Luận văn tốt nghiệp "Nghiên cứu các phương pháp bảo quản tài liệu nghe-nhìn tại trung tâm lưu giữ quốc gia III"
Tài liệu nghe-nhìn là một loại hình tài liệu có ý nghĩa quan trọng trong phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Tài liệu nghe-nhìn chiếm khối lượng lớn trong toàn bộ khối lượng trong phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Chính vì vậy, đây là loại hình tài liệu phản ánh các mặt đời sống chính trị, văn hóa, tinh thần bằng hình ảnh động, hình tượng âm thanh
Luận văn
Nghiên cứu các phương pháp bảo
quản tài liệu nghe – nhìn tại
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Kho¸ luËn tèt nghiÖp TrÇn ThÞ Thu Hµ
Mục Lục
LỜI NÓI Đ ẦU ................................ .............................................................. 4
................................................................ ...................... 4
1. Lý do chọn đề tài:
............................................................................... 7
2. Mục đích nghiên cứu:
....................................................................... 7
3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề:
........................ 10
4. Nguồ n tài liệu tham khảo và phương pháp nghiên cứu:
................................................................................... 11
5. Bố cục khoá luận:
CHƯƠNG 1 ................................................................................................ 13
1.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia III: ......................................................................................................... 13
1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ: ...................................................................... 13
1.1.2. Cơ cấu tổ chức: ................................................................................. 14
1.2. Thành phần, nộ i dung tài liệu nghe – nhìn hiện đang bảo quản tại
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III: ................................................................ 15
1.2.1. Thành phần, nộ i dung tài liệu ảnh: ................................................. 15
1.2.2. Thành phần, nộ i dung của tài liệu phim điện ảnh: ......................... 17
1.2.3. Thành phần, nộ i dung của tài liệu ghi âm: ..................................... 18
1.3. Đặc điểm của tài liệu nghe – nhìn: ...................................................... 21
1.4. Tình trạng vật lý của tài liệu nghe – nhìn hiện đang bảo quản tại
................................................................ 23
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III:
1.4.1. Các dạng hư hỏng của tài liệu ảnh: ..................................................... 24
................................ 27
1.4.2. Các dạng hư hỏng của tài liệu phim điện ảnh:
............................................ 28
1.4.3. Các dạng hư hỏng của tài liệu ghi âm:
.............. 29
1.5. Nguyên nhân gây hư hỏng, xuống cấp tài liệu nghe – nhìn:
................................................................ .............................. 31
1.6. Nhận xét:
CHƯƠNG 2: ............................................................................................... 33
...... 34
2.1. Các văn bản quy định về công tác b ảo quản tài liệu nghe – nhìn:
2
Kho¸ luËn tèt nghiÖp TrÇn ThÞ Thu Hµ
2.2. Tình hình bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc
......................................................................................................... 38
gia III:
2.3. Nhận xét về ưu nhược điểm trong bảo quả n tài liệu nghe – nhìn tại
................................................................ 41
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III:
............................................................................................... 44
CHƯƠNG 3:
3.1. Nghiên cứu xây dựng các chế độ bảo quản cho phù hợp với từng loại
................................................................ .................... 44
tài liệu nghe – nhìn:
......................... 44
3.1.1. Các yêu cầu về kho bảo quản tài liệu nghe – nhìn:
................................................................. 52
3.1.3. H ệ thống thiết bị a n toàn:
Các kiểu máy phát hiện cháy ..................................................................... 54
3.1.5. Các biện pháp xử lý đối với tài liệu ảnh, phim điện ảnh và ghi âm
.................................................................................................. 56
bị hư hỏng:
..................... 57
3.1.5.1. Các biện pháp xử lý đối với tài liệu ả nh bị hư hỏng:
3.1.5.2. Các biện pháp xử lý đối với tài liệu phim điện ảnh và băng ghi âm
.................................................................................................. 60
bị hư hỏng:
..................... 64
3.2. Việc quản lý, khai thác và sử d ụng tài liệu nghe - nhìn:
......................................................................... 64
3.2.1. Việc quản lý tài liệu:
................................................................ .................... 65
3.2.2. Việc sử dụng:
............ 66
3.3. Công tác đào tạo cán bộ trong bảo quản tài liệu nghe – nhìn:
KẾT LUẬ N ................................................................................................ 67
Trình độ cán bộ chuyên môn còn thiếu và hạn chế…................................ 68
3
Kho¸ luËn tèt nghiÖp TrÇn ThÞ Thu Hµ
LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Tài liệu nghe - nhìn là một loại hình tài liệu có ý nghĩa quan trọng
trong Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Tài liệu nghe - nhìn chiếm khối
lượng lớn trong toàn bộ khối lượng trong Phông Lưu trữ Quốc G ia Việt Nam.
Chính vì vậy, đây là loại hình tài liệu phản ánh các mặt đời sống chính trị, văn
hoá, tinh thần bằng hình ảnh độ ng, hình tượng âm thanh, nên nó tác động trực
tiếp và nhanh chóng đến thế giới quan của con người. Những âm thanh và
hình ảnh của sự kiện được phản ánh trong tài liệu đúng thời điểm mà sự kiện
diễn ra nên thời gian qua đi khi nghe và xem lại các hình ảnh, âm thanh về
các sự kiện đó, ta vẫn hình dung được không khí ấy, con người ấy, sự kiện ấy
như đang diễn ra trước mắt. Việc ghi lại những hình ảnh, âm thanh về các sự
kiện như nó đang diễn ra là ưu điểm nổ i trộ i mà tài liệu giấy không thể có
được.
Tài liệu nghe - nhìn được sản sinh ra trong hoạt động của các cơ
quan văn hoá, thông tin, tuyên truyền, các cơ quan quản lý Nhà nước, các cơ
quan nghiên cứu khoa họ c và những người chụp ảnh, quay phim và ghi âm,
ghi hình nghiệp dư có giá trị khoa học, lịch sử và thực tiễn không kể thời
gian, địa điểm sản sinh và trên những vật liệu gì mà nó mang tin, được nộp
lưu và các kho (viện) Lưu trữ Nhà nước theo các chế độ nhất định.
Do tính chất và tầm quan trọng của tài liệu nghe - nhìn được Nhà
nước khẳng định như vậy, nên bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ cho tài liệu
lưu trữ q uốc gia nói chung và tài liệu nghe-nhìn nói riêng đã, đang và sẽ mãi
mãi là một trong những nhiệm vụ khó khăn, nặng nề, phức tạp của toàn ngành
4
Kho¸ luËn tèt nghiÖp TrÇn ThÞ Thu Hµ
lưu trữ. Vì muố n gìn giữ tài liệu lâu dài, vĩnh viễn đ ể phục vụ các mục đích
phát triển xã hội thì cần có những biện pháp bảo quản an toàn tài liệu khỏ i sự
phá hoại do tự nhiên hoặc do con người gây ra. Đ ặc biệt, vị trí nước ta lại nằm
trong khu vực nhiệt đới nóng ẩm, gió mùa nên tài liệu lưu trữ bị lão hoá và hư
hỏ ng rất nhanh. Nếu không có biện pháp bảo quản tốt thì tài liệu lưu trữ có
thể sẽ bị mất mát, hư hỏng toàn bộ.
Thành tựu của các ngành khoa họ c hiện nay đang được ứng d ụng
vào công tác bảo quản an toàn cho tài liệu. Muốn bảo quản an toàn những tài
liệu quý giá của đất nước, ngành lưu trữ còn rất nhiều việc phải làm như: X ây
dựng các tiêu chuẩn, chế độ bảo quản cho các kho lưu trữ. Do vậy, muốn lưu
giữ hàng trăm năm và lâu hơn thế nữa tài liệu lưu trữ nguồn di sản văn hoá
quý báu của Đảng và Nhà nước, ngoài việc áp d ụng các biện pháp khoa học
kỹ thuật tiên tiến, còn phải khai thác cả các kinh nghiệm cổ truyền của ông
cha ta để lại.
Nhiều năm qua, Nhà nước ta đã chi hàng chục tỉ đồng cho công tác
bảo quản an toàn tài liệu như: Đầu tư xây dựng mới Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia I, Trung tâm Lưu trữ Q uốc gia III ở H à Nộ i, Trung tâm Lưu trữ Q uốc gia
II ở Thành phố Hồ Chí Minh và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV ở Đà Lạt và
hàng chục Trung tâm Lưu trữ tỉnh như Hà Tây, Hà Tĩnh, Trà Vinh...Nhà nước
cũng đ ã cho phép Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước mời các chuyên gia hàng
đầu thế giới về bảo quản tài liệu lưu trữ của Anh, Nhật Bản đ ến Việt Nam tập
huấn cho cán bộ lưu trữ của chúng ta về nghiệp vụ bảo quản tài liệu. Đồng
thời, cử nhiều đoàn cán bộ lưu trữ Việt Nam đi các nước để khảo sát, học tập
kinh nghiệm. Hơn thế nữa, không ít cán bộ nghiệp vụ của Việt Nam cử sang
5
Kho¸ luËn tèt nghiÖp TrÇn ThÞ Thu Hµ
N hật Bản, Malaysia, Cộ ng hoà Pháp... để thực tập, tu nghiệp dài ngày về
chuyên đề công tác b ảo quản tài liệu.
Mặc dù vậy, tài liệu lưu trữ vẫn đang hàng ngày, hàng giờ bị lão
hoá, bị hư hỏng. Nhiều tài liệu lưu trữ thuộ c danh mục tài liệu đặc biệt quý,
hiếm đ ã bị ố vàng, giòn, m ờ, co ng, mối, mọt.. Trước tình hình đó, phải nghiên
cứu những phương pháp bảo quản cụ thể để khắc phục, đặc biệt là tài liệu
nghe – nhìn, do được cấu tạo bằng những vật liệu đặc biệt, nên chế độ b ảo
quản cũng khác so với tài liệu chữ viết.
Qua nghiên cứu, khảo sát thực tế tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
III, cho thấy công tác lưu trữ ở đây nói chung và công tác bảo quản tài liệu
nói riêng còn hạn chế. Mặc dù được sự quan tâm đầu tư của Nhà nước, Trung
tâm Lưu trữ Q uốc gia III chỉ mới xử lý được một số khối và phông tài liệu
quan trọng còn trong tình trạng lộn xộn, chưa được p hân lo ại, chỉnh lý, xác
định, giá trị và bị hư hỏ ng đã tồn đọng nhiều năm qua. Số tài liệu còn lại, do
những nguyên nhân như chiến tranh, thiên tai, môi trường, khí hậu khắc
nghiệt, điều kiện b ảo quản không đáp ứng yêu cầu... nên phần lớn tài liệu
nghe – nhìn cũng bị x uống cấp nghiêm trọng, một bộ phận đáng kể đã bị hư
hỏ ng hoặc đang bị hư hỏ ng ở các mức độ khác nhau.
Từ những lý do trên, với mong muốn góp phần hoàn thiện công tác
bảo quản tài liệu nghe – nhìn ở Trung tâm Lưu trữ Quố c gia III c húng tôi đã
chọn đề tài: “Nghiên cứu các phương pháp bảo quản tài liệu nghe – nhìn
tại Trung tâm Lưu trữ Quố c gia III” làm khoá luận tốt nghiệp của mình.
Với đề tài này, vì thời gian có hạn nên chúng tôi chỉ tập trung vào
việc nghiên cứu các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác bảo quản đối với loại
6
Kho¸ luËn tèt nghiÖp TrÇn ThÞ Thu Hµ
hình tài liệu ảnh, phim điện ảnh và ghi âm được bảo quản tại Trung tâm Lưu
trữ Q uốc gia III do Phòng Phim -Ảnh-Ghi âm đang trực tiếp quản lý.
2. Mục đích nghiên cứu:
Nghiên cứu những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác bảo quản tài
liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Cụ thể, với đề tài này
chúng tôi hướng đ ến những mục đích cơ bản sau:
- Giới thiệu khái quát thành phần, nội dung tài liệu nghe – nhìn hiện
đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; qua đó thấy được
tình trạng tài liệu nghe-nhìn bị hư hỏng, mất mát và tìm ra nguyên nhân gây
hư hỏng đó;
- Tìm hiểu tình hình bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm
Lưu trữ Quố c gia III;
- Nghiên cứu và đưa ra các phương pháp b ảo quản tài liệu nghe –
nhìn với m ục đích nhằm hoàn thiện công tác bảo quản tài liệu nghe - nhìn tại
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III;
- Mục đích cuối cùng mà tác giả muốn đề cập là thông qua đ ề tài
này sẽ được bồi dưỡng thêm kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ về công tác
lưu trữ nói chung và công tác bảo quản tài liệu nghe – nhìn nói riêng.
3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề:
Công tác lưu trữ tài liệu nghe – nhìn nói chung và công tác bảo
quản tài liệu nghe – nhìn nói riêng có ý nghĩa rất quan trọng. Công tác b ảo
quản làm tố t sẽ góp phần nâng cao nhận thức của người dân về ý nghĩa và tầm
quan trọ ng của tài liệu lưu trữ, một nguồn di sản văn hóa của dân tộc. Do vậy,
từ trước đến nay đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu khoa học, bài viết đăng trên
7
Kho¸ luËn tèt nghiÖp TrÇn ThÞ Thu Hµ
tạp chí ngành, các luận văn thạc sĩ và khoá luận tố t nghiệp, giáo trình giảng
dạy, tập bài giảng ở bậc đại học chuyên ngành lưu trữ đ ã đề cập cả phương
diện lý luận và thực tiễn. Cụ thể:
Về mặt lý luận: Công tác b ảo quản đã được đề cập trong các sách
chuyên khảo, giáo trình như: “Công tác Lưu trữ Việt Nam” của Cục Lưu trữ
N hà nước và Vũ Dương Hoan làm chủ biên, năm 1987 của N hà xuất bản
K hoa học xã hộ i Hà Nội; “Lý luận và th ực tiễn công tác lưu trữ” của các tác
giả Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền - N guyễn Văn
Thâm, năm 1990 của N hà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp Hà
Nội; “Lưu trữ tài liệu nghe – nhìn” Tập bài giảng của PGS.TS Đào Xuân
Chúc; tư liệu Khoa lưu trữ học và Quản trị văn phòng. Qua giáo trình và tập
bài giảng đã cung cấp những cơ sở lý luận chung nhất về công tác b ảo quản
tài liệu lưu trữ cũng như công tác bảo quản tài liệu nghe – nhìn.
Bên cạnh đó, về mặt thực tiễn các luận văn thạc sĩ và khoá luận tốt
nghiệp của sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị V ăn phòng đ ã đề cập và
nghiên cứu với một số đ ề tài liên quan đến lưu trữ tài liệu nghe - nhìn như:
Luận văn Thạc sĩ “Công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn ở các Đài Truyền hình
- Thực trạng và giả i pháp” của Nguyễn Thị Thuý Bình năm 2002, “ Ứng
dụng chương trình photoshop đ ể xử lý tài liệu ảnh lưu trữ bị h ư h ỏng” của
D ương Mạnh Hùng năm 2004, “Tổ chức khoa họ c tài liệu ảnh tại Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III” của Nguyễn Minh Sơn năm 2003; khoá luận tốt
nghiệp: “Tổ chức và quản lý tài liệu phim, ảnh, ghi âm ở nước ta hiện nay”
của sinh viên Lê Thị Vân Anh, “Công tác lưu trữ tài liệu nghe – nhìn ở Trung
tâm Nghe nhìn thông tấn xã Việt Nam-Thực trạng và giả i pháp” của sinh viên
N guyễn Thị V iệt Hoa, “Công tác lưu trữ tài liệu ghi âm ở Trung tâm Lưu trữ
8
Kho¸ luËn tèt nghiÖp TrÇn ThÞ Thu Hµ
Quốc gia III - Thực trạng và giải pháp” của sinh viên Nguyễn Lan Phương,
“Bước đầu tìm hiểu về tài liệu ghi âm và quá trình ứng dụng công nghệ thông
tin tạ i Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” của sinh viên Đỗ Thị Thơm, “Bước
đầu xây dựng những nguồn tài liệu ảnh cần giao nộp vào Kho Lưu trữ Trung
ương” của sinh viên Nguyễn Thị Bích Vi. Các đề tài của các tác giả trên chủ
yếu tập trung nghiên cứu, tìm hiểu và đánh giá về tổ chức khoa học lưu trữ tài
liệu nghe – nhìn, ứng d ụng công nghệ thông tin trong tài liệu nghe – nhìn. Đối
với công tác bảo quản tài liệu nghe – nhìn có mộ t đề tài cũng đề cập một phần
nhỏ trong đề tài nghiên cứu của mình, còn tìm hiểu sâu về vấn đ ề này thì có ít
tác giả nghiên cứu.
Ngoài ra, trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam còn có mộ t số bài
viết, bài nghiên cứu của một số tác giả đề cập cũng liên quan ít nhiều tới nội
dung của khoá luận tốt nghiệp như: “Công tác bảo quản và phục vụ khai
thác băng ghi âm từ tính” của tác giả Đ ặng Anh Đào, Tạp chí Văn thư – Lưu
trữ số 01/1978; “Bảo quản phim điện ảnh” của tác giả Xuân Lâm, Tạp chí
V ăn thư – Lưu trữ số 3/1979; “Cần quan tâm hơn nữa đến công tác lưu trữ
tài liệu ảnh, phim điện ảnh và ghi âm” của tác giả Đ ào Xuân Chúc, Tạp chí
V ăn thư – Lưu trữ số 3/1983; “Một số lưu ý trong việc bảo quản các tư liệu
ảnh” của Joref Hanus do Nguyễn Ngọc Hường dịch theo Tạp chí ATLANTI
số 5, được đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 2/1998... Những bài viết,
bài nghiên cứu của các tác giả đ ược đăng trên tạp chí ngành đã góp phần
khẳng định công tác bảo quản tài liệu nghe – nhìn có vị trí rất quan trọng
trong việc bảo quản an toàn và sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả.
Công tác bảo quản tài liệu nghe – nhìn của nước ta hiện nay vẫn
còn nhiều vấn đề cần được quan tâm, nghiên cứu. Những công trình và các
9
Kho¸ luËn tèt nghiÖp TrÇn ThÞ Thu Hµ
bài viết chỉ giải quyết từng vấn đề cụ thể. Chính vì vậy, để có cái nhìn toàn
diện hơn về lĩnh vực bảo quản, chúng tôi đã nghiên cứu các giải pháp nhằm
hoàn thiện công tác bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia III.
4. Nguồ n tài liệu tham khảo và phương pháp nghiên cứu:
Do tài liệu nghe – nhìn có giá trị đặc biệt về nội dung nên bảo quản
và phát huy giá trị của loại hình tài liệu này là rất quan trọng. Tuy nhiên,
nguồn tài liệu để phục vụ cho đề tài nghiên cứu còn chưa nhiều, nên quá trình
viết khoá luận, chúng tôi chỉ tập trung vào những nguồ n tài liệu tham khảo
sau:
- Các văn bản của Đ ảng và Nhà nước về công tác lưu trữ;
- Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư Lưu trữ nhà
nước;
- Tài liệu giảng dạy của lớp tập huấn về bảo quản và tu bổ tài liệu
của Cục Lưu trữ nhà nước năm 1995 ;
- Luận văn thạc sĩ, khoá luận tốt nghiệp liên quan đến tài liệu nghe
– nhìn
- Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam;
- Tư liệu khảo sát thực tế ở Trung tâm Lưu trữ Q uốc gia III.
Để nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đã vận dụng nhiều phương
pháp nghiên cứu khác nhau như: Chúng tôi dựa trên cơ sở phương pháp luận
của chủ nghĩa Mác – Lê Nin và phương pháp luận của Lưu trữ họ c, phương
pháp phân tích tổng hợp, phương pháp phỏ ng vấn và phương pháp điều tra,
10
Kho¸ luËn tèt nghiÖp TrÇn ThÞ Thu Hµ
khảo sát để nắm đ ược số lượng, thành phần, nội dung của tài liệu nghe – nhìn
cũng như tình trạng vật lý của tài liệu nghe – nhìn hiện đang b ảo quản tại
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
5. Bố cục khoá luận:
Khoá luận ngoài phần lời nói đ ầu và kết luận, phần nội dung chính
được chia thành 3 chương:
Chương 1: Tình hình tài liệu nghe-nhìn tạ i Trung tâm Lưu trữ
Q uốc gia III
Chương này sẽ tập trung trình bày tình hình tài liệu nghe-nhìn tại
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, cụ thể là tìm hiểu thành phần, nội dung; đ ặc
điểm của tài liệu nghe-nhìn; tình trạng vật lý của tài liệu nghe-nhìn hiện đang
bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; từ đó tìm ra nguyên nhân gây hư
hỏ ng, xuống cấp tài liệu nghe-nhìn và đưa ra những nhận xét về tình hình tài
liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Q uốc gia III.
Chương 2: Thực trạng bảo quản tài liệu nghe-nhìn tại Trung tâm
Lưu trữ Quố c gia III
Chương này, chúng tôi tập trung nêu tình hình bảo quản tài liệu
nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quố c gia III, cụ thể là nghiên cứu tìm hiểu
các văn bản về chế độ bảo quản, kho bảo quản, trang thiết bị p hục vụ cho
công tác bảo quản, thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo quản, hệ thống thiết
bị chống cháy... Chính vì vậy, chương này chính là cơ sở đ ể đưa ra những giải
pháp nhằm hoàn thiện công tác bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm
Lưu trữ Quố c gia III.
11
Kho¸ luËn tèt nghiÖp TrÇn ThÞ Thu Hµ
Chương 3: Những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác bảo quản
tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Đây là chương quan trọng nhất mà khoá luận hướng tới, trong
chương này, chúng tôi tập trung trình bày các phương pháp bảo quản tài liệu
nghe – nhìn nhằm mục đích hoàn thiện công tác b ảo quản tài liệu nghe – nhìn
tại Trung tâm Lưu trữ Quố c gia III. Để đưa ra những phương pháp b ảo quản
đố i với tài liệu nghe – nhìn, chúng tôi đã nghiên cứu, tìm hiểu tình hình thực
tế và cùng một số kinh nghiệm của các chuyên gia bảo quản, các nước trên
thế giới...Từ đó đưa ra những kiến nghị về công tác bảo quản để công tác lưu
trữ nói chung và công tác bảo quản tài liệu nghe – nhìn nói riêng ngày càng
hoàn thiện và phát triển.
Trong quá trình hoàn thành khoá luận, do hạn chế về m ặt thời gian
và nhận thức, khóa luận không tránh khỏi những sai sót nhất định, chúng tôi
mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn. Thực hiện đề
tài này, ngoài sự cố gắng, nỗ lực của bản thân, tác giả còn nhận được sự giúp
đỡ nhiệt tình của các cô, chú trong Trung tâm Lưu trữ Quố c gia III. Qua đây
tôi xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành tới các cô, chú trong Trung tâm Lưu trữ
Q uốc gia III, các thầy cô giáo trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
và đặc biệt cảm ơn PGS.TS Đào Xuân Chúc - Người thầy đã tận tình hướng
dẫn và định hướng cho tôi làm khoá luận này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 20 tháng 10 năm 2007
Sinh viên
Trần Thị Thu Hà
12
Kho¸ luËn tèt nghiÖp TrÇn ThÞ Thu Hµ
CHƯƠNG 1
TÌNH HÌNH TÀI LIỆU NGHE – NHÌN
TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
1.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu
trữ Quố c gia III:
Trung tâm Lưu trữ Q uốc gia III được thành lập theo Quyết định số
118/TCCB-TC ngày 10 tháng 6 năm 1995 của Bộ trưởng - Trưởng Ban Tổ
chức Cán bộ Chính Phủ (nay là Bộ Nội vụ).
Tại Quyết đ ịnh số 35/QĐ-VTLTNN ngày 06/4/2004 của Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu
tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III như sau:
1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ:
Về chức năng:
Trung tâm Lưu trữ Q uốc gia III là tổ chức sự nghiệp của Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước có chức năng sưu tầm, thu thập, bổ sung; b ảo quản
an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức
Trung ương; các nhân vật lịch sử, cá nhân, gia đình và dòng họ tiêu biểu của
nước Việt Nam dân chủ cộng hoà và Cộng hoà xã hộ i chủ nghĩa Việt nam có
trụ sở đóng trên lãnh thổ từ tỉnh Quảng Bình trở ra phía Bắc; các cơ quan, tổ
chức cấp kỳ, cấp liên khu, cấp khu của nước Việt Nam dân chủ cộng hoà từ
năm 1945 đến năm 1976; hồ sơ địa giới hành chính, bản đồ địa giới và mốc
địa giới hành chính các cấp theo quy định của pháp luật.
Trung tâm Lưu trữ Q uốc gia III có trụ sở tại Hà Nội, có tư cách
pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng.
Về nhiệm vụ :
- Thu thập, b ổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức
và cá nhân ở trong nước và ngoài nước thuộc thẩm quyền được giao;
13
Kho¸ luËn tèt nghiÖp TrÇn ThÞ Thu Hµ
- Kiểm tra, đôn đốc, hướng d ẫn các cơ quan, tổ chức và cá nhân
thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ tài liệu nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia III;
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo vệ, b ảo quản tài liệu, tư
liệu lưu trữ đã nộp vào Trung tâm;
- Phối hợp với Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia lập bản
sao bảo hiểm đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm thuộ c phạm vi quản lý
của Trung tâm Lưu trữ Q uốc gia III;
- Phối hợp với Trung tâm Tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ thuộ c Cục
V ăn thư và Lưu trữ nhà nước để thực hiện việc tu bổ, phục chế và khử nấm
mốc, khử trùng, khử axít đố i với tài liệu lưu trữ bảo quản ở Trung tâm Lưu
trữ Q uốc gia III;
- Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu,
tư liệu lưu trữ; thực hiện thống kê và báo cáo thống kê lưu trữ lên Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước;
- Thực hiện việc thông báo, giới thiệu, công bố và phục vụ sử d ụng
tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm Lưu trữ Q uốc gia
III;
- Tổ chức nghiên cứu khoa học, áp dụng những thành tựu khoa học
và công nghệ, công nghệ thông tin vào thực tiễn công tác của Trung tâm Lưu
trữ Q uốc gia III;
- Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản
và kinh phí của Trung tâm theo quy định của pháp luật và quy đ ịnh phân cấp
của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
1.1.2. Cơ cấu tổ chức:
Trung tâm Lưu trữ Q uốc gia III có Giám đốc và các Phó Giám đốc
do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước bổ nhiệm.
Cơ cấu tổ chức gồm:
14
Kho¸ luËn tèt nghiÖp TrÇn ThÞ Thu Hµ
- Phòng Thu thập, Bổ sung tài liệu;
- Phòng Chỉnh lý tài liệu;
- Phòng Tin học và Công cụ tra cứu;
- Phòng Bảo quản tài liệu;
- Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu;
- Phòng Phim, Ảnh, Ghi âm;
- Phòng Hành chính - Tổ chức
Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc Trung tâm Lưu
trữ Q uốc gia III được qui định tại Quyết định số 69/QĐ-TTIII ngày 28/5/2004
của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III qui đ ịnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của các đơn vị thuộc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
1.2. Thành phần, nội dung tài liệu nghe – nhìn hiện đang bảo
quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III:
Qua nghiên cứu, khảo sát tình hình thực tế tại Trung tâm Lưu trữ
Q uốc gia III hiện đang bảo quản hơn 6.000 mét giá tài liệu với bốn loại hình
tài liệu chính là: Tài liệu quản lý hành chính với khoảng 145 phông của các
cơ quan trung ương và cơ quan địa phương; tài liệu khoa học kỹ thuật của hơn
60 công trình trọng điểm quố c gia; tài liệu văn họ c - nghệ thuật của gần 50
văn nghệ sĩ, các nhà khoa học tiêu biểu; tài liệu phim, ảnh, ghi âm và ghi
hình. Qua tài liệu nghe – nhìn chúng ta thấy được mộ t cách tổng thể những
hình ảnh, âm thanh sống động và chân thực về nhiều sự kiện lịch sử quan
trọng; phản ánh tinh thần anh dũng, quật cường của nhân dân ta trong chiến
đấu; phản ánh đời sống văn hoá tinh thần của nhân dân ta…
1.2.1. Thành phần, nội dung tài liệu ảnh:
Theo báo cáo số liệu thống kê của năm 2006 đến nay, Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III đang bảo quản tài liệu ảnh với tổng số ảnh là 111.463
tấm trong đó đã thống kê biên mục 25.205 tấm ảnh; tổ ng số phim âm bản là
53.891 chiếc trong đó đã thống kê biên mục 12.150. Khố i tài liệu ảnh này
15
Kho¸ luËn tèt nghiÖp TrÇn ThÞ Thu Hµ
được chia thành hai thời kỳ: Trước Cách mạng và sau Cách mạng tháng Tám
1945. Khối tài liệu ảnh này rất đa dạng về thành phần và phong phú về nội
dung. Tài liệu ảnh được phân thành 3 thể loại chính:
- Ảnh sự kiện;
- Ảnh chân dung;
- Ảnh phong cảnh.
Nội dung chính của khối tài liệu ảnh phản ánh những ho ạt độ ng của
Đ ảng, Quốc hộ i, Chính phủ; phản ánh các cuộc đấu tranh xây dựng và bảo vệ
tổ q uốc của nhân ta; trong đó đáng chú ý là khối tài liệu ảnh thể hiện những
ngày lịch sử của Cách mạng tháng Tám 1945 như: Lễ Tuyên ngôn độc lập 2 -
9-1945 ở Vườn hoa Ba Đình - Hà Nội; nhân dân cả nước đi bầu cử Quốc
Hội; những bức ảnh ghi lại Kỳ họp thứ I Quốc hội khoá I năm 1946 tại Nhà
hát Lớn Hà Nội; những hình ảnh Chủ tịch Hồ Chí Minh và Chính phủ đón
tiếp phái đoàn thanh niên Nam Bộ tại Việt Bắc năm 1949; ảnh về Đ ại hội
Đ ảng Lao động Việt Nam lần thứ III năm 1960 tại Hà Nội; khối ảnh về K hu
Tự trị Việt Bắc như các Hội nghị H ội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, các
hộ i nghị nông nghiệp, công nghiệp, giáo dục…
Ảnh về những ngày toàn quốc kháng chiến năm 1946 với những
hình ảnh oai hùng của tinh thần quyết tử cho Tổ quốc quyết sinh.
Ảnh về hoạt động quân sự với nhiều chiến dịch quân sự quan trọng
ở miền Nam đã được các phóng viên chiến tranh ghi lại như chiến dịch G iòng
D ứa (Mỹ Tho), chiến dịch Trà Vinh năm 1949, chiến dịch Sóc Trăng năm
1950; ảnh của các nhà máy quân giới trong các vùng giải phóng như Nhà máy
Cơ Khí Trần Hưng Đạo, cảnh Đ ại hội U ỷ ban Kháng chiến Nam Bộ; những
bức ảnh của Chủ tịch Hồ Chí Minh-vị Tổng Tư lệnh các lực lượng vũ trang
cùng với các đồng chí Trường Chinh, Phạm Văn Đ ồng…[66]
Ảnh về hoạt động Ngoại giao - Hợp tác quốc tế bao gồm những bức
ảnh nói về hoạt động đối ngoại trong nước và nước ngoài như: Ho ạt độ ng của
16
Kho¸ luËn tèt nghiÖp TrÇn ThÞ Thu Hµ
lãnh đạo các nước tại Việt Nam; tiếp đón các đoàn đại biểu Quốc hội các
nước; tiếp các vị Đại sứ, đ ại diện các tổ chức quốc tế; hoạt đ ộng của đại sứ
quán, tổ ng lãnh sự quán nước ngoài tại Việt Nam; hội nghị quố c tế tại Việt
N am...
Ảnh về hoạt độ ng kinh tế, văn hoá-xã hội với những b ức ảnh như
phong trào Bình dân học vụ(1945-1946); những tấm ảnh ghi lại Hội diễn
N ghệ thuật sân khấu chèo, cải lương, kịch nói chuyên nghiệp toàn quốc từ
năm 1980 diễn ra tại Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng; hoạt động
của đoàn nghệ thuật nước ngoài…
Ngoài ra còn hàng nghìn tấm ảnh thể hiện sự giúp đỡ, ủng hộ của
bạn bè quốc tế đối với nhân dân Việt Nam trong hai cuộ c kháng chiến; ảnh
thể hiện tấm lòng của đồng bào cả nước và bạn bè khắp năm châu với Chủ
tịch Hồ Chí Minh.
Bên cạnh những khố i ảnh trên, chúng ta không thể không kể đến là
khối ảnh về phong cảnh đất nước và con người Việt Nam, về các loại đình
chùa, lễ hộ i truyền thống, tập quán sinh hoạt, sắc phục của đồng bào các dân
tộc; ảnh về các hoạt động văn hoá, thể thao và một số công trình xây dựng
lớn...
1.2.2. Thành phần, nội dung của tài liệu phim điện ảnh:
Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang bảo quản tài liệu
phim điện ảnh với số lượng gồ m 96 bộ phim (gần 377 cuộn phim), 290 cuộn
băng video và 7 đĩa đều được quy ra 500 giờ chiếu trong đó thống kê, biên
mục 100 giờ chiếu. Tài liệu phim điện ảnh Trung tâm Lưu trữ Q uốc gia III
thu được chủ là phim thời sự - tài liệu – khoa học do Xưởng phim Tài liệu và
K hoa học Trung ương và Xưởng phim Quân độ i nhân dân sản xuất và một số
các bộ, ban ngành. Ngoài ra còn có một số phim thời sự - tài liệu của các hãng
phim nước ngoài như Nhật, Pháp, CHDC Đức, Cu ba...
17
Kho¸ luËn tèt nghiÖp TrÇn ThÞ Thu Hµ
Nội dung chính của các bộ phim là tố cáo tội ác chiến tranh mà đế
quốc Mỹ đã gây ra ở hai miền Nam - Bắc Việt Nam, đồ ng thời phản ánh tinh
thần lao động cần cù và ý chí đấu tranh anh dũng của nhân dân ta trong cuộc
kháng chiến chống Mỹ cứu nước và xây dựng Chủ nghĩa xã hội. Nhiều phim
còn phản ánh sự ủng hộ và đ ồng tình của nhân dân Việt Nam. Có thể nói, đây
là những thước phim hết sức quý giá, thể hiện bằng chứng sinh độ ng cho các
thế hệ tương lai nghiên cứu và thấy được toàn cảnh cuộc chiến tranh khốc liệt
ở V iệt Nam.
Một số phim tài liệu - thời sự phản ánh công cuộc sản xuất và đời
sống sinh hoạt của nhân dân ta ở Khu Tự trị V iệt Bắc – căn cứ đ ịa của cuộc
kháng chiến chống thực dân Pháp và cũng là An toàn khu, hậu phương của
thời kỳ chiến tranh chống Mỹ.
Bên cạnh những thước phim tài liệu - thời sự nói trên còn có hàng
trăm băng hình nghệ thuật (video) của ngành sân khấu. Đó là những băng
hình ghi lại các cuộ c hội diễn, liên hoan sân khấu, hộ i thi tài năng sân khấu
toàn quốc... Đây là những băng ghi hình rất có giá trị, vì nội dung của chúng
phản ánh cả một nền sân khấu nước nhà trong một số thời điểm nhất đ ịnh. Có
nhiều b ăng ghi trọn vẹn các vở diễn đạt giải cao với hình ảnh những nghệ sĩ,
đạo diễn có tên tuổ i đ ã từng đạt nhiệt danh hiệu vinh dự cao quý của Nhà
nước.
1.2.3. Thành phần, nội dung của tài liệu ghi âm:
Tài liệu ghi âm là loại hình tài liệu có nội dung rất pho ng phú và đa
dạng, phản ánh các mặt đời số ng chính trị, văn hoá, tinh thần bằng hình tượng
âm thanh một cách sinh độ ng.
Qua khảo sát thực tế và theo báo cáo số liệu thông kê năm 2006
hiện nay Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang bảo quản gần 5.000 cuốn băng
tương đương 3.000 giờ băng, trên 2.000 băng cassette về các kỳ họp của Quốc
18
Kho¸ luËn tèt nghiÖp TrÇn ThÞ Thu Hµ
hộ i, 115 đĩa ghi âm. Nguồn thu chủ yếu là Văn phòng Quốc hội, Bộ V ăn hoá
thông tin, Đài Tiếng nói Việt Nam…
Thành phần chủ yếu của tài liệu ghi âm là những băng ghi âm sự
kiện, b ao gồm những loại băng sau:
- Băng ghi âm từ tính;
- Băng ghi âm cassette;
- Đĩa ghi âm;
- Đĩa CD.
Khối tài liệu ghi âm có nộ i dung nói về những sự kiện lịch sử quan
trọng của đất nước, những chương trình liên hoan ca múa nhạc toàn quốc. Tài
liệu ghi âm được chia thành 02 khố i: Tài liệu ghi âm sự kiện và tài liệu ghi
âm nghệ thuật.
* Khối tài liệu ghi âm sự kiện b ao gồm các nhóm tài liệu sau:
- Tài liệu ghi âm tiếng nói của Chủ tịch Hồ Chí Minh: Đây là băng
ghi âm các bài phát biểu của Hồ Chủ tịch tại các sự kiện trọng đ ại của đất
nước như: Chủ tịch Hồ Chí Minh đọc Tuyên ngôn độc lập ngày 2/9/1945, đọc
lời kêu gọi toàn quốc kháng chiến ngày 19/12/1945 và đọ c lời chúc mừng
năm mới từ năm 1955-1969; bài nói chuyện của Chủ tịch Hồ Chí Minh với
Đoàn đại biểu Mặt trận Dân tộc giải phóng miền Nam do bác sỹ Phùng Văn
Cung d ẫn đầu ra thăm miền Bắc ngày 28/2/1969. Ngoài ra, có nhiều tài liệu
ghi âm khác của Chủ tịch Hồ Chí Minh như trong các kỳ họp Quốc hội, Đ ại
hộ i Đảng…Đặc biệt khối tài liệu ghi âm tiếng nói của Chủ tịch Hồ Chí Minh
có những bài nói với nhân dân nước ngoài bằng những ngôn ngữ khác nhau
tiếng Anh, Pháp, Nga.
Có thể nói, nhóm tài liệu này tuy không nhiều, về mặt nội dung còn
chưa đ ầy đủ nhưng cũng đã phản ảnh những hoạt độ ng của Chủ tịch Hồ Chí
Minh, đây cũng là nguồn tư liệu giúp cho những nhà nghiên cứu khi tìm hiểu
mộ t phần về thân thế sự nghiệp của Chủ tịch Hồ Chí Minh.
19
Kho¸ luËn tèt nghiÖp TrÇn ThÞ Thu Hµ
- Tài liệu ghi âm các kỳ Đại hội Đảng gồm: Các loại băng ghi âm
về Đại hộ i Đảng toàn quốc lần thứ 3 năm 1960 và lần thứ 4 năm 1976, các bài
báo cáo, tham luận tại Đ ại hội, những lời chào mừng của đ ại biểu các Đảng
dân chủ và Đảng Xã hội, cùng với lời chào m ừng của các Đảng Cộng sản các
nước tới tham dự Đ ại hội Đảng ta. Đây là những băng gốc do Trung tâm Kỹ
thuật âm thanh Hà Nội ghi âm.
- Tài liệu ghi âm về hoạt động của Quốc hội: Nhóm tài liệu này
chiếm số lượng lớn trong khối băng ghi âm sự kiện hiện đang bảo quản tại
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Các băng ghi âm đã ghi lại đầy đủ hoạt động
của Quốc hội từ khoá VI đến khoá X.
Qua những băng ghi âm này người sử dụng có thể nghiên cứu
đường lối xây d ựng chủ nghĩa xã hội ở miền Bắc và cuộc đấu tranh thống
nhất đất nước của dân tộ c ta trong năm 60 – 80 của thế kỷ 20 và chiến lược
công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước trong những năm gần đây. Nghiên
cứu những băng ghi âm này người sử dụng có thể nắm được một cách đầy đủ,
toàn diện tình hình kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh chính trị của đất nước qua
từng năm, tình hình xây dựng và ban hành các luật và đạo luật của đất nước.
Trong nhóm tài liệu ghi âm về hoạt động của Quốc hội còn có tài liệu về hội
nghị toàn quốc Hội đồ ng nhân dân lần thứ 2, thứ 3 và thứ 4 vào các năm 1990
– 1992.
Ngoài các nhóm chính trên đây trong khối băng ghi âm sự kiện còn
có những băng ghi âm về các sự kiện quan trọng khác như lễ truy điệu Chủ
tịch Hồ Chí Minh, Chủ tịch Tôn Đ ức Thắng, hoạt đ ộng của nhân dân Thủ đô
mừng miền Nam giải phóng năm 1975…
* Khối tài liệu thứ 2 trong tài liệu ghi âm đó là khối tài liệu ghi
âm nghệ thuật. Đây là băng ghi lại các chương trình liên hoan ca múa nhạc
toàn quốc do Cục Nghệ thuật Sân khấu giao nộp và chương trình biểu diễn
20
