Kỹ năng điều hành cuộc họp
Khi đi làm, bạn sẽ nhận thấy rằng "họp là một phần tất yếu của công việc".Những cuộc họp đóng vai trò rất quan trọng, vì đó là nơi mà bầu không khí và văn hoá của tổ chức đựợc duy trì, là một trong những cách thức để các tổ chức nói với nhân viên và đồng nghiệp của mình rằng: “Bạn là một thành viên của tập thể”
Và dù ở vị trí nào, chắc chắn sẽ có một ngày bạn phải chịu trách nhiệm tổ chức hay điều hành một cuộc họp.......
ÑIEÀU HAØNH MOÄT CUOÄC
HOÏP
Noäi dung chính
Taïi sao phaûi ñieàu haønh moät cuoäc hoïp?
Caùc chöùc naêng cuûa moät cuoäc hoïp
Caùc kieåu hoïp
Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp
Ñònh nghóa muïc tieâu
Con ngöôøi
Baøi thuyeát trình
Chuû toïa
Ñieàu haønh cuoäc hoïp
Thôøi gian trình baøy
Keát thuùc cuoäc hoïp
Taïi sao phaûi vaän haønh cuoäc hoïp?
Caùc cuoäc hoïp laø Caùc giaûi phaùp cho
laõng phí thôøi gian caùc vöôùng maéc
trong theá giôùi thöïc
quyù baùu vaø tieàn. ñöôïc tìm thaáy xuyeân
qua cuoäc hoïp vaø
thaûo luaän nhoùm
Caùc cuoäc hoïp laø Moät cuoäc hoïp vaãn
toát hôn laø ñieän
ñaày daãy caùc vaán thoaïi, maùy fax, hoäi
ñeà, tranh caõi, maâu nghò baèng video,
thuaån vaø neáu coù chæ maùy vi tính, caùc
laø m ít söï ñoàng
oät saûn phaåm khaùc
thuaän vaø giaûi phaùp. cuûa coâng ngheä
thoâng tin hoaëc caùc
caù nhaân laøm vieäc
moät mình
Ta ïi s a o p h a û i v a ä n h a ø n h
c u o ä c h o ïp ?
Những cuộc họp đóng vai trò rất quan trọng, vì
đó là nõi mà bầu không khí và văn hoá của tổ
chức đựợc duy trì, là một trong những cách thức
để các tổ chức nói với đội ngũ nhân viên của
mình rằng: “Bạn là một thành viên của tập thể”
Nếu bạn tổ chức những cuộc họp buồn tẻ, yếu
kém mà lại kéo dài lê thê, thì các nhân viên sẽ
bắt đầu tin rằng mình đang làm việc cho một
công ty tẻ nhạt, kém cỏi và không biết quý trọng
thời gian
án C
kie h nh th oâ
õ eå ng
se kin aù v
Caùc chöùc naêng cuûa moät cuoäc hoïp
goù vaø ieä
ia c, ï ñ c p c
Ch höù , sö caù g ca söï taä
t n ù ñ
äm aø oá nh où p
hie ù,v th n aâ ng
ng gia eàn gia n
y n
tru daâ
Ra caùc quyeát ñònh
quyeát ñoaùn vaø
Söï hình thaønh
cam keát
nhoùm
nho
ù nh
la m/ où
áu Ñ õn co m
öù h ñ âng
ña
h c tín aïo vi
an h va eäc
Tr cuû ø
a
Ca ù c k ie å u h o ïp
Hoäi nghò
Hoäi ñoàng
Uûy ban
Thöôøng xuyeân
Ñieàu ñình, thoûa thuaän
Ñoäng vieân
Ra quyeát ñònh
Haøng ngaøy
Haøng tuaàn hoaëc haøng thaùng
Baát thöôøng, khoâng thöôøng xuyeânhoaëc keá
hoaïch ñaëc bieät
Ch u a å n b ò c h o m o ä t c u o ä c
h o ïp
“Caùc quan heä maät thieát gì ñeå naém chaéc vaø
naém vöõng cuoäc hoïp ....”
“Sau khi hoïp xong, coù baát kyø tieâu chuaån naøo
hoaëc cô cheá ñeå xaùc ñònh coù hay chaêng
cuoäc hoïp laø thaønh khoâng hoaëc thaát baïi...”
Ch u a å n b ò c h o m o ä t c u o ä c
h o ïp
Xác định rõ những mục tiêu và kết quả mong
đợi. Bạn cần biết chính xác mình đang cố gắng
đạt được điều gì thông qua cuộc họp.
Xác định xem liệu những hoạt động khác có thể
sẽ phù hợp hõn không, hay nhất thiết phải tổ
chức các cuộc họp bàn. Đã có không ít cuộc họp
vô bổ được triệu tập, trong khi chỉ một vài cuộc
điện thoại, trao đổi email, hay gặp gỡ trực tiếp
sẽ hiệu quả hõn rất nhiều.
Ch u a å n b ò c h o m o ä t c u o ä c
h o ïp
Xác định các chủ đề trọng tâm và hình thức thảo
luận tốt nhất của mỗi cá nhân. Bạn cần hiểu rõ
mình muốn đạt được điều gì thông qua những
thảo luận này.
Ước lượng thời gian cho cuộc họp. Những người
tham gia cần biết thời lượng cuộc họp để lên kế
hoạch công việc cho phù hợp.
Lịch trình cuộc họp một cách chi
tiết và cụ thể:
Tuyên bố thời điểm bắt đầu và thời điểm kết
thúc. Thời gian là vàng bạc … hãy lên kế hoạch
một cách sáng suốt!
Xác định địa điểm tổ chức cuộc họp.
Lên danh sách những người tham dự và khách
mời.
Lịch trình cuộc họp một cách chi
tiết và cụ thể:
Thống kê vai trò của những người tham gia cuộc họp và
những điều bạn mong đợi ở họ. Việc này “bắt buộc” những
người tham dự thu thập tất cả những thông tin có liên quan
mà họ cần mang tới cuộc họp.
Chuẩn bị cho những cuộc thảo luận được diễn ra một
cách có tổ chức, phù hợp với mục tiêu, chủ đề và định
hướng chung của cuộc họp.
Gửi trước lịch trình cho những người tham dự để họ có
thời gian lên kế hoạch và chuẩn bị cho cuộc họp.
Phân công người ghi chép (lập biên
bản cuộc họp)
Những ai đã có mặt.
Những vấn đề nào cần được thảo luận.
Những quyết định chủ chốt nào cần hướng tới.
Các bước tiếp theo (hành động cụ thể):
Những ai phải hoàn thành nhiệm vụ đặt ra – lên
danh sách các tập thể và các thành viên bên
ngoài.
Ngày bắt đầu và ngày kết thúc nhiệm vụ.
Những việc họ cần hoàn thành chính xác là gì.
Ñònh nghóa muïc tieâu
Cung caáp Caùi gì
thoâng tin - Deå
øo
hieåu
Ta
na
ïi
sa
eá
Coù caáu truùc-
o
Th
nguyeân thuûy
Caùc traùch
ÔÛ
nhieäm thi haønh
Ai
a ñ
Boä khung phaùp
âu
lyù
Khi naøo
Co n n g ö ô ø i
Toái öu hoùa soá ngöôøi tham döï cuoäc
hoïp.
Keá hoaïch sô boä cuûa cuoäc hoïp vaø
thaûo luaän vôùi caùc thaønh vieân chuû
choát tröôùc cuoäc hoïp.
Vaên kieän
Taøi lieäu quan troïng nhaát trong m cuoäc hoïp laø
oät
chöông trình nghò söï vì vaäy haõy chuaån bò noù thaät
caån thaän.
Phaân loaïi chuùng caån thaän: caùi naøo cho thoâng
tin, caùi naøo cho thaûo luaän, hoaëc caùi naøo cho
quyeát ñònh ñeå m söï quan troïng vaø thôøi gian ñaõ
aø
ñöôïc yeâu caàu, coù theå ñöôïc tieán haønh treân m oãi
loaïi
Chuû toïa
Baïn laø “xeáp”, ñieàu ñoù ñuùng nhöng ñöøng quaù
nhaán m aïnh vaøo ñieàu ñoù khi ñieàu haønh m oät
cuoäc hoïp
Laéng nghe, vaø khoâng noùi m cho ñeán khi naøo
aõi
baïn thaáy laø caàn thieát.
Vai troø cuûa baïn laø hoå trôï nhoùmñeå ñi ñeán m oät
keát luaän toát nhaát coù theå hoaëc quyeát ñònh trong
m caùch coù hieäu quaû nhaát vaø daãn ñeán m
oät oät
quyeát ñònh chaáp nhaän ñöôïc hoaëc m quyeát
oät
ñònh m ñöôïc hieåu vaø ñöôïc chaáp nhaän bôûi ña
aø
soá.
Bắt đầu cuộc họp
Truyền đạt mục tiêu và kết quả mong muốn tới tất cả
những người tham dự cuộc họp.
Làm rõ những cách thức tham gia và giao tiếp trong cuộc
họp mà bạn mong muốn.
Đặt ra những nguyên tắc cõ bản (Tiêu chuẩn):
Khi nào cuộc họp dừng lại và kết thúc.
Các thành viên sẽ được nghe bàn thảo như thế nào.
Các mâu thuẫn, xung đột sẽ được giải quyết như thế nào.
Mong đợi những gì ở mỗi thành viên.
Những chủ đề chỉ được lưu hành nội bộ.
Hãy thể hiện rằng bạn thực sự đánh giá cao các ư kiến,
nhận định và chất vấn của mọi người.
Dẫn dắt cuộc họp
Dành thời gian để trò chuyện và nghe mọi người
nói, đồng thời chia sẻ với họ những câu chuyện
đó.
Làm rõ và diễn giải cẩn thận những ư kiến then
chốt.
Đề nghị mọi người đưa ra quan điểm của mình,
bảo vệ những ư tưởng mới.
Sử dụng những “kỹ năng động não”
(brainstorming techniques).
Ghi lại những ư tưởng và lưu ư trên một biểu đồ
minh hoạ:
Dẫn dắt cuộc họp
Sử dụng các màu sáng và chữ in đậm.
Sử dụng hình ảnh cùng các câu chữ.
Sử dụng các dấu hoa thị (*) để nhấn mạnh các
điểm them chốt.
Sử dụng không quá 7 từ trên một dòng và 7 dòng
trên một biểu đồ.
Đăng tải tất cả các biểu đồ để mọi người có thể
dễ dàng tham khảo khi cần thiết.
Vào cuối cuộc họp, chuyển các biểu đồ này tới
người thư kư ghi chép để sau đó đưa chúng vào
biên bản cuộc họp.
Dẫn dắt cuộc họp
Đưa ra những câu hỏi mở nhằm khuyến khích sự đóng
góp ư kiến của mọi người.
Hướng sự tập trung vào ư tưởng, quan điểm, chứ không
phải vào những con người.
Ấn định những bước tiếp theo trong thời gian diễn ra cuộc
họp và đảm bảo rằng những hành động này đều được
phân công một cách cụ thể.
Bám sát chủ đề của cuộc họp đã đề ra trong lịch trình.
Đừng quá lệch hướng khỏi những chủ đề đã định hay làm
cho nó trở nên rối rắm. Lịch trình cuộc họp xứng đáng để
được thực hiện một cách nghiêm túc … nhưng đừng dập
tắt sự sáng tạo hay làm tổn thưõng đến những người tham
dự cuộc họp đang đi lệch hướng
