Luận văn - Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ tại Nhà máy ô tô Hòa Bình
Trong những năm gần đây, nước ta với nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước theo định hướng XHCN, các doanh nghiệp có nhiều cơ hội và điều kiện thuận lợi để phát triển sản xuất kinh doanh. Tuy vậy, cơ hội luôn luôn đồng nghĩa với kho khăn thử thách. Các doanh nghiệp không những phải cạnh tranh với những hàng hóa nhập ngoại. Do đó chất lượng và giá thành sản phẩm là yếu tố quyết định khá lớn trong cạnh tranh....
Luận văn
Hoàn thiện công tác kế toán
nguyên vật liệu và công cụ, dụng
cụ tại Nhà máy ô tô Hòa Bình
1
LỜI NÓI ĐẦU
Trong những năm gần đây, nước ta với nền kinh tế thị trường có sự
quản lý của nhà nước theo định hướng XHCN, các doanh nghiệp có nhiều cơ
hội và điều kiện thuận lợi để phát triển sản xuất kinh doanh. Tuy vậy, cơ hội
luôn luôn đồng nghĩa với kho khăn thử thách. Các doanh nghiệp không những
phải cạnh tranh với những hàng hóa nhập ngoại. Do đó chất lượng và giá
thành sản phẩm là yếu tố quyết định khá lớn trong cạnh tranh.
Đối với doanh nghiệp sản xuất thì yếu tố quyết định cơ bản để đảm bảo
cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục chính là nguyên vật liệu và
công cụ dụng cụ. Đây là yếu tố tiền đề để tạo nên hình thái vật chất của sản
phẩm. Nó không chỉ ảnh hưởng tới quá trình sản xuất mà còn là nhân tố quyết
định tới giá thành sản phẩm và công tác tài chính của doanh nghiệp. Ngoài
yếu tố thường xuyên biến động từng ngày, từng giờ nên việc tổ chức và hạch
toán tốt nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ sẽ giúp cho nhà quản trị đề ra các
chính sách đúng đắn mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp. Mặt khác chi phí
vật tư lại chiếm tỉ trọng lớn trong chi phí sản xuất kinh doanh. Vì vậy quản lý
vật tư một cách hợp lý và sát sao ngay từ khâu thu mua đến khâu sử dụng sẽ
góp phần tiết kiệm vật tư, giảm chi phí, giảm giá thành, nâng cao sức cạnh
tranh cho sản phẩm của doanh nghiệp. Để làm được điều đó các doanh nghiệp
cần phải sử dụng các công cụ hợp lý mà kế toán là công cụ giữ vai trò quan
trọng nhất. Kế toán vật tư sẽ cung cấp những thông tin cần thiết về việc quản
lý và sử dụng vật tư, giúp cho các nhà lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp đề ra
các biện pháp quản lý chi phí vật tư kịp thời và phù hợp với định hướng phát
triển của doanh nghiệp.
Trong cơ chế thị trường, nền kinh tế đang từng b ước phát triển mạnh
mẽ thì công tác kế toán vật tư cũng có những thay đ ổi để phù hợp với điều
kiện mới. Các doanh nghiệp được phép lựa chọn phương pháp và cách tổ
chức hạch toán tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm và mục đích kinh doanh của
doanh nghiệp mình. Nhà máy ô tô Hòa Bình là một đ ơn vị sản xuất có quy mô
vừa, số lượng sản phẩm nhiều nên vật tư rất đa đạng và phong phú cả về số
lượng và chủng loại, từ những vật liệu chiếm tỷ trọng lớn thường xuyên được
2
sử dụng đến những vật liệu chiếm tỷ trọng rất nhỏ trong quá trình sản xuất.
Chính vì vậy công tác hách toán vật tư rất được coi trọng.
X uất phát từ những vấn đề trên, trong thời gian thực tập tại Nhà máy ô
tô Hòa Bình em đã quyết định đi sâu vào nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện công
tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ tại Nhà máy ô tô Hòa Bình”.
Nội dung chuyên đề bao gồm:
C hương 1: Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu và
công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp
C hương 2: Tình hình thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu và
công cụ, dụng cụ tại Nhà máy ô tô Hòa Bình
C hương 3: Một số ý kiến đề xuất đẩy mạnh công tác kế toán
nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ tại Nhà máy ô tô Hòa Bình.
Do thời gian và trình độ có hạn nên chuyên đề không tránh khỏi những
sai sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến quý báu của các thầy cô
giáo và các cô chú cán bộ nghiệp vụ ở Nhà máy đ ể chuyên đề được ho àn
thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Trần Thị Dung, các thầy cô giáo
trong khoa kinh tế và các cô chú cán b ộ nghiệp vụ của Nhà máy ô tô Hòa
Bình đã giúp em hoàn thành chuyên đề này.
Hà nội,tháng 7 năm 2004
Sinh viên thực hiện
Trần Thị Minh Phương
3
CHƯƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ
CÔNG CỤ, DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.1. Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ trong quá
trình sản xuất kinh doanh
1.1.1. Khái niệm
N guyên vật, vật liệu là tài sản lưu động được mua sắm, dự trữ để phục
vụ cho quá trình sản xuất bằng tài lưu động.
Công cụ, dụng cụ là tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn để ghi nhận
là tài sản cố định và công cụ, dụng cụ thường tham gia vào nhiều chu kỳ sản
xuất kinh doanh.
1.1.2. Đặc điểm
N guyên liệu, vật liệu là một trong ba yếu tố cơ b ản của quá trình sản
xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực hành sản phẩm, nguyên liệu, vật
liệu có những đặc điểm khác với các loại tài sản khác.
+ K hi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, vật liệu bị tiêu hao
toàn bộ, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu và chuyển toàn bộ giá
trị 1 lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
+ N guyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản
xuất và giá thành sản phẩm. Do vậy tăng cường công tác quản lý và hạch toán
nguyên vật liệu tốt sẽ đảm bảo sử dụng có hiệu qủa tiết kiệm nguyên vật liệu
nhằm họ thấp chi phí sản xuất kinh doanh và hạ giá thành sản phẩm.
+ N hà quản lý phải quản lý nguyên vật liệu ở tất cả các khâu mua, b ảo
quản, sử dụng và dự trữ.
Công cụ, dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất là những tư liệu lao
động có giá trị nhỏ hoặc thời gian sử dụng ngắn không đủ điều kiện để trở
thành tài sản cố định (thời gian sử dụng nhỏ hơn 1 năm và có giá trị nhỏ hơn
5 triệu).
+ Công cụ, dụng cụ thường tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh
doanh mà vẫn giữ nguyên được hình thái ban đầu.
+ Trong quá trình sử dụng công cụ, dụng cụ bị hao mòn dần, phần giá
trị hao mòn được chuyển dần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Do
4
công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn nên được xếp vào tài
sản luư động và thường được mua sắm bằng nguồn vốn luư động.
1.1.3. Vai trò nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ
o Vai trò của nguyên liệu, vật liệu
- N guyên liệu, vật liệu trong các loại hình doanh nghiệp đều thuộc đối
tượng lao động, đều có đặc điểm chỉ tham gia vào một chu kỳ kinh doanh và
đều bị biến dạng hoặc tiêu hao hoàn toàn và chuyển hết giá trị vào chi phí sản
xuất kinh doanh một lần.
- Trong từng loại hình doanh nghiệp thì nguyên vật liệu đều có những
vài trò riêng và góp phần cấu thành nên quá trình sản xuất và quá trình tiêu
thụ hàng hóa một cách tốt hơn. Chẳng hạn:
+ Trong doanh nghiệp thương mại th ì chức năng chủ yếu của doanh
nghiệp là tổ chức lưu thông hàng hóa, đưa hàng hó a từ nơi sản xuất đến nơi
tiêu dùng. Do đó, nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp thương mại chỉ
là những vật liệu, bao bì phục vụ cho quá trình tiệu thụ hàng hóa, các loại vật
liệu nhiên liệu d ùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển hàng hóa trong quá
trình tiêu thụ: vật liệu sử dụng cho công tác quản lý doanh nghiệp như giấy,
bút… và vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa tài sản cố định, công cụ, dụng
cụ…
+ Còn nguyên liệu, vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất thì nó
đóng vai trò hết sức quan trọng đối với quá trình sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp. Nguyên vật liệu là nhưng tư liệu sản xuất để cấu thành nên một
sản phẩm khác có giá trị sử dụng đối với người tiêu dùng. Nguyên vật liệu
không những là tư liệu sản xuất mà nó còn có một vai trò đó là giúp cho quá
trình hoạt động sản xuất kinh doanh được liên tục và nó giúp cho quá trình
tiêu thụ hàng hóa trên thị trường ngày càng tốt hơn.
o Vai trò của công cụ, dụng cụ
- Khác với nguyên vật liệu thì công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao
động không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định đối với tài
sản cố định. Vì vậy, công cụ, dụng cụ được quản lý như đối với nguyên vật
liệu. Theo quy định, nhưng tư liệu lao động sau không phân biệt tiêu chuẩn
giá trị và thời gian sử dụng vẫn được coi là công cụ, dụng cụ.
+ Các loại bao bì dùng để đựng vật liệu, hàng hóa trong quá trình thu
mua, b ảo quản, tiêu thụ.
5
+ Các loại bao bì kèm hàng hóa có tính giá riêng nhưng bỏ qua quá
trình b ảo quản hàng hóa vận chuyển trên đường và dự trữ trong kho có tính
giá trị hao mòn để trừ dần vào giá trị của bao b ì.
+ N hững dụng cụ, đồ nghề bằng thủy tinh, sành, sứ…
+ Q uần áo và dụng cụ bảo hộ lao động.
1.2. Vai trò và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng
cụ
Vai trò của kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ
Kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp là ghi
chép, phản ánh đầy đủ tình hình thu mua dự trữ, nhập xuất… nguyên vật liệu
và công cụ, dụng cụ. Mặt khác thông qua tài liệu kế toán còn biết đ ược chất
lượng, chủng loại có đảm bảo hay không, số lượng thiếu hay thừa đối với sản
xuất để từ đó người quản lý đề các biện pháp thiết thực đối với sản xuất để đề
ra các biện pháp thiết thực nhằm kiểm soát giá cả, chất lượng nguyên vật liệu
và công cụ, dụng cụ.
Thông qua tài liệu kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ còn
giúp cho việc kiểm tra chặt chẽ tình hình thực hiện kế hoạch sử dụng, cung
cấp, từ đó có các biện pháp đảm bảo nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ cho
sản xuất một cách có hiệu quả nhất.
Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ
Kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp phải thực
hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- G hi chép phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển
của nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ cả về giá và hiện vật. Tính toán đúng
đắn trị giá vốn (hoặc giá thành) thực tế của nguyên vật liệu và công cụ, dụng
cụ nhập, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời chính xác phục vụ cho
yêu cầu lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp.
- K iểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, phương pháp kỹ
thuật về hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. Đồng thời hướng dẫn
các bộ phận, các đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chế độ hạch
toán ban đ ầu về nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. Phải hạch toán đúng chế
độ, đúng phương pháp qui đ ịnh để đảm sự thống nhất trong công tác kế toán.
- K iểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vât
liệu và công cụ, dụng cụ. Từ đó phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện
6
pháp sử lý nguyên vật liệu thừa thiếu, ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất. Giúp
cho việc tính toán, xác định chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu thực
tế đưa vào sản xuất sản phẩm. Phân bổ chính xác nguyên vật liệu đã tiêu vào
đối tượng sử dụng để từ đó giúp cho việc tính toán giá thành sản phẩm được
chính xác.
- Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, cung
cấp thông tin cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh
doanh.
- Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận
chuyển bảo quản, đánh giá phân loại tình hình nhập xuất và bảo quản nguyên
vật liệu và công cụ, dụng cụ. Từ đó đáp ứng được nhu cầu quản lý thống nhất
của Nhà nước cũng như yêu cầu quản lý của doanh nghiệp trong việc tính giá
thành thực tế của nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ đ ã thu mua và nhập
kho đồng thời kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật tư về số
lượng chủng loại, giá cả và thời hạn cung cấp nguyên vật liệu và công cụ,
dụng cụ một cách đầy đủ, kịp thời.
1.3. Phân loại và các cách đánh giá nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ
1.3.1. Phân loại nguyên vật liệu và công, cụ dụng
Phân loại nguyên vật liệu
Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì
nguyên vật liệu đ ược chia làm các loại sau:
- Nguyên liệu, vật liệu chính: Là đối tượng lao động cấu thành nên thực
thể sản phẩm. Các doanh nghiệp khác nhau thì sử dụng nguyên vật liệu chính
không giống nhau: ở doanh nghiệp cơ khí nguyên vật liệu là sắt, thép,…;
doanh nghiệp sản xuất đường nguyên vật liệu chính là mía… Có thể sản phẩm
của doanh nghiệp này làm nguyên liệu cho doanh nghiệp khác…Đối với nửa
thành phẩm mua ngo ài với mục đích để tiếp tục gia công chế biến được coi là
nguyên vật liệu chính. Ví dụ: doanh nghiệp dệt mua sợi về để dệt vải.
- V ật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ
có thể làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho
công cụ dụng cụ hoạt động được b ình thường như: thuốc nhuộm, thuốc tẩy,
đầu nhờn, giẻ lau,...
- N hiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng
trong quá trình sản xuất kinh doanh gồm: Xăng, dầu, than, củi, khí gas,…
7
- Phụ tùng thay thế: Là các lo ại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay
thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị,…
- Vật liệu và thiết bị xấy dựng cơ bản bao gồm những vật liệu, thiết bị (
cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ trong doanh nghiệp phục
vụ mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản).
- V ật liệu khác: Là toàn bộ nguyên vật liệu còn lại trong quá trình sản
xuất chế tạo ra sản phẩm hoặc phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định.
Căn cứ vào nguồn gốc hình thành: Nguyên vật liệu được chia làm
hai nguồn
- N guyên vật liệu nhập từ bên ngoài
- N guyên vật liệu tự chế
Phân loại công cụ, dụng cụ
Công cụ, dụng cụ được phân loại theo các tiêu thức tương tự như phân
loại nguyên vật liệu.
* Theo yêu cầu quản lý và yều cầu ghi chép kế toán, công cụ dụng cụ
gồm:
- Công cụ, dụng cụ
- Bao bì luân chuyển
- Đồ dùng cho thuê
* Theo mục đích và nơi sử dụng công cụ dụng cụ gồm:
- Công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất kinh doanh
- Công cụ dụng cụ dùng cho quản lý
- Công cụ dụng cụ dùng cho các nhu cầu khác
* Phân loại theo các phương pháp phân bổ ( Theo giá trị và thời gian
sử dụng), công cụ dụng cụ gồm:
- Loại phân bổ 1 lần
- Loại phân bổ 2 lần
- Loại phân bổ nhiều lần
1.3.1.1. Phân loại theo mục đích và nội dung của nguyên vật liệu và công
cụ, dụng cụ
Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu và công cụ, dụng
cụ có thể chia nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ thành
- Nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ dùng cho nhu cầu sản xuất kinh
doanh
8
- Nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ dùng cho nhu cầu khác phục vụ
quản lý ở các phân xưởng, tổ đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng, quản lý
doanh nghiệp
1.3.2. Đánh giá nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ
1.3.2.1. Mục đích của việc đánh giá nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ
- Tổng hợp các nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ khác nhau để báo
cáo tình hình nhập- xuất- tồn kho vật tư.
- Giúp kế toán viên thực hiện chức năng ghi chép bằng tiền các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh.
1.3.2.2. Các nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ
Đ ánh giá vật tư là việc xác định giá trị của vật tư ở những thời điểm
nhất định và theo những nguyên tắc quy định.
K hi đánh giá vật tư phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc giá gốc: (Theo chuẩn mực 02- Hàng tồn kho) phải đ ược
đánh giá theo giá gốc. Giá gốc hay đ ược gọi là trị giá vốn thực tế của vật tư;
là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được những vật tư và
trạng thái hiện tại.
- N guyên tắc thận trọng
V ật tư được đánh giá theo giá gốc, nhưng trường hợp giá trị thuần có
thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể thực
hiện.
G iá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho
trong kỳ sản xuất kinh doanh trừ đì chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm
và chi phí ứơc tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
Thực hiện nguyên tắc thận trọng bằng cách trích lập dự phòng giảm giá
hàng tồn kho; kế toán đã ghi sổ theo giá gốc và phản ánh khoản dự phòng
giảm giá hàng tồn kho. Do đó, trên báo cáo tài chính trình bày thông hai chỉ
tiêu:
- Trị giá vốn thực tế vật tư
- D ự phòng giảm giá hàng tồn kho (điểu chỉnh giảm giá
Nguyên tắc nhất quán
Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giá vật tư, phải đảm bảo
tính nhất quán. Tức là kế toán đã chọn phương pháp nào thì phải áp d ụng
phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Doanh nghiệp có thể
9
thay đổi phương pháp đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thế
cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn đồng
thời phải giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổi đó.
1.3.3. Các phương pháp đánh giá nguyên vật liệu
1.3.3.1. Tính giá nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ theo giá thực tế
G iá vốn thực tế của vật tư có tác dụng lón trong công tác quản lý kế
toán vật tư. Nó được dùng để hạch toán tổng hợp tình hình nhập - x uất- tồn
kho vật tư, tính toán phân bổ chính xác về vật tư đã tiêu hao trong quá trình
sản xuất kinh doanh đồng thời phản ánh chính xác giá trị vật tư thực tế hiện
có của doanh nghiệp.
1.3.3.1.1. Tính giá nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ nhập kho
G iá vốn thực tế của vật tư nhập kho được xác định theo từng nguồn
nhập:
N hập kho do mua ngoài: Trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm giá
mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản
trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên q uan trực tiếp đến việc
mua vật tư, trừ đi các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do
không đúng quy cách, phẩm chất.
Trường hợp vật tư mua vào được sử dụng cho đối tượng chịu thuế giá
trị gia tăng tính theo phương pháp khấu trừ, giá mua là giá chưa có thuế giá trị
gia tăng.
Trường hợp vật tư mua vào được sử dụng cho các đối tượng không
chịu thuế gia trị gia tăng tính theo phương pháp trực tiếp hoặc chịu thuế giá trị
gia tăng theo phương phap trực tiếp thì giá mua bao gồm cả thuế giá trị gia
tăng (là tổng giá thanh toán).
N hập kho do tự sản xuất: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thành sản
xuất của vật tư tự gia công chế biến.
N hập do thuê ngoài:
- Nhập do thuê ngoài gia công chế biến: Trị vốn thực tế nhập kho là trị
giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến cộng số tiền
phải trả cho người nhận gia công chế biến cộng các chi phí vận chuyển bốc
dỡ khi giao nhận.
10
- Nhập vật tư do nhận vốn góp liên doanh: Trị giá vốn thực tế của vật tư
nhập kho là giá do hội đồng liên doanh thỏa thuận cộng các chi phí khác phát
sinh khi tiếp nhận vật tư.
- Nhập vật tư do được trợ cấp: Trị giá vốn thực tế của vật tư nhập kho là
giá ghi trên biên bản giao nhận cộng các chi phí phát sinh khi nhận.
- N hập vật tư do được biếu tặng, được tài trợ: Trị giá vốn thực tế của
vật tư nhập kho là giá trị hợp lý cộng các chi phí khác phát sinh.
1.3.3.1.2. Tính giá nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ xuất kho
V ật tư được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm
khác nhau nên có nhiều giá khác nhau. Do đó, khi xuất kho vật tư tùy thuộc
vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang bị
phương tiện kỹ thuật tính toán ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn một trong
các phương pháp sau để xác định trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho:
Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này khi xuất
kho vật tư thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế
của lô đó để rính trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho.
Phương pháp này được áp dụng cho những doanh nghiệp có chủng loại
vật tư ít.
Phương pháp bình quân gia quyền: Trị giá vốn thực tế của vật tư xuất
kho được tính căn cứ vào số lượng vật tư xuất kho và đơn giá bình quân gia
quyền, theo công thức:
Trị giá vốn thực Số lượng vật tư Đơn giá bình
= x
tế vật tư xuất xuất kho quân giá quyền
kho
- Đơn giá b ình quân thường được tính cho từng thứ vật tư.
- Đ ơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ đều gọi là đơn giá bình
quân cả kỳ hay đơn giá bình quân cố định. Theo cách tính này, khối lượng
tính toán giảm nhưng chỉ tính được trị giá vốn thực tế của vật tư vào thời
điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời.
- Đ ơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập được gọi là đơn
giá bình quân liên hoàn hay đ ơn giá bình quân di động; theo cách tính này xác
11
định được trị giá vốn thực tế vật tư hàng ngày cung cấp thông tin được kịp
thời. Tuy nhiên, khối lượng công việc tính toán sẽ nhiều hơn nên phương
pháp này rất thích hợp đối với những doanh nghiệp đã làm kế toán máy.
Phương pháp nhập trước xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả
định hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá
nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đ ơn giá của những lần nhập
sau cùng.
Phương pháp sau- xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định là
hàng nào nhập sau đ ược xuất trước, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị
giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên.
1.4. Y êu cầu quản lý nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ
Đối với doanh nghiệp sản xuất việc quản lý vật tư một cách khoa học
và hiệu quả là sự đòi hỏi cấp bách. Hiện nay, vật tư không còn khan hiếm và
không còn phải dự trữ nhiều như trước nhưng vấn đề đặt ra là phải cung cấp
đầy đủ, kịp thời để đảm bảo cho quá trình sản xuất đ ược diễn ra thường xuyên
đồng thời sử dụng vốn tiết kiệm nhất không gây ứ đọng vốn kinh doanh.
Chính vì lý do đó nên ta có thể xem xét việc quản lý vật tư trên các khía cạnh
sau:
- Q uản lý việc thu mua vật tư sao cho có hiệu quả theo đúng yêu cầu sử
dụng với giá cả hợp lý, đồng thời phải tổ chức tốt khâu vận chuyển để tránh
thất thoát.
- Thực hiện bảo quản vật tư tại kho bãi theo đúng chế độ quy định cho
từng loại trong từng điều kiện phù hợp với quy mô tổ chức của doanh nghiệp
để tránh lãng phí vật tư.
- Do đặc tính của vật tư chỉ tham gia vào một chu lỳ sản xuất kinh
doanh và b ị tiêu hao toàn bộ trong quá trình đó. Hơn nữa, chúng thường
xuyên biến động nên các doanh nghiệp cần phải xây dựng định mức tồn kho
để đảm bảo tốt cho nhu cầu sản xuất.
1.5. Phương pháp kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ
1.5.1. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ
1.5.1.1. Chứng từ kế toán sử dụng
12
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất vật tư đều phải lập chứng từ
đầy đủ kịp thời, đúng chế độ quy định.
Theo chế đọ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/ CĐKT
ngày 01/11/1995 và theo QĐ 885/ 198/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ
trưởng Bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán vật tư bao gồm:
Phiếu nhập kho (Mẫu 01- VT)
Phiếu xuất kho (Mẫu 02- V T)
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03- VT)
Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 08- V T)
Hóa đơn (GTGT)- MS 01 GTKT- 2LN
Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định
về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập, người lập chứng từ phải chịu trách
nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài
chính phát sinh.
1.5.1.2. Số chi tiết nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ
Sổ kế toán dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế. Trên cơ sở chứng
từ kế toán hợp lý, hợp pháp, sổ kế toán vật tư phục vụ cho việc thanh toán chi
tiết các nghiệp vụ kinh tế liên quan đ ến vật tư, tùy thuộc vào phương pháp kế
toán về việc áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ( Thẻ) kế toán chi
tiết sau:
- Sổ (thẻ) kho
- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu
- Sổ đối chiếu luân chuyển
- Sổ số dư
N goài ra kế toán còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất,
bảng lũy kế tổng hợp nhập- xuất- tồn khi vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế
toán chi tiết, đơn giản, kịp thời
1.5.1.3. Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu và công cụ,
dụng cụ
K ế toán chi tiết vật tư được tiến hành đồng thời ở kho và ở phòng kế
toán của doanh nghiệp nhằm đảm bảo đúng khớp số liệu sổ sách và hiện vật
theo từng loại, từng nhóm vật tư trên chính sách chứng từ hợp pháp, hợp lệ.
13
Yêu cầu của hạch toán chi tiết là phản ánh kịp thời chính xác về tình hình
nhập- xuất- tồn của từng loại vật tư cả về số lượng và giá trị. Hiện nay, ở các
doanh nghiệp sản xuất kế toán chi tiết vật tư có thể tiến hành một trong ba
cách sau đây:
- Phương pháp ghi thẻ song song
- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Phương pháp sổ số dư
1.5.1.3.1. Phương pháp ghi thẻ song song
Nội dung
Ở kho: Thủ kho dùng “Thẻ kho” để ghi chép hàng ngày tình hình
nhập xuất tồn của từng thứ vật tư theo chỉ tiêu số lượng.
Thẻ kho
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Sổ kế toán chi tiết
Bảng kê nhập
xuất tồn
Sổ kế toán
tổng hợp
Ghi chú:
G hi hàng ngày
G hi cuối tháng
14
Đ ối chiếu cuối tháng
K hi nhận chứng từ nhập xuất vật tư, Thủ kho phải kiểm tra tính hơp lý,
hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhận, thực xuất vào
chứng từ và Thẻ kho; cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên Thẻ
kho. Đ ịnh kỳ, Thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã phân lo ại theo từng thứ
vật tư cho phòng kế toán.
Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (Thẻ) kế toán chi tiết để ghi
chép tình hình nhập xuất cho từng thứ vật tư theo cả hai chỉ tiêu số lượng và
giá trị.
K ế toán khi nhận được chứng từ nhập, xuất của Thủ kho gửi lên, kế
toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ; căn cứ vào các chứng từ
nhập, xuất kho để ghi vào sổ( thẻ) kế toán chi tiết vật tư, mỗi chứng từ đ ược
ghi một dòng
Cuối tháng, kế toán lập bảng kê nhập- xuất- tồn, sau đó, đối chiếu
- Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho.
- Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập- xuất- tồn với số
liệu trên sổ kế toán tổng hợp.
- Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với sổ liệu kiểm kê thực tế.
* Ưu điểm:
G hi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu.
* Nhược điểm:
V iệc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số
lượng, khối lượng ghi chép còn nhiều.
* Điều kiện áp dụng:
Thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, việc nhập -
xuất diễn ra không thường xuyên. Đặc biệt, trong điều kiện doanh nghiệp đã
làm kế toán máy thì phương pháp này vẫn áp dụng cho những doanh nghiệp
có nhiều chủng loại vật tư diễn ra thường xuyên. Do đó, xu hướng phương
pháp này sẽ được áp dụng ngày càng rộng rãi.
1.5.1.3.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Nội dung
15
Ở kho: Thủ kho sử dụng “Thẻ kho” để ghi chép giống như phương
pháp ghi thẻ song song.
Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng “Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi
chép cho từng thứ vật tư theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. “Sổ đối chiếu
luân chuyển” được mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng, mỗi thứ vật tư
được ghi một dòng trên sổ.
H àng ngày, khi nhận được chứng từ nhập xuất kho, kế toán tiến hành
kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo
từng thứ vật tư, chứng từ nhập riêng, chứng từ xuất riêng. Hoặc kế toán có thể
lập bảng kê nhập , bảng kê xuất
Cuối tháng tổng hợp số liệu từ các chứng từ( hoặc từ bảng kê) đ ể ghi
vào sổ đối chiếu luân chuyển cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng.
V iệc đối chiếu số liệu đ ược tiến hành giống như phương pháp ghi thẻ
song song nhưng chỉ tiến hành vào cuối tháng. Trình tự ghi sổ đ ược khái quát
theo sơ đồ:
Thẻ kho
Phiếu nhập Phiếu xuất
Bảng kê Sổ đối chiế u Bảng kê
nhập luân chuyển xuất
Sổ kế toán tổng
hợp
16
Ghi chú:
G hi hàng ngày
G hi cuối tháng
Đối chiếu cuối tháng
* Ư u điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi
một lần vào cuối tháng.
* Nhược điểm: Phương pháp này vẫn còn ghi sổ trùng lặp giữa kho và
phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng; việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng
kế toán chỉ tiến hành được vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của
kế toán.
* Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại vật
tư ít không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày;
phương pháp này thường ít đ ược áp dụng trong thực tế.
1.5.1.3.3. Phương pháp sổ số dư
Nội dung
Ở kho: Vẫn sử dụng “thẻ kho” để ghi chép như hai phương pháp trên.
Đồng thời cuối tháng thủ kho còn ghi vào “Số số dư” số tồn kho cuối tháng
của từng thứ vật tư cột số lượng.
“Sổ số dư” do kế toán lập cho từng kho, được mở cho cả năm. trên “Sổ
số dư”, vật tư được xếp thứ, nhóm, loại; có dòng cộng nhóm, cộng lại. Cuối
mỗi tháng, “Sổ số dư” được chuyển cho thủ kho để ghi chép.
Phòng kế toán: Kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép
trên “Thẻ kho” của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập - xuất kho. Sau
đó, kế toán ký xác nhận vào từng thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ.
Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh
chứng từ và tổng hợp giá trị (giá hạch toán) theo từng nhóm, loại vật tư để ghi
chép vào cột “Số tiền” trên “Phiếu giao nhận chứng từ”, số liệu này được ghi
vào “Bảng kê lũy kế nhập” và “Bảng kê lũy kế xuất” vật tư.
Cuối tháng, căn cứ vào bảng kê lũy kế nhập, bảng kê lũy kế xuất để
cộng tổng số tiền theo từng nhóm vật tư để ghi vào “Bảng kê nhập- xuất-
tồn”. Đồng thời, sau khi nhận được “Sổ số dư” do thủ kho chuyển lên, kế toán
căn cư vào cột số dư về số lượng và đơn giá hạch toán của từng nhóm vật tư
tương ứng để tính ra số tiền ghi vào cột số dư bằng tiền.
17
K ế toán đối chiếu số liệu trên cột số d ư bằng tiền của “Sổ số dư” với
cột trên “Bảng kê nhập- xuất- tồn”. Đối chiếu số liệu trên “Bảng kê nhập -
xuất- tồn” với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp.
Nội dung trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư
được khái quát theo sơ đồ sau:
Thẻ kho
Phiếu nhập kho Sổ số dư Phiếu xuất kho
Phiế u giao Phiếu giao
nhận chứng từ nhận chứng từ
Bảng kê lũy Bảng kê Bảng kê lũy
kế nhập nhập-xuất- kế xuất
Sổ kế toán
tổng hợp
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
18
Đối chiếu hàng ngày
* Ưu điểm:
G iảm đ ược khối lượng ghi chép do kế toán chỉ ghi theo chỉ tiêu số tiền
và ghi theo nhóm vật tư.
Phương pháp này đã kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán nghiệp vụ và hạch
toán kế toán. Kế toán đã thực hiện kiểm tra được thường xuyên việc ghi chép
và bảo quản trong kho của thủ kho;
Công việc được dàn đều trong tháng
* Nhược điểm
K ế toán chưa theo dõi chi tiết đến từng thứ vật tư nên để có thông tin về
tình hình nhập- xuất- tồn của thứ vật tư nào thì căn cứ vào số liệu trên thẻ
kho:
V iệc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán rất
phức tạp.
* Điều kiện áp dụng
Doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, việc nhập - xuất diễn ra
thường xuyên.
Doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thông giá hạch toán và xây dựng
được hệ thống danh điểm vật tư. Trình đ ộ chuyên môn nghiệp vụ của kế toán
vững vàng.
1.5.2. Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ
K ế toán vật tư là tài sản lưu đ ộng thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh
nghiệp nên theo quy định của chế độ kế toán hiện hành
(QĐ/1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995) trong một doanh nghiệp chỉ áp
dụng một trong hai phương pháp hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường
xuyên (KKTX) và phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK). Việc sử dụng
phương pháp nào tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào
yêu cầu của công tác quản lý và trình độ của cán bộ kế toán cũng như qui
định của chế độ kế toán hiện hành.
V iệc tính giá thực tế vật tư nhập kho là như nhau đối với cả hai phương
pháp, nhưng giá thực tế vật tư xuất kho lại khác nhau.
19
Theo phương pháp kê khai thường xuyên giá thực tế vật liệu xuất kho
được căn cứ vào các chứng từ xuất kho sau khi đã tập hợp phân loại theo đối
tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản sử dụng vào sổ kế toán.
Theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì việc xác định giá trị vật tư xuât
dùng lại căn cứ vào giá trị thực tế tồn kho đầu kỳ, mua (nhập) trong kỳ và kết
quả kiểm kê cuối kỳ tính theo công thức:
Trị giá vật Trị giá vật tư Trị giá vật tư Trị giá vật tư
= + -
tồn kho cuối
tư xuât kho tồn kho đầu kỳ nhập trong kỳ
kỳ
1.5.2.1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ theo phương
pháp KKTX
1.5.2.1.1. Khái niệm
* Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp
ghi chép, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống, tình hình nhập- xuất-
tồn kho các loại vật tư trên các tài kho ản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các
chứng từ nhập- xuất.
1.5.2.1.2. Tài khoản kế toán sử dụng
Tài khoản 152- Nguyên vật liệu: Tài khoản này phản ánh số hiện có và
tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế. TK 152 có mở chi
phí sản xuất tiết thành các tái khoản cấp 2, cấp 3… theo từng loại, nhóm, thứ
vật liều tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp như:
- TK 1521: Nguyên vật liệu chính
- TK 1522: Nguyên vật liệu phụ
- TK 1523: Nhiên liệu
- TK 1524: Phụ tùng thay thế
- TK 1525: V ật liệu và thiêt bị XDCB
- TK 1528: V ật liệu khác
* Kết cấu TK 152
- Bên Nợ ghi:
+ Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập trong kỳ
+ Số tiền điều chỉnh tăng giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại
+ Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê
- Bên Có ghi: