Giáo trình Exel
Tham khảo tài liệu 'giáo trình exel', công nghệ thông tin, tin học văn phòng phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả
Khoa CNTT - V§H Më Excel 1
I. khëi ®éng vµ mµn h×nh Excel
1. Khëi ®éng
Sau khi khëi ®éng WINdows lµm theo mét trong c¸c c¸ch sau
- Nh¸y chuét vµo biÓu t−îng Microsoft Excel ë gãc trªn bªn ph¶i mµn h×nh.
- NÕu dïng Win 3.1x, trong cöa sæ Microsoft Office ®· më chän biÓu t−îng
Microsoft Excel råi nh¸y ®óp chuét.
- NÕu dïng Win 95, nh¸y vµo Start / Program / Microsoft Excel
2. Mµn h×nh
a - C¸c thµnh phÇn cña mµn h×nh Excel
Mµn h×nh cña Excel lµ mét cöa sæ ®· ®−îc phãng to vµ tr«ng gÇn gièng
mµn h×nh cña Word, bao gåm c¸c thµnh phÇn sau :
- Thanh tiªu ®Ò (Title bar) : ë dßng trªn cïng cña mµn h×nh, khi míi khëi
®éng Excel t¹i ®©y ghi Microsoft Excel - Book1, khi ta ®Æt tªn cho b¶ng
tÝnh, tªn nµy kÌm theo phÇn më réng . XLS sÏ thay thÕ tõ Book1.
- C¸c thanh Menu, C«ng cô, §Þnh d¹ng gièng nh− cña Word. PhÇn lín c¸c
biÓu t−îng trªn c¸c thanh nµy cã c«ng dông ý nghÜa nh− trong Word, ý
nghÜa cña mét sè biÓu t−îng dïng riªng cho Excel ®−îc ghi trªn trang 3.
- Thanh C«ng thøc (Formula Bar) : lµ dßng thø n¨m cña mµn h×nh hiÓn thÞ
to¹ ®é (®Þa chØ hoÆc tªn) «, nót huû bá :, nót lùa chän ;, néi dung d÷
liÖu trong « hiÖn t¹i (« cã khung viÒn chung quanh)
- Thanh Tr¹ng th¸i (Status bar) : lµ dßng cuèi cïng hiÓn thÞ c¸c chÕ ®é ho¹t
®éng cña Excel :
Ready : §ang s½n sµng lµm viÖc.
Enter : §ang nhËp d÷ liÖu hay c«ng thøc.
Pointer : §ang ghi c«ng thøc tham chiÕu ®Õn mét ®Þa chØ.
Edit : §ang ®iÒu chØnh d÷ liÖu hay c«ng thøc trong « hiÖn t¹i
- Thanh thÎ tªn b¶ng tÝnh (Sheet tabs) : lµ dßng ngay trªn thanh Tr¹ng th¸i,
hiÓn thÞ tªn cña c¸c b¶ng tÝnh (khi chóng ch−a ®−îc ®Æt tªn, t¹i ®©y ghi
Sheet1, Sheet2, ..., Sheet16). Bªn tr¸i lµ c¸c nót chuyÓn tíi c¸c b¶ng tÝnh.
Khoa CNTT - V§H Më Excel 2
- Thanh cuén Däc (Vertical Scroll Bar), cuén Ngang (Horizontal Scroll Bar)
gièng nh− trong Word.
- Cöa sæ B¶ng tÝnh (Worksheet Window) lµ phÇn lín nhÊt dïng ®Ó nhËp d÷
liÖu, tÝnh to¸n, vÏ ®å thÞ nh− sau :
Hép Tªn (§Þa chØ)
Nót chän toµn bé b¶ng tÝnh Tªn cét
Con trá «
Sè thø tù hµng
Mèc ®iÒn
Nót chuyÓn tíi b¶ng tÝnh ThÎ tªn b¶ng tÝnh
B¶ng tÝnh hiÖn t¹i Thanh thÎ tªn b¶ng tÝnh
b - C¸c thµnh phÇn cña cöa sæ B¶ng tÝnh :
- Cét (Column) : Lµ tËp hîp c¸c « trong b¶ng tÝnh theo chiÒu däc ®−îc ®¸nh
thø tù b»ng ch÷ c¸i (tõ tr¸i sang ph¶i b¾t ®Çu tõ A, B, C, ...
AA, AB ®Õn IV, tæng sè cã 256 cét). Ngoµi cïng bªn tr¸i
lµ nót chän (®¸nh dÊu khèi) toµn bé b¶ng tÝnh.
- Hµng (Row) : Lµ tËp hîp c¸c « trong b¶ng tÝnh theo chiÒu ngang ®−îc
®¸nh thø tù b»ng sè tõ 1 ®Õn 16.384).
- « (Cell) : Lµ giao cña mét cét vµ mét hµng. §Þa chØ cña « ®−îc x¸c
®Þnh b»ng cét tr−íc, hµng sau, vÝ dô C4, AB25.
« hiÖn t¹i : Lµ « cã khung viÒn chung quanh víi mét chÊm vu«ng nhá
ë gãc ph¶i d−íi (Mèc ®iÒn) hay cßn gäi lµ Con trá « (sau
®©y gäi t¾t lµ con trá). To¹ ®é cña « nµy ®−îc hiÓn thÞ trªn
thanh C«ng thøc.
- Con trá bµn phÝm : Lµ v¹ch ®øng | nhÊp nh¸y ®Ó biÓu thÞ vÞ trÝ ký tù sÏ
®−îc chÌn vµo.
- Con trá chuét cã c¸c d¹ng sau :
DÊu ⎜ : dïng ®Ó ®−a con trá « vÒ vÞ trÝ nµo ®ã.
DÊu Û : dïng ®Ó chän lÖnh, biÓu t−îng hoÆc cuén b¶ng tÝnh.
Khoa CNTT - V§H Më Excel 3
c - DÞch chuyÓn con trá « trong B¶ng tÝnh theo mét trong c¸c c¸ch
sau :
- Trá chuét vµo « cÇn chuyÓn tíi, bÊm nót tr¸i.
- Ên c¸c phÝm mòi tªn : chuyÓn tíi c¸c hµng, cét l©n cËn.
• PgUp, PgDn : lªn hoÆc xuèng mét mµn h×nh.
• Home : VÒ « A1.
• Tab : Sang ph¶i mét mµn h×nh
• Shift + Tab : Sang tr¸i mét mµn h×nh
• End + Home : §Õn « cuèi cïng cña b¶ng tÝnh
- F5, ®Þa chØ «, ↵ : VÒ « ®ã, vÝ dô ®Ó vÒ nhanh « H22, ta Ên phÝm F5,
gâ H22 råi Ên ↵
Chó ý : C¸c thao t¸c cã dÊu • chØ thùc hiÖn ®−îc khi chän lÖnh Tools,
Option, Transition, ®iÒn dÊu : ë tuú chän Transition Navigation
Keys
3. Ra khái Excel
theo mét trong c¸c c¸ch sau :
- Chän File, Exit hoÆc
- Ên Alt + F4
- Nh¸y ®óp chuét t¹i dÊu trõ ë gãc tr¸i trªn cña
mµn h×nh ®Ó trë vÒ Windows 3.x.
- Nh¸y vµo dÊu : trªn cïng ë gãc ph¶i cña mµn
h×nh ®Ó trë vÒ Windows 95.
ý nghÜa c¸c biÓu t−îng trªn thanh c«ng cô
(ToolBar)
Help : Trî gióp
Tip Wizard : Gîi ý
Zoom Control : Phãng to, thu nhá b¶ng tÝnh
Drawing : VÏ mét h×nh
Texbox : Hép v¨n b¶n
AutoSum : TÝnh tæng
Function Wizard : Gäi hµm
Sort Acsending : S¾p xÕp t¨ng
Sort Decsending : S¾p xÕp gi¶m
Chart Wizard : VÏ ®å thÞ
Khoa CNTT - V§H Më Excel 4
ý nghÜa c¸c biÓu t−îng trªn thanh ®Þnh d¹ng
(Formating)
Font Color : MÇu ch÷
Color : MÇu nÒn
Borders : §−êng viÒn
Decrease Decimal : Bít ®i 1sâ thËp ph©n
Increase Decimal : T¨ng thªm 1sâ th.p.
Comma Style : DÊu t¸ch ngh×n, triÖu, tû
Percent Style: Nh©n víi 100 vµ ®iÒn dÊu %
Currency Style : §iÒn dÊu tiÒn tÖ
Center Accross Columns : C¨n vµo gi÷a cña nhiÒu «
ý nghÜa c¸c thµnh phÇn cña thanh c«ng thøc
(FormULA BAR)
Hép Tªn (§Þa chØ ) « hiÖn t¹i Néi dung « hiÖn t¹i
Nót gäi hµm
Nót huû bá néi dung võa gâ Nót ®iÒn néi dung võa gâ
II. c¸c thao t¸c víi b¶ng tÝnh
1. L−u (ghi) b¶ng tÝnh lªn ®Üa
Chän biÓu t−îng Save hoÆc môc File, Save. NÕu ®©y lµ lÇn ®Çu tiªn
thùc hiÖn thao t¸c nµy víi b¶ng tÝnh, ta ph¶i gâ vµo tªn cho b¶ng tÝnh trong
« File Name theo quy t¾c ®Æt tªn tÖp cña DOS, Excel sÏ tù g¸n kiÓu .XLS
cho nã. Tªn b¶ng tÝnh sÏ xuÊt hiÖn trªn thanh tiªu ®Ò cña cöa sæ.
Sau ®ã trong qu¸ tr×nh lµm viÖc, ta th−êng xuyªn ghi b¶ng tÝnh lªn ®Üa
b»ng c¸ch trªn mµ kh«ng cÇn ®Æt tªn cho nã.
NÕu ta cÇn l−u gi÷ b¶ng tÝnh víi tªn kh¸c, chän môc File, Save As vµ
®Æt tªn míi cho nã.
Khoa CNTT - V§H Më Excel 5
2. Më b¶ng tÝnh ®∙ cã trªn ®Üa
Chän biÓu t−îng Open hoÆc môc File, Open. XuÊt hiÖn hép tho¹i Open
víi danh s¸ch c¸c b¶ng tÝnh trong khung File Name ®−îc xÕp theo thø tù
A,B,C. Ta chän tÖp cÇn thiÕt råi chän OK. NÕu b¶ng tÝnh ta cÇn l¹i ë trªn
®Üa kh¸c hoÆc th− môc kh¸c, ta chän ®Üa tõ « Drives, nh¸y ®óp t¹i th− môc
cÇn thiÕt cña khung Directories
Excel cßn cã c¸ch më b¶ng tÝnh kh¸c: chän môc File, xuÊt hiÖn Menu
däc víi danh s¸ch 4* b¶ng tÝnh míi lµm gÇn nhÊt ë phÝa d−íi. Ta chän tÖp
cÇn thiÕt tõ danh s¸ch nµy. Danh s¸ch c¸c b¶ng tÝnh nµy cã thÓ nhiÒu h¬n
tuú thuéc vµo ng−êi cµi ®Æt.
3. §ãng b¶ng tÝnh
Tr−íc khi chuyÓn sang b¶ng tÝnh kh¸c hoÆc lµm viÖc kh¸c, ph¶i ghi tÖp
lªn ®Üa sau ®ã míi ®ãng nã b»ng c¸ch chän môc File, Close. NÕu quªn
ch−a ghi tÖp lªn ®Üa, Excel sÏ hái :
Do you want to save change to . XLS ?
Chän Yes ®Ó ghi l¹i, No ®Ó kh«ng ghi nh÷ng thay ®æi võa t¹o ra cho
b¶ng tÝnh.
4. ChÌn thªm 1 b¶ng tÝnh
- Insert / Worksheet, hoÆc
- Nh¸y nót ph¶i chuét trªn thanh thÎ tªn b¶ng tÝnh ®Ó gäi Menu t¾t (sau ®©y
chóng ta quy −íc gäi thao t¸c nµy lµ [Menu t¾t], chän Insert Worksheet
5. Xo¸ bít 1 b¶ng tÝnh
- Edit, Delete Sheet, hoÆc
- [Menu t¾t], Delete sheet
6. §æi tªn b¶ng tÝnh
- Nh¸y ®óp vµo thÎ tªn (tøc lµ vµo tªn b¶ng tÝnh, sau ®©y chóng ta quy −íc
gäi lµ thÎ tªn) trªn thanh thÎ tªn hoÆc Format / Sheet / Rename hoÆc
[Menu t¾t], Rename
- Gâ vµo tªn míi, ↵ hoÆc OK
7. Sao chÐp / ChuyÓn 1 b¶ng tÝnh
C¸ch 1: Gi÷ Ctrl trong khi kÐo th¶ thÎ tªn t¹i mét thÎ tªn kh¸c (Sheet
kh¸c). NÕu kh«ng gi÷ Ctrl b¶ng tÝnh sÏ ®−îc chuyÓn ®i.
C¸ch 2: Edit, Move or Copy Sheet. Chän vÞ trÝ ®Æt b¶ng tÝnh hiÖn t¹i tr−íc
b¶ng tÝnh nµo trong khung Before Sheet. NÕu ®¸nh dÊu chän vµo
Creat a Copy, Excel sÏ sao chÐp b¶ng tÝnh chø kh«ng chuyÓn nã.
*
Con sè nµy cã thÓ kh¸c, tuú thuéc vµo viÖc chän Tools, Options, Recently Used Files
List
Khoa CNTT - V§H Më Excel 6
ChØ dïng c¸ch 2 nÕu b¶ng tÝnh nguån vµ ®Ých c¸ch xa nhau (kh«ng
thÊy thÎ tªn cña chóng cïng mét lóc).
8. T¸ch b¶ng tÝnh
Cã 3 c¸ch gióp ta ®ång thêi thÊy nh÷ng phÇn kh¸c nhau cña b¶ng tÝnh
C¸ch 1: Trá chuét vµo thanh t¸ch cho xuÊt hiÖn mòi tªn 2 ®Çu, kÐo th¶ nã
t¹i vÞ trÝ cÇn t¸ch.
C¸ch 2: §−a con trá « vÒ vÞ trÝ cÇn t¸ch, chän môc Window / Split. Sau ®ã
®Ó bá t¸ch chän Window / Remove Split
C¸ch 3: §−a con trá « vÒ vÞ trÝ cÇn t¸ch, chän môc Window / Freeze Panes.
Sau ®ã ®Ó bá t¸ch chän Window / Unfreeze Panes
9. Èn vµ hiÖn l¹i 1 b¶ng tÝnh
- Chän Format, Sheet, Hide ®Ó ¶n b¶ng tÝnh
- §Ó hiÖn l¹i b¶ng tÝnh Format, Sheet, Unhide
10. B¶o vÖ b¶ng tÝnh
§Ó nh÷ng thiÕt lËp vÒ B¶o vÖ vµ che giÊu « (xem trang 26) cã t¸c dông,
cÇn b¶o vÖ b¶ng tÝnh. C¸ch lµm nh− sau :
- Tool / Protection
- Chän Protect Sheet ®Ó b¶o vÖ b¶ng tÝnh, chän Protect Workbook ®Ó b¶o vÖ
tËp b¶ng tÝnh.
- NÕu cÇn thiÕt gâ mËt khÈu vµo vïng Password. 2 lÇn gâ ph¶i gièng nhau
vµ l−u ý r»ng mËt khÈu trong Excel ph©n biÖt ch÷ hoa víi ch÷ th−êng !
- §Ó bá t×nh tr¹ng b¶o vÖ : chän Tool / Protection / Unprotect Sheet hay
Unprotect Workbook. NÕu cã mËt khÈu, ph¶i gâ vµo, nÕu ®óng ta míi cËp
nhËt ®−îc b¶ng tÝnh.
11. Chän nhiÒu b¶ng tÝnh
a. LiÒn kÒ : Nh¸y chuét vµo thÎ tªn ®Çu, gi÷ Shift trong khi nh¸y chuét
vµo thÎ tªn cuèi
b. C¸ch nhau : Gi÷ Ctrl trong khi lÇn l−ît nh¸y chuét vµo c¸c thÎ tªn
c. §Ó bá viÖc chän mét b¶ng tÝnh nµo : gi÷ Ctrl trong khi nh¸y chuét vµo
thÎ tªn cña b¶ng tÝnh ®ã
IIi. Xö lý d÷ liÖu trong b¶ng tÝnh
1. C¸c kiÓu d÷ liÖu
Trong mçi « chØ cã thÓ chøa mét kiÓu d÷ liÖu. KiÓu d÷ liÖu cña « phô
thuéc vµo ký tù ®Çu tiªn gâ vµo. C¸c kiÓu d÷ liÖu trong mét « ®−îc ph©n ra
nh− sau :
a - D¹ng chuçi (Text)
- B¾t ®Çu bëi c¸c ch÷ c¸i a ®Õn z hoÆc A ®Õn Z
Khoa CNTT - V§H Më Excel 7
- Nh÷ng d÷ liÖu chuçi d¹ng sè nh− : sè ®iÖn tho¹i, sè nhµ, m· sè, .v.v.
khi nhËp vµo ph¶i b¾t ®Çu b»ng dÊu nh¸y ®¬n (') vµ kh«ng cã gi¸ trÞ tÝnh
to¸n.
- Theo mÆc ®Þnh, d÷ liÖu d¹ng chuçi ®−îc c¨n sang tr¸i «.
b - D¹ng sè (Number)
B¾t ®Çu bëi : - C¸c sè tõ 0 ®Õn 9.
- C¸c dÊu +, - , (, *, $ (hoÆc mét dÊu ®¬n vÞ tiÒn kh¸c tuú
thuéc vµo viÖc ®Æt c¸c th«ng sè quèc tÕ cña Windows).
- Theo mÆc ®Þnh, d÷ liÖu d¹ng sè ®−îc c¨n sang ph¶i «.
c - D¹ng c«ng thøc (Formulas)
B¾t ®Çu bëi c¸c dÊu = hoÆc +. Sau khi Ên ↵ c«ng thøc nhËp vµo chØ
thÓ hiÖn trªn thanh c«ng thøc cßn kÕt qu¶ cña nã ®−îc thÓ hiÖn trong «.
NÕu thÊy : Cã thÓ lµ do :
##### : Cét qu¸ hÑp
#DIV/0! : Chia cho 0
#NAME? : Thùc hiÖn phÐp tÝnh víi mét biÕn kh«ng x¸c ®Þnh
(tªn kh«ng g¾n víi mét « hay mét vïng nµo c¶)
#N/A : Tham chiÕu ®Õn mét « rçng hoÆc kh«ng cã trong
danh s¸ch
#VALUE! : Sai vÒ kiÓu cña to¸n h¹ng (vÝ dô : lÊy sè chia cho ký
tù hoÆc ngµy th¸ng)
d - D¹ng Ngµy (Date), giê (Time)
Trong c¸ch tr×nh bµy d−íi ®©y :
DD lµ 2 con sè chØ Ngµy
MM lµ 2 con sè chØ Th¸ng
YY lµ 2 con sè chØ N¨m
NhËp theo d¹ng MM/DD/YY hoÆc DD/MM/YY tuú thuéc vµo viÖc
®Æt c¸c th«ng sè quèc tÕ cña Windows, vÝ dô nÕu ®Æt th«ng sè quèc tÕ
kiÓu Ph¸p, ta gâ vµo 27/09/04, tr−êng hîp dïng kiÓu Mü (ngÇm ®Þnh) ta
gâ vµo 09/27/04. Khi nhËp sai d¹ng thøc, Excel tù ®éng chuyÓn sang
d¹ng chuçi (c¨n sang tr¸i «) vµ ta kh«ng thÓ dïng d÷ liÖu kiÓu nµy ®Ó
tÝnh to¸n.
Cã thÓ nhËp ngµy b»ng c¸ch :
- nhËp hµm =DATE(YY,MM,DD), ®©y lµ c¸ch nhËp ngµy tèt nhÊt.
- sau ®ã chän Format, Cells, Number, Date vµ chän d¹ng thÓ hiÖn
ngµy ë khung bªn ph¶i.
§Æc biÖt : Ctrl + ; (dÊu chÊm phÈy) cho Ngµy hÖ thèng
Ctrl + Shift + ; cho Giê hÖ thèng
- Theo mÆc ®Þnh, d÷ liÖu d¹ng ngµy th¸ng ®−îc c¨n sang ph¶i «.
Khoa CNTT - V§H Më Excel 8
2. C¸c to¸n tö trong c«ng thøc
a - To¸n tö sè
+ céng - trõ
* nh©n (vÝ dô = 10*50 cho kÕt qu¶ 500)
/ chia = 126/3 42
^ luü thõa = 5^2 25
% phÇn tr¨m = 50%*600 300
Thø tù −u tiªn cña c¸c phÐp to¸n nh− sau : luü thõa tr−íc råi ®Õn nh©n
chia vµ sau cïng míi ®Õn céng trõ. C¸c phÐp to¸n cïng møc −u tiªn (nh−
nh©n chia hoÆc céng trõ) thùc hiÖn tõ tr¸i sang ph¶i. Muèn thay ®æi thø tù −u
tiªn, dïng c¸c cÆp ngoÆc trßn, to¸n tö trong cÆp ngoÆc ë s©u nhÊt sÏ ®−îc
thùc hiÖn tr−íc. VÝ dô: c¸c « A1, B1, C1 chøa c¸c sè 2,3, 4, nÕu trong « D1 gâ
=A1+B1*C1 sÏ ®−îc kÕt qu¶ 14, gâ =(A1+B1)*C1 sÏ ®−îc kÕt qu¶ 20.
b - To¸n tö chuçi
& Nèi chuçi ="Tin "&"hoc" Tin häc
c - To¸n tö so s¸nh
> lín h¬n >= lín h¬n hoÆc b»ng < > kh¸c
< nhá h¬n B1 sÏ nhËn ®−îc kÕt qu¶ TRUE
= A1Khoa CNTT - V§H Më Excel 9
Cã thÓ dïng miÒn nhËp d÷ liÖu sau ®©y:
Gi¶ sö cÇn nhËp 2 cét :
Dòng 200
V©n 300
Khoa 150
TuÊn 180
Hµ 250
vµo c¸c « A1: B5. Ta lµm theo c¸c b−íc
sau :
- §¸nh dÊu khèi miÒn A1:B5 (xem trang 13 vÒ c¸ch ®¸nh dÊu khèi)
- §Ó nhËp theo tõng hµng, Ên phÝm Tab sau mçi lÇn gâ d÷ liÖu vµo mét «.
- §Ó nhËp theo tõng cét, Ên phÝm ↵ sau mçi lÇn gâ d÷ liÖu vµo mét «.
H−íng dÞch chuyÓn cña « nhËp d÷ liÖu khi Ên Tab hoÆc ↵ :
A B A B
1 1
2 2
3 3
4 4
5 5
Ên Tab Ên ↵
b. D÷ liÖu trong c¸c « gièng nhau :
- §¸nh dÊu khèi miÒn cÇn ®iÒn d÷ liÖu (vÝ dô A1:B5)
- Gâ vµo d÷ liÖu (vÝ dô sè 2000)
- KÕt thóc viÖc nhËp b»ng c¸ch Ên phÝm Ctrl + ↵.
KÕt qu¶ lµ : miÒn A1:B5 sÏ ®−îc ®iÒn kÝn bëi sè 2000
c. D÷ liÖu trong c¸c « tu©n theo mét quy luËt
• Chuçi sè víi b−íc nh¶y lµ 1:
- §−a con trá vÒ « ®Çu tiªn cña miÒn, gâ vµo sè b¾t ®Çu, vÝ dô ®Ó
®¸nh sè thø tù cho mét sè « b¾t ®Çu tõ 1, ta gâ 1.
- Trá chuét vµo mèc ®iÒn cho xuÊt hiÖn dÊu + mµu ®en, gi÷ phÝm Ctrl
trong khi kÐo vµ th¶ chuét t¹i « cuèi cña miÒn (tõ ®©y vÒ sau ta gäi
thao t¸c nµy lµ ®iÒn tù ®éng (AutoFill)). KÕt qu¶ ta ®−îc chuçi sè 1,
2, 3, ...
• Chuçi sè víi b−íc nh¶y bÊt kú:
- §−a con trá vÒ « ®Çu tiªn cña miÒn, gâ vµo sè b¾t ®Çu, vÝ dô ®Ó cã
chuçi sè ch½n ta gâ 2 vµo mét « nµo ®ã.
- VÒ « d−íi (hoÆc bªn ph¶i) cña miÒn, gâ vµo sè tiÕp theo, vÝ dô 4.
Khoa CNTT - V§H Më Excel 10
- §¸nh dÊu khèi 2 « nµy, trá chuét vµo mèc ®iÒn cho xuÊt hiÖn dÊu +
mµu ®en, kÐo vµ th¶ chuét t¹i « cuèi cña miÒn.
A B
1 2
2 4
KÐo dÊu + vµ th¶ t¹i «
3
A7, ta sÏ ®−îc chuçi
4
sè 2,4,6,8,10,12,14 tai
5
miÒn A1:A7
6
7
• Chuçi Ngµy th¸ng t¨ng :
- §−a con trá vÒ « ®Çu tiªn cña miÒn, gâ vµo ngµy th¸ng n¨m b¾t ®Çu.
- Trá chuét vµo mèc ®iÒn cho xuÊt hiÖn dÊu +, bÊm gi÷ nót ph¶i, kÐo
th¶ t¹i « cuèi miÒn.
- Trong menu t¾t chän :
Fill Days : ®Ó t¨ng 1 ngµy (vÝ dô : 15/04/1999, 16/04/1999, 17/04/1999)
Fill Months : ®Ó t¨ng 1 th¸ng (vÝ dô : 15/04/1999, 15/05/1999, 15/06/1999)
Fill Years : ®Ó t¨ng 1 n¨m(vÝ dô : 15/04/1999, 15/05/2000, 15/06/2001)
• §iÒn mét danh s¸ch tù t¹o :
- NÕu danh s¸ch nµy ch−a cã th× ph¶i t¹o b»ng c¸ch :
- Tools / Option / Custom List
- Trong khung List Entries lÇn l−ît nhËp c¸c gi¸ trÞ cho danh s¸ch, hÕt
mçi gi¸ trÞ bÊm ↵ ®Ó xuèng dßng. VÝ dô : Thø Hai ↵ Thø Ba ↵. Cuèi
cïng ta ®−îc nh− h×nh sau :
- OK
- §Ó sö dông :
- nhËp mét gi¸ trÞ cã trong danh s¸ch tù t¹o vµo « ®Çu
- ®iÒn tù ®éng tíi « cuèi miÒn (xem c¸ch ®iÒn tù ®éng ë trang 9).
Khoa CNTT - V§H Më Excel 11
d. D÷ liÖu kiÓu c«ng thøc
- Ph¶i b¾t ®Çu bëi dÊu = hoÆc c¸c dÊu +, −
- Khi cÇn lÊy sè liÖu ë « nµo nh¸y chuét vµo « ®ã hoÆc gâ vµo ®Þa chØ «
VÝ dô : ®Ó tÝnh L−¬ng theo c«ng thøc : L−¬ng = Sè NC x TiÒn 1 Ngµy
lµm theo c¸c b−íc sau :
1. Chän miÒn E2:E7 (v× c«ng thøc tÝnh trong miÒn gièng nhau : ®Òu lÊy sè ë
cét C nh©n víi sè ë cét D- xem phÇn b. ë trªn)
2. Gâ vµo dÊu =
3. Trá chuét vµo « C2, Ên nót tr¸i (hoÆc gâ C2)
4. Gâ dÊu *
5. Trá chuét vµo « D2, Ên nót tr¸i (hoÆc gâ D2). T¹i « E2 vµ thanh c«ng
thøc xuÊt hiÖn = C2*D2
6. Ên Ctrl + ↵. T¹i c¸c « tõ E2 ®Õn E7, Excel cho kÕt qu¶ tÝnh L−¬ng cña tõng
ng−êi.
Ta còng cã thÓ lµm nh− sau :
- Bá qua b−íc 1
- Thùc hiÖn c¸c b−íc tõ 2 ®Õn 5, sau b−íc 5 chän nót ; trªn thanh c«ng
thøc (hoÆc Ên ↵)
- §Ó tÝnh L−¬ng cho nh÷ng ng−êi cßn l¹i, ®−a con trá vÒ « E2, ®iÒn tù ®éng
cho tíi « E7.
A B C D E F
1 STT Tªn Sè NC TiÒn L−¬ng Tû lÖ
1 Ngµy
2 1 LuËn 20 50 = C2*D2 =E2/$E$8
3 2 Uyªn 26 40
4 3 H¶i 18 35
5 4 Minh 22 45
6 5 TuÊn 15 20
7 6 H»ng 16 25
8 Céng =SUM(E2:E7)
• TÝnh tû lÖ phÇn tr¨m L−¬ng cña tõng ng−êi so víi Tæng L−¬ng :
1. §−a con trá vÒ « F2
2. Gâ vµo dÊu =, dïng chuét chän « E2 (hoÆc gâ E2), gâ dÊu /, nh¸y chuét
vµo « E8 (hoÆc gâ E8). Chän nót ; trªn thanh c«ng thøc (hoÆc Ên ↵)
3. §Ó tÝnh Tû lÖ cho nh÷ng ng−êi cßn l¹i, ®−a con trá vÒ « F2, sao chÐp
c«ng thøc tÝnh b»ng c¸ch ®iÒn tù ®éng cho tíi « F7.
T¹i c¸c « F3:F7 xuÊt hiÖn #DIV/0! (chia cho 0). Khi ®−a con trá vÒ «
F3, ta thÊy trªn thanh c«ng thøc ghi = E3/E9, Excel ®· lÊy sè ë « bªn tr¸i
Khoa CNTT - V§H Më Excel 12
(E3) chia cho sè ë c¸ch ®ã 6 « (E9), ... tøc lµ ®· sö dông ®Þa chØ t−¬ng ®èi.
§Ó b¸o cho Excel lÊy lÇn l−ît c¸c sè tõ E2 ®Õn E7 chia cho sè cè ®Þnh ë «
E8 (« nµy lµ ®Þa chØ tuyÖt ®èi), ta lµm nh− sau :
- §−a con trá « vÒ E2, nh¸y ®óp nót chuét, sau ®ã ®−a con trá bµn phÝm vÒ
ngay tr−íc ký hiÖu E8, Ên phÝm F4, dÊu $ ®−îc ®iÒn vµo tr−íc vµ gi÷a ký
hiÖu ®ã, Ên ↵ råi copy c«ng thøc nµy xuèn « E7.
- §¸nh dÊu khèi c¸c « tõ E2 ®Õn E7 (xem phÇn 5a d−íi ®©y), chän biÓu
t−îng % (Percent Style) trªn thanh ®Þnh d¹ng, Excel ®æi ra d¹ng phÇn
tr¨m vµ ®iÒn dÊu % cho c¸c sè. §Ó lÊy chÝnh x¸c h¬n, ta chän c¸c « nµy
råi chän biÓu t−îng Increase Decimal, mçi lÇn Ên chuét t¹i biÓu t−îng
nµy, c¸c con sè l¹i ®−îc thªm mét sè thËp ph©n.
• TÝnh Tæng L−¬ng vµ ghi vµo « E8:
- §−a con trá vÒ « E8
- Gâ vµo dÊu =, trá chuét vµo biÓu t−îng ∑ (AutoSum), nh¸y ®óp. NÕu dïng
bµn phÝm, gâ vµo c«ng thøc =SUM(E2:E7)
e. C«ng thøc m¶ng
Ngoµi viÖc sao chÐp c«ng thøc t−¬ng ®èi nh− trªn, Excel cßn cung cÊp
mét ph−¬ng tiÖn kh¸c gän gµng h¬, ®ã lµ m¶ng (array)
M¶ng ®−îc dïng khi ta gÆp ph¶i mét l−îng tÝnh to¸n nhiÒu vµ phøc t¹p
trªn mét vÞ trÝ nhá hÑp, hoÆc dïng ®Ó thay thÕ c¸c c«ng thøc cÇn lÆp l¹i
nhiÒu lÇn, m¶ng gióp tiÕt kiÖm ®−îc bé nhí (thay v× ph¶i cã 100 c«ng thøc
sao chÐp vµo 100 «, chØ cÇn mét c«ng thøc m¶ng lµ ®ñ).
• NhËp mét c«ng thøc m¶ng (array formula):
- VÒ « cÇn thiÕt, nÕu lµ d·y «, ph¶i ®¸nh dÊu khèi chóng (xem trang 13). ë
vÝ dô trªn b«i ®en miÒn E2:E7.
- Kh¸c víi lo¹i c«ng thøc t−¬ng ®èi (trong vÝ dô trªn lµ = C2*D2), ë ®©y
ph¶i nhËp toµn bé d·y « : =C2:C7*D2:D7.
- KÕt thóc ph¶i Ên Ctrl + Shift + ↵ (gi÷ ®ång thêi 2 phÝm Ctrl vµ Shift
trong khi Ên ↵). Excel sÏ bao c«ng thøc m¶ng nµy trong cÆp ngoÆc nhän :
{=C2:C7*D2:D7)]}
• Söa mét c«ng thøc m¶ng :
- VÒ « bÊt kú ®· ¸p dông c«ng thøc m¶ng cÇn söa
- Nh¸y chuét lªn thanh c«ng thøc. C¸c dÊu ngoÆc { } biÕn mÊt.
- TiÕn hµnh söa c«ng thøc. Söa xong bÊm Ctrl + Shift + ↵
• ChØ ®Þnh (b«i ®en) mét d·y m¶ng :
VÒ « bÊt kú cña d·y m¶ng lµm theo mét trong hai c¸ch sau :
C¸ch 1 : BÊm Ctrl + / (gi÷ phÝm Ctrl trong khi Ên phÝm sæ chÐo xu«i)
C¸ch 2 : BÊm F5, chän Special sau ®ã chän Current Array
Khoa CNTT - V§H Më Excel 13
4. Söa, xo¸ d÷ liÖu
a - Xo¸
- §−a con trá « vÒ « hoÆc chän miÒn cÇn thiÕt
- Ên phÝm Delete
b - Söa : Lµm theo mét trong hai c¸ch sau :
- Nh¸y ®óp chuét t¹i « (hoÆc Ên phÝm F2), néi dung cña « xuÊt hiÖn t¹i «
®ã vµ t¹i thanh c«ng thøc, ®−a con trá bµn phÝm vÒ chç cÇn thiÕt vµ söa.
Ta nªn bÊm chuét t¹i thanh c«ng thøc vµ söa t¹i ®ã, söa xong chän ký
hiÖu ; (hoÆc Ên ↵) ®Ó ghi l¹i, chän : (hoÆc Ên Esc) ®Ó huû bá mäi söa
®æi.
- NhËp d÷ liÖu míi cho « ®ã, sau ®ã Ên phÝm ↵
5. C¸c thao t¸c víi khèi
Khèi lµ mét miÒn ch÷ nhËt trªn b¶ng tÝnh.
a - §¸nh dÊu (chän) khèi
- Trá chuét vµo mét gãc cña khèi, bÊm nót tr¸i ®ång thêi kÐo chuét vÒ gãc
®èi diÖn theo ®−êng chÐo
hoÆc
- §−a con trá « vÒ mét gãc cña khèi, gi÷ phÝm Shift ®ång thêi sö dông c¸c
phÝm mòi tªn ®Ó ®−a con trá « vÒ gãc ®èi diÖn theo ®−êng chÐo.
Chó ý : Sau khi ®−îc chän, toµn bé khèi, trõ « ë gãc xuÊt ph¸t, ®æi mÇu.
C¸c ph−¬ng ph¸p ®Æc biÖt :
+ Khèi lµ mét miÒn liªn tôc :
♦ Chän khèi bÊt kú : §−a con trá « vÒ gãc tr¸i trªn cña khèi, gi÷ phÝm
Shift ®ång thêi Ên nót tr¸i chuét t¹i « ë gãc ph¶i d−íi cña nã.
♦ Chän mét cét : Ên nót tr¸i chuét t¹i tªn cét ®ã (c¸c ch÷ A, B,...) , hoÆc
Ên Ctrl + DÊu c¸ch.
♦ Chän mét hµng : Ên nót tr¸i chuét t¹i sè thø tù cña hµng ®ã (c¸c sè
1,2,...), hoÆc Ên Shift + DÊu c¸ch.
♦ Chän toµn bé b¶ng tÝnh : Ên nót tr¸i chuét t¹i nót chän toµn bé b¶ng
tÝnh (bªn tr¸i cét A phÝa trªn hµng 1) hoÆc Ên tæ hîp phÝm Ctrl + Shift
+ dÊu c¸ch
+ Chän c¸c « rêi r¹c : §−a con trá tíi « ®Çu ®Þnh chän, gi÷ Ctrl vµ bÊm nót
tr¸i chuét t¹i c¸c « ®Þnh chän tiÕp theo.
+ Khèi lµ c¸c miÒn rêi r¹c : Chän vïng ®Çu, gi÷ Ctrl,bÊm nót tr¸i vµ rª
chuét t¹i c¸c miÒn kh¸c.
VÝ dô : §Ó chän ®−îc c¸c miÒn nh− h×nh d−íi ®©y, ta lµm theo c¸c b−íc
sau :
- Chän miÒn liªn tôc B2:C3
Khoa CNTT - V§H Më Excel 14
- Ên gi÷ phÝm Ctrl vµ chän miÒn liªn tôc E4:G7
- Gi÷ nguyªn phÝm Ctrl vµ chän miÒn liªn tôc C9:F11
b - Copy, xo¸, d¸n khèi dïng bé nhí ®Öm (th−êng dïng khi miÒn ®Ých vµ
miÒn nguån c¸ch nhau hoÆc ®Ó d¸n mét khèi vµo nhiÒu chç kh¸c
nhau). Tr−íc khi thùc hiÖn c¸c thao t¸c sau, ta ph¶i chän khèi cÇn thiÕt.
+ Copy : Chän biÓu t−îng Copy, hoÆc Ên Ctrl+C, hoÆc chän môc Edit, Copy.
+ Xo¸ : Chän biÓu t−îng Cut, hoÆc Ên Ctrl+X, hoÆc chän môc Edit, Cut.
+ LÊy khèi tõ bé nhí ®Öm ra d¸n vµo b¶ng tÝnh
- §−a con trá « tíi gãc tr¸i trªn cña miÒn ®Ých.
- Chän biÓu t−îng Paste, hoÆc Ên Ctrl+V, hoÆc chän môc Edit, Past.
c - Copy, chuyÓn khèi dïng chuét
- Chän khèi cÇn thiÕt
- Trá chuét vµo biªn cña khèi sao cho xuÊt hiÖn Û. Sau ®ã thùc hiÖn
mét trong c¸c thao t¸c sau :
+ Gi÷ Ctrl ®ång thêi kÐo vµ th¶ khèi t¹i vÞ trÝ ®Ých ®Ó Copy khèi.
NÕu trong b−íc nµy kh«ng dïng phÝm Ctrl th× khèi sÏ ®−îc
chuyÓn tíi vÞ trÝ ®Ých, hoÆc
+ BÊm gi÷ nót ph¶i chuét, kÐo vµ th¶ khèi t¹i vÞ trÝ ®Ých. XuÊt hiÖn
thùc ®¬n cho phÐp chän mét trong c¸c ph−¬ng ¸n.
Copy : Copy toµn bé, bao gåm c¶ d÷ liÖu vµ khu«n dang.
Move : ChuyÓn d÷ liÖu.
Copy Value : ChØ copy d÷ liÖu.
Copy Format : ChØ copy khu«n d¹ng.
Chó ý : Khi copy d÷ liÖu
- NÕu miÒn nguån chøa d÷ liÖu sè hoÆc chuçi, kÕt qu¶ miÒn ®Ých sÏ gièng
miÒn nguån.
- NÕu miÒn nguån chøa c«ng thøc, kÕt qu¶ miÒn ®Ých sÏ thay ®æi hay
kh«ng tuú thuéc vµo c«ng thøc trong miÒn nguån tham chiÕu ®Õn ®Þa
chØ t−¬ng ®èi hay ®Þa chØ tuyÖt ®èi.
Khoa CNTT - V§H Më Excel 15
6. Xö lý «, cét, hµng trong b¶ng tÝnh
a - Thay ®æi kÝch th−íc cét, hµng
• Mét cét / mét hµng :
- Cét : Trá chuét vµo v¹ch ®øng ë bªn ph¶i tªn cét sao cho xuÊt hiÖn
╫ , kÐo vµ th¶ v¹ch ®ã t¹i vÞ trÝ míi.
- Hµng : Trá chuét vµo v¹ch ngang d−íi sè thø tù hµng sao cho xuÊt
hiÖn ╪ , kÐo vµ th¶ v¹ch
®ã t¹i vÞ trÝ míi.
KÐo vµ th¶ v¹ch nµy t¹i vÞ trÝ míi
®Ó thay ®æi ®é réng cét C
KÐo vµ th¶ v¹ch nµy t¹i vÞ trÝ míi ®Ó
thay ®æi chiÒu cao hµng 4
• NhiÒu cét / NhiÒu hµng :
- Cét : - Chän mét sè « cña c¸c cét.
- Format, Colum, Width.
- Gâ vµo ®é réng míi cho c¸c cét
- OK hoÆc ↵
- Hµng : - Chän mét sè « cña c¸c hµng.
- Format, Row, Height.
- Gâ vµo chiÒu cao míi cho c¸c hµng
- OK hoÆc ↵
b - ChÌn thªm cét, hµng, «
• Cét :
- Chän khèi lµ tªn c¸c cét (c¸c ch÷ A, B, ...) t¹i vÞ trÝ cÇn chÌn, cÇn thªm
bao nhiªu cét ta chän bÊy nhiªu.
- Chän Insert, Columns. Excel sÏ chÌn thªm c¸c cét trèng vµ ®Èy c¸c
cét ®−îc chän sang ph¶i
• Hµng :
- Chän khèi lµ sè thø tù cña c¸c hµng (c¸c sè 1, 2, ...) t¹i vÞ trÝ cÇn chÌn,
cÇn thªm bao nhiªu hµng ta chän bÊy nhiªu.
- Chän Insert, Rows. Excel sÏ chÌn thªm c¸c hµng trèng vµ ®Èy c¸c
hµng ®−îc chän xuèng d−íi.
Khoa CNTT - V§H Më Excel 16
• é:
- Chän khèi lµ c¸c « t¹i vÞ trÝ cÇn chÌn (nh− ë vÝ dô d−íi ®©y lµ c¸c «
C3:D4), cÇn thªm bao nhiªu « ta chän bÊy nhiªu.
- Chän Insert, Cells. xuÊt hiÖn hép tho¹i Insert
Chän §Ó
- Shift Cells Right : ®Èy c¸c « ®−îc chän sang ph¶i
- Shift Cells Left : ®Èy c¸c « ®−îc chän xuèng d−íi
- OK hoÆc ↵ : thùc hiÖn lÖnh
c - Xo¸ cét, hµng, «
Cét : - Chän khèi lµ tªn c¸c cét (c¸c ch÷ A, B, ...) t¹i vÞ trÝ cÇn xo¸,
cÇn xo¸ bao nhiªu cét ta chän bÊy nhiªu.
- Chän Edit, Delete.
Hµng : - Chän khèi lµ sè thø tù c¸c hµng (c¸c sè 1, 2, ...) t¹i vÞ trÝ cÇn
xo¸, cÇn xo¸ bao nhiªu cét ta chän bÊy nhiªu.
- Chän Edit, Delete.
«: - Chän khèi lµ c¸c « cÇn xo¸.
- Chän Edit, Delete.
XuÊt hiÖn hép tho¹i Delete
Chän §Ó
- Shift Cells Left : chuyÓn d÷ liÖu cña c¸c «
bªn ph¶i sang vïng bÞ xo¸
- Shift Cells Up : chuyÓn d÷ liÖu cña c¸c «
phÝa d−íi lªn vïng bÞ xo¸.
- Entire Row : xo¸ toµn bé c¸c hµng chøa vïng ®−îc chän.
- Entire Column : xo¸ toµn bé c¸c cét chøa vïng ®−îc chän.
- OK hoÆc ↵ : thùc hiÖn lÖnh
d - ChuyÓn hµng thµnh cét vµ ng−îc l¹i
Gi¶ sö cÇn chuyÓn d÷ liÖu ®ang ®−îc xÕp thµnh cét trong c¸c « A2:A6
thµnh hµng t¹i c¸c « C3:F3, ta lµm nh− sau :
Khoa CNTT - V§H Më Excel 17
A B C D E F G
1
2 STT
3 Tªn STT Tªn To¸n Tin Anh
4 To¸n
5 Tin
6 Anh
- Chän c¸c « muèn cho ®æi chç hay cßn gäi lµ miÒn nguån (A2:A6)
- Chän biÓu t−îng Copy hoÆc Ctrl+C
- §−a con trá vÒ « ®Çu tiªn cña miÒn d¸n (C3).
- Chän môc Edit, Past Special, ®¸nh dÊu chän « Transpose
- OK
Chó ý : MiÒn nguån vµ miÒn d¸n kh«ng ®−îc giao nhau (kh«ng ®−îc cã
« chung)
f - Èn/ hiÖn cét, hµng
§Ó tiÖn cho thao t¸c, trªn c¸c b¶ng tÝnh, nhÊt lµ c¸c b¶ng tÝnh lín, ng−êi
ta th−êng cho Èn c¸c cét (hoÆc hµng) kh«ng cÇn thiÕt. Khi nµo cÇn l¹i cho
chóng hiÖn trë l¹i. C¸ch lµm nh− sau :
- Chän c¸c cét (hoÆc c¸c hµng) cÇn Èn ®i.
- Chän Format, Column (hoÆc Row).
- Chän Hide.
T¹i vÞ trÝ c¸c cét (hoÆc hµng) Èn, xuÊt hiÖn ®−êng kÎ däc (hoÆc ngang)
®Ëm, c¸c cét (hoÆc hµng) bÞ Èn vÉn cã t¸c dông (vÉn sö dung ®Ó tÝnh to¸n).
§Ó cho chóng hiÖn trë l¹i, ta lµm nh− :
- Chän c¸c cét (hoÆc c¸c hµng) liÒn kÒ víi chóng. VÝ dô cÇn cho c¸c cét
C, D, E hiÖn trë l¹i, ta chän c¸c cét ®øng ngay tr−íc vµ sau chóng : B,
F; cÇn cho c¸c hµng 4, 5, 6 hiÖn trë l¹i, ta chän c¸c hµng ë ngay trªn
vµ ngay d−íi chóng : 3, 7.
- Chän Format, Column (hoÆc Row), Unhide
g - Cè ®Þnh cét, hµng tiªu ®Ò
ë c¸c b¶ng tÝnh lín, khi cuén xem hoÆc nhËp d÷ liÖu ë phÇn d−íi th×
kh«ng cßn thÊy tiªu ®Ò cét cña chóng ë hµng trªn cïng, do ®ã rÊt dÔ bÞ
nhÇm lÉn gi÷a cét nä víi cét kia. T−¬ng tù nh− vËy, khi cuén xem hoÆc
nhËp d÷ liÖu ë bªn ph¶i th× kh«ng cßn thÊy c¸c cét tr¸i nhÊt (nh− c¸c cét Hä
tªn, MÆt hµng, ... ), rÊt dÔ bÞ nhÇm lÉn hµng nä víi hµng kia, Excel gióp ta
cè ®Þnh cét, hµng tiªu ®Ò, c¸ch lµm nh− sau :
- §−a con trá vÒ « chuÈn ®Ó cè ®Þnh. « nµy ph¶i n»m ngay d−íi hµng vµ
ngay bªn ph¶i cét cÇn cè ®Þnh. VÝ dô, cÇn cè ®Þnh c¸c cét A, B vµ c¸c
hµng 1, 2, ta ®−a con trá vÒ « C3
- Chän Window, Freeze Pane. T¹i « chuÈn xuÊt hiÖn 2 ®−êng kÎ däc vµ
ngang.
Khoa CNTT - V§H Më Excel 18
- §Ó huû bá viÖc cè ®Þnh cét, hµng tiªu ®Ò, chän Window, Unfreeze
Pane
7. §Þnh d¹ng d÷ liÖu
a - §Þnh d¹ng ký tù
- Chän miÒn d÷ liÖu cÇn ®Þnh d¹ng, sau ®ã
• Dïng chuét
Font Font Size Color Font Color
- Chän mét kiÓu ch÷ tõ hép Font
- Chän mét cì ch÷ tõ hép Size
- Chän Bold ®Ó (hoÆc bá) in ®Ëm, chän Italic ®Ó (hoÆc bá) in nghiªng,
chän Underline ®Ó (hoÆc bá) g¹ch ch©n
- Chän Color ®Ó ®Æt mÇu nÒn.
- Chän Font Color ®Ó ®Æt mÇu ch÷.
• Dïng Menu (®Ó cã thÓ chän nhiÒu môc ®ång thêi)
- Format, Cells, Font
- Chän Color ®Ó ®Æt mÇu ch÷.
- Chän mét kiÓu ch÷ tõ hép Font
- Chän mét cì ch÷ tõ hép Size
- Trong Font Style chän Italic ®Ó in nghiªng, chän Bold ®Ó in ®Ëm,
chän Bold Italic ®Ó in võa nghiªng võa ®Ëm, chän Regular ®Ó ký tù trë
l¹i b×nh th−êng.
- Trong Underline chän mét kiÓu g¹ch ch©n : None (bá g¹ch ch©n),
Single (g¹ch b»ng nÐt ®¬n), Double (g¹ch b»ng nÐt ®«i), Single
Accounting (g¹ch b»ng nÐt ®¬n kiÓu tµi chÝnh ®Õn cuèi mÐp ph¶i cña
Khoa CNTT - V§H Më Excel 19
«), Double Accounting (g¹ch b»ng nÐt ®«i kiÓu tµi chÝnh ®Õn cuèi mÐp
ph¶i cña «)
- Chän Color ®Ó ®Æt mÇu ch÷.
- Trong « Effect : chän Strikerthough (g¹ch ngang), Superscript (sè
mò), Subscript (chØ sè)
- Chän Normal Font nÕu muèn bá mäi tr×nh bÇy vµ lÊy l¹i kiÓu ngÇm
®Þnh.
• Dïng bµn phÝm
Dïng tæ hîp phÝm §Ó
Ctrl + B In ®Ëm
Ctrl + I In nghiªng
Ctrl + U G¹ch ch©n
Ctrl + 5 G¹ch ngang
Ctrl + Shift + F Më danh s¸ch Font ch÷
Ctrl + Shift + P Më danh s¸ch cì ch÷
b - §Þnh d¹ng sè
- Chän miÒn d÷ liÖu cÇn ®Þnh d¹ng, sau ®ã chän c¸c biÓu t−îng t−¬ng
øng trªn thanh ®Þnh d¹ng (xem ý nghÜa cña chóng trªn trang 4)
Sè Dïng biÓu t−îng §æi thµnh
123 Currency Style (§iÒn dÊu tiÒn tÖ) $ 123.00
123456 Comma Style (DÊu t¸ch ngh×n, triÖu, tû) 123,456.00
0.156 Percent Style (Nh©n víi 100 vµ ®iÒn dÊu %) 15.6 %
12.346 Increase Decimal (lÊy thªm 1 sè thËp ph©n) 12.3460
12.346 Decrease Decimal (gi¶m ®i 1 sè thËp ph©n) 12.35
Trong c¸c vÝ dô trªn, c¸c th«ng sè quèc tÕ (dÊu tiÒn tÖ; dÊu t¸ch ngh×n,
triÖu, tû; dÊu thËp ph©n) lµ kiÓu Mü (ngÇm ®Þnh). Cã thÓ ®Æt l¹i c¸c th«ng sè
nµy cho phï hîp.
§Ó Èn (che ®i) c¸c sè kh«ng (0)
- Chän c¸c « cÇn thiÕt
- Chän Format, Cells
- Chän Number
- Trong « Code gâ vµo 0;0;
- OK
c - Canh biªn (dãng hµng)
- Chän vïng d÷ liÖu cÇn canh biªn
• Dïng biÓu t−îng (chØ c¨n ®−îc theo chiÒu ngang)
Khoa CNTT - V§H Më Excel 20
C¨n mét tiªu ®Ò vµo
gi÷a nhiÒu «
C¨n th¼ng tr¸i C¨n th¼ng ph¶i
C¨n vµo gi÷a
VÝ dô : §Ó cã tiªu ®Ò nh− d−íi ®©y, ta lµm nh− sau :
A B C D E F G H I K L M
1 ®¹i häc më hn céng hoµ x∙ héi chñ nghÜa viÖt nam
2 khoa cntt §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc
3
T¹i « A1 gâ ®¹i häc më hn
T¹i « A2 gâ khoa cntt
Chän miÒn A1:D2, chän biÓu t−îng (c¨n vµo gi÷a nhiÒu «)
T¹i « E1 gâ céng hoµ x∙ héi chñ nghÜa viÖt nam
T¹i « E2 gâ §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc
Chän miÒn E1:K2, chän biÓu t−îng C¨n vµo gi÷a nhiÒu «
• Dïng Menu c¨n ®−îc theo c¶ chiÒu ngang lÉn chiÒu däc
- Format, Cells. XuÊt hiÖn hép tho¹i Format Cells
- Chän Aligment
C¸c th«ng sè dãng hµng cña d÷ liÖu trong « bao gåm :
Horizontal : theo chiÒu ngang
General: Ký tù ®−îc c¨n vÒ bªn tr¸i, sè ®−îc c¨n sang ph¶i, c¸c gi¸ trÞ
logic vµ lçi ®−îc c¨n vµo gi÷a.
