Bài giảng ACCESS
Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windows, trong đó có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tựđộng sản sinh chương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trongquản lý, thống kê, kế toán. Với Access, người dùng không phải viếttừng câu lệnh cụ thể như trong Pascal, C hay Foxpro mà chỉ cần tổchức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cần giải quyết.......
Môc lôc
CH¬NG I. LµM Vi ÖC Víi MiCROSOFT ACCESS ..............................6
I. VµO M«I trêng ACCESS. ...........................................6
II. Ch¬ng TR×NH ACCESS . .............................................7
II.1. TÖp chøa Ch¬ng tr×nh Access.......................................................................................7
II.2. Mét hÖ Ch¬ng tr×nh do Access t¹o ra (hÖ Ch¬ng tr×nh Access)................................8
III. T¹O MéT CSDL Míi ................................................8
IV. LµM VIÖC VíI CSDL §· TåN T¹I ....................................10
CH¦¥NG II. B¶NG .......................................................13
I. Kh¸i niÖm b¶ng....................................................13
II. T¹O B¶NG.........................................................13
II.1. T¹o b¶ng b»ng Design View..........................................................................................14
II.2. T¹o b¶ng b»ng Datasheet View : ..................................................................................15
II.3. T¹o b¶ng b»ng Table Wizard.........................................................................................16
II.4. T¹o b¶ng b»ng Import Table..........................................................................................16
II.5. T¹o b¶ng b»ng Link Table..............................................................................................16
III. THUéC TÝNH CñA trêng ..........................................16
III.1. C«ng dông:....................................................................................................................16
III.2. C¸ch ®Æt gi¸ trÞ cho c¸c thuéc tÝnh...........................................................................17
III.3. Tæng quan vÒ c¸c thuéc tÝnh cña trêng ...................................................................17
III.4. Chi tiÕt vÒ c¸c thuéc tÝnh cña trêng ..........................................................................18
III.4.1.Thuéc tÝnh Field Size..............................................................................................18
III.4.2.Thuéc tÝnh Format...................................................................................................18
III.4.3.Thuéc tÝnh Input Mask (mÆt l¹ nhËp liÖu). ............................................................20
III.4.4. Thuéc tÝnh Default Value .......................................................................................21
III.4.5. Thuéc tÝnh Required (trêng b¾t buéc ph¶i cã sè liÖu) ..........................................21
III.4.6. Thuéc tÝnh AllowZerolength ..................................................................................22
III.4.7. Thuéc tÝnh ValidationRule .....................................................................................22
III.4.8. Thuéc tÝnh Indexed................................................................................................22
IV. Thay ®æi thiÕt kÕ, chØnh söa cÊu tróc b¶ng ......................22
V. §ÆT KHO¸ CHÝNH ...................................................23
V.1. §Þnh nghÜa....................................................................................................................23
V.2. Lîi Ých.............................................................................................................................23
V.3. Xö lý kho¸ chÝnh ...........................................................................................................24
VI. L¦U CÊU TRóC B¶NG Vµ §ÆT T£N B¶NG ...............................24
VII. Thay ®æi cÊu tróc b¶ng vµ nhËp d÷ liÖu..........................25
VII.1. Thay ®æi cÊu tróc b¶ng..............................................................................................25
VII.2. NhËp d÷ liÖu vµo b¶ng...............................................................................................25
VII.3. ChuyÕn ®æi gi÷a hai chÕ ®é nhËp d÷ liÖu vµ thiÕt kÕ b¶ng................................26
VIII. LËp quan hÖ gi÷a c¸c b¶ng......................................26
VIII.1. C¸c lo¹i quan hÖ trong Access. ................................................................................26
VIII.2. C¸ch t¹o quan hÖ .......................................................................................................27
VIII.3. ChØnh söa quan hÖ...................................................................................................30
VIII.4. TÝnh toµn vÑn tham chiÕu .......................................................................................30
VIII.5. Xem vµ ®iÒu chØnh c¸c quan hÖ ®· cã trong CSDL...............................................32
VIII.5.1. Xem c¸c quan hÖ ®· cã.........................................................................................32
VIII.5.2. ChØnh söa............................................................................................................32
VIII.5.3. Xo¸........................................................................................................................32
IX.THUéC TÝNH CñA B¶NG...............................................32
IX.1. C¸c thuéc tÝnh cña b¶ng..............................................................................................32
IX.2. §Æt thuéc tÝnh. ...........................................................................................................33
CH¦¥NG III. TRUY VÊN (QUERY) ..........................................34
I. C¸C LO¹I TRUY VÊN ................................................34
II. C¸C B¦íC CHÝNH §Ó T¹O (THIÕT KÕ) MéT TRUY VÊN MíI ...............35
III- t¹o query b»ng design view......................................36
Trong phÇn nµy, ta xÐt mét vÝ dô ®iÓn h×nh vµ thùc hiÖn tõng bíc t¹o mét truy vÊn
th«ng qua vÝ dô ®ã:.............................................................................................................36
III. 1-T¹o Select Query...........................................................................................................37
Bµi gi¶ng Access 1
III.1.1. T¹o Select Query dïng ®Ó chän c¸c trêng, c¸c b¶n ghi vµ tÝnh to¸n........................37
III.1.2. T¹o Select Query dïng ®Ó tÝnh tæng theo nhãm d÷ liÖu. .....................................46
III.1.3 T¹o Select Query dïng hái -®¸p d÷ liÖu ..................................................................48
II.2. T¹o Crosstab Query........................................................................................................50
III.3. T¹o Action Query...........................................................................................................50
III.3.1. Make Table Query (Truy vÊn t¹o b¶ng)...................................................................50
III.3.2. Append Query (Truy vÊn nèi).................................................................................51
III.3.3. Update Query (Truy vÊn cËp nhËt) QBE ...............................................................51
III.3.4. Delete Query (Truy vÊn xo¸)....................................................................................51
IV. t¹o query b»ng wizard............................................52
IV.1. T¹o Select Query b»ng wizard......................................................................................52
IV.2. T¹o Crosstab Query b»ng wizard.................................................................................52
V- t¹o, söa query b»ng m· lÖnh sql ..................................52
V.1-CÊu tróc c¸c c©u lÖnh t¹o Query ..................................................................................52
V.2.C¸ch t¹o vµ söa Query b»ng SQL...................................................................................53
CH¦¥NG 5...............................................................54
MÉU BiÓU ............................................................54
I. KH¸I NIÖM CHUNG ..................................................54
I.1. CÊu tróc cña mÉu biÓu .................................................................................................54
I.2. C«ng dông cña c¸c « ®iÒu khiÓn: ................................................................................54
I.2.1. ThÓ hiÖn d÷ liÖu.......................................................................................................54
I.2.2. NhËp d÷ liÖu tõ bµn phÝm........................................................................................54
I.2.3. Thùc hiÖn hµnh ®éng. .............................................................................................54
I.2.4. Tæ chøc giao diÖn ch¬ng tr×nh. .............................................................................55
I.2.5.Tæ chøc hÖ Menu Bar cho ch¬ng tr×nh. ..................................................................55
II. T¹O MÉU BIÓU Tù §éNG Vµ B»NG WIZARD .............................55
III. T¹o Form b»ng Design View.......................................59
III.1. Giíi thiÖu c¸c lo¹i ®iÒu khiÓn.......................................................................................59
III.1.1. C¸c lo¹i ®iÒu khiÓn..................................................................................................59
III.1.2. C¸ch dïng.................................................................................................................59
III.2. §iÒu khiÓn TextBox .....................................................................................................60
III.2.1. T¹o Text box bÞ buéc (Buond).................................................................................60
III.2.1. T¹o Text box tÝnh to¸n - Unbound...........................................................................61
III.3. §iÒu khiÓn Label (nh·n)................................................................................................62
III.4. Thuéc tÝnh cña ®iÒu khiÓn. .......................................................................................62
III.4.1. Më b¶ng thuéc tÝnh cña mét « ®iÒu khiÓn ...........................................................62
III.4.2. Mét sè thuéc tÝnh hay dïng.....................................................................................63
III.5. C¸c lo¹i ®iÒu khiÓn dïng ®Ó cËp nhËp d÷ liÖu tõ b¶ng chän..................................63
III.5.1. C¸ch dïng ................................................................................................................64
III.5.2. C¸ch t¹o....................................................................................................................64
III.5.3. Ph©n lo¹i ListBox vµ ComBo Box theo nguån d÷ liÖu. ...........................................64
III.5.4. T¹o LIST/COMBO BOX kh«ng dïng WIZARD..........................................................65
III.5.5. Dïng Wizard t¹o List Box/Combo Box .....................................................................66
III.5.6. Dïng ®iÒu khiÓn Check Box, Toggle Button, Option Button ................................67
III.5.7. Sö dông nhãm lùa chän (Option Gourp) .................................................................67
III.6. T¹o Command Buttons (nót lÖnh)...............................................................................68
IV. MÉU BiÓU TR£N NHiÒU B¶NG........................................69
IV.1. C«ng dông.....................................................................................................................70
IV.1. Quan hÖ gi÷a c¸c mÉu biÓu chÝnh vµ phô................................................................70
V.3. C¸ch tæ chøc mÉu biÓu chÝnh vµ mÉu biÓu phô......................................................70
CH¦¥NG 6...............................................................72
B¸O BIÓU .............................................................72
I. X©y dùng b¸o biÓu b»ng hép c«ng cô................................72
I.1. C¸c vÊn ®Ò thêng gÆp khi x©y dùng b¸o biÓu ..........................................................72
I.2. C¸c c«ng cô thêng sö dông ...........................................................................................72
I.3. C¸c bíc x©y dùng b¸o biÓu.............................................................................................73
I.4. Thùc hiÖn in b¸o biÓu ...................................................................................................74
II. S¾P XÕP Vµ TËP HîP D÷ LIÖU THEO NHãM ............................75
Bµi gi¶ng Access 2
II.1. S¾p xÕp d÷ liÖu............................................................................................................75
II.2. Ph©n nhãm d÷ liÖu........................................................................................................75
II.3. §Çu nhãm vµ cuèi nhãm ...............................................................................................76
II.3.1. T¹o ®Çu nhãm vµ cuèi nhãm trªn b¸o biÓu..............................................................76
II.3.2. §Æt c¸c « ®iÒu khiÓn trªn phÇn ®Çu/cuèi nhãm. ...................................................76
II.3.3. Tæng hîp d÷ liÖu trªn tõng nhãm.............................................................................76
II.3.4. In theo nhãm ...........................................................................................................77
III. NhãM D÷ LIÖU THEO TR¦êng PH¢N NHãM .............................77
III.1. C¸ch ph©n nhãm ®èi víi trêng/biÓu thøc kiÓu sè ....................................................77
III.1.1. Ph©n nhãm theo gi¸ trÞ...........................................................................................77
III.1.2. Ph©n nhãm theo miÒn gi¸ trÞ.................................................................................77
III.2. C¸ch ph©n nhãm ®èi víi trêng/biÓu thøc kiÓu Date/time..........................................77
III.2.1. Ph©n nhãm theo gi¸ trÞ...........................................................................................77
III.2.2. Ph©n nhãm theo miÒn gi¸ trÞ.................................................................................78
III.3. C¸ch ph©n nhãm ®èi víi trßng/biÓu thøc kiÓu Text...................................................78
III.3.1. Ph©n nhãm theo gi¸ trÞ...........................................................................................78
III.3.2. Ph©n nhãm theo c¸c ký tù ®Çu...............................................................................78
IV. TæNG HîP D÷ LIÖU TR£N B¸O BIÓU ..................................78
IV.1. C¸c hµm dïng ®Ó tæng hîp d÷ liÖu.............................................................................78
IV.2. Tæng hîp d÷ liÖu trªn mçi nhãm..................................................................................79
IV.3. Tæng hîp d÷ liÖu trªn toµn b¸o biÓu...........................................................................79
IV.4. So s¸nh d÷ liÖu tæng hîp trªn c¸c phÇn cña b¸o biÓu...............................................79
IV.5. Kh«ng in mét sè « ®iÒu khiÓn cña b¸o biÓu.............................................................79
V. B¸o biÓu chÝnh vµ b¸o biÓu phô....................................80
VI. X©y dùng b¸o biÓu tù ®éng b»ng Wizard............................80
c¸c bµi tËp thùc hµnh..................................................82
Bµi gi¶ng Access 3
Giíi thiÖu Microsoft Access
Microsoft Access lµ hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu trªn m«i trêng
Windows, trong ®ã cã s½n c¸c c«ng cô h÷u hiÖu vµ tiÖn lîi ®Ó
tù ®éng s¶n sinh ch¬ng tr×nh cho hÇu hÕt c¸c bµi to¸n thêng gÆp
trong qu¶n lý, thèng kª, kÕ to¸n. Víi Access, ngêi dïng kh«ng ph¶i
viÕt tõng c©u lÖnh cô thÓ nh trong Pascal, C hay Foxpro mµ chØ cÇn
tæ chøc d÷ liÖu vµ thiÕt kÕ c¸c yªu cÇu, c«ng viÖc cÇn gi¶i quyÕt.
HiÖn nay thêng sö dông 4 phiªn b¶n Access lµ: Access 2.0
trong bé Microsoft Office 4.3 , Access 7.0 for Windows 95, Access
97 trong bé Microsoft Office 97, Access 2000 trong bé Microsoft Office
2000.
S¸u ®èi tîng c«ng cô mµ Access cung cÊp lµ: B¶ng (Table),
Truy vÊn (Query), mÉu biÓu (Form), b¸o biÓu (Report), Macro vµ ®¬n
thÓ (Module).
B¶ng cã cÊu tróc t¬ng tù nh mét tÖp DBF cña Foxpro ®îc dïng
®Ó lu tr÷ d÷ liÖu cña c¬ së d÷ liÖu (CSDL). Mét CSDL thêng
gåm nhiÒu b¶ng cã quan hÖ víi nhau.
Truy vÊn lµ c«ng cô m¹nh cña Access dïng ®Ó tæng hîp, s¾p
xÕp, t×m kiÕm d÷ ×iÖu trªn c¸c b¶ng. Khi thùc hiÖn truy vÊn sÏ nhËn
®îc mét tËp hîp kÕt qu¶ thÓ hiÖn trªn mµn h×nh díi d¹ng b¶ng, gäl
lµ DynaSet. DynaSet chØ lµ b¶ng kÕt qu¶ trung gian, kh«ng ®îc ghi
lªn ®a vµ nã sÏ bÞ xo¸ khi kÕt thóc truy vÊn. Tuy nhiªn cã thÓ sö
dông mét DynaSet nh mét b¶ng ®Ó x©y dùng c¸c truy vÊn kh¸c. ChØ
víi truy vÊn ®· cã thÓ gi¶i quyÕt kh¸ nhiÒu d¹ng to¸n trong qu¶n trÞ c¬
së d÷ liÖu.
MÉu biÓu thêng dïng ®Ó tæ chøc cËp nhËt d÷ liÖu cho c¸c
b¶ng vµ thiÕt kÕ giao diÖn Ch¬ng tr×nh. Tuy cã thÓ nhËp liÖu trùc
tiÕp vµo c¸c b¶ng, nhng mÉu biÓu sÏ cung cÊp nhiÒu kh¶ n¨ng nhËp
liÖu tiÖn lîi nhÊt NhËn d÷ liÖu tõ mét danh s¸ch, nhËn c¸c h×nh ¶nh,
nhËp d÷ liÖu ®ång thêi trªn nhiÒu b¶ng. MÉu biÓu cßn cho phÐp
nhËp c¸c gi¸ trÞ riªng lÎ (kh«ng liªn quan ®Õn b¶ng) tõ bµn phÝm. MÉu
biÓu cßn cã mét kh¶ n¨ng quan tläng kh¸c lµ tæ chøc giao diÖn Ch¬ng
tr×nh díi d¹ng mét b¶ng nót lÖnh hoÆc mét hÖ thèng menu.
Bµi gi¶ng Access 4
B¸o biÓu lµ c«ng cô tuyÖt vêi phôc vô c«ng viÖc in Ên, nã cho
c¸c kh¶ n¨ng :
- In d÷ liÖu díi d¹ng b¶ng.
- In d÷ liÖu díi d¹ng biÓu b¶ng.
- S¾p xÕp d÷ liÖu tríc khi in.
- S¾p xÕp vµ ph©n nhãm d÷ liÖu tíi 10 cÊp. Cho phÐp thùc
hiÖn c¸c phÐp to¸n ®Ó nhËn d÷ liÖu tæng hîp trªn mçi nhãm.
Ngoµi ra, d÷ liÖu tæng hîp nhËn ®îc trªn c¸c nhãm l¹i cã thÓ
®a vµo c¸c c«ng thøc ®Ó nhËn ®îc sù so s¸nh, ®èi chiÕu trªn
c¸c nhãm vµ trªn toµn b¸o c¸o.
- In d÷ liÖu cña nhiÒu b¶ng cã quan hÖ trªn mét b¸o c¸o.
Còng cÇn nãi thªm, viÖc chän Font ch÷, cì ch÷, kiÓu in vµ
viÖc tr×nh bÇy trªn b¸o c¸o ®îc tiÕn hµnh rÊt ®¬n gi¶n.
Macro bao gåm mét dÉy c¸c hµnh ®éng (Action) dïng ®Ò tù
®éng ho¸ mét lo¹t c¸c thao t¸c. Macro thêng dïng víi mÉu biÓu ®Ó
tæ chøc giao diÖn Ch¬ng tr×nh.
§¬n thÓ lµ n¬i chøa c¸c hµm, thñ tôc viÕt b»ng ng«n ng÷
Access Basic. MÆc dï c¸c c«ng cô mµ Access cung cÊp kh¸ ®Çy ®ñ,
nhng lÏ dÜ nhتn kh«ng thÓ bao qu¸t ®îc mäi vÊn ®Ò ®a d¹ng cña
thùc tÕ. C¸c hµm, thñ tôc cña Access Basic sÏ trî gióp gi¶i quyÕt
nh÷ng phÇn viÖc khã mµ c«ng cô kh«ng lµm næi.
Bµi gi¶ng Access 5
CH¬NG I. LµM Vi ÖC Víi MiCROSOFT ACCESS
Ch¬ng nµy tr×nh bÇy c¸c vÊn ®Ò sau:
• C¸ch vµo m«i trêng cña Access.
• Kh¸i niÖm c¬ së d÷ liÖu (CSDL). §ã lµ hÖ Ch¬ng tr×nh
do Access t¹o ra vµ ®îc lu trªn mét tÖp cã ®u«i MDB. Mét
CSDL gåm 6 nhãm ®èi tîng lµ: B¶ng, truy vÊn, mÉu biÓu, b¸o
biÓu. macro vµ module.
• T¹o CSDL míi vµ lµm viÖc víi CSDL ®· cã.
• C¸c cöa sæ chÝnh vµ c¸c thao t¸c c¬ b¶n trong Access.
I. VµO M«I trêng ACCESS.
Ch¬ng tr×nh Access ®îc x©y dùng vµ thùc hiÖn trong m«i trêng
Access v× vËy chóng ta cÇn biÕt c¸ch vµo m«i trêng Access. §Ó lµm
®iÒu nµy tr×nh tù thao tac nh sau:
l. Khëi ®éng Windows nÕn ®ang ë m«i trêng DOS.
2. Chän Start, Programs, Microsoft Access .
KÕt qu¶ ta nhËn ®îc cöa sæ sau trªn ®ã cã c¸c tuú chän:
Bµi gi¶ng Access 6
o NÕu muèn më mét CSDL ®· cã th×
chän trong danh s¸ch Open an Existing Database råÝ
bÊm OK.
o NÕu muèn t¹o mét CSDL míi th× chän
Blank Database råi bÊm OK.
o NÕu muèn t¹o mét CSDL míi theo
nh÷ng chñ ®Ò cã s½n th× chän Database Wizard råi bÊm
OK.
o NÕu cha quen víi c¸ch më CSDL ®· cã
vµ c¸ch t¹o CSDL míi th× ta bÊm chuét t¹i nót Cancel. Khi ®ã
sÏ më cöa sæ Microsoft Access cã d¹ng:
II. Ch¬ng TR×NH ACCESS .
II.1. TÖp chøa Ch¬ng tr×nh Access
Mçi mét tÖp Ch¬ng tr×nh thêng cã mét ®u«i qui ®Þnh, vÝ dô c¸c
tÖp Ch¬ng tr×nh C cã ®u«i lµ .C, tÖp Ch¬ng tr×nh Pascal cã ®u«i lµ
PAS, tÖp Ch¬ng tr×nh Foxpro cã ®u«i lµ .PRG.Mét tÖp Ch¬ng do
Access t¹o ra cã ®u«i lµ .MDB
Bµi gi¶ng Access 7
II.2. Mét hÖ Ch¬ng tr×nh do Access t¹o ra (hÖ Ch¬ng
tr×nh Access)
Ch¬ng tr×nh Access gäi lµ mét Database (CSDL). Trong c¸c
ng«n ng÷ truyÒn thèng nh C, Pascal, Foxpro, mét hÖ Ch¬ng tr×nh
gåm c¸c tÖp Ch¬ng tr×nh vµ c¸c tÖp d÷ liÖu ®îc tæ chøc mét c¸ch
riªng biÖt. Nhng trong Access toµn bé Ch¬ng tr×nh vµ d÷ liÖu ®îc
chøa trong mél tÖp duy nhÊt cã ®u«i .MDB. nh vËy thuËt ng÷ hÖ Ch-
¬ng tr×nh hay CSDL ®îc hiÓu lµ tæ hîp bao gåm c¶ Ch¬ng tr×nh vµ
d÷ liÖu. §Ó ng¾n gän nhiÒu khi ta gäi lµ Ch¬ng tr×nh thay cho thuËt
ng÷ hÖ Ch¬ng tr×nh. nh vËy díi ®©y khi nãi ®Õn Ch¬ng tr×nh hay
hÖ ch¬ng tr×nh hay CSDL th× cïng cã nghÜa ®ã lµ mét hÖ phÇn
mÒm gåm c¶ Ch¬ng tr×nh vµ d÷ liÖu do Access t¹o ra.
III. T¹O MéT CSDL Míi .
Nªn x©y dùng tríc mét th môc míi chøa CSDL cÇn t¹o, vÝ dô th
môc: TG ACCESS V× nÕu ta chøa c¸c CSDL trong th môc ACCESS
th× chóng cã thÓ sÏ bÞ mÊt mçi khi cµi ®Æt l¹i Access, vµ khã qu¶n
lý.
Bíc 1: Tõ cöa sæ Microsoft Access: Chän menu File, chøc n¨ng
New Database (hoÆc kÝch chuét t¹i biÓu tîng New Database ), ®îc
cöa sæ sau:
Bíc 2: NhÊn ®óp chuét t¹i biÓu tîng Blank DataBase, hoÆc
nhÊn nót OK ®Ó hiÖn ra cöa sæ:
Bµi gi¶ng Access 8
Bíc 3:Chän th môc sÏ chøa tÖp CSDL cÇn t¹o (vÝ dô th môc TG
ACCES trong hép Save in), sau ®ã ®Æt tªn CSDL trong hép
File name (vÝ ®ô TSDH), cöa sæ t¬ng øng cã d¹ng:
KÝch chuét t¹i nót Create. XuÊt hiÖn cöa sæ Database:
Bµi gi¶ng Access 9
§©y lµ mét trong nh÷ng cöa sæ rÊt quan träng cña Access. Cöa
sæ bao gåm:
o HÖ menu víi c¸c menu: File, Edit,
View, ...
o Tiªu ®Ò Database: TSDH cho biÕt tªn
cña CSDL.
o C¸c ®èi tîng c«ng cô (c¸c môc): Table,
Query, Form, Report, Macro, Modul dïng ®Ó x©y dùng c¸c
®èi tîng trong Ch¬ng tr×nh Access
IV. LµM VIÖC VíI CSDL §· TåN T¹I
Gi¶ sö ®· cã CSDL TSDH trong th môc C.\TG_ACCES. §Ó
lµm viÖc víi CSDL trªn (xem, söa, bæ sung, thùc hiÖn ch¬ng tr×nh) ta
lÇn lît thao t¸c nh sau:
B1: Tõ cöa sæ Microsoft Access chän menu File, Open
Database hoÆc kÝch chuét t¹i biÓu tîng Open Database, kÕt qu¶
nhËn ®îc cöa sæ:
Bµi gi¶ng Access 10
B2: Chän th môc chøa Database cÇn më trong hép Look in. KÕt
qu¶ sÏ hiÖn danh s¸ch c¸c CSDL (c¸c tÖp cã ®u«i .MDB) trong th môc
nµy:
B3. Chän CSDL cÇn më trong hép File Name - gi¶ sö chän
CSDL TSDH, sau ®ã kÝch chuét t¹i nót OK. KÕt qu¶ nhËn ®îc cöa sæ
Database cña CSDL TSDH nh sau:
Bµi gi¶ng Access 11
Khi më mét CSDL, nÕu muèn chän môc nµo th× ta bÊm chuét
vµo TAB cña môc ®ã.
Bµi gi¶ng Access 12
CH¦¥NG II. B¶NG
Trong ch¬ng nµy sÏ tr×nh bÇy c¸ch sö dông c«ng cô TABLE
®Ó lµm viÖc víi c¸c b¶ng gåm:
o T¹o b¶ng míi
o §Æt kho¸ chÝnh vµ t¹o c¸c chØ môc
cho b¶ng
o NhËp d÷ liÖu vµo b¶ng
o ChØnh söa cÊu tróc cña b¶ng
o ThiÕt lËp quan hÖ gi÷a c¸c b¶ng
o Sö dông thuéc tÝnh cña trêng ®Ó
tr×nh bÇy d¹ng d÷ liÖu cña trêng vµ kiÓm tra tÝnh h¬p lÖ cña
d÷ liÖu khi cËp nhËt.
I. Kh¸i niÖm b¶ng
B¶ng lµ n¬i chøa d÷ liÖu cña mét ®èi tîng nµo ®ã.
Mét c¬ së d÷ liÖu (CSDL) thêng gåm nhiÒu b¶ng.
Mét b¶ng gåm nhiÒu trêng cã c¸c kiÓu kh¸c nhau nh: Text,
Number, Date/Time…
C¸c b¶ng trong mét CSDL thêng cã quan hÖ víi nhau.
II. T¹O B¶NG
Tõ cöa sæ Database chän môc Table
o Chän nót New dïng ®Ó t¹o b¶ng míi
o Nót nót Open dïng ®Ó më nhËp liÖu
cho b¶ng ®îc chän.
o Nót nót Design dïng ®Ó xem, söa cÊu
tróc cua b¶ng ®îc chän
§Ó t¹o b¶ng míi ta chän nót New, kÕt qña cã ®îc:
Bµi gi¶ng Access 13
II.1. T¹o b¶ng b»ng Design View.
Chän Design View trong cöa sæ New Table, kÕt qu¶ nhËn ®îc
cöa sæ thiÕt kÕ b¶ng nh sau:
Cöa sæ Table ®îc chia lµm 2 phÇn:
o PhÇn trªn gåm 3 cét: Field Name,
Data Type vµ Description, dïng ®Ó khai b¸o c¸c trêng cña
b¶ng, mçi trêng khai b¸o trªn 1 dßng.
o PhÇn díi dïng ®Ó qui ®Þnh c¸c thuéc
tÝnh cho c¸c trêng.
B1: Gâ tªn trêng ë « trong cét Fieldname
Bµi gi¶ng Access 14
Tªn trêng (Field Name): Lµ mét d·y kh«ng qu¸ 64 ký tù, bao gåm
ch÷ c¸i, ch÷ sè, kho¶ng trèng.
B2. Chän kiÓu trêng trong cét Data Type
Access gåm c¸c kiÓu sau:
Tªn trêng M« t¶ §é lín
Text Ký tù dµi tèi ®a 255 Byte
Memo Ký tù dµi tèi ®a 64000 Byte
Number Sè nguyªn, thùc dµi : 1 , 2, 4 hoÆc 8 Byte
Date/time Ngµy th¸ng/giê dµi 8 Byte
Currency TiÒn tÖ dµi 8 Byte
AutoNumber Sè dµi 8 Byte
Yes/No Boolean 1 Bit
OLE OObject §èi tîng 1 Giga Byte
Hyperlink Ký tù hoÆc kÕt h¬p ký tù vµ sè
Lookup Wizard Cho phÐp chän gi¸ trÞ tõ b¶ng kh¸c
B3. M« t¶ (Discreption): §Ó gi¶i thÝch cho râ h¬n mét trêng
nµo ®ã V¨n b¶n m« t¶ sÏ ®îc hiÓn thÞ khi nhËp sè liÖu cho c¸c tr-
êng. PhÇn nµy cã thÓ cã hoÆc kh«ng.
B4. X¸c ®Þnh c¸c thuéc tÝnh cña trêng trong b¶ng Properties
(c¸c thuéc tÝnh nµy sÏ ®îc nªu chi tiÕt h¬n trong phÇn sau,
t¹i ®©y ta cã thÓ dïng c¸c gi¸ trÞ thuéc tÝnh mÆc ®Þnh).
II.2. T¹o b¶ng b»ng Datasheet View :
B1: Tõ cöa sæ Database, chän Table Tab, chän New
B2: Chän Datasheet View tõ hép tho¹i New Table, OK
B3: §Æt tªn trêng : KÝch ®óp chuét vµo tªn trêng NhËp tªn tr-
êng míi Enter
B4: NhËp c¸c b¶n ghi d÷ liÖu
Bµi gi¶ng Access 15
B5: Ghi b¶ng : Më Menu File, chän Save, ®Æt tªn, chän OK
II.3. T¹o b¶ng b»ng Table Wizard
B1: Tõ cöa sæ Database, chän Table Tab, chän New
B2: Chän Table Wizard tõ hép tho¹i New Table, OK
B3: Chän c¸c trêng cÇn thiÕt , KÝch nót next
* §æi tªn trêng :chän Rename Field, gâ tªn trêng míi,OK
B4: chän Next, ®Æt tªn b¶ng Finish
B5: NhËp d÷ liÖu vµo b¶ng
II.4. T¹o b¶ng b»ng Import Table
B1: Tõ cöa sæ Database, chän Table Tab, chän New
B2: Chän Import Table tõ hép tho¹i New Table, OK
B3: Chän th môc, kiÓu file vµ tªn file cÇn lÊy
B4: Chän Import
II.5. T¹o b¶ng b»ng Link Table
B1: Tõ cöa sæ Database, chän Table Tab, chän New
B2: Chän Link Table tõ hép tho¹i New Table, OK
B3: Chän th môc, kiÓu file vµ tªn file cÇn lÊy
B5: Chän Link
III. THUéC TÝNH CñA trêng
III.1. C«ng dông:
o §iÒu khiÓn h×nh thøc thÓ hiÖn d÷
liÖu.
o NhËp liÖu theo mÉu.
o KiÓm tra d÷ liÖu, ng¨n c¶n nhËp sai.
Bµi gi¶ng Access 16
o T¨ng tèc ®é t×m kiÕm.
III.2. C¸ch ®Æt gi¸ trÞ cho c¸c thuéc tÝnh.
Trong cöa sæ thiÕt kÕ b¶ng, mçi khi chän mét trêng ë nöa
trªn th× nöa díi thÓ hiÖn c¸c thuéc tÝnh cña trêng võa chän. Mçi
thuéc tÝnh n»m trªn mél dßng.
Lóc ®Çu mçi thuéc tÝnh hoÆc cha dïng (bá trèng) hoÆc cã
gi¸ trÞ mÆc ®Þnh, vÝ dô gi¸ trÞ mÆc ®Þnh cña thuéc tÝnh FieldSize
cña trêng kiÓu Text lµ 50, cña trêng kiÓu Number lµ Double.
Gi¸ trÞ cña thuéc tÝnh cã thÓ gâ trùc tiÕp tõ bµn phÝm (nh
thuéc tÝnh FieldSize cña trêng Text) hoÆc cã thÓ chän tõ mét danh
s¸ch cña Combo Box (nh thuéc tÝnh FieldSize cña trêng Number).
III.3. Tæng quan vÒ c¸c thuéc tÝnh cña trêng
Field Size. Sè ký tù cña trêng Text, hoÆc kiÓu cña trêng
number.
Format D¹ng hiÓn thÞ d÷ liÖu kiÓu ngµy vµ sè.
DecimalPlaces Sè ch÷ sè thËp ph©n trong kiÓu number vµ
cunency.
InputMask (MÆt l¹ Quy ®Þnh khu«n d¹ng nhËp liÖu
nhËp)
Caption §Æt nh·n cho trêng. Nh·n sÏ ®îc hiÓn thÞ khi
nhËp liÖu thay v× tªn trêng (nh·n mÆc ®Þnh).
Default Value X¸c ®Þnh gi¸ trÞ mÆc ®Þnh cña trêng.
Validation Rule Quy t¾c d÷ liÖu h¬p lÖ. D÷ liÖu ph¶i tho¶ m·n
quy t¾c nµy míi ®îc nhËp.
Required Kh«ng chÊp nhËn gi¸ trÞ rçng. CÇn ph¶i nhËp
mét d÷ liÖu cho trêng.
AllowZeroLength ChÊp nhËn chuçi rçng trong trêng Text, Memo.
Indexed T¹o chØ môc ®Ó t¨ng tèc ®é t×m kiÕm trªn trêng
Bµi gi¶ng Access 17
nµy
III.4. Chi tiÕt vÒ c¸c thuéc tÝnh cña trêng
III.4.1.Thuéc tÝnh Field Size
o Víi trêng Text §é dµi mÆc ®Þnh lµ
50 §é dµi hîp lÖ cã thÓ ®Æt lµ tõ 1255
o Víi trêng Number: MÆc ®Þnh lµ
Double (8 byte), cã thÓ chän c¸c kiÓu sau tõ Combo Box:
FieldSize MiÒn gi¸ trÞ Sè byte lu tr÷
Byte O255 1
Integer -3276832767 2
LongInteger -2147483648214743647 4
Single -3.4*l038 3.4*1038 4
Double - 1.797*10308 1.797 * 10308 8
III.4.2.Thuéc tÝnh Format.
NÕu bá qua Format, Access sÏ tr×nh bµy d÷ liÖu theo
d¹ng General.
C¸c gi¸ trÞ cña thuéc tÝnh Format ®èi víi trêng Number
(gi¶ ®Þnh Decimal Places=2 - Hai ch÷ sè phÇn thËp ph©n)
Gi¸ trÞ Format Sè §îc tr×nh bµy
General Number 1234.5 1234.5
Fixed 1234.5 1234.50
1234.568.1.1.1 1235.57
Standard 1234.5 1,234.50 (dÊu phÈy
ng¨n c¸ch hµng ngµn)
Percent 0.824 82.40 %
Bµi gi¶ng Access 18
Scientific 1234.5 1.23E+03
Currency 1234.5 1,234.50(UK) (dÊu
phÈy
hµng ngµn)
Ghi chó:
1. General Number: Kh«ng phô thuéc vµo Decimal Places, hiÖn
sè ch÷ sè thËp ph©n cÇn thiÕt nhÊt
2. Decimal Places = n : Mäi d¹ng (trõ General Number) hiÖn
®óng n ch÷ sè thËp ph©n.
3. Decimal Places = Auto : Khi ®ã:
D¹ng Fixed: 0 sè lÎ
D¹ng kh¸c (trõ General): 2 sè lÎ
C¸c gi¸ trÞ cña thuéc tÝnh Format ®èi víi trêng DATE/TIME.
Gi¸ trÞ Format Ngµy/giê ®îc tr×nh bµy
General Date 1/31/92 4:30:00 PM (U.S)
31/01/92 16:30:00 (U.K)
Long Date Friday, January 31 , 1992 (U.S)
31 January 1992 (U.K)
Medium Date 31-Jan- 1992
Short Date 1/31/92 (U.S)
31/01/92(U.K)
Long Time 4:30:00 PM
Medium Time 04:30 phÇn mÒm
Short Time 16:30
C¸c gi¸ trÞ cña thuéc tÝnh Format ®èi víi trêng YES/NO
Gi¸ trÞ Format ý nghÜa
Bµi gi¶ng Access 19
Yes/No Gi¸ trÞ logic lµ Yes vµ No
True/Falsse Gi¸ trÞ logic lµ True vµ False
On/Off Gi¸ trÞ logic lµ On vµ Off
III.4.3.Thuéc tÝnh Input Mask (mÆt l¹ nhËp liÖu).
o C«ng dông:
o T¹o khu«n d¹ng nhËp liÖu cho dÔ nh×n. Trªn khu«n d¹ng cã
thÓ thÊy c¸c vÞ trÝ ®Ó nhËp liÖu vµ c¸c ký tù ph©n c¸ch (vÝ
dô dÊu chÊm ph©n c¸ch phÇn nguyªn vµ phÇn ph©n, dÊu
g¹ch ngang ®Ó ph©n c¸ch c¸c côm ký tù cña sè tµi kho¶n,...)
o KiÓm tra tÝnh h¬p lÖ cña mçi ký tù gâ vµo. T¹i mçi vÞ trÝ
trªn khu«n d¹ng cã thÓ quy ®Þnh líp ký tù ®îc phÐp gâ (vÝ dô
nÕu quy ®Þnh c¸c ch÷ sè th× Access sÏ kh«ng nhËn c¸c ký tù
kh«ng ph¶i lµ ch÷ sè).
o Tù ®éng biÕn ®æi ký tù ®îc nhËp (vÝ dô chuyÓn sang ch÷
hoa).
o Che dÊu th«ng tin gâ vµo: Dïng mÆt n¹ kiÓu Password, khi
®ã c¸c ký tù gâ vµo ®îc thÓ hiÖn thµnh dÊu *.
o C¸ch t¹o mÆt l¹ nhËp liÖu: MÆt l¹ nhËp liÖu lµ mét dÉy ký tù
gåm c¸c lo¹i sau:
o Ký tù khu«n d¹ng: Mçi ký tù khu«n d¹ng thÓ hiÖn mét vÞ trÝ
giµnh cho ký tù gâ vµo vµ quy ®Þnh líp ký tù ®îc gâ.
0 vÞ trÝ dµnh cho ch÷ sè 0..9, b¾t buéc
9 vÞ trÝ dµnh cho ch÷ sè 0..9, kh«ng b¾t buéc
# vÞ trÝ dµnh cho ch÷ sè, dÊu + - dÊu c¸ch
L vÞ trÝ dµnh cho mét ch÷ c¸i, b¾t buéc
? vÞ trÝ dµnh cho ch÷ c¸i hoÆc dÊu c¸ch, kh«ng b¾t buéc
A vÞ trÝ dµnh cho ký tù ch÷ hoÆc sè, b¾t buéc
a vÞ trÝ dµnh cho ký tù ch÷ hoÆc sè, kh«ng b¾t buéc
Bµi gi¶ng Access 20
