KỸ NĂNG KIỂM TRA
Kiểm tra là đo đường và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo rằng các mục tiêu và các kế hoạch vạch ra để thực hiện các mục tiêu này đã và đang được hoàn thành.
KỸ NĂNG KIỂM TRA
1
1. Khái niệm
Kiểm tra là đo đường và chấn chỉnh việc thực hiện
nhằm đảm bảo rằng các mục tiêu và các kế hoạch vạch
ra để thực hiện các mục tiêu này đã và đang được hoàn
thành.
2
2. Ý nghĩa:
Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ
chức
Bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữu
hiệu.
Làm bày tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính
xác hơn theo thứ tự quan trọng.
Xác định và dự đoán những biến động và những chiều
hướng chính.
3
2. Ý nghĩa (tt)
Đơn giản hóa các vấn đề ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và trách
nhiệm.
Phác thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại bớt những gì
quan trọng hay không cần thiết.
Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến việc
hoàn thành công việc, tiết kiệm thời gian, công sức của mọi người
Phát hiện kịp thời các sai sót và bộ phận chịu trách nhiệm để chấn
chỉnh
4
3. Phân loại
Kiểm tra trước, trong, sau.
Kiểm tra theo lĩnh vực như tài chính, nhân sự, sản xuất…
5
4. Các nguyên tắc của việc kiểm tra
Cần phải được thiết kế theo các kế hoạch cụ thể.
Thiết kế theo từng cấp bậc và tâm lý của nhà quản trị.
Vạch rõ các chỗ khác biệt của các điểm thiết yếu.
Việc kiểm tra phải khách quan.
Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với không khí của tổ chức.
Việc kiểm tra phải tiết kiệm.
Việc kiểm tra phải tác động điều chỉnh.
6
4. Các nguyên tắc của việc kiểm tra
Căn cứ kế hoạch hoạt động và theo cấp bậc của đối tượng kiểm tra
Dựa vào đặc điểm cá nhân của nhà quản lý
Thực hiện tại những điểm trọng yếu
Khách quan
Phù hợp với bầu không khí của tổ chức
Tiết kiệm, công việc kiểm tra tương xứng
7
5. Quá trình kiểm tra
Thiết lập tiêu chuẩn
Đo lường thành quả
Sửa chữa sai lầm
Phòng ngừa
8
5.1 Thiết lập tiêu chuẩn
Số lượng giờ công.
Số phế phẩm.
Chi phí.
Doanh thu.
Sự hài lòng của khách hàng…
9
5.1 Thiết lập tiêu chuẩn
YÊU CẦU CỦA TIÊU CHUẨN
Rõ ràng: Tiêu chuẩn công việc không những để đánh giá
được hiệu quả mà còn giúp nhà quản lý kiểm tra các
công việc đó. Tiêu chuẩn “mập mờ” dễ sinh ra tranh
chấp.
Có khả năng đo lường được. Tiêu chuẩn không đo lường
được sẽ làm cho người kiểm tra không thể đánh giá công
việc có phù hợp với tiêu chuẩn hay không.
10
5.2 Đo lường thành quả
Có thể hình dung ra thành quả trước khi nó được thực
hiện để có biện pháp sửa chữa kịp thời (Pre – check).
Xác định tiêu chuẩn đo lường chính xác.
Định tính hay định lượng các nội dung khó kiểm tra.
11
5.3 Sửa chữa sai lầm
Sửa lại kế hoạch, phân công lại, thêm nhân viên…
Đây là giai đoạn mà chức năng kiểm tra gặp lại các chức
năng khác.
12
5.4 Phòng ngừa
Tìm hiểu bản chất nguyên nhân gốc rễ là gì?
Phương pháp tìm kiếm là theo biểu đồ nhân quả.
Đưa ra biện pháp khắc phục gốc rễ của vấn đề.
Cập nhật phương pháp vào hệ thống tài liệu.
Trainning và theo dõi.
13
Biểu đồ nhân quả (biểu đồ xương cá)
Nguyên nhân tầng 1
Nguyên nhân tầng 2
Vấn đề
14
6. Kiểm tra dự phòng (precheck)
6.1 Khái niệm:
Hệ thống kiểm tra mang tính dự phòng là hệ thống tiên
liệu trước sai sót xảy ra để tiến hành điều chỉnh ngay lập
tức hoặc để ra các biện pháp kiểm soát phòng ngừa.
Kiểm tra dự phòng thông qua hình thức xây dựng quy
trình quản lý.
15
6.2 Các cấp bậc tài liệu
Sổ tay
Cấp 1
Cấp 2 Thủ tục
Hướng dẫn công việc,
Cấp 3 Quy định, tiêu chuẩn
Cấp 4 Biểu mẫu/hồ sơ
16
6.3 Xác định bảng kiểm soát quá trình.
Bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu riêng, phục vụ
cho việc diễn giải quá trình.
Nhiều tổ chức đưa bảng kiểm soát quá trình là một tài
liệu của hệ thống, nhưng nhiều tổ chức chỉ coi nó là công
cụ hỗ trợ cho việc setup quá trình.
17
6.3 Xác định bảng kiểm soát quá trình (tt)
Stt Công Điểm kiểm Thiết bị sử Tần Tài Ngư Hồ
đoạn soát dụng suất liệu ời sơ
hướn thực
Đặc M ức Đo Công
g dẫn hiện
tính/ qui lườ nghệ
thông định ng
số
18
6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu
Các điểm kiểm tra trọng yếu là các điểm mang lại sự hiệu
quả cao nhất.
Các điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc
Pareto.
Năng lực lựa chọn điểm kiểm tra trọng yếu là một nghệ
thuật về quản trị, vì vậy không có quy tắc nào giúp các
nhà quản trị tìm ra điểm trọng yếu này.
19
6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu (tt)
Các điểm kiểm tra trọng yếu có thể tìm nhờ một số câu
hỏi sau:
Những điểm nào phản ánh rõ nhất mục tiêu của bộ phận
mình?
Những điểm nào phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt
mục tiêu?
Những điểm nào là điểm đo lường tốt nhất cho sự sai
lạc?
20
