Họp hay "hành"?
Giải quyết những vấn đề nhức nhối liên quan đến họp hành quả là chuyện đau đầu của các sếp. Không khí buồn tẻ, ngột ngạt, bệnh “câu giờ”, nội dung trên bàn bị… trật đường ray… đủ khiến phòng họp trở thành “địa ngục” trong mắt nhân viên của bạn.
Họp hay
"hành"?
Giải quyết những vấn đề nhức nhối liên quan đến
họp hành quả là chuyện đau đầu của các sếp.
Không khí buồn tẻ, ngột ngạt, bệnh “câu giờ”, nội
dung trên bàn bị… trật đường ray… đủ khiến phòng
họp trở thành “địa ngục” trong mắt nhân viên của
bạn.
Tuy nhiên, có một số tổ chức vẫn đều đặn tiến hành các
cuộc họp hàng tuần một cách thành công và hiệu quả
cao, thậm chí còn khiến nhân viên của họ phải…ngóng
chờ đến giờ họp. Đây là một số phương pháp mà sếp
của các tổ chức đó đã áp dụng để khắc phục những vấn
đề nhức nhối liên quan đến việc họp hành.
“Tôi không biết điều hành cuộc họp như thế nào
cả” - một số sếp thường kêu ca như vậy.
Giải pháp được đưa ra là bạn phải tuyển dụng hoặc đào
tạo những chuyên gia thành thạo về việc tổ chức họp hành. Các sếp luôn muốn nhân viên
mình làm việc tốt trong mọi lĩnh vực, bất kể là tài chính, kế toán hay bán hàng. Vậy mà họ quên
mất rằng điều khiển một phiên họp thực sự là một nghệ thuật.
Mỗi phiên họp phải trở thành một diễn đàn mở, nơi mọi người cùng nhau “hiến kế” cho các
công việc chung của tổ chức mình. Vậy nên hãy cử các nhân viên của bạn tham gia các khoá
đào tạo để trau dồi thêm khả năng chủ trì các phiên họp.
Thông thường, sếp phải chủ trì cuộc họp. Bản thân một số vị lãnh đạo tự nhận rằng họ đã đủ
khả năng để điều hành các phiên họp thực sự hiệu quả. Tuy nhiên, sẽ tốt hơn nếu bạn tìm đến
các Trung tâm tư vấn, các Học viện đào tạo kinh doanh... để tham gia một khoá học nâng cao
khả năng điều hành, giao tiếp của mình trong họp hành.
Có nên quá lệ thuộc vào chương trình đã vạch sẵn không? Vạch ra kế hoạch chi tiết cho
mỗi cuộc họp là điều quan trọng, tuy nhiên, không nhất thiết bạn phải điều hành cuộc họp đó
bám chặt vào kế hoạch vạch sẵn. Hãy dành thời gian để ý đến những khoảnh khắc “ngẫu
hững” hoặc các sáng kiến loé lên bất chợt trong phòng họp.
Tính sáng tạo và năng động luôn đem đến những hiệu quả bất ngờ. Chẳng hạn, theo kế
hoạch, sau vấn đề A chúng ta sẽ chuyển qua vấn đề B, tuy nhiên khi thảo luận với nhau trong
phiên họp, vấn đề A nảy sinh ra vấn đề C mà các bạn thấy có đủ cơ sở để giải quyết ngay tức
khắc. Vậy bạn nên cho qua vấn đề B dự kiến, dành nó cho phiên họp sau và bắt tay ngay vấn
đề C đang nóng hổi trước mắt.
Đừng biến cuộc họp thành nơi để nghe và phổ biến thông tin. Nếu như các sếp chỉ tập
trung các nhân viên của mình lại và thổi vào tai họ những thông tin mà ai cũng đã nắm rõ như
doanh thu tuần qua, chế độ ngày nghỉ hay việc sẽ cập nhật phần mềm mới cho tổ chức…nhân
viên của bạn ắt sẽ ngủ gật. Những thông tin như vậy có thể được phổ biến qua văn bản hoặc
email để nhân viên nắm bắt, còn trong cuộc họp sẽ chỉ có chỗ cho những giải pháp, sáng kiến
và phản hồi thông tin đã được nêu.
Khi nhân viên chỉ biết gật đầu một cách thụ động…Bạn nghĩ xem, tổ chức của bạn đã
lãng phí thời gian và tiền bạc như thế nào để một cuộc họp diễn ra quy tụ toàn những nhân
viên chỉ biết gật đầu tán thành? Hãy kích hoạt những nhân viên trì trệ ấy bằng cách:
(1) Hãy gửi trước cho nhân viên các câu hỏi liên quan đến cuộc họp, mục đích là họ sẽ đi họp
và chuẩn bị sẵn trong đầu những kiến thức cần thiết.
(2) Trong cuộc họp, với mỗi vấn đề, hãy giao cho một nhóm nhân viên thảo luận và báo cáo
trong vòng 10 phút, điều này sẽ tiết kiệm thời gian và giúp các nhân viên nhút nhát thoải mái
hơn bởi họ sẽ chỉ phải thảo luận trong một nhóm người nhỏ.
(3) Hãy khen ngợi và thưởng cho những cá nhân tích cực tham gia đóng góp cho cuộc họp, làm
như thế sẽ khích lệ nhân viên bạn nhiều hơn.
“Buồn ngủ quá!” Một trong những nguyên nhân khiến nhân viên bạn phải kêu ca như vậy là
vì không gian họp hành quá tẻ nhạt. Bởi vậy, tùy vào quy mô và nội dung của những cuộc họp,
lãnh đạo có thể lựa chọn những địa điểm phù hợp và thoải mái để tổ chức cuộc họp, chẳng
hạn như trong khuôn viên xinh xắn của tổ chức, hoặc một cuộc họp nhỏ kết hợp với việc dạo
mát, picnic. Có một số lãnh đạo cho rằng, không khí trong lành sẽ là tiền đề cho những sáng
kiến có chất lượng.
Khi các sếp “xào đi xào lại những… món xào”. Đó là lí do các nhân viên kinh hãi những
cuộc họp triền miên, mà bao giờ các sếp cũng chỉ nhắc đi nhắc lại từng ấy vấn đề và nội dung,
hướng cuộc họp vào những công việc đã qua mà không bàn bạc đến tương lai.
Trong mỗi cuộc họp, bạn hãy ghi lại biên bản những vấn đề được nêu bao gồm: những cái đã
làm được, những việc đang triển khai và những gì sẽ thực hiện. Tương tự cho những cuộc họp
sau, bằng cách này, bạn sẽ kiểm soát được các nội dung trong các cuộc họp đã được thực
hiện thế nào.
Sếp nên giải quyết những cuộc đối đầu như thế nào? Trong mỗi cuộc họp, không thể
tránh khỏi chuyện các nhân viên do tranh luận quá gay gắt nên dẫn đến xung đột, mâu thuẫn.
Bạn không nên e ngại điều đó, bởi chính không khí “nóng” như vậy sẽ châm ngòi sáng tạo
trong những nhân viên của bạn. Đó mới chính là những cá nhân thực sự quan tâm đến và tích
cực đóng góp hiệu quả cho công việc chung hơn là những người không dám tham gia ý kiến,
hoặc tỏ ra không quyết đoán.
Là lãnh đạo, với mỗi vấn đề, bạn cần lắng nghe cả những ý kiến tích cực cũng như những ý
kiến phản hồi, và chỉ có những cuộc tranh luận thẳng thắn và gay gắt mới thực sự đem lại lợi
ích thực sự cho tổ chức của bạn.
Đừng quên xem xét lại những kết quả đạt được trong suốt cuộc họp. Trong mỗi cuộc họp,
càng gần đến phần cuối, người dự họp càng tỏ vẻ sốt ruột và muốn ra về sớm. Giữ chân họ
như thế nào? Pamela Schindler, Giám đốc Trung tâm Thực tiễn quản lý của Trường Đại học
Winttenberg (Mỹ) cho hay, sau mỗi cuộc họp, bạn nên có những bản tóm tắt kết quả khoảng 5
phút, hoặc nhiều hơn, để nhìn lại những công việc chính đã làm. Mục đích là những người
tham dự sẽ ra ngoài giải lao mà vẫn nắm rõ những công việc tiếp theo, ai chịu trách nhiệm
phần việc đó.
Quang Dũng
Theo INC
