Những khác biệt khi sử dụng Writer và Word
Thanh trạng thái tương tự như trong Word trừ việc nó không thể hiện vị trí hiện thời của con trỏ trên trang (số dòng và số ký tự ngang). Tuy nhiên nó thể hiện vị trí trong một bảng khi định dạng kiểu bảng tính, ví dụ Ô trên cùng bên trái =A1
Hướng dẫn Chuyển đổi
Chương 5
Những khác biệt khi sử
dụng Writer và Word
OpenOffice.org
Bản quyền
Tài liệu này thuộc Bản quyền © 2005 của các cộng tác viên được liệt kê trong phần Các tác
giả. Quý vị có thể phân phối và/hoặc chỉnh sửa tài liệu theo các điều khoản trong Giấy phép
Thẩm quyền Sáng tạo Chung Creative Commons Attribution License, phiên bản 2.0 hoặc
mới hơn (http://creativecommons.org/licenses/by/2.0/).
Tất cả tên thương mại trong hướng dẫn này đều thuộc về các chủ sở hữu hợp pháp.
Các tác giả
Ian Laurenson
Jean Hollis Weber
Peter Kupfer
Nguyễn Thị Ánh Thơ (phiên bản tiếng Việt)
Phản hồi
Người duy trì: Ian Laurenson
Xin hãy gửi bất kỳ kiến nghị hoặc nhận xét nào về tài liệu này tới:
[email protected]
Lời cảm ơn
Tài liệu này được tập hợp bởi Ian Laurenson.
Phần lớn các phần trong chương này được sao chép (với rất ít thay đổi) từ một tài liệu của
Jean Hollis Weber, nhan đề “So sánh các cách thức làm việc trong khi sử dụng Microsoft
Word và OOoWriter,” có tại http://www.taming-openoffice-org.com/writer/wcompare.htm.
Tài liệu đó cũng là một chương có tiêu đề “Rời bỏ Microsoft Word” trong sách của bà Weber,
OpenOffice.org Writer: Thay thế Tự do với Microsoft Word, do Nhà xuất bản Cộng đồng
O’Reilly phát hành, tháng Bảy năm 2004, ISBN 0596008260.
Ngày phát hành và phiên bản phần mềm
Phiên bản tiếng Anh xuất bản ngày 12 tháng 04 năm 2005. Dựa trên OpenOffice.org 2.0.
Phiên bản tiếng Việt xuất bản ngày 21 tháng 01 năm 2006 với sự hỗ trợ của dự án “Centres
Linux et Logiciels Libres pour le Développement – C3LD Vietnam” (http://www.centre-
linux.org/) của Tổ chức hợp tác đại học cộng đồng Pháp Ngữ (AUF).
Quý vị có thể tải phiên bản có thể chỉnh sửa của tài liệu này từ
http://oooauthors.org/en/authors/userguide2/published/
BẢN THẢO – dựa trên phần mềm đã phát hành trước Mục lục
Mục lục
Bản quyền....................................................................................................................................ii
Các tác giả...................................................................................................................................ii
Phản hồi......................................................................................................................................ii
Lời cảm ơn..................................................................................................................................ii
Ngày phát hành và phiên bản phần mềm....................................................................................ii
Tổng quan........................................................................................................................................1
Xem..................................................................................................................................................1
Thanh trạng thái...............................................................................................................................1
Điều hướng.......................................................................................................................................1
Định dạng và Kiểu...........................................................................................................................2
Bàn phím..........................................................................................................................................2
Cách chọn nhiều đoạn văn bản....................................................................................................2
Lựa chọn nhiều lần và bảng biểu.................................................................................................3
So sánh các phím tắt chính..........................................................................................................3
Sử dụng chuột..................................................................................................................................4
Bảng biểu.........................................................................................................................................4
Các lựa chọn liên quan đến bảng biểu.........................................................................................4
Dòng tiêu đề ...............................................................................................................................4
Điều chỉnh độ rộng cột và chiều cao dòng bằng bàn phím.........................................................5
Sao chép và dán ô trong bảng......................................................................................................5
Chèn và xóa dòng hoặc cột.........................................................................................................5
Cân đối chiều cao dòng và độ rộng cột.......................................................................................6
Chia và nhập................................................................................................................................6
Sắp xếp........................................................................................................................................6
Nhập số và công thức..................................................................................................................6
Tạo bảng từ một nguồn dữ liệu...................................................................................................7
Biểu đồ trong Writer........................................................................................................................7
Tùy chỉnh giao diện người dùng......................................................................................................8
Viết, chỉnh sửa, và xem lại tài liệu.................................................................................................10
Những khác biệt khi sử dụng Writer và Word i
BẢN THẢO – dựa trên phần mềm đã phát hành trước Mục lục
Điều khiển dàn trang......................................................................................................................11
Khái niệm dàn trang của Word..................................................................................................11
Khái niệm dàn trang của Writer................................................................................................12
So sánh dàn trang......................................................................................................................12
Sử dụng các mẫu và kiểu...............................................................................................................13
Kích cỡ phông...........................................................................................................................14
Khoảng cách giữa các đoạn và trước ngắt trang .......................................................................14
Các trường......................................................................................................................................15
Làm việc với các tài liệu lớn hoặc phức tạp...................................................................................16
Làm việc với các đồ họa................................................................................................................16
Kết hợp thư....................................................................................................................................18
Phong bì.........................................................................................................................................18
Chèn phong bì...........................................................................................................................18
Xóa bỏ một phong bì.................................................................................................................18
Kiểu trang.......................................................................................................................................18
Sửa đổi một kiểu trang..............................................................................................................18
Tạo kiểu.....................................................................................................................................18
Hộp thoại Kiểu trang.................................................................................................................19
Ngắt trang và đánh số trang...........................................................................................................20
Thay đổi kiểu sử dụng cho một trang và thay đổi chuỗi đánh số..............................................20
Chèn đánh số trang....................................................................................................................20
Số trang trên các trang thẳng đứng và nằm ngang trong cùng vị trí và hướng..........................21
Văn bản điều kiện..........................................................................................................................21
Tài liệu chủ....................................................................................................................................22
Những khác biệt khi sử dụng Writer và Word ii
BẢN THẢO – dựa trên phần mềm đã phát hành trước Mục lục
Tổng quan
Tài liệu này tổng hợp những khác biệt khi sử dụng OpenOffice.org Writer 2.0 (dựa trên
1.9.74) và Microsoft Word (nhiều phiên bản). Thông tin trong chương này xây dựng dựa trên
các thông tin được cung cấp trong chương Những khác biệt chung khi sử dụng.
Xem
Word có bốn cách xem (dựa trên từng phiên bản) gồm:
Bình thường: Là cách xem được đề xuất (bởi Microsoft) để thực hiện hầu hết việc gõ và
chỉnh sửa. Writer không có cách xem tương ứng.
Dàn trang thường hoặc Trang in: Cách này sẽ thể hiện tài liệu (hầu như) khi nó sẽ được in ra.
Cách này tương ứng gần nhất với cách xem Dàn trang In trong Writer.
Dàn trang Trực tuyến: Về lý thuyết, cách xem này thể hiện tài liệu như khi xem trực tuyến.
Cách xem tương ứng trong Writer là lựa chọn xem Dàn trang Web. Để vào cách xem này,
chọn Xem > Dàn trang Web.
Xem Dàn bài: Để làm việc với cấu trúc đề mục. Writer có Điều hướng, sẽ được chi tiết ở
phần sau chương này.
Writer cũng có cách xem nguồn HTML chỉ thể hiện khi chỉnh sửa một tài liệu HTML. Để
vào cách xem này, chọn Xem> Nguồn HTML.
Khi mã trường được bật lên, Writer hiển thị ít thông tin về trường hơn Word. Để có thông tin
chi tiết, bấm chuột phải vào trường > Trường (hoặc chọn trường > Chỉnh sửa > Trường).
Thanh trạng thái
Thanh trạng thái tương tự như trong Word trừ việc nó không thể hiện vị trí hiện thời của con
trỏ trên trang (số dòng và số ký tự ngang). Tuy nhiên nó thể hiện vị trí trong một bảng khi
định dạng kiểu bảng tính, ví dụ Ô trên cùng bên trái =A1.
Điều hướng
Word không có khái niệm tương tự Điều hướng, và theo ý kiến của tác giả, đây là một công
cụ hữu dụng đáng để dành thời gian học hỏi thêm.
Để bắt đầu Điều hướng, nhấn F5 hoặc bấm vào biểu tượng Điều hướng trên thanh công cụ
Chuẩn. Để có mô tả chi tiết hơn về chức năng của từng nút, nhấn Shift + F1 và lướt con trỏ
qua các nút.
Đầu đề ở phía trên cùng hộp danh mục trong Điều hướng tương ứng gần nhất với chế độ
Xem Dàn bài của Word.
Những khác biệt khi sử dụng Writer và Word 1
BẢN THẢO – dựa trên phần mềm đã phát hành trước Mục lục
Khi kích hoạt Hộp danh mục, sẽ có một hộp danh sách thả ở cuối điều hướng. Với hộp danh
sách này bạn có thể chọn bất kỳ tài liệu Writer nào đang mở để có thể kéo và thả nội dung
của chúng. Chế độ thả được xác định bằng nút Chế độ rê sẽ quyết định điều gì xảy ra khi thả
vùng lựa chọn. Bấm vào mũi tên thả cạnh nút Chế độ rê để xem các lựa chọn sẵn có (Chèn
bằng: Siêu liên kết, Liên kết, hoặc Bản sao).
Khi xem một tài liệu chính, Điều hướng sẽ khác hoàn toàn. Để có thêm chi tiết, xem chương
về Tài liệu Chính trong Hướng dẫn Writer.
Ghi chú Các đồ họa, chỉ mục, các đối tượng OLE, và các tham chiếu không thể kéo và thả
khi ở trong chế độ Chèn bằng liên kết hoặc Chèn bằng bản sao.
Định dạng và Kiểu
Để có hướng dẫn chi tiết hơn về cách sử dụng kiểu, xem “Sử dụng các mẫu và kiểu” trên
trang 13 và chương “Làm việc với Kiểu” trong hướng dẫn Bắt đầu.
Sử dụng Shift + F1 để kiểm tra các nút khác nhau trên cửa sổ Định dạng và Kiểu. Dùng hộp
danh sách ở phía dưới để thay đổi nhóm kiểu được hiển thị. Ví dụ, Kiểu Áp Dụng chỉ thể
hiện các kiểu được sử dụng trong tài liệu.
Bàn phím
Nếu một văn bản có thuộc tính ký tự cuối đoạn văn (ví dụ chữ đậm hoặc siêu liên kết) nhưng
văn bản mới không yêu cầu thuộc tính đó, nhấn phím mũi tên phải trước khi gõ.
Xóa các đánh dấu đoạn: nhấn Xóa ở cuối đoạn văn sẽ có thể di chuyển văn bản của đoạn tiếp
theo vào đoạn hiện thời, và định dạng đoạn trên sẽ giữ nguyên. Nhấn Xóa lùi ở đầu đoạn văn
và định dạng của đoạn văn dưới được giữ nguyên.
MẸO Một mẹo nhỏ để ghi nhớ, đó là: định dạng của đoạn văn có con trỏ sẽ là định dạng
của đoạn văn kết hợp, trừ phi đoạn văn hiện thời trống rỗng, trong trường hợp đó,
xóa lùi sẽ giữ lại định dạng của đoạn văn trước.
Control + Home khi ở trong bảng: Trong Word, Control + Home luôn luôn đặt con trỏ ở vị
trí đầu tài liệu, trong Control + Home đầu tiên sẽ đặt con trỏ ở vị trí đầu ô, sau đó là đầu bảng
và sau đó là đầu văn bản. Control + End cũng có cách xử lý tương tự.
Cách chọn nhiều đoạn văn bản
Để sao chép, cắt, định dạng hoặc xóa các phần văn bản trong các vùng khác nhau của tài liệu,
sử dụng:
• Control + selection với một bấm chuột đơn, nháy đúp chuột hoặc rê chuột.
Những khác biệt khi sử dụng Writer và Word 2
BẢN THẢO – dựa trên phần mềm đã phát hành trước Mục lục
hoặc
1) Bấm một lần vào trường“STD” (Chuẩn) trong thanh trạng thái
Trường bây giờ hiển thị là “EXT” (Lựa chọn mở rộng).
2) Bấm chuột lần nữa và nó thay đổi thành “ADD” (Bổ sung vào vùng chọn).
Ghi chú Chế độ ADD tương đương với Control + bấm chuột và EXT tương đương với Shift
+ bấm chuột.
Lựa chọn nhiều lần và bảng biểu
Các giới hạn sau áp dụng khi lựa chọn liên quan đến bảng biểu:
• Có thể lựa chọn nhiều lần trong một ô, hoặc thậm chí các phần của các ô khác nhau,
nhưng chỉ có thể chọn một lần nếu liên quan đến ít nhất toàn bộ một ô.
• Một vùng chọn bắt đầu trong một bảng không thể mở rộng ra ngoài bảng.
• Một vùng chọn bắt đầu bên ngoài bảng sẽ bao gồm cả toàn bộ bảng (tức là, một vùng
chọn không thể bắt đầu bên ngoài bảng mà đồng thời bao gồm một phần của bảng).
So sánh các phím tắt chính
Bảng 1: Các phím tắt chính mặc định khác nhau của Word và Writer (chưa đầy đủ)
Chức năng Phím tắt chuẩn Phím tắt chuẩn của
của Word Writer
Gạch dưới các từ không dấu Control + Shift + W Không có tương ứng
cách
Thay đổi kích cỡ phông Control + Shift + P Không có tương ứng chuẩn
Từ đồng nghĩa Shift + F7 Control + F7
Hiển thị/giấu các ký tự Control + Shift + * Control + F10
không in
Thụt lề treo Control + T Không có tương ứng chuẩn
Thụt lề không treo Control + Shift + T Không có tương ứng chuẩn
Thụt lề Control + M Không có tương ứng chuẩn
Không thụt lề Control + Shift + M Không có tương ứng chuẩn
Chỉ số trên Control + Shift = Control + Shift + P
Chỉ số dưới Control + = Control + Shift + B
Xóa bỏ định dạng ký tự Control + Spacebar Bấm chuột phải > Default
Xóa bỏ định dạng đoạn văn Control + Q Bấm chuột phải > Default
Nhảy tới điểm chỉnh sửa Shift + F5 Cần phải dùng trình nhắc trên
trước đó Điều hướng
Những khác biệt khi sử dụng Writer và Word 3
BẢN THẢO – dựa trên phần mềm đã phát hành trước Mục lục
Chức năng Phím tắt chuẩn Phím tắt chuẩn của
của Word Writer
Dịch chuyển đoạn văn lên Không có tương ứng Control + Lên
trên
Dịch chuyển đoạn văn xuống Không có tương ứng Control + Xuống
dưới
Tìm kiếm Control + F Control + F
Thay thế Control + H Control + F
Xem AltKeyHandler.sxw (có tại http://homepages.paradise.net.nz/hillview/OOo/) để xem các
macro có thể mở rộng phím tắt chính của Writer – bao gồm cả chức năng thụt lề tương tự như
trong Word.
Sử dụng chuột
Một vài khác biệt là:
• Không thể lựa chọn nhanh các đoạn hoặc các dòng bằng cách bấm chuột ở phía trái
đoạn.
• Control + bấm chuột không lựa chọn một câu, mà phải bấm chuột ba lần liên tục (bấm
chuột liên tục bốn lần sẽ lựa chọn một đoạn).
Bảng biểu
Các lựa chọn liên quan đến bảng biểu
Các bảng biểu giống như các đoạn đặc biệt vì vậy khi lựa chọn văn bản bằng bàn phím (Shift
+ mũi tên) ví dụ từ phía trên đoạn, toàn bộ bảng và dòng phía bên dưới nó sẽ được lựa chọn.
Vị trí hiển thị khung lưới bảng khi bảng không có đường viền sẽ không nhìn thấy cụ thể: sử
dụng Công cụ > Tùy chọn > OpenOffice.org > Cách hiển thị và đánh dấu vào hộp chọn
Ranh giới bảng.
Dòng tiêu đề
Theo mặc định, các bảng mới có một dòng tiêu đề. Mặc định này có thể thay đổi bằng cách
vào Công cụ > Tùy chọn > OpenOffice.org > Bảng.
Khi tạo một bảng mới sử dụng Bảng > Chèn bảng, bạn có thể lựa chọn bật hoặc tắt dòng
tiêu đề.
Những khác biệt khi sử dụng Writer và Word 4
BẢN THẢO – dựa trên phần mềm đã phát hành trước Mục lục
Việc có lặp lại dòng trên cùng ở đầu mỗi trang mới hay không có thể được sửa đổi bằng cách
lựa chọn dòng trên cùng có liên quan > Bảng > Lặp lại các dòng đầu đề. Điều này không
thay đổi định dạng của các dòng, chỉ thay đổi việc lặp lại của chúng ở mỗi lần ngắt trang.
Điều chỉnh độ rộng cột và chiều cao dòng bằng bàn phím
Các phương pháp điều chỉnh độ rộng cột khác nhau có ở Công cụ > Tùy chọn >
OpenOffice.org Writer > Bảng bao gồm:
• Cố định: Toàn bộ độ rộng của bảng được giữ nguyên, tuy nhiên cột kế cận sẽ co lại
hoặc dãn ra tương ứng.
• Tỷ lệ cố định: Cột hiện thời và cột cuối cùng thay đổi với các tỷ lệ tương ứng, nhằm
giữ nguyên độ rộng toàn bảng.
• Biến đổi: Chỉ duy nhất cột hiện thời thay đổi do vậy độ rộng của bảng cũng thay đổi.
Sử dụng Alt và các phím mũi tên như sau để điều chỉnh độ rộng cột (hoặc chiều cao dòng):
• Alt và các phím mũi tên điều chỉnh lề bên phải (hoặc đáy đối với dòng).
• Alt + Shift và các phím mũi tên điều chỉnh lề bên trái (hoặc đỉnh đối với dòng).
• Alt + Control + phím mũi tên trái hoặc phải chỉ điều chỉnh ô hiện thời.
Sao chép và dán ô trong bảng
Writer không bao giờ chèn các dòng hoặc cột mới khi dán dữ liệu – nó luôn luôn ghi đè lên
nội dung của ô. Điều này giúp bạn dễ dàng nhận ra điều gì xảy ra. Để tránh ghi đè lên các ô,
trước tiên hãy chèn vào số dòng hoặc cột yêu cầu.
Chèn và xóa dòng hoặc cột
Nếu bạn sử dụng Bảng > Chèn > Dòng hoặc Bảng > Chèn > Cột hoặc bấm chuột phải >
Chèn Dòng hoặc Cột, bạn có thể lựa chọn chèn trước hoặc sau dòng hoặc cột hiện thời.
Các biểu tượng trên thanh công cụ Bảng chèn vào bên dưới đối với dòng và bên phải đối với
cột (ngược lại với Word).
Ghi chú Đây là điểm thiếu nhất quán đáng ngạc nhiên vì Calc chèn vào phía trên và bên trái.
Trong Linux, để chèn các dòng hoặc cột bằng bàn phím: Alt + Insert > phím mũi tên (đây là
đồng thời giữ phím Alt và phím Insert, thả các phím đó ra, sau đó nhấn phím mũi tên). Để
xóa các dòng hoặc cột bằng bàn phím : Alt + Delete > phím mũi tên. Vùng được chèn vào
hoặc xóa đi tùy thuộc vào hướng của phím mũi tên. Ví dụ, Alt + Insert > Mũi tên lên sẽ chèn
một dòng vào phía trên dòng hiện thời.
Những khác biệt khi sử dụng Writer và Word 5
BẢN THẢO – dựa trên phần mềm đã phát hành trước Mục lục
Cân đối chiều cao dòng và độ rộng cột
Trên thanh công cụ Bảng có một nút bấm dài gọi là Tối ưu hóa. Nút tối ưu hóa sẽ được kích
hoạt khi có nhiều hơn một ô được lựa chọn. Đây là một trình đơn tách rời để có thể dễ dàng
điều chỉnh chiều cao dòng và độ rộng cột như nhau.
Chia và nhập
Nhập ô như thực hiện trong Word.
Để nhập ô: Chọn các ô cần nhập > Bảng > Nhập ô (hoặc sử dụng nút Nhập ô trên thanh
công cụ Bảng).
Để chia ô: Chọn các ô đã nhập > Bảng > Chia ô (hoặc sử dụng nút Chia ô trên thanh công
cụ Bảng).
Để chia một bảng (theo chiều ngang): Bảng > Chia bảng.
Để nhập hai bảng, cần đưa bảng này liền kề dưới bảng kia, sau đó vào Định dạng > Nhập
bảng. Nếu có một bảng ở bên trên và một bảng bên dưới bảng hiện thời, bạn cần phải gợi ý
bảng nào bạn muốn nhập.
Sắp xếp
Để sắp xếp một bảng:
1) Chọn các ô cần sắp xếp, không bao gồm dòng đầu đề. Tùy chọn sắp xếp chỉ xuất hiện
khi đã chọn ô.
2) Công cụ > Sắp xếp.
Không giống như Word, hộp thoại sắp xếp sử dụng số cột chứ không dùng tên cột.
Nhập số và công thức
Không giống như Word, các bảng biểu trong Writer có thể hoạt động giống các bảng tính
hơn. Ví dụ, các giá trị đã được tính toán thay đổi khi dữ liệu được nhập vào (không cần phải
lựa chọn và nhấn F9 để cập nhập các kết quả đã tính).
Với chế độ nhận biết chữ số được bật lên, khi nhập một số Writer sẽ tự động định dạng số
theo một định dạng chữ số đã xác định. Để thay đổi cách thức này, bấm chuột phải khi con
trỏ ở trong bảng > Nhận biết chữ số.
Để thay đổi định dạng chữ số, chọn ô, Bảng > Định dạng số.
Để nhập công thức ví dụ như TỔNG():
1) Chọn ô sẽ hiển thị kết quả.
2) Nhấn F2 để hiển thị thanh Công thức.
3) Bấm chuột và giữ nút Công thức để hiển thị trình đơn công thức.
Những khác biệt khi sử dụng Writer và Word 6
BẢN THẢO – dựa trên phần mềm đã phát hành trước Mục lục
4) Chọn chức năng mong muốn (dấu cách trong danh sách nhằm chia tách các hằng số, ví
dụ =trung bình 5 | 12 | 20).
5) Bấm chuột vào kéo các ô để tạo thành các dải.
6) Nhấn Enter để kết thúc.
Để nhập vào một công thức ví dụ như “ô này cộng ô kia trừ ô khác”:
1) Chọn ô sẽ hiển thị kết quả.
2) Nhấn F2 để hiển thị thanh Công thức.
3) Bấm vào một ô.
4) Gõ hoặc chọn toán tử mong muốn.
5) Bấm lên ô kế tiếp.
6) Lặp lại bước 4 và 5 cho đến khi hoàn thành.
7) Nhấn Enter để kết thúc.
Tạo bảng từ một nguồn dữ liệu
Để tạo một bảng từ một nguồn dữ liệu:
1) Hiển thị chế độ xem nguồn Dữ liệu (F4).
2) Trong cửa sổ trình thám hiểm Dữ liệu, điều hướng đến bảng hoặc biểu truy vấn mong
muốn.
3) Kéo tên bảng hoặc tên biểu truy vấn vào tài liệu.
4) Chọn các trường mong muốn và thiết lập các thuộc tính khác theo yêu cầu trong hộp
thoại.
Biểu đồ trong Writer
Biểu đồ được sao chép từ một bảng tính Calc và được dán vào một tài liệu Writer theo mặc
định sẽ là một đối tượng nhúng. Không giống như thao tác trong Microsoft Office, chỉ có các
dữ liệu liên quan đến biểu đồ mới được nhúng. Trong Microsoft Office việc sao chép và dán
một biểu đồ cũng đồng thời nhúng nó, nhưng nếu bảng tính Excel có dung lượng 8 MB
(không hẳn là không có thực đối với một bảng tính) thì mỗi biểu đồ được dán vào một tài liệu
Word sẽ tăng kích cỡ tài liệu Word đó thêm 8 MB.
Không tồn tại liên kết cho các biểu đồ.
Những khác biệt khi sử dụng Writer và Word 7
BẢN THẢO – dựa trên phần mềm đã phát hành trước Mục lục
Tùy chỉnh giao diện người dùng
Hầu hết các chức năng đều có vị trí tương tự trong cả hai chương trình, tuy nhiên có một số
khác biệt nhỏ, và mức độ điều khiển cũng thay đổi. Bảng sau tóm tắt về vị trí các tùy chọn
thiết lập.
Bảng 2: Tùy chỉnh giao diện người dùng
Những khác biệt khi sử dụng Writer và Word 8
BẢN THẢO – dựa trên phần mềm đã phát hành trước Mục lục
Thao tác Trong Word Trong Writer
Thay đổi hệ thống đo lường Công cụ > Tùy chọn > Công cụ > Tùy chọn >
Chung OpenOffice.org Writer > Chung
Tắt chức năng Tự động hoàn Không ứng dụng Công cụ > Tự động sửa lỗi/Tự
thành động định dạng. Trong thanh
Hoàn thành từ, bỏ chọn Hoàn
Thành Từ.
Bật/tắt Trợ Lý Trợ giúp > Trợ giúp Công cụ > Tùy chọn >
Microsoft Word > Tùy OpenOffice.org > Chung
chọn
Thiết lập cửa sổ tài liệu Xem > chọn mục yêu Xem > chọn mục yêu cầu
(thước, thanh trạng thái, các cầu
thanh công cụ mặc định,..vv..)
Tùy chỉnh các thanh công cụ Công cụ > Tùy chỉnh Công cụ > Tùy chỉnh
Tùy chỉnh các trình đơn Công cụ > Tùy chỉnh Công cụ > Tùy chỉnh
Hiển thị các tên phông chữ Công cụ > Tùy chỉnh > Công cụ > Tùy chọn >
trong phông chữ (trong hộp Tùy chọn OpenOffice.org > Xem, chọn Hiển
danh sách phông chữ thả trên thị xem trước phông chữ
thanh công cụ)
Luôn luôn hiển thị trình đơn Công cụ > Tùy chỉnh > Công cụ > Tùy chọn >
đầy đủ (bao gồm cả các mục ít Tùy chọn OpenOffice.org > Xem, chọn
được sử dụng và không sẵn Hiển thị các mục trình đơn không
sàng) kích hoạt
Hiển thị/giấu Mẹo Màn Hình Công cụ > Tùy chỉnh > Công cụ > Tùy chọn >
(Mẹo Công Cụ) trên các thanh Tùy chọn OpenOffice.org > Chung
công cụ
Luôn luôn tạo một bản sao dự Công cụ > Tùy chọn > Công cụ > Tùy chọn > Nạp/Lưu >
phòng Lưu Chung
Tự động lưu mỗi x phút Công cụ > Tùy chọn > Công cụ > Tùy chọn > Nạp/Lưu >
Lưu Chung
Hiển thị dấu đoạn văn, thanh Công cụ > Tùy chọn > Công cụ > Tùy chọn >
tab,..vv... Xem OpenOffice.org Writer > Hỗ trợ
định dạng
Thay đổi vị trí tập tin Công cụ > Tùy chọn > Công cụ > Tùy chọn >
Vị trí tập tin OpenOffice.org > Đường dẫn
Thay đổi thông tin người Công cụ > Tùy chọn > Công cụ > Tùy chọn >
dùng Thông tin người dùng OpenOffice.org > Dữ liệu người
dùng
Thiết lập các tùy chọn Tự Công cụ > Tự động sửa Công cụ > Tự động Sửa lỗi/Tự
động Sửa lỗi và Tự động Định lỗi > Tùy chọn động Định dạng > Tùy chọn
dạng
Những khác biệt khi sử dụng Writer và Word 9
BẢN THẢO – dựa trên phần mềm đã phát hành trước Mục lục
Viết, chỉnh sửa, và xem lại tài liệu
Hầu hết các kỹ thuật viết, chỉnh sửa và xem lại trong OOoWriter cũng tương tự như trong
Microsoft Word, nhưng chi tiết có thể thay đổi.
Bảng 3: Viết, chỉnh sửa và xem lại tài liệu
Thao tác Trong Word Trong Writer
Nhảy nhanh tới phần khác của Chỉnh sửa > Đi tới Chỉnh sửa > Điều hướng (hoặc
tài liệu F5), bấm đúp chuột trên đầu đề,
hình, bảng ..vv... như yêu cầu.
Chọn ngôn ngữ kiểm tra chính Công cụ > Ngôn ngữ > Công cụ > Tùy chọn > Thiết lập
tả Thiết lập Ngôn ngữ Ngôn ngữ > Ngôn ngữ. (Ghi
chú: OpenOffice.org không có
kiểm tra ngữ pháp.)
Bỏ qua một vài văn bản khi Chọn văn bản; Công cụ > Chọn văn bản; bấm chuột phải >
kiểm tra chính tả Ngôn ngữ > Thiết lập Ký tự > Phông > Ngôn ngữ =
Ngôn ngữ > Không kiểm [Không] hoặc ngôn ngữ thực của
tra (hoặc) Định dạng > văn bản đã lựa chọn, nếu đó là
Kiểu > Sửa đổi > Định ngoại ngữ.
dạng > Ngôn ngữ
Kiểm tra lại chính tả Công cụ > Chính tả & Luôn luôn kiểm tra lại
Ngữ pháp > Kiểm tra lại
tài liệu
Tìm và thay thế văn bản, định Chỉnh sửa > Thay thế > Chỉnh sửa > Tìm & Thay thế;
dạng và kiểu Thêm; các lựa chọn cần các chi tiết có một chút khác biệt
thiết
Sử dụng dấu hoa thị trong tìm Chỉnh sửa > Thay thế > Chỉnh sửa > Tìm & Thay thế,
kiếm và thay thế Thêm > đánh dấu vào hộp chọn Biểu thức thường; dấu hoa
chọn Sử dụng Dấu hoa thị thị tự nó là khác thường. Xem
phần Biểu thức thường trong
chương “Những khác biệt chung
khi sử dụng Microsoft Office và
OpenOffice.org”.
Chọn, tạo và chỉnh sửa một từ Công cụ > Tùy chọn > Công cụ > Tùy chọn > Thiết lập
điển tùy chỉnh Chính tả & Ngữ pháp > Ngôn ngữ > Hỗ trợ viết
Tùy chỉnh từ điển
Tạo từ điển ngoại lệ (loại trừ) Tập tin > Mới, gõ từ, Lưu Cũng như từ điển tùy chỉnh,
như > chỉ gõ văn bản, nhưng đánh dấu vào hộp chọn
đuôi tập tin là .EXC Ngoại lệ [-]
Dò thay đổi (tùy chọn) Công cụ > Tùy chọn > Dò Công cụ > Tùy chọn >
thay đổi OpenOffice.org Writer > Thay
đổi
Bảo vệ tài liệu khỏi chỉnh sửa Công cụ > Bảo vệ Tài liệu Chỉnh sửa > Thay đổi > Bảo vệ
Các bản ghi
(Mật khẩu phải ít nhất 5 ký tự)
Những khác biệt khi sử dụng Writer và Word 10
BẢN THẢO – dựa trên phần mềm đã phát hành trước Mục lục
Thao tác Trong Word Trong Writer
Đánh dấu và dò thay đổi (Word 2000) Công cụ > Chỉnh sửa > Các thay đổi >
Dò thay đổi > Tô sáng Bản ghi
thay đổi
Chèn các chú giải liên quan Tô sáng văn bản; Chèn > Chỉnh sửa > Các thay đổi >
đến một thay đổi Chú giải Chú giải
Chèn các ghi chú (các chú Tô sáng văn bản; Chèn > Chèn > Ghi chú
giải không liên quan đến một Chú giải
thay đổi)
Hiển thị các thay đổi như là Tùy chọn > Xem > Mẹo Công cụ > Tùy chọn >
các văn bản nổi màn hình OpenOffice.org > Chung
Gộp văn bản Công cụ > Gộp văn bản Chỉnh sửa > Các thay đổi >
Gộp văn bản
Chấp nhận hoặc từ chối các Xem > Thanh công cụ > Chỉnh sửa > Các thay đổi >
thay đổi Xem lại Chấp nhận hoặc Từ chối
Thay đổi thuộc tính tài liệu Tập tin > Thuộc tính Tập tin > Thuộc tính
Đếm từ Công cụ > Đếm từ (có thể Công cụ > Đếm từ
đếm từ trong vùng chọn)
Tạo mục nhập Tốc ký Chọn văn bản; Chèn > Chỉnh sửa > Tốc ký (hoặc)
Tốc ký > Mới Control + F3
Chèn Tốc ký Gõ phím tắt và nhấn F3 Gõ phím tắt và nhấn F3; hoặc gõ
Tên và nhấn Enter. Writer phân
biệt giữa “tên” và “phím tắt” của
một tốc ký. Word không phân biệt
như vậy.
Tốc ký trong Writer luôn luôn kết thúc bằng một dấu đoạn văn. Vì vậy nếu muốn có một lối
tắt ngắn nhanh, tốt hơn là nên sử dụng Tự động Sửa lỗi.
Điều khiển dàn trang
Phần này bao quát về các vấn đề như lề, đầu trang và cuối trang.
Writer và Word có một số khái niệm khá khác nhau về dàn trang.
Khái niệm dàn trang của Word
Dàn trang là một thuộc tính tổng thể của tài liệu. Nếu bạn thay đổi dàn trang (ví dụ, thiết lập
tài liệu in theo chiều ngang), nó sẽ thay đổi toàn bộ tài liệu. Bạn cũng có thể sắp xếp để các
phần cụ thể có các kiểu dàn trang khác nhau.
Những khác biệt khi sử dụng Writer và Word 11
BẢN THẢO – dựa trên phần mềm đã phát hành trước Mục lục
Khái niệm dàn trang của Writer
Dàn trang là một thuộc tính của kiểu trang (ví dụ, Trang đầu tiên, Chỉ mục và Mặc định). Nếu
bạn thay đổi dàn trang cho một kiểu trang (ví dụ, thiết lập Mặc định để có đầu trang chứa số
trang), thì chỉ có tác dụng đối với kiểu trang đó.
Sử dụng các kiểu trang khiến cho Writer có một số đặc tính rất hữu ích. Ví dụ, bạn có thể
định nghĩa kiểu trang Trang Đầu Tiên để sau đó mỗi khi bạn gõ trang đầu tiên, kiểu trang sẽ
chuyển sang Chỉ mục (hoặc bất kỳ kiểu nào khác mà bạn chọn). Bạn cũng có thể thiết lập Chỉ
mục để sau đó Chỉ mục luôn luôn đi kèm với Mặc định.
So sánh dàn trang
Bảng 4: Điều khiển dàn trang
Thao tác Trong Word Trong Writer
Xác định lề Tập tin > Thiết lập trang > Lề Định dạng > Trang > Trang
Xác định các đầu trang và Tập tin > Thiết lập trang > Dàn Xác định các kiểu trang khác
cuối trang khác nhau trên trang > phần Đầu trang và Cuối nhau cho các trang Đầu tiên,
các trang đầu tiên, trang trang Trái (chẵn), và Phải (lẻ), sử
chẵn, trang lẻ dụng thanh Đầu trang và Cuối
trang
Chỉnh sửa đầu trang và Xem > Đầu trang và Cuối trang, Sau khi bạn đã xác định vùng
cuối trang sau đó gõ hoặc chèn các trường; Đầu trang và Cuối trang cho
hoặc bấm đúp chuột trên vùng một trang, chúng luôn luôn
đầu trang hoặc cuối trang hiện có được kích hoạt. Bấm đơn
chuột hoặc gõ hoặc chèn các
trường
Thay đổi từ số trang kiểu Chèn một ngắt đoạn, bỏ chọn Chèn một ngắt trang thủ công
La Mã sang kiểu Ả Rập “Như phần trước” trong phần thứ và áp dụng một kiểu trang
trong phần cuối trang của hai, xác định một cuối trang mới khác
một trang với số trang bắt đầu lại bằng
1theo kiểu chữ số Ả Rập
Sử dụng các kiểu đoạn Có thể định nghĩa các kiểu đoạn Có thể định nghĩa các kiểu
văn cho dàn trang văn với khoảng trống từ lề trái, đoạn văn với khoảng trống từ
với kiểu tiêu đề canh hàng trái lề trái, với kiểu tiêu đề canh
hoặc phải hàng trái hoặc phải
Sử dụng các cột trong dàn Chèn các phần liên tục để thay Định dạng > Trang > Cột
trang đổi từ một cột đơn sang nhiều cột (hoặc)
trên một trang Chèn/Định dạng > Các phần
> Các cột (hoặc) các phương
pháp khác
Sử dụng các khung hoặc Các khung được sử dụng trong Chèn > Khung (có thể liên
các hộp văn bản cho dàn Word 97 nhưng hầu hết đã được kết các khung để dàn văn bản
trang thay thế bởi các hộp văn bản từ khung này sang khung kế
trong Word2000 và 2002; có thể tiếp, ví dụ như trong một thư
liên kết để dàn văn bản từ khung thông báo); “các hộp văn bản”
Những khác biệt khi sử dụng Writer và Word 12
BẢN THẢO – dựa trên phần mềm đã phát hành trước Mục lục
Thao tác Trong Word Trong Writer
này sang khung kế tiếp, ví dụ là các trường, không phải là
như trong một thư thông báo thiết bị định vị
Sử dụng các bảng trong Bảng > Chèn > Bảng (sử dụng Chèn > Bảng (sử dụng hộp
dàn trang hộp thoại để định dạng) thoại để định dạng)
Đặt đầu trang theo chiều Sử dụng một hộp văn bản xoay Sử dụng văn bản xoay chiều
dọc trên các trang chiều chiều liên kết với đầu trang trong một khung
ngang
Thiết lập số trang đầu tiên Chèn > Số trang > Định dạng Trong đoạn đầu tiên trên trang
lớn hơn 1 đầu tiên, Định dạng > Đoạn
> Luồng văn bản > Dấu
ngắt, chọn kích hoạt Với Kiểu
Trang, chọn kiểu trang, xác
định số trang
Xem và chỉnh sửa các Tập tin > Xem trước In; bấm nút Tập tin > Xem trước Trang;
trang đối diện Phóng để bắt đầu chỉnh sửa không thể chỉnh sửa khi đang
xem trước; hiển thị các trang
trên các phía màn hình sai
Trừ 1 khi đếm trang Tập tin > Xem trước trang, bấm Xem
nút Co lại vừa trang. http://homepages.paradise.net.
nz/hillview/OOo/ShrinkToFit.
sxw.
Sử dụng các mẫu và kiểu
Bảng 5: Sử dụng các mẫu và kiểu
Thao tác Trong Word Trong Writer
Tìm kiếm mẫu liên quan tới Công cụ > Mẫu và Các bổ Tập tin > Thuộc tính tài liệu >
tài liệu sung thanh Chung.
Xác định mẫu mặc định Mẫu "Bình thường" là mẫu Tập tin > Mẫu > Tổ chức cho
mặc định phép bạn thiết lập bất kỳ mẫu
nào làm mặc định
Tạo một mẫu mới Tập tin > Lưu như, thiết lập Tập tin > Mẫu > Lưu
loại là Mẫu Tài liệu (.DOT)
Chỉnh sửa một mẫu Tập tin > Mở, chọn mẫu Tập tin > Mẫu > Chỉnh sửa
Sao chép các kiểu giữa các Công cụ > Mẫu và Các bổ Tập tin > Mẫu > Tổ chức. Ở
mẫu sung > Trình tổ chức đây, bạn có thể sao chép các kiểu
bằng cách kéo và thả giữa các
mẫu và các tài liệu.
Tạo một tài liệu mới từ một Tập tin > Mới (mở một danh Tập tin > Tạo mới > Mẫu và
mẫu sách các mẫu) Tài liệu
Những khác biệt khi sử dụng Writer và Word 13
BẢN THẢO – dựa trên phần mềm đã phát hành trước Mục lục
Thao tác Trong Word Trong Writer
Áp dụng một mẫu khác cho Công cụ > Mẫu và Các bổ Bắt đầu một tài liệu mới dựa trên
tài liệu sung > Đính kèm, chọn mẫu, mẫu khác; sao chép nội dung của
Mở tài liệu cũ vào tài liệu mới.
Áp dụng một kiểu văn bản (Word 2000) Chọn từ Danh Định dạng > Kiểu và Định
sách kiểu hoặc Hộp thoại dạng (hoặc nhấn F11), bấm đúp
Kiểu chuột vào kiểu trong danh sách;
(XP) Cũng có thể sử dụng sau một lần áp dụng, các kiểu
bảng tác vụ. đoạn văn sẽ xuất hiện trong danh
sách Áp dụng Kiểu trên thanh
công cụ Định dạng.
Thay đổi một định nghĩa (Word 2000) Định dạng > Chọn kiểu trong cửa sổ Kiểu và
kiểu Kiểu > Sửa đổi; (XP) cũng có Định dạng, bấm chuột phải, chọn
thể chọn trong bảng tác vụ và Thay đổi, hoặc Định dạng >
bấm vào Sửa đổi Kiểu > Catalog, chọn kiểu, bấm
Thay đổi.
Tạo một kiểu mới Định dạng > Kiểu > Mới Bấm chuột phải trong cửa sổ
Kiểu và Định dạng.
Sử dụng đánh số dàn bài Định dạng > Kiểu, chọn kiểu Công cụ > Đánh số Dàn bài
> Định dạng > Đánh số
Chữ hoa đầu đoạn Định dạng >Tạo chữ hoa một Định dạng > Đoạn > Chữ hoa
ký tự, không phải là một phần đầu đoạn
của kiểu. Chữ hoa đầu đoạn có thể là một
phần của một kiểu. Có thể nhiều
hơn một ký tự hoặc một từ.
Kích cỡ phông
Khi một kiểu được dựa trên một kiểu khác, chúng ta có thể thiết lập phông chữ bằng tỷ lệ
phần trăm phông chữ của kiểu gốc. Trong trường kích cỡ phông, chỉ cần gõ một con số và
viết tắt của phần trăm, ví dụ 120%. Theo cách này, những thay đổi của kiểu gốc sẽ được phản
ánh tốt hơn trong kiểu này. Để thay đổi trở lại kích cỡ phông chữ riêng, gõ một con số và các
ký tự “pt”, ví dụ như 12pt. Bạn cũng có thể xác định lớn hơn hoặc nhỏ hơn bao nhiêu điểm,
ví dụ +2pt tức là lớn hơn 2 điểm, hoặc -2pt tức là nhỏ hơn hai điểm.
Khoảng cách giữa các đoạn và trước ngắt trang
Trong Writer, một vài thuộc tính đoạn có cách xử lý khác với Word. Cụ thể là:
• Khoảng cách trên đầu một trang bị bỏ qua.
• Khoảng cách giữa các đoạn: áp dụng khoảng cách lớn nhất ở trên và ở dưới của hai
đoạn.
• Trước ngắt trang: nếu ở đầu một trang, không tạo một trang trắng.
Những khác biệt khi sử dụng Writer và Word 14
BẢN THẢO – dựa trên phần mềm đã phát hành trước Mục lục
Điều này cho phép sử dụng các kiểu mà không phải áp dụng các định dạng đoạn trực tiếp để
sửa chữa các vấn đề sau đó.
Các trường
Để so sánh các trường giữa Writer và Word, xem chương “Chia sẻ tập tin với những người sử
dụng Microsoft Office”.
Bảng 6: Sử dụng các trường
Thao tác Trong Word Trong Writer
Chèn một trường Chèn > Trường Chèn > Các trường
(hoặc) CTRL+F9 để chèn
trường rỗng
Định nghĩa một trường chuỗi Chèn > Trường, sử dụng Chèn > Các trường > Khác >
số SEQ (chuối) Biến > Số vùng
Chèn một dấu nhớ Chọn văn bản, Chèn > Chọn văn bản, Chèn > Dấu nhớ
Dấu nhớ
Chèn một tham chiếu chéo tới Chèn > Tham chiếu chéo, Chèn > Tham chiếu chéo > Dấu
một dấu nhớ chọn loại Dấu nhớ nhớ1
Chèn một tham chiếu chéo tới Chèn > Tham chiếu chéo, Hoặc đánh dấu nhớ đầu đề hoặc
một đầu đề chọn loại Đầu đề sử dụng Chèn > Tham chiếu
chéo > Đặt tham chiếu để đánh
dấu đầu đề, sau đó Chèn > Tham
chiếu chéo > Chèn Tham chiếu.
Chèn một tham chiếu chéo tới Chèn > Tham chiếu chéo, Chèn > Tham chiếu chéo >
một hình hoặc bảng chọn loại Chèn Tham chiếu > Hình (hoặc
Bảng)
Sử dụng nội dung điều kiện Sử dụng NẾU hoặc các Chèn > Các trường > Khác >
trường, các kiểu khác (tất Biến (và các cách khác)
cả các cách khác)
1 Để có các macro hỗ trợ khi làm việc với các tham chiếu, xem http://homepages.paradise.net.nz/hillview/OOo/.
Để có thêm thảo luận chi tiết về các tham chiếu, xem tài liệu mới nhất có tại
http://www.openoffice.org/issues/show_bug.cgi?id=28058.
Những khác biệt khi sử dụng Writer và Word 15
BẢN THẢO – dựa trên phần mềm đã phát hành trước Mục lục
Làm việc với các tài liệu lớn hoặc phức tạp
Các khác biệt chính chủ yếu là việc sử dụng các tài liệu chủ. Bảng sau không cố gắng tóm tắt
tất cả các khác biệt đó.
Bảng 7: Làm việc với các tài liệu lớn hoặc phức tạp
Thao tác Trong Word Trong Writer
Tạo một bảng mục lục, danh Chèn > Chỉ mục và Bảng Chèn > Chỉ mục và Bảng > Chỉ
sách các hình, hoặc một chỉ mục và Bảng
mục chữ cái
Chèn các mục nhập chỉ mục ALT+SHIFT+X Chèn > Chỉ mục và Bảng >
Mục (hoặc) bấm vào biểu tượng
Chèn Đánh dấu Chỉ mục
Tạo một cơ sở dữ liệu tham Cần sử dụng một gói khác Công cụ > CSDL tham khảo
khảo
Chèn các tham khảo vào văn Liên kết đến trường trong Chèn > Chỉ mục và Bảng >
bản cơ sở dữ liệu Mục tài liệu tham khảo
Chèn ghi chú chân hoặc ghi Chèn > Ghi chú chân Chèn > Ghi chú chân (hoặc)
chú cuối bấm vào biểu tượng Chèn ghi
chú cuối trực tiếp
Chèn các tập tin khác Chèn > Tập tin, chọn Chèn > Tập tin
Chèn hoặc Như liên kết
Tham chiếu chéo giữa các tài Sử dụng các trường Gộp Hiện tại phải nhớ tên của tham
liệu văn bản chiếu đã thiết lập. Tham chiếu sẽ
hiển thị khi ở trong tài liệu chủ
(hoặc sử dụng marco
OutlineCrossRef có tại
http://homepages.paradise.net.nz/
hillview/OOo/.
Sử dụng tài liệu chủ Một vài chuyên gia không Tập tin > Gửi > Tạo tài liệu
khuyến khích sử dụng Tài chủ; sử dụng Điều hướng để chèn
liệu chủ trong Word. các tài liệu phụ
Làm việc với các đồ họa
Hầu hết các đồ họa phải hoàn thành ngoài Word hoặcWriter, với các tập tin đồ họa được
nhúng hoặc liên kết tới tập tin Word hoặc Writer. Tuy nhiên, bạn có thể tạo một vài đồ họa
đơn giản sử dụng các công cụ vẽ trong Word hoặc Writer. Bảng sau gồm một vài tư liệu cơ
bản.
Những khác biệt khi sử dụng Writer và Word 16
