CHƯƠNG 7: GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD
Microsoft Word (gọi tắt là Word) là một chương trình soạn thảo văn bản đa năng
cung cấp cho bạn một lượng lớn các tính năng độc đáo và đa dạng. Các công việc bạn có
thể làm trong phạm vi của Word bao gồm từ việc các tài liệu đơn giản như thư từ đến việc
tạo ra các ấn phẩm chuyên nghiệp như sách, báo, tạp chí, …. Bạn cũng có thể sử Word để
tạo các trang Web sinh động và nổi bật cho Word Wide Web hay cho Intranet cục bộ. ...
Chương 7: GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD
CHƯƠNG 7: GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD
--- oOo ---
7.1. GIỚI THIỆU
7.1.1. Các chức năng của MicroSoft Word
Microsoft Word (gọi tắt là Word) là một chương trình soạn thảo văn bản đa năng
cung cấp cho bạn một lượng lớn các tính năng độc đáo và đa dạng. Các công việc bạn có
thể làm trong phạm vi của Word bao gồm từ việc các tài liệu đơn giản như thư từ đến việc
tạo ra các ấn phẩm chuyên nghiệp như sách, báo, tạp chí, …. Bạn cũng có thể sử Word để
tạo các trang Web sinh động và nổi bật cho Word Wide Web hay cho Intranet cục bộ.
Vì Word là một phần của Microsoft Office, do đó nó có thể chia sẻ dữ liệu với
Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access, Microsoft Outlook.
Hiện nay, ở nước ta đa số các văn bản dùng trong giao dịch, các ấn phẩm văn hóa,
tạp chí, giáo trình... đều sử dụng Word để soạn thảo và in ấn.
7.1.2. Khởi động và thoát khỏi Word
Khởi động và thoát khỏi Word được thực hiện giống như các chương trình khác chạy
trong môi trường Windows.
Khởi động Word
Có thể thực hiện bằng một trong các cách sau:
- D_Click trên biểu tượng của chương trình Word trên màn hình nền
- D_Click trên tên tập tin văn bản do Word tạo ra.
- Chọn lệnh Start/ Programs/ Microsoft Word.
Thoát khỏi Word
Trước khi thoát cần phải lưu các tập tin đang làm việc vào đĩa, nếu không thì sẽ bị
mất dữ liệu. Tuy nhiên, nếu bạn chưa lưu lại các tập tin thì Word sẽ hiện thông báo nhắc
nhở trước khi thoát:
Hình 7.1: Thông báo nhắc nhở lưu văn bản
Yes: lưu dữ liệu và thoát khỏi chương trình ứng dụng.
No: thoát khỏi chương trình ứng dụng mà không lưu dữ liệu.
Cancel: hủy bỏ lệnh, trở về chương trình ứng dụng.
Có thể thoát khỏi Word bằng một trong các cách:
- Nhấn tổ hợp phím Alt + F4.
- Chọn lệnh File/ Exit.
- Click vào nút nằm ở góc trên, bên phải của thanh tiêu đề.
- D_Click vào biểu tượng của Word ở góc trên bên trái của thanh tiêu đề.
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 48
Chương 7: GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD
7.2. CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN TRÊN MÀN HÌNH WORD
Thanh tiêu đề Thanh thực đơn Thanh công cụ chuẩn Thanh công cụ định dạng
(Title Bar) (Menu Bar) (Standard Toolbar) (Formatting Toolbar)
Thanh thước
(Ruler)
Thanh trạng thái Thanh công cụ vẽ Thanh cuộn
(Status Bar) (Drawing Toolbar) (Scroll Bar)
Hình 8.2: Các thành phần cơ bản trên màn hình Word
7.2.1. Thanh tiêu đề (Title bar)
Thanh tiêu đề nằm ở vị trí trên cùng của cửa sổ Word. Thanh tiêu đề chứa biểu tượng
của Word và tên tài liệu đang soạn thảo. Bên phải của thanh tiêu đề có các nút thu nhỏ
(Minimize), nút phục hồi (Restore) hoặc phóng to (Maximize) và nút đóng cửa sổ
(Close).
7.2.2. Thanh lệnh đơn (Menu bar)
Thanh lệnh đơn chứa các lệnh của Word, các lệnh được bố trí theo từng nhóm, gồm
có 9 nhóm lệnh sau:
- File : Nhóm lệnh xử lý tập tin.
- Edit : Nhóm lệnh dùng để soạn thảo văn bản.
- View : Nhóm lệnh chọn chế độ hiển thị văn bản.
- Insert : Nhóm lệnh dùng để chèn các đối tượng vào văn bản.
- Format : Nhóm lệnh dùng để định dạng văn bản.
- Tools : Nhóm các công cụ hỗ trợ cho việc soạn văn bản.
- Table : Nhóm lệnh xử lý trên biểu bảng.
- Window : Nhóm lệnh liên quan đến cửa sổ làm việc của Word.
- Help : Nhóm lệnh trợ giúp sử dụng Word.
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 49
Chương 7: GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD
7.2.3. Các thanh công cụ (Toolbars)
Để phục vụ cho việc soạn thảo văn bản, thực hiện các thao tác tiện lợi và nhanh
chóng, Word cung cấp sẵn các thanh công cụ. Trên các thanh công cụ có gắn các nút lệnh.
Mỗi một nút lệnh đại diện cho một lệnh nào đó. Muốn biết nút lệnh đại diện cho lệnh nào
thì trỏ chuột ngay trên nút đó, khi đó dưới con trỏ chuột sẽ xuất hiện một khung màu vàng
(ScreenTips) có ghi tên lệnh và phím gõ tắt (nếu có).
Bật/ Tắt thanh công cụ:
- Chọn lệnh: View/ Toolbars, sau đó Click chọn thanh công cụ; hoặc
- R_Click trên thanh công cụ bất kỳ, danh sách các thanh công cụ sẽ xuất hiện, Click
chọn thanh công cụ muốn bật/ tắt.
Di chuyển thanh công cụ
Drag trên biên của thanh công cụ (không trỏ vào nút lệnh) đến vị trí mới.
Một số thanh công cụ thường dùng
- Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar): gồm những thao tác thông dụng, được sử
dụng thường xuyên.
- Thanh công cụ định dạng (Formatting Toolbar): gồm những thao tác dùng định
dạng văn bản...
- Thanh công cụ vẽ (Drawing Toolbar): dùng để vẽ các hình hình học, tạo chữ nghệ
thuật, ...
Tạo thanh công cụ mới
− Chọn menu View/ Toolbars/ Customize/ Chọn lớp Toolbars. Click chọn New
− Nhập tên cho thanh công cụ mới trong mục Toolbars name, chọn tập tin đặt
thanh công cụ trong mục Make toolbars available to.
− Click OK để hoàn thành
Gắn nút lệnh lên thanh công cụ
− Chọn menu View/ Toolbars/
Customize/ Chọn lớp Commands
− Chọn nhóm lệnh trong danh sách
Categories, khi chọn đến nhóm
lệnh nào thì các nút lệnh của
nhóm đó sẽ xuất hiện trong hộp
Commands.
− Chọn nút lệnh và Drag lên thanh
công cụ.
− Chọn Close để kết thúc.
Hình 7.3: Hộp hội thoại Customize
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 50
Chương 7: GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD
Ghi chú:
Muốn gỡ bỏ nút lệnh trên thanh công cụ thì Drag nó ra khỏi thanh.
Muốn biết ý nghĩa của nút lệnh nào thì Click vào nút lệnh đó (trong phần
Commands), sau đó Click vào nút Description
Loại bỏ thanh công cụ
− Chọn menu View/ Toolbars/ Customize/ Chọn lớp Toolbars.
− Chọn thanh công cụ cần loại bỏ trong danh sách.
− Click chọn Delete.
7.2.4. Thước và đơn vị chia trên thước (Ruler)
Thước dùng để kiểm soát các lề, độ lệch so với các lề, điểm dừng của các tab, ...
Trong Word có hai thước:
- Thước ngang (Horizontal Ruler) nằm ngang phía trên màn hình
- Thước đứng (Vertical Ruler) nằm dọc phía bên trái màn hình.
Thước ngang chia theo đơn vị Centimeters
Đơn vị chia trên thước có thể là Inch (") hoặc Centimeters (cm). Để thay đổi đơn vị
chia trên thước, chọn lệnh: Tools/ Options/ General/ Measurement units.
Bật/tắt thước, chọn menu lệnh: View/Ruler.
7.2.5. Thanh trạng thái (Status bar)
Thanh trạng thái cho biết thông tin về trang (Page) hiện hành (trang chứa dấu nháy),
tổng số trang trong tài liệu, dòng cột hiện hành, ...
Bật/tắt thanh trang thái: menu Tools/ Options/ View và chọn mục Status bar
7.2.6. Thanh trượt ngang (Horizontal scroll bar) và thanh trượt đứng (Vertical
scroll bar)
Trong màn hình của Word có hai thanh trượt: Thanh trượt đứng đặt ở bên phải cửa
sổ dùng để cuộn văn bản theo chiều đứng, thanh trượt ngang nằm ở đáy cửa sổ dùng cuộn
văn bản theo chiều ngang.
Bật/tắt các thanh trượt bằng lệnh: Tools/ Options/ View. Trong nhóm Window, chọn
Horizontal scroll bar để bật/ tắt thanh trượt ngang, và Vertical scroll bar để bật/ tắt
thanh trượt đứng.
7.2.7. Vùng soạn thảo văn bản và điểm chèn
Vùng soạn thảo văn bản: dùng để nhập văn bản vào. Khi nhập văn bản, nếu có từ
vượt quá lề phải qui định thì Word sẽ tự động cắt từ đó đem xuống dưới. Muốn chủ động
xuống dòng thì gõ phím Enter (ngắt đoạn). Muốn ngắt dòng nhưng không ngắt đoạn ta
nhấn tổ hợp phím Shift + Enter.
Khi nhập văn bản đầy trang thì Word sẽ tự động cho qua trang mới (ngắt trang mềm).
Nếu muốn chủ động qua trang mới trong khi trang hiện hành vẫn còn trống thì gõ tổ hợp
phím Ctrl + Enter (ngắt trang cứng).
Điểm chèn: dấu nhấp nháy của con trỏ trong vùng soạn thảo cho biết vị trí văn bản
(hay đối tượng) khi bạn nhập vào.
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 51
Chương 7: GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD
7.2.8. Cách chọn lệnh sử dụng
Phím gõ tắt và gán phím gõ tắt cho một lệnh
Phím gõ tắt giúp bạn chọn lệnh một cách nhanh chóng, chính xác và tiện lợi. Một lệnh
có thể có nhiều phím gõ tắt khác nhau, phím gõ tắt đầu tiên sẽ xuất hiện trong Screentip.
Để gán phím gõ tắt cho một lệnh, bạn thực hiện theo các bước sau:
− Chọn lệnh View/ Toolbars/ Customize
− Chọn nút lệnh Keyboard.
− Chọn nhóm lệnh trong danh sách
Categories.
− Chọn lệnh cần gán trong danh
sách Commands.
− Gõ phím tắt vào mục Press new
shortcut key.
− Click chọn Assign.
− Click chọn Close để hoàn thành.
Hình 7.4: Hộp thoại Customize Keyboard
Chú ý: để gỡ bỏ phím gõ tắt thì nhắp chọn nó trong mục Current keys, sau đó Click
chọn lệnh Remove để loại bỏ.
Các cách chọn lệnh: có thể chọn lệnh bằng một trong
các cách sau:
− Dùng chuột/ bàn phím để chọn lệnh trong hệ thống
menu lệnh.
− Dùng chuột nhắp chọn nút công cụ đại diện cho lệnh
(nếu có).
− Sử dụng phím gõ tắt nếu lệnh có gán phím gõ tắt.
Ví dụ: để chọn lệnh mở tập tin có sẵn trong máy, bạn
có thể thực hiện: Hình 7.5: Menu lệnh File
Cách 1: chọn lệnh File/ Open trên menu.
Cách 2: Click chọn nút công cụ trên thanh công
cụ chuẩn.
Cách 3: nhấn tổ hợp phím Ctrl + O.
Cách 4: nhấn tổ hợp phím Alt + F để mở menu File,
nhấn phím O hoặc Click chọn Open.
Cách 5: nhấn phím F10, nhấn phím F, nhấn phím O.
Các quy ước trên menu:
− Khi lệnh có màu xám là hiện tại chưa sử dụng được,
cần có một số thao tác khác thì mới cho sử dụng.
− Hình nằm bên trái tên lệnh là biểu tượng của lệnh đó, Hình 7.6: Menu lệnh Edit
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 52
Chương 7: GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD
nếu biểu tượng này có trên thanh công cụ thì có thể chọn lệnh bằng cách nhấn
chọn vào biểu tượng đó.
− Ký tự có gạch dưới trong tên lệnh là ký tự có thể nhấn tắt để chọn lệnh khi menu
hiện ra.
− Dấu 3 chấm (…) theo sau tên lệnh cho biết lệnh sẽ dẫn đến hộp thoại lấy thêm
thông tin thì lệnh mới thực hiện được.
− Tổ hợp phím ghi sau tên lệnh là phím gõ tắt của lệnh đó.
− Dấu sau tên lệnh cho biết còn có menu lệnh ở cấp thấp hơn.
7.2.9. Hệ thống trợ giúp và cách sử dụng
Hệ thống trợ giúp của Word rất hoàn hảo, các lệnh được giải thích rất tường tận và
chi tiết, một số lệnh còn có mục Show me hướng dẫn từng bước sử dụng lệnh đó.
Tùy theo công việc bạn đang thực hiện mà Word sẽ cho hiển thị hướng dẫn phù hợp
với công việc đó.
Muốn gọi trợ giúp thì nhấn phím F1 hay chọn lệnh trên menu Help
Microsoft Word Help (F1)
− Lớp Contents: cho phép
chọn các mục trợ giúp
theo chủ đề.
− Lớp Answer Wizard: cho
phép tìm theo lệnh/ công
việc bạn muốn thực
hiện.
− Lớp Index: cho phép
chọn các mục trợ giúp
theo chỉ mục.
Hình 7.7: Trợ giúp theo nội dung
What’s this (Shift + F1)
Khi chọn What’s this, con trỏ sẽ mang theo dấu hỏi. Bạn muốn xem hướng dẫn về
đối tượng nào thì Click ngay vào đối tượng đó, Word sẽ cho hiện hướng dẫn về đối tượng
vừa Click chọn.
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 53
Chương 8: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG WORD
CHƯƠNG 8: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG WORD
--- oOo ---
8.1. NHẬP VÀ HIỆU CHỈNH VĂN BẢN
8.1.1. Chọn bảng mã, Font tiếng Việt và kiểu gõ
- Khởi động chương trình hỗ trợ tiếng Việt (Vietkey, Unikey,...).
- Chọn chế độ gõ tiếng Việt
- Chọn bảng mã và Font chữ thích hợp: nên sử dụng bảng mã và bộ font Unicode.
- Chọn kiểu gõ (Telex, VNI, ...)
8.1.2. Cách di chuyển dấu nháy trong tài liệu
←, → : qua trái, qua phải 1 ký tự.
↑, ↓ : lên, xuống 1 dòng.
Ctrl + ←, Ctrl + → : qua trái, qua phải 1 từ.
Ctrl + ↑, Ctrl + ↓ : lên, xuống 1 đoạn văn bản.
PageUp, PageDown : lên, xuống 1 trang màn hình.
Ctrl + Home, Ctrl + End : về đầu, đến cuối tài liệu.
Ghi chú:
Có thể di chuyển dấu nháy đến bất kỳ vị trí nào trong tài liệu bằng cách Click vào
vị trí đó và sử dụng các thanh trượt để cuộn văn bản.
Lệnh Edit/ Goto (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + G, hoặc nhấn phím F5): dùng để
di chuyển nhanh đến trang (hay đối tượng khác) có số trang nhập từ bàn phím.
Hình 8.1: Di chuyển nhanh với Edit/ Goto
8.1.3. Các thành phần của văn bản
Trong một văn bản (Document) có thể có một hoặc nhiều trang (Page). Trong một
trang có thể có một hoặc nhiều đoạn (Paragraph). Trong một đoạn có thể có một hoặc
nhiều câu (Sentence). Trong một câu có thể có một hoặc nhiều từ (Word). Trong một từ có
thể có một hoặc nhiều ký tự (Character).
Giữa các từ phải có ít nhất một khoảng trắng (space).
Một câu phải bắt đầu bằng ký tự in hoa và kết thúc bằng một trong các dấu chấm
câu: dấu chấm (.), dấu chấm than (!), dấu chấm hỏi (?).
Một đoạn được văn bản kết thúc bởi phím Enter.
Một trang được kết thúc bởi dấu ngắt trang (Page break).
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 54
Chương 8: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG WORD
Có hai kiểu ngắt trang:
- Ngắt trang cứng (Hard page): được chèn vào văn bản khi gõ tổ hợp phím
Ctrl+Enter hay chọn lệnh Insert/ Break, dấu ngắt trang cứng có dạng:
............................................................... Page Break ..............................................................
- Ngắt trang mềm (Soft page): do Word tự động qua trang khi văn bản đã được nhập
đầy trang, dấu ngắt trang mềm có dạng:
.................................................................................................................................................
8.1.4. Chế độ viết chèn và viết đè
Trong Word có hai chế độ nhập văn bản:
Chế độ viết chèn (Insert): chế độ mặc nhiên, khi bạn nhập vào thì ký tự đó sẽ
chèn vào tại vị trí con trỏ và đẩy các ký tự bên phải con trỏ qua phải.
Chế độ viết đè (Overtype): khi bạn nhập vào thì ký tự đó sẽ viết đè lên ký tự bên
phải con trỏ.
Để chuyển đổi qua lại giữa hai chế độ trên thì nhấn phím Insert hoặc D_Click vào
ký hiệu OVR trên thanh trạng thái (Status bar).
8.1.5. Cách nhập văn bản
Khi nhập văn bản con trỏ tự động dịch chuyển sang phải, nếu có từ vượt quá lề phải
qui định thì Word sẽ tự động cắt từ đó đem xuống dòng tiếp theo (chế độ tự động xuống
dòng). Muốn kết thúc một đoạn thì gõ phím Enter (ngắt đoạn).
Khi nhập văn bản đầy trang thì Word sẽ tự động cho qua trang mới (ngắt trang mềm).
Nếu muốn chủ động qua trang mới trong khi trang hiện hành vẫn còn trống thì gõ tổ hợp
phím Ctrl + Enter (ngắt trang cứng).
Nhập các ký tự thuộc chức năng thứ hai của một phím:
Trên bàn phím có một số phím có đồng thời hai ký tự (như phím 1 và dấu !, phím 2
và dấu @, …) để nhập ký tự thuộc chức năng thứ hai của một phím ta nhấn và giữ thêm
phím Shift rồi nhấn phím đó.
Ví dụ: nhấn Shift + 1 !, Shift + 2 @, Shift + 3 #, …
Các phím xóa văn bản:
− Phím Delete: xóa ký tự tại vị trí con trỏ hoặc xóa các đối tượng đã chọn.
− Phím Backspace: xóa ký tự tại phía trước (bên trái) con trỏ.
8.1.6. Chèn ký tự đặc biệt (Symbol)
Symbol là những ký tự đặc biệt không có trên bàn phím như: ← ↑ → ↓ ± ≥ ∝ ♣ ♦ ♥
♠ …
Cách thực hiện:
Đặt dấu nháy tại vị trí cần chèn Symbol.
Vào menu Insert/Symbol, xuất hiện hộp thoại Symbol như Hình 8.2:
Chọn lớp Symbol để chèn các ký hiệu hoặc lớp Special Characters để chèn các ký
tự đặc biệt.
Chọn Font cho symbol: sử dụng hộp thoại Font, thường sử dụng các font symbol
như: Wingdings, Symbol, Webdings, ...
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 55
Chương 8: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG WORD
Hình 8.2: Chèn các ký tự đặc biệt
Chọn ký hiệu cần chèn. Nhấn nút Insert để chèn vào.
Nếu muốn chèn nhiều symbol thì lặp lại các thao tác trên.
Chọn nút Close để thoát (sau khi chèn ký hiệu thì nút Cancel đổi thành nút Close).
Ghi chú: Có thể thay đổi kích thước của Symbol tương tự như đối với ký tự.
8.2. THAO TÁC TRÊN TẬP TIN
8.2.1. Mở tập tin
• Mở tập tin mới
Chọn File/New hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + N hoặc nhấn nút
• Mở tập tin đã có trên đĩa
Chọn File/Open hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O hoặc nhấn nút , xuất hiện hộp
thoại sau:
1. Chọn ổ đĩa và thư mục
chứa tập tin cần mở
2. Chọn tập tin cần mở
hoặc nhập đầy đủ
đường dẫn và tên tập tin
cần mở.
3. Mở tập
tin đã chọn.
Hình 8.3: Hộp hội thoại Open
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 56
Chương 8: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG WORD
Look in: cho phép chọn vị trí tập tin cần mở.
File name: cho phép nhập tên tập tin cần mở theo đúng đường dẫn.
Files of type: kiểu tập tin cần mở.
8.2.2. Lưu tập tin
Lưu tập tin lần đầu tiên
Chọn File/Save hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S hoặc nhấn nút , xuất hiện hộp
thoại:
1. Chọn ổ đĩa,
thư mục chứa
tập tin cần lưu
2. Nhập tên tập
tin cần lưu
3. Lưu tập
tin lại
Hình 8.4: Hộp hội thoại Save As
Save in: cho phép chọn vị trí chứa tập tin cần lưu.
File name: cho phép nhập tên tập tin cần lưu (theo đúng quy tắc).
Files of type: kiểu tập tin cần lưu.
Lưu tập tin từ lần thứ hai trở đi
+ Lưu vào cùng tập tin: tương tự như lần lưu đầu tiên và Word sẽ tự động lưu trữ
những thay đổi mà không yêu cầu đặt tên (không xuất hiện hộp thoại Save As).
+ Lưu thành tập tin mới: vào menu File/Save As xuất hiện hộp thoại Save As như
trên và cho phép đặt tên tập tin mới.
Lưu tất cả các tập tin
Nhấn giữ Shift, chọn File/ Save All.
Dùng để lưu tất cả các tập tin đang mở. Những tập tin đã có tên thì Word sẽ lưu
đúng với tên cũ, những tập tin nào chưa có tên thì Word sẽ xuất hiện hộp hội thoại Save As
để đặt tên và chọn vị trí lưu.
8.2.3. Chèn nội dung tập tin từ đĩa vào văn bản hiện hành
Đặt trỏ tại vị trí cần chèn.
Chọn menu lệnh Insert/ File, hộp thoại Insert File xuất hiện như hình 8.5 (giống hộp
thoại Open).
Chọn vị trí của tập tin cần chèn trong mục Look in.
Chọn tập tin cần chèn trong danh sách.
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 57
Chương 8: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG WORD
Click chọn nút Insert để hoàn thành.
Hình 8.5: Hộp hội thoại Insert File
8.2.4. Đóng tập tin
Lệnh File/ Close
Dùng để đóng tập tin hiện hành, bạn phải lưu tập tin trước khi đóng, nếu tập tin có
cập nhật mà chưa lưu lại thì Word sẽ hiện thông báo nhắc nhở:
Hình 8.6: Thông báo nhắc nhở lưu văn bản
Yes: lưu dữ liệu và đóng tập tin hiện hành.
No: đóng tập tin hiện hành mà không lưu dữ liệu.
Cancel: hủy bỏ lệnh, trở về tập tin hiện hành.
Lệnh File/ Close All
Nhấn giữ Shift, chọn File/ Close All.
Dùng để đóng tất cả các tập tin đang mở. Những tập tin đã được lưu thì Word sẽ
đóng lại, những tập tin nào chưa lưu thì Word sẽ xuất hiện thông báo và chờ xác nhận có
lưu lại hay không.
8.2.5. Đặt các tùy chọn cho tập tin
Lệnh Tools/ Options
Cho phép chọn thay đổi các tùy chọn khi làm việc với Word theo ý của người sử
dụng, theo nội dung của công việc cần thực hiện, …
Lớp View: Cho phép thay đổi các tùy chọn trình bày màn hình, cho hiện/ ẩn một số
thành phần trên màn hình làm việc.
Lớp Edit :Cho phép thay đổi các tùy chọn liên quan khi nhập, chỉnh sửa văn bản.
Lớp Save: Cho phép thay đổi các tùy chọn liên quan khi lưu tập tin.
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 58
Chương 8: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG WORD
Lớp Spelling & Grammar: Cho phép chọn để kiểm tra chính tả và văn phạm nội
dung văn bản.
Lớp File Location: Cho phép chọn thay đổi vị trí làm việc của các tập tin Word.
Hình 8.7: Lớp View Hình 8.8: Lớp Edit
Hình 8.9: Lớp Save Hình 8.10: Lớp Spelling & Grammar
8.3. TRÌNH BÀY MÀN HÌNH - TRANG IN
8.3.1. Trình bày màn hình (View)
Word cung cấp nhiều chế độ khác nhau để trình bày văn bản trên màn hình:
Chế độ Normal
Vào menu View/Normal. Chế độ hiển thị bình thường, hiển thị văn bản trong một
định dạng cơ bản, cho việc định dạng và hiệu chỉnh có hiệu quả. Không hiển thị các lề, các
tiêu đề đầu trang (Header) hay hạ mục cuối trang (Footer).
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 59
Chương 8: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG WORD
Chế độ Web Layout
Vào menu View/Web Layout. Chế độ hiển thị dạng Web, hiển thị văn bản rất dễ đọc
trên màn hình. Đây là chế độ hiển thị lý tưởng cho các trang Web hay cho việc đọc trực
tuyến các văn bản Word thông thường. Văn bản được hiển thị không có các ngắt trang mà
chỉ có các lề rất nhỏ. Các dòng văn bản được chạy ngang qua toàn bộ cửa sổ Word, và bất
kỳ mẫu nền hay hình ảnh nào đã gán cho văn bản đều được nhìn thấy.
Chế độ Print Layout
Vào menu View/Print Layout. Chế độ hiển thị chi tiết, hiển thị văn bản và đồ họa
một cách chính xác như khi chúng sẽ xuất hiện trên trang in, chỉ ra tất cả các lề, các tiêu đề
đầu và cuối trang. Tất cả các lệnh hiệu chỉnh và định dạng đều có hiệu lực, nhưng Word
chạy chậm hơn so với chế độ hiển thị Normal, và việc cuộn màn hình cũng không thật trôi
chảy.
Chế độ Outline
Vào menu View/Outline. Chế độ hiển thị tổng quan, chỉ ra cấu trúc văn bản. Cho
phép bạn xem rất nhiều mức chi tiết và sắp xếp lại văn bản một cách nhanh chóng.
Chế độ Print Preview
Vào menu File/Print Preview hoặc chọn nút lệnh trên thanh công cụ chuẩn. Hiển
thị hình ảnh của một (hoặc nhiều hơn) toàn bộ trang in và cho phép bạn điều chỉnh cấu tạo
trang.
Phóng to/thu nhỏ màn hình (Zoom Control)
Ta có thể phóng to/thu nhỏ màn hình để tiện theo dõi trong quá trình soạn thảo văn
bản bằng cách vào menu View/Zoom hoặc sử dụng nút Zoom Control .
8.3.2. Thiết lập các thông số cho trang in (Page Setup)
Khi mở một tài liệu mới thì Word sẽ sử dụng các thiết lập định sẵn về khổ giấy,
hướng in, các lề, ... Tuy nhiên ta có thể thay đổi các giá trị này cho phù hợp.
Vào menu File/Page Setup, xuất hiện hộp thoại:
Hình 8.11: Hộp thoại Page Setup
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 60
Chương 8: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG WORD
a. Định lề trang in (Lớp Margin)
Left Left
Top Top
Bottom
Right
Bottom Right
Lề trang giấy ở chế độ in 2 trang
Lề trang giấy ở chế độ in 1 trang trên 1 mặt giấy
1 2
Top Top Lề trang giấy ở chế độ in 2 mặt
1: Trang chẵn.
Bottom Bottom 2: Trang lẻ.
3 3: Inside: lề trong.
4: Outside: lề ngoài.
4
Hình 8.12: Định lề trang in
- Gutter: dùng khi đóng thành sách, là khoảng cách dùng để đóng gáy sách.
- Form Edge: khoảng cách dùng để tạo Header và Footer (khoảng cách từ Top/
Bottom đến Header/ Footer )
b. Định khổ giấy in và hướng trang in (Lớp Paper size)
- Paper size: định khổ giấy in, khổ giấy thường dùng là A4 (21x29.7 cm).
- Orientation: định hướng trang in:
• Portrait: hướng in đứng, đây là hướng in mặc nhiên.
• Landscape: hướng in ngang.
- Apply to: áp dụng các lựa chọn trên cho toàn văn bản (Whole Document) hay phần
đang định dạng (This Section) hay từ vị trí con trỏ về sau (This point forward).
Chọn:
- OK nếu muốn áp dụng các lựa chọn này cho văn bản hiện hành.
- Default, sau đó chọn Yes nếu muốn các lựa chọn này trở thành mặc nhiên, nghĩa là
sẽ áp dụng vào tất cả các văn bản được tạo ở các lần sau.
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 61
Chương 8: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG WORD
Hướng
in đứng
Hướng in ngang
Hình 8.13: Định khổ giấy in và hướng trang in
8.4. KHỐI VĂN BẢN VÀ CÁC LỆNH XỬ LÝ KHỐI
8.4.1. Chọn khối văn bản
• Khối văn bản bất kỳ
Dùng bàn phím: đặt dấu nháy ở đầu (cuối) phần văn bản cần chọn, nhấn và giữ phím
Shift kết hợp với các phím di chuyển để mở rộng khối cần chọn.
Dùng chuột: Click vào vị trí đầu (cuối) phần văn bản cần chọn, nhấn giữ chuột trái
và kéo đến vị trí cuối (đầu) khối.
Dùng chuột kết hợp với phím Shift: Click vào vị trí đầu (cuối) phần văn bản cần
chọn, nhấn giữ phím Shift, di chuyển chuột đến vị trí cuối (đầu) khối, Click chọn.
• Chọn từ: D_Click lên từ cần chọn.
• Chọn dòng: đưa trỏ chuột vào đầu dòng cần chọn, khi có dạng thì Click chọn.
• Chọn câu: nhấn giữ phím Ctrl và Click vào vị trí bất kỳ trong câu cần chọn.
• Chọn đoạn: D_Click vào khoảng trống bên trái của đoạn.
• Chọn toàn bộ văn bản: dùng tổ hợp phím Ctrl + A hoặc nhấn giữ phím Ctrl rồi Click
chọn lên đầu dòng bất kỳ hoặc chọn lệnh Edit/ Select All.
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 62
Chương 8: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG WORD
8.4.2. Xóa khối văn bản
- Chọn khối văn bản cần xóa.
- Nhấn phím Delete hoặc phím Backspace.
8.4.3. Cắt (Cut), sao chép (Copy), dán (Paste)
Cắt, sao chép đối tượng vào Clipboard
Chọn đối tượng (văn bản, hình ảnh, ...) muốn cắt (Cut), sao chép (Copy).
- Cắt (Cut): Thực hiện một trong các cách:
• Chọn menu Edit/Cut.
• R_Click/Cut.
• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X.
• Click vào nút trên thanh công cụ Standard.
- Sao chép (Copy): Thực hiện một trong các cách:
• Chọn menu Edit/Copy.
• R_Click/Copy.
• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C.
• Click vào nút trên thanh công cụ Standard.
Đối tượng sau khi được cắt/ sao chép sẽ được đưa vào lưu trữ trong Clipboard.
Clipboard lưu trữ được 12 đối tượng được cắt/ sao chép sau cùng.
Dán đối tượng được lưu trữ trong Clipboard vào tài liệu
Di chuyển dấu nháy đến vị trí cần dán. Thực hiện một trong các cách:
• Chọn menu Edit/ Paste.
• R_Click/ Paste.
• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V.
• Hoặc chọn nút trên thanh công cụ Standard.
Ghi chú: Có thể dán nhiều lần cùng một đối tượng.
8.4.4. Thao tác Undo, Redo và Repeat
- Undo: cho phép hủy bỏ lệnh vừa mới thực hiện. Có thể thực hiện lệnh Undo nhiều
lần, mỗi lần sẽ hủy bỏ một lệnh, trình tự Undo sẽ đi ngược lại với trình tự lệnh vừa được
thực hiện.
Muốn thực hiện Undo, bạn chọn một trong các thao tác sau: chọn lệnh Edit/Undo,
hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z, hoặc Click vào nút
- Redo: cho phép hủy bỏ thao tác Undo vừa được thực hiện.
Muốn thực hiện Redo, bạn chọn một trong các thao tác sau: chọn lệnh Edit/Redo,
hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Y, hoặc Click vào nút
- Repeat: cho phép lặp lại thao tác vừa mới thực hiện. Lệnh Undo và lệnh Repeat
cùng chia sẻ một vị trí trên menu Edit.
Muốn thực hiện Repeat, bạn chọn lệnh Edit/Repeat hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Y.
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 63
Chương 8: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG WORD
8.4.5. Nhập văn bản tự động
a. Sử dụng tính năng AutoText
AutoText là một cách viết tốc ký trong soạn thảo văn bản được sử dụng trong trường
hợp có khối văn bản hay đồ họa được lặp lại thường xuyên. AutoText được thực hiện bằng
cách gán cho khối văn bản hay đồ họa này một tên tắt. Khi soạn thảo chỉ cần gõ vào tên tắt
này thì Word sẽ tự động thay thế tên tắt bằng nội dung của khối văn bản hay đồ họa ngay
tại vị trí đó.
Tạo một mục AutoText
- Chọn phần văn bản (hình ảnh) cần tạo thành một mục AutoText.
- Vào menu Insert/ AutoText/AutoText hoặc Tools/ AutoCorrect/AutoText, xuất
hiện hộp thoại:
Hình 8.14: Sử dụng tính năng AutoText
- Gõ tên tắt vào ô Enter AutoText Entries here.
- Click vào nút Add.
- Click vào nút OK.
Chèn một mục AutoText vào tài liệu
- Đưa dấu nháy đến vị trí cần chèn.
- Gõ tên tắt.
- Nhấn phím F3 hoặc Ctrl + Alt + V.
Xóa một mục AutoText
- Vào lại cửa sổ AutoText.
- Chọn mục cần xóa tại ô Enter AutoText Entries here.
- Click vào nút Delete.
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 64
Chương 8: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG WORD
b. Sử dụng tính năng AutoCorrect
Chức năng AutoCorrect giúp bạn tự động sửa những lỗi sai thường xuyên xảy ra
trong khi soạn thảo văn bản hoặc để đưa nhanh vào tài liệu những khối văn bản hay đồ họa
thường xuyên được sử dụng. AutoCorrect tương tự như AutoText nhưng nhanh hơn vì tự
động chèn văn bản vào tài liệu mà không cần phải nhấn phím F3.
Tạo một mục AutoCorrect
- Chọn khối văn bản hay đồ họa cần tạo thành một mục AutoCorrect.
- Vào menu Tools/AutoCorrect/AutoCorrect, xuất hiện hộp thoại:
Hình 8.15: Sử dụng tính năng AutoCorrect
- Gõ tên tắt vào ô Replace.
- Sau đó Click vào nút Add. Click vào nút OK.
Chèn một mục AutoCorrrect vào tài liệu
Đưa dấu nháy đến vị trí cần chèn, sau đó gõ tên tắt và nhấn phím khoảng trắng, phím
Tab hoặc Enter.
Xóa một mục AutoCorrrect
- Vào lại cửa sổ AutoCorrect.
- Chọn mục cần xóa bên cột Replace sau đó Click vào nút Delete.
8.4.6. Tìm kiếm và thay thế văn bản (Find and Replace)
Chức năng tìm và thay thế cho phép tìm một từ hoặc nhóm từ và thay thế bằng một
một từ hoặc nhóm từ khác.
Cách thực hiện:
- Vào menu Edit/Find (Ctrl+ F) hoặc Edit/Replace (Ctrl+ H), xuất hiện hộp thoại:
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 65
Chương 8: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG WORD
Hình 8.16: Tìm kiếm và thay thế văn bản
- Nếu chỉ muốn tìm kiếm, Click chọn mục Find. Nếu muốn tìm kiếm và thay thế,
Click chọn mục Replace.
- Nhập phần văn bản cần tìm vào ô Find What.
- Nhập phần văn bản cần thay thế vào ô Replace With.
- Chọn phạm vi tìm kiếm tại mục Search: All (tìm toàn bộ tài liệu), Down (tìm từ vị
trí dấu nháy đến cuối tài liệu), Up (tìm từ vị trí dấu nháy đến đầu tài liệu).
+ Match Case: nếu chọn thì khi tìm sẽ phân biệt chữ hoa và chữ thường.
+ Find whole words only: chỉ tìm từ trọn vẹn, nghĩa là không tìm từ nằm trong
từ khác.
+ Use wildcards: sử dụng các ký tự đại diện (dấu ? hay dấu *).
+ Sounds like: tìm những từ có phát âm giống nhau (chỉ sử dụng được cho tiếng
Anh).
+ Find all word forms: tìm những từ cùng loại.
- Chọn nút Find Next. Word sẽ dừng lại ở từ đầu tiên tìm thấy.
- Chọn nút:
• Replace nếu muốn thay thế một từ và tìm tiếp.
• Replace All nếu muốn tự động thay thế tất cả các từ được tìm thấy.
8.4.7. Chèn các dấu ngắt
• Khái niệm section
Một văn bản có thể có nhiều trang, giữa các trang được phân cách bởi dấu ngắt trang
(Page Break). Thông thường các trang trong văn bản có thể định dạng giống nhau như: khổ
giấy, lề trang, tiêu đề và hạ mục, …
Nếu muốn trong văn bản có những định dạng khác nhau thì cần phải chia văn bản đó
thành nhiều phần (Section) khác nhau.
Ở chế độ hiển thị Normal, các dấu ngắt trang được ký hiệu như sau:
...............................................................Page Break ...............................................................
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 66
Chương 8: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG WORD
Còn dấu ngắt phần được ký hiệu như sau:
Section Break (Next Page)
• Chèn các dấu ngắt
+ Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn dấu ngắt.
+ Vào menu Insert/ Break, hộp thoại xuất hiện:
+ Chọn loại ngắt cần chèn
Page break: ngắt trang tại vị trí con trỏ.
Column break: ngắt cột tại vị trí con trỏ.
Next page: ngắt phần tại vị trí con trỏ, phần mới
bắt đầu từ trang kế.
Continuous: ngắt phần tại vị trí con trỏ, phần
mới nằm liên tục với phần cũ.
Even page: ngắt phần tại vị trí con trỏ, phần
mới bắt đầu từ trang chẵn kế đó.
Hình 8.17: Chèn các dấu ngắt
Odd page: ngắt phần tại vị trí con trỏ, phần mới
bắt đầu từ trang lẻ kế đó.
+ Click chọn OK để hoàn thành.
Giáo trình Tin học căn bản- Ths. Đỗ Thanh Liên Ngân-Hồ Văn Tú Trang 67
