháp
này không hoàn toàn thấu đáo, ví dụ như người chủ doanh nghiệp/hoặc người quản lý vẫn phải dựa
trên các xét đoán cá nhân và kinh nghiệm trong quá khứ. Tuy nhiên phương pháp này lại cung cấp
một khuôn mẫu hệ thống để đảm bảo rằng các hoạt động chính đều được xem xét trước khi đưa ra
quyết định. Thẩm tra là một phương tiện, nhưng không phải dành để thay thế cho người có kỹ năng
quản lý tốt. Việc thẩm tra này không thể làm thay cho công việc của bạn hoặc của các nhà tư vấn;
tuy nhiên, những phương pháp được thiết kế hiệu quả như thế này có thể giúp bạn tiết kiệm thời
gian quí báu của mình.
Cách sử dụng phương pháp kiểm toán
Để đạt được lợi ích tối đa trong việc thực hiện bài tập này, bạn nên trả lời tất cả các câu hỏi bằng
việc khẳng định là có hoặc phủ định là không đối với một vấn đề thuộc một lĩnh vực cụ thể nào đó.
Sau khi hoàn thành bản câu hỏi thẩm tra, bạn có thể xem lại việc phân tích vấn đề để xem xét nên
đưa ra quyết định gì là thích hợp hơn cả. Bài tập phân tích này sẽ cung cấp cho bạn nét tổng quát về
mối liên hệ giữa các nhân tố của phương pháp thẩm tra. Bài tập thẩm tra được chia thành các vấn
đề chính trong việc quản lý một doanh nghiệp nhỏ đang phát triển -đó là marketing, sản xuất, tài
Page 2 of 9
chính, tổ chức và quản lý
Trong một doanh nghiệp nhỏ phát triển lành mạnh và tài chính vững vàng, những vấn đề trên hoàn
toàn cân bằng. Một loạt các dẫn chứng về mở rộng các doanh nghiệp nhỏ của BPSC sẽ cho phép
các học viên kiểm tra dần từng lĩnh vực hoạt động chính một cách chi tiết. Việc sử dụng thường
xuyên phương pháp thẩm tra này có thể giúp hoạt động kinh doanh của bạn năng xuất hơn và mang
lại lợi nhuận nhiều hơn
Kiểm toán Tài chính
Page 3 of 9
I.Thực hành kế toán tổng hợp Có Không
A. Doanh nghiệp có một hệ thống kế toán: đơn
hay kép
1. Chủ doanh nghiệp tự chuẩn bị các báo cáo tài
chính
1.1. Hiểu rõ cách làm như thế nào và tại sao lại
như vậy
2. Chủ doanh nghiệp thuê nhân viên kế toán
2.1. Kế toán tính thuế
2.2 Có so sánh giữa chi phí thuê một kế toán
thường và một kế toán có bằng kế toán chuyên
nghiệp (CPA).
B. Doanh nghiệp làm điều chỉnh các bản sao kê
ngân hàng hàng tháng.
C. Doanh nghiệp theo dõi báo cáo thu chi chính xác
và chuẩn bị các báo cáo hàng tháng
1. So sánh các báo cáo của vài tháng để định hướng
2. So sánh báo cáo với các doanh nghiệp trung bình
trong ngành
3. Biết hiện trạng tài chính của doanh nghiệp
D. Hàng tháng doanh nghiệp nộp tiền để đóng bảo
hiểm xã hội và nộp thuế cho nhà nước
1. Chủ doanh nghiệp có hiểu biết về Biểu Mẫu
941
2. Nộp tiền đúng hạn để tránh bị phạt
3. Cung cấp thông tin W-2
E. Doanh nghiệp có chính sách tín dụng
1. Hệ thống lưu hoá đơn hàng tháng
2. Có các phương thức thu phí trả chậm cho khách
hàng
3. Xoá sổ các khoản nợ khó đòi
4. Có chính sách thu hồi nợ tốt
5. Liên tục gửi thư để thu hồi nợ từ khách hàng trả
chậm
6. Có hệ thống thanh toán bằng Visa, Master Card
và các thẻ tín dụng khác
7. Có đẩy mạnh chính sách chiết khấu tiền mặt
F. Doanh nghiệp trả các loại thuế đúng hạn
1. Xem xét trước các qui định thuế về thiết bị
2. Cân nhắc đến các khả năng mua hoặc bán
3. Cân nhắc đến các mặt thuận lợi/không thuận lợi
của doanh nghiệp
4. Không trả tiền phạt do nộp thuế chậm
Page 4 of 9
Kế toán tổng hợp và Thể thức kế toán
A. Công ty sử dụng hệ thống kế toán đơn hay kế toán kép.
Ghi chép kế toán có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và thành công của bất cứ một doanh nghiệp
nào. Theo kết quả phân tích các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các trục trặc trong việc kế toán được coi là
ván đề lớn thứ hai. Cho dù doanh nghiệp sử dụng hệ thống kế toán đơn hay kế toán kép đều không quan
trọng bằng việc bằng việc hệ thống kế toán đó hoạt động như thế nào. Ghi chép kế toán kịp thời và
chính xác là hết sức quan trọng.
1. Chủ doanh nghiệp tự chuẩn bị báo cáo tài chính
Những chủ doanh nghiệp nhỏ hiểu biết về sổ sách kế toán, các số liệu giao dịch kế toán và tự
chuẩn bị các báo cáo tài chính thì sẽ nắm được tình hình doanh nghiệp một cách sâu sắc. Nó giúp
cho chủ doanh nghiệp tránh khỏi những rắc rỗi về tài chính và tập trung vào công việc kinh
doanh của mình để kiếm lời
2. Chủ doanh nghiệp thuê kế toán
Những chủ doanh nghiệp không hiểu biết về về công tác kế toán thì có thể thuê một người đáng
tin cậy làm công tác này. Mặc dù vậy người chủ doanh nghiệp cần phải hiểu được các báo cáo
tài chính. Sự thiếu hiểu biết về các báo cáo tài chính quan trọng chứng tỏ rằng người chủ doanh
nghiệp đã từ bỏ trách nhiệm quản lý doanh nghiệp của mình. Nói chung cách khôn ngoan hơn cả
là thuê kế toán chuyên nghiệp tính thuế sau khi họ đã thực hiện việc ghi chép kế toán. Người chủ
doanh nghiệp nào mà thấy cần thiết phải giao phó phần lớn trách nhiệm tài chính cho người khác
thì phải cân nhắc nghiêm túc đến việc thuế một kế toán chuyên nghiệp (CPA)
B. Người chủ doanh nghiệp điều chỉnh bản sao kê tài khoản ngân hàng hàng tháng
Cách nhanh nhất để dẫn các doanh nghiệp đến những rắc rối về tài chính là không thực hiện điều chỉnh
bảng sao kê tài khoản ngân hàng hàng tháng. Với hệ thống kế toán đơn, cách duy nhất là duy trì sự chính
xác. Ngay cả khi áp dụng hệ thống kế toán kép, điều chỉnh bảng sao kê hàng tháng vẫn là cách duy nhất
để phát hiện các sai sót. Rất nhiều chủ doanh nghiệp sao nhãng việc này vì các vấn đề khác họ cho là
đáng quan tâm hơn. Điều đó đã làm cho báo cáo tài chính của họ mất giá trị, khiến họ ra những quyết
định quan trọng trên cơ sở số liệu sai lệch.
C. Chủ doanh nghiệp theo dõi các báo cáo thu chi chính xác và tự chuẩn bị các báo cáo tháng.
Khả năng quay vòng vốn linh hoạt của doanh nghiệp là cần thiết để tiếp tục hoạt động trong một doanh
nghiệp. Việc chuẩn bị báo cáo thu chi chính xác nhất là cách tốt nhất để ngăn ngừa nguy cơ thiếu hụt
tiền mặt.
1. Chủ doanh nghiệp hiểu rõ mục đích của các báo cáo tài chính
Nếu chủ doanh nghiệp hiểu rõ tầm quan trọng của các báo cáo tài chính đối với việc điều hành
và kiểm soát doanh nghiệp thì sẽ thực hiện công việc này một cách nghiêm túc . Các báo cáo kinh
doanh được chuẩn bị tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho chủ doanh nghiệp trong việc kiểm soát
doanh nghiệp và trong mối quan hệ với các tổ chức cho vay, đơn giản hoá việc tính thuế và tiết
kiệm tiền đóng thuế hơn.
2. Chủ doanh nghiệp so sánh một vài báo cáo tài chính tháng để định hướng cho doanh nghiệp của
mình
Page 5 of 9
Việc so sánh báo cáo tháng và báo cáo năm để định hướng sẽ cung cấp những số liệu tài chính
cho việc lập kế hoạch. Phân tích xu hướng là hoạt động quan trọng đối với việc: kiểm tra tồn
kho có hiệu quả, lập kế hoạch vốn, lập kế hoạch cho những khoảng thời gian rỗi, quảng cáo
đúng lúc, thực hiện các chiến dịch khuyến mại và thu lãi tối đa.
3. Chủ doanh nghiệp so sánh các báo cáo với những doanh nghiệp trung bình trong ngành.
Biết cách so sánh doanh nghiệp mình với các doanh nghiệp khác về mặt tài chính sẽ giúp chủ
doanh nghiệp tìm kiếm được các cơ hội vay vốn và mở rộng kinh doanh. Những hiểu biết này
cũng giúp chủ doanh nghiệp có những thuận lợi về cả mặt tâm lý lẫn công tác lập kế hoạch, giúp
họ nắm tốt hơn hiện trạng của ngành công nghiệp nói chung và cung cấp một hệ thống dự đoán
trước những dao động và xu hướng của thị trường.
4. Chủ doanh nghiệp biết hiện trạng tài chính của doanh nghiệp mình
Việc không nắm được hiện trạng tài chính của doanh nghiệp là nguyên nhân chính dẫn đến sự
thất bại của một doanh nghiệp. Điều hành doanh nghiệp với những công cụ tài chính tương đối
giản đơn và luôn nắm được tình hình tài chính của doanh nghiệp là điều quan trọng nếu doanh
nghiệp muốn kiếm đủ lãi.
Mặc dù một chế độ ghi chép sổ sách tốt sẽ tốn nhiều thời gian khiến chủ doanh nghiệp không có
điều kiện để làm hết những công việc thực tế khác của doanh nghiệp, nhưng nó thật sự quan
trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp.
D. Doanh nghiệp nộp tiền hàng tháng để đóng bảo hiểm xã hội và thuế cho Nhà nước.
Đây là qui định của chính phủ, có những hình phạt đối với những trường hợp không báo cáo chính xác và
đúng hạn. Một nguyên nhân quan trọng khác đối với việc nộp tiền đúng hạn là ổn định tư tưởng cho cán
bộ, nhân viên của doanh nghiệp. Không hoàn thành nghĩa vụ có thể gây ra sự bất bình trong cán bộ công
nhân viên. Điều đó có thể dẫn tới việc làm mất lòng khách hàng, thậm chí làm mất lợi nhuận của công
ty, đôi khi đe doạ sự tồn tại của doanh nghiệp.
1. Chủ doanh nghiệp phải hiểu biểu mẫu 941.
Biểu mẫu 941 được sử dụng để báo cáo thuế thu nhập và bảo hiểm xã hội hàng quí mà doanh
nghiệp đã giữa lại trong số lương của cán bộ công nhân viên để nộp bảo hiểm cho họ. Không
thực hiện đóng bảo hiểm xã hội theo Luật thì sẽ phải nộp tiền phạt và tiền lãi do chính phủ qui
định.
2. Chủ doanh nghiệp nộp tiền đúng hạn để tránh bị phạt
Số tiền nộp phạt rất lớn và lấy từ khoản lãi. Trong một số doanh nghiệp nhỏ nộp tiền chậm đã
trở thành thói quen và số tiền phạt quá lớn, tới mức đe doạ tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Việc nộp phạt thường xuyên do chậm đóng tiền bảo hiểm là dấu hiệu chắc chắn về thực trạng
tồi tệ của một doanh nghiệp và có thể là một điều cảnh báo cho các tổ chức tín dụng rằng doanh
nghiệp gặp phải những rắc rối về tài chính, khiến cho chủ doanh nghiệp không chắc đã vay
được tiền khi cần thiết.
3. Chủ doanh nghiệp cung cấp thông tin W-2.
Không cung cấp thông tin W-2 một cách chính sách là con đường chắc chắn dấn đến rắc rối với
cơ quan thuế quan nhà nước. Việc cung cấp thông tin chính xác tốn rất ít thời gian mà lại tránh
được chi phí tốn kém sau này về sự chập trễ. Không chú ý đến những chi tiết đối với chính phủ
thường là dấu hiệu cho thấy những thông tin chi tiết khác của các doanh nghiệp cũng bị bỏ qua.
Tình trạng quản lý luộm thuộm như vậy là điều cảnh báo cho ngân hàng và các tổ chức tín dụng
rằng chủ doanh nghiệp là một rủi ro tín dụng.
E. Doanh nghiệp có chính sách tín dụng.
Page 6 of 9
Bán chịu cho khách hàng có thể làm tăng khối lượng hàng bán ra. Nhưng nếu doanh nghiệp không có
chính sách tài chính bằng văn bản hoặc không thực hiện đúng theo chính sách đó, thì doanh nghiệp có thể
bị mất một khoản tiền do số nợ khó đòi lớn hơn số tiền mang lại do việc tăng lượng hàng bán ra. Chính
sách tín dụng bằng văn bản thường đẩy mạnh tiến độ thu hồi nợ, đặc biệt khi những khoản chiết khấu
có thể sử dụng để khuyến khích trả nợ sớm. Một số doanh nghiệp nhỏ cho thấy đã có những tiến bộ
trong việc lưu chuyển tiền tệ sau khi thực hiện các chính sách tín dụng.
1. Doanh nghiệp tiến hành lưu giữ hoá đơn hàng tháng
Việc lưu giữ hoá đơn hàng tháng giúp cho chủ doanh nghiệp theo dõi khách hàng. Đôi khi khách
hàng tốt nhất của năm ngoái có thể là khách hàng tồi tệ hôm nay.
2. Công ty có hệ thống xử lý thích hợp đối với các trường hợp khách hàng trả nợ chậm
Việc trả chậm có thể gây nguy hiểm tới quan hệ giữa công ty với khách hàng, vì khách hàng
không biết được rằng thói quen trả chậm ảnh hưởng tới doanh nghiệp như thế nào. Việc sử
dụng chiết khấu cho việc trả nợ sớm là một biện pháp hữu hiệu để khuyến khích khách hàng trả
nợ đúng hạn. Điều đó cũng cải thiện tình hình lưu chuyển tiềm mặt, thậm chí xây dựng mối
quan hệ thường xuyên và lâu dài với khách hàng.
3. Doanh nghiệp xoá sổ những khoản nợ khó đòi
Không xoá sổ nợ khó đòi sẽ tạo ra một dấu hiệu xấu đối với giá trị ròng và có thể đe doạ tình
hình tài chính của công ty. Điều đó cũng làm cho doanh nghiệp biết rằng khách hàng nào là những
rủi ro tín dụng nghiêm trọng của công ty.
4. Doanh nghiệp có chính sách thu hồi nợ tốt
Nhiều chủ doanh nghiệp rất ghét việc thu hồi nợ. Một chính sách thu hồi nợ tốt sẽ làm đơn giản
hoá việc thu hồi nợ và là một biện pháp hữu hiệu để ngăn chặn việc trả nợ chậm và những
khoản nợ khó đòi. Thu hồi nợ đúng hạn và có hiệu quả là vấn đề quan trọng đối với việc tạo ra
dòng tiền dương và làm tăng lợi nhuận vì giảm bớt được nhu cầu vay ngắn hạn để hoạt động
kinh doanh.
5. Có một loạt thư đòi nợ để gửi cho các khách hàng trả nợ chậm.
Không phải riêng khách hàng thực sự được coi là nợ khó đòi không chỉ bị ảnh hưởng của số tiền
chiết khấu hay các chính sách thu hồi nợ. Những khách hàng này có thể gặp khó khăn trong tài
chính. Trong trường hợp đó cần liên tục có những thông báo về sự chậm trả nợ của của họ và có
thư đòi nợ để thu hồi nợ. Những lá thư do luật sư viết thường có tác dụng để đòi nợ. Biện pháp
cuối cùng là yêu cầu cơ quan thu hồi nợ đòi giúp.
6. Công ty sử dụng hệ thống visa, thẻ Master hoặc các loại thẻ tín dụng khác
Hệ thống thẻ tín dụng giúp quay vòng tiền mặt đúng lúc và đẩy trách nhiệm tài chính sang phía
khách hàng. Mối lo ngại và sự căng thẳng của công ty sẽ được giảm đi bằng cách sử dụng thẻ tín
dụng tự do loại nhỏ mà công ty thu của khách. Hệ thống đó cũng làm đơn giản hoá hệ thống kế
toán và hoá đơn đồng thời làm giảm hoạt động chi phí hoạt động trên lĩnh vực này.
7. Công ty sử dụng chính sách chiết khấu.
Nên sử dụng biện pháp chiết khấu tiền mặt để khuyến khích khách hàng trả nợ hơn là sử dụng
thẻ tín dụng. Hãy thông báo với khách hàng rằng: thanh toán bằng tiền mặt sẽ giúp họ tiết kiệm
tiền và cải thiện việc lưu chuyển tiền tệ. Sử dụng chính sách chiết khấu này sẽ làm giảm chi phí
thu hồi nợ của doanh nghiệp.
F. Công ty trả tất cả các loại thuế đúng hạn.
Không trả thuế đúng hạn là biểu hiện của trình độ tổ chức kém. Sự trì hoãn nộp thuế là do sự sa sút của
các chủ doanh nghiệp nhỏ. Chẳng ai muốn đóng thuế cả, nhưng việc trì hoãn để đóng thuế cũng chẳng
làm cho doanh nghiệp sau này thực hiện việc đó dễ dàng hơn, vì đó có lẽ là thời gian duy nhất trong năm
khi mà toàn bộ tình hình hoạt động của doanh nghiệp được phản ánh một cách chính xác.
Page 7 of 9
1. Chủ doanh nghiệp xem xét các vấn đề liên quan đến thuế thiết bị.
Đợi cho đến phút chót mới quan tâm đến những vấn đề liên quan đến thuế để mua trang thiết bị
có thể làm cho chi phí lớn hơn. Nghĩ trước và thảo luận sớm với kế toán về những vấn đề liên
quan đến thuế và các cách lựa chọn khác nhau có thể tiết kiệm được tiền đóng thuế. Sự quan tâm
đến thuế là vấn đề quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp, nhưng đối với doanh nghiệp nhỏ,
sự quan tâm đó có thể tạo ra sự khác biệt giữa lãi và lỗ.
2. Chủ doanh nghiệp xem xét đến khả năng mua hay thuê trang thiết bị
Quyết định mua hay thuê trang thiết bị là một trong những mối quan tâm hàng đầu của doanh
nghiệp. Thuê thiết bị thay cho việc vay tiền để mua thiết bị có thể giúp cho việc lưu chuyển tiền
mặt dễ dàng hơn, tiết kiệm được tiền đóng thuế và tăng tổng số vốn hoạt động. Một lý do khác
nữa là việc thuê thiết bị sẽ tiết kiệm thời gian hơn khi cần sửa chữa.
3. .Chủ doanh nghiệp xem xét những ưu điểm và nhược điểm có thể có của việc hợp nhất/Phụ
chương S
Mỗi một loại hình cơ cấu doanh nghiệp đều có những ưu điểm của nó. Hầu hết các doanh
nghiệp trong các trường hợp nghiên cứu ngành kinh doanh nhỏ đều là những doanh nghiệp tư
nhân hay hợp tác theo phụ trương S, trong trường hợp đó doanh nghiệp hợp tác theo phụ trương S
không bị ảnh hưởng bởi thuế thu nhập, vì nó được coi như là một đối tác. Ngoài ra kiểu hợp tác
S và hợp tác chuẩn mực đều có những ưu điểm và nhược điểm như nhau.
4. Chủ doanh nghiệp không nộp thuế (nghiệp đoàn, nhà nước, địa phương)
Một điều hiển nhiên là bất kỳ một doanh nghiệp nào đóng thuế đều bị giảm lãi. Nhưng việc
không trả thuế đúng hạn còn tồi tệ hơn vì nó gây sự lãng phí thời gian và sự căng thẳng cho
doanh nghiệp. Nó cũng là thông điệp cho những tổ chức tín dụng và ngân hàng rằng doanh nghiệp
là một rủi ro tín dụng
Kế hoạch tài chính và Đề xuất vay vốn
A. Doanh nghiệp có đủ tiền mặt
Lạm phát và sự thay đổi tỷ lệ lãi suất làm cho các doanh nghiệp nhỏ luôn phải lưu ý đến quá trình luân
chuyển tiền tệ. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, vay tiền để kinh doanh thì càng gặp khó khăn hơn. Có đủ
tiền mặt lưu chuyển là điều kiện quan trọng đối với sự ổn định tài chính và bền vững cho một doanh
nghiệp. Nếu không nhiều doanh nghiệp có thể trả được nợ chỉ vì lưu chuyển tiền mặt không tốt.
1. Phiếu thu tiền mặt đã được đánh số trước phải được ghi chép, theo dõi và kiểm tra.
Việc sử dụng các phiếu thu đã được đánh số trước là cách đơn giản nhất để theo dõi khách hàng
và việc bán hàng. Nó còn là nguồn tài liệu để xây dựng hệ thống kế toán. Nguyên nhân khác để
sử dụng hệ thống phiếu thu đã đánh số trước là doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian lưu kho
và tiết kiệm thời gian trong việc kiểm tra hàng tồn kho trên thực tế.
2. Nộp séc hàng ngày
Một nguyên tắc cơ bản của công tác quản lý tiềm mặt là duy trì sự luân chuyển của nó. Tiền mặt
càng luân chuyển nhanh từ các khách hàng tới ngân hàng và đưa vào đầu tư ngắn hạn thích hợp
thì càng tốt. Một điều hữu ích khác của việc nộp séc hàng ngày là giảm được tỷ lệ hao hụt mất
mát mà từ đó có thể gây ra các vấn đề khác.
3. Lập hoá đơn cho khách hàng được thực hiện nhanh chóng (trong vòng 2 ngày)
Gửi hoá đơn chậm cho khách hàng là điều bất lợi vì nó thông tin cho khách hàng rằng họ có thể
trả chậm. Việc lập hoá đơn sai cũng gây ra sự chậm chễ và tốn nhiều thời gian để sửa chữa.
4. Nhận được các khoản thu hồi nợ trong vòng 60 ngày.
Khi thời gian thu hồi nợ kéo dài hơn 60 ngày thì doanh nghiệp cần kiểm tra các chính sách thu hồi
nợ và chính sách tín dụng. Thời gian thu hồi nợ lâu làm tăng chi phí hoạt động quan những chi phí
Page 8 of 9
phụ khác, làm giảm lãi và dẫn đến việc doanh nghiệp phải vay thêm vốn để đáp ứng nhu cầu
hoạt động.
5. Tận dụng chiết khấu cho các khoản phải trả.
Tận dụng những khoản chiết khấu tiền mặt mà nhà cung ứng tạo ra sẽ tiết kiệm được tiền và là
một bước quan trọng trong quá trình doanh nghiệp tự xây dựng mình thành một khách hàng lớn
hàng đầu. Được coi như một khách hàng quan trọng như vậy sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc
giao hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ và có thể là sự khởi đầu tốt đẹp cho việc lãnh đạo một
doanh nghiệp mới.
6. Các khoản chi được thanh toán bằng séc đã đánh số.
Séc đã đánh số là cứ liệu cơ bản để xác định những chi phí một cách chính xác. Nếu không sử
dụng loại séc này thì sẽ mất nhiều thời gian để ghi chép sổ sách, gây khó khăn trong việc kiểm
soát những chi phí một cách chính xác, làm tăng khả năng trả kép và thông tin cho khách hàng
rằng doanh nghiệp đang ở trong tình trạng kinh doanh bất lợi.
B. Doanh nghiệp ước tính nhu cầu về lưu kim tiền mặt
Hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng cơ sở thực chi hơn là cơ sở tích luỹ trong hạch toán. Dù
rằng áp dụng cơ sở thực chi dễ dàng hơn và tốn ít thời gian hơn, nhưng nó thường gây rắc rối cho doanh
nghiệp, bởi doanh nghiệp có những khoản chi phí phát sinh mà không được hạch toán thích hợp. Bằng
việc ghi chép các khoản phải thu và các khoản phải trả, việc dự toán kế hoạch dòng tiền trở nên dễ
dàng hơn.
1. Việc trả lương không phải gặp khó khăn gì
Khi một doanh nghiệp gặp khó khăn về thanh toán lương, cần có biện pháp cương quyết để tránh
sự suy sụp về tài chính. Nhìn chung, chủ doanh nghiệp hoặc người quản lý đều không theo dõi sổ
sách một cách kỹ càng. Khi vấn đề xảy ra thì đó là một dấu hiệu cho thấy tình hình kinh doanh
nói chung đang kém. Mặt khác, khả năng để thanh toán lương cho nhân viên thường là dấu hiệu
nhỏ nhất để đánh giá xem tình hình kinh doanh có ở trạng thái cân bằng hay không.
2. Dành tiềm để mở rộng hoạt động kinh doanh, sử dụng trong những trường hợp khẩn cấp hoặc
cho các cơ hội mua hàng.
Rất ít doanh nghiệp có ưu thế trong việc có nhiều tiền mặt. Nhiều doanh nghiệp thất bại chỉ vì
họ không có tiền dành riêng để sử dụng trong các trường hợp khẩn cấp. Hoạt động kinh doanh
của họ rất bấp bênh. Có một quĩ sử dụng riêng cho các trường hợp khẩn cấp là điều cần thiết
chứ không phải là một sự xa xỉ và là một lợi thế trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
3. Chỉ vay vốn ngắn hạn khi cần thiết.
Một doanh nghiệp nhỏ chi nên vay tiền khi cần thiết hay khi có sự phân tích cho thấy là việc vay
vốn ngắn hạn sẽ làm cho doanh nghiệp kiếm được lãi. Vay vốn ngắn hạn là điều cần thiết đối
với việc kinh doanh theo thời vụ. Nhưng nếu sự phân tích không đúng sẽ biến các khoản vay
ngắn hạn thành những món nợ dài hạn, đặt doanh nghiệp vào một tình trạng tài chính không ổn
định. Việc sử dụng không đúng vốn vay ngắn hạn là vấn đề chính của nhiều trường hợp nghiên
cứu trong ngành kinh doanh nhỏ.
4. Xác lập trước một mức tín dụng đối với ngân hàng
Xác lập trước một mức tín dụng đối với ngân hàng có nghĩa là doanh nghiệp có rủi ro tín dụng
thấp. Đó là dấu hiệu của sự quản lý tốt đối với một doanh nghiệp. Xác lập trước một mức tín
dụng đối với ngân hàng sẽ làm cho doanh nghiệp hoạt động một cách linh hoạt hơn. Khi sử dụng
khoản tiền đó một cách đúng đắn có thể tạo ra nguồn quĩ để sử dụng trong trường hợp khẩn cấp
để tận dụng được những cơ hội đầu tư. Một ưu điểm nữa trong việc phát triển mức tín dụng với
ngân hàng là nó sẽ xây dựng mối quan hệ giữa doanh nghiệp với ngân hàng, tạo điều kiện cho
doanh nghiệp vay vốn dài hạn để mở rộng hoạt động kinh doanh.
Page 9 of 9
C. Doanh nghiệp cần phải hiểu rõ vai trò của việc kế hoạch tài chính trong điều kiện thị trường cho vay
vốn cạnh tranh cao hiện nay.
Để vay vốn trong một thị trường tiền tệ khắt khe như hiện nay, việc lập kế hoạch tài chính là hết sức
quan trọng. Người cho vay muốn biết càng nhiều càng tốt về những người mà họ cho vay, vì họ làm
kinh doanh. Điều đó có nghĩa là cần chuẩn bị tốt một kế hoạch kinh doanh và một báo cáo nhân sự chi
tiết.
1. Chuẩn bị bản tóm tắt lý lịch cá nhân của chủ doanh nghiệp
Bản tóm tắt lý lịch cá nhân của chủ doanh nghiệp được chuẩn bị tốt là tài liệu cần thiết để cho
doanh nghiệp nhỏ vay vốn trên thị trường hiện nay. Vay vốn kinh doanh cho một doanh nghiệp
nhỏ là một nghệ thuật và người chủ doanh nghiệp phải thể hiện khả năng kinh doanh của mình.
Một bản tóm tắt sơ yếu lý lịch cá nhân của chủ doanh nghiệp là thông điệp nói lên rằng chủ
doanh nghiệp là người có trình độ quản lý doanh nghiệp và có khả năng trả nợ đúng hạn.
2. Chuẩn bị báo cáo tài chính cá nhân
Kể cả khi doanh nghiệp là một liên doanh, phần lớn các tổ chức tín dụng đều giả định rằng họ
cho một chủ doanh nghiệp vay tiền. Do đó có một bản báo cáo tài chính cá nhân được chuẩn bị
kỹ càng sẽ làm tăng khả năng vay vốn.
3. Có một kế hoạch kinh doanh dưới dạng văn bản
Viết một kế hoạch kinh doanh là một hình thức trình bày và giới thiệu với chủ tín dụng về doanh
nghiệp của mình, về những dự định hoạt động kinh doanh của chủ doanh nghiệp và bằng cách
nào để đạt được những dự định đó. Do đó nếu không chuẩn bị tốt kế hoạch kinh doanh thì khó có
khả năng vay được vốn.
4. Báo cáo về nguồn vốn và sử dụng vốn của hai năm quan và lập kế hoạch cho hai năm tới:
Báo cáo về nguồn vốn và sử dụng vốn, hơn bất kỳ một tài liệu nào, chứng minh cho chủ tín dụng
biết rằng doanh nghiệp hoạt động vững chắc. Nó cũng cần thiết đối với công tác quản lý luân
chuyển tiền mặt và là một tài liệu hoạt động quan trọng, kể cả khi không cần vay vốn.
5. Lập bảng cân đối kế toán của hai năm vừa qua và cho hai năm tới
Từ trước tới nay, bảng cân đối kế toán là tài liệu tài chính cơ bản được các nhà tín dụng và tài
chính sử dụng để xác định tình hình tài chính của doanh nghiệp. Bảng cân đối kế toán cần được
kèm theo bảng đề xuất vay vốn, mặc dù vậy chính bản thân những tài liệu này ngày nay không
còn là những tài liệu thích hợp để vay vốn nữa.
6. Chủ doanh nghiệp có mối quan hệ tốt với ngân hàng
Chủ doanh nghiệp nhỏ phải có quan hệ với ngân hàng và phải thường xuyên thông báo tình hình
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hàng quí. Nếu ngân hàng được thông báo thường xuyên
và đầy đủ, chính xác về doanh nghiệp thì họ sẽ cung cấp những thông tin tài chính có giá trị cho
chủ doanh nghiệp và chủ doanh nghiệp có nhiều khả năng vay được vốn hơn khi cần thiết.
7. Giữ tỷ lệ nợ trên vốn tự có bền vững (1:2/1:1).
Một điều hiển nhiên là ngân hàng chỉ muốn cho các doanh nghiệp hoạt động tốt vay vốn. Ngân
hàng cũng muốn rằng chủ doanh nghiệp có ít nhất là bằng số tiền vốn vay doanh nghiệp và nếu
có gấp đôi số tiền vay ngân hàng là tốt nhất.
