Đề tài: Tổ chức thực hiện chương trình du lịch
Mục đích của vấn đề: Làm rõ các vấn đề, quy trình công việc, các điểm cần chú ý khi tổ chức chương trình du lịch. Trang bị cho người học kỹ năng tổ chức thực hiện một chương trình du lịch. Kế hoạch tổ chức chương trình du lịch trọn gói do bộ phận điều hành trong doanh nghiệp lữ hành xây dựng thường bao gồm những nhóm công việc....
CHÚC CÁC BẠN MỘT NGÀY THỨ 4
THÀNH CÔNG.
GVHD : Đặng Ngọc Tân
Lớp : 08CNH01
Nhóm TH : Nắng Á Đông
Mục Đích Của Vấn đề
Làm rõ các vấn đề, quy trình công việc,
các điểm cần chú ý khi tổ chức thực hiện
chương trình du lịch.
Trang bị cho người học kỹ năng tổ chức
thực hiện một chương trình du lịch.
Nội Dung Thực Hiện
Quy trình thực hiện một chương trình
du lịch.
Các công việc của HDV.
I. CHUẨN BỊ THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH DU
LỊCH
1. Xây Dựng Kế Hoạch Tổ Chức Thực Hiện
2. Khảo Sát Tổ Chức Thực Hiện Chương Trình Du
Lịch Mới
I. CHUẨN BỊ CÁC DỊCH VỤ
II. QUẢN LÝ QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN CHƯƠNG
TRÌNH DU LỊCH VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
CHƯƠNG TRÌNH DU LỊCH
1. Tổ Chức Đón Khách
2. Tổ Chức Phục Vụ Khách Theo Chương Trình
Du Lịch
3. Tổ Chức Tiễn Khách
I. KẾT THÚC CHƯƠNG TRÌNH DU LỊCH
I. CHUẨN BỊ THỰC HIỆN CHƯƠNG
TRÌNH DU LỊCH
1. Xây Dựng Kế Hoạch Tổ Chức
Thực Hiện.
Xây dựng một lịch trình chi tiết.
Phương pháp thực hiện, phương pháp
xử lý các vấn đề phát sinh.
Nội dung bản kế hoạch phải chi tiết, rõ
ràng.
Kế hoạch tổ thực hiện chương trình du
lịch trọn gói do bộ phận điều hành trong
doanh nghiệp lữ hành xây dựng thường
bao gồm những nhóm công việc sau:
Nhóm công việc chuẩn bị thực hiện
Tập hợp, nghiên cứu các thông tin về
đoàn khách.
Xây dựng chương trình chi tiết.
Chuẩn bị các dịch vụ và các điều kiện
cần thiết.
Dự kiến các tình huống phát sinh.
Chuẩn bị vật dụng, quà tặng, trang thiết
bị cần thiết cho chuyến đi.
Chuẩn bị nhân lực thực hiện.
Nhóm công việc thực hiện
Công việc giao dịch và liên kết các dịch
vụ.
Công việc tư vấn và cung cấp thông tin.
Công việc kiểm tra giam sát.
Nhóm công việc sau khi thực hiện
Báo cáo toàn bộ quá trình thực hiện
chương trình du lịch.
Báo cáo chi tiết về số lượng, chất lượng
dịch vụ, cơ cấu dịch vụ của nhà cung cấp.
Đánh giá chất lượng HDV.
Kết quả ý kiến đánh giá của khách.
Những vấn đề phát sinh.
Đánh giá chất lượng sản phẩm
Báo cáo vấn đề kế toán, tài chính.
2. Khảo sát tổ chức thực hiện
chương trình du lịch mới:
Đây là công việc bắt buộc.
Người đứng ra tổ chức thuộc bộ phận
điều hành.
Ngoài ra có thể mời các khách mời đại
diện.
Để thực hiện tốt cần các công tác
chuẩn bị sau:
A. Khảo sát thực tế khả năng đáp
ứng chương trình du lịch mới:
Khảo sát tài nguyên du lịch, tuyến điểm
tham quan.
A. Khảo sát tổ chức hoạt động
du lịch
Khảo sát trực tiếp các đối tượng tham quan.
Xây dựng bài thuyết minh cho HDV, cần:
Đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho du
khách.
Mang tính lôgic và khoa học.
Phải gắn liền với mục đích và chủ đề của
chương trình du lịch.
Phải hấp dẫn, xác định những vấn đề khách
quan tâm.
Lập phương án hướng dẫn tham quan
cho cả tuyến hành trình của chương trình
du lịch mới:
Ghi rõ tuyến đường, địa điểm và thời
gian xuất phát.
Ghi rõ những điểm dừng.
Ghi rõ đối tượng tham quan trong hành
trình.
Ghi rõ thời gian xem xét mỗi đối tượng
tham quan.
Ghi rõ một số phương pháp quản lý.
Ghi rõ một số chú ý về thông tin.
II. CHUẨN BỊ CÁC DỊCH VỤ
Dựa vào thông tin khách
hàng của bộ phận Marketing, bộ
phận điều hành sẽ có kế hoạch
xây dựng chương trình du lịch chi
tiết với đầy đủ các nội dung hoạt
động cũng như các địa điểm tiến
hành, chuẩn bị các dịch vụ:
Để chuẩn bị tốt người phụ trách mảng
công việc này phải nắm vững các chi tiết
về chương trình du lịch của trung tâm, có
khả năng quản lý và tổ chức.
Người quản lý cần có mối quan hệ sâu
rộng và thường xuyên với các nhà cung
cấp dịch vụ.
Các công việc cần chuẩn bị:
1) Chuẩn bị hợp đồng du lịch.
2) Tiến hành kiểm tra khả năng thực thi
của chương trình.
3) Chuẩn bị dịch vụ cơ bản và bổ sung.
4) Chuẩn bị phương tiện vận chuyển.
1) Mua vé tham quan.
2) Đặt thuê các chương trình biểu diễn văn
nghệ(nếu có).
3) Điều động và giao nhiệm vụ cho hướng
dẫn viên.
4) Chuẩn bị thanh toán ( hối phiếu ).
III. QUẢN LÝ QUÁ TRÌNH
THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH
DU LỊCH VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
HƯỚNG DẪN VIÊN DU LỊCH
Giai đoạn này công việc chủ yếu là của
hướng dẫn viên và các nhà cung cấp.
Công việc quản lý quá trình thực hiện
bao gồm:
Theo dõi, kiểm tra các dịch vụ.
Xử lý các tình huống bất thường có thể
xảy ra.
Quan tâm đến các quyền lợi của du
khách.
1. Tổ chức đón khách:
Tổ chức các hoạt động đón tiếp
trọng thể. Cần thỏa mãn 2 yêu cầu:
lịch sự và sang trọng nhưng phải tiết
kiệm.
Hướng dẫn viên cần tạo cho du
khách ấn tượng ban đầu.
Đón đoàn du khách quan trọng
nhất là phải đúng địa điểm, thời gian
quy định. Phải có thời gian dự trữ cho
tình huống bất thường có thể xảy ra.
