Kỷ năng tổ chức công việc
Theo nghĩa rộng, tổ chức là quá trình xác định những công việc phải làm và phân công cho các cá nhân đảm nhận công việc đó, tạo ra mối quan hệ nội bộ trong doanh nghiệp
Lời giới thiệu
Kỹ năng tổ chức
công việc
1 2
I/ KHÁI NIỆM 1. Khái niệm
Nếu phải làm một chiếc xe máy, bạn có hình dung việc
bạn phải làm như thế nào? • Theo nghĩa rộng: tổ chức là quá trình xác định những công
• Hoạch định là xác định chiếc máy có hình dáng như thế việc cần phải làm và phân công cho các đơn vị cá nhân đảm
nào, ưu điểm, cách vận hành… nhận các công việc đó, tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong
nội bộ DN.
• Tổ chức là quá trình mua NVL, lắp ráp, sắp xếp máy móc.
• Theo nghĩa hẹp: tổ chức là việc sắp xếp các công việc được
• Lãnh đạo là việc hướng dẫn tập xe, cách thao tác xe, vận giao.
hành xe..
• Trong tài liệu này, tổ chức được hiểu là kết hợp cả hai định
• Kiểm tra là đảm bảo việc bảo trì, hỏng hóc của xe. nghĩa trên, trong đó nhấn mạnh tổ chức công việc cá nhân.
3 4
2. Mục đích II/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC BỘ PHẬN
Khi nghiên cứu tài liệu này, sẽ giúp bạn: 1. Xác định chức năng, nhiệm vụ
Tổ chức công việc được giao. 2. Định biên nhân sự
Tổ chức mạng lưới công việc.
Sắp xếp hồ sơ. 3. Xác định bản mô tả công việc
Sắp xếp vị trí làm việc.
Xác định thứ tự ưu tiên công việc. 4. Sắp xếp công việc cho NV.
Sắp xếp kế hoạch công việc ngắn hạn…
5 6
1
1. Xác định chức năng nhiệm vụ 1.2 Xác định quy trình
1.1 Xác định chức năng: • Từ những chức năng đó, bạn đặt câu hỏi: làm thế nào để
• Nhiều công ty nhầm lẫn giữa khái nhiệm chức năng và thực hiện được nó.
nhiệm vụ.
• Ví dụ: bạn có chức năng phải tuyển nhân sự cho công ty,
• Chức năng có thể được hiểu là những nhiệm vụ lớn nhất vậy làm thế nào để tuyển dụng: bạn có câu trả lời là quy
của một bộ phận. trình tuyển dụng là gì?
• Chức năng có thể hiệu là những sản phNm/dịch vụ mà bộ
phận của bạn cung cấp. Khi hiểu theo khái niệm khách • Mỗi bước trong quy trình đó, bạn hãy đặt câu hỏi theo
hàng nội bộ, bộ phận của bạn sẽ phải cung cấp các sản phương pháp 5W1H.
phNm…cho bộ phận tiếp theo. Sản phNm..đó là gì? Đó
chính là chức năng của bạn.
7 8
1.2 Xác định quy trình 1.2 Xác định quy trình
PHƯƠNG PHÁP 5W1H LÀM GÌ VỚI HOW?
• Bạn cần chú ý kỹ hơn với HOW, có thể mở rộng ý nghĩa
• Who: Ai làm việc đó. của nó là:
• Where: Làm việc đó ở đâu. - Bằng cách nào? Với câu hỏi này bạn xây dựng các hướng
dẫn công việc hay hướng dẫn vận hành cho máy móc..
• When: Làm việc đó khi nào?
- Đo lường như thế nào? Bạn hãy xây dựng tiêu chuNn cho
• How: Làm bằng cách nào? từng công việc trong quy trình.
• Ghi chú: bạn không cần trả lời: what (là cái gì) và why: tại
sao?
9 10
2. Định biên công việc. 2. Định biên công việc (tt)
• Bây giờ bạn hãy lập một list các công việc mà bộ phận bạn • Hãy nhóm các công việc có cùng tính chất vào một chức
phải thực hiện. danh công việc.
• Hãy nhớ là liệt kê cả các công việc của quản lý, như hoạch • Đảm bảo rằng tổng số thời gian phù hợp với tổng số thời
định – tổ chức – lãnh đạo – kiểm tra. gian của mỗi chức danh.
• Hãy ước lượng thời gian thực hiện cho từng công việc đó • Lưu ý cộng thêm 10% thời gian cho mỗi chức danh. Điều
trong một năm này giúp bạn tạo sức ép cho nhân viên và điều chỉnh số
lượng công việc co giãn sau này.
• Tổng cộng thời gian và chia cho số ngày làm việc trong
năm. Bạn sẽ biết mình cần bao nhiêu người.
11 12
2
3. Lập các bản mô tả công việc: 4. Sắp xếp công việc cho NV
• Bây giờ thì bạn hãy lập bản mô tả công việc cho từng chức • Công việc của nhân viên gồm các công việc thường xuyên
danh. và công việc không thường xuyên.
• Bản mô tả công việc gồm các nội dung: thông tin về công • Công việc thường xuyên là các công việc lặp lại, đã được ghi
việc (mã số, chức danh, bộ phận, người quản lý trực tiếp), nhận trong bản mô tả công việc. Công việc thường xuyên
mục tiêu – yêu cầu công việc, nhiệm vụ, quyền hạn, các phải có tính lặp lại.
mối quan hệ, tiêu chuNn công việc, điều kiện làm việc.
• Công việc không thường xuyên do bạn giao cho nhân viên
• Lên sơ đồ tổ chức bộ phận. thực hiện.
13 14
4. Sắp xếp công việc cho NV (tt) 4. Sắp xếp công việc cho NV (tt)
Đối với công việc thường xuyên: Công việc không thường xuyên
• Hãy đảm bảo là trong quy trình của bạn đã có đầy đủ các tài
liệu hướng dẫn cho nhân viên thực hiện, bao gồm: • Hãy thể hiện nội dung giao việc cho nhân viên bằng sổ giao
- Cách thức thực hiện (how). việc.
- Nguồn lực để thực hiện (5M). • Giái thích cho nhân viên về lý do thực hiện công việc
- Tần suất thực hiện. (why).
• Giải thích các yêu cầu, mục tiêu, thời hạn (when) của công
• Tốt hơn hết, hãy yêu cầu NV vẫn ghi nội dung công việc ty.
thường xuyên vào kế hoạch làm việc tuần của họ. • Giải thích phương pháp thực hiện (how).
15 16
4. Sắp xếp công việc cho NV (tt) Tài liệu thao khảo
Khi phát sinh công việc thường xuyên, bạn hãy lưu ý
• Kỹ năng quản lý theo quá trình.
• Xác định công việc đó có lặp lại trong tương lai hay không?
• Kỹ năng giao việc – uỷ quyền
• Trường hợp nó lặp lại, hãy thiết lập một số tài liệu để
hướng dẫn cho NV khi nó xuất hiện trong tương lai.
• Như vậy, bạn đã chuyển công việc không thường xuyên
thành công việc thường xuyên.
17 18
3
III/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC CÁ NHÂN 1.Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
1. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên 1.1 Phân loại công việc
•Theo mức độ quan trọng: "Việc lớn" là những việc quan
2. Sắp xếp hồ sơ trọng (liên quan tới một số tiền lớn hoặc sự an nguy của
doanh nghiệp); còn "việc nhỏ" thì ngược lại.
3. Sắp xếp nơi làm việc
•Theo mức độ khn cấp: việc khNn cấp và việc không khNn
cấp.
4. Quản lý thông tin
•Theo tân suất: Việc thường xuyên và việc không thường
5. Lập kế hoạch công việc xuyên (sự vụ).
19 20
1.1 Phân loại công việc (tt) 1.2. Xác định thứ tự ưu tiên
Với công việc có tính chất thường xuyên. Là các công việc • Quan trọng và khNn cấp. Đối với công việc này, bạn phải
lặp lại theo một chu kỳ nhất định. Bạn cần lưu ý lại: thực hiện ngay.
- Tần suất thực hiện?
- Người thực hiện? • Ví dụ: Nếu không thanh toán cho khách hàng ngay trong
- Đưa vào quy trình hay bản mô tả công việc? tuần này sẽ bị cắt hợp đồng mua vật liệu cho công trình sắp
Đột xuất hoặc không ổn định. Cần phải xem xét xem có thi công. Nếu không quyết định giá nhanh trong sáng nay
thể chuyển về công việc thường xuyên hay không? Người sẽ bị đối thủ cướp mất hợp đồng...
làm việc không hiệu quả khi khối lượng công việc sự vụ
chiếm trên 50 %.
21 22
1.2. Xác định thứ tự ưu tiên (tt) 1.2. Xác định thứ tự ưu tiên (tt)
Quan trọng nhưng không khn cấp. Ví dụ: Giữ gìn sức • Các công việc này có thứ tự ưu tiên thứ hai sau công việc
khỏe, không hút thuốc nhiều hoặc thức quá khuya, giữ quan trọng và khNn cấp.
quan hệ tốt đẹp và bền chắc với khách hàng và nhà cung
cấp, kiện toàn lại bộ máy doanh nghiệp... • Đối với hai loại công việc này, bạn có thể thực hiện song
song.
• Khn cấp nhưng không quan trọng. Ví dụ: Một khách
hàng tiềm năng vừa mới quen yêu cầu trả lời ngay lập tức
một vấn đề cần thời gian chuNn bị lâu dài hoặc bưu điện • Việc thực hiện công việc nào trước còn tùy thuộc vào:
yêu cầu đóng cước điện thoại di động ngay nếu không mai - Thời hạn giải quyết vấn đề.
sẽ cắt chiều gọi đi. - Hãy tách công việc chính thành nhiều công việc khác nhau,
trên cơ sở đó, bạn có thể xác định lịch cho từng công việc.
23 24
4
1.2. Xác định thứ tự ưu tiên (tt) 1.3 Lưu đồ thời gian
KhNn cấp
• Không khn cấp và không quan trọng.
ChuNn bị công việc cho cuối tuần sau họp phòng. A
Đi uống bia với bạn bè
Mua một bộ veste mới
Đổi điện thoại di động... Không quan trọng Quan trọng
• Đánh tiếc là nhiều nhà quản lý lại mất quá nhìều thời gian C B
vào những công việc không quan trọng.
Không khNn cấp
25 26
1.3 Lưu đồ thời gian (tt) 2. Sắp xếp hồ sơ:
• Trên sơ đồ gồm hai trục, trục hoành là mức độ quan trọng
của công việc, trục tung là mức độ khNn cấp. BẠN ĐÃ GẶP TÌNH HUỐNG NÀY CHƯA?
• Bạn đã bao giờ mất hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm lại hồ sơ của mình?
• Trong ba công việc, dễ nhận thấy công việc A phải làm đầu
tiên và công việc C làm cuối cùng.
• Sếp muốn nhận được hồ sơ XYZ ngay, bạn có thể tự tin là bất kỳ hồ sơ
nào ông ấy muốn, bạn có thể cung cấp trong vòng 5 phút?
• Một nhân viên có người nhà bị tai nạn xe, anh ta không đi làm được,
cả phòng bạn nháo nhào tìm hồ sơ của NV ấy theo yêu cầu của khách
hàng?
27 28
2. Sắp xếp hồ sơ (tt): 2.1 Quản lý hồ sơ giấy
• Một NV nghỉ việc, anh ta chẳng làm đơn gì cả, bây giờ bạn • Bạn nên lập một danh mục tất cả các loại hồ sơ giấy và máy
không biết hồ sơ của anh ta thế nào… tính của mỗi nhân viên (tham khảo trang bên).
Bạn đã bao giờ rơi vào những tình huống ấy chưa? • Danh mục hồ sơ của mỗi NV và danh mục hồ sơ của bạn
chính là hồ sơ toàn bộ phận của bạn đấy.
• Nếu có, có lẽ bạn đã chưa tổ chức được một hệ thống quản
lý hồ sơ hiệu quả. • Khi NV lập xong cũa họ, hãy kiểm tra lại danh mục hồ sơ
của họ, và ký tên duyệt danh mục này.
• Hãy tổ chức 1 tháng hoặc 1 tháng 2 lần, bạn yêu cầu NV
cập nhật hồ sơ vào danh mục.
29 30
5
Danh mục hồ sơ 2.2 Quản lý hồ sơ máy, CDS
S Tên HS Ngư Ngư Vị trí Dạng hồ sơ Cách Ngày Ngày • Cách quản lý hồ sơ thông thường là lập theo các cấp folder
tt ời ời đề HS Vă Trong CD - thức, phát cất
quả đượ n ổ cứng rom/ phân sinh HS khác nhau.
n lý c bả máy vi đĩa loại HS
đọc n tính mềm sắp xếp
HS
• Nên có mục input để quản lý các thông tin đầu vào. Đây là
phần chức đựng các thông tin nhưng chưa xử lý.
• Phần thùng rác (không phải là mục Recycle của máy tính)
để lưu các thông tin cần xoá, chỉ xoá các thông tin này sau
3 tháng.
31 32
2.2 Quản lý hồ sơ máy, CDS 2.2 Quản lý hồ sơ máy, CDS
• Hãy đưa ra một quy định hướng dẫn cho tất cả NV làm MỘT SỐ LỖI TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ MÁY
giống nhau:
- Input • Không đặt chế độ autosave trong 1 phút (Mic.Office).
- Output.
- Quy định backup dữ liệu. • Lưu hồ sơ trong ổ C (nên lưu ở ổ D, vì ổ C có thể bị mất
- Quy định sao lưu dữ liệu định kỳ. do vô tình fomat (cài lại máy)).
- Quy định quét virus định kỳ.
- Quy định thời gian kiểm tra và quét dữ liệu, sao lưu lại dữ • Lưu hồ sơ lung tung, không biết tìm hồ sơ ở đâu.
liệu định kỳ.
33 34
2.2 Quản lý hồ sơ máy, CDS 3. Sắp xếp nơi làm việc
MỘT SỐ PHẦN MỀM PHỤC HỒI HỒ SƠ Bạn nên lưu ý sắp xếp các vật dụng sau đây để việc sử
dụng là thuận tiện nhất cho người sử dụng:
• Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu trên ổ cứng. • Fax
• Điện thoại bàn
• Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu bị hư trên đĩa • Máy in
CD. • Photo
• ..
• Dùng phần mềm chuyên tìm lại mật khNu bị mất.
Ban tìm mua trên các cửa hàng CD
35 36
6
4. Quản lý thông tin 4.2 Bằng chứng thông tin
4.1 Phân loại thông tin: Bạn hãy thiết lập hệ thống các bằng chứng về việc
• Giữa quản lý và nhân viên (giao việc, kiểm tra, hệ thống chuyển thông tin trong tổ chức.
báo cáo nội bộ…)
• Sổ giao việc
• Giữa các nhân viên nội bộ. • Sổ giao nhận thông tin
• Sổ công văn đến – đi.
• Input (thông tin đầu vào) • Sổ giao nhận sản phNm
• Sổ giải quyêt công việc
• Output (thông tin ra).
37 38
4.3 Lưu đồ thông tin 4.4 Các nguyên tắc quản lý thông tin
Loại thông tin Người giao Người nhận Thời hạn • Feedback ngay. Khi nhận được thông tin, hãy phản hồi
ngay cho người nhận. Trường hợp chưa trả lời được, hãy
Báo cáo nhập Thủ kho Cán bộ kế hoạch 4h sau khi nhập
kho hàng
email… cho khách biết thời hạn bạn trả lời.
• Quản lý thông tin đầu vào. Nhiều NV khi nhận được
thông tin thì “bỏ đại” vào nơi nào đó rồi xử lý sau. Sau đó
thì họ lại quên mất, không xử lý. Điều này đòi hỏi nhân
viên của bạn phải chuyển thông tin vào một nơi Input quy
định nào đó.
39 40
4.4 Các nguyên tắc quản lý thông tin 4.5 Sổ giải quyết công việc
• Đảm bảo là người nhận đã nhận được thông tin. • Sổ giải quyết công việc là cuốn sổ theo dõi toàn bộ công
việc của bạn.
• Bạn đã từng nghe nguyên tắc nhắc nợ 3 lần? Lần thứ nhất,
bạn gửi thư cho kế toán thanh toán của khách hàng. Điều • Sổ giải quyết công việc gồm các nội dung:
này, chưa được tính cho lần thứ nhất. Lần thứ nhất chỉ - Nội dung công việc
được tính khi người nhận đã confirm (xác nhận) là họ đã - Người giao, ngày giao (hoặc lấy từ kế hoạch cá nhân)
nhận được thư. Bằng cách nào?
- Thời hạn
- Nhiều người sẽ gọi điện cho khách sau 3 ngày hỏi xem
khách đã nhận được chưa? - Diễn giải.
- Người cNn thận thì cho người mang trực tiếp cho khách và - Kết quả/ngày hoàn thành.
yêu cầu khách ký tên hoặc email cho khách và đề nghị
khách xác nhận là đã nhận được.
41 42
7
4.6 Lập kế hoạch công việc
• Bạn có biết 9h sáng mai bạn sẽ làm gì?
• Bạn biết ngày mai NV của bạn làm gì? CÁM ƠN BẠN ĐÃ THEO DÕI
• Bạn sẽ khó có thể biết nếu bạn không có kế hoạch.
Bạn có thể tham khảo trong phần kỹ năng lập kế hoạch
43 44
8
