Giáo trình MS EXCEL
Trước đây, Microsoft đã giới thiệu một phần mềm bảng tính được gọi là Multiplan vào năm 1982, phần mềm rất được phổ biến trên hệ điều hành CP/M, nhưng trên MS-DOS thì nó đã ko còn được.Khái niệm bảng tính: ví dụ lập 1 danh sách điểm thi học kỳ của lớp gồm các cột: Họ, tên, ngày sinh, M1, M2, tổng điểm, xếp loại...
…………..o0o…………..
Giáo trình MS EXCEL
GIÁO TRÌNH MS EXCEL
GIÁO TRÌNH MS EXCEL
I. §¹i c−¬ng vÒ b¶ng tÝnh
1.Kh¸i niÖm b¶ng tÝnh
a.VÝ dô: LËp 1 danh s¸ch ®iÓm thi häc kú cña líp gåm c¸c cét: Hä, tªn,
Ngµy sinh, M1, M2, M3, Tæng ®iÓm, XÕp Lo¹i.
§©y lµ 1 danh s¸ch ®−îc lËp d−íi d¹ng 1 b¶ng. ë ®ã:
+Mçi dßng ( trõ dßng ®Çu lÊy lµm tiªu ®Ò cét ) lµ c¸c th«ng tin vÒ mét
häc sinh; Mçi cét lµ mét th«ng tin vÒ c¸c häc sinh.
+ D÷ liÖu ®éc lËp (b¾t buéc ®−a vµo ) gåm: Hä, Tªn, Ngµy sinh,M1,
M2, M3
+D÷ liÖu phô thuéc (sÏ tÝnh to¸n nhê d÷ liÖu ®éc lËp): Tæng ®iÓm, xÕp
lo¹i.
b.Kh¸i niÖm b¶ng tÝnh
- Dïng qu¶n lý d÷ liÖu d−íi d¹ng b¶ng
- B¶ng tÝnh lµ 1 b¶ng h×nh ch÷ nhËt ®−îc chia thµnh c¸c « bëi c¸c l−íi
®−êng song song víi c¹nh cña b¶ng h×nh ch÷ nhËt
- C¸c « theo vÖt ngang lµ dßng, c¸c dßng ®−îc ®¸nh sè: 1,2,3...65536
- C¸c « theo vÖt däc lµ cét, c¸c cét ®−îc ®¸nh sè: A, B, ...IV (256 cét)
- ¤: Giao cña dßng víi cét lµ «, tªn « :ghÐp tªn cét, dßng; vÝ dô: A1,
F10, ...
2. Khëi ®éng EXCEL
Trong WIN95, 98, 2000 ... cã dïng mét trong 3 c¸ch sau:
C¸ch 1: KÝch chuét lÇn l−ît vµo Start/Program/Microsoft excel
C¸ch 2: KÝch chuét vµo ch÷ X trong biÓu t−îng
n»m gãc ph¶i bªn trªn mµn h×nh.
1
[email protected]
GIÁO TRÌNH MS EXCEL
C¸ch 3: KÝch ®óp chuét vµo biÓu t−îng trªn mµn h×nh nÒn.
3. CÊu tróc b¶ng tÝnh excel
- Mçi sæ tay (WorkBook) gåm 1 ®Õn 256 sheet (ngÇm ®Þnh 3 sheet) ,
- Mçi b¶ng tÝnh (sheet) lµ 1 trang b¶ng tÝnh nh− trªn, nã gåm 254
cét, 65536 dßng, h¬n 16 triÖu «.
- Mçi Workbook sÏ ®−îc ghi vµo 1 tÖp; sè l−¬ng tÖp Workbook
®−îc më kh«ng giíi h¹n, chØ phô thuéc vµo bé nhí cña m¸y.
- Cét (columns) cã ®é réng ngÇm ®Þnh 9 kÝ tù (cã thÓ thay ®æi tõ 0 -
255 kÝ tù)
- Dßng (Rows) cã ®é cao ngÇm ®Þnh 12.75 chÊm ®iÓm (cã thÓ thay
®æi tõ 0 - 409)
- ¤ (Cell) lµ giao cña mét cét vµ mét dßng; ®−îc x¸c ®Þnh bëi ®Þa
chØ ghÐp tªn cét, tªn dßng. Cã 3 lo¹i ®Þa chØ «:
+ §Þa chØ t−¬ng ®èi: A1
+ §Þa chØ tuyÖt ®èi: $A$1
+ §Þa chØ hçn hîp: $A1, A$1
4. Di chuyÓn con trá vµ nhËp d÷ liÖu
- Con trá «: lµ con trá lµm viÖc, cã mµu sÉm h¬n, chØ tån t¹i duy nhÊt
1 con trá lµm viÖc
- Con trá so¹n th¶o: lµ 1 vach | nhÊp nh¸y trong « lµm viÖc, dïng ®Ó
nhËp d÷ liÖu
- Di chuyÓn con trá «:
+Dïng 4 phÝm mòi tªn: di chuyÓn ®Õn c¸c « gÇn
+ Dïng Page UP, Page Down: chuyÓn trang mµn h×nh
2
[email protected]
GIÁO TRÌNH MS EXCEL
+ Dïng CTRL+Home: VÒ A1
+ Dïng chuét: kÝch chuét vµo « nµo « ®ã trë thµnh « lµm viÖc
5. Khèi « (vïng - Range) , chän khèi «, viÕt ®Þa chØ khèi «
- Khèi «: lµ tËp hîp nh÷ng « liÒn kÒ nhau t¹o thµnh h×nh ch÷ nhËt,
khèi « cã thÓ lµ 1 «, 1 cét, 1 dßng, mét nhãm « hoÆc toµn bé b¶ng tÝnh.
- §Þa chØ khèi « ®−îc x¸c ®Þnh bëi to¹ ®é « ®Çu hcn( gãc trªn bªn tr¸i)
vµ to¹ ®é « cuèi hcn ( gãc d−íi bªn ph¶i) ; C¸ch viÕt A1:B10
- Chän khèi « :
+Chän 1 khèi «: §Æt chuét ë « ®Çu khèi, kÝch rª ®Õn « cuèi khèi
+Chän nhiÒu khèi « ®ång thêi: Chän khèi « thø 1, Ên gi÷ CTRL
®ång thêi kÝch rª chuét ®Ó chän khèi thø 2,... ( th−êng dïng khi vÏ ®å thÞ).
6. Thay ®æi ®é réng cét, ®é cao dßng
Di trá chuét ë ®−êng biªn bªn ph¶i tªn cét, hoÆc phÝa d−íi tªn dßng, khi
chuét thµnh ↔ th× kÝch rª.
7. Ra khái b¶ng tÝnh
KÝch chuét vµo menu File/exit
II. LËp b¶ng tÝnh vµ cÊt b¶ng tÝnh vµo ®Üa
1. C¸c kiÓu d÷ liÖu vµ c¸ch nhËp
VÝ dô: B¶ng tÝnh gåm c¸c cét Hä, Tªn, Ngµy sinh, M1, M2, M3, Tæng, XÕp
lo¹i,..
ë vÝ dô trªn d÷ liÖu cña c¸c cét Hä, Tªn lµ kiÓu v¨n b¶n, Ngµy sinh lµ kiÓu
Ngµy th¸ng, M1, M2, M3 lµ kiÓu sè, Tæng, XÕp lo¹i lµ kiÓu c«ng thøc.
a. KiÓu v¨n b¶n ( Text)
- §−îc gâ c¸c kÝ tù cã trªn bµn phÝm
- Tèi ®a ®−îc 255 kÝ tù, ngÇm ®Þnh thÊy 9 kÝ tù, nÕu « bªn c¹nh kh«ng cã
d÷ liÖu th× c¸c kÝ tù “trµn” sang vµ vÉn nh×n thÊy.
- D÷ liÖu sau khi nhËp vµo « sÏ s¸t tr¸i (ngÇm ®Þnh)
b. D÷ liÖu sè (Number )
- ChØ gâ c¸c sè tõ 0 - 9 , +, -, .
- D÷ liÖu sau khi nhËp vµo « sÏ s¸t ph¶i
c. D÷ liÖu kiÓu ngµy ( date )
- Gâ ngµy th¸ng hîp lÖ, theo qui ®Þnh: mm/dd/yyyy hoÆc dd/mm/yyyy
- D÷ liÖu sau khi nhËp vµo « sÏ s¸t ph¶i
d. D÷ liÖu c«ng thøc (Formula)
3
[email protected]
GIÁO TRÌNH MS EXCEL
- B¾t ®Çu lµ dÊu =, sau ®Õn biÓu thøc tÝnh to¸n viÕt theo qui ®Þnh cña
excel
- D÷ liÖu nhËp vµo « sÏ s¸t ph¶i nÕu kÕt qu¶ tÝnh lµ sè, s¸t tr¸i nÕu kÕt qu¶
lµ v¨n b¶n.
- Néi dung « c«ng thøc chøa biÓu thøc tÝnh to¸n mµ ta gâ vµo, nh−ng h×nh
thøc hiÖn ra lµ kÕt qu¶ tÝnh to¸n cña biÓu thøc ®ã.
- Khi c¸c « d÷ liÖu trong c«ng thøc thay ®æi, th× gi¸ trÞ tÝnh to¸n trong «
c«ng thøc còng thay ®æi theo.
2. HiÖu chØnh d÷ liÖu
- NÕu d÷ liÖu ng¾n: muèn söa « nµo ®−a con trá vµo « gâ ®Ì lªn
- NÕu d÷ liÖu dµi: ®Ó con trá vµo « Ên F2 råi nh×n vµ söa d÷ liÖu trªn
thanh c«ng thøc, xong Ên Enter.
3. C¸c phÐp to¸n vµ c¸ch viÕt biÓu thøc trong EXCEL
- C¸c phÐp tÝnh sè häc: +, -, *, /
- C¸c phÐp so s¸nh: =,>,>=,GIÁO TRÌNH MS EXCEL
c. Sao chÐp d÷ liÖu khèi «
- §¸nh dÊu khèi «
- KÝch Edit/Copy
- §Æt con trá « ë n¬i cÇn sao chÐp ®Õn
- KÝch vµo Edit/Paste
2. Sao chÐp « c«ng thøc víi ®Þa chØ t−¬ng ®èi, tuyÖt ®èi
a. VÝ dô
VÝ dô 1:
A B C D E F
1 Hä Tªn Ngµy sinh L−¬ng PC Tæng
2 Lª Hµ 1/2/67 390 120 510
3 §ç Tó 2/3/56 425 220 645
4 NguyÔn An 3/4/78 520 320 840
¤ F2 sÏ viÕt c«ng thøc tÝnh Tæng: =D2 + E2
Sau ®ã ta copy « F2 cho c¸c « F3, F4,...-->C«ng thøc ë c¸c « nµy sÏ
®óng
VÝ dô 2:
A B C D E F
1 HÖ sè 1.40
2 Hä Tªn Ngµy sinh L−¬ng PC Tæng
3 Lª Hµ 1/2/67 390 120 510
4 §ç Tó 2/3/56 425 220 645
5 NguyÔn An 3/4/78 520 320 840
¤ F3 sÏ viÕt c«ng thøc tÝnh Tæng: =D3*$E$1 + E3
Sau ®ã ta copy « F3 cho c¸c « F4, F5,...-->C«ng thøc ë c¸c « nµy sÏ ®óng
do ta ®· tuyÖt ®èi « $E$1
b. NhËn xÐt:
Khi sao chÐp « c«ng thøc: ®Þa chØ t−¬ng ®èi trong c«ng thøc sÏ biÕn ®æi ®Ó
phï hîp víi vÞ trÝ t−¬ng ®èi cña « ®−îc sao chÐp ®Õn, cßn ®Þa chØ tuyÖt ®èi
th× gi÷ nguyªn.
c. C¸ch sao chÐp:
C¸ch 1: Copy b×nh th−êng nh− c¸ch ë trªn
C¸ch 2: (do th−êng sao chÐp 1 « tíi c¸c « liÒn kÒ)
+ §Æt con trá « vµo « c«ng thøc
+ Di chuét ë gãc ph¶i d−íi « c«ng thøc, khi chuét thµnh + th× kÝch rª
®i c¸c « liÒn kÒ
3. Sao chÐp ®Æc biÖt (sao chÐp gi¸ trÞ cña khèi d÷ liÖu lµ c«ng thøc)
5
[email protected]
GIÁO TRÌNH MS EXCEL
VÝ dô: ë b¶ng d÷ liÖu trªn cÇn sao chÐp sang 1 b¶ng míi gåm c¸c cét Hä,
Tªn, Tæng. C¸ch lµm:
+Sao chÐp cét Hä, Tªn sang b¶ng míi: lµm sao chÐp b×nh th−êng
+Sao chÐp cét Tæng ®Æt bªn c¹nh, b»ng c¸ch:
- §¸nh dÊu cét Tæng
- Chän Edit/Copy
- §Æt con trá « ë n¬i cÇn ®Õn (bªn canh cét Tªn)
- Chän Edit/Paste Special/Values
4. §iÒn d·y sè cã quy luËt
- Gâ gi¸ trÞ ®Çu vµo « thø 1
- Gâ gi¸ trÞ thø 2 vµo « thø 2
- §¸nh dÊu 2 «
- Di chuét ë gãc ph¶i d−íi cña khèi «, khi chuét thµnh + th× kÝch rª
®i c¸c « tiÕp theo
IV. Mét sè hµm th«ng dông trong tÝnh to¸n
1. D¹ng tæng qu¸t cña hµm vµ c¸ch dïng
+ D¹ng tæng qu¸t: Tªn hµm (®èi sè)
§èi sè cã thÓ lµ: h»ng sè, ®Þa chØ «, khèi «, biÓu thøc, tªn 1 hµm kh¸c
VÝ dô: Sum(A2,B2)
+ C¸ch dïng: hµm th−êng ®−îc dïng trong biÓu thøc tÝnh to¸n. Hµm
®−îc chÌn vµo vÞ trÝ trong biÓu thøc b»ng c¸ch:
C¸ch 1: T¹i vÞ trÝ con trá trong biÓu thøc gâ trùc tiÕp hµm cÇn nhËp vµo
C¸ch 2: T¹i vÞ trÝ con trá trong biÓu thøc cÇn nhËp hµm, h·y vµo lÇn
l−ît:
Insert/ Function/ Chän tªn hµm cÇn nhËp
2. C¸c nhãm hµm th«ng dông
a. Nhãm hµm sè häc vµ thèng kª
- Max(n1, n2,...ni): Cho gi¸ trÞ lín nhÊt trong c¸c ni
ë ®ã c¸c ni cã thÓ lµ: h»ng sè, ®Þa chØ «, khèi « cã chøa sè
- Min(n1, n2,...ni): Cho gi¸ trÞ nhá nhÊt trong c¸c ni
- SUM(n1, n2,...ni): Cho tæng c¸c ni
- AVERAGE(n1, n2,...ni): Cho trung b×nh céng cña c¸c ni
- PRODUCT(n1, n2,...ni): Cho tÝch c¸c ni
- COUNT(n1, n2,...ni): §Õm c¸c d÷ liÖu sè trong danh s¸ch
- COUNTA(n1, n2,...ni): §Õm c¸c d÷ liÖu c¶ sè lÉn kÝ tù trong danh s¸ch
VÝ dô: COUNT(1,ha,4) cho kÕt qu¶ 2
COUNTA(1,ha,4) cho kÕt qu¶ 3
- ABS(x) =|x|
6
[email protected]
GIÁO TRÌNH MS EXCEL
- INT(x) = phÇn nguyªn cña x
- MOD(x,y)= sè d− cña x/y
- SQRT(x) = c¨n bËc hai cña x
- EXP(x) = ex
b. Nhãm hµm thêi gian
- TODAY() cho ngµy th¸ng hÖ thèng
- YEAR(dl kiÓu ngµy) cho n¨m (4 sè)
- MONTH(dl kiÓu ngµy) cho th¸ng
- DAY(dl kiÓu ngµy) cho ngµy
- DATE(yyyy,mm,dd): cho gi¸ trÞ kiÓu ngµy
- WEEKDAY(dl kiÓu ngµy,kiÓu) cho thø trong tuÇn;
ë ®ã: kiÓu = 1 th× trong tuÇn sÏ tÝnh thø Hai:2,...thø B¶y:7, chñ nhËt:1
kiÓu = 2 th× trong tuÇn sÏ tÝnh thø Hai:1,...thø B¶y:6, chñ nhËt:7
kiÓu = 3 th× trong tuÇn sÏ tÝnh thø Hai:0,...thø B¶y:5, chñ nhËt:6
VÝ dô: Xem tõ ngµy sinh ra ®Õn nay lµ bao nhiªu ngµy
= TODAY()-DATE(1984,02,25)
c.Nhãm hµm v¨n b¶n
- UPPER(x): ®æi x©u kÝ tù X thµnh ch÷ in hoa
- LEFT(X,m): §−a ra 1 x©u con tõ x©u X gåm m kÝ tù kÓ tõ bªn tr¸i
- RIGHT(X,n): §−a ra 1 x©u con tõ x©u X gåm n kÝ tù kÓ tõ bªn ph¶i
- LEN(X): cho ®é dµi x©u kÝ tù X
d. Nhãm hµm Logic
a b a∩b a∪b
0 0 0 0
0 1 0 1
1 0 0 1
1 1 1 1
- AND(®k1,®k2,...): cho giao cña c¸c ®k.
VÝ dô: + ®tb>9 vµ §t>8 th× xÕp Giái: AND(®tb>9,§t>8)
+ §−a ra nh÷ng ng−êi sinh nhËt vao ngay h«m nay:
AND(day(Today()=Day(d2),Month(today()=Month(d2))
- OR(®k1,®k2,...): cho hîp cña c¸c ®k
VÝ dô: §−a ra ng−êi cã §T hoÆc §L>=9: OR(§T>=9,§L>=9)
Gi¸ trÞ 1 nÕu BT§K ®óng
- IF(BT§K,gi¸ trÞ 1, gi¸ trÞ 2) =
Gi¸ trÞ 2 nÕu BT§K sai
VÝ dô: 1. XÕp lo¹i häc sinh lªn líp, ë l¹i dùa vµo §TB
= IF(§TB>=5,”lªn líp”, “ë l¹i” )
7
[email protected]
GIÁO TRÌNH MS EXCEL
2. XÕp lo¹i häc sinh vµo 4 lo¹i: YÕu, TB, Kh¸, Giái dùa vµo §TB
=IF(§TB7; cßn l¹i lµ ë l¹i
=IF(OR(DTB>=5,AND(DTB>=4,DT>7)),”lªn líp”, “ë l¹i”)
V. §Þnh d¹ng d÷ liÖu (tr×nh bµy) b¶ng tÝnh
1. Thay ®æi cÊu tróc b¶ng
a. ChÌn thªm «, cét, dßng
- §¸nh dÊu « (cét, dßng) ë phÝa d−íi
hoÆc bªn ph¶i vÞ trÝ cÇn chÌn
- Chän Insert/Cell, xuÊt hiÖn hép tho¹i:
NÕu chän: +Shift cell Right: ®Èy khèi « ®¸nh dÊu sang ph¶i khi chÌn
+ Shift cell Down: ®Èy khèi « ®¸nh dÊu xuèng d−íi khi
chÌn + Entire Row: chÌn dßng trèng phÝa trªn khèi « ®¸nh dÊu
+ Entire Colum: chÌn cét trèng phÝa bªn tr¸i khèi « ®¸nh
dÊu
b. Xo¸ «, cét, dßng
- §¸nh dÊu « (cét, dßng) cÇn xo¸
- Chän Edit/Delete, xuÊt hiÖn hép tho¹i:
NÕu chän: +Shift cell Left: xo¸ « vµ dån sang tr¸i
+ Shift cell Up: Xo¸ « vµ dån lªn trªn
+ Entire Row: Xo¸ dßng ®¸nh dÊu
+ Entire Colum: Xo¸ cét ®¸nh dÊu
2. §Þnh d¹ng d÷ liÖu kiÓu sè, ngµy
- Chän (®¸nh dÊu) vïng d÷ liÖu kiÓu sè hoÆc ngµy
- Chän Format/Cell, xuÊt hiÖn b¶ng:
8
[email protected]
GIÁO TRÌNH MS EXCEL
- Trong b¶ng nµy chän nót Number
+ Trong Category: Chän Number nÕu ®Þnh d¹ng sè
Chän Date nÕu ®Þnh dang ngµy
Gi¶ sö chän Date, ta cã hép tho¹i:
+ Chän kiÓu ®−a ra cho kiÓu ngµy th¸ng ë b¶ng bªn ph¶i, nÕu
kh«ng cã th× chän Custom ®Ó tù ®Þnh nghÜa kiÓu ®−a ra.
+Chän OK
3. §Þnh d¹ng d÷ liÖu kÝ tù
- §¸nh dÊu vïng d÷ liÖu
- Chän Format/Cell, xuÊt hiÖn b¶ng nh− trªn,
- Trong b¶ng nµy chän nót Font
9
[email protected]
GIÁO TRÌNH MS EXCEL
+ Chän ph«ng, kiÓu, cì ch÷,... (gièng ë Word)
+ KÕt thóc kÝch OK
4. §iÒu chØnh d÷ liÖu trong «
- §¸nh dÊu vïng d÷ liÖu
- Chän Format/Cell, xuÊt hiÖn b¶ng nh− trªn,
- Trong b¶ng nµy chän nót Alignment, cã hép tho¹i tiÕp:
ë ®ã, nÕu chän:
+Horizontal: §Ó c¨n d÷ liÖu ngang « nh− sau:
General: gi÷ nguyªn d÷ liÖu nh− khi ®−a vµo
Left: C¨n th¼ng mÐp tr¸i
Center: C¨n vµo gi÷a
10
[email protected]
GIÁO TRÌNH MS EXCEL
Right: C¨n th¼ng mÐp ph¶i
Justify: C¨n ®Òu 2 bªn
Fill: Lµm ®Çy « c¸c kÝ tù ®· cã
Center acrosse Selection: §−a vµo gi÷a khèi «
+ Vertical: §Ó c¨n d÷ liÖu däc «
Top: S¸t trªn; Bottom: S¸t d−íi
Center: Vµo gi÷a Justify: ®Òu trªn d−íi
+ Orientation: Chän h×nh thøc tr¶i d÷ liÖu
+ Wrap Text: Cuèn d÷ liÖu xuèng dßng khi ®Õn lÒ bªn ph¶i «.
5. T¹o ®−êng kÎ cho khèi «
- §¸nh dÊu khèi «
- Chän Format/Cell xuÊt hiÖn hép tho¹i trªn
- Chän nót Border, cã hép tho¹i tiÕp:
+ Chän ®−êng viÒn xung quang hoÆc ë gi÷a c¸c « ë môc Preset
+ Chän ®−êng viÒn tõng phÝa trong môc Border
+ Chän kiÓu ®−êng viÒn trong môc Line - Style
+ Chän OK
* Cã thÓ dïng thanh c«ng cô ®Ó t¹o ®−êng viÒn nhanh h¬n
VI. VÏ biÓu ®å
1. C¸c b−íc vÏ biÓu ®å
B−íc 1: Chän d÷ liÖu ®Ó vÏ vµ chän kiÓu biÓu ®å
- §¸nh dÊu c¸c vïng d÷ liÖu cho trôc OX, OY
- KÝch nót lÖnh trªn thanh c«ng cô hoÆc chän Insert/chart -> ra b¶ng
1
- Chän kiÓu biÓu ®å ë b¶ng 1(Step 1)
11
[email protected]
GIÁO TRÌNH MS EXCEL
- Chän Next -- > ra b¶ng 2 (Step 2)
B−íc 2: X¸c ®Þnh l¹i miÒn d÷ liÖu ®Ó vÏ biÓu ®å ë b¶ng 2(Step 2)
- Chän Next -> ra b¶ng 3 (Step 3)
B−íc 3: Chän c¸c tuú chän cña biÓu ®å ë b¶ng 3 (Step 3)
12
[email protected]
GIÁO TRÌNH MS EXCEL
- §iÒn tªn ®å thÞ ë « Chart title
- §iÒn tªn trôc OX ë « Category (X) Axis
- §iÒn tªn trôc OY ë « Value (Y) Axis
- Chän Next -> ra b¶ng 4(Step 4)
B−íc 4: X¸c ®Þnh vÞ trÝ ®Æt biÓu ®å ë b¶ng 4(Step 4)
- NÕu kÝch chuét vµo As new sheet : §Æt biÓu ®å trªn trang tÝnh míi,
cã tªn lµ Chart n ( n lµ 1 sè)
- NÕu kÝch chuét vµo As object in : §Æt biÓu ®å trong trang tÝnh, trang
tÝnh ®−îc x¸c ®Þnh bëi Sheet n
13
[email protected]
GIÁO TRÌNH MS EXCEL
- KÝch vµo Finish -> ra biÓu ®å nh− sau:
2. HiÖu chØnh biÓu ®å
a. Di chuyÓn, thay ®æi kÝch cì biÓu ®å
- §¸nh dÊu biÓu ®å
- KÝch rª chuét trªn biÓu ®å ®Ó thay ®æi vÞ trÝ
- KÝch rª chuét ë mét trong c¸c nót ®en bao quanh biÓu ®å ®Ó thay
®æi kÝch cì
b. Thay ®æi Font ch÷, kiÓu, cì ch÷, mµu ch÷ trong biÓu ®å
- §¸nh dÊu biÓu ®å
- Chän Font, kiÓu, cì ch÷, mµu ch÷ trªn thanh c«ng cô hoÆc trong menu
c. Thay ®æi kiÓu, vïng d÷ liÖu, c¸c tiªu ®Ò,.. biÓu ®å
§¸nh dÊu BiÓu ®å/KÝch vµo Chart/ sau ®ã chän:
- Chart type : Thay ®æi kiÓu biÓu ®å
- Source data: Thay ®æi vïng d÷ liÖu ®Ó vÏ
- Chart Option: Thay ®æi c¸c tiªu ®Ò cho biÓu ®å vµ c¸c trôc
- Location: Thay ®æi n¬i ®Æt biÓu ®å
• Chó ý: Khi l−u b¶ng tÝnh vµo tÖp sÏ ®ång thêi l−u lu«n c¶ biÓu ®å.
14
[email protected]
GIÁO TRÌNH MS EXCEL
VII. C¬ së d÷ liÖu trªn b¶ng tÝnh
1. Kh¸i niÖm c¬ së d÷ liÖu trong b¶ng tÝnh
VÝ dô:
stt Hä vµ tªn 15phót 1 tiÕt TBKT häc kú TB
m«nk×1
1 T¹ Quang C−êng 9 9 9.0 9 9.0
2 NguyÔn Anh Dòng 7 7 7.0 8 7.3
3 Chu Thuú D−¬ng 8 6 6.7 8 7.1
4 NguyÔn Hïng Dòng 10 10 10.0 10 10.0
5 NguyÔn H÷u §¹i 10 10 10.0 8 9.3
Mét b¶ng d÷ liÖu trªn trang tÝnh ®−îc tæ chøc thµnh c¸c hµng vµ c¸c cét.
Theo thuËt ng÷ cña CSDL th× mçi hµng (trõ hµng ®Çu) sÏ lµ mét b¶n ghi,
mçi cét lµ mét tr−êng.
Hµng ®Çu ghi tiªu ®Ò cña mçi cét sÏ lµ tªn mçi tr−êng.
2. S¾p xÕp d÷ liÖu
- §¸nh dÊu khèi d÷ liÖu cÇn SX (gåm dßng tªn tr−êng (tªn cét ®Çu
biÓu) vµ c¸c b¶n ghi (c¸c dßng d÷ liÖu))
- Chän Data/Sort
Trong hép tho¹i trªn chän:
+KÝch vµo Header Row
+ Chän kho¸ SX thø 1 ë hép SORT BY (lµ tiªu ®Ò cét cÇn sx),
vµ chiÒu SX cña nã (A : t¨ng, D: gi¶m)
+ NÕu cã kho¸ SX thø 2, 3 th× chän t−¬ng tù ë hép THEN BY
+ KÕt thóc kÝch vµo OK
3. T×m kiÕm d÷ liÖu (läc)
a. B»ng Autofilter
15
[email protected]
GIÁO TRÌNH MS EXCEL
B−íc 1: §¸nh dÊu vïng d÷ liÖu (gåm dßng tiªu ®Ò cét vµ c¸c dßng d÷
liÖu)
B−íc 2: Vµo DATA/FILTER/AUTO FILTER
B¶ng tÝnh xuÊt hiÖn c¸c « mòi tªn c¹nh tiªu ®Ò
cét:
B−íc 3: Läc tõng ®iÒu kiÖn:
KÝch chuét vµo « mòi tªn bªn c¹nh tªn cét dïng lµm ®iÒu kiÖn läc,
®−a ra b¶ng chän:
+ NÕu chän CUSTOM, ®−a ra b¶ng tiÕp:
+ Chän møc so s¸nh ë Show rows where:
Equals = is less than or equal to Does not begin with Kh«ng b¾t ®Çu b»ng..
is greater than or equal to >= Ends with KÕt thóc b»ng
is less than < Does not End with Kh«ng kÕt thóc b»ng
Gâ (víi sè) hoÆc chän (víi ch÷) gi¸ trÞ so s¸nh ë « bªn c¹nh
VÝ dô: - §−a ra nh÷ng ng−êi cã TBKT>=9
- §−a ra nh÷ng ng−êi c¬ TBKH>=8, 1 tiÕt>9
- §−a ra nh÷ng ng−êi cã TBKT tõ 7 ®Õn 9 (dïng AND )
b. B»ng Advanced Filter
16
[email protected]
GIÁO TRÌNH MS EXCEL
B−íc 1: T¹o vïng ®iÒu kiÖn nh− sau:
- Dßng 1: chøa tªn c¸c tiªu ®Ò cét gièng ë vïng d÷ liÖu (nªn copy
sang)
- Dßng 2 (hoÆc c¸c dßng sau n÷a dïng ®Ó ghi nh÷ng ®iÒu kiÖn theo
yªu cÇu): NhËp c¸c ®iÒu kiÖn ë ngay phÝa d−íi tªn tiªu ®Ò cét ë vïng ®iÒu
kiÖn
B−íc 2: §Æt con trá « vµo vïng d÷ liÖu vµ chän lªnh: Data/filter/Advantced
Filter -> XuÊt hiÖn hép tho¹i:
B−íc 3: Lùa chän yªu cÇu thùc hiÖn trªn khung Action:
- Filter the List, in – place: §Ó hiÓn thÞ kÕt qu¶ läc ngay trªn
vïng d÷ liÖu khai th¸c.
- Copy to another location: §Ó sao chÐp kÕt qu¶ läc vµo vïng sÏ
®−îc chØ ra trªn b¶ng tÝnh ë Copy to.
B−íc 4: Khai b¸o ph¹m vi c¸c vïng trong hép tho¹i:
- List range: nhËp ®Þa chØ (hay kÝch rª ph¹m vi) vïng d÷ liÖu khai th¸c
- Criteria range: NhËp ®Þa chØ (hoÆc kÝch rª) vïng ®iÒu kiÖn.
- Copy to: NhËp ®Þa chØ (hoÆc kÝch rª) vïng chøa kÕt qu¶.
B−íc 5: Chän OK trong hép tho¹i.
VÝ dô
17
[email protected]
GIÁO TRÌNH MS EXCEL
Ghi chó: C¸ch viÕt c¸c ®iÒu kiÖn trong vïng ®iÒu kiÖn:
Gi¶ sö cã b¶ng d÷ liÖu:
stt Hä vµ tªn 15phót 1 tiÕt TBKT
1 T¹ Quang C−êng 9 9 9.0
2 NguyÔn Anh Dòng 7 7 7.0
3 Chu Thuú D−¬ng 8 6 6.7
4 NguyÔn Hïng Dòng 10 10 10.0
Vïng ®iÒu kiÖn:
stt Hä vµ tªn 15phót 1 tiÕt TBKT
NguyÔn 7
>=9
Vïng kÕt qu¶:
stt Hä vµ tªn 15phót 1 tiÕt TBKT
1 T¹ Quang C−êng 9 9 9.0
2 NguyÔn Anh Dòng 7 7 7.0
4 NguyÔn Hïng Dòng 10 10 10.0
4. Mét sè hµm dïng víi CSDL
Qui −íc: VDL: Vïng d÷ liÖu cÇn xÐt
C: Cét cÇn xÐt
VDK: Vïng ®iÒu kiÖn
18
[email protected]
GIÁO TRÌNH MS EXCEL
- DSUM(VDL,C,VDK): TÝnh tæng c¸c « ë cét cÇn xÐt tho¶ m·n ®iÒu kiÖn
- DAVERAGE(VDL,C,VDK): TÝnh trung b×nh céng c¸c « trªn cét cÇn xÐt
tho¶ m·n ®iÒu kiÖn
- DCOUNT(VDL,C,VDK): §Õm c¸c « trªn cét cÇn xÐt tho¶ m·n ®iÒu kiÖn
(NÕu cét cÇn xÐt lµ sè )
- DCOUNTA(VDL,C,VDK): §Õm c¸c « trªn cét cÇn xÐt tho¶ m·n ®iÒu kiÖn
(NÕu cét cÇn xÐt lµ v¨n b¶n )
- DMAX(VDL,C,VDK): §−a ra sè lín nhÊt trong c¸c « trªn cét cÇn xÐt tho¶
m·n ®iÒu kiÖn
- DMIN(VDL,C,VDK): §−a ra sè nhá nhÊt trong c¸c « trªn cét cÇn xÐt tho¶
m·n ®iÒu kiÖn
VÝ dô:
* L−u ý khi t¹o vïng ®iÒu kiÖn
- NÕu ®iÒu kiÖn lµ h»ng sè th× tiªu ®Ò ®iÒu kiÖn trïng víi tiªu ®Ò cét d÷ liÖu
lµm ®iÒu kiÖn ( nªn copy tªn cña cét lÊy lµm ®iÒu kiÖn xuèng).
19
[email protected]
