CÁC VẤN ĐỀ TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN
Môn học "các nguyên lý Quản lý dự án" nằm trong hệ thống các môn học thuộc chuyên ngành "dựa án và Quản lý dự án xây dựng công trình giao thông", Khoa công trình, Trường đại học giao thông vận...Cân nhắc và xem xét một cách đúng mức những thông tin mới hoặc
những đánh giá của các chuyên gia mà bạn thu lượm được, ngay cả
khi thông tin của những đánh giá đó không ủng hộ cho phương án
được ưa thích ban đầu.......
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh
Niên khoá 2005-2006
CÁC VẤN ĐỀ
TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN
PMConflict.doc 1 G.V. Cao Haøo Thi
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh
LÀM VIỆC THEO NHÓM
(Team Work)
Làm việc theo nhóm là các cá nhân cùng làm việc với nhau để hoàn
thành nhiệm vụ
Hiệu quả tổng hợp (Synergy):
Tối ưu tổng thể > tổng các tối ưu cục bộ
>
1+1=2 ?
<
PMConflict.doc 2 G.V. Cao Haøo Thi
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh
LÀM VIỆC THEO NHÓM CÓ HIỆU QUẢ
• Các yếu tố giúp làm việc theo nhóm có hiệu quả:
- Kỹ năng của các thành viên
- Cấu trúc tổ chức
- Kiểu quản lý
• Các phẩm chất nghề nghiệp của thành viên
- Quan tâm và chịu trách nhiệm của công việc
- Chịu sự kích thích của môi trường làm việc
- Cầu tiến trong nghề nghiệp
- Có các Kỹ năng cần thiết
+ Kỹ năng kỹ thuật
+ Kỹ năng xử lý thông tin
+ Kỹ năng giao tiếp hiệu quả
+ Kỹ năng ra quyết định
PMConflict.doc 3 G.V. Cao Haøo Thi
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh
• Lợi ích của làm việc theo nhóm
- Nâng cao được thành quả
- Xây dựng được hiệu quả tổng hợp
- Nâng cao được khả năng sáng tạo
- Làm giảm bớt được căng thẳng và các mâu thuẫn
- Giải quyết vấn đề một cách hiệu quả
- Nâng cao được yếu tố đạo đức, tinh thần, sự quan tâm và sự tin tưởng lẫn
nhau
- Đương đầu với thử thách
• Các khó khăn của làm việc theo nhóm
- Tốn thời gian và tốn công sức
- Ra quyết định chậm
- Dẫn đến xu hướng nhóm tách rời khỏi tổ chức “Mẹ”
- Hình thành bè phái
PMConflict.doc 4 G.V. Cao Haøo Thi
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh
• Giao tiếp hiệu quả: yếu tố chủ yếu của làm việc theo nhóm
- Biết lắng nghe
+ Thái độ: quan tâm, chú ý, tôn trọng.
+ Dáng điệu: nghe bằng mắt, không cắt ngang lời nói người khác.
+ Tập trung: nội dung, cảm xúc
- Giải quyết mâu thuẫn
Quan điểm cũ Quan điểm mới
- Tìm cách tránh mâu thuẫn - Không thể trách được mâu thuẫn
cần phải đương đầu với mâu thuẫn
- Mâu thuẫn là do nhiều nguyên nhân
- Mâu thuẫn là do sai lầm của quản lý khác nhau
- Mâu thuẫn là một dấu hiệu xấu - Mâu thuẫn có thể xấu, có thể tốt
- Mâu thuẫn cần phải được loại bỏ - Mâu thuẫn cần phải được quản lý
và kiểm soát
• Các điều kiện để nhóm làm việc có hiệu quả
- Thời gian: mọi thành viên đều phải cam kết dành thời gian để hoàn thành
nhiệm vụ
- Tình cảm: mọi thành viên phải quan tâm tới mục tiêu, công việc, tương
lai và con người trong nhóm
- Tập trung: Tất cả các thành viên trong nhóm phải biết vấn đề của nhóm
và trong đầu mỗi thành viên phải có thứ tự các ưu tiên của nhóm
PMConflict.doc 5 G.V. Cao Haøo Thi
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh
CÁC THẤT BẠI CỦA LÀM VIỆC THEO NHÓM
- Mâu thuẫn nội bộ
(mâu thuẫn không giải quyết được)
- Các thành viên đều lo lắng và nản lòng
(có tâm trạng muốn thoát ra khỏi nhóm)
- Các quyết định tùy tiện được ra bởi một người hay một số người không
có sự chấp nhận của những người khác.
PMConflict.doc 6 G.V. Cao Haøo Thi
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh
XÂY DỰNG NHÓM
• Các yếu tố để xây dựng nhóm:
- Chọn đúng việc phối hợp các người trong nhóm
- Tổ chức nhóm hoàn thành nhiệm vụ
- Chọn đúng kiểu lãnh đạo
• Các vấn đề cần quan tâm
- Thông tin hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm
- Cách giải quyết vấn đề hiệu quả
- Cách giải quyết mâu thuẫn
- Tính sáng tạo trong nhóm
- Không khí làm việc tin cậy và hỗ trợ
- Phải rõ được mục tiêu của nhóm và vai trò của các thành viên trong nhóm
• Các biện pháp tổng quát
- Mọi việc phải được hoạch định và thực hiện cẩn thận. Những vấn đề
không rõ thì nên nhờ tư vấn / chuyên viên
- Thu thập thông tin đầy đủ
- Phải có quá trình tự đánh giá
Điều kiện để thành công
- Được sự hỗ trợ từ các nhà quản lý
- Sự tự nguyện tham gia của các thành viên trong nhóm
PMConflict.doc 7 G.V. Cao Haøo Thi
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh
LÃNH ĐẠO
(Leadership)
LÃNH ĐẠO VÀ QUYỀN LỰC
• Lãnh đạo: Là hành động động viên hay cưỡng ép người khác hoàn
thành một nhiệm vụ cụ thể để đạt tới mục tiêu của tổ chức
• Quyền lực: là khả năng của một người này ảnh hưởng tới hành vi của
một người khác.
• Nguồn gốc quyền lực:
+ Quyền lực chính thức
+ Quyền lực do sự tưởng thưởng
+ Quyền lực do cưỡng bức (hình phạt)
+ Quyền lực chuyên môn
+ Quyền lực tôn phục (uy tín)
Các loại quyền lực khác:
+ Thông tin
+ Thuyết phục
+ Liên kết (mối quen biết với người có quyền lực lớn)
PMConflict.doc 8 G.V. Cao Haøo Thi
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh
LÝ THUYẾT LÃNH ĐẠO
Lãnh đạo theo cổ điển
sinh ra là có vai trò lãnh đạo
Tính cách lãnh đạo > < không có tính cách lãnh đạo
Lãnh đạo theo hành vi
Lãnh đạo thì phải thông qua đào tạo huấn luyện
- Các nhiệm vụ của nhà lãnh đạo
- Kiểu lãnh đạo
Lãnh đạo theo sự phù hợp
Việc lãnh đạo hiệu quả tùy thuộc vào các yếu tố của môi trường
- Tính cách, kinh nghiệm của người lãnh đạo và của nhân viên
- Cấu trúc của nhiệm vụ cần được thực hiện (cấu trúc tốt hay cấu trúc kém)
- Vị trí công tác của người lãnh đạo
PMConflict.doc 9 G.V. Cao Haøo Thi
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh
CÁC KIỂU LÃNH ĐẠO
Quan tâm đến D C
con người
B
A D
Quan tâm đến
công việc
Độc tài
(tậptrung Mức độ tham gia của cấp
quyền lực) lãnh đạo trong quá trình ra
quyết định
Mức độ tham gia của
người dưới quyền trong
quá trình ra quyết định
Tự do
(phân quyền)
PMConflict.doc 10 G.V. Cao Haøo Thi
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh
MÔ HÌNH V. VROOM LEADERSHIP MODEL
- AI Authoritarian Tập trung
(độc đoán, chuyên quyền)
- AII
- CI Consultative
(Tham vấn)
- CII
- GIIGroup Phân quyền
(Tập thể)
BA QUY TẮC ĐỂ BẢO VỆ CHẤT LƯỢNG CỦA QUYẾT ĐỊNH
• QUY TẮC THÔNG TIN
Nếu: - chất lượng là quan trọng
- nhà lãnh đạo không đủ thông tin
Thì: loại kiểu AI
• QUY TẮC VỀ PHÙ HỢP MỤC TIÊU:
Nếu: - Chất lượng là quan trọng
- Những người nhân viên không rõ mục tiêu của tổ chức
Thì: không nên dùng GII
QUY TẮC MÀ VẤN ĐỀ KHÔNG CÓ CẤU TRÚC:
Nếu: - Chất lượng là quan trọng
- Vấn đề không có cấu trúc
- Người lãnh đạo không đủ thông tin và không biết lấy thông tin
ở đâu
Thì: AI, AII, CI, CII đều bị loại bỏ
PMConflict.doc 11 G.V. Cao Haøo Thi
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh
BỐN QUY TẮC BẢO VỆ SỰ CHẤP NHẬN CỦA QUYẾT ĐỊNH
QUY TẮC CHẤP NHẬN:
Nếu
- Người lãnh đạo không biết nhân viên có chấp nhận thực hiện quyết định
này hay không
- Người lãnh đạo không biết chắc quyết định độc đoán của tôi có được
nhân viên chấp nhận hay không
Thì: AI, AII bị loại bỏ
QUY TẮC MÂU THUẪN
Nếu
- Người lãnh đạo không biết nhân viên có chấp nhận thực hiện quyết định
này hay không
- Người lãnh đạo không biết chắc quyết định độc đoán của tôi có được
nhân viên chấp nhận hay không
- Quyết định đó gây ra mâu thuẫn giữa các nhân viên
Thì: AI, AII, CI đều bị loại bỏ
QUY TẮC CÔNG BẰNG
Nếu
- Chất lượng là không quan trọng
- Sự chấp nhận là quan trọng
Thì: AI, AII, CI, CII đều bị loại bỏ
QUY TẮC ƯU TIÊN CHẤP NHẬN
Nếu
- Sự chấp nhận là quan trọng
- Không đảm bảo được quyết định là độc đoán hay không
- Tin tưởng vào nhân viên
Thì: AI, AII, CI, CII đều bị loại bỏ
PMConflict.doc 12 G.V. Cao Haøo Thi
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh
MỘT SỐ NGUYÊN TẮC RA QUYẾT ĐỊNH KHÁC
DỰA TRÊN TRỰC GIÁC
QUYẾT ĐỊNH BỪA, CHỚP NHOÁNG
DỰA TRÊN NHỮNG THỦ TỤC CHUẨN ĐÃ ĐƯỢC CHẤP NHẬN
DỰA TRÊN SỰ GỢI Ý CỦA TRỢ LÝ
CHỌN PHƯƠNG ÁN ĐẦU TIÊN THỎA MÃN NHỮNG ĐIỀU
KIỆN CẦN THIẾT TỐI THIỂU
TRÁNH BỊ PHẠT
GIỮ HÒA KHÍ CỦA CẢ NHÓM
PMConflict.doc 13 G.V. Cao Haøo Thi
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh
7 BƯỚC CẦN LÀM NẾU MUỐN CÓ NHỮNG QUYẾT ĐỊNH
QUẢN LÝ CÓ CHẤT LƯỢNG CAO
1. Xem xét trên phạm vi rộng những mục tiêu cần đạt được, chú ý đến
tính đa dạng của những giá trị đang theo đuổi;
2. Bàn bạc trên phạm vi rộng những phương án có thể;
3. Đi sâu tìm kiếm những thông tin mới giúp cho đánh giá các phương
án;
4. Cân nhắc và xem xét một cách đúng mức những thông tin mới hoặc
những đánh giá của các chuyên gia mà bạn thu lượm được, ngay cả
khi thông tin của những đánh giá đó không ủng hộ cho phương án
được ưa thích ban đầu.
5. Trước khi ra quyết định cuối cùng phải xem xét lại kỹ lưỡng những
hệ quả tích cực và tiêu cực của những phương án mà ban đầu được
coi là không chấp nhận được;
6. Xem xét cẩn thận những chi phí và rủi ro của những hệ quả tiêu cực,
cũng như những ảnh hưởng tích cực của phương án định lựa chọn;
7. Chuẩn bị chi tiết cho việc thực hiện và theo dõi phương án đã chọn,
đặc biệt chú ý đến những kế hoạch dự phòng cần thiết nếu những rủi
ro đã tính trước có thể xảy ra;
PMConflict.doc 14 G.V. Cao Haøo Thi
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh
GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
PHƯƠNG PHÁP TIẾP CẬN KEPNER-TREGOE
TRONG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
BỐN CÁCH SUY NGHĨ CƠ BẢN:
+ Cái gì đang xảy ra? - Tiếp cận và làm rõ
+ Cái gì đã xảy ra? - Nguyên nhân và ảnh hưởng
+ Chúng ta nên hành động như thế nào? - Lựa chọn
+ Cái gì đang ở phía trước? - Dự đoán
BA GIAI ĐOẠN:
Giai đoạn 1: Phân tích vấn đề
Giai đoạn 2: Phân tích quyết định
Giai đoạn 3: Phân tích vấn đề còn tiềm ẩn
PMConflict.doc 15 G.V. Cao Haøo Thi
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh
GIAI ĐOẠN 1: PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ
+ Xác định vấn đề, hay là nêu những sai lệch
+ Mô tả vấn đề ở 4 khía cạnh:
Phát hiện: Cái gì là vấn đề? (và cái gì không phải?)
Địa điểm: Ta thấy nó ở đâu (và không thấy nó ở đâu)
Thời gian: Khi nào nó xuất hiện
Cường độ: Mức độ nghiêm trọng như thế nào, độ rộng như thế
nào
+ Thông tin chính xác ở 4 khía cạnh giúp đưa ra những nguyên nhân
có thể:
Sự phân biệt: ở những địa điểm nào, thời gian nào xuất
hiện vấn đề
Sự thay đổi: Những thay đổi nào có khả năng nhiều nhất
gây ra vấn đề
Những nguyên nhân có thể là gì ?
+ Thử nguyên nhân đáng khả nghi nhất
+ Xác định, chứng minh nguyên nhân phát hiện được
MÔ TẢ SAI LỆCH
Câu hỏi / Trả lời Cái không Có gì khác
đạt như biệt
mong muốn
PMConflict.doc 16 G.V. Cao Haøo Thi
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh
Xác định (Vấn đề của bộ phận/ tổ
chức nào)
(Vấn đề là gì)
Định vị (Quan sát thấy sự sai lệch ở
đâu)
(Càng chi tiết và chính xác
càng tốt)
Thời gian (Quan sát thấy vấn đề lần
đầu tiên khi nào)
(Từ đó còn quan sát thấy khi
nào nữa)
(Mức độ liên quan của
những thời điểm quan sát
được và chu trình sản xuất)
Mức độ (Phạm vi của vấn đề)
(Có sự sai lệch ở mặt nào)
GIAI ĐOẠN 2: PHÂN TÍCH QUYẾT ĐỊNH
+ Khi tuyên bố một quyết định cần chỉ ra phạm vi hành động và kết quả
mong muốn.
+ Xây dựng mục tiêu (hay tiêu chuẩn) cho quyết định của chúng ta:
+ Đưa ra những phương án để lựa chọn
+ Đánh giá các phương án đó: cho điểm, xét mức độ quan trọng, lựa chọn sơ
bộ và xét những ảnh hưởng có thể của nó (ví dụ: có dễ thực hiện không,
những vấn đề gì sẽ nảy sinh, ...)
PMConflict.doc 17 G.V. Cao Haøo Thi
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh
GIAI ĐOẠN 3: PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ CÒN TIỀM ẨN
+ Xác định những khu vực có nhược điểm
+ Xác định cụ thể những vấn đề còn tiềm ẩn
+ Xác định những nguyên nhân có thể của những vấn đề này và những hành
động ngăn chặn không cho chúng xảy ra
+ Xác định những hành động dự phòng cần làm khi những biện pháp ngăn
chặn thất bại, hoặc khi không thể ngăn chặn được.
PMConflict.doc 18 G.V. Cao Haøo Thi
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh
CÁC TIÊU CHÍ CHO MỘT QUYẾT ĐỊNH
CÓ CHẤT LƯỢNG CAO
ĐA MỤC TIÊÙ
ĐA GIẢI PHÁP
TÌM KIẾM THÔNG TIN ĐỂ ĐÁNH GIÁ CÁC GIẢI PHÁP
(CẢ THÔNG TIN TÍCH CỰC VÀ TIÊU CỰC)
HOẠCH ĐỊNH – GIÁM SÁT – THỰC HIỆN VỚI KẾ HOẠCH DỰ
PHÒNG
PMConflict.doc 19 G.V. Cao Haøo Thi
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Thẩm định các chi phí phát triển Các quan điểm tài chánh
CÁC SAI LẦM THƯỜNG MẮC PHẢI
CỐ GẮNG GIẢI QUYẾT CÁC VẤN ĐỀ TRƯỚC KHI PHÂN TÍCH
CẶN KẼ
PHÂN TÍCH QUÁ CHUNG CHUNG GIẢI PHÁP KHÔNG KHẢ
THI
KHÔNG CÓ KẾ HOẠCH CHO THỰC HIỆN GIẢI PHÁP
THIẾU SỰ CAM KẾT
PMConflict.doc 20 G.V. Cao Haøo Thi
