Những Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
Trong từ điển, từ "thuyết trình" có rất nhiều nghĩa. Chúng ta sẽ hiểu từ "thuyết trình" theo nghĩa xuất phát từ "trình bày" có nghĩa là "đưa cho ai đó một cái gì đó - nói điều gì đó với ai đó" hoặc giao tiếp với ai đó.
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
Trong từ điển từ “thuyết trình” có rất nhiều nghĩa. Chúng ta sẽ
hiểu từ “thuyết trình” theo nghĩa xuất phát từ “trình bày” có nghĩa
là “đưa cho ai đó một cái gì đó – nói điều gì đó với ai đó” hoặc giao
tiếp với ai đó.
“Thuyết trình” là một hình thức của giao tiếp và có thể được nhận
thấy ở dưới nhiều hình thức khác nhau. Một số ví dụ của thuyết
trình trong kinh doanh là:
Viết: Thư, lời nhắn, báo cáo, nhận xét, biên bản của cuộc họp, các
cuộc họp, đề nghị …
Nói: Chuyện trò, họp, phỏng vấn, bán một sản phẩm hoặc dịch vụ
Hành động :Ngôn ngữ cử chỉ, hành động
Các nội dung về “Kỹ năng thuyết trình” dưới đây sẽ không bao
gồm các chi tiết của một bài thuyết trình dưới dạng viết, mà chỉ đề
cập tới hai kiểu dạng thuyết trình nói đó là :
• Một bài giới thiệu sản phẩm/bán hàng tốt
•Tổ chức cuộc họp
1- Giới thiệu sản phẩm và bán hàng
1.1- Các đặc điểm của một bài phát biểu hiệu quả
- Có mục đích/chức năng rõ ràng: Trước khi tiến hành giới thiệu về
sản phẩm hoặc bán hàng, mục đích/chức năng của bài thuyết trình
cần phải được đặt ra. Điều này sẽ bảo đảm một cô hội tốt hơn
nhằm đạt được hiệu quả thuyết trình.
Có bốn mục đích và chức năng chính của một bài phát biểu.
1. Chức năng thông báo: Cung cấp thông tin về sản phẩm dịch vụ
và các vấn đề liên quan.
2. Chức năng thuyết phục: Nhằm đạt tới kết quả bắt buộc người
nghe phải nghe theo
3. Chức năng kiểm sốt: Nhằm bảo đảm rằng bài giới thiệu phải đi
theo đúng chức năng hoặc mục đích
4. Chức năng kết hợp: Kết hợp các chức năng trên với nhau vì mục
tiêu chung của bài trình bày.
Bất kỳ bài giới thiệu sản phẩm hoặc bán hàng nào đều phải có ít
nhất một trong các chức năng chủ yếu trên hoặc một chức năng
chủ yếu và kết hợp với các chức năng thứ yếu khác nữa.
- Được chuẩn bị chu đáo: Càng chuẩn bị chu đáo càng tăng sức
thuyết phục. Một trong những nguyên tắc cô bản là “không phải
tình bày những gì bạn muốn mà trình bày những gì họ muốn nghe”.
Mặc dù chủ đề bài phát biểu hay hoặc dở, thì người phát biểu lúc
nào cũng phải tuân thủ chiến lược “chuẩn bị”. Được chuẩn bị sẽ
giảm được mức độ sợ hãi.
- Nội dung:
Nội dung của bất kỳ bài phát biểu nào cần phải theo thứ tự logic.
Hôn thế nữa, bài phát biểu phải được trình bày một cách rõ ràng
với thông tin đầy đủ. Điều đó sẽ tạo ra ham muốn lắng nghe và
hiểu được ý của người trình bày. Để có thể đạt được những khả
năng đó, thì việc chuẩn bị là vô cùng quan trọng.
Nội dung sẽ bao gồm 3 phần và chia thời gian bài phát biểu theo tỷ
lệ. Đó là:
+ Giới thiệu
- Mục đích phát biểu
- Tạo nên sự hòa hợp
- Giới thiệu chủ đề bài phát biểu
+ Trình bày các điểm chính: Các điểm chính với chi tiết giải thích
hoặc tưông phản
+ Hiển thị dưới dạng hình ảnh minh hoạ để tăng cường thêm cho
nội dung trình bày. Trình bày những bức ảnh, hình vẽ, đồ hoạ,
….sẽ có kết quả tốt. Một bức ảnh có thể nói hàng nghìn từ. Lợi
ích chính của các giáo cụ trực quan nhằm chuyển tải những thông
tin kinh doanh sẽ giúp cho người nghe/người đọc hiểu và nhớ hôn.
Chỉ cần nhìn liếc qua mọi thông tin về quá khứ, hiện tại và tưông
lai sẽ được phân tích nhanh chóng.
+ Kết thúc trình bày:
- Nhắc lại mục đích và khuyến khích
- Tóm tắt các điểm chính.
1.2- Các đặc điểm của một người thuyết trình tốt
• Thể hiện tính cách cá nhân
- Hòa hợp với người nghe.
- Liên lạc bằng mắt với người nghe.
- Thể hiện sự tự tin: Qua hành động, điệu bộ, cử chỉ, lời nói….
- Có khả năng trả lời câu hỏi: Trả lời mọi câu hỏi đặt ra có liên
quan đến nội dung trình bày và không bao giờ nói “không biết” khi
bị hỏi.
• Kiểm sóat được giọng nói và các yếu tố tương tác
- Kiểm soát giọng nói: Người trình bày có thể tuỳ theo diễn biến
của nội dung mà sử dụng các cấp độ, nhịp độ giọng nói khác nhau
nhằm nhấn mạnh nội dung hoặc thu hút sự tập trung của người
nghe.
- Sử dụng microphone
- Đóan trước được phản ứng: Chuẩn bị tốt và tích luỹ kinh nghiệm
cho phép dự đốn trước được các khả năng phản ứng, các tình
huống có thể khơi gợi phản ứng của người nghe. Người trình bày
cần hiểu rằng phản ứng của người nghe là “lời mời gọi để được
thuyết phục”. Phản ứng của người nghe không bao giờ được coi là
sự cản trở hay dấu hiệu thất bại của bài trình bày.
- Biết người nghe và đọc được ngôn ngữ của chỉ của người nghe
Bài tập thực hành:
Hãy sắp xếp các đoạn dưới đây để thành một bài phát biểu về
“Khách sạn Happy”
Trên đây đã tóm tắt xong bài phát biểu của tôi hôm nay về “Khách
sạn Happy”. Tôi hy vọng rằng các bạn sẽ đến với khách sạn chúng
tôi trong các công việc kinh doanh của bạn. Khách sạn sẽ luôn quan
tâm đến nhu cầu của khách hàng của bạn. Như trên đã nói các
phòng đều lớn với đồ nội thất làm bằng gỗ cây tếch, nhà hàng có
nhiều loại món ăn với giá cả hợp lý và mọi người ở đây đều thân
thiện. Ở lại với chúng tôi các bạn sẽ cảm thấy thật tuyệt vời.
Khách sạn có 3 nhà hàng. Một nhà hàng phục vụ các món ăn Việt
Nam, một nhà hàng phục vụ các món ăn châu Âu như thịt nướng và
bánh sandwiches. Nhà hàng thứ 3 nằm dưới tầng trệt chuyên phục
vụ các món cá. Các món ăn đều ngon và giá cả rất hợp lý.
Khách sạn có 100 phòng hạng superior và 50 phòng executive. Các
phịng đều được trang bị đồ nội thất bằng gỗ tếch và dường nghỉ
đều rất sách sẽ và êm ái. Đèn được thiết kế tốt và sáng sủa. Mỗi
phịng đều rộng và bạn thậm chí có thể có cả một cuộc họp kinh
doanh nhỏ.
Bài phát biểu hôm nay về “Khách sạn Happy”. Mục đích của bài
phát biểu là nhằm cung cấp cho các bạn thông tin về khách sạn
mới này. Hy vọng rằng cuối bài trình bày này các bạn sẽ cân nhắc
đến việc trở thành khách hàng quen thuộc của khách sạn. Tôi sẽ
trình bày 3 điểm mấu chốt sau:
Đó là:
a. Phòng
b. Nhà hàng và cuối cùng là
c. Con người
Khách sạn có 150 người. Tất cả mọi người đều đã được đào tạo.
Để cung cấp dịch vụ khách hành tốt họ được dạy phải luôn mỉm
cười. Khách hàng sẽ rất thích thú khi nói chuyện với họ. Đồng
phục của mọi người đều chỉnh tề và sạch sẽ.
2 - Tổ chức cuộc họp
2.1- Các đặc điểm của một cuộc họp tốt
Khái niệm: Một cuộc họp là gì?
- Họp là một hình thức giao tiếp. Đó là một nhóm người tập trung
nhau lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi hoặc quyết định. Vì
một cuộc họp thường liên quan đến nhiều người, nên thường khác
nhau về ý kiến và có thể gây nên các vấn đề.
- Một cuộc họp tốt sẽ hạn chế những sự khác biệt đó và kết quả
có thể đạt được ngay. Mọi cuộc họp đều phải được chuẩn bị, cân
nhắc và tiến hành để xem làm thế thế nào để mọi thứ đều tốt.
- Các kiểu họp khác nhau về qui mô (số lượng người tham dự),
tính chất (chính thức hoặc không chính thức), thời gian…
Cả hai loại cuộc họp chính thức và không chính thức đều cần đến
sự cẩn thận và quan tâm. Nó sẽ trở nên ít chính thức hôn khi có sự
thờ ô và vấn đề xảy ra.
- Các cuộc họp đều phải tuân thủ một hoặc kết hợp các mục đích
sau:
• Kiểm sóat
• Kết hợp
• Thông báo
• Thuyết phục
- Tiến trình một cuộc họp sẽ bao gồm:
• Phân tích và giải quyết các vấn đề
• Tư vấn và giải hòa các xung đột
• Thảo luận và trao đổi quan điểm
• Nêu vấn đề và tạo động cô
• Xúc tiến thay đổi kiến thức, kỹ năng và quan điểm
• Nhận được ý kiến và hồi âm
• Tăng cường hỏi đáp
• Đào tạo và phát triển
Nói chung mục đích của bất kỳ cuộc họp nào đều nhằm đến một
quyết định, một hành động hoặc một sự thay đổi
- Chi phí và hiệu quả
Mọi cuộc họp đều phải tính đến chi phí. Dưới đây là ví dụ một số
chi phí khác nhau :
+ Chi phí thời gian
+ Chi phí vật chất: tiền và các dụng cụ phụ trợ sử dụng
+ Chi phí cơ hội: Mọi người có thể làm được việc gì nếu họ không
đến cuộc họp, giá trị của những hoạt động này như thế nao?, là
bao nhiêu?. Vì vậy hãy luôn nhớ đến thời gian của mọi người và
bạn phải chắc chắn rằng cuộc họp của bạn là đáng giá để tổ chức
và tham dự
Cuộc họp tồi sẽ dẫn đến:
- Quyết định tồi
- Chính sách tồi
- Tạo nên sự hỗn độn và xáo trộn
- Gián đoạn công việc
- Gây chú ý tới những nhiệm vụ nhỏ hôn là những nhiệm vụ lớn
quan trọng
- Tinh thần thấp
- Giảm tiến trình làm việc và hõan lại hành động
- Nước mắt
Phí thời gian và tiền bạc
… tất cả những điều trên dẫn đến kết quả công việc không hiệu
quả
Do đó một cuộc họp tốt nhất thiết phải có bài phát biểu của chủ
tịch và các thành viên.
Để tránh chi phí cao và khó khăn và đảm bảo rằng cuộc họp sẽ
thành công và đáng giá, thì câu hỏi đầu tiên cần phải đặt ra khi
chuẩn bị một cuộc họp là :
‘Cuộc họp có thực sự cần thiết không?’
Có lý do cụ thể và mục đích rõ ràng cho cuộc họp sẽ đạt được
những ảnh hưởng sau:
• Mọi người sẽ hiểu rõ tại sao cuộc họp được tổ chức
• Mọi người sẽ được chuẩn bị và có thể đóng góp
• Mọi người sẽ được tập trung
• Mọi người sẽ muốn tham dự cuộc họp của bạn nếu cuộc họp là
có hiệu quả.
• Sắp xếp và môi trường: Việc sắp xếp và môi trường trong phịng
họp tạo nên không khí cho cuộc họp. Đó chính là thuyết trình có
chuẩn bị. Điều đó có thể tăng cường hôn cho bài thuyết trình nói.
Việc bố trí chỗ ngồi là rất quan trọng và sẽ được sử dụng cho các
cuộc họp khác nhau:
Các dạng phòng họp:
+ Tròn, oval
+ Hội thảo / hội nghị
+ Hình vuông
+ Hình chữ U
Môi trường xung quanh cũng tạo nên không khí cho cuộc họp. Cân
nhắc những vấn đề môi trường này sẽ tăng cường thêm cho bài
thuyết trình. Các yếu tố về môi trường như:
+ Nhiệt độ và không khí trong phịng
+ Sạch sẽ
+ Ánh sáng
+ Kích cỡ phòng
+ Mùi /mùi thơm
+ Thiết bị nghe nhìn
+ Hệ thống âm thanh
+ Tiếng động, tiếng ồn
Không ai là hoàn hảo cả, hãy độ lượng trong việc đáng
giá người khác dù đôi khi điều đó không dễ dàng.
Dù bạn thấy những quy luật này rất đơn giản nhưng
không phải ai cũng nhận thức được tầm quan trọng của
nó và nhất là không sử dụng được nó khi cần.
Tiến sĩ Rinke đã từng xuất bản 12 cuốn sách về lĩnh vực
quản lý. Theo ông dù là bất cứ ai, làm bất cứ nghề gì thì
cũng cần phải nắm được nghệ thuật thuyết phục nguời
khác. Trong một bài báo gần đây, ông đã đưa ra năm
nguyên tắc hay còn được gọi là những quy luật.
Sau đây là những điểm cơ bản của 5 quy luật mà tác giả
đã đề cập.
1/ Quy luật của sự ưa thích:
Theo đó, con người thường yêu mến những ai có lòng yêu mến họ.
Quy luật này thật đơn giản, hãy tỏ cho người ta thấy bạn yêu quý
họ và một cách tự nhiên họ sẽ coi bạn là một người thân thiết. Khi
đó họ sẽ dễ dàng lắng nghe và tiếp thu ý kiến của bạn. Không có
gì là ngạc nhiên khi một người dễ dàng nhận được sự giúp đỡ của
những người dù chỉ mới quen, chỉ cần tỏ ra quan tâm và yêu mến
mọi người, đôi khi bạn nhận được những kết quả không ngờ tới.
Thông thường có 2 cách hiệu quả khiến người khác yêu mến bạn :
*Thứ nhất : bạn phải luôn nhìn ra những ưu điểm của mọi người.
Không ai là hoàn hảo cả, hãy độ lượng trong việc đáng giá người
khác dù đôi khi điều đó không dễ dàng. Biết được điểm mạnh hay
điều gì thú vị về người khác đừng tiếc lời khen ngợi, tuy nhiên
điều quan trọng lời khen đó phải chân thành, hợp lúc, hợp nơi. Thái
độ khi khen ngợi cũng rất quan trọng, đừng để nó phản bội lại lời
nói của bạn vì nhiều khi thái độ của con người còn có sức thuyết
phục hơn lời nói.
*Thứ hai : hãy chia sẻ những điểm chung của bạn với người khác.
Sự tương đồng trong cuộc sống, những quan tâm lo lắng chung,
thậm trí cả sở thích giống nhau cũng có thể tạo ra lòng tin, những
liên minh vững chắc và trên hết là sự đồng thuận.
2/ Quy luật của sự Cho-Nhận :
Quy luật này cho thấy nếu bạn muốn nhận thứ gì hãy làm cho
người khác những điều tương tự. Thật chẳng có gì hiệu quả mà
đơn giản hơn là làm cho người khác điều mà chính bạn cũng mong
muốn dù đó là gì chăng nữa, tình yêu, lòng tin thậm trí cả niềm vui.
Và nếu bạn nhận thấy nó có tác dụng trong cuộc sống thì tại sao
lại không thể áp dụng nó trong công việc của mình. Là người kinh
doanh hãy tạo ra giá trị cho khách hàng trước khi bạn thu được lợi
nhuận. Nếu là một nhà quản lý, hãy cho nhân viên của bạn thấy
bạn tôn trọng, tin tưởng và sẵn lòng hợp tác với họ. Chắc chắn
bạn sẽ có được điều tương tự từ phía nhân viên của mình.
3/ Quy luật của sự cam kết :
Quy luật này cho thấy mọi người thường sẽ làm những điều mà họ
đã cam kết thực hịên. Tuy nhiên một cam kết nên là tự nguyện và
được ghi lại bằng văn bản hay công khai cho bên thứ ba biết. Khi
đó việc cam kết trở nên dễ dàng cho bên thực hiện vì họ không
thấy bị bắt buộc và đôi khi là để giữ thể diện.
4/ Quy luật của đẳng cấp :
Quy luật này có thể được hiểu như sau. Mọi người thường sẽ nghe
theo lời khuyên của những chuyên gia. Đúng vậy, tương tự như
trường hợp của bệnh nhân đối với lời khuyên của bác sỹ, người ta
thường tin tưởng vào lời khuyên của những người có chuyên môn
hay đáng tin cậy trong một lĩnh vực nào đó. Hãy sử dụng quy luật
này khi bạn cần tạo lòng tin và ấn tượng đối với người tiếp xúc.
Cho mọi người thấy năng lực và đẳng cấp thực sự của bạn. Nếu là
bác sỹ hay cho bệnh nhân thấy khả năng chuyên môn, nếu là nhà
kinh doanh hãy chỉ cho khách hàng thấy bằng chứng về thành công
của bạn, còn nếu là nhà quản lý hãy cho các đối tác và nhân viên
của bạn thấy được kinh nghiệm và kĩ năng của mình.
5/ Quy luật của sự khan hiếm :
Về bản chất con người luôn muốn cái mà họ không thể có được.
Đây là điều sảy ra rất thường xuyên trong cuộc sống, khi mà mọi
thứ không phải lúc nào cũng dồi dào cho tất cả mọi người. Một
người bán hàng khéo léo sẽ biết cách đưa ra một đề nghị hấp dẫn
về một mức giá đặc biệt trong ngày hoặc một chương trình
khuyến mại ngắn hạn nhằm đẩy nhanh chóng quyết đinh mua của
khách hàng. Một nhà quản lý khéo léo sẽ biết cách tăng cường khả
năng làm việc của nhân viên với một chương trình đào tạo hoặc
khen thưởng đặc biệt dành cho một số nhân viên xuất sắc nhất
định. Tương tự như vậy nếu bạn biết cách làm cho thông tin mình
sắp đưa ra nhận được sự chú ý của người nghe, hãy biến nó thành
một điều mới mẻ hoặc được chia sẻ trong một thời điểm, một
không gian và nhất là với những đối tượng đặc biệt.
Một lần nữa hãy sử dụng một cách linh hoạt những quy
luật trên trong những hoàn cảnh và với những đối
tượng phù hợp. Dù bạn thấy những quy luật này rất
đơn giản nhưng không phải ai cũng nhận thức được
tầm quan trọng của nó và nhất là không sử dụng được
nó khi cần. Khả năng thuyêt phục và dẫn dụ người khác
thực sự là rất quan trọng , nhất là trong nghệ thuật
quản lý. Và để làm chủ được nghệ thuật này bạn cần
phải có một quá trình trải nghiệm lâu dài cũng như rút
ra được những bài học cho bản thân.
Chúc bạn thành công.
__________________
