Tại sao nhóm bạn luôn thất bại?
Đối với người Việt trẻ, từ “teamwork” hay “work in group” đã được nói đến nhiều nhưng hình như nó vẫn chỉđược “nghe nói” chứ chúng ta chưa thực hiện nó theo đúng nghĩa. Họ ít khi thành công trong những dự án làm việc theo nhóm và sự hỗ trợ của nhiều thành viên, nhiều bộ phận chuyên biệt. Vậy nguyên nhân là gì? Mời các bạn cùng tìm hiểu qua tài liệu dưới đây.
Tại sao nhóm bạn luôn thất bại?
Đối với người Việt trẻ, từ “teamwork” hay “work in group” đã được nói đến nhiều
nhưng hình như nó vẫn chỉ được “nghe nói” chứ chúng ta chưa thực hiện nó theo đúng
nghĩa. Họ ít khi thành công trong những dự án làm việc theo nhóm và sự hỗ trợ của
nhiều thành viên, nhiều bộ phận chuyên biệt. Vậy nguyên nhân là gì?
1. “Dĩ hòa vi quý”
Người phương Tây có cái tôi rất cao nhưng lại sẵn sàng cùng nhau hoàn thành công việc
cần nhiều người. Còn người Việt trẻ chỉ chăm chăm xây dựng mối quan hệ tốt giữa các
thành viên trong đội, tỏ ra rất coi trọng bạn bè nên những cuộc tranh luận thường được đè
nén cho có vẻ nhẹ nhàng. Còn đối với sếp, tranh luận với sếp được coi như một biểu hiện
của không tôn trọng, không biết trên dưới, được đánh giá sang lĩnh vực đạo đức, thái độ
làm việc. “Dĩ hoà vi quý” mà, việc xây dựng được một mối quan hệ tốt giữa các thành
viên quan trọng hơn việc một công việc không hoàn thành đúng thời hạn.
2. Công tư lẫn lộn
Người châu Âu và châu Mỹ luôn tách biệt giữa công việc và tình cảm còn chúng ta thì
ngược lại, thích làm vừa lòng người khác bằng cách luôn luôn tỏ ra đồng ý khi người
khác đưa ra ý kiến trong khi không đồng ý hoặc chẳng hiểu gì cả. Điều đó sẽ làm cho cả
nhóm hiểu lầm nhau, chia năm sẻ bảy hoặc ai làm thì làm. Những người khác ngồi chơi
xơi nước. Ai cũng hài lòng còn công việc thì không hoàn thành.
3. Đùn đẩy trách nhiệm
Chính sự thảo luận không dứt điểm, phân chia công việc không phân minh nên ai cũng
nghĩ đó là việc của người khác chứ không phải của mình. Khi đang đóng vai im lặng đồng
ý, thì trong đầu mỗi thành viên thường tạo ra cho mình một ý kiến khác, đúng đắn hơn,
dáng suốt hơn và không nói ra. Rất nhiều lý do để giải thích tại sao nhóm làm việc thất
bại, lý do nào cũng dẫn đến điều mình không phải chịu trach nhiệm! Một trong những
nguyên nhân của điều này là do chúng ta hiếm khi phân công việc cho từng người, vì
chúng ta thiếu lòng tự tin và tâm lý sợ sai.
4. Mình là số 1
Một khuynh hướng trái ngược là luôn luôn cố gắng cho ý kiến của mình là tốt và chẳng
bao giờ chịu chấp nhận ý kiến của bât kì ai khác. Một số thành viên trong nhóm cho rằng
mình giỏi nên chỉ bàn luận trong nhóm nhỏ “những người giỏi” hoặc đưa ý kiến của mình
vào mà không cho người khác tham gia. Điều này sẽ dẫn đến tình trạng, khi cả đội bàn
bạc với nhau, một số thành viên hoặc nghĩ rằng ý kiến của mình không tốt nên không chịu
nói ra. Thế là, trong khi phải bàn luận kỹ hơn để giải quyết vấn đề lại quay sang nói
chuyện riêng với nhau. Cho đến khi thời gian chỉ còn 5-10 phút thì tất cả mới bắt đầu quay
sang, đùn đNy nhau phát biểu. Và chính lúc đã có một người lên thuyết trình, chúng ta
vẫn cứ tiếp tục bàn về chuyện riêng của mình.
N ếu bạn và nhóm quả bạn đang rơi vào tình trạng thì nên tìm cách giải quyết ngay. Đào
tạo có thể là ý kiến hay vì “có học có hơn”. N ếu muốn tiết kiệm thời gian và chi phí thì
một hình thức học trực tuyến (Elearning). Với rất nhiều các khóa học bổ ích liên quan
đến làm việc nhóm như: “Để thành công khi làm việc nhóm”, “Phương pháp kiểm soát
xung đột”, “Kỹ năng ra quyết định nhóm”…Hi vọng nhóm bạn sẽ không bao giờ phải hỏi
“Tại sao nhóm mình luôn thất bại”
Nguyên nhân làm việc nhóm kém hiệu quả
Trong thời đại ngày nay, khi khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển thì yêu cầu làm việc
theo nhóm là cần thiết hơn bao giờ hết. Đơn giản là vì không ai hoàn hảo cả, làm việc theo
nhóm sẽ tập trung những mặt mạnh của từng người và bổ sung cho nhau. Hơn nữa chẳng ai
có thể cáng đáng mọi việc.
Đối với người Việt, từ “ teamwork “ có nghĩa làm việc theo nhóm đã được nói đến nhiều
nhưng hình như nó vẫn chỉ được “nghe nói” chứ chúng ta chưa thực hiện nó theo đúng
nghĩa. Họ ít khi thành công trong những dự án làm việc theo nhóm và sự hỗ trợ của nhiều
thành viên, nhiều bộ phận chuyên biệt.
Nguyên nhân:
Quá nể nang trong các mối quan hệ:
Người Việt Nam hay chăm chăm xây dựng mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong đội,
tỏ ra rất coi trọng bạn bè nên những cuộc tranh luận thường được đè nén cho có vẻ nhẹ
nhàng hoặc nếu có đôi khi cãi nhau vặt vì chuyện công tư lẫn lộn. Còn đối với Sếp, tranh
luận coi như là một biểu hiện của việc không tôn trọng, không biết trên biết dưới, được
đánh giá sang lĩnh vực đạo đức, thái độ làm việc. Và đã làm việc chung với nhau thì việc
tranh luận để chọn lọc ra ý kiến tốt nhất thì hết sức cần thiết, nếu quá nể nang sẽ không thể
tranh luận một cách thực sự được. Người Việt quan trọng việc xây dựng một mối quan hệ
tốt giữa các thành viên hơn việc một công trình bị chậm tiến độ.
Người Việt thường khó tách biệt giữa công việc và tình cảm:
Thích làm vừa lòng người khác bằng cách luôn tỏ ra đồng ý khi người khác đưa ra ý kiến
trong khi không đồng ý hoặc chẳng hiểu gì cả. Điều đó sẽ làm cho cả nhóm hiểu lầm nhau,
chia năm xẻ bảy hoặc ai làm thì làm, những người khác thì ngồi chơi xơi nước. ai cũng rất
hài lòng nhưng công việc thì không hoàn thành. Nếu bạn làm việc mà chỉ có một mình bạn
đưa ra ý kiến thì cũng giống như bạn đang ở trên biển một mình.
Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác:
Chính sự thảo luận không dứt điểm, phân chia công việc không phân minh nên ai cũng
nghi đó là việc của người khác chứ không phải của mình. Khi đang đóng vai im lặng đồng
ý thì trong đầu mỗi thành viên thường tạo ra cho mình một ý kiến khác, đúng đắn hơn,
sáng suốt hơn nhưng lại không nói ra.
Ví dụ như trong kỳ dọn dẹp công sở cuối tuần phòng vẫn đầy rác, cuối cùng sếp chỉ định
một người chịu trách nhiệm thôi thì công việc chỉ một buồi là xong? Vì sao. Đơn giản vì
chỉ có một người, họ buộc phải làm chú không thể đùn đầy cho ai khác. Còn với cả nhóm,
nếu nhóm gặp thất bại, tất nhiên, không phải tại ý kiến của mình, vì mình có nói đâu ? ý
tưởng của mình vẫn còn cất giấu trong đầu mà! Rất nhiều lý do để giải thích tại sao thất
bại, lý do nào cũng dẫn đến điều mình không phải chịu trách nhiệm. Một trong những
nguyên nhân của điều này là do chúng ta hiếm khi phán công việc cho từng người, vì
chúng ta thiếu lòng tự tin và tâm lý sơ sài.
Tính bảo thủ cá nhân, không chú ý đến công việc của nhóm:
Một khuynh hướng trái ngược là luôn luôn cố gắng cho ý kiến của mình là tốt và chẳng
chịu chấp nhận ý kiến của bất kỳ ai khác. Một số thành viên trong nhóm cho rằng chỉ nên
bàn luận trong nhóm nhỏ những người giỏi hoặc đưa ý kiến của mình vào mà không cho
người khác tham gia. Chỉ vài hôm là chia rẽ nhóm.
Khi cả đội bàn bạc với nhau, một số thành viên hoặc nghĩ rằng ý kiến của mình không tốt
nên không chịu nói ra hoặc cho rằng đề tài quá chán nên không tốn thời gian. Thế là, trong
khi phải bàn luận kỹ hơn để giải quyết vấn đề lại quay sang nói chuyện riêng với nhau
Áp dụng cứng nhắc:
Thêm nữa, chúng ta có thói quen bê nguyên mô hình làm việc của nhóm Phương Tây vào
Việt Nam và áp dụng một cách cứng nhắc mà quên mất rằng Việt Nam chúng ta cũng có
tập quán , có bản sắc và tính cách riêng. Nên áp dụng thế nào thì phải linh hoạt và phù hợp,
giống như “Đôi giày của Lọ Lem rất đẹp nhưng chỉ có cô ấy đi vừa thôi”
Thiếu tin cậy
* Tin cậy:Tin cậy là sự tin tưởng giữa các thành viên, không có sự đề phòng, luôn tin rằng
ý định của đồng đội là tốt và có thể thoải mái chia sẻ điểm yếu và những vấn đề riêng tư.
* Biểu hiện:Biểu hiện của sự thiếu tin cậy là:
- Làm một mình, miễn cưỡng yêu cầu hỗ trợ, giúp đỡ
- Thiếu sự khai thác, học hỏi, chia sẻ
- Sợ chê khi thất bại
- Lãng phí thời gian để gây dựng ấn tượng cá nhân
- Ngại những công việc và hoạt động tập thể
- Thiếu xung đột, ngại tranh cãi, tâm lý đề phòng
- Khi tranh luận không tập trung vào vấn đề chính
- Giành nhiều thời gian giải quyết các mối quan hệ với các thành viên khác trong đội do
luôn nghi ngờ và đề phòng
* Nguyên nhân:
- Từ phía cá nhân:
+ Mục đích cá nhân chưa gắn với mục đích tập thể
+ Sợ bộc lộ yếu điểm, sợ mất hình ảnh và các mối quan hệ
- Môi trường Team:
+ Thiếu lắng nghe, chia sẻ
+ Biến cố trước đó: Thất bại hoặc scandal gây tâm lý hoang mang, lo lắng
+ Sự phá hoại: cố tình gây chia rẽ, nói xấu…
* Giải pháp
- Chia sẻ thông tin
- Hướng đến kết quả
Không quan tâm đến kết quả công việc
* Biểu hiện
- Làm việc không có kết quả
- Trì trệ, thường xuyên thất bại
- Hướng đến mục tiêu cá nhân
- Những người hướng đến mục đích chung lần lượt ra đi
* Nguyên nhân
+ Mục đích tầm nhìn không rõ ràng
+ Tính cá nhân quá cao
+ Các thành viên lẩn tránh trách nhiệm
* Giải pháp
- Chỉ rõ lợi ích cá nhân trong lợi ích tập thể
- Phần thưởng xứng đáng
- Đưa ra kết quả rộng rãi và cụ thể
Lẩn tránh trách nhiệm (cố tình và vô tình)
* Biểu hiện
- Tránh việc khó
- Luôn cho rằng đó không phải là việc của mình
- Không làm hết mình, tư tưởng làm lấy được, làm cho xong
- Khuyến khích người khác làm những cái bình thường
- Thói quen đổ lỗi
- Bỏ lỡ những hạn chót: Không hoàn thành công việc đúng kỳ hạn đã đặt ra hoặc đã cam
kết, thường xuyên gia hạn thời gian.
- Dồn việc cho lãnh đạo
* Nguyên nhân
- Sợ thất bại, sợ mất quan hệ, sợ mất hình ảnh bản thân.
- Tiêu chuẩn của đội xói mòn, các cá nhân rời rạc, nhiệt huyết giảm, tinh thần đi xuống
- Sự mơ hồ trong vai trò, nhiệm vụ của thành viên trong đội
- Thiếu tính cam kết
- Thiếu sự tin tưởng, sợ sai
- Trách nhiệm cá nhân chưa gắn liền với trách nhiêm tập thể
- Quản lý chưa tốt, phân công công việc không rõ ràng
* Giải pháp
- Công khai mục tiêu, tiêu chuNn của đội và của từng công việc cụ thể
- Lãnh đạo giao quyền, trao quyền cho các thành viên, làm rõ và công khai quyền hạn,
nghĩa vụ và trách nhiệm của từng cá nhân trong công việc được giao (hoặc nhận), đồng
thời rà soát, giám sát, thúc ép hoàn thành công việc đúng thời hạn.
Thiếu trách nhiệm
* Biểu hiện
- Không nhận việc đồng thời phân tích lý do một cách thái quá
- Trì hoãn kéo dài và không cần thiết
- Đối với mỗi công việc, phải thảo luận và quyết định nhiều lần
- Hay đàm tiếu
- Đánh giá cao phân tích nghiên cứu hơn là thực hiện
- Đưa ra khó khăn mà không có giải pháp
- Hay bàn lùi
- Thường không chú ý và làm người khác mất tập trung
* Nguyên nhân
- Thiếu tự tin, sợ thất bại nên không dám làm, tìm cách trốn tránh ngay khi có thể.
- Sợ ảnh hưởng đến quyền lợi cá nhân, không thấy quyền lợi cá nhân trong công việc tập
thể
- Thiếu tích cực trong phân tích thông tin
- Nghi ngờ và thiếu tin tưởng vào tập thể
- Mong muốn đồng thuận
- .....
* Giải pháp
- Lắng nghe và xem xét các ý kiến từ mọi góc độ
- Lãnh đạo lên tiếng khi bế tắc
- Truyền đạt cặn kẽ, chi tiết tất cả các vấn đề và ý kiến liên quan
- Phân tích tình huống ngẫu nhiên, xấu nhất, bàn luận và đưa ra giải pháp
- Liệu pháp đối diện nguy cơ thấp
- Không có thời hạn chọn
- Đưa ra các yếu tố tích cực
Sợ xung đột
* Biểu hiện
- Thiếu tranh cãi
- Xuất hiện thông tin ngoài luồng và công kích cá nhân
- Bỏ qua những vấn đề cần được tranh luận
- Mất thời gian cho sự giả tạo để tránh mâu thuẫn xung đột
- Các cuộc họp nhàm chán, chủ yếu là ý kiến một chiều, tâm lý bầy đàn, hưởng ứng theo số
đông, luôn ủng hộ ý kiến lãnh đạo.
- Các thành viên ít đóng góp ý kiến
* Nguyên nhân
- Thiếu tin tưởng lẫn nhau và tin tưởng vào đội
- Không chia sẻ và đồng thời không hiểu nhau
- Tâm lý cầu an, sợ công kích
- Sợ mất quyền lợi, mất hình ảnh, sợ bị tẩy chay
* Giải pháp
- Chủ động sẻ chia và cởi mở với các thành viên trong đội.
- Gây dựng niềm tin
- Lãnh đạo không áp đặt
- Tạo không khí cởi mở, thân thiện, an toàn.
- Chủ động tạo xung đột, khích lệ xung đột và kiểm soát, giải quyết xung đột.
Để làm việc nhóm hiệu quả hơn
Bạn đã bao giờ tự hỏi rằng nguyên nhân nhân nào dẫn tới tình trạng nhóm của mình làm
việc không hiệu quả? Thực tế là đã có rất nhiều nhóm được thành lập nhưng những gì
mang lại cho họ chỉ là sự thất bại trong việc cộng tác chung.
Trong thể thao, các nhóm thường bao gồm những cá nhân có thành tích xuất sắc nhất. Đã
có khá nhiều nhiều người đã áp dụng một cách máy móc mô hình nhóm trong thể thao vào
lĩnh vực kinh doanh, và điều đó thường chỉ mang lại sự thất bại trong việc cố gắng lắp
ghép nhiều người với các chuyên ngành khác nhau vào cũng một nhóm. Bởi thông thường,
để tạo ra một nhóm, bạn cần phải xem xét tới rất nhiều yếu tố. Trên đây là một số nhận
định về tình trạng thất bại khi làm việc theo nhóm ở nhiều công ty. Vậy giải pháp cho vấn
đề này như thế nào? Bạn có thể tham khảo một số lời khuyên dưới đây để có thể tạo dựng
cho mình một đội ngũ cộng tác làm việc một cách ăn ý.
Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả
Để xây dựng được một nhóm làm việc hiệu quả, bạn cần phải tìm hiểu rất kỹ về các đối
tượng mà bạn muốn đưa vào nhóm của mình. Hãy xây dựng một cơ sở dữ liệu của riêng
mình dựa trên những cuộc phỏng vấn và thông qua các bản khảo sát. Đưa ra câu hỏi rằng
liệu họ cảm thấy phù hợp nhất với vị trí nào? Và vị trí nào mà họ quan tâm và có khả năng
thể hiện được hết khả năng của mình?
Tìm hiểu xem ai là người có ý muốn làm quản lý nhóm và ai là người muốn được
quản lý.
Đặt ra các câu hỏi về vị trí phù hợp nhất với công việc của họ thường làm. Điều cần thiết
cho quá trình này chính là tìm hiểu rõ về từng cá nhân: họ muốn làm cái gì nhất, không
thích làm cái gì nhất, từ đó để bạn có thể đưa ra được sự hỗ trợ trong quá trình quản lý. Sau
khi thực hiện xong, bạn sẽ có trong tay nhưng thông tin thực tế về từng cá nhân trong công
ty từ đó có thể lựa chọn được những thành viên phù hợp nhất cho nhóm của mình.
Khuyến khích và ủng hộ
Khi thành lập một nhóm, mọi người cần dành thời gian cho việc tìm hiểu sứ mệnh và làm
rõ các mục tiêu cần đạt được của nhóm. Tiếp đó, nhóm làm việc sẽ hoạt động dưới hình
thức tự quản lý, họ có thể thực hiện quá trình làm việc mà không cần tới quản lý ở mức vi
mô, chính vì vậy sự ủng hộ, khuyến khích của trưởng nhóm là điều vô cùng quan trọng
Khuyến khích tinh thần cộng tác chứ không phải cạnh tranh
Một nhà quản lý giỏi phải là người ứng xử một cách bình đẳng với mọi thành viên trong
nhóm. Cả nhóm cần tự hiểu rõ mục tiêu cần đạt được. Khi đó, bản thân công việc sẽ trở
thành một phần thưởng cho họ. Nếu phần thưởng cần chia sẻ, hãy phân chia một cách công
bằng cho từng thành viên trong nhóm để thúc đẩy mọi người cùng hướng tới một mục tiêu
chung. Việc khuyến khích tinh thần cạnh tranh giữa các thành viên có thể làm gia tang tình
trạng bất đồng hoặc xung đột trong quá trình làm việc. Vì thế, mọi người cần đồng tâm
nhất trí, nêu cao tinh thần hợp tác giữa các thành viên.
Đặt ra mục tiêu cụ thể cho nhóm
Người quản lý tốt sẽ biết là cần phải dành một khoảng thời gian để giúp các thành viên
trong nhóm hiểu rõ được tầm nhìn, mục tiêu của nhóm cũng như cách thức để hoàn thành
mục tiêu đó. Nếu không có một tầm nhìn rõ ràng, các thành viên sẽ dần mất tập trung, đi
lệch hướng và kết quả thu được sẽ không được như mong muốn.
Tổ chức tốt hơn các cuộc họp
Các cuộc họp nhóm thường được tổ chức theo hai dạng. Một là những cuộc họp được tổ
chức thường xuyên, định kỳ với nội dung tổng kết công việc đã làm và đưa ra kế hoạch, và
các bước đi sắp tới, ví dụ như họp hàng tuần, hàng tháng, hàng quý... Hai là những cuộc
họp mang tính đột xuất, cả nhóm họp bàn để cùng nhau đưa ra hướng giải pháp cho một
vấn đề bất ngờ, ngoài tầm kiểm soát. Chính bởi vậy các cuộc họp là rất cần thiết để mọi
người có thể trao đổi thông tin với nhau, giao tiếp với nhau.
Hy vọng với những lời khuyên bên trên, bạn sẽ xây dựng được cho mình một nhóm làm
việc thành công.
Hãy học những kỹ năng làm việc nhóm, để không bị đánh bật khỏi cuộc sống hiện đại.
Làm việc nhóm là kỹ năng không thể thiếu đối với một con người hiện đại. Làm việc nhóm
không chỉ được áp dụng trong việc học ở trường và công sở mà còn là phương pháp hiệu
quả trong những hoạt động tập thể.
Để là một thành viên nhóm hiệu quả, hãy tuân thủ những nguyên tắc sau:
1. Hãy đúng giờ, điều đó giúp cho các thành viên khác trong nhóm làm việc không phải
mất thêm thời gian.
2. Luôn đặt mục tiêu của cuộc thảo luận lên hàng đầu, tránh nói chuyện về những chủ đề
không liên quan, gây loãng chủ đề, thiếu tập trung.
3. Hãy nghĩ mình là một phần của nhóm chứ không phải một cá nhân riêng lẻ. Thảo luận
với cả nhóm chứ không phải chỉ với người ngồi cạnh bạn. Hãy rõ ràng và ngắn gọn. Luôn
ý thức rằng bạn đang sử dụng thời gian của tất cả mọi người.
4. Đừng ngắt lời người khác. Hãy lắng nghe và cố hiểu họ. Cũng đừng nghĩ về ý kiến sắp
trình bày của mình, hãy chú ý những gì người khác nói. Nếu có gì chưa rõ, hãy hỏi lại khi
họ kết thúc.
5. Hãy đoàn kết để đạt đến mục tiêu chung. Không ai có đầy đủ kiến thức về bất cứ một
vấn đề nào, chỉ có là họ đóng góp được nhiều hay ít mà thôi. Hãy thuyết phục mọi người
bằng lý lẽ và dẫn chứng, không phải bằng cảm xúc.
6. Đừng chỉ trích. Đừng phản đối ngay ý kiến của người khác dù bạn có thấy nó thiếu thực
tế đến đâu. Cũng đừng gắn mỗi cá nhân với ý kiến của họ, chỉ thảo luận về ý kiến thôi,
đừng chỉ trích riêng ai cả.
7. Hãy luôn tâm niệm rằng, kết quả cuối cùng thu nhận được phải là sự đồng lòng của cả
nhóm, kể cả những cá nhân có ý kiến bị bác bỏ. Việc này không thể nhanh chóng đạt được
mà phải cần có thời gian.
8. Hãy cố gắng tôn trọng những thành viên khác và hướng tới mục tiêu chung.
Làm việc nhóm không chỉ mang lại hiệu quả cao cho công việc mà còn tiết kiệm được
nhiều thời gian cũng như công sức. Chính vì vậy mà nhiều công ty đã cho áp dụng hình
thức làm việc nhóm. Là một nhân viên trong xu thế hội nhập, chúng ta cần phải có những
kiến thức cũng như kỹ năng làm việc nhóm
Quá trình làm việc theo nhóm
Tại lần họp đầu tiên
- Khi nhóm nhận đề tài, trưởng nhóm sẽ đem ra cho các thành viên trong nhóm thảo luận
chung, tìm ý tuởng hay, phát biểu và đóng góp ý kiến.
- Nhóm sẽ phân công, thảo luận công việc cho phù hợp khả năng từng người dựa trên
chuyên môn vủa họ.
- Đề ra kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thời gian dự tính sẽ hoàn thành và chuẩn cho lần
họp sau. Thông báo phần thưởng, phạt với các thành viên.
Những lần gặp sau
- Tiếp tục có nhiều cuộc họp khác để bổ sung thêm ý kiến và giải đáp thắc mắc cho từng
người.
- Biên tập lại bài soạn của từng ngươì cũng như chuẩn bị tài liệu bổ sung.
Lần họp cuối cùng trước khi hoàn thành công việc
- Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn bộ phần việc của mỗi thành viên
- Chuẩn bị sẵn bài thuyết trình và trả lời những câu hỏi thường gặp.
- Chọn người đứng lên thuyết trình đề tài, trả lời câu hỏi, ghi chú và một số người dự bị.
Đối với người Việt trẻ, từ "teamwork" đã được nói đến nhiều nhưng hình như nó vẫn chỉ
được "nghe nói" chứ chúng ta chưa thực hiện nó theo đúng nghĩa. Họ ít khi thành công
trong những dự án làm việc theo nhóm và sự hỗ trợ của nhiều thành viên, nhiều bộ phận
chuyên biệt.
Nguyên nhân khiến làm việc nhóm không hiệu quả
Quá nể nang các mối quan hệ.
Người phương Tây có cái tôi rất cao nhưng lại sẵn sàng cùng nhau hoàn thành công việc
cần nhiều người. Còn người Việt trẻ chỉ chăm chăm xây dựng mối quan hệ tốt giữa các
thành viên trong đội, tỏ ra rất coi trọng bạn bè nên những cuộc tranh luận thường được đè
nén cho có vẻ nhẹ nhàng. Đôi khi có cãi nhau vặt theo kiểu công tư lẫn lộn.
Còn đối với sếp, tranh luận với sếp được coi như một biểu hiện của không tôn trọng, không
biết trên dưới, được đánh giá sang lĩnh vực đạo đức, thái độ làm việc. "Dĩ hoà vi quý" mà,
việc xây dựng được một mối quan hệ tốt giữa các thành viên quan trọng hơn việc một công
trình bị chậm tiến độ.
Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý
Người châu Âu và châu Mỹ luôn tách biệt giữa công việc và tình cảm còn chúng ta thì
ngược lại, thích làm vừa lòng người khác bằng cách luôn luôn tỏ ra đồng ý khi người khác
đưa ra ý kiến trong khi không đồng ý hoặc chẳng hiểu gì cả. Điều đó sẽ làm cho cả nhóm
hiểu lầm nhau, chia năm sẻ bảy hoặc ai làm thì làm. Những người khác ngồi chơi xơi nước.
Ai cũng hài lòng còn công việc thì không hoàn thành.
Nếu sếp đưa ra ý kiến thì lập tức trở thành khuôn vàng thước ngọc, các thành viên chỉ việc
tỏ ý tán thành mà chẳng bao giờ dám phản đối. Nếu bạn làm việc mà chỉ có một mình bạn
đưa ra ý kiến thì cũng giống như bạn đang ở trên biển một mình. Bạn sẽ chọn đi với 10
người khác nhau hay với 10 hình nộm chỉ biết gật gù đồng ý
Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác
Chính sự thảo luận không dứt điểm, phân chia công việc không phân minh nên ai cũng
nghĩ đó là việc của người khác chứ không phải của mình. Khi đang đóng vai im lặng đồng
ý, thì trong đầu mỗi thành viên thường tạo ra cho mình một ý kiến khác, đúng đắn hơn,
dáng suốt hơn và không nói ra. Trong kỳ dọn dẹp công sở cuối năm, khi công việc đươc
tuyên bố "toàn công ty dọn dẹp phòng làm việc" thì sau một tuần phòng vẫn đầy rác, giấy
tờ, hồ sơ tung toé khắp nơi.
Cuối cùng sếp chỉ định một người chịu trách nhiệm thôi thì công việc chỉ một buổi là OK.
Vì sao? Đơn giản vì chỉ có một người, họ buộc phải làm chứ không thể đùn cho ai khác!
Còn với cả nhóm, nếu nhóm gặp thất bại, tất nhiên, không phải tại ý kiến của mình, vì
mình có nói gì đâu? Ý tưởng của mình vẫn còn cất trong đầu mà! Rất nhiều lý do để giải
thích tại sao thất bại, lý do nào cũng dẫn đến điều mình không phải chịu trach nhiệm! Một
trong những nguyên nhân của điều này là do chúng ta hiếm khi phân công việc cho từng
người, vì chúng ta thiếu lòng tự tin và tâm lý sợ sai.
Không chú ý đến công việc của nhóm
Một khuynh hướng trái ngược là luôn luôn cố gắng cho ý kiến của mình là tốt và chẳng
bao giờ chịu chấp nhận ý kiến của bất kì ai khác. Một số thành viên trong nhómvho rằng
giỏi nên chỉ bàn luận trong nhóm nhỏ những người giỏi hoặc đưa ý kiến của mình vào mà
không cho người khác tham gia. Chỉ vài hôm là chia rẽ nhóm.
Khi cả đội bàn bạc với nhau, một số thành viên hoặc nghĩ rằng ý kiến của mình không tốt
nên không chịu nói ra hoặc cho rằng đề tài quá chán nên không tốn thời gian. Thế là, trong
khi phải bàn luận kỹ hơn để giải quyết vấn đề lại quay sang nói chuyện riêng với nhau.
Cho đến khi thời gian chỉ còn 5-10 phút thì tất cả mới bắt đầu quay sang, đùn đẩy nhau
phát biểu. Và chính lúc đã có một người lên thuyết trình, chúng ta vẫn cứ tiếp tục bàn về
chuyện riêng của mình.
Nguyên tắc làm việc nhóm
Tạo sự đồng thuận
Những buổi họp là cách thức tuyệt hảo để bổi đắp tinh thần đồng đội và thói quen làm việc
theo nhóm ngay từ lúc đầu mới thành lập nhóm. Những loạt buổi họp giúp các thành viên
mới làm quen với nhau, tạo sự nhất trí về các mục tiêu được giao cùng các vấn đề cần giải
quyết về mặt tổ chức.
Những điểm cần ghi nhớ:
- Mọi thành viên của nhóm cần thống nhất về việc phải nhắm tới.
- Các mục tiêu chỉ ổn định khi đã bàn thảo xong các biện pháp thực hiện.
- Mặc dù các thành viên của nhóm cần được định hình các mục tiêu, nhưng nên phổ biến
các mục tiêu cho các hội viên nắm.
- Để đạt được những kết quả cao nhất, các mục tiêu còn phải được thử thách bằng cách kết
hợp giữa những mục tiếu chung và mục tiêu riêng.
Thiết lập các mối quan hệ với ban quản trị
Mọi nhóm cần có sự hỗ trợ của đôi ngũ thâm niên ở cơ quan chủ quản. Ba mối quan hệ chủ
yếu mà nhóm cần tới là:
- Người bảo trợ chính của nhóm
- Người đầu ngành hoặc phòng ban có liên quan
- Và bất kỳ ai quản lý tài chính của nhóm
Khuyến khích óc sáng tạo
Nhiều người trở thành những kẻ chỉ biết làm theo kinh nghiệm và tính cách riêng của họ.
Hãy phá thế thụ động ấy và tạo tính sáng tạo.
Đừng để nhóm của bạn bị phân lớp thành những con người chuyên sáng tạo và những kẻ
thụ động. Muốn vậy, bạn luôn biết hoan nghênh tính đa dạng của các quan điểm và ý
tưởng, để rồi lái buổi tranh luận đi đến chỗ thống nhất.
Phát sinh những ý kiến mới
Việc có được những sáng kiến đòi hỏi có người lãnh đạo và cần một hình thức tổ chức nào
đó, để kết quả buổi họp có thể mở ra một hướng đi.
Mọi ý kiến cần được ghi chép lên biểu đồ hay bảng để mọi người có thể nhìn thấy. Sau đó,
loại bỏ những ý kiến bất khả thi và tóm tắt những ý khả thi.
Những điểm cần ghi nhớ:
- Phương pháp vận dụng trí tuệ tập thể đôi khi được gọi là “tư duy hành động nhóm”.
- Sự chỉ trích làm giảm óc sáng tạo.
- Đừng bao giờ miệt thị ý kiến nào trong buổi họp.
- Nhiều ý kiến tưởng chừng ngớ ngẩn lại có thể đưa đến những giải pháp đáng giá.
- Cần ghi mọi ý kiến lên bảng cho dù đấy chưa hẳn là ý kiến độc đáo.
- Những ý kiến sáng tạo trong những buổi họp bao giờ cũng cao hơn ý kiến của một cá
nhân đưa ra.
Học cách ủy thác
Sự ủy thác cói hai hình thức: ủy thác công việc và ủy thác quyền hành.
Ủy thác công việc là phân nhỏ mỗi kế hoạch thành các phần việc riêng và với mục tiêu
riêng, rồi phân chúng cho các thành viên của nhóm. Sau đó, phó mặc cho họ và chỉ can
thiệp khi không đạt mục tiêu.
Việc ủy thác quyền hành là sau khi tham khảo ý kiến, trao cho người được ủy quyền đầy
đủ quyền và để họ được hành xử nó.
Khi ủy thác, cần nhận diện các loại đặc tính khi ủy thác:
- Có khả năng muốn thực hiện: Đây là trường hợp ta gặp người được ủy nhiệm lý tưởng,
sẵn lòng nhận trách nhiệm và cũng sẵn lòng tham khảo ý kiến người khác, thực hiện theo ý
khi được ủy nhiệm.
- Có khả năng không muốn thực hiện: Loại người này không sẵn lòng học hỏi và tiếp thu ý
kiến của người khác, thiếu tinh thần hợp tác, không nên giao quyền cho họ.
Thiếu khả năng muốn thực hiện: Cần được đào tạo bổ khuyết những mặt yếu trước khi
được ủy nhiệm.
- Thiếu khả năng, không muốn thực hiện: Giao việc cho loại người này hẳn là hỏng to.
Khuyến khích mọi người phát biểu
Người lãnh đạo cần động viên mọi người bàn thảo, ngay cả với ý kiến nghịch lại cũng có
giá trị của nó.
Chia sẻ trách nhiệm
Bổ sung các cách thức hành động, giám sát tiến độ, sáng tạo, có tính xây dựng khi hoạt
động nhóm gặp trở ngại tạm thời. Cũng cần tạo bầu không khí thông hiểu nhau giữa các
thành viên thống nhất thông tin về tiến độ và những thay đổi đường lối làm việc.
Cần linh hoạt
Mỗi thành viên phải có khả năng thực hiện vai trò của mình chí ít cũng như người khác.
Mỗi người phải được phân nhiệm để hành động chủ động trong nhóm.
Dù việc khó đến đâu nhưng nếu có sự đồng lòng của toàn nhóm thì đều có thể hoàn thành.
Mọi người đều được phân nhiệm rõ ràng tử đầu đến cuối.
Mọi người đều được khuyến khích làm theo phương cách hiệu quả nhất của mình.