Bài giảng chuyên đề Kỹ năng tổ chức công việc
Tổ chức là quá trình xác định những công việc cần phải làm và phân công cho các đơn vị cá nhân đảm nhận các công việc đó, tạp ra mối quán hệ ngang dọc trong nội bộ doanh nghiệp. Tổ chức là việc sắp xếp các công việc được giao một cách gọn gàng, ngăn nắp, đảm bảo mọi việc được diễn ra một cách suôn sẻ. Mời các bạn tham khảo tài liệu dưới đây để nâng cao kỹ năng tổ chức công việc cho mình. Để xem thêm nhiều bài giảng hay về Kỹ năng mềm khác, mời các bạn ghé xem tại Bộ tài liệu Đào tạo nội bộ Doanh nghiệp.
Kỹ năng tổ chức
công việc
1
Lời giới thiệu
2
I/ KHÁI NIỆM
Nếu phải làm một chiếc xe máy, bạn
có hình dung việc bạn phải làm như thế
nào?
• Hoạch định là xác định chiếc máy có hình
dáng như thế nào, ưu điểm, cách vận
hành…
• Tổ chức là quá trình mua NVL, lắp ráp,
sắp xếp máy móc.
• Lãnh đạo là việc hướng dẫn tập xe, cách
thao tác xe, vận hành xe..
3
1. Khái niệm
• Theo nghĩa rộng: tổ chức là quá trình
xác định những công việc cần phải làm
và phân công cho các đơn vị cá nhân đảm
nhận các công việc đó, tạo ra mối quan
hệ ngang dọc trong nội bộ DN.
• Theo nghĩa hẹp: tổ chức là việc sắp xếp
các công việc được giao.
• Trong tài liệu này, tổ chức được hiểu
là kết hợp cả hai định nghĩa trên, trong
đó nhấn mạnh tổ chức công việc cá nhân.
4
2. Mục đích
Khi nghiên cứu tài liệu này, sẽ giúp bạn:
Tổ chức công việc được giao.
Tổ chức mạng lưới công việc.
Sắp xếp hồ sơ.
Sắp xếp vị trí làm việc.
Xác định thứ tự ưu tiên công việc.
Sắp xếp kế hoạch công việc ngắn hạn…
5
II/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC BỘ PHẬN
1. Xác định chức năng, nhiệm vụ
1. Định biên nhân sự
1. Xác định bản mô tả công việc
1. Sắp xếp công việc cho NV.
6
1. Xác định chức năng nhiệm vụ
1.1 Xác định chức năng:
• Nhiều công ty nhầm lẫn giữa khái nhiệm
chức năng và nhiệm vụ.
• Chức năng có thể được hiểu là những
nhiệm vụ lớn nhất của một bộ phận.
• Chức năng có thể hiệu là những sản
phẩm/dịch vụ mà bộ phận của bạn cung
cấp. Khi hiểu theo khái niệm khách hàng
nội bộ, bộ phận của bạn sẽ phải cung
cấp các sản phẩm…cho bộ phận tiếp theo.
Sản phẩm..đó là gì? Đó chính là chức
năng của bạn.
7
1.2 Xác định quy trình
• Từ những chức năng đó, bạn đặt câu hỏi:
làm thế nào để thực hiện được nó.
• Ví dụ: bạn có chức năng phải tuyển nhân
sự cho công ty, vậy làm thế nào để
tuyển dụng: bạn có câu trả lời là quy
trình tuyển dụng là gì?
• Mỗi bước trong quy trình đó, bạn hãy
đặt câu hỏi theo phương pháp 5W1H.
8
1.2 Xác định quy trình
PHƯƠNG PHÁP 5W1H
• Who: Ai làm việc đó.
• Where: Làm việc đó ở đâu.
• When: Làm việc đó khi nào?
• How: Làm bằng cách nào?
• Ghi chú: bạn không cần trả lời: what
(là cái gì) và why: tại sao?
9
1.2 Xác định quy trình
LÀM GÌ VỚI HOW?
• Bạn cần chú ý kỹ hơn với HOW, có thể mở
rộng ý nghĩa của nó là:
Bằng cách nào? Với câu hỏi này bạn xây
dựng các hướng dẫn công việc hay hướng
dẫn vận hành cho máy móc..
Đo lường như thế nào? Bạn hãy xây dựng
tiêu chuẩn cho từng công việc trong quy
trình.
10
2. Định biên công việc.
• Bây giờ bạn hãy lập một list các công
việc mà bộ phận bạn phải thực hiện.
• Hãy nhớ là liệt kê cả các công việc của
quản lý, như hoạch định – tổ chức –
lãnh đạo – kiểm tra.
• Hãy ước lượng thời gian thực hiện cho
từng công việc đó trong một năm
• Tổng cộng thời gian và chia cho số ngày
làm việc trong năm. Bạn sẽ biết mình
cần bao nhiêu người.
11
2. Định biên công việc (tt)
• Hãy nhóm các công việc có cùng tính
chất vào một chức danh công việc.
• Đảm bảo rằng tổng số thời gian phù hợp
với tổng số thời gian của mỗi chức
danh.
• Lưu ý cộng thêm 10% thời gian cho mỗi
chức danh. Điều này giúp bạn tạo sức ép
cho nhân viên và điều chỉnh số lượng
công việc co giãn sau này.
12
3. Lập các bản mô tả công việc:
• Bây giờ thì bạn hãy lập bản mô tả công
việc cho từng chức danh.
• Bản mô tả công việc gồm các nội dung:
thông tin về công việc (mã số, chức
danh, bộ phận, người quản lý trực
tiếp), mục tiêu – yêu cầu công việc,
nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ,
tiêu chuẩn công việc, điều kiện làm
việc.
• Lên sơ đồ tổ chức bộ phận.
13
4. Sắp xếp công việc cho NV
• Công việc của nhân viên gồm các công
việc thường xuyên và công việc không
thường xuyên.
• Công việc thường xuyên là các công việc
lặp lại, đã được ghi nhận trong bản mô
tả công việc. Công việc thường xuyên
phải có tính lặp lại.
• Công việc không thường xuyên do bạn
giao cho nhân viên thực hiện.
14
4. Sắp xếp công việc cho NV (tt)
Đối với công việc thường xuyên:
• Hãy đảm bảo là trong quy trình của bạn
đã có đầy đủ các tài liệu hướng dẫn cho
nhân viên thực hiện, bao gồm:
Cách thức thực hiện (how).
Nguồn lực để thực hiện (5M).
Tần suất thực hiện.
• Tốt hơn hết, hãy yêu cầu NV vẫn ghi nội
dung công việc thường xuyên vào kế
hoạch làm việc tuần của họ.
15
4. Sắp xếp công việc cho NV (tt)
Công việc không thường xuyên
• Hãy thể hiện nội dung giao việc cho
nhân viên bằng sổ giao việc.
• Giái thích cho nhân viên về lý do thực
hiện công việc (why).
• Giải thích các yêu cầu, mục tiêu, thời
hạn (when) của công ty.
• Giải thích phương pháp thực hiện (how).
16
4. Sắp xếp công việc cho NV (tt)
Khi phát sinh công việc thường xuyên, bạn
hãy lưu ý
• Xác định công việc đó có lặp lại trong
tương lai hay không?
• Trường hợp nó lặp lại, hãy thiết lập
một số tài liệu để hướng dẫn cho NV khi
nó xuất hiện trong tương lai.
• Như vậy, bạn đã chuyển công việc không
thường xuyên thành công việc thường 17
Tài liệu thao khảo
• Kỹ năng quản lý theo quá trình.
• Kỹ năng giao việc – uỷ quyền
18
III/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC CÁ NHÂN
1. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
1. Sắp xếp hồ sơ
1. Sắp xếp nơi làm việc
1. Quản lý thông tin
1. Lập kế hoạch công việc
19
1.Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
1.1 Phân loại công việc
•Theo mức độ quan trọng: "Việc lớn" là
những việc quan trọng (liên quan tới một
số tiền lớn hoặc sự an nguy của doanh
nghiệp); còn "việc nhỏ" thì ngược lại.
•Theo mức độ khẩn cấp: việc khẩn cấp và
việc không khẩn cấp.
•Theo tân suất: Việc thường xuyên và việc
không thường xuyên (sự vụ).
20