Chức năng nhiệm vụ phòng hành chính nhân sự
Đảm bảo cho các bộ phận, cá nhân trong Công ty thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ đạt hiệu quả trong công việc. Các bộ phận thực hiện đúng nhiệm vụ tránh chồng chéo, đỗ lỗi. Đảm bảo tuyển dụng và xây dựng, phát triển đội ngũ CBCNV theo yêu cầu, chiến lược của Công ty. Mời các bạn cùng tham khảo.
CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ PHÒNG HCNS
I - MỤC ĐÍCH:
- Đảm bảo cho các bộ phận, cá nhân trong Công ty thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ
đạt hiệu quả trong công việc.
- Các bộ phận thực hiện đúng nhiệm vụ tránh chồng chéo, đỗ lỗi.
- Đảm bảo tuyển dụng và xây dựng, phát triển đội ngũ CBCNV theo yêu cầu, chiến lược
của Công ty.
II – PHẠM VI:
Áp dụng cho Phòng Hành chánh Nhân sự Công ty.
III – NỘI DUNG:
1. Sơ đồ tổ chức:
Ban Giám đốc
TP H.chánh – N.sự
TL.Nhân sự Thư ký HC NV. Bảo vệ NV.Giao nhận
2. Chức năng:
2.1 Thực hiện công tác tuyển dụng nhận sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược của
công ty.
2.2 Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, đào tạo và tái đào
tạo.
2.3 Tổ chưc việc quản lý nhân sự toàn công ty.
2.4 Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thức người lao
động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.
2.5 Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, qui định, chỉ thị của Ban Giám đốc .
2.6 Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ
cấu tổ chức của công ty - các bộ phận và tổ chức thực hiện.
2.7 Phục vụ các công tác hành chánh để BGĐ thuận tiện trong chỉ đạo – điều hành, phục vụ
hành chánh để các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt.
2.8 Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của Công ty, đảm bảo an ninh trật tự, an
toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong công ty.
2.9 Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức-Hành chánh-
Nhân sự.
2.10 Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giửa BGĐ và Người lao
động trong Công ty.
3. Nhiệm vụ:
3.1 Thực hiện chức năng 2.1
- Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu của công ty và các bộ phận
liên quan.
- Lên chương trình tuyển dụng cho mỗi đợt tuyển dụng và tổ chức thực hiện.
- Tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã được phê duyệt.
- Tổ chức ký hợp đồng lao động thử việc cho người lao động.
- Quản lý hồ sơ, lý lịch của CNV toàn Công ty.
- Thực hiện công tác tuyển dụng, điều động nhân sự, theo dõi số lượng CNV Công ty nghỉ
việc.
- Đánh giá, phân tích tình hình chất lượng, số lương đội ngũ CNV lập các báo cáo định kỳ,
đột xuất theo yêu cầu cụ thể của Ban Giám đốc.
- Làm cầu nối giữa Lãnh đạo Công ty và tập thể người lao động.
3.2 Thực hiện chức năng 2.2
- Lập chương trình đào tạo định kỳ tháng, năm.
- Tổ chức thực hiện việc đào tạo trong công ty.
- Đánh giá kết quả đào tạo.
- Trực tiếp tổ chức, tham gia việc huấn luyện cho người lao động mới vào công ty về lịch
sử hình thành, chính sách, nội quy lao động...
- Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV công ty.
3.3 Thực hiện chức năng 2.3
- Điều động nhận sự theo yêu cầu sản xuất kinh doanh.
- Lập quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm cán bộ quản lý điều hành.
- Quản lý nghỉ việc riêng, nghỉ phép, nghỉ việc của CNV
- Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự.
- Lập ngân sách nhân sự
- Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến lược của
công ty.
- Giải quyết khiếu nại kỷ luật của CNV Công ty.
3.4 Thực hiện chức năng 2.4
- Bảo vệ lợi ích hợp pháp của Công ty và của người lao động.
- Xây dựng và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động.
- Thực hiện việc kiểm tra xếp bậc lương, điều chỉnh mức lương theo đúng qui định của
công ty.
- Tham gia nghiên cứu và tổ chức thực hiện phương pháp hình thức trả lương, thưởng, phụ
cấp làm việc tại Công ty.
- Theo dõi thực hiện các chế độ cho người lao động theo qui định của Công ty.
- Tổ chức theo dõi, lập danh sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thực hiện các chế độ
liên quan đến bảo hiểm y tế cho người lao động theo chỉ đạo của BGĐ.
- Lập danh sách lao động định kỳ theo qui định của cơ quan nhà nước.
- Theo dõi việc nghỉ phép, nghỉ việc riêng để thực hiện chế độ phép năm cho người lao
động.
- Tổ chức, trình kế hoạch và thực hiện đối với các chế độ lễ tết.
- Giao dịch với các cơ quan nhà nước để thực hiện chế độ cho người lao động.
- Đánh giá thực hiện công việc.
3.5 Thực hiện chức năng 2.5
- Lập phương án, tổ chức thực hiện các Quyết định, Quy định của BGĐ.
- Giám sát việc thực hiện theo các phương án đã được duyệt, báo cáo đầy đủ, kịp thời và
trung thực tình hình diễn biến và kết quả công việc khi thực hiện nhiệm vụ BGĐ giao.
3.6 Thực hiện chức năng 2.6
- Đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của Công ty.
- Xây dựng hệ thống các qui chế, qui trình, qui định cho Công ty và giám sát việc chấp
hành các nội qui đó.
3.7 Thực hiện chức năng 2.7
- Xây dựng, tổ chức và quản lý hệ thống thông tin.
- Nghiên cứu và nắm vững qui định pháùp luật liên quan đến hoạt động của Công ty, đảm
bảo cho hoạt động của Công ty luôn phù hợp pháp luật.
- Phục vụ hành chánh, phục vụ một số mặt hậu cần cho sản xuất kinh doanh.
- Xây dựng, gìn giử và phát triễn mối quan hệ tốt với cộng đồng xã hội xung quanh.
- Tổ chức cuộc họp theo yêu cầu của Côngty.
- Tổ chức lể tân, tiếp khách hàng, đối tác trong, ngoài nước. Xây dựng phong cách làm việc
chuyên nghiệp, từng bước xây dựng văn hóa riêng của Công ty tạo điều kiện phục vụ tốt
nhất cho khách hàng.
- Tổ chức thu thập, phân tích, xử lý, lưu trử và phổ biến các thông tin kinh tế, xã hội,
thương mại, pháp luật, công nghệ và kịp thời báo cáo BGĐ để có quyết định kịp thời.
- Phục vụ tốt nhất các điều kiện pháp lý hành chánh, hậu cần, an sinh để sản xuất thông
suốt.
- Lưu giữ, bảo mật tài liệu, bảo vệ tài sản Công ty.
- Thực hiện các công tác pháp lý, bảo vệ lợi ích pháp lý cho Công ty, giữ các hồ sơ pháp lý
của Công ty.
- Phối hợp với các đơn vị khác bảo vệ bản quyền nhãn hiệu hàng hóa, kiểu dáng công
nghiệp, xuất xứ, phát minh, sáng chế… của Công ty.
- Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đi và đến.
- Phân loại và phân phối công văn cho các bộ phận, tra cứu, cung cấp tài liệu hồ sơ theo yêu
cầu.
- Chuyển giao công văn tài liệu, báo chí, báo cáo đến các bộ phận liên quan.
- Đánh máy, photocopy các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao.
- Sắp xếp hồ sơ, tài liệu để lưu trữ vào sổ sách, theo dõi luân chuyển hồ sơ.
- Giữ bí mật nội dung các công văn giấy tờ, tài liệu…
- Quản lý tổng đài, máy fax theo qui định của Công ty.
- Giao nhận hàng hoá, công văn tài liệu đến các bộ phận liên quan.
3.8 Thực hiện chức năng 2.8
- Quản lý hồ sơ các loại tài sản của công ty.
- Theo dõi, giám sát, kiểm tra việc quản lý và sử dụng các loại tài sản công ty của các bộ
phận.
- Phối hợp nhà cung cấp tổ chức việc lắp đặt tài sản.
- Phối hợp đơn vị bảo trì thực hiện việc bảo trì thường xuyên và bảo trì đột xuất.
- Xử lý kịp thời những công việc liên quan đến công tác bảo vệ.
- Thực hiện công tac an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống
cháy nổ trong công ty.
- Kiểm tra giấy tờ, hướng dẫn người, phương tiện ra vào cổng, trông giữ xe cho khách đến
liên hệ công tác, CBCNV Công ty.
3.9 Thực hiện chức năng 2.9
- Tham mưu cho BGĐ về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của công ty.
- Tham mưu cho BGĐ về công tác đào tạo tuyển dụng trong công ty.
- Tham mưu cho BGĐ về xây dựng các phương án về lương bổng, khen thưởng các chế độ
phúc lợi cho người lao động.
- Tham mưu cho BGĐ về công tác hành chánh của công ty.
3.10 Thực hiện chức năng 2.10
- Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên,cách thưc tuyển dụng
nhân sự…
- Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chánh.
4. Mô tả công việc: Bản mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí nhằm thực hiện đúng theo
chức năng nhiệm vụ của Phòng HCNS được quy định riêng.
