Năm thông điệp cần quản trị trong doanh nghiệp
(Phần cuối)
Mỗi khi đề cập đến các đề tài hóc búa trong doanh nghiệp như: thế nào là một
cấu trúc tổ chức hợp lý; làm gì để nâng cao hiệu quả của các hoạt động tài chính; tại
sao lại phải đánh giá đúng năng lực làm việc của bản thân; quản trị thời gian bằng
cách nào và văn hóa công ty được bảo tồn và phát triển ra sao, nhiều nhà lãnh đạo
thường không đưa ra được những giải thích mang tính chi tiết và rõ ràng. Điều này
khiến doanh nghiệp dễ gặp trở ngại trên con đường phát triển.
Hai thông điệp đầu tiên đã được giới thiệu trong phần mở đầu, phần tiếp theo
của bài viết này sẽ đề cập đến ba thông điệp còn lại mà nhà lãnh đạo cần phải quan
tâm trong quá trình quản trị doanh nghiệp.
Thông điệp 3: Cảm giác của người lãnh đạo về công việc của mình
Các CEO thường “thủ” rất nhiều vai diễn khác nhau và trong từng vai diễn lại
thể hiện những vai trò nhất định. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất là, dù ở vai diễn nào,
họ phải được những người xung quanh nhìn bằng con mắt kính nể và có thể trông chờ
ở họ sự giúp đỡ.
Vì vậy, có rất nhiều vị CEO đã có suy nghĩ: mình phải có trách nhiệm trả lời
được tất cả các câu hỏi mà nhân viên đưa ra. (Điều này đặc biệt hay xảy ra với những
CEO đồng thời là người sáng lập doanh nghiệp). Và “người đàn ông có mọi câu trả lời
đúng” này thường tự cho mình là người phán xử cuối cùng trong mọi cuộc tranh cãi,
các đề đạt và cả trong những tình thế tiến thoái lưỡng nan. Tất cả điều này khiến ông ta
luôn ở vị trí tách biệt và rất cô đơn. Ông ta thường chỉ nhận được những thông tin đã
được “kiểm duyệt” và đôi khi là quá muộn.
Jim là một CEO rất thành công tại một công ty được nhiều người biết đến. Vì
vậy ông được mời về làm CEO cho một công ty phần mềm. Ông ta luôn nói rằng trong
cuộc đời mình, ông luôn biết cách tỏa sáng (và đương nhiên ông là một ngôi sao). Ông
có bằng MBA ở Trường đại học Stanford và bằng PhD ở Trường đại học MIT, đồng
thời là một thiên tài trong lĩnh vực phần mềm. Jim là người động vào thứ gì là thứ đó
có thể biến thành vàng. Hoàn toàn không phải là lỗi của Jim khi ông cho mình là người
thông minh, nhưng không có nghĩa sự thông minh đó sẽ giúp ông điều hành tốt doanh
nghiệp. Thật vậy, ông ta có thể rất xuất sắc trong lĩnh vực chuyên môn nhưng chưa
chắc biết rõ mọi ngọn ngành trong các lĩnh vực quản trị khác, trong khi đó việc ra
quyết định của ông đôi khi lại phải phụ thuộc và những lĩnh vực “không chắc chắn”
đó.
Mặc dù Jim tuyển được rất nhiều kỹ sư giỏi và những sinh viên xuất sắc nhất từ
các trường kinh doanh, nhưng ông không hề lắng nghe ý tưởng của họ. Ví dụ, thiết lập
chiến lược không phải là điểm mạnh của Jim, nhưng ông lại tin rằng chỉ có mình mới
đưa ra được cách tốt nhất để đánh bại các công ty đối thủ.
Khi các nhà quản lý dưới quyền đề nghị không nên thực hiện chiến lược ganh
đua, Jim đã phớt lờ ý kiến của họ và sử dụng quyền lực tối cao của mình để phủ quyết.
Ông đã nói về công ty đối thủ bằng một thái độ khá tự tin như thế này “công ty này
khó có thể bắt kịp công nghệ của chúng ta. Tôi đã gặp CEO của họ và biết chắc chúng
ta có thể đánh bại họ. Bây giờ tôi sẽ giải thích những gì chúng ta phải làm”. Và trong
khi say mê với quyền lực và tự hào về sức thuyết phục của mình, ông đã bỏ qua các
nguyên nhân thị trường và sự góp ý của những nhà quản lý cấp dưới quyền.
Nản lòng, những nhà quản lý dưới quyền Jim nhanh chóng “diễn giải” thái độ
của Jim có nghĩa là: ý kiến của họ sẽ không bao giờ được Jim lắng nghe. Vì vậy họ
bắt đầu “đào tẩu” khỏi công ty, tìm đến với những người biết lắng nghe họ. Trước tình
hình đó, Jim vẫn huyễn hoặc bản thân mình rằng những người ra đi là những người
“không làm được việc”.
Ngược lại với Jim, những nhà lãnh đạo giỏi luôn hiểu rằng vai trò của mình là
đi tìm câu trả lời ngay trong ý kiến của người khác. Họ biết cách chia sẻ trách nhiệm,
đưa ra những thách thức và hợp tác với những người vẫn hàng ngày báo cáo công việc
cho mình. Họ không sử dụng quyền lãnh đạo để “lấn lướt” cấp dưới mà hướng cấp
dưới cùng tham gia vào quá trình ra quyết định. Quá trình đưa ra quyết sách cho công
ty càng mang tính hợp tác và phi chính trị thì người lãnh đạo sẽ càng đỡ bị cô lập và
chiến lược kinh doanh sẽ nhanh chóng được hiện thực hóa.
Ví dụ, Chris, lãnh đạo công ty nghiên cứu công nghệ, cũng là một ngôi sao sáng
và rất tự tin. Ông đã từng là một trong những sinh viên xuất sắc nhất của Trường đại
học Harvard và cũng là một vị anh hùng trong cuộc chiến tranh vùng Vịnh. Tuy nhiên,
thay bằng việc cố gây ấn tượng với cấp dưới bằng trí thông minh như nhiều nhà lãnh
đạo vẫn thường làm, ông lại dùng cách thể hiện mình là con người ham hiểu biết và
học hỏi. Trong mọi cuộc họp chuyên môn, ông luôn tạo tinh thần đối thoại, không hề
sử dụng quyền lực của CEO để áp đặt ý kiến của mình mà cố gắng tìm kiếm các ý
tưởng từ người khác. Chris luôn lắng nghe mọi người trước khi đưa ra quyết định của
mình.
Điển hình, trong một cuộc họp với Nhóm marketing, ông chăm chú lắng nghe
mọi ý kiến từ các nhà quản lý P.R, marketing và quảng cáo. Đến lượt mình, ông lưu ý
mọi người rằng công ty đã tiêu nhiều tiền đầu tư vào những sản phảm chủ chốt hơn đối
thủ cạnh tranh, nhưng lại không đạt được thị phần nhiều như họ. Ông đề nghị họ hãy
dành một tuần làm việc để tìm hiểu nguyên nhân. Ông đã nhận thức được câu trả lời
của mình có thể làm “thui chột” sức sáng tạo của cấp dưới, và do vậy sẽ không có lợi
đối với công ty về lâu dài, Chris đã cố gắng kiềm chế để không đưa ra nhận xét của
riêng mình.
Khi hỏi các nhân viên cấp dưới về bản chất của sai lầm và thất bại, Chris không
hề đổ lỗi hay trừng phạt bất kỳ ai, mà chỉ muốn “truyền đạt” thông tin rõ ràng về vai
trò của ông là giúp Nhóm marketing tổng hợp thông tin. Ông không cung cấp giải
pháp cho mọi người mà chỉ giúp họ tìm ra được giải pháp tốt nhất. Cách tiếp cận mang
tính hợp tác của ông cũng khuyến khích những nhân viên giỏi dưới quyền đề đạt ý
kiến của mình. Nhờ vậy mà rất nhiều ý tưởng của nhân viên được áp dụng trong các
chiến dịch marketing. Trong quý ngay sau đó, công ty của Chris đã chiếm được thị
phần rất hứa hẹn và dần trở thành nguồn thông tin thị trường độc đáo trong “giới”
công nghệ và đương nhiên có rất nhiều khách hàng.
Những nhà lãnh đạo như Chris hiểu vai trò của mình là đưa ra những câu hỏi
quan trọng và biết rõ sẽ tìm được câu trả lời trong nhân viên chừng nào họ còn tạo cho
nhân viên “môi trường an toàn” để mạnh dạn đề đạt ý kiến. Nhờ đó, người lãnh đạo sẽ
dẫn dắt công ty tiến lên phía trước.
Thông điệp 4: Quản trị thời gian
Mọi nhà lãnh đạo luôn cảm thấy thiếu thời gian. Họ không thể không nghĩ đến
thời hạn cuối cùng của việc thực hiện các đề án, chiến lược hay các hợp đồng kinh
doanh. Vì vậy họ luôn phải vội vàng, tìm mọi cách để sử dụng hiệu quả thời gian vốn
là yếu tố hữu hạn. Và khi CEO trao cho nhân viên thông điệp “tôi đánh giá hiệu quả
công việc bằng thời gian thực hiện”, thì nhân viên thường xếp gộp “danh sách cần
làm” với các mục tiêu kinh doanh quan trọng khác.
Ví dụ, tại một công ty cỡ nhỏ ở Thung lũng Silicon có một CEO tên là Alan.
Anh luôn bắt đầu công việc hàng ngày với ý nghĩ mình đang ở “phía sau” và phải còn
lâu nữa công ty của mình mới được lên sàn chứng khoán ở Wall Street. Hệ thống quản
trị thời gian là thánh kinh của anh, tính hiệu quả là cương lĩnh của anh, và công việc
của anh đóng vai trò số một trong cuộc sống. Trong ý nghĩ của Alan, thời gian là kẻ
thù. Anh luôn nói với nhân viên rằng: quản trị thời gian sẽ giúp công ty đi tới thành
công. Thời gian luôn thường trực trong mọi mối lo âu của anh ta.
Khi điều kiện kinh doanh ở thung lũng Silicon trở nên xấu đi, công ty của Alan
đã buộc phải phát triển chậm lại. Rồi doanh nghiệp có cơ hội trúng thầu đơn đặt hàng
từ BellSouth (một tập đoàn đa truyền thông). Nếu nhận được đơn đặt hàng này, công
ty sẽ có cơ hội trở thành hãng phần mềm lớn và Alan huy động mọi nhân viên để hoàn
thành dự án đấu thầu này.
Đến đây, rõ ràng quản trị thời gian đã trở thành một phần quan trọng trong hoạt
động của tổ chức. Alan giờ đây thậm chí ý thức nhiều hơn đến cách sử dụng thời gian
của nhân viên thế nào là hợp lý. Vì vậy anh chia dự án đấu thầu thành từng phần nhỏ,
nói với những nhân viên trực tiếp dưới quyền về cách thức sử dụng thời gian sao cho
hiệu quả nhất. Và mỗi khi đọc báo cáo công việc, câu đầu tiên mà anh hỏi nhân viên là
họ đã sử dụng thời gian của mình ra sao. Tuy nhiên, bất chấp sự cố gắng của mọi
người, dường như công ty của Alan vẫn thiếu thời gian để hoàn thành dự án.
Tuy nhiên, cuối cùng công ty của Alan cũng trình được đơn dự thầu đúng hạn
và hồi hộp chờ đợi phản hồi tích cực từ phía BellSouth. Nhưng đơn đặt hàng đó đã
được trao cho một công ty công nghệ có tiềm lực thấp hơn và cũng có bản dự thầu
kém chất lượng hơn công ty của Alan.
Rõ ràng Alan và các nhân viên dưới quyền đã tạo nên một bản dự thầu hoàn
hảo nhưng lại “quên” không tạo lập mối quan hệ với bất cứ ai ở BellSouth. Còn công
ty đối thủ thì lại có mối quan hệ rất “hữu hảo” với tập đoàn đa truyền thông này. Nói
đơn giản, nhân viên của Alan chỉ lo làm sao hoàn thành xong bản dự thầu trước thời
hạn mà không để ý đến tính “tổng thể” dự án, mà trước hết là công đoạn chăm sóc
khách hàng. Nó cũng giống như Alan đã chuẩn bị một bữa ăn thịnh soạn nhưng lại
quên mất rượu, khăn trải bàn, những bông hoa tô điểm, để rồi sau đó lại phục vụ khách
những món ăn nguội ngắt.
Một CEO sẽ làm việc hiệu quả hơn khi anh ta nói với toàn công ty rằng nguồn
lực thời gian không chỉ có giá trị theo nghĩa đen mà nó cần phải được tận dụng một
cách chiến lược. Đây là một sự phân biệt rất nhỏ nhưng quan trọng. Một người lãnh
đạo cứ nói mãi về sức ép thời gian và buộc nhân viên phải cố làm thật nhiều việc trong
một thời kỳ nhất định sẽ khiến tổ chức lúc nào cũng “sôi sùng sục” mà chẳng mang lại
hiệu quả gì.
Nhưng nếu anh ta đưa ra thông điệp rằng thời gian đang rất hạn hẹp và mọi
người hãy tự tìm ra cách làm việc hiệu quả nhất, thì cũng có nghĩa rằng người lãnh đạo
đó đang gửi một thông điệp thể hiện lòng tin nhân viên sẽ biết cách tận dụng tốt nhất
khoảng thời gian giao cho phép để hoàn thành công việc. Và bằng cách này, mọi người
sẽ cùng nhau sắp xếp thời gian để làm những gì cần thiết giúp cho công việc được
hoàn thành một cách nhanh chóng.
Người lãnh đạo hiểu tầm quan trọng khi truyền đạt thông điệp quản trị thời gian
cực kỳ hiệu quả là Mark King, CEO của công ty cung cấp thiết bị golf TaylorMade-
adidas. Vào mùa xuân năm 2005, King liều lĩnh muốn giới thiệu một sản phẩm mới
“để đời” nhằm kỷ niệm 25 năm ngày thành lập công ty. Khi đó, ngành công nghiệp
kinh doanh golf cũng giống như âm nhạc, ô tô và thời trang đang có xu hướng chững
lại. Nhưng King cũng biết rằng: nếu công ty phát triển được một sản phẩm mang bước
đột phá và ra mắt nó vào đúng thời điểm lịch sử, thì doanh nghiệp sẽ nhanh chóng trở
thành một trong những thương hiệu nổi tiếng nhất trong giới chơi golf.
Đầu tiên, King đưa ra ý tưởng về hình ảnh một chiếc bạt gôn khổng lồ có thể di
chuyển được và ông giao công việc thực hiện ý tưởng đó cho những kỹ sư giỏi nhất.
Họ phải mất rất nhiều thời gian, đâu như 6 tháng để nhận ra rằng mục tiêu đề ra sẽ
không thể đáp ứng được thời hạn hoàn thành vào đúng ngày kỷ niệm thành lập. King
không thể “tạo thêm” thời gian cho Nhóm kỹ sư, nhưng cũng không thể thay đổi thời
hạn hoàn thành. Vì vậy ông thay đổi mục tiêu. TaylorMade sẽ dùng công nghệ trình
diễn sản phẩm với những công năng hiện đại đặt trên khối nặng có thể di chuyển. Mô
hình này sẽ lần đầu tiên xuất hiện tại Lễ kỷ niệm thành lập trước con mắt của hàng
trăm phòng viên và khách mời.
Vậy là: Thay vì nỗ lực “chống lại” bài toán thời gian, King đã thay đổi quyết
định của mình vào giai đoạn cuối của thời hạn và quyết định của ông dựa trên mục tiêu
sử dụng tốt nhất thời gian hiện có của nhân viên.
Thay vì chơi trò chạy đua với thời gian để làm mọi thứ mong muốn, thì nhân
viên giờ đây có thể tập trung vào mục tiêu nào là khả thi nhất. Và khi đã hiểu mình có
thể lựa chọn phương cách sử dụng thời gian tốt nhất, King đã có thể tận dụng được
công nghệ và nguồn lực marketing nhằm tập trung phát triển thương hiệu của doanh
nghiệp. Kết quả thật tuyệt vời, bạt gôn R7 của TaylorMade mặc dù không được “sờ
tận tay” trong Lễ kỷ niệm thành lập công ty nhưng vẫn xuất hiện trên các trang báo.
Các tay golf của giải PGA và European Tour đã sử dụng hình ảnh này trong các cuộc
tranh tài và hiện nay hơn một nửa tay golf chuyên nghiệp sử dụng loại bạt này. Ngày
nay, TaylorMade là công ty thiết bị golf có tốc độ phát triển nhanh nhất thế giới và
doanh thu sản phẩm bạt golf R7 đã lên đến con số hàng trăm triệu đô la.
Thông điệp 5: Văn hóa doanh nghiệp
Văn hóa doanh nghiệp là gì và tại sao truyền đạt thông điệp này rõ ràng lại là
nhân tố quan trọng giúp phát triển doanh nghiệp? Văn hóa không được tạo nên bởi
những bài phát biểu, mà nó phản ánh kỳ vọng chiến thắng trong cuộc cạnh tranh
thương trường. Công ty bạn sẽ có văn hóa khuyến khích hiệu năng công việc, khi bạn
tuyển dụng nhân viên đúng người đúng việc, yêu cầu nhân viên mới hành xử theo
những giá trị đã được toàn công ty tán thành và quá trình này sẽ giúp công ty bạn có
khả năng chiến thắng trên thương trường.
Những CEO không xác định đúng mục tiêu để có thể thành công trong kinh
doanh, thì đồng thời cũng không thể nói rõ kỳ vọng của họ với nhân viên dưới quyền,
từ đó xuất hiện văn hóa công ty “vô tác dụng”. Những hành động văn hóa “vô duyên”
nổi lên từ phong trào thành lập công ty công nghệ cao ở cuối những năm 90 là một ví
dụ.
Có một vị CEO ở thung lũng Silicon vốn rất cởi mở với “văn hóa doanh
nghiệp” đã hướng dẫn nhân viên mọi cách cư xử như thứ Năm uống bia, thứ Sáu đánh
bóng bàn… Ông ta thậm chí còn thuê hẳn một “giám đốc văn hóa doanh nghiệp” chỉ
để khiến nhân viên cảm thấy hạnh phúc hơn, ngay cả khi công ty đã mất một khách
hàng hay có kết quả kinh doanh tồi tệ trong quý vừa qua.
Ý tưởng của ông ta rất đơn giản: Nếu mọi người cảm thấy vui vẻ, họ sẽ có
“động lực làm việc” và đương nhiên sẽ mang lại kết quả tốt cho công ty. Ấy nhưng
ông ta mới chỉ quan tâm đến điều kiện cần mà lại “quên” mất điều kiện đủ để thực
hiện ý tưởng của mình: đó là mọi nhân viên đều phải có đạo đức, tinh thần cầu thị và
tinh thần đồng đội. Thực vậy, mọi người ngày càng đòi hỏi ở công ty nhiều hơn và
thay vì phát triển một chiến lược để dành chiến thắng, vị CEO giờ đây phải tham gia
vào trò chơi “hạn chế sự nuông chiều quá đáng”.
Văn hóa doanh nghiệp lành mạnh được tạo ra và duy trì thông qua cách tập
trung vào những mục tiêu đúng đắn và kinh nghiệm chiến thắng trên thương trường.
CEO của một công ty phần mềm điện thoại tên là Jeff đã lãnh đạo doanh nghiệp như
một Đội thể thao thành tích cao. Một bảng điểm lớn giống như bảng ghi điểm trong
các trận bóng được treo ngay trên tường phòng họp, trên đó ghi những con số (doanh
số, chi phí, tổng doanh thu) để tất cả nhân viên có thể nhìn thấy.
Mọi cá nhân trong công ty, dựa trên kỹ năng phân tích hay kỹ năng tổng hợp
đều được phân thành một nhóm người (theo Hải quân Mỹ, con số sáu người là vừa đủ
để tạo nên một đội hiệu quả). Cá nhân chỉ làm việc hiệu quả khi cả nhóm làm việc hiệu
quả và mọi người trong công ty sẽ tuân thủ một cách khắt khe những giá trị và tiêu
chuẩn cơ bản. Thêm vào đó mọi nhân viên cần phải biết “luật chơi”: chỉ số P/E của
công ty sẽ tăng mỗi năm lên 15 điểm, thị phần của công ty phải giữ ở mức 20 đến
30%. Nếu mục tiêu doanh thu đặt ra là 20 triệu trong quý III, thì mục tiêu này sẽ được
ghi rõ trên bảng điểm. Tình thần làm việc ở đây là cùng hợp tác, tận tâm tiến tới thành
công; Một công ty thành công là nơi mọi người muốn đến làm việc (Chứ không phải
làm thêm hay chơi bời).
Trong một công ty có văn hóa doanh nghiệp lành mạnh, nhân viên sẽ luôn tích
cực làm việc. Họ được “hỗ trợ” bởi niềm tin rằng mình đang là một phần trong mắt
xích tạo ra thành công trong tương lai. Họ đến làm việc với ngọn lửa trong tim và đó là
kết quả của những đường lối lãnh đạo rõ ràng, giúp mọi người tại doanh nghiệp biết họ
cần phải làm gì để hướng đến tương lai.
Cuối cùng, hãy nhớ rằng sức mạnh của những bản thông điệp rõ ràng cũng
giống như trò chơi cấp độ. Nếu CEO trình bày rõ ràng mục tiêu của mình với 10 quản
lý trực tiếp dưới quyền, mỗi quản lý lại biết cách truyền đạt rõ ràng đến hơn 40 nhân
viên khác, cứ như vậy, thông điệp của vị CEO sẽ được lan đi nhanh chóng, hiệu quả,
giúp liên kết sự tận tâm và sức lực của những người xung quanh tạo nên những cơ hội
kinh doanh thực sự, và hiện thực hóa các mục tiêu đề ra. Nhờ đó, họ sẽ tiết kiệm được
cho công ty thời gian, tiền bạc và các nguồn lực khác, khi không để cho những
“chuyện phiền hà” xảy ra.
Copyright by webtailieu.net