Thủ thuật Microsoft Word
Khi sử dụng Microsoft Word với bộ mã Unicode, đôi khi các chữ có dấu bị nhảy cách
làm bạn rất khó chịu. Khắc phục tình trạng này rất dễ.
Bạn chỉ cần vào Tools Options Edit. Tại thẻ Edit, bạn bỏ dấu tích ở bảng Use smart copy
and paste, sau đó nhấn OK. Lỗi cách chữ khó chịu sẽ lập tức biến mất.
Khi chữ trong Microsoft Word bị nhảy cách ....................................................................................6
Thủ thuật chung.............................................................................................................................. 6
Phóng to hay thu nhỏ.................................................................................................................. 6
Định dạng nhanh chóng.............................................................................................................. 6
Thêm nhiều lựa chọn hơn........................................................................................................... 7
Xuống dòng không tạo chỉ mục.................................................................................................. 7
Các Smart Tags.......................................................................................................................... 7
Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụng..........................................................................7
Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng......................................................................................... 8
Sử dụng lệnh Paste Special............................................................................................................ 8
Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng................................................................................................. 9
Xoá thông tin cá nhân..................................................................................................................... 9
Vẽ một đường thẳng........................................................................................................................ 9
Máy tính có sẵn trong Word............................................................................................................ 9
Tuần hoá Smart Tags và Spelling, Track changes.......................................................................10
Status Bar có gì cho bạn?............................................................................................................. 10
Tuỳ biến AutoText......................................................................................................................... 11
Track changes So sánh các văn bản
...................................................................................................................................................... 11
Split – So sánh nhiều phần của văn bản
...................................................................................................................................................... 12
Bảo vệ văn bản của bạn
...................................................................................................................................................... 12
Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản
...................................................................................................................................................... 12
Đặt font chữ mặc định
...................................................................................................................................................... 13
Tính toán trên bảng
...................................................................................................................................................... 13
Tạo bảng nhanh chóng
...................................................................................................................................................... 14
Tắt tính năng tự động định dạng chỉ số trênchỉ số dưới
...................................................................................................................................................... 14
Tạo mẫu văn bản có ảnh xem trước
...................................................................................................................................................... 14
Giấu tên văn bản trong Recently Used Files
...................................................................................................................................................... 15
Tạo phím tắt tùy chọn trong Word................................................................................................. 15
Tìm từ đồng nghĩa trong Microsoft Word.......................................................................................16
Chèn âm thanh vào văn bản Word............................................................................................... 16
Track changes So sánh các văn bản
...................................................................................................................................................... 17
Split – So sánh nhiều phần của văn bản
...................................................................................................................................................... 17
Bảo vệ văn bản của bạn............................................................................................................... 18
Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản............................................................................18
Đặt font chữ mặc định................................................................................................................... 18
Chuyển đổi PDF sang Word hiệu quả hơn....................................................................................18
Gán phím tắt cho các biểu tượng trong Microsoft Word để thao tác nhanh hơn............................19
Cách tạo các tổ hợp phím tắt cho các biểu tượng như sau:..........................................................19
Xử lý văn bản tốt hơn với AutoCorrect...........................................................................................20
TẬN DỤNG MACRO..................................................................................................................... 21
Công cụ ẩn trong Microsoft Office.................................................................................................21
Microsoft Office Picture Manager.............................................................................................. 21
Microsoft Office Document Scanning và Microsoft Office Document Imaging..........................22
Microsoft Clip Organizer........................................................................................................... 23
Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard.......................................................................23
Microsoft Office Application Recovery......................................................................................23
Microsoft Office Language Settings..........................................................................................23
Microsoft Office Access Snapshot Viewer................................................................................23
Digital Certificate for VBA Projects........................................................................................... 23
Các phím tắt hữu dụng trong ứng dụng Office..............................................................................24
Microsoft Office......................................................................................................................... 24
Microsoft Outlook...................................................................................................................... 24
Internet Explorer (IE) và Firefox................................................................................................ 24
10 thao tác nhanh với MS Office................................................................................................... 25
Tính năng phóng to, thu nhỏ của Office ...................................................................................25
Lối tắt tới lối tắt ......................................................................................................................... 25
Thao tác với Word
...................................................................................................................................................... 25
Quay trở lại vị trí bạn vừa rời khỏi
.................................................................................................................................................. 26
Hai cửa sổ trên một màn hình ...................................................................................................... 26
Thao tác với Excel ........................................................................................................................ 26
Thay đổi hướng Enter .............................................................................................................. 26
Sang trang với page break........................................................................................................ 27
Sử dụng tính năng AutoFill ...................................................................................................... 27
Thao tác với Outlook .................................................................................................................... 28
Liên hệ nhanh hơn nhờ nickname ............................................................................................28
Tạo thêm không gian ............................................................................................................... 28
Thủ thuật nâng cao trong MS Word.............................................................................................. 28
Tự động cài đặt thiết lập ưa thích hàng ngày............................................................................28
Sửa đổi định dạng tài liệu......................................................................................................... 29
Tránh cảnh báo phiền phức ..................................................................................................... 29
Dán văn bản không chứa định dạng.........................................................................................29
Loại bỏ những kí lạ, dấu xuống dòng trong văn bản ................................................................30
Sử dụng menu Work................................................................................................................. 30
Vẽ hình trong MSWord................................................................................................................ 30
Tự in phím tắt trong MS Word....................................................................................................... 32
Các định dạng đặc biệt trên chữ................................................................................................... 34
Chuyển đổi chữ in sang chữ thường và ngược lại......................................................................34
Định dạng chỉ số....................................................................................................................... 34
Định dạng chỉ số mũ................................................................................................................. 35
Các định dạng đặc biệt khác.................................................................................................... 35
Định dạng bề rộng chữ............................................................................................................. 35
Định dạng chữ hiệu ứng............................................................................................................ 35
Khám phá thanh công cụ MS Word..............................................................................................35
In ấn file văn bản........................................................................................................................... 38
Định dạng file văn bản.................................................................................................................. 51
MS Word: Tạo tiêu đề trang (Header) và chân trang (Footer).......................................................55
Một số thủ thuật khi in văn bản trong MS Word............................................................................59
Tìm kiếm – Thay thế Di chuyển nhanh.......................................................................................67
Muốn tìm kiếm chữ, từ ngữ trong file......................................................................................... 67
Muốn thay thế từ ngữ trong nội dung file văn bản.....................................................................68
Di chuyển nhanh đến các vị trí cần thiết...................................................................................69
Thay đổi biểu tượng của nút nhấn trên thanh công cụ..................................................................70
Định dạng đoạn văn bản............................................................................................................... 74
Barcode Works v3.2 Addins chèn mã vạch trong MS Word......................................................76
Chức năng Tracks Change, Comments trong Microsoft Word......................................................78
Bật và tắt chế độ Tracks Change ............................................................................................. 79
Chèn lời bình vào văn bản ....................................................................................................... 79
Các chế độ hiển thị của ô ghi chú (Balloons)............................................................................81
Kết luận ................................................................................................................................... 82
Điền số thứ tự, ký tự đầu dòng tự động MS Word..........................................................................82
Tạo đường viền (border) bao quanh đoạn văn bản.......................................................................92
Tạo đường viền (border) cho toàn bộ file văn bản.........................................................................95
Trang trí văn bản giống trang báo.................................................................................................99
Tăng lực Microsoft Office............................................................................................................ 102
CẢI TIẾN OUTLOOK ................................................................................................................. 103
TẠO DẤU RIÊNG CHO POWERPOINT ....................................................................................104
Sao lưu AutoCorrect trong Microsoft Office.................................................................................104
Tạo dòng dấu chấm (……………) nhanh Tabs.........................................................................106
Tạo mục lục tự động................................................................................................................... 110
Vai trò của Section trong trình bày văn bản................................................................................126
1. Chia văn bản thành nhiều Section (đoạn, phần). ...............................................................126
2. Thiết lập nhiều hệ thống lề (Margin) và hướng giấy in (Orientation) trong cùng một văn bản.
................................................................................................................................................ 127
3. Thiết lập nhiều hệ thống tiêu đề trên và tiêu đề dưới (header and footer) cho các Section.
................................................................................................................................................ 127
4. Thiết lập nhiều hệ thống số trang trên cùng một văn bản. .................................................128
5. Thiết lập chế độ bảo vệ nội dung cho từng đoạn văn bản. ................................................128
Đánh số trang, chèn ký tự đặc biệt... vào file văn bản.................................................................130
Đánh số trang không cần vào phần Header, Footer. .............................................................130
Chèn Ngày, tháng, giờ trong nội dung file văn bản ................................................................131
Chèn một số nội dung khác vào nội dung file văn bản ..........................................................132
Chèn ký tự đặc biệt, ký tự toán học vào nội dung file .............................................................133
Định dạng phông chữ, thay đổi độ giãn chữ, trang trí chữ cho sinh động....................................136
Định dạng phông chữ. ............................................................................................................ 136
Bạn có muốn đổi lại định dạng font chữ mặc định cho các file mới sau này không?...............138
Thay đổi độ giãn chữ.............................................................................................................. 140
Trang trí chữ cho sinh động.................................................................................................... 141
Chèn ghi chú ở chân trang.......................................................................................................... 142
Tạo báo cáo tự động trong word từ bảng số liệu của Excel.........................................................143
Dịch nhanh văn bản bằng Microsoft Word 2003.........................................................................146
Chèn ảnh vào nội dung văn bản.................................................................................................149
Chèn chú thích............................................................................................................................ 174
Chèn chú thích với Office 2000...............................................................................................174
Chèn chú thích với Office 2003 ..............................................................................................175
Chèn nội dung của 1 file.doc đã có vào nội dung file đang mở...................................................176
Tạo các liên kết (Link) trong MS Word........................................................................................177
Tạo các liên kết (Link) trong MS Word ...................................................................................178
Đánh dấu (Bookmark) cho đoạn văn bản ..............................................................................183
Thay đổi một số tùy chọn trong MS Word...................................................................................184
Bỏ chế độ tự động điền số thứ tự và ký tự đầu dòng tự động .................................................184
Thay đổi đơn vị đo chiều dài trong Office ...............................................................................186
Đặt chế độ tự động sao lưu dữ liệu. .......................................................................................188
Bỏ chế độ kiểm tra chính tả, từ ngữ tiếng Anh .......................................................................189
Ẩn / hiện đường viền bao quanh văn bản ..............................................................................191
Thiết lập chế độ tự động chỉnh sửa từ ngữ khi gõ văn bản..........................................................192
Xóa chế độ tự động sửa từ ngữ. ............................................................................................. 194
Một số thủ thuật quan trọng khác................................................................................................ 197
Đặt mật khẩu bảo vệ nội dung file văn bản nhưng vẫn hiển thị đọc được (Office 2003).........197
Đặt mật khẩu bảo vệ file không mở và lưu chỉnh sửa nội dung...................................................200
HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN MAIL MERGE CHO NHÃN BIỂU (LABEL)......................................206
THỦ THUẬT WORD XP.............................................................................................................. 225
Thêm số dòng cho tài liệu....................................................................................................... 225
Đánh số trang theo từng chương trong tài liệu........................................................................226
Hiện hoặc ẩn số trang trên trang đầu tiên...............................................................................226
Bỏ qua việc đánh số dòng cho một Paragraph.......................................................................226
Đánh dấu chọn những từ tìm thấy khi tìm kiếm.......................................................................226
Khi chữ trong Microsoft Word bị nhảy cách
Khi sử dụng Microsoft Word với bộ mã Unicode, đôi khi các ch ữ có dấu bị nh ảy cách
làm bạn rất khó chịu. Khắc phục tình trạng này rất dễ.
Bạn chỉ cần vào Tools > Options >Edit. Tại thẻ Edit, bạn bỏ dấu tích ở bảng Use smart copy
and paste, sau đó nhấn OK. Lỗi cách chữ khó chịu sẽ lập tức biến mất.
Microsoft đã rất cố gắng nhằm hoàn thiện và bổ sung thêm nhiều tính năng mới tiện
dụng hơn cho bộ phần mềm Microsoft Office. Nh ưng ph ần l ớn “sức mạnh ti ềm ẩn”
của MS Office - những lựa chọn ẩn, những tính năng chưa hề được biết đến hay những
shortcuts - đều gần như không được biết đến hay không được sử dụng.
Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn được giới thiệu đến bạn những thủ thuật đơn
giản và hiệu quả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint. Có thể nói những thủ thuật này sẽ
giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn bộ phần mềm văn phòng này, khai thác những khả năng tiềm
tàng hoặc tuỳ biến theo phong cách riêng của mình.
Tuy nhiên chúng tôi cũng xin chú ý bạn là hầu hết những thủ thuật sau đây sẽ v ận hành rất t ốt
đối với phiên bản Microsoft Office XP và 2003.
Thủ thuật chung
Phóng to hay thu nhỏ
Nếu bạn đang sở hữu một mouse (con chuột máy tính) có thanh cuộn ở giữa (scroll button) thì
bạn hoàn toàn có thể phóng to hay thu nhỏ văn bản của mình trong cửa sổ MS Office cực kì
nhanh chóng bằng cách giữ phím Ctrl và xoay thanh cuộn – xoay lên phía trước là phóng to và
về phía sau là thu nhỏ lại.
Định dạng nhanh chóng
Một trong những “viên ngọc ẩn” trong MS Office chính là Format
Painter – có hình dáng như chiếc chổi sơn trên thanh công cụ chuẩn
(Standard toolbar). Nếu chưa có bạn có thể vào Tool | Commands,
tìm đến mục Format và kéo biểu tượng của công cụ thả vào thanh
công cụ chuẩn.
Khi bạn nhắp chuột vào biểu tượng chiếc chổi sơn, công cụ sẽ copy lại định dạng văn bản
tại nơi con trỏ chuột xuất hiện. Nếu bạn lựa chọn cả một đoạn (paragraph) hay một ô (cell)
rồi mới nhắp chuột vào biểu tượng công cụ thì định dạng của đoạn hay ô đó sẽ được sao chép
lại. Sau đó bạn chỉ cần kéo chuột lựa chọn đoạn văn bản bạn muốn “dán” định dạng giống
như đoạn nguồn là xong.
Bằng cách nhắp đúp chuột lên biểu tượng của Format Painter, bạn có thể áp dụng định d ạng
đã được sao chép liên tục cho đến khi bạn ấn phím Esc.
Thêm nhiều lựa chọn hơn
Nếu bạn giữ nguyên phím Shift sau đó chọn File trong ứng dụng
Word hoặc trong cửa sổ soạn e-mail mới của Outlook, bạn sẽ thấy
sự thay đổi trong menu File. Với Word và Outlook bạn sẽ thấy có
thêm lựa chọn Save All và Close All còn trong Excel bạn s ẽ chỉ thấy
có Close All.
Xuống dòng không tạo chỉ mục
Trong một đoạn có chỉ mục nếu bạn muốn xuống dòng mà không muốn dòng đó có chỉ mục
thì bạn chỉ cần ấn tổ hợp phím Shift-Enter. Lần tới bạn ấn Enter để xuống dòng và tiếp t ục
theo danh sách chỉ mục.
Riêng trong Excel để xuống dòng trong một ô bạn hãy ấn Alt-Enter.
Các Smart Tags
Smart Tags - bắt đầu xuất hiện trong phiên bản Microsoft Office XP – chính là nh ững biểu
tượng ứng dụng công nghệ XML nên có thể xuất hiện ngay lập tức ở trên hoặc ở dưới các dữ
liệu phù hợp với tính năng của Smart Tags. Để kích hoạt các Smart Tags bạn hãy vào Tools |
AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục Smart Tags và lựa chọn nh ững lo ại tags mà b ạn
muốn kích hoạt.
Lấy ví dụ về Paste Options Smart Tags:
Paste options: Sau khi bạn dán (paste) dữ liệu trong bất kì ứng dụng Office nào b ạn có thể
chọn Smart Tag (xuất hiện ngay bên cạnh đoạn dữ liệu vừa dán có hình giống nh ư m ột
clipboard) với những lựa chọn định dạng phong phú - Match Destination Formatting (chuyển
định dạng dữ liệu vừa dán giống với định dạng của cả văn bản) và Keep Source Formatting
(giữ nguyên định dạng của đoạn dữ liệu vừa dán).
Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụng
Cách nhanh nhất và thông dụng nhất để truy cập đến các tệp tin văn bản thường sử dụng
trong Microsoft Word hiện nay là vào File rồi tìm đến văn bản cần m ở ra. Điểm b ất lợi của
cách này là số lượng tệp tin lưu trong danh sách này tương đối hạn chế, cho dù người sử dụng
đã vào Tools | Options | General để chỉnh thông số “Recent used file list” lên m ột con s ố l ớn
hơn.
Nhưng MS Word lại có một tính năng ẩn khác cực kì hữu dụng trong việc nhanh chóng tìm
đến các văn bản thường sử dụng. Bạn hãy sử dụng cách sau đây.
Bạn vào View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột
phải vào bất kì đâu trên các thanh công cụ toolbars rồi chọn
Customize. Khi cửa sổ Customize mở ra bạn chuyển sang tab
Commands.
Trong cửa sổ Customize | Commands, bên mục Categories bạn kéo
xuống và chọn Built-in Menus và trong danh sách hiện ra bên tay
phải (commands) chọn Work. Nhắp và giữ nguyên chuột trái và kéo
Works ra thả vào bất cứ thanh công cụ nào thuận tiện với bạn. Vậy
là bạn đã tạo ra được thanh công cụ riêng cho mình với tên là Work.
Để đổi tên menu này bạn hãy mở cửa sổ Customize ra rồi nhắp
chuột phải vào tên của menu Work, trong ô Name bạn gõ tên vào đó.
Bây giờ bạn có thể sử dụng menu mới này để lưu tên và đường dẫn
đến những tệp tin văn bản bạn thường sử dụng bằng cách sau đây.
Bạn mở những văn bản thường sử dụng sau đó chọn Work | Add to
work menu. Thế là tên văn bản đã có trong đó sẵn sàng cho bạn truy
cập đến bất cứ lúc nào.
Để gỡ bỏ tên của văn bản nào đó trong danh sách trên menu Work bạn hãy ấn và gi ữ Ctrl-Alt-
Minus (phím Minus là phím dấu trừ (-) ở ngay cạnh phím số 0). Lúc này con trỏ s ẽ biến thành
dấu trừ, bạn hãy click vào menu Work rồi tìm đến tên văn bản cần bỏ đi và nhắp chu ột trái
một lần vào đó.
Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng
Để yêu cầu MS Word mỗi lần khởi động đều mở tệp tin văn bản
mà bạn sử dụng lần cuối cùng trước khi tắt Word bạn hãy thử dùng
cách sau đây.
Bạn hãy tìm đến tệp tin Winword.exe – thông thường tệp tin này có đường dẫn như sau
C:\Program Files\Microsoft Office và nằm trong thư mục Office 10 đ ối v ới phiên b ản XP và
Office 11 với phiên bản 2003. Tìm được bạn hãy nhắp chuột phải vào tệp tin chọn Send to |
Desktop (create shortcut).
Hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên desktop chọn New | Shortcut rồi tìm đến tệp tin
Winword.exe theo đường dẫn như trên.
Sau đó bạn ra desktop và nhắp chuột phải vào shortcut vừa tạo ra và chọn Properties. Trong
cửa sổ Properties bạn chuyển đến mục Target và gõ vào “/mFile1” vào cu ối cùng đ ường d ẫn
trong trường này, click OK.
Sử dụng lệnh Paste Special
Khi bạn copy văn bản trên web hoặc từ các tệp tin Word khác và dán
trực tiếp vào Word thì ứng dụng sẽ vẫn giữ nguyên định dạng gốc -
từ font chữ, màu sắc, bảng biểu… gây phiền phức rất nhiều trong
việc chỉnh sửa lại những văn bản đó. Để tránh những điều này bạn hãy sử dụng lệnh Paste
Special. Cách sử dụng như sau:
Sau khi đã copy văn bản từ nguồn, bạn chuyển vào Word và chọn Edit | Paste Special. Trong
cửa sổ Paste Special bạn hãy chọn Unformatted Text hoặc Unformatted Unicode Text.
Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng
Bạn đang muốn sắp xếp lại vị trí các đoạn trong văn bản của mình? Để tránh m ất th ời gian
kéo thả hay copy-paste bạn hãy sử dụng cách sau đây.
Lựa chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi vị trí lên hoặc xuống, ấn và giữ phím Shift-Alt
rồi dùng phím mũi tên lên hoặc xuống để điều chỉnh lại vị trí của đoạn văn bản.
Xoá thông tin cá nhân
Các tệp tin văn bản của MS Word có chứa những thông tin ẩn có thể tiết lộ thông tin
về bạn. Microsoft cũng đã cho ra công cụ xoá bỏ những thông tin ẩn này Remove
Hidden Data trên trang web của mình. Tuy nhiên công cụ này hơi khó sử dụng. Vậy để
xoá bỏ những thông tin ẩn này bạn hãy làm theo cách sau đây.
Trước khi phổ biến tệp tin văn bản, bạn hãy dùng ứng dụng WordPad (Start | All
Programs | Accessories) mở văn bản đó ra trước và lưu lại văn bản đó dưới dạng Rich
Text Format (.rtf). Cuối cùng bạn chỉ việc đổi phần mở rộng của tệp tin văn bản trở
lại dạng Word. Lấy ví dụ bạn lưu tệp tin đó thành “test.rtf”, để đổi lại sang dạng
Word bạn dùng lệnh rename chuyển lại thành “test.doc”.
Vẽ một đường thẳng
Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng kẻ một đường thẳng ngang văn bản của mình một cách
rất đơn giản như sau
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch ngang (-) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đơn.
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch dưới (_) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đậm
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu bằng (=) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đôi.
Máy tính có sẵn trong Word
Bạn có biết là bạn hoàn toàn có thể bổ sung thêm một máy tính vào trong Word không?
Đúng hoàn toàn có thể và sẽ giúp bạn thêm phần thuận lợi trong công việc hơn rất
nhiều.
Trong MS Word vào View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên
bất kì thanh công cụ (toolbar) nào rồi chọn Customize. Trong cửa sổ Customize - bạn
đã có cơ hội làm quen với cửa sổ này trong phần trước của bài viết - bạn hãy chọn
Tools ở bên khung Categories bên tay trái và chọn biểu tượng Tool Calculate trong
khung Commands bên tay phải. Bạn nhắp và giữ chuột trái lên biểu tượng của Tools
Calculate rồi kéo và thả lên bất kì thanh công cụ nào mà bạn thích.
Bây giờ bạn có dễ dàng thực hiện các phép tính trong Word bằng cách gõ vào phép tính
của rồi lựa chọn toàn bộ phép tính, nhắp chuột vào Tools Calculate rồi ấn Ctrl-V để
dán kết quả vào.
Tuần hoá Smart Tags và Spelling, Track changes
Bạn đã bao giờ bị các dòng gạch chân loằng ngoằng màu xanh màu đỏ làm phiền
chưa? Bạn chưa biết là nó từ đâu xuất hiện? Nó chính là tính năng kiểm tra lỗi chính
tả và kiểm tra lỗi ngữ pháp trong MS Word. Tính năng này chỉ có hiệu quả đối với các
văn bản tiếng Anh còn đối với các văn bản tiếng Việt thì thật là một điều vô cùng
phiền phức. Để loại bỏ phiền phức này bạn hãy vào Tools | Options rồi chuyển sang
mục Spelling & Gammar. Trong mục này bạn bỏ dấu kiểm trước Check spelling as
you type và Check grammar as you type, sau đó là Ok là xong.
Smart Tags có thể nói là một trong những tính năng mới tương đối hiệu quả trong các
phiên bản Word mới đây. Tuy nhiên nhiều lúc người sử dụng cũng thấy khó chịu về
các tag ngày, số điện thoại, copy-paste… liên tục hiện ra. Nếu bạn không ưa Smart
Tags hãy vào Tools | AutoCorrect Options và chuyển sang mục Smart Tags trong cửa sổ
AutoCorrect Options và bỏ dấu kiểm trong những loại Smart Tag bạn không muốn
hiện ra.
Còn một tính năng nữa trong Word cũng có những dòng kẻ màu đỏ loằng ngoằng gây
khó chịu rất nhiều đó là Track changes. Tính năng này thực sự có hiệu quả khi bạn để
người khác sửa văn bản của bạn. Những thay đổi đó sẽ được Track changes ghi nhận
và liệt kê ngay trong văn bản. Để bỏ đi bạn hãy vào View rồi bỏ đánh dấu trước
Markup là xong.
Status Bar có gì cho bạn?
Bạn đã bao giờ để ý đến thanh trạng thái (Status bar) trong Word chưa? Nó cũng có khá nhi ều
điều thú vị đó. Nhưng nếu Word của bạn chưa hề có Status bar thì bạn hãy vào Tools | Options
chuyển sang mục View. Trong mục này bạn để ý đến phần Show và đánh dấu kiểm vào Status
bar là xong.
Thanh trạng thái đúng như tên gọi của nó cho bạn thấy thông tin về văn bản của bạn, th ứ t ự
trang hiện thời của bạn, phần, dòng, toạ độ con trỏ chuột …. Nhắp đúp chuột lên Số thứ tự
của trang bạn sẽ gọi được menu Go to.
Bên cạnh đó, trên thanh trạng thấy bạn còn thấy có REC – TRK – EXT – OVR. Nh ắp đúp
chuột lên bất cứ mục nào bạn sẽ bật tính năng đó lên. Nhắp đúp chuột lên REC bạn sẽ bật
tính năng ghi macro – hay còn gọi là thao tác tự động, TRK sẽ giúp bạn theo dõi ghi nhận m ọi
thay đổi mà bạn đã sửa lên văn bản gốc, EXT cho phép bạn có thể lựa ch ọn văn b ản mà ch ỉ
cần dùng phím mũi tên lên xuống sang phải sang trái và OVR sẽ bật tính năng ghi đè – t ức là
mỗi kí tự bạn gõ vào sẽ thay thế cho kí tự liền kề nó thay vì xuất hiện ngay bên cạnh.
Tuỳ biến AutoText
Chắc hẳn là bạn đã để ý thấy nhiều khi Word tự động thay thế và gợi ý giúp bạn những cụm
từ kiểu như "Best Wishes", “Best regards”…Đây chính là tính năng AutoText của Word. B ạn
hoàn toàn có thể tự mình tuỳ biến danh sách các từ MS Word t ự động thay th ế giúp b ạn. B ạn
hãy vào Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục AutoText. Trong cửa s ổ AutoText
bạn hãy gõ cụm từ mà bạn muốn Word tự động giúp bạn chèn vào mục Enter autotext entries
here rồi nhắp chuột vào Add. Muốn gỡ bỏ bất cứ autotext nào bạn hãy chọn nó rồi nh ắp chu ột
vào Delete.
Track changes - So sánh các văn bản
Bạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khác nhau ở điểm
nào? Thay vì phải ngồi so sánh từng dòng một, thủ thuật sau đây có thể sẽ giúp bạn thực hiện
công việc này một cách nhanh chóng.
Nếu bạn đã biết sử dụng tính năng Track changes trong Word thì thật là tiện d ụng. Tính năng
này sẽ giúp bạn theo dõi và ghi lại rõ ràng mọi sự thay đổi trong văn bản của bạn. Để b ật tính
năng Track changes bạn hãy vào Tool | Track Changes hoặc sử dụng phím t ắt Ctrl-Shift-E.
Còn nếu bạn đã không bật Track changes từ trước thì làm thế nào để có thể tìm ra m ọi thay
đổi khác biệt trong 2 văn bản đây. Vẫn có cách, vẫn là Trach changes giúp b ạn giải quyết m ọi
việc.
Trong Word 2000, bạn hãy vào Tools | Track changes | Compare documents. Khi h ộp tho ại b ật
ra bạn hãy lựa chọn văn bản bạn cần đem ra so sánh với văn bản hiện thời của b ạn. Word s ẽ
giúp bạn bổ sung những gì đã được thay đổi vào trong văn bản của bạn.
Trong Word XP và 2003 thì có khác hơn một chút, bạn vào Tools | Compare and Merge
Documents. Trong hộp thoại bật ra bạn hãy đánh dấu vào Legal blackline (ngay cạnh tr ường
File name) để kích hoạt tính năng so sánh văn bản; nếu không Word sẽ giúp bạn hợp nhất 2
văn bản. Quá trình còn lại là giống với Word 2000.
Split – So sánh nhiều phần của văn bản
Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều ph ần của
trong văn bản đó với nhau - chẳng hạn phần mở đầu với phần k ết luận? Split sẽ giúp bạn
giải quyết khó khăn này.
Bạn vào Windows | Split. Ngay lập tức con trỏ sẽ biến thành một đường k ẻ ngang cho phép
bạn chỉ định khoảng cách chia đôi màn hình trong Word. Hãy đặt sao cho thật dễ nhìn rồi nh ắp
chuột trái 1 lần. Word đã bị chia làm 2 cửa sổ riêng biệt và bạn có thể duyệt văn b ản dễ dàng
hơn. Để bỏ tính năng này bạn lại vào Windows và chọn Remove Split.
Bảo vệ văn bản của bạn
Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác m ở văn bản của b ạn ho ặc
ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.
Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn.
Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật khẩu vào m ục
Password to open để đặt mật khẩu ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn. Nh ập m ật
khẩu vào mục Password to modify để ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của b ạn.
Bạn vào Tools | Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản. Trong cửa s ổ Protect
Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thay đổi với Track changes,
người khác vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưng mọi thay đổi đó sẽ được ghi lại và
menu Tools | Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá), Comment (chỉ cho phép người khác được đ ọc
văn bản của bạn và bổ sung thêm những nhận xét gọi ý – comment – vào chứ không được thay
đổi văn bản) và Form (ngăn chặn mọi thay đổi trong văn bản chỉ cho phép thay đ ổi trong
những phần văn bản không được bảo vệ hoặc trong các form hoặc trường)
Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản
Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định để lưu và m ở các
văn bản của người sử dụng. Tuy nhiên, Word cũng cho phép người sử dụng có thể thay đ ổi
mặc định.
Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục File locations. Trong cửa sổ này bạn nhắp chu ột
vào mục cần thay đổi. Ví dụ ở đây là thay đổi đường dẫn mở và lưu văn bản mặc định thì bạn
nhắp chuột vào mục Documents sau đó nhắp chuột vào Modify và chỏ đến thư mục riêng của
bạn. Nhắp ok là xong.
Đặt font chữ mặc định
Bạn quen sử dụng một loại font chữ nhất định và muốn lần nào mở Word ra thì đã sẵn sàng
font chữ đó cho bạn rồi. Rất đơn giản, bạn hãy thử thủ thuật sau đây.
Bạn mở bất kì một văn bản nào cũng được, vào Format | Font. Trong cửa sổ Font hiện ra b ạn
hãy chọn lựa đúng kiểu font chữ bạn quen dùng rồi nhắp chuột vào Default ở góc cu ối bên tay
trái của cửa sổ font, Word hỏi bạn có muốn đặt font chữ mặc định không, chọn Yes là xong.
Tính toán trên bảng
Word không phải là một ứng dụng bảng tính chuyên nghiệp như Excel nhưng Word vẫn có
khả năng thực hiện được những tính toán cơ bản trên bảng.
Để tính toán trên bảng trong Word bạn hãy vào Table | Formula rồi lựa ch ọn m ột hàm tính
toán. Tuy nhiên, số lượng các hàm tính toán trong Word là rất hạn chế, nhiều khi có th ể s ẽ làm
bạn thất vọng.
Ví dụ để tính toán trên hàng
1 2 3 4 =SUM(LEF)
Trong đó =SUM(LEF) không phải bạn nhập vào mà Word sẽ đưa ra gợi ý cho bạn khi bạn vào
Table | Formula (hình minh hoạ).
Ví dụ để tính toán trên cột
1
2
3
4
=SUM(ABOVE)
Bạn cũng có thể nhập các công thức tính toán đơn giản như kiểu trong Excel, ví d ụ =A1*B2.
Mặc dù tên của hàng và cột trong Word không hiện ra nhưng bạn yên tâm định d ạng v ẫn
giống hệt như trong Excel.
Để cập nhật kết quả tính toán khi có thay đổi bạn hãy lựa chọn ô
chứa kết quả rồi ấn phím F9. Hoặc để cập nhật kết quả tính toán
trong phạm vi toàn bảng, bạn hãy lựa chọn cả bảng rồi ấn phím F9.
Tạo bảng nhanh chóng
Khả năng tự động định dạng của Word giúp bạn nhiều khi không phải động đến chuột hay
menu mà chỉ cần bàn phím là đủ. Tạo bảng nhanh chóng cũng là một thủ thuật như vậy.
Để có thể tạo bảng nhanh chóng bạn chỉ cần kí tự dấu cộng (+) và kí t ự dấu gạch ngang (-).
Bạn chỉ cần nhập các kí tự này theo kiểu định dạng sau rồi ấn Enter, Word sẽ tự động t ạo
bảng ngay cho bạn.
+---------------------+---------------------+---------------------+
Khoảng cách giữa hai dấu cộng (+) sẽ quyết định đến độ rộng của cột được t ạo ra.
Tắt tính năng tự động định dạng chỉ số trên-chỉ số dưới
Nhiều khi bạn gặp rắc rối với tính năng tự động định dạng chỉ số trên (superscript) ho ặc ch ỉ
số dưới (subscript) của Word, nhất là bạn thường xuyên sử dụng tiếng n ước ngoài với các
kiểu kí tự như “1st, 2nd, 3rd,…”. Bạn không thích tính năng này thì hãy t ắt nó đi b ằng cách vào
Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục AutoFormat As You Type và b ỏ đánh d ấu
trước mục Ordinals (1st) là ok.
Tạo mẫu văn bản có ảnh xem trước
Template - mẫu văn bản - là một chức năng vô cùng hữu ích
trong Word. Chức năng này cho phép bạn tạo các văn bản định
dạng theo một kiểu mẫu nhất định và có thể sử dụng lại
nhiều lần.
Lấy ví dụ bạn tạo ra một kiểu giấy mời của riêng bạn rồi lưu lại thành mẫu văn bản trong
Word. Lần sử dụng sau bạn chỉ cần mở template đó ra rồi điền các thông tin cần thi ết là được.
Để tạo ra mẫu văn bản của riêng mình, trước tiên bạn hãy tạo một văn bản thông thường định
dạng theo đúng mẫu văn bản cần thiết của bạn. Khi lưu văn bản bằng File | Save, bạn hãy
chọn Document Template (*.dot) trong mục Save as type của cửa s ổ lưu văn b ản. Đ ể m ẫu văn
bản của bạn có hình ảnh xem trước thì trước khi lưu thành định dạng template bạn hãy vào
File | Properties rồi đánh dấu vào Save Preview Picture.
Để sử dụng template bạn vừa tạo ra, hãy vào File | New chờ khi bảng nhiệm v ụ (Task pane)
hiện ra bên tay phải bạn chọn General Templates trong m ục New from template và nh ớ đánh
dấu vào mục Document và lựa chọn template của bạn đã t ạo ra – hình ảnh xem trước của m ẫu
văn bản sẽ hiện ra trong khung Preview.
Giấu tên văn bản trong Recently Used Files
Thông thường Word lưu lại tên và đường dẫn các văn bản
được sử dụng gần đây tại danh sách Recently used file. Để truy
cập đến danh sách này bạn chỉ cần vào menu File sẽ thấy danh
sách các tệp tin văn bản được liệt kê theo thứ tự 1,2,3,4... Mặc
định số tệp tin văn bản được lưu tại danh sách này là 4. Bạn có thể chỉnh con số này lên
hoặc giấu không cho hiện tên những văn bản này bằng cách sau đây.
Bạn vào Tools | Options và chuyển sang mục General. Trong mục này bạn để ý đ ến dòng
Recently used file list. Để tăng số văn bản trong danh sách Recently used files b ạn ch ỉ c ần thay
đổi con số trong ô ngay bên cạnh. Còn để không cho hiện danh sách này bạn hãy b ỏ đánh d ấu
chọn mục này, nhắp OK.
Tạo phím tắt tùy chọn trong Word
Đối với Word , bạn dễ dàng tạo cho mình những tổ hợp phím nóng giúp thực hiện
nhanh tác vụ hơn là dùng chuột. Tính năng này rất hữu ích cho bạn tiết kiệm thời gian
và chỉ có thể thực hiện đối với Word, không thể thực hiện trong PowerPoint hay Excel.
Để thực hiện , bạn chọn vào menu Tools > Customize. Sau đó, chọn vào thẻ Commands. Click
vào menu KeyBoard dưới góc phải để hiển thị hộp thoại Customize Keyboard.
Trong phần Categories là các menu chính, và phần Commands là các menu ph ụ x ổ xu ống. Ví
dụ muốn chọn tổ hợp phím cho tác vụ File > Save All thì bạn phải chọn phần categories là File
và phần commands là FileSaveAll.
Nếu hiện tại tác vụ đó đã có phím tắt thì tổ hộp phím đó sẽ hiển thị trong phần Current Keys.
Còn nếu như tại phần Current Keys trống thì bạn có thể tự tạo tổ hợp phím t ắt cho tác v ụ t ại
Press New Shortcut Key. Lưu ý, bạn cũng có thể Replace tổ hợp phím cho phù hợp v ới nhu cầu
sử dụng phím của mình bằng các tổ hợp phím trong phần Press New Shortcut Key. Sau đó
nhấn vào Assign để hoàn tất việc thiết lập. Nhấn Close để hoàn tất. Từ bây giờ , b ạn hoàn
toàn có thể sử dụng tổ hợp phím hữu ích của riêng mình trong Word được rồi đấy.
Phạm Lê Minh Định
Tìm từ đồng nghĩa trong Microsoft Word
Microsoft Word là một chương trình nằm trong bộ Office dùng để so ạn th ảo văn b ản
rất phổ biến hiện nay bởi những ưu điểm của nó. Kỳ này, xin giới thiệu với bạn chức
năng “Tìm từ đồng nghĩa” của Microsoft Word. Chức năng này rất h ữu ích với các b ạn
thường hay làm việc với các tài liệu văn bản bằng tiếng Anh.
Để sử dụng cộng cụ này thì từ cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm chọn vào menu
Tools > Language > Thesaurus hoặc bấm tổ hợp phím Shift + F7 để m ở ra hộp thoại
“Thesaurus…”.
Bây giờ, bạn muốn tìm từ đồng nghĩa của từ nào đó thì bạn nhập từ đó vào ô “Replace with
Synonym”, nếu từ này có từ đồng nghĩa thì các từ đồng nghĩa sẽ xuất hiện ở khung dưới. Nếu
bạn muốn thay thế bằng một từ đồng nghĩa thì bạn bấm chọn từ đồng nghĩa đó rồi bấm vào
nút “Replace” để thay thế.
Khi muốn tìm từ đồng nghĩa có trong văn bản mà bạn đang mở thì sau khi nhập từ cần tìm từ
đồng nghĩa vào ô “Replace with Synonym”, bạn bấm phím Enter hoặc bấm ch ọn nút “Look
Up”. Nếu tìm thấy đồng nghĩa thì các từ đồng nghĩa này cũng sẽ xuất hiện ở khung dưới.
Nguyễn Cao – Chu Diệu Thúy
Chèn âm thanh vào văn bản Word
Nếu bạn muốn liên kết tập tin âm thanh vào văn bản để thêm phần hấp dẫn hay mu ốn
làm rõ hơn ý minh họa trong các bài báo cáo, bạn có th ể dùng Word để chèn âm thanh.
Bước 1: Bạn chọn vào menu Insert > Object.
Bước 2: Bạn chọn tiếp vào thẻ Create From File. Sau đó, nhấn Browse để chọn file. Trong
phần tùy chọn cho bạn 3 lựa chọn: - Link To File: liên kết với file theo đường d ẫn; - Display
as Icon: hiển thị dạng icon của tập tin; - Float Over Text: xuất hiện cùng với text.
Cách trên thường dùng trong trường hợp bạn không có headphone để thu giọng nói. N ếu như
bạn đã có một Microphone có khả năng thu giọng nói thì bạn có thể thêm âm thanh từ chính
giọng nói của mình. Tương tự như cách thực hiện trên, tuy nhiên bạn chọn vào thể Create
New. Sau đó, rê thanh trượt đến phần Wave Sound.
Nhấn OK. Bấy giờ, chương trình Sound recoder xuất hiện và cho bạn thu âm giọng nói của
mình để chèn vào văn bản rồi đấy. Rất thú vị với văn bản vừa nghe nhìn này phải không b ạn.
Track changes - So sánh các văn bản
Bạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khác nhau ở điểm
nào? Thay vì phải ngồi so sánh từng dòng một, thủ thuật sau đây có thể sẽ giúp bạn thực hiện
công việc này một cách nhanh chóng.
Nếu bạn đã biết sử dụng tính năng Track changes trong Word thì thật là tiện d ụng. Tính năng
này sẽ giúp bạn theo dõi và ghi lại rõ ràng mọi sự thay đổi trong văn bản của bạn. Để b ật tính
năng Track changes bạn hãy vào Tool | Track Changes hoặc sử dụng phím t ắt Ctrl-Shift-E.
Còn nếu bạn đã không bật Track changes từ trước thì làm thế nào để có thể tìm ra m ọi thay
đổi khác biệt trong 2 văn bản đây. Vẫn có cách, vẫn là Trach changes giúp b ạn giải quyết m ọi
việc.
Trong Word 2000, bạn hãy vào Tools | Track changes | Compare documents. Khi h ộp tho ại b ật
ra bạn hãy lựa chọn văn bản bạn cần đem ra so sánh với văn bản hiện thời của b ạn. Word s ẽ
giúp bạn bổ sung những gì đã được thay đổi vào trong văn bản của bạn.
Trong Word XP và 2003 thì có khác hơn một chút, bạn vào Tools | Compare and Merge
Documents. Trong hộp thoại bật ra bạn hãy đánh dấu vào Legal blackline (ngay cạnh tr ường
File name) để kích hoạt tính năng so sánh văn bản; nếu không Word sẽ giúp bạn hợp nhất 2
văn bản. Quá trình còn lại là giống với Word 2000.
Split – So sánh nhiều phần của văn bản
Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều ph ần của
trong văn bản đó với nhau - chẳng hạn phần mở đầu với phần k ết luận? Split sẽ giúp bạn
giải quyết khó khăn này.
Bạn vào Windows | Split. Ngay lập tức con trỏ sẽ biến thành một đường k ẻ ngang cho phép
bạn chỉ định khoảng cách chia đôi màn hình trong Word. Hãy đặt sao cho thật dễ nhìn rồi nh ắp
chuột trái 1 lần. Word đã bị chia làm 2 cửa sổ riêng biệt và bạn có thể duyệt văn b ản dễ dàng
hơn. Để bỏ tính năng này bạn lại vào Windows và chọn Remove Split.
Bảo vệ văn bản của bạn
Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác m ở văn bản của b ạn ho ặc
ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.
Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn.
Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật khẩu vào m ục
Password to open để đặt mật khẩu ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn. Nh ập m ật
khẩu vào mục Password to modify để ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của b ạn.
Bạn vào Tools | Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản. Trong cửa s ổ Protect
Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thay đổi với Track changes,
người khác vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưng mọi thay đổi đó sẽ được ghi lại và
menu Tools | Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá), Comment (chỉ cho phép người khác được đ ọc
văn bản của bạn và bổ sung thêm những nhận xét gọi ý – comment – vào chứ không được thay
đổi văn bản) và Form (ngăn chặn mọi thay đổi trong văn bản chỉ cho phép thay đ ổi trong
những phần văn bản không được bảo vệ hoặc trong các form hoặc trường)
Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản
Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định để lưu và m ở các
văn bản của người sử dụng. Tuy nhiên, Word cũng cho phép người sử dụng có thể thay đ ổi
mặc định.
Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục File locations. Trong cửa sổ này bạn nhắp chu ột
vào mục cần thay đổi. Ví dụ ở đây là thay đổi đường dẫn mở và lưu văn bản mặc định thì bạn
nhắp chuột vào mục Documents sau đó nhắp chuột vào Modify và chỏ đến thư mục riêng của
bạn. Nhắp ok là xong.
Đặt font chữ mặc định
Bạn quen sử dụng một loại font chữ nhất định và muốn lần nào mở Word ra thì đã sẵn sàng
font chữ đó cho bạn rồi. Rất đơn giản, bạn hãy thử thủ thuật sau đây.
Bạn mở bất kì một văn bản nào cũng được, vào Format | Font. Trong cửa sổ Font hiện ra b ạn
hãy chọn lựa đúng kiểu font chữ bạn quen dùng rồi nhắp chuột vào Default ở góc cu ối bên tay
trái của cửa sổ font, Word hỏi bạn có muốn đặt font chữ mặc định không, chọn Yes là xong.
Chuyển đổi PDF sang Word hiệu quả hơn
Hoạt động hiệu quả hơn chương trình PDF2Word, PDF2Office Personal của Recosoft
Corporation cho phép bạn chuyển đổi nhanh chóng từ các định dạng PDF sang định
dạng tài liệu văn bản Word thông thường chỉ với vài cú click chuột đơn giản.
Nhờ khả năng phân tích và nhận dạng được từng dạng dữ liệu của tập tin gốc như: cột,
paragraph, bảng, Style, ảnh... nên kết quả đạt được sẽ rất chính xác.
Không giống như các chương trình khác thường được chạy độc lập, PDF2Office Personal
được thiết kế như là một Plug-in trong Microsoft Word nên về mặt dung lượng file cài đặt sẽ
nhỏ hơn nhiều. Tuy nhiên, người dùng phải cài đặt thêm chương trình QuickTime từ phiên
bản 4 trở đi thì chương trình mới có thể làm việc.
Về mặt sử dụng thì rất đơn giản. Đầu tiên bạn hãy khởi động chương trình Microsoft Word
lên. Sau đó nhấn vào menu File và chọn dòng Open PDF File. Một hộp thọai sẽ xuất hiện đ ể
yêu cầu bạn chọn dữ liệu mang định dạng PDF cần chuyển đổi. Kế đến bạn hãy nhấn nút
Options để hiệu chỉnh một chút.
Tùy theo văn bản PDF cần chuyển đổi mang những đặc tính gì như: bao gồm cột, bảng tính,...
thì bạn đánh dấu vào các mục tương ứng bên trong mục Option này. Bên cạnh đó PDF2Office
Personal còn cung cấp cho bạn khả năng chuyển đổi một số trang tùy chọn ở m ục Page. Ch ọn
nơi lưu trữ kết quả trong mục Destination Folder. Sau đó nhấn Ok để quay lại hộp thoại Open
PDF files.
Nhấn nút Open thì ngay lập tức PDF2Office Personal sẽ tiến hành công việc chuyển đ ổi của
mình. Khi hoàn tất chương trình sẽ hiện thị kết quả ngay. Tuy nhiên bạn nên lưu ý là ở phiên
bản dùng thử chương trình chỉ cho phép bạn chuyển đổi cao nhất là 5 trang mà thôi. Cùng với
nhiều hạn chế khác. Vì thế bạn nên đăng ký sử dụng để đạt được kết quả cao hơn.
Chương trình được cung cấp tại website: http://www.recosoft.com/ với dung lượng khoảng
4,02 MB, tương thích tốt với hệ điều hành Windows. Bản thương mại giá 49 USD.
Gán phím tắt cho các biểu tượng trong Microsoft Word để
thao tác nhanh hơn
Khi soạn thảo văn bản với Microsoft Word, nhiều khi bạn ph ải cần thêm vào văn b ản
các biểu tượng (symbol) hoặc những ký tự đặc biệt (special character) để trang trí thêm
cho văn bản. Với các ký tự đặc biệt thì đã được gán sẵn các phím tắt và bạn có th ể dùng
những phím tắt để chèn các ký tự đặc biệt vào văn bản.
Còn với các biểu tượng thì chưa được gán sẵn các phím tắt. Do đó, bạn có thể t ạo các phím
tắt cho các biểu tượng mà bạn thường sử dụng để có thể nhanh chóng chèn các biểu tượng
cần thiết vào văn bản.
Cách tạo các tổ hợp phím tắt cho các biểu tượng như sau:
- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm vào menu “Insert” rồi ch ọn “Symbol...”.
- Hộp thoại “Symbol” được mở ra, trong tab “Symbols”, bạn bấm chọn biểu t ượng cần thiết
để gán phím tắt.
- Bạn bấm vào nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.
- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn vào ô “Press new shortcut key”. Sau
đó, bạn bấm tổ hợp phím mà bạn muốn dùng làm phím tắt cho biểu tượng này.
- Tiếp theo, bạn bấm nút “Assign”. Bấm nút “Close”.
- Với cách làm tương tự, bạn có thể gán các phím tắt cho các biểu t ượng khác.
Sau này, nếu bạn không muốn sử dụng phím tắt cho biểu tượng nào đó nữa thì bạn làm như
sau:
- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm chọn vào menu “Insert” > “Symbol...”
để mở ra cửa sổ “Symbol”.
- Tiếp theo, bạn bấm chọn biểu tượng mà bạn muốn loại bỏ phím tắt ở tab “Symbols”.
- Sau đó, bạn bấm nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.
- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn tổ hợp phím t ắt trong ô “Current
keys”. Sau cùng, bạn bấm nút “Remove”. Tổ hợp phím tắt mà bạn đã chọn cho biểu tượng này
đã không còn tác dụng nữa.
- Bạn làm tương tự để xoá các phím tắt cho các biểu tượng khác.
Xử lý văn bản tốt hơn với AutoCorrect
Microsoft ví chức năng AutoCorrect trong bộ phần mềm Office từ phiên b ản 2000 tr ở về
sau là “Người sửa văn bản qua vai bạn”. Thông thường, tính năng tiện lợi này sẽ tự
động chỉnh sửa từ ngữ, lỗi chính tả nhanh chóng tuy nhiên đôi lúc chúng thường chèn
vào hay thay thế những từ mà bạn không muốn thay đổi như tên riêng chẳng hạn.
Khi đó, tính năng ấy lại trở thành kẻ quấy nhiễu đầy phiền phức. Mặt khác, bạn cũng có thể
dùng tính năng này để tự động bổ sung một đoạn văn bản vào tài liệu.
Trước hết, hãy điểm sáng một cụm từ, một câu, một đoạn hay toàn bộ n ội dung mà bạn
thường xuyên cần đưa vào tập tin Word rồi chọn trình đơn Tools.AutoCorrect Options. Trong
nhãn AutoCorrect, bạn sẽ nhìn thấy tất cả hoặc một phần nội dung được điểm sáng trước đó.
Tiếp đến nhập vào các thao tác phím mà bạn sẽ dùng để kích hoạt khả năng tự động chèn
thêm đoạn văn bản. Chẳng hạn như tạo từ khóa addr dùng cho địa chỉ hồi đáp của b ạn, từ này
sẽ xuất hiện ở bên trái đoạn văn bản đã được điểm sáng và bên dưới mục ”Replace”. Tiếp
đến, đánh dấu tùy chọn Plain text hoặc Formatted text bên trên văn b ản (n ếu có s ẵn) đ ể xác
lập định dạng cho nội dung văn bản được chèn vào tài liệu, sau đó nhấn Add. Tính năng
AutoCorrect sẽ đặt từ khóa kích hoạt theo thứ tự bảng chữ cái giữa các m ục hiện hành đ ược
liệt kê. Cuối cùng nhấn OK hoặc Close.
Để chèn đoạn văn bản này vào tài liệu Word, bạn gõ vào từ khóa và kích hoạt tính năng
AutoCorrect bằng cách nhấn Spacebar hoặc Enter, hoặc gõ thêm m ột d ấu ch ấm (d ấu này s ẽ
được thêm vào văn bản gốc). Lưu ý, nếu được nhắc nhở để chấp nhận các thay đ ổi trên đ ịnh
dạng chung (normal.dot) trước khi thoát khỏi Word thì bạn hãy chọn Yes, nếu không thì t ất cả
các thao tác vừa tạo trong AutoCorrect sẽ mất sạch.
