Giới thiệu về Kiểm soát Nội bộ và một số ví dụ minh hoạ về thủ tục kiểm soát
Kiểm soát nội bộ là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập.
Giới thiệu về Kiểm soát Nội bộ và một số ví dụ minh hoạ về thủ tục kiểm soát - Phần 1
Kiểm soát nội bộ là những phương pháp và chính sách được thiết
kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu
quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và
quy trình được thiết lập.
GIỚI THIỆU VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp đem lại các lợi ích sau cho công ty:
• Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty;
• Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của
công ty gây ra;
• Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty;
• Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty; và
• Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ.
Thông thường, khi công ty phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội bộ cũng trở
nên to lớn hơn vì người chủ công ty sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc giám sát và kiểm
soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân. Đối với
những công ty mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông, một hệ thống kiểm soát
nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của cổ đông. Xét về điểm này, một
hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân tố của một hệ thống quản trị doanh nghiệp
vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với công ty có nhà đầu tư bên ngoài. Các nhà đầu
tư sẽ thường trả giá cao hơn cho những công ty có rủi ro thấp hơn.
Những yếu tố quan trọng để thực hiện thành công các biện pháp kiểm soát nội bộ
Việc thực hiện thành công các biện pháp kiểm soát nội bộ đòi hỏi một số nguyên tắc chung:
• Một môi trường văn hoá nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị đạo đức và phân công trách
nhiệm rõ ràng;
• Quy trình hoạt động và quy trình kiểm soát nội bộ được xác định rõ ràng bằng văn bản và
được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ công ty;
• Các hoạt động rủi ro được phân tách rõ ràng giữa những nhân viên khác nhau;
• Tất cả các giao dịch phải được thực hiện với sự uỷ quyền thích hợp;
• Mọi nhân viên đều phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ;
• Trách nhiệm kiểm tra và giám sát được phân tách rõ ràng;
• Định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập;
• Mọi giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn bản;
• Định kỳ phải kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ.
Vai trò của kiểm toán nội bộ
Một số công ty chọn có một “kiểm toán nội bộ” chịu trách nhiệm đảm bảo hệ thống kiểm soát
nội bộ được tuân thủ. Kiểm toán nội bộ không được là thành viên cua phòng kế toán vì các
biện pháp kiểm soát nội bộ cũng áp dụng cho cả phòng kế toán. Cụ thể, kiểm toán nội bộ
thường có trách nhiệm kiểm tra:
• việc tuân thủ các quy trình và chính sách, vốn là một phần của hệ thống kiểm soát nội bộ
của công ty;
việc tuân thủ các chính sách và quy trình kế toán cũng như việc đánh giá tính chính xác của
các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị; và
• xác định các rủi ro, các vấn đề và nguồn gốc của việc kém hiệu quả và xây dựng kế hoạch
giảm thiểu những điều này.
Kiểm toán nội bộ báo cáo trực tiếp lên Tổng Giám đốc hoặc Hội đồng Quản trị. Do đó, với một
kiểm toán nội bộ làm việc hiệu quả, hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty sẽ liên tục được
kiểm tra và hoàn thiện.
Theo Luật Doanh nghiệp Việt Nam, công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có trên 11
cổ đông phải có Ban Kiểm soát. Mặc dù vai trò và quyền hạn của Ban Kiểm soát theo Luật
Doanh nghiệp không rõ ràng ở một mức nào đó, nhưng có khả năng Ban Kiểm soát đóng vai
trò của kiểm toán nội bộ như miêu tả trên.
Các cấu phần của một Hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO
- Môi trường Kiểm soát (Control Environment): Tạo ra nền tảng cho các cấu phần khác của Hệ
thống kiểm soát nội bộ thông qua việc thiết lập các chính sách kiểm soát trong công ty.
- Đánh ra rủi ro kiểm soát (Risk Assessment): Nhận biết và phân tích các rủi ro liên quan đến
mục tiêu kinh doanh của công ty.
- Hoạt động kiểm soát (Control Activities): Toàn bộ các chính sách và thủ tục được thực hiện
nhằm trợ giúp ban giám đốc công ty phát hiện và ngăn ngừa rủi ro để đạt được mục tiêu kinh
doanh
- Hệ thống thông tin, giao tiếp (Information and Communication): Là hệ thống trợ giúp việc trao
đổi thông tin, mệnh lệnh và chuyển giao kết quả trong công ty, nó cho phép từng nhân viên
cũng nhưng từng cấp quản lý thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.
- Hoạt động kiểm soát (Monitoring): là một quá trình đánh giá tính hiệu quả của hệ thống kiểm
soát nội bộ, trợ giúp xem xét hệ thống kiểm soát có được vận hành một cách trơn chu, hiệu
quả.
Mô hình Hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO:
Ví dụ minh họa về thủ tục kiểm soát: Phần 2 - Kiểm soát Bán hàng và Giao hàng
Bán hàng, giao hàng là một khâu quan trọng đối với bất kỳ doanh
nghiệp nào. Theo báo cáo của Mekongcapital, chúng ta xem xét một
số rủi ro có thể xảy ra và các thủ tục nhằm ngăn ngừa và hạn chế
rủi ro đối với chu trình bán hàng và giao hàng.
Cam kết hợp lý về lịch giao hàng
Rủi ro
Đội ngũ nhân viên bán hàng có thể làm cho công ty cam kết một lịch giao hàng mà nhà máy
không thể đáp ứng.
Giải pháp
Công ty nên áp dụng một cách thức là nhân viên bán hàng cần nhận được từ trước sự phê
duyệt của phòng kế hoạch sản xuất trước khi cam kết về ngày giao hàng hoặc một cách thức
khác là phòng kế hoạch sản xuất định kỳ trình lên phòng kinh doanh bản báo cáo về công suất
sản xuất còn lại.
Nhận đơn đặt hàng đúng với điều khoản và điều kiện
Rủi ro
Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận mà có những điều khoản hoặc điều kiện không chính
xác hoặc từ khách hàng không được phê duyệt.
Giải pháp
Công ty nên có mẫu đơn đặt hàng chuẩn và mẫu này nên được đánh số trước và phải được
người có thẩm quyền ký duyệt khi chấp nhận đơn đặt hàng. Đơn này nên phản ánh cụ thể:
• quy trình bán hàng liên quan;
• từng điều khoản, điều kiện và quy cách cụ thể mà có thể khác nhau giữa các đơn hàng khác
nhau;
• đã kiểm tra về việc xác nhận về tình trạng còn hàng và lịch giao hàng; và
• đã kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng, hoặc, đối với những khách hàng mới thì cần
có sự phê duyệt của bộ phận kiểm tra tín dụng hoặc cán bộ phụ trách kiểm tra chất lượng tín
dụng khách hàng.
Áp dụng những chính sách bán chịu và kiểm tra chất lượng tín dụng hợp lý
Rủi ro
Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng để đẩy mạnh
doanh số bán hàng và do đó làm cho công ty phải chịu rủi ro tín dụng quá mức.
Giải pháp
Người hoặc phòng chịu trách nhiệm phê duyệt hạn mức bán chịu nên được tách biệt khỏi
người hoặc phòng chịu trách nhiệm bán hàng. Hơn nữa, công ty nên xác định rõ ràng những
chính sách bán chịu phản ánh rủi ro tín dụng liên quan đến thông tin về khách hàng. Trong
điều kiện lý tưởng, công ty nên có một hệ thống kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng.
Nhìn chung, công ty nên áp dụng hạn mức bán chịu chặt trẽ hơn đối với những khách hàng chỉ
giao dịch một lần và những khách hàng nhỏ, vì nhóm khách hàng này thường có rủi ro không
trả được nợ lớn hơn những khách hàng lớn và thường xuyên. Vì các công ty Việt Nam có thể
có khó khăn trong việc kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng nước ngoài, chúng tôi gợi
ý các công ty nên luôn luôn dùng L/C đối với khách hàng nước ngoài và ngân hàng phát hành
L/C phải lớn và có uy tín.
Giao chính xác số lượng và loại sản phẩm cho đúng khách hàng
Rủi ro
Công ty có thể giao cho khách hàng số lượng hàng hoặc quy cách không chính xác làm cho
khách hàng phàn nàn, không chấp nhận hàng hoá đã giao hoặc dẫn đến những chi phí phụ
thêm không cần thiết, chẳng hạn như giao hàng thêm lần nữa hoặc phí vận chuyển phụ thêm.
Giải pháp
Bộ phận giao hàng nên lưu giữ nhiều liên của phiếu giao hàng. Các phiếu giao hàng cần được
đánh số trước và cần được lập dựa trên đơn đặt hàng đã được phê duyệt. Phiếu giao hàng là
một bản ghi về số lượng hàng đã giao và cung cấp các thông tin cần thiết để cho người vận
chuyển nội bộ của công ty hoặc công ty vận chuyển bên ngoài có thể tiến hành giao hàng.
Nếu có thể áp dụng được, phiếu giao hàng nên có tham chiếu chéo đến phiếu đóng gói trước
khi vận chuyển1. Ngoài ra, nếu Công ty sử dụng dãy số hoặc mã vạch thì phiếu giao hàng nên
có tham chiếu chéo đến dãy số hoặc mã vạch đó. Cuối cùng, phiếu giao hàng phải được
khách hàng ký để công ty có bằng chứng về khách hàng đã thực tế nhận được hàng và chấp
nhận hàng đó.
Lập hoá đơn chính xác
Rủi ro
Nhân viên lập hoá đơn có thể quên lập một số hoá đơn cho hàng hoá đã giao, lập sai hoá đơn
hoặc lập một hoá đơn thành hai lần hoặc lập hoá đơn khống trong khi thực tế không giao
hàng.
Giải pháp
Hoá đơn chỉ nên lập căn cứ vào:
1) phiếu giao hàng đã được khách hàng ký nhận;
2) đơn đặt hàng đã được đối chiếu với phiếu giao hàng; và
3) hợp đồng giao hàng, nếu có.
Công ty nên ghi lại trên hoá đơn hoặc trên sổ sách kế toán số tham chiếu đến phiếu giao hàng
hoặc mã số đơn đặt hàng để giúp kiểm tra tham chiếu. Công ty nên sử dụng một danh sách
giá bán đã được phê duyệt để giúp cho việc ghi chính xác giá bán trên hoá đơn. Một người độc
lập như kế toán thuế hoặc kiểm toán nội bộ nên tiến hành kiểm tra giá bán và việc cộng trừ
trên hoá đơn theo cách hoặc là ngẫu nhiên hoặc là đối với những hoá đơn vượt quá một giá trị
nhất định.
Hạch toán đầy đủ và chính xác bán hàng bằng tiền mặt
Rủi ro
Thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể ăn cắp tiền mặt khách hàng thanh toán trước khi
khoản tiền mặt đó được ghi nhận là doanh thu.
Giải pháp
Việc sử dụng hoá đơn mỗi khi giao hàng cùng với hệ thống theo dõi hàng tồn kho và kiểm kho
định kỳ sẽ giúp đảm bảo phát hiện ra những giao dịch bán hàng mà không hạch toán. Mối
nguy hiểm của việc bị phát hiện sẽ làm giảm động lực thủ quỹ hay nhân viên thu ngân ăn cắp
tiền. Khuyến khích khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng cũng giúp làm
giảm bớt rủi ro và các chi phí hành chính liên quan đến bán hàng bằng tiền mặt. Việc sử dụng
máy đếm tiền điện tử hoặc máy phát hành hoá đơn ở các điểm bán hàng trong một số trường
hợp cũng giúp ích vì các máy này in ra biên lai cho khách hàng và bản ghi nội bộ về giao dịch
trên tệp tin máy tính hoặc băng từ được khoá trong máy. Tệp tin hoặc băng từ không được để
cho thủ quỹ tiếp cận. Công ty nên tiến hành kiểm tra độc lập về tiền mặt tại quỹ so với tổng số
tiền mà thủ quỹ ghi chép hoặc tổng số tiền in ra từ máy đếm tiền hoặc máy phát hành hoá
đơn. Cuối cùng, nên tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng và chức
năng hạch toán thu tiền trên tài khoản.
Ví dụ minh họa về thủ tục kiểm soát: Phần 3 - Kiểm soát Mua hàng
Báo cáo của Mekongcapital cho phép các doanh nghiệp phát hiện và có biện
pháp ngăn ngừa rủi ro trong khâu mua hàng hoá vật tư. Nó giúp ngăn chặn
gian lận trong việc đặt hàng, nhận hoa hồng của nhân viên phụ trách mua
hàng.
Chỉ người có thẩm quyền mới lập phiếu đề nghị mua hàng
Rủi ro
Người không có thẩm quyền có thể vẫn đề nghị mua hàng được.
Giải pháp
Công ty nên chuẩn hoá và đánh số trước các phiếu đề nghị mua hàng của
từng phòng ban đề nghị mua hàng như là một biện pháp kiểm soát các
phiếu đề nghị mua hàng hiện tại để đảm bảo rằng hàng đề nghị mua
được đặt hàng và hàng được nhận chính xác. Phiếu này phải được người
có thẩm quyền ký duyệt và phải được đối chiếu đến tài khoản trên sổ
cái để người đề nghị mua hàng có trách nhiệm về ngân sách chi. Việc
mua hàng chỉ được tiến hành khi trình phiếu đề nghị mua hàng được uỷ
quyền.
Ngăn chặn gian lận trong việc đặt hàng nhà cung cấp
Rủi ro
Nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng chẳng hạn đặt hàng mà
nhân viên này sử dụng cho mục đích riêng và có thể trình hoá đơn để
được thanh toán liên quan đến khoản mua hàng hư cấu đó.
Giải pháp
Nên tách biệt chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng. Nói
cách khác, mọi việc mua hàng chỉ do phòng thu mua tiến hành và phòng
thu mua phải độc lập với các phòng khác. Phòng thu mua chỉ nên đặt
hàng nhà cung cấp khi nhận được phiếu đề nghị mua hàng tiêu chuẩn đã
được người có thẩm quyền ký duyệt. Đơn đặt hàng phải được đánh số
trước và tham chiếu đến số của phiếu đề nghị mua hàng, và cung cấp
các thông tin liên quan đến hàng hoá/dịch vụ, số lượng, giá cả, quy cách,
v.v…. Các liên của đơn đặt hàng này nên được chuyển đến phòng nhận
hàng, phòng kế toán và phòng đề nghị mua hàng để giúp kiểm tra nhận
hàng và thanh toán sau đó.
Kiểm soát việc nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung
cấp
Rủi ro
Nhân viên mua hàng có thể chọn nhà cung cấp mà không bán hàng
hoá/dịch vụ phù hợp nhất hoặc ở mức giá thấp nhất có thể vì nhân viên
này nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp.
Giải pháp
Công ty nên áp dụng cách thức đòi hỏi ít nhất ba báo giá từ ba nhà cung
cấp độc lập đối mỗi khi mua hàng hoặc với mỗi khoản mua hàng trên
một mức nào đó. Công ty nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để
tránh tình trạng một người có quan hệ với một số nhà cung cấp nhất
định trong một thời gian dài. Ngoài ra, công ty nên áp dụng một chính
sách kỷ luật chặt chẽ khi phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng không
được phép và nên định kỳ tiến hành kiểm tra việc này. Công ty cũng nên
áp dụng cách thức mà các phòng đề nghị mua hàng định kỳ cho ý kiến
phản hồi về hoạt động của phòng thu mua.
Nhận đúng hàng
Rủi ro
Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng - chẳng hạn như hàng hoá sai
về số lượng, chất lượng hay quy cách.
Giải pháp
Nên tách biệt chức năng nhận hàng với chức năng đề nghị mua hàng, khi
có thể được, và chức năng đặt hàng. Nhân viên nhận hàng, thường là thủ
kho ở một số công ty, chỉ nên nhận hàng khi đã nhận được đơn đặt hàng
hợp lệ do phòng thu mua gửi đến. Những biên bản nhận hàng được đánh
số từ trước nên được lập mỗi khi nhận hàng từ nhà cung cấp. Nhân viên
nhận hàng nên thực hiện các biện pháp thích hợp để đo lường hàng hoá
nhằm đảm bảo hàng hoá thực nhận đồng nhất với đơn đặt hàng về từng
quy cách. Một nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập nên hỗ trợ việc
nhận hàng nếu các quy cách quá phức tạp mà nhân viên nhận hàng không
thể đánh giá chính xác được. Biên bản nhận hàng nên có một mục chỉ rõ
đã kiểm tra chất lượng, nếu thấy phù hợp. Một liên của biên bản nhận
hàng sau khi đã hoàn thành và ký xong nên được gửi cho phòng kế toán
để làm chứng từ hạch toán và gửi cho phòng đề nghị mua hàng để làm
bằng chứng về quy trình mua hàng đã hoàn thành.
Ngăn chặn hoá đơn đúp hoặc hoá đơn giả do nhà cung cấp phát
hành
Rủi ro
Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trị
hoặc phát hành hoá đơn đúp.
Giải pháp
Khi công ty nhận được hoá đơn của nhà cung cấp, tất cả các hoá đơn nên
được đánh số theo thứ tự để việc sau đó việc kiểm tra về tính liên tục
của các số hoá đơn có thể giúp xác định việc tất cả các hoá đơn nhận
được đã được hạch toán. Một biện pháp kiểm soát tốt cũng bao gồm
việc đóng dấu lên hoá đơn để ghi rõ số tham chiếu của đơn đặt hàng và
biên bản nhận hàng, mã tài khoản, nếu phù hợp, và tên viết tắt của nhân
viên thực hiện việc kiểm tra này. Việc này sẽ giúp ích cho quá trình đối
chiếu chứng từ. Kế toán nên kiểm tra các chi tiết của hoá đơn so với đơn
đặt hàng và biên bản giao hàng liên quan và lưu giữ chung các chứng từ
này. Việc này đảm bảo là tất cả các hoá đơn, vốn là cơ sở để thanh toán
cho nhà cung cấp, sẽ liên quan đến những giao dịch mua hàng hợp lệ và
nhận đúng hàng.
Thanh toán mua hàng chính xác
Rủi ro
Khi thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt có
thể có thanh toán nhầm nhà cung cấp, hoặc với chữ ký được uỷ quyền
không đúng, hoặc đề xuất thanh toán các khoản giả mạo hoặc cho người
giả mạo hoặc hoá đơn bị thanh toán hai lần liền.
Giải pháp
Phòng kế toán, hoặc đối với một số công ty là bộ phận công nợ phải trả
của phòng kế toán, nên lưu giữ một danh sách các ngày đến hạn thanh
toán. Khi đến hạn, kế toán phải trình không chỉ hoá đơn mà cả đơn đặt
hàng và biên bản nhận hàng cho người có thẩm quyền ký duyệt thanh
toán. Phòng mua hàng nên có trách nhiệm thông báo cho phòng kế toán
về bất kỳ thay đổi gì liên quan đến việc mua hàng mà có thể dẫn đến
thay đổi thanh toán, chẳng hạn như thời hạn thanh toán, chiết khấu, hàng
mua bị trả lại, v.v….. Ngoài ra, bất kỳ thay đổi nào như thế cần sự uỷ
quyền thích hợp trước khi thay đổi việc thanh toán. Tất cả các séc, uỷ
nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt nên được đánh số trước. Hoá đơn đã
thanh toán nên được đóng dấu “Đã thanh toán”
Ví dụ minh hoạ về thủ tục kiểm soát: Phần 4 - Kiểm soát Hàng tồn kho và Tài sản Cố
định
Hàng tồn kho và tài sản cố định là hai cấu phần quan trọng tạo nên
Doanh nghiệp. Hàng tồn kho thể hiện vốn lưu động, tài sản cố định
là biểu hiện của vốn cố định của doanh nghiệp. Việc quản lý hàng
tồn kho và tài sản cố định là vấn đề rất quan trọng đối với các
doanh nghiệp. Báo cáo của Mekongcapital giúp chúng ta có những
hiểu biết trong vấn đề này.
Bảo vệ hàng tồn kho
Rủi ro
Hàng tồn kho có thể bị mất cắp và việc mất cắp có thể được che dấu. Một khả năng khác là
công nhân có thể huỷ bỏ hoặc dấu kín những sản phẩm có lỗi để tránh bị phạt về những sản
phẩm đó.
Giải pháp
Nên tách biệt chức năng lưu giữ sổ sách hàng tồn kho (kế toán hàng tồn kho) khỏi chức năng
trông giữ hàng tồn kho (thủ quỹ).
Nên cất giữ vật tư và thành phẩm vào nơi có khoá và chỉ người có thẩm quyền mới có khoá
mở chỗ đó.
Giống như cách kiểm soát tiền mặt, mọi hàng hoá nhập và xuất từ kho hàng phải có phiếu
nhập và xuất hàng và phiếu này phải được thủ kho ký. Các phiếu này sẽ được dùng làm chứng
từ hạch toán cùng với các chứng từ khác, khi phù hợp, để thủ kho cập nhật sổ kho và để kế
toán hàng tồn kho hạch toán chính xác số hàng tồn kho trong sổ cái và sổ phụ.
Thủ kho chỉ nên đồng ý xuất hàng khi có chỉ thị của người có thẩm quyền và chỉ thị này phải
được viết thành văn bản với chữ ký có thẩm quyền. Chỉ thị này có thể kết hợp với phiếu xuất
hàng.
Hàng tồn kho, bao gồm cả sản phẩm dở dang, phải được dán nhãn và theo dõi ở quy mô lô
hàng nhỏ nhất có thể được và ở mỗi công đoạn sản xuất nhỏ nhất có thể được – để có thể dễ
dàng phát hiện ra bất kỳ hàng hoá nào thất lạc. Hệ thống theo dõi thường bao gồm sổ sách kế
toán, sổ sách sản xuất và một số loại nhãn hoặc mã vạch trên hàng hoá. Khi di chuyển sản
phẩm dở dang giữa các địa điểm hoặc công đoạn sản xuất, phiếu lưu chuyển sản phẩm cần
được chuyển giao giữa các tổ trưởng của các địa điểm hoặc công đoạn sản xuất đó.
Ít nhất là hàng tháng công ty nên tiến hành kiểm kê hàng tồn kho và đối chiếu với sổ kho và sổ
sách kế toán. Bất kỳ chênh lệch nào cũng phải được điều tra kỹ càng.
Lưu giữ bản đăng ký tài sản cố định đầy đủ
Rủi ro
Các giao dịch mua và thanh lý tài sản cố định có thể bị hạch toán sai. Điều này dẫn đến sai
các số dư tài sản cố định trên bảng cân đối kế toán, làm méo mó các hệ số hoạt động liên
quan đến tài sản hoặc tính sai khấu hao tài sản cố định.
Giải pháp
Phòng kế toán nên lưu giữ bản đăng ký tài sản cố định như là sổ phụ ghi chi tiết từng hạng
mục tài sản cố định. Các thông tin cơ bản của một bản đăng ký tài sản cố định là nguyên giá
từng tài sản và giá trị tăng thêm hay thay đổi, và khấu hao luỹ kế của tài sản đó. Các thông tin
khác bao gồm mã số, vị trí đặt để, ngày mua/thanh lý, nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất. Số dư
trên bản đăng ký tài sản cố định phải được đối chiếu định kỳ với giá trị ròng của các tài khoản
tài sản cố định trên sổ cái.
Ít nhất là hàng năm, công ty nên tiến hành kiểm kê tất cả tài sản cố định, và đối chiếu số
lượng kiểm kê thực tế với bản đăng ký tài sản cố định. Việc kiểm kê và đối chiếu cũng phải tìm
ra bất kỳ tài sản nào không sử dụng, hư hỏng hay đã khấu hao đủ mà vẫn còn tiếp tục tính
khấu hao. Những bản sao của bản đăng ký tài sản cố định nên được gửi cho phòng hành
chính và bộ phận mà tài sản cố định đặt ở đó vì điều này giúp các bộ phận trong việc bảo vệ
các tài sản này hàng ngày.
Ngoài ra, nên có một hệ thống để cập nhật bản đăng ký tài sản cố định được kịp thời thông
qua sự phối hợp giữa các bộ phận này với phòng kế toán.
Ví dụ minh hoạ về thủ tục kiểm soát: Phần 5 - Kiểm soát Tiền mặt và Tài khoản Ngân
hàng
Tiền là khâu trọng yếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Việc quản
lý tốt tiền mặt và tài khoản ngân hàng sẽ giảm thiểu rủi ro về khả
năng thanh toán cũng như tăng hiệu quả sử dụng đồng tiền của
doanh nghiệp. Chúng tôi giới thiệu báo cáo của Mêkôngcapital về
một số thủ tục kiểm soát Tiền mặt và Tài khoản Ngân hàng.
Kiểm soát tiền mặt
Rủi ro
Tiền mặt có thể bị sử dụng sai mục đích hoặc mất cắp.
Giải pháp
Nên có một hệ thống như là sổ quỹ để hàng ngày thủ quỹ ghi chép thu và chi tiền mặt.
Ngoài ra, tiền mặt chỉ được rút ra khỏi quỹ khi có phiếu chi được phê duyệt và thu tiền mặt phải
đi kèm với phiếu thu được phê duyệt.
Nên có hạn mức thanh toán tiền mặt và mọi khoản thanh toán vượt quá một mức nhất định
phải được thanh toán qua tài khoản ngân hàng. Vào một thời điểm chỉ nên có một người tiếp
cận tiền mặt và tiền mặt phải được cất giữ trong hộp có khoá.
Bút toán giao dịch tiền mặt phải được một nhân viên riêng biệt lập và nhân viên này không
được tiếp cận hoặc có chức năng trông giữ tiền mặt. Số dư tiền mặt trên sổ cái cần được đối
chiếu hàng ngày với sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ lập.
Đối chiếu ngân hàng
Rủi ro
Công ty có thể không ngăn chặn hoặc phát hiện kịp thời các khoản chuyển khoản hoặc rút tiền
ngân hàng có gian lận hoặc có lỗi.
Giải pháp
Kế toán ngân hàng nên thực hiện việc đối chiếu số dư trên sổ phụ ngân hàng với số dư trên sổ
sách kế toán của công ty. Việc đối chiếu này nên được một người có thẩm quyền kiểm tra và
người này không được tham gia vào việc xử lý hoặc hạch toán thu chi tiền. Ngoài ra, việc đối
chiếu này nên được tiến hành định kỳ, ít nhất là hàng tháng. Bất kỳ chênh lệch nào cũng nên
được đối chiếu với các khoản tiền gửi chưa được ngân hàng xử lý hoặc các séc đã phát hành
nhưng chưa trình ngân hàng và bất kỳ khoản mục nào không đối chiếu được cần phải báo cáo
ngay cho Kế toán Trưởng hoặc Giám đốc Tài chính để có biện pháp xử lý.
Kiểm soát nhân viên thực hiện việc chuyển khoản/rút tiền ngân hàng mà không được
phép
Rủi ro
Người có thẩm quyền ký duyệt cho tài khoản ngân hàng của công ty có thể chỉ thị việc chuyển
khoản hoặc rút tiền cho mục đích không được phép. Một cách khác là nhân viên có thể có
được chữ ký có thẩm quyền cho việc chuyển khoản hoặc rút tiền ngân hàng do người có thẩm
quyền ký duyệt không để ý kỹ đến chứng từ mà người đó ký.
Giải pháp
Công ty nên áp dụng một cách thực đòi hỏi nhiều chữ ký cho việc chuyển tiền vượt quá một
khoản nào đó - chẳng hạn như một chữ ký của Kế toán Trưởng/Giám đốc Tài chính và một
chữ ký của Tổng Giám đốc. Mọi chuyển khoản chỉ được phê duyệt khi các chứng từ kế toán
được trình lên. Các chứng từ này bao gồm:
i) phiếu đề nghị mua hàng được phê duyệt;
ii) đơn đặt hàng được nhà cung cấp chấp thuận và hợp đồng mua hàng, nếu có; và
iii) biên bản giao hàng hoặc bằng chứng về việc thực hiện dịch vụ, khi phù hợp.
Admin (Theo Mekongcapital)
Tổng hợp từ Mekongcapital và các nguồn khác