CÁC HÀM CƠ BẢN TRONG THỰC HÀNH EXCEL
Tham số: lookup_value là trị, địa chỉ, hay chuỗi văn bản phụ thuộc vào hàng đầu của bảng; table_array là địa chỉ của bảng; row_index_num là số thứ tự của hàng trong bảng có chứa trị cần tìm; range_lookup (tuỳ chọn) có giá trị TRUE hay FALSE (1 hoặc 0).
CÁC HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL
1/25
Giáo trình Microsoft Excel 2000
BÀI 4: CÁC HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL
4.1. Nhóm hàm số
ABS(number) Trả lại trị tuyệt đối của tham số number
ABS(-5) ->5
Làm tròn một số tới số nguyên gần nhất;
INT(number)
INT(3.2)->3,
INT(-3.2)->-4
MOD(number,divisor) Trả lại số dư của phép chia number cho số
chia divisor
MOD(10,3) ->1
MOD(11,3)->2
ROUND(number,num_digits) Làm tròn tham số number đến vị trí thứ
num_digits của phần thập phân;
ROUND(123.456,2) -> 123.46
ROUND(123.456,1)->123.5
ROUND(123.456,0)->123
ROUND(123.456,-1)->120
SQRT(number) Tính căn hai của number
SQRT(25)->5
Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n
2/25
Giáo trình Microsoft Excel 2000
SUMIF(range,criteria,sum_range) Cộng các ô thoả mãn một tiêu chuẩn nào đó.
- Range là vùng các ô cần ước lượng.
- Criteria là tiêu chuẩn dưới dạng số, biểu
thức, hay văn bản xác định các ô sẽ được
cộng. Ví dụ về tiêu chuẩn là 32, "32", ">32",
"apples".
- Sum_range là các ô đợc cộng. Các ô trong
vùng sum_range chỉ được cộng nếu các ô tư-
ơng ứng trong vùng range phù hợp với tiêu
chuẩn criteria. Nếu bỏ qua sum_range thì
chính các ô trong vùng range được cộng
Ví dụ : Giả sử các ô từ A1:A4 lần lượt chứa
các giá bất động sản sau: $100,000,
$200,000, $300,000, $400,000. Còn các ô
B1:B4 chứa tiền hoa hồng lần lượt ứng với
mỗi giá bất động sản: $7,000, $14,000,
$21,000, $28,000.
SUMIF(A1:A4,">160000",B1:B4)bằng
63,000
Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n
3/25
Giáo trình Microsoft Excel 2000
4.2. Nhóm hàm thống kê
AVERAGE(number1,number2,...) Tính trung bình cộng của các tham số
number1, number2,....
Ví dụ Trong các ô B1,B2,B3 chứa lần
lợt 4, 8, 3; thì khi đó
AVERAGE(B1:B3)->5
COUNT(value1,value2,...) Đếm các ô kiểu số trong danh sách đối
value1, value2,..
Countif(range,criteria) Đếm các ô trên vùng range thoả mãn
tiêu chuẩn criteria
- Range là vùng các ô cần đếm.
- Criteria là tiêu chuẩn dưới dạng số,
biểu thức, hay chuỗi văn bản chỉ định ô
được đếm. Ví dụ tiêu chuẩn có thể viết
dưới dạng sau 32, "32", ">32",
"apples"
Ví dụ: Giả sử A3:A6 chứa tương ứng:
"apples", "oranges", "peaches",
"apples". Khi đó
COUNTIF(A3:A6,"apples") bằng 2
Giả sử B3:B6 chứa 32, 54, 75, 86. Khi
đó COUNTIF(B3:B6,">55") bằng 2
MAX(number1,number2,...) Trả lại trị lớn nhất trong các tham biến
Ví dụ: Dữ liệu trong các ô D1,D2,D3
lần lợt là 5,7,9; trong ô D4 nhập công
thức =MAX(D1:D3) khi đó D4 bằng 9
Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n
4/25
Giáo trình Microsoft Excel 2000
MIN(number1,number2,...) Trả lại trị bé nhất trong các tham biến
Ví dụ: Dữ liệu trong các ô D1,D2,D3
lần lợt là 5,7,9; trong ô D4 nhập công
thức =MIN(D1:D3) khi đó D4 bằng 5
SUM(number1,number2,..) Tính tổng các số trong danh sách tham
số
Ví dụ: Dữ liệu trong các ô D1,D2,D3
lần lợt là 5,7,9; trong ô D4 nhập công
thức =SUM(D1:D3) khi đó D4 bằng
21
Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n
5/25
Giáo trình Microsoft Excel 2000
4.3. Nhóm hàm chuỗi
LEFT(text,num_char) Kết quả là chuỗi con đ ư ợc trích ra từ bên trái của
chuỗi text đủ num_char ký tự
Ví dụ LEFT("Lê Thị Minh Nguyệt",6) bằng "Lê
Thị"
RIGHT(text,num_char) Kết quả là chuỗi con đ ư ợc trích ra từ bên phải của
chuỗi text đủ num_char ký tự
Ví dụ RIGHT("Lê Thị Minh Nguyệt",11) bằng
"Minh Nguyệt"
MID(text,start_num,num_char) Kết quả là chuỗi con đ ư ợc trích từ vị trí
start_num, đủ num_char ký tự
Ví dụ MID("Lê Thị Minh Nguyệt",8,4) bằng
"Minh"
LEN(text) Trả lại chiều dài của chuỗi text
Ví dụ LEN("Lê Thị Minh Nguyệt") bằng 18
UPPER(text) Đổi chuỗi text thành chữ hoa (không chính xác
khi dùng với Font tiếng Việt)
Ví dụ UPPER("Thomas Edison") bằng THOMAS
EDISON
Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n
6/25
Giáo trình Microsoft Excel 2000
LOWER(text) Đổi chuỗi text thành chữ thờng (không chính xác
khi dùng với Font tiếng Việt)
Ví dụ UPPER("Thomas Edison") bằng thomas
edison
PROPER(text) Đổi chữ cái đầu tiên của các từ thành chữ hoa, còn
lại là chữ thường (không chính xác khi dùng với
Font tiếng Việt)
Ví dụ PROPER("bill gates") bằng Bill Gates
TRIM(text) Cắt bỏ các ký tự trắng ở đầu và cuối chuỗi text.
Ví dụ TRIM(" Lê Quốc Minh ") bằng Lê Quốc
Minh
Đổi số value thành chuỗi theo khuôn dạng chỉ
TEXT(value,format_text)
định trong format_text
Ví dụ TEXT(1234.56,"##,###.###") bằng
1,234.56
VALUE(text) Đổi chuỗi có kiểu số thành số
Ví dụ VALUE("123") bằng 123
4.4. Nhóm hàm có điều kiện
IF(logical_test,value_if_true, Hàm IF cho kết quả:
value_if_false)
value_if_true nếu logical_test là TRUE
Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n
7/25
Giáo trình Microsoft Excel 2000
value_if_false nếu logical_test là FALSE
Ví dụ nhập công thức =IF(D2>5,"Trên TB","Dưới
TB") trong ô D3
Nếu nhập 6 trong D2 ta có "Trên TB" trog D3
Nếu nhập 4 trong D2 ta có "Dưới TB" trog D3
4.5. Nhóm hàm ngày tháng
DATE(year,month,day) Trả về ngày ứng với ngày, tháng, năm cung cấp trong
tham số.
Ví dụ Date(2000,08,22) bằng 22/08/2000
DAY(serial_number) Trả lại ngày của tham số serial_number kiểu ngày tháng
Ví dụ DAY("24-12-2000") bằng 24
Chú ý: Tham số kiểu ngày có trật tự ngày - tháng - năm
tuân theo thiết lập trong Control Panel trong máy của
bạn. Trớc khi sử dụng các hàm có liên quan đến kiểu
ngày hãy kiểm tra xem máy đang đặt trật tự ngày - tháng
- năm hay tháng - ngày - năm, hay một trật tự khác.
NOW() Trả lại giờ hiện hành
TODAY() Trả lại ngày hôm nay
MONTH(serial_number) Trả lại tháng của tham số serial_number kiểu ngày tháng
Ví dụ MONTH("8-3-2000") bằng 3 (giả sử máy đang
đặt ngày theo trật tự ngày-tháng-năm)
Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n
8/25
Giáo trình Microsoft Excel 2000
Trả lại năm của tham số serial_number kiểu ngày tháng
YEAR(serial_number)
Ví dụ YEAR("8-3-2000") bằng 2000 (giả sử máy đang
đặt ngày theo trật tự ngày-tháng-năm)
4.6. Nhóm hàm logic
AND(logical1,logical2,...) Cho kết quả là phép Và của các biểu thức logíc. Hàm
AND cho kết quả TRUE nếu tất cả các biểu thức logíc
là TRUE, ngợc lại hàm AND cho kết quả FALSE
Ví dụ AND(1000>900,LEFT("excel",2)="ex") bằng
TRUE
OR(logical1,logical2,...) Cho kết quả là phép hoặc của các biểu thức logíc. Hàm
OR cho kết quả TRUE nếu có một trong các biểu thức
logíc là TRUE, ngợc lại nếu tất cả biểu thức logíc là
FALSE thì hàm OR cho kết quả FALSE.
Ví dụ OR(1000>9000,LEFT("excel",2)="ex") bằng
TRUE
OR(2>3,5>8) bằng FALSE
NOT(logical) Cho kết quả là phép phủ định của biểu thức logíc.
Hàm NOT cho kết quả TRUE nếu biểu thức logíc là
FALSE và ngược lại.
Ví dụ NOT(3>2) bằng FALSE
NOT(AND(1000>900,LEFT("excel",2)="ex")) bằng
FALSE
Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n
9/25
Giáo trình Microsoft Excel 2000
4.7. Nhóm hàm tìm kiếm
1) Tìm kiếm dọc Vertical Lookup
Cú pháp: =VLOOKUP(lookup_value,table_array, col_index_num,range_lookup)
Hàm VLOOKUP tìm trên cột tận cùng bên trái của vùng table_array cho
đến khi thấy lookup_value, sau đó dò sang ngang hàng tới cột được chỉ ra bởi
col_index_num. Cột đầu có thể chứa văn bản, số, hay các trị logíc và được sắp xếp
tăng dần. Không phân biệt chữ hoa chữ thường. Range_lookup là một trị logical
(TRUE hay FALSE). Nếu là TRUE hay bỏ qua thì VLOOKUP trả lại kết quả gần
đúng; nếu FALSE, VLOOKUP trả lại kết quả chính xác hoặc #N/A khi không tìm
lookup_value, VLOOKUP sẽ tìm giá trị lớn nhất nhỏ hơn
thấy. Nếu không thấy
lookup_value.
Tham số: lookup_value là một trị, địa chỉ hay chuỗi; table_array là địa chỉ
vùng bảng tìm kiếm; col_index_num là cột trong bảng có chứa trị tìm kiếm; và
range_lookup (tuỳ chọn) là giá trị lôgíc TRUE hay FALSE (1 hoặc 0).
Kết quả: Trị trong ô cùng hàng với lookup_value trong bảng, ở cột chỉ định; hoặc
nếu không tìm thấy.
#N/A
2) Tìm kiếm ngang (Horizontal Lookup)
Cú pháp: =HLOOKUP(lookup_value,table_array,
row_index_num,range_lookup)
Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n
10/25
Giáo trình Microsoft Excel 2000
Hàm HLOOKUP tìm trên hàng đầu của vùng table_array cho đến khi gặp
lookup_value thì dò xuống theo cột đến hàng chỉ ra bởi row_index_num.
Range_lookup là một giá trị kiểu logíc (TRUE hay FALSE). Nếu là TRUE hay bỏ
qua, HLOOKUP trả lại kết quả gần đúng. Nếu là FALSE, HLOOKUP trả lại kết
quả chính xác hay #N/A table_array phải đ-
nếu không tìm thấy. Hàng đầu của
ợc sắp xếp tăng dần, theo chữ cài hay số . Trị tìm kiếm lookup_value và các giá trị
trong hàng đầu của table_array có cùng kiểu và có thể là văn bản, số hay trị lôgíc.
row_index_num bắt đầu từ 1. Để trả lại một trị nằm trong hàng đầu - nhập
1, hàng hai - nhập 2, và tiếp tục. Nếu row_index_num bé hơn 1, HLOOKUP sinh
lỗi #VALUE!. Nếu row_index_num lớn hơn số hàng có trong bảng hàm sinh lỗi
#REF!.
Tham số: lookup_value là trị, địa chỉ, hay chuỗi văn bản phụ thuộc vào hàng đầu
của bảng; table_array là địa chỉ của bảng; row_index_num là số thứ tự của hàng
trong bảng có chứa trị cần tìm; range_lookup (tuỳ chọn) có giá trị TRUE hay
FALSE (1 hoặc 0).
Kết quả: Giá trị trong ô cùng cột với lookup_value, hàng chỉ định; #N/A nếu
không thấy
3) Hàm Lookup
a) Lookup dạng mảng
Cú pháp: =LOOKUP(lookup_value,array)
Hàm LOOKUP hoạt động tương tự như HLOOKUP và VLOOKUP.
LOOKUP tìm kiếm lookup_value trên hàng đầu hay cột đầu của bảng array, tuỳ
Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n
11/25
Giáo trình Microsoft Excel 2000
thuộc vào hình dạng của bảng array. Nếu bảng array có hình vuông hoặc rộng
hơn cao, LOOKUP tìm lookup_value trên hàng đầu. Nếu bảng cao hơn rộng, tìm
kiếm thực hiện trên cột đầu. Nếu LOOKUP không tìm thấy lookup_value, nó sẽ
lấy giá trị lớn nhất dới lookup_value. Nếu lookup_value nhỏ hơn giá trị bé nhất
trong hàng hay cột được tìm hàm trả về lỗi #N/A. Giá trị trả về đợc lấy ở hàng
cuối hay cột cuối của bảng lookup_value. Cột hay hàng tìm kiếm phải đợc sắp xếp
theo trật tự tăng dần.
Tham số: lookup_value dới dạng số, chuỗi hay giá trị lôgíc; array là địa chỉ vùng
tìm kiếm.
Kết quả: Giá trị của của một ô ở hàng cuối hay cột cuối của bảng tìm kiếm.
b) Tìm kiếm dạng véc tơ
Cú pháp: LOOKUP(lookup_value,lookup_vector,result_vector)
Tìm kiếm trị lookup_value trên hàng hay cột chỉ ra bởi lookup_vector cho
đến khi thấy trị cần tìm thì sẽ dò sang ô tương ứng trong result_vector và trả về trị
trong ô đó.
Tham số: Lookup_value là giá trị mà LOOKUP tìm kiếm trên véc-tơ thứ nhất.
Lookup_value có thể là số, văn bản, giá trị logíc, tên hay địa chỉ. Lookup_vector là
cột hay hàng chứa văn bản, số hay kiểu logíc và đợc sắp xếp tăng dần.
Result_vector là hàng hay cột chứa trị trả về có cùng kích thước nh lookup_vector
4.8. Cặp hàm INDEX và MATCH
1) Hàm Index
Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n
12/25
Giáo trình Microsoft Excel 2000
Cho tham chiếu tới hay trị của một ô hay một mảng
Cú pháp: hai dạng
=INDEX(array,row_num,column_num)
=INDEX(reference,row_num,column_num, area_num)
Dạng đầu trả về trị của một ô hay mảng các trị của các ô. Dạng hai trả về tham
chiếu tới một ô hay mảng các ô.
Tham số: Array là địa chỉ mảng. Row_num số thứ tự của hàng, Column_num số tứ
tự của cột. Reference là địa chỉ vùng lớn, area_num là số thứ tự của vùng con
trong vùng lớn.
Kết quả:Trị của ô, mảng trị cho dạng 1; tham chiếu ô, mảng tham chiếu cho dạng
2
Ví dụ:
Hàm sau cho kết quả là 10:
=INDEX({2,3,4;10,11,12},2,1)
Công thức sau trả về tham chiếu tới ô C5, nằm ở hàng thứ hai và cột thứ ba trong
vùng thứ nhất:
=INDEX((A4:D7,F10:J15),2,3,1)
2) Hàm Match
Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n
13/25
Giáo trình Microsoft Excel 2000
Cú pháp: =MATCH(lookup_value,lookup_array, match_type)
Hàm MATCH trả về vị trí tương đối của lookup_value trong lookup_array. Kiểu
tìm do match_type chi phối. Trị lookup_value có thể là số, chuỗi, giá trị logíc hay
địa chỉ ô. MATCH trả lại vị trí của hàng hay cột trong mảng có chứa trị tìm thấy.
Thường được sử dụng kết hợp với hàm INDEX để tra một trị trong mảng.
Các dạng so khớp
Match_type Tìm kiếm
Trị lớn nhất nhỏ hơn hoặc bằng lookup_value. Lookup_array
1,hay bỏ qua
phải được sắp xếp tăng
0 Tìm chính xác.
Trị bé nhất nhất lớn hơn hoặc bằng lookup_value.
-1
Lookup_array phải được sắp xếp giảm.
Tham số: lookup_value là trị cần tìm trên mảng; lookup_array là mảng chứa các
trị; và match_type (tuỳ chọn) là một trong các số 1, 0, hay -1, chi phối cách tìm
kiếm.
Kết quả: Vị trí tương đối lookup_value trong lookup_array.
4.9. Trợ giúp sử dụng hàm.
Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n
14/25
Giáo trình Microsoft Excel 2000
Hình 4.1 Trợ giúp sử dụng hàm
Để sử dụng trợ giúp về hàm ta thực hiện như sau:
Click biểu tượng Paste Function trên thanh công cụ để lựa chọn hàm
muốn sử dụng hoặc chọn Insert / Function
Trong hộp thoại Insert Function, Click chọn tên nhóm hàm trong khung Or
select category như:
- Most Recently Used: Các hàm đã sử dụng
- All: Tất cả các hàm.
- Financial: Nhóm hàm tài chính
- Date & Time: Ngày và giờ
- Statistical: Nhóm hàm thống kê
- Lookup . . .:Nhóm hàm tìm kiếm
- Text: Nhóm hàm chuỗi
Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n
15/25
Giáo trình Microsoft Excel 2000
Tên các hàm trong nhóm sẽ hiển thị trong nhóm Select a Function,cú pháp
của hàm và hướng dẫn sử dụng sẽ hiển thị bên dưới.
Sau khi chọn tên hàm cần dùng click nút OK và nhập thông số tham biến cần thiết
4.10. Bài tập về hàm cơ bản
1. Nhập và tính Bảng điểm sau
Họ Tên Windows Winword Excel Trung Bình Xếp hạng
An 6 7 8 ? ?
Chiến 5 5 7 ? ?
Minh 6 9 7 ? ?
Quân 4 5 5 ? ?
Hoa 5 5 6 ? ?
Nam 6 5 9 ? ?
Hải 7 7 6 ? ?
Yến 5 7 5 ? ?
Tính trung bình dùng hàm AVERAGE, làm tròn kết quả bằng hàm Round
Cột xếp hạng điền Đỗ/ Không đỗ theo điểm trung bình
Xếp lại cột xếp hạn theo Yếu, Trung bình, Khá và Giỏi
2. Tính bảng bán hàng sau
Ngày Nhân viên Cửa hàng Mặt hàng Tiền nhập Phụ phí Tiền bán
20-08-98 Hơng Số 1 Kẹo 200 ? ?
Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n
16/25
Giáo trình Microsoft Excel 2000
03-09-98 Nga Số 2 Kẹo 100 ? ?
29-08-98 Lan Số 1 Bánh 400 ? ?
04-09-98 Vân Số 2 Bánh 500 ? ?
30-08-98 Chi Số 1 Bánh 100 ? ?
30-08-98 Nga Số 2 Mứt 200 ? ?
30-08-98 Vân Số 2 Kẹo 500 ? ?
10-08-98 Chi số 1 Bánh 300 ? ?
03-09-98 Lan Số 1 Kẹo 600 ? ?
04-09-98 Chi Số 1 Mứt 100 ? ?
Phụ phí của các mặt hàng như sau:
- Bánh : 2% Tiền nhập
- Mứt : 1% Tiền nhập
- Kẹo : 3% Tiền nhập
(Dùng hàm IF lồng)
Tiền bán = Tiền nhập + Phụ phí
3. Bảng chấm công (BT: Làm bình thường, CT: Công tác, NP: Nghỉ phép)
Bảng chấm công tuần Thống kê chấm
công
N. 20/09 21/09 22/09 23/09 24/09 25/09 26/09 BT CT NP
Viên
An BT CT BT BT CT BT NP An ? ? ?
Thu BT BT BT BT NP BT BT => Thu ? ? ?
Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n
17/25
Giáo trình Microsoft Excel 2000
Minh BT NP BT CT BT NP BT Minh ? ? ?
Hải BT CT BT BT BT BT BT Hải ? ? ?
Lệ BT BT BT BT BT CT BT Lệ ? ? ?
Thuỷ NP BT BT CT BT BT BT Thuỷ ? ? ?
4. Nhật ký chứng từ (dùng hàm Sumif để tính toán tra từ sổ nhật ký sang sổ cái
tổng hợp)
General Journal
Account Titles and Account
Date Explanation Number Debit Credit
01/06/1994 Office equipment 22 $686.24
01/06/1994 Accounts payable 30 $686.24
Purchase of inkjet printer
03/06/1994 Office lease 21 $1,187.43
03/06/1994 Cash 1 $1,187.43
Monthly office rent
07/06/1994 Accounts receivable 40 $716.54
07/06/1994 Sales 60 $716.54
Sold 1 Model VM3262
Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n
18/25
Giáo trình Microsoft Excel 2000
09/06/1994 Telephone expense 23 $85.26
09/06/1994 Accounts payable 30 $85.26
May phone bill
10/06/1994 Salaries 50 $3,457.90
10/06/1994 Cash 1 $3,457.90
Jones and Smith for May
13/06/1994 Subscriptions 29 10.39
13/06/1994 Cash 1 10.39
Courier, 3 months
General Ledger
Account Account Debit Credit
Name Number
1 Cash 1 0 4655.72
2 Office lease 21 1187.43 0
3 Office equipment 22 686.24 0
Telephone
4 23 85.26 0
expense
Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n
19/25
Giáo trình Microsoft Excel 2000
5 Subscriptions 29 10.39 0
6 Accounts payable 30 0 771.5
Accounts
7 40 716.54 0
receivable
8 Salaries 50 3457.9 0
9 Sales 60 0 716.54
4.11. Bài tập (Nhóm hàm tìm kiếm).
1. Điền và tính bảng sau
Phí
Ngày Số Loại Tiền Chiết Tổng
STT Tên Khách Ngày đi Giá Phục
đến ngày phòng thuê Khấu cộng
vụ
1 Mr. Brown 12-09-95 31-12-95 ? A1 ? ? ? ? ?
2 Mr. Green 31-10-95 12-12-95 ? B1 ? ? ? ? ?
3 Miss Alice 31-10-95 24-12-95 ? A1 ? ? ? ? ?
4 Mrs. Forster 31-10-95 24-12-95 ? A1 ? ? ? ? ?
5 Mr. Robert 31-10-95 24-12-95 ? A2 ? ? ? ? ?
6 Mr. Janathan 31-10-95 24-12-95 ? A1 ? ? ? ? ?
7 Mr. Gullit 01-11-95 22-12-95 ? C1 ? ? ? ? ?
8 Mr. Lee Yuan 01-11-95 31-12-95 ? B2 ? ? ? ? ?
9 Mr. Lam 01-11-95 25-12-95 ? A1 ? ? ? ? ?
Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n
