Microsoft Word 2000
Đối tượng xử lý của Word là từng kí tự, từng từ, từng câu, từng đoạn thậm chí cả tệp tài liệu. Nhưng đoạn văn bản là đối tượng chủ yếu Word quan tâm xử lý. Do đó, trong quá trình soạn thảo nên cố gắng phân biệt đoạn một cách rõ ràng. Đoạn được bắt đầu bằng dấu Enter và kết thúc cũng bằng dấu này, các câu trong đoạn phải được nhập liên tục và khi hết chỗ trên một dòng Word sẽ tự động chuyển con trỏ xuống dòng dưới để nhập tiếp.......
Microsoft Word 2000
I - Khëi ®éng - Mµn h×nh Microsoft Word
1 - Khëi ®éng Microsoft Word
Th«ng thêng sau khi cµi ®Æt, Shortcut cña Microsoft Word ®îc ®Æt ë
Programs trong Start menu. Cßn ë trªn ®Üa ch¬ng tr×nh nµy ®îc ®Æt trong
C:\Program files\Microsoft Office\Office. V× vËy ®Ó khëi ®éng Word cã thÓ thùc
hiÖn b»ng mét trong 2 c¸ch sau :
C¸ch 1 : KÝch chuét vµo Start menu chän Programs råi chän Microsoft Word.
C¸ch 2 (dïng khi kh«ng cã biÓu tîng cña Word) : KÝch chuét vµo Start menu
chän Programs råi nhËp dßng lÖnh :
"C:\Program Files\Microsoft Office\Office\WINWORD.EXE"
2 - Mµn h×nh Microsoft Word 2000.
VÒ c¬ b¶n cöa sæ Word t¬ng t nh cöa sæ cña c¸c phÇn mÒm øng dông kh¸c
(®· tr×nh bµy ë phÇn Microsoft Windows), v× vËy ë ®©y chØ tr×nh bµy chi tiÕt c¸c
thµnh phÇn ®Æc trng :
Thanh menu gåm : Tr×nh ®¬n File chøa c¸c lÖnh liªn quan ®Õn tÖp,
Edit chøa c¸c lÖnh vÒ so¹n th¶o, View chøa c¸c lÖnh qu¶n lý khung nh×n, Edit
chøa c¸c lÖnh phôc vô so¹n th¶o, Insert chøa c¸c lÖnh chÌn (nhóng) ®èi tîng,
Format chøa c¸c lÖnh ®Þnh d¹ng v¨n b¶n, Tools chøa c¸c lÖnh lµ c«ng cô cña
Red Heart
43
Microsoft Word 2000
Word, Table chøa c¸c lÖnh vÒ b¶ng biÓu, Windows chøa c¸c lÖnh thao t¸c víi cöa
sæ tµi liÖu vµ Help híng dÉn sö dông Word.
Thanh c«ng cô chuÈn :
Híng dÉn sö dông Microsoft Word
KiÓm so¸t tØ lÖ cöa sæ tµi liÖu
Èn/HiÖn c¸c dÊu ng¾t ®o¹n
HiÖn tµi liÖu díi d¹ng b¶n ®å
BËt/T¾t thanh c«ng cô vÏ
T¹o cét cho v¨n b¶n
ChÌn b¶ng tÝnh Excel vµo tµi liÖu
ChÌn b¶ng vµo tµi liÖu (4 x 5)
BËt/T¾t thanh c«ng cô b¶ng vµ ®êng viÒn
ChÌn c¸c ®èi tîng siªu liªn kÕt
Thùc hiÖn l¹i c¸c lÖnh so¹n th¶o
Huû thùc hiÖn c¸c lÖnh so¹n th¶o
Sao chÐp ®Þnh d¹ng
D¸n v¨n b¶n, ®èi tîng tõ bé ®Öm ra mµn h×nh so¹n
th¶o
ChÐp v¨n b¶n, ®èi tîng vµo bé ®Öm
Cut v¨n b¶n, ®èi tîng vµo bé ®Öm
KiÓm tra ng÷ ph¸p vµ chÝnh t¶ tiÕng Anh
Xem tríc trang in
In tµi liÖu
Ghi tµi liÖu lªn ®Üa
Më tµi liÖu ®· cã trªn ®Üa
Më tµi liÖu míi
Thanh tr¹ng th¸i :
Thanh tr¹ng th¸i th«ng b¸o mét sè th«ng tin vÒ t×nh tr¹ng lµm viÖc hiÖn t¹i
bao gåm Sè thø tù cña hiÖn hµnh (trang chøa con trá) - Page , vïng hiÖn t¹i,
trang hiÖn t¹i trªn tæng sè trang - 3/9, t¹o ®é con trá hiÖn hµnh, nót lÖnh Record
Red Heart
44
Microsoft Word 2000
Macro, nót lÖnh theo dâi sù thay ®æi trong tµi liÖu, t×nh tr¹ng cña phÝm Insert,
tr¹ng th¸i in khi thùc hiÖn in tÖp,…
Thanh c«ng cô ®Þnh d¹ng :
§Æt mµu cho v¨n b¶n
§Æt mµu nÒn cho v¨n b¶n
ViÒn xung quanh khèi chän
T¨ng kho¶ng thôt vµo so víi lÒ tr¸i
Gi¶m kho¶ng thôt vµo so víi lÒ tr¸i
T¹o dÇu nhÊn m¹nh cho ®o¹n v¨n b¶n
§¸nh sè cho ®o¹n v¨n b¶n
C¨n th¼ng v¨n b¶n theo hai
lÒ
C¨n th¼ng v¨n b¶n theo lÒ
ph¶i
C¨n th¼ng v¨n b¶n theo gi÷a hai
lÒ
C¨n th¼ng v¨n b¶n theo lÒ tr¸i
T¹o hiÖu øng g¹ch ch©n cho v¨n b¶n
T¹o hiÖu øng nghiªng cho v¨n b¶n
T¹o hiÖu øng ®Ëm cho v¨n b¶n
Hép kÝch thíc ch÷
Hép danh s¸ch kiÓu ch÷
Hép danh s¸ch thÎ ®Þnh d¹ng
II - Thao t¸c víi tÖp tin tµi liÖu
1 - T¹o tµi liÖu míi theo mÉu chuÈn
Red Heart
45
Microsoft Word 2000
Word lµ phÇn mÒm so¹n th¶o m¹nh tÝch gép trong bé ch¬ng tr×nh cña nã
c¸c mÉu v¨n b¶n ®îc thiÕt kÕ s½n. Normal lµ kiÓu gåm c¸c ®Þnh d¹ng th«ng dông
do ngêi dïng tù thiÕt lËp, khi dïng thÎ so¹n th¶o nµy chØ cÇn thay ®æi mét sè
®Þnh d¹ng nhá cho phï hîp víi lo¹i tµi liÖu cÇn so¹n th¶o.
§Ó t¹o tÖp tµi liÖu míi víi thÎ Normal thùc hiÖn c¸c thao t¸c sau :
+> Më tr×nh ®¬n File chän lÖnh New…
+> Chän thÎ General, chän Blank Document, chän Document trong Create
New sau ®ã nhÊn OK.
2 - Më tµi liÖu ®· cã trªn ®Üa
+> Më tr×nh ®¬n File chän lÖnh Open…
+> Chän danh môc chøa tÖp cÇn më ë Look in.
+> Chän tªn tÖp cÇn më ë hép néi dung cña danh môc ®· ®îc chän → Open.
* - Lu ý ë Files of type cÇn chän All Word Documents th× ë danh s¸ch míi
hiÓn thÞ tªn c¸c tÖp tµi liÖu hiÖn cã ë danh môc ®îc chän.
3 - CÊt gi÷ tÖp tµi liÖu
+> ChuyÓn tÖp cÇn ghi thµnh hiÖn hµnh.
+> Më tr×nh ®¬n File chän lÖnh Save.
+> NhËp tªn tÖp tµi liÖu sÏ ®îc ghi t¹i File name
Red Heart
46
Microsoft Word 2000
+> Chän danh môc chøa tÖp cÇn ghi ë hép Save in.
+> Chän kiÓu ghi tÖp ë Save as type (Word Document, Text Only hoÆc
Word 6.0/95 v.v…) → Save.
4 - §ãng tÖp
Më tr×nh ®¬n File chän lÖnh Close.
+> NÕu tÖp ®îc ®ãng kh«ng cã sù thay ®æi g× th× nã ®îc ®ãng vµ gi¶i
phãng khái bé nhí.
+> Trong trêng hîp tÖp ®îc ®ãng lµ tÖp míi hoÆc tÖp ®· ghi nhng cã sù thay
®æi th× th«ng b¸o sau xuÊt hiÖn :
- NÕu ngêi dïng chän Yes mµ tÖp ®îc ®ãng lµ tÖp míi th× Word cho hiÓn
thÞ hép tho¹i Save as ®Ó yªu cÇu cung cÊp thªm th«ng tin cho lÖnh ghi, cßn nÕu
lµ tÖp ®· ®îc ghi tèi thiÓu mét lÇn th× Word tiÕn hµnh ghi l¹i nh÷ng sù thay ®æi
råi ®ãng tÖp.
- NÕu chän No th× Word sÏ ®ãng tÖp mµ kh«ng lu l¹i c¸c thay ®æi.
- Chän Cancel ®Ó quay vÒ so¹n th¶o.
5 - ThiÕt lËp trang
+> ChuyÓn tÖp cÇn ®Æt trang thµnh hiÖn hµnh.
+> Më tr×nh ®¬n File chän lÖnh Page Setup... Hép tho¹i Page Setup gåm
nhiÒu thÎ ®Ó thiÕt lËp tõng lo¹i thuéc tÝnh cña trang v¨n b¶n.
a - §Æt lÒ
+> Chän thÎ Margin.
Red Heart
47
Microsoft Word 2000
+> §Æt kÝch thíc cña lÒ t¹i c¸c môc Top (lÒ trªn), Bottom (lÒ díi), Left (lÒ tr¸i),
Right (lÒ ph¶i); KÝch thíc cña tiªu ®Ò trªn (Header), díi (Footer) t¹i môc From
edge.
+> Chän Mirror margins trong trêng hîp muèn in v¨n b¶n 2 mÆt.
+> NhÊn OK ®Ó thùc hiÖn lÖnh, nÕu muèn lu c¸c tuú chän vµo thÎ Normal
nhÊn nót Default…
b - §Æt khæ giÊy
+> Chän thÎ Paper Size.
Red Heart
48
Microsoft Word 2000
+> Chän khæ giÊy ë hép Paper size (Lu ý : C¸c khæ chØ ®îc thiÕt lËp khi ®·
cµi m¸y in vµo Windows).
+> Chän híng giÊy theo chiÒu däc (Portrait) hoÆc ngang (Landscape) t¹i
môc Orientation → OK (Default).
c - §Æt nguån giÊy
+> Chän thÎ Paper Source.
+> §Æt kiÓu nguån giÊy cho trang ®Çu ë môc First page cã thÓ lµ : Khay
giÊy ngÇm ®Þnh [Default tray (Auto Select)], Tù ®éng chän [Auto Select] hoÆc
n¹p b»ng tay (Manual Feed).
+> §Æt kiÓu nguån giÊy cho c¸c trang cßn l¹i ë môc Other page.
+> Chän OK (Default…).
III - So¹n th¶o v¨n b¶n trong Word
1 - Ph¬ng thøc gâ tiÕng ViÖt kiÓu Telex
aw → ¨ AW → ¡ f → DÊu huyÒn
aa → © AA → ¢ s → DÊu s¾c
dd → ® DD → § r → DÊu hái
ee → ª EE → £ x → DÊu ng·
oo → « OO → ¤ j → NÆng
ow ([) → ¬ OW({) → ¥ z → Xo¸ dÊu
uw (]) → UW (}) → ¦
Ph¬ng thøc nµy bá dÊu theo kiÓu mò-trùc-tiÕp-dÊu-tù-®éng
Red Heart
49
Microsoft Word 2000
B¹n chuyÓn ®æi sang chÕ ®é kh«ng bá dÊu b»ng tæ hîp phÝm SHIFT-
SHIFT hoÆc Alt-Z hay Ctrl - ~ .
VÝ dô:
B¹n gâ dßng ch÷ : "Níc ch¶y ®¸ mßn" b»ng d·y c¸c phÝm sau
Nuwowcs chayr < phÝm c¸ch> ddas monf
2 - Nguyªn t¾c nhËp v¨n b¶n trong Word
§èi tîng xö lý cña Word lµ tõng kÝ tù, tõng tõ, tõng c©u, tõng ®o¹n thËm chÝ
c¶ tÖp tµi liÖu. Nhng ®o¹n v¨n b¶n lµ ®èi tîng chñ yÕu Word quan t©m xö lý. Do
®ã, trong qu¸ tr×nh so¹n th¶o nªn cè g¾ng ph©n biÖt ®o¹n mét c¸ch râ rµng. §o¹n
®îc b¾t ®Çu b»ng dÊu Enter vµ kÕt thóc còng b»ng dÊu nµy, c¸c c©u trong ®o¹n
ph¶i ®îc nhËp liªn tôc vµ khi hÕt chç trªn mét dßng Word sÏ tù ®éng chuyÓn con
trá xuèng dßng díi ®Ó nhËp tiÕp.
3 - Thao t¸c ®èi víi khèi
a - Chän v¨n b¶n - §èi tîng
Chän v¨n b¶n :
+> Chän b»ng bµn phÝm : Thùc hiÖn viÖc chän v¨n b¶n b»ng c¸ch Ên gi÷
phÝm Shift råi gâ c¸c phÝm di chuyÓn.
+> Chän b»ng chuét :
- KÝch chuét ë vÞ trÝ ®Çu vµ kÐo ®Õn vÞ trÝ cuèi ®Ó chän mét khèi v¨n
b¶n.
- KÝch liªn tiÕp ba lÇn trong mét ®o¹n ®Ó chän toµn ®o¹n ®ã.
Chän ®èi tîng : §Ó chän ®èi tîng b»ng c¸ch ®Æt chuét lªn ®èi tîng ®ã
råi bÊm chän. §èi tîng ®îc chän sÏ cã ®êng viÒn bao quanh.
b - C¾t
Chän v¨n b¶n hoÆc ®èi tîng cÇn c¾t sau ®ã kÝch chuét vµo nót Cut trªn
thanh c«ng cô hay thùc hiÖn lÖnh Edid\Cut, néi dung bÞ c¾t sÏ ®îc chuyÓn vµo
bé ®Öm (Clip board).
c - Sao chÐp
Chän v¨n b¶n hoÆc ®èi tîng cÇn sao chÐp råi kÝch vµo nót Copy trªn thanh
cung cô hay thùc hiÖn lÖnh Edid\Copy, néi dung cña v¨n b¶n còng ®îc chuyÓn
vµo ClipBoard.
d - D¸n
Red Heart
50
Microsoft Word 2000
§Æt con trá t¹i vÞ trÝ cÇn d¸n råi thùc hiÖn lÖnh Edid\Paste hoÆc kÝch vµo
nót Paste trªn thanh c«ng cô, néi dung trong bé ®Öm sÏ ®îc d¸n ra mµn h×nh so¹n
th¶o t¹i vÞ trÝ con trá
e - Di chuyÓn
- B¶n chÊt lµ thùc hiÖn thao t¸c c¾t vµ d¸n.
- §Ó thùc hiÖn nhanh thao t¸c b»ng chuét trong hép tho¹i Opition thÎ Edid
chän môc Drag-and-Drop text Editing.
Chän v¨n b¶n (®èi tîng) cÇn di chuyÓn sau ®ã ®Æt chuét vµo vïng chän råi
thùc hiÖn thao t¸c kÝch vµ kÐo ®Õn vÞ trÝ míi.
f - Huû bá lÖnh so¹n th¶o ®· thùc hiÖn
§Ó huû bá lÖnh so¹n th¶o ®· thùc hiÖn vµo tr×nh ®¬n Edit chän lÖnh Undo.
g - LÆp l¹i lÖnh so¹n th¶o ®· thùc hiÖn
§Ó lµm l¹i lÖnh so¹n th¶o ®· thùc hiÖn vµo tr×nh ®¬n Edit chän lÖnh Redo.
4 - T×m kiÕm vµ thay thÕ v¨n b¶n
+> Më tr×nh ®¬n Edit chän lÖnh Replace… Chän thÎ Replace
+> NhËp v¨n b¶n cÇn t×m vµo hép Find What vµ v¨n b¶n cÇn thay thÕ vµo
hép Replace with.
+> §Ó thiÕt lËp tuú chän t×m kiÕm nhÊn chuét vµo nót More, hép tho¹i Find
and Replace sÏ ®îc më réng thªm mét phÇn xuèng phÝa díi.
Chän : - All (Up/Down) ë hép Search ®Ó x¸c ®Þnh ph¹m vi t×m kiÕm.
- Match case : t×m cã phÇn biÖt ch÷ hoa vµ ch÷ thêng.
- Find whole words only : t×m riªng tõng tõ.
- Use wildcards : t×m theo kÝ tù ®¹i diÖn.
- Sounds like : t×m theo phiªn ©m.
- Find all word forms : t×m c¶ c¸c tõ biÓu mÉu.
+> KÝch nót Find Next ®Ó b¾t ®Çu t×m kiÕm.
Red Heart
51
Microsoft Word 2000
+> Khi t×m thÊy v¨n b¶n Word tù ®éng chän tõ ®îc t×m thÊy vµ dõng l¹i chê
quyÕt ®Þnh cña ngêi dïng. Lóc nµy, cã thÓ chän nót Replace ®Ó thay thÕ hoÆc
chän Replace All th× Word sÏ tù ®éng thay thÕ tÊt c¶ c¸c tõ ®îc t×m thÊy, cßn
nÕu chän Find Next th× Word bá qua v¨n b¶n ®îc t×m thÊy vµ tiÕm tôc t×m kiÕm.
+> KÕt thóc t×m kiÕm Word ®a ra th«ng b¸o :
KÝch OK ®Ó kÕt thóc råi kÝch Cancel ®Ó ®ãng hép tho¹i Find and Replace.
IV - Biªn tËp biÕn ®æi thuéc tÝnh v¨n b¶n
1 - §Þnh d¹ng kiÓu ch÷
+> Chän ®o¹n v¨n b¶n cÇn ®Þnh d¹ng kiÓu ch÷ råi thùc hiÖn lÖnh Font trong
tr×nh ®¬n Fomat → Chän thÎ Font.
+> Chän kiÓu ch÷ ë hép Font.
+> §Ó thay ®æi kÝch thíc ch÷ chän kÝch thíc t¹i môc Size.
+> Hép Font Style cho phÐp g¸n c¸c kiÓu d¸ng ch÷ cña mét Font cho v¨n b¶n
gåm cã : Regular cho kiÓu ch÷ b×nh thêng, Italic cho kiÒu ch÷ nghiªng , Bold cho
kiÒu ch÷ ®Ëm , Bold Italic cho kiÓu d¸ng ch÷ ®Ëm vµ nghiªng .
+> Hép Underline dïng lùa chän c¸c kiÓu g¹ch ch©n.
+> Môc Effect dïng ®Æt c¸c hiÖu øng cho v¨n b¶n nh :
- Strikethough : t¹o hiÖu øng g¹ch bá v¨n b¶n b»ng dÊu g¹ch ®¬n.
- Double strikethough : t¹o hiÖu øng g¹ch bá v¨n b¶n b»ng dÊu g¹ch ®«i.
- Superscript : t¹o hiÖu øng chØ sè trªn.
- Subscript : t¹o hiÖu øng chØ sè díi.
- Shadow, Outline, Emboss, Engrave : BËt/t¾t hiÖu øng t¹o ch÷ bãng, viÒn
ngoµi, lµm næi vµ hiÖu øng kh¾c s©u.
- Small caps, All caps, Hidden : BËt/t¾t hiÖu øng t¹o ch÷ hoa nhá, ch÷ hoa
®Çy ®ñ vµ Èn v¨n b¶n.
Red Heart
52
Microsoft Word 2000
Sau khi ®· thùc hiÖn song toµn bé c¸c thay ®æi, chän nót OK ®Ó ¸p dông,
nÕu chän Default… Word sÏ ghi c¸c tuú chän nµy vµo tÖp Normal.DOT (®Æt chÕ
®é ngÇm ®Þnh).
2 - §Þnh d¹ng ®o¹n v¨n b¶n
+> Chän ®o¹n v¨n b¶n cÇn ®Þnh d¹ng råi thùc hiÖn lÖnh Pragraph… trong
tr×nh ®¬n Fomat → Chän thÎ Indents and Spacing.
+> Chän c¸c chiÒu canh chØnh trong hép Aligment gåm : Left canh chØnh
th¼ng theo lÒ tr¸i, Center canh chØnh th¼ng gi÷a theo hai lÒ, Right canh chØnh
th¼ng theo lÒ ph¶i, Justify canh ®Òu theo hai lÒ.
+> Môc Indentation dïng ®Æt kho¶ng thôt so víi hai lÒ :
- Left, Right : thôt dßng so víi lÒ tr¸i hoÆc ph¶i.
- Thôt dßng ®Æc biÖt (Special) víi First line (dßng ®Çu), Hanging thôt dßng
kiÓu treo.
+> §Æt kho¶ng c¸ch gi÷a c¸c ®o¹n vµ c¸c dßng trong ®o¹n t¹i môc Spacing.
Red Heart
53
Microsoft Word 2000
+> KÝch OK ®Ó ¸p dông c¸c tuú chän vµ ®ãng hép tho¹i.
3 - So¹n th¶o v¨n b¶n nhiÒu cét
Chän ®o¹n v¨n b¶n cÇn t¹o cét råi thùc hiÖn lÖnh Colums…trong tr×nh ®¬n
Format.
C¸c môc tuú chän :
Red Heart
54
Microsoft Word 2000
+> Môc Presets cho phÐp chän 1 trong 5 mÉu ®Þnh cét cã s½n hoÆc dïng
hép Number of Columns ®Ó t¹o sè cét tuú ý.
+> Môc Width and Spacing dïng ®Æt réng vµ kho¶ng c¸ch cña c¸c cét víi
®iÒu kiÖn tuú chän Equal column width ®· ®îc t¾t.
+> Chän Line between nÕu muèn t¹o ®êng kÎ gi÷a c¸c cét.
+> Hép Apply dïng ®Ó chän ¸p dông : Whole Document toµn bé v¨n b¶n ,
This Point Forward ¸p dông tõ vÞ trÝ con trá vÒ cuèi tÖp tµi liÖu.
+> Chän Start New Colums nÕu muèn thiÕt lËp cét b¾t ®Çu tõ trang míi .
+> KÝch OK ®Ó thiÕt lËp c¸c th«ng sè ®· chän vµ ®ãng hép tho¹i.
4 - Cµi ®Æt tab
+> Chän ®o¹n v¨n b¶n cÇn ®¹t TAB råi chän lÖnh Tabs… trong tr×nh ®¬n
Format.
+> NhËp kho¶ng c¸ch ®iÓm dõng tÝnh tõ lÒ tr¸i ë hép Tab Stop Position.
+> Chän chiÒu canh chØnh t¹i dÊu Tab t¹i môc Alignmemt gåm :
- Left : canh chØnh th¼ng theo mÐp tr¸i cña ®iÓm Tab.
- Center: lÊy ®iÓm Tab lµm t©m canh chØnh ®Òu v¨n b¶n sang 2 bªn .
- Right : canh chØnh th¼ng theo mÐp ph¶i cña ®iÓm Tab.
- Decimal: chØnh th¼ng cét sè liÖu theo dÊu chÊm thËp ph©n.
- Bar : chÌn v¹ch th¼ng ®øng t¹i ®iÓn Tab.
+> Chän kiÓu dÉn ®Õn ®iÓm Tab t¹i môc Leader.
+> §Æt ®iÓm Tab ngÇm ®Þnh trong hép Default Tab Stop.
+> Chän Set ®Ó thiÕt lËp ®iÓm dõng vµ ®a vµo danh s¸ch .
Red Heart
55
Microsoft Word 2000
+> Chän Clear (Clear All) nÕu muèn xo¸ ®iÓm dõng trong hép Tab Stop
Position.
+> KÝch OK ®Ó thiÕt lËp c¸c tuú chän.
* Ngoµi cßn cã thÓ ®Æt Tab trùc tiÕp trªn thíc b»ng c¸ch : Chän kiÓu ®iÓm
dõng t¹i nót bªn tr¸i cña thíc ( ) råi kÝch chuét lªn thíc t¹i c¸c ®iÓn muèn ®Æt
Tab .
Muèn ®iÒu chØnh l¹i ®iÓm dõng trªn thíc ta bÊm lªn dÊu Tab vµ kÐo ®Õn
®iÓm míi.
Muèn xo¸ dÊu Tab bÊm chuét lªn nã vµ kÐo ra khái thíc.
5 - §¸nh sè vµ t¹o dÊu nhÊn m¹nh cho ®o¹n v¨n b¶n
+> Chän ®o¹n v¨n b¶n cÇn ®¸nh sè hay t¹o dÊu nhÊn m¹nh. Råi thùc hiÖn
lÖnh Bullets and Numbering… trong tr×nh ®¬n Format.
+> §Ó t¹o dÊu nhÊn m¹nh : Chän thÎ Bullsted sau ®ã chän c¸ch t¹o nhÊn
m¹nh råi kÝch chuét vµo nót OK.
+> §Ó ®¸nh sè cho c¸c ®o¹n : Chän thÎ Nummbered chän c¸ch ®¸nh sè vµ
kÝch chuét vµo nót OK.
* Lu ý chän nót Customize… ®Ó ®iÒu chØnh chi tiÕt kiÓu ®¸nh sè hoÆc
nhÊn m¹nh ®· chän.
Muèn huû bá ®¸nh sè vµo dÊu nhÊn m¹nh cho ®o¹n v¨n b¶n tríc hÕt chän
®o¹n v¨n b¶n ®· ®îc ®¸nh sè hoÆc t¹o dÊu nhÊn m¹nh råi bËt nót Bullets hoÆc
Numbering trªn thanh ®Þnh d¹ng.
Red Heart
56
Microsoft Word 2000
6 - Phãng to kÝ tù ®Çu ®o¹n v¨n b¶n
+> Chän kÝ tù cÇn ®Þnh d¹ng .
+> Chän lÖnh Drop Cap… trong tr×nh ®¬n Format.
+> Chän kiÓu drop cap t¹i ë môc Position gåm :
- None : Kh«ng t¹o drop cap.
- Dropped : Phãng to kÝ tù.
- In Margin : Phãng to kÝ tù vµ ®Æt n»m trªn cét riªng .
+> Chän kiÓu ch÷ cho kÝ tù phãng to ë hép Font.
+> Chän sè dßng chøa kÝ tù ®îc phãng to t¹i môc Lines to drop.
+> Môc Distance from Text dïng ®Æt kho¶ng c¸ch tõ kÝ tù phãng to ®Õn v¨n
b¶n .
+> Chän OK ®Ó thùc hiÖn lÖnh vµ ®ãng hép tho¹i .
7 - ThÎ ®Þnh d¹ng
a - T¹o thÎ
+> Chän ®o¹n v¨n b¶n chøa c¸c ®Þnh d¹ng cÇn ®a vµo thÎ.
+> Më tr×nh ®¬n Format chän lÖnh Style…
Red Heart
57
Microsoft Word 2000
+> Chän nót New… khi xuÊt hiÖn hép tho¹i nhËp tªn thÎ cÇn t¹o vµo hép
Name.
+> NÕu muèn lu thÎ vµo tÖp Normal.dot kÝch chän Add to template.
+> NÕu muèn g¸n tæ hîp phÝm t¾t cho thÎ chän nót Shortcut key… khi xuÊt
hiÖn hép tho¹i Customize Keyboard nhÊn tæ hîp phÝm t¾t lµ phÝm di chuyÓn,
phÝm xo¸, Insert hoÆc tæ hîp phÝm ph¶i b¾t ®Çu b»ng phÝm Ctrl, Alt hay Shift.
Sau ®ã chän Assign råi kÝch Close.
+> Chän Close (Apply) ®Ó kÕt thóc viÖc t¹o thÎ vµ ®ãng hép tho¹i.
b - Sö dông thÎ
Muèn g¸n thÎ ®· t¹o cho ®o¹n v¨n b¶n ®îc chän nhÊn phÝm t¾t hoÆc chän
tªn thÎ trªn hép Style cña thanh c«ng cô ®Þnh d¹ng hay më hép tho¹i Style chän tªn
thÎ cÇn g¸n råi nhÊn nót Apply.
c - HiÖu chØnh thÎ ®· t¹o
§Ó hiÖu chØnh thÎ ®· t¹o më hép tho¹i Style chän tªn thÎ cÇn hiÖu chØnh sau
®ã chän nót Modify… råi tiÕn hµnh hiÖu chØnh b»ng c¸ch nhÊn chän nót Format.
d - Xo¸ thÎ
Xo¸ thÎ b»ng c¸ch më hép tho¹i Style chän tªn thÎ cÇn xo¸ råi chän Delete.
8 - Sao chÐp ®Þnh d¹ng
Red Heart
58
Microsoft Word 2000
Chän ®o¹n v¨n b¶n ®· chøa ®Þnh d¹ng cÇn sao chÐp, sau ®ã nhÊn nót lÖnh
Format Painter trªn thanh c«ng cô Standard, khi con trá so¹n th¶o chuyÓn sang
d¹ng chän ®o¹n v¨n b¶n muèn sao chÐp ®Õn.
V - T¹o vµ biªn tËp b¶ng
1 - ChÌn b¶ng vµo v¨n b¶n ®ang so¹n th¶o
§Æt con trá t¹i vÞ trÝ muèn chÌn b¶ng, råi chän Table… trong Table\Insert.
+> NhËp sè cét vµ sè hµng cña b¶ng muèn chÌn t¹i Number of Columns vµ
Number of Rows.
+> X¸c ®Þnh ®é réng cña cét ë môc AutoFit behavior gåm c¸c tuú chän :
- Fixed column width : ngêi dïng ®Æt chÝnh x¸c ®é réng hoÆc ®Ó Word tù
®éng x¸c ®Þnh ®é réng cña c¸c cét, thêng chän Auto.
- AutoFit to contents : Word tù ®éng ®iÒu chØnh ®é réng cña cét sao cho
lu«n ®ñ chøa néi dung cña c¸c « trong cét.
- AutoFit to windows : lÊy ®é réng cét t¬ng øng víi kÝch thíc cña cöa sæ tµi
liÖu.
+> KÝch chuét vµo vµo nót OK ®Ó chÌn b¶ng.
2 - Biªn tËp l¹i d¹ng thøc cña b¶ng
a - Di chuyÓn con trá so¹n th¶o trong b¶ng
Tab : Di chuyÓn con trá ®Õn « kÕ tiÕp.
Shift + Tab : Di chuyÓn con trá vÒ « tríc.
Alt + Home : Di chuyÓn con trá vÒ « ®Çu tiªn cña hµng hiÖn thêi.
Alt + End : Di chuyÓn con trá ®Õn « cuèi cïng cña hµng hiÖn thêi.
Red Heart
59
Microsoft Word 2000
Alt + PageUp : Di chuyÓn con trá vÒ « trªn cïng cña cét hiÖn thêi.
Alt + PageDown : Di chuyÓn con trá xuèng « díi cïng cña cét hiÖn thêi.
b - Chän «
Chän « ®¬n : §Æt chuét ®Õn vïng chän cña « vµ bÊm ®¬n.
Chän c¸c « liªn tiÕp : BÊm chuét ë « ®Çu vµ kÐo ®Õn « cuèi (nÕu dïng
bµn phÝm: Ên gi÷ phÝm Shift + phÝm di chuyÓn con trá ®Ó chän.
Chän 1 hoÆc nhiÒu cét : §Æt chuét lªn trªn cét cÇn chän khi chuét
chuyÓn sang d¹ng kÝch chuét ®Ó chän 1 hoÆc nhiÒu cét liªn tiÕp.
Chän 1 hoÆc nhiÒu hµng liªn tiÕp : §Æt chuét ra ngoµi hµng cÇn chän
khi chuét chuyÓn vÒ d¹ng ngÇm ®Þnh kÝch chuét ®Ó chän 1 hoÆc nhiÒu hµng
liªn tiÕp.
c - Xo¸ néi dung v¨n b¶n trong «
Chän « cÇn xo¸ råi bÊn phÝm Delete.
d - Xo¸ «, hµng, cét hoÆc c¶ b¶ng
+> Chän « cÇn xo¸
+> Më tr×nh ®¬n Table → Delete :
- Chän Table xo¸ toµn bé b¶ng.
- Chän Columns ®Ó xo¸ cét chøa « ®· ®îc chän.
- Chän Rows ®Ó xo¸ hµng chøa « ®· ®îc chän.
- Chän Cells… khi hép ®èi tho¹i xuÊt hiÖn tiÕp tôc x¸c ®Þnh tuú chän xo¸ :
- Shift Cells Left xo¸ « ®îc chän vµ kÐo « bªn tr¸i vÒ.
î Shift Cells Up xo¸ « ®îc chän vµ ®a néi dung ë « bªn díi lªn.
í Delete Entire Row xo¸ hµng chøa « ®îc chän.
î Delete Entire Column xo¸ cét chøa « ®îc chän.
- Chän nót OK ®Ó tiÕn hµnh xo¸.
e - ChÌn thªm mét hµng hoÆc mét cét
+> Chän cét hµng hoÆc cét trªn b¶ng ®Ó x¸c ®Þnh vÞ trÝ chÌn.
+> Më tr×nh ®¬n Table → Insert, råi chän :
- Columns to the Left : chÌn c¸c cét vµo bªn tr¸i ®iÓm chän.
- Columns to the Right : chÌn c¸c cét vµo bªn ph¶i ®iÓm chän.
- Rows Above : chÌn c¸c hµng lªn tríc ®iÓm chän.
- Rows Below : chÌn c¸c hµng xuèng phÝa díi ®iÓm chän.
- Cells…
Red Heart
60
Microsoft Word 2000
X¸c ®Þnh tuú chän chÌn råi nhÊn nót OK.
+> Muèn chÌn mét hµng vµo cuèi b¶ng ®Æt con trá ®Õn « cuèi cïng cña
b¶ng vµ nhÊn phÝm Tab mét hµng míi sÏ ®îc t¹o thªm vµo cuèi b¶ng.
f - Thay ®æi ®é réng cña cét
§Æt chuét ®Õn biªn bªn ph¶i cña cét cÇn thay ®æi khi con trá chuyÓn sang
d¹ng kÝch vµ kÐo chuét ®Ó thay ®æi kÝch thíc.
* Lu ý : Víi chiÒu cao cña hµng nã sÏ ®îc tù ®éng më réng khi nhËp v¨n b¶n
®Çy « hoÆc nhÊn phÝm Enter.
g - T¹o ®êng viÒn cho b¶ng
+> HiÓn thÞ thanh c«ng cô Tables and Borders (nÕu nã bÞ t¾t hiÓn thÞ).
+> Chän kiÓu nÐt viÒn trong hép Line Style trªn thanh Tables and Borders
(nÕu muèn bá nÐt kiÒn chän Line Style lµ No Border).
+> NhÊn nót Draw Table råi thùc hiÖn thao t¸c vÏ trªn c¸c ®êng cÇn t¹o nÐt
viÒn hoÆc muèn xo¸ nÐt viÒn ®i.
h - Xo¸ ®êng trong b¶ng
§Ó xo¸ ®êng trong b¶ng nhÊn nót Eraser råi thùc hiÖn thao t¸c vÏ trªn c¸c ®-
êng muèn xo¸.
VI - Thay ®æi d¹ng thøc hiÓn thÞ tµi liÖu
1 - C¸c chÕ ®é tr×nh bµy mµn h×nh
a - ChÕ ®é thêng
§Ó gi¶m thêi gian xö lý tµi liÖu ngêi ta thêng lµm viÖc ë chÕ ®é Normal. ChÕ
®é nµy cho phÐp quan s¸t tÊt c¶ c¸c ®Þnh d¹ng ®Æc biÖt trªn mµn h×nh rÊt gièng
khi in ra giÊy. Tuy nhiªn mét sè ®Æc ®iÓm kh¸c nh : tiªu ®Ò, ®êng ranh giíi v¨n
b¶n… kh«ng ®îc hiÖn hoÆc ®¬n gi¶n ho¸ ®Ó t¨ng tèc ®é so¹n th¶o.
§Ó chuyÓn sang chÕ ®é nµy chän lÖnh Normal trong tr×nh ®¬n View hoÆc
bÊm vµo nót ®Çu tiªn gãc díi bªn tr¸i thanh cuén ngang ®Ó chän.
b - ChÕ ®é tæ chøc tµi liÖu díi d¹ng trang Web
Red Heart
61
Microsoft Word 2000
ë chÕ ®é nµy tµi liÖu ®îc hiÓn thÞ gièng nh ®îc duyÖt bëi mét tr×nh duyÖt
Web.
Muèn chuyÓn sang chÕ ®é nµy chän lÖnh Web Layout trong tr×nh ®¬n View
hoÆc bÊm vµo nót thø hai gãc díi bªn tr¸i thanh cuén ngang ®Ó chän.
c - ChÕ ®é tr×nh bµy trang
§©y lµ chÕ ®é tr×nh bµy trang gièng nh khi in ra giÊy. Nã hiÖn tÊt c¶ c¸c
thµnh phÇn hiÖn cã cña 1 trang tµi liÖu. Nhîc ®iÓm cña chÕ ®é nµy lµ lµm cho
tèc ®é xö lý cña Word gi¶m ®i ®¸ng kÓ.
Chän lÖnh Print Layout tõ tr×nh ®¬n View hoÆc bÊm nót biÓu tîng thø ba ë
thanh cuén ngang ®Ó chuyÓn sang chÕ ®é Print Layout.
d - ChÕ ®é tæng quan
Dïng chÕ ®é tæng quan ®Ó t¹o ra nh÷ng phÇn tãm t¾t vµ ®Ó kiÓm tra cÊu
tróc cña mét tµi liÖu. ë ®©y ta cã thÓ chän ®Ó chØ xem c¸c môc tiªu ®Ò lín cña
tµi liÖu vµ dÊu ®i tÊt c¶ c¸c chi tiÕt, môc nhá h¬n trong c«ng viÖc xem c¸c tiªu ®Ò
lín cïng víi c¸c v¨n b¶n phô ®i kÌm nã, hoÆc chuyÓn nã ®Õn mét vÞ trÝ míi. Muèn
sö dông tèt ®Æc tÝnh nµy ta cÇn ph¶i g¸n c¸c kiÓu tr×nh bµy môc tiªu ®Ò cho c¸c
tiªu ®Ò cña tµi liÖu. Th«ng thêng ®ã lµ c¸c kiÓu tr×nh bµy : Heading, List, Body
text…
T¸c dông : Hç trî m¹nh cho viÖc tæ chøc l¹i néi dung cña c¸c tµi liÖu lín, thay
®æi c¸c môc tiªu ®Ò, di chuyÓn hay sao chÐp c¸c néi dung v¨n b¶n…
Vµo View vµ chän Outline ®Ó chuyÓn sang chÕ ®é nµy.
2 - Xem tµi liÖu tríc khi in
+> Më tr×nh ®¬n File chän lÖnh Print Preview.
+> Tµi liÖu ®îc hiÓn thÞ díi d¹ng nh khi nã ®îc in ra giÊy.
+> Thanh c«ng cô Print Priview.
In tµi liÖu
BËt/t¾t chÕ ®é phãng to t¹i vÞ trÝ ®îc trän.
HiÓn thÞ chän vÑn 1 trang tµi liÖu trªn mµn h×nh
Chän hiÓn thÞ nhiÒu trang tµi liÖu cïng mét lóc
Thay ®æi tØ lÖ khung nh×n
Red Heart
62
