TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN CÔNG TY PHẦN MỀM ESOFT
Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ ESOFT FINANCIALS,...Vào mục Kế toán - Chứng từ tiền lương. Các nghiệp vụ liên quan cũng giống như các nghiệp vụ với tài khoản vốn bằng tiền khác.cung cấp một giải pháp tốt nhất phục vụ có hiệu quả quá trình quản lý Tài chính-Kế Toán phù hợp với mọi loại hình sản xuất kinh doanh. Hệ thống phần mềm kế tóan ESOFT FINANCIALS là sản...
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN CÔNG TY
PHẦN MỀM ESOFT
Công ty phần mềm ESoft
***-***
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ
ESOFT FINANCIALS
Hà Nội - 2005
Công ty phần mềm ESoft
LỜI MỞ ĐẦU
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh
doanh nói chung và trong quản lý Tài chính Kế toán nói riêng là một trong những
mục tiêu chiến lược hàng đầu đã và đang được các nhà quản lý quan tâm
Với mục đích cung cấp một giải pháp tốt nhất phục vụ có hiệu quả quá trình quản lý
Tài chính-Kế Toán phù hợp với mọi loại hình sản xuất kinh doanh.Hệ phần mềm kế
toán ESOFTFINANCIALS là sản phẩm kết hợp giữa công nghệ mới nhất và hệ
thống nghiệp vụ Kế toán-Tài chính, trải qua nhiều năm phát triển và thực tiễn
ESOFTFINANCIALS thể hiện là phần mềm ứng dụng kế toán tài chính mạnh
nhất,đầy đủ nhất,thuận tiện nhất cho mọi người,mọi lĩnh vực ngành nghề và những
người làm công tác tài chính kế toán.
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển và triển khai phần mềm kế
toán tài chính tại Việt Nam, sản phẩm của Công ty Esoft ngày càng khẳng định
được vị thế của mình trên thị trường phần mềm với một số khách hàng lớn tiêu biểu
như: Cục tin học và Thống kê tài chính - Bộ tài chính, Tổng công ty than Việt
Nam,…
Lịch sử phát triển sản xuất, thương mại thế giới cho thấy doanh nghiệp thành đạt là
doanh nghiệp luôn sẵn sàng tiếp cận và đầu tư cho công nghệ tiên tiến nhất.
EsoftFinancials tự hào đã và đang góp phần vào sự thành đạt của các doanh nghiệp.
☺Mọi ý kiến đóng góp xin gửi về
Công ty Cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – Esoft
Số 9 - Nguyễn Đình Chiểu – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Điện thoại: 04. 9421586 – Fax: 04.9421925
Email: [email protected]
Website: http://www.esoft.com.vn
Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ - ESoft Financials
2/79
Công ty phần mềm ESoft
MỤC LỤC
I CÁCH ĐỌC TÀI LIỆU......................................................................................................................... 6
II TẠO LẬP DỮ LIỆU VÀ THIẾT LẬP HỆ THỐNG........................................................................... 7
1 Tạo lập dữ liệu kế toán ....................................................................................................................... 7
1.1 Đối với đơn vị bắt đầu sử dụng phần mềm kế toán:...................................................................... 7
1.2 Đối với đơn vị đã sử dụng phần mềm kế toán EsoftFinancials..................................................... 7
2 Khai báo thiết lập thông số................................................................................................................. 8
III KHAI BÁO CÁO DANH MỤC............................................................................................................ 9
1 Một số danh mục cụ thể ..................................................................................................................... 9
1.1 Danh mục tài khoản ...................................................................................................................... 9
1.2 Danh mục đối tượng pháp nhân, cán bộ công nhân viên và các danh mục nhóm đtpn .............. 10
1.3 Danh mục khoản mục chi phí...................................................................................................... 11
1.4 Danh mục đối tượng tập hợp ...................................................................................................... 11
1.5 Danh mục đối tượng giá thành.................................................................................................... 12
1.6 Danh mục phương thức nhập xuất .............................................................................................. 13
1.7 Danh mục kho ............................................................................................................................. 13
1.8 Danh mục vật tư, hàng hóa và các danh mục nhóm liên quan.................................................... 13
1.9 Danh mục đơn vị tính.................................................................................................................. 13
1.10 Danh mục loại thuế................................................................................................................ 13
1.11 Danh mục chứng từ kế toán ................................................................................................... 14
IV QUY TRÌNH HẠCH TOÁN KẾ TOÁN SỬ DỤNG ESOFT FINANCIALS ................................. 16
1 Kế toán tiền mặt ............................................................................................................................... 16
1.1 Khai báo thông số hệ thống và danh mục .................................................................................. 16
1.2 Các nghiệp vụ chính.................................................................................................................... 17
1.3 Tìm kiếm và chỉnh sửa chứng từ ................................................................................................. 19
1.4 Sổ sách và báo cáo...................................................................................................................... 20
1.5 Các lưu ý ..................................................................................................................................... 20
2 Kế toán tiền gửi ngân hàng............................................................................................................... 21
2.1 Khai báo thông số hệ thống và danh mục .................................................................................. 21
2.2 Các nghiệp vụ chính.................................................................................................................... 22
2.3 Tìm kiếm và chỉnh sửa chứng từ ................................................................................................. 23
2.4 Sổ sách và báo cáo...................................................................................................................... 24
2.5 Các lưu ý ..................................................................................................................................... 25
3 Kế toán tiền vay và tính lãi............................................................................................................... 25
3.1 Khai báo thông số hệ thống và danh mục .................................................................................. 25
3.2 Các nghiệp vụ chính.................................................................................................................... 27
3.3 Tìm kiếm và chỉnh sửa chứng từ ................................................................................................. 29
3.4 Sổ sách và báo cáo...................................................................................................................... 29
4 Kế toán tiền lương............................................................................................................................ 30
5 Kế toán tạm ứng ............................................................................................................................... 30
5.1 Khai báo thông số hệ thống và danh mục .................................................................................. 30
5.2 Các nghiệp vụ chính.................................................................................................................... 31
5.3 Sổ sách và báo cáo...................................................................................................................... 33
6 Kế toán công nợ phải thu - phải trả khác.......................................................................................... 33
6.1 Khai báo thông số hệ thống và danh mục ................................................................................... 33
6.2 Các nghiệp vụ chính.................................................................................................................... 34
6.3 Sổ sách và báo cáo...................................................................................................................... 35
7 Kế toán vốn bằng tiền khác .............................................................................................................. 36
7.1 Danh mục từ điển ........................................................................................................................ 36
7.2 Các nghiệp vụ chính.................................................................................................................... 36
7.3 Tìm kiếm và chỉnh sửa................................................................................................................. 37
8 Kế toán công nợ phải thu và bán hàng ............................................................................................. 37
8.1 Khai báo các thông tin liên quan ................................................................................................ 38
Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ - ESoft Financials
3/79
Công ty phần mềm ESoft
8.2 Cập nhật chứng từ phát sinh ....................................................................................................... 39
8.3 Tìm kiếm chứng từ bán hàng....................................................................................................... 43
9 Kế toán công nợ phải trả và mua hàng ............................................................................................. 43
9.1 Khai báo các thông tin liên quan ................................................................................................ 44
9.2 Cập nhật chứng từ phát sinh ....................................................................................................... 45
9.3 Tìm kiếm chứng từ mua hàng...................................................................................................... 48
10 Kế toán kho vật tư, hàng hóa, sản phẩm........................................................................................... 48
10.1 Khai báo cáo thông tin liên quan........................................................................................... 49
10.2 Cập nhật tồn kho ban đầu ...................................................................................................... 52
10.3 Cập nhật nghiệp vụ phát sinh ................................................................................................ 52
10.4 Tính giá vốn vật tư hàng hoá xuất kho................................................................................... 55
10.5 Tìm kiếm chứng từ nhập, xuất vật tư hàng hoá...................................................................... 56
10.6 Sổ sách và báo cáo................................................................................................................. 57
11 Kế toán thuế GTGT.......................................................................................................................... 57
12 Kế toán tài sản cố định ..................................................................................................................... 58
12.1 Khai báo thông số hệ thống và danh mục .............................................................................. 59
12.2 Các nghiệp vụ chính............................................................................................................... 61
12.3 Tìm kiếm................................................................................................................................. 66
12.4 Sổ sách báo cáo ..................................................................................................................... 66
13 Kế toán chi phí và giá thành sản phẩm............................................................................................. 67
13.1 Thông số hệ thống và danh mục từ điển................................................................................. 67
13.2 Tập hợp chi phí nguyên vật liệu thừa..................................................................................... 70
13.3 Kết chuyển chi phí sản xuất ................................................................................................... 70
13.4 Phân bổ chi phí sản xuất........................................................................................................ 70
13.5 Tổng hợp số lượng hoàn thành .............................................................................................. 71
13.6 Xác định số lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ........................................................................ 71
13.7 Tập hợp các khoản chi phí giảm giá thành (phế liệu thu hồi, sản phẩm hỏng,…)................. 71
13.8 Tập hợp chi phí sản xuất phát sinh ........................................................................................ 71
13.9 Xác định chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ ............................................................................ 72
13.10 Tính giá thành sản phẩm hoặc giá thành công đoạn ............................................................. 72
13.11 Kết chuyển chi phí bán thành phẩm sang công đoạn tiếp theo. ............................................. 72
13.12 Áp lại giá thành cho các chứng từ nhập kho.......................................................................... 73
13.13 Hệ thống sổ sách và báo cáo ................................................................................................. 73
14 Theo dõi hợp đồng và đơn hàng....................................................................................................... 73
14.1 Các danh mục từ điển ............................................................................................................ 73
14.2 Theo dõi hợp đồng mua hàng, bán hàng................................................................................ 74
14.3 Theo dõi hợp đồng vay........................................................................................................... 75
14.4 Hệ thống sổ sách và báo cáo ................................................................................................. 77
15 Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính ............................................................................................. 77
15.1 Các khai báo liên quan .......................................................................................................... 78
15.2 Nghiệp vụ Điều chỉnh............................................................................................................. 78
15.3 Thực hiện kết chuyển, phân bổ và xác định lãi lỗ .................................................................. 78
Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ - ESoft Financials
4/79
Công ty phần mềm ESoft
CÁC THUẬT NGỮ
Thuật ngữ Diễn giải
NSD Người sử dụng
GTGT Thuế giá trị gia tăng
TSCĐ Tài sản cố định
Pt nhập Phương thức nhập
Pt xuất Phương thức xuất
ĐTPN Đối tượng pháp nhân. được hiểu là khách hàng, nhà cung cấp,
Cán bộ công nhân viên, phòng ban.
ĐTTH Đối tượng tập hợp
Được hiểu là những phân xưởng sản xuất, công trình, hạng mục
công trình hay những hoạt động sản xuất kinh doanh.
ĐTGT Đối tượng giá thành
Được hiểu là công đoạn tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành
sản phẩm.
Nội dung Miêu tả nội dung trình bày trong mục được đề cập
Cách thực hiện Mô tả cách thực hiện nghiệp vụ được đề cập
Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ - ESoft Financials
5/79
Công ty phần mềm ESoft
I CÁCH ĐỌC TÀI LIỆU
Để có thể học và sử dụng được phần mềm kế toán EsoftFinancials, người dùng cần
người dùng cần đọc những tài liệu sau:
Hướng dẫn cài đặt: Hướng dẫn cài đặt chương trình.
Hướng dẫn sử dụng: Giới thiệu chức năng và thao tác thực hiện từng chức
năng chi tiết của chương trình.
Hướng dẫn nghiệp vụ: Hướng dẫn quy trình hạch toán nghiệp vụ kế toán
theo từng nghiệp vụ chi tiết của từng phần hành.
Cuốn “Tài liệu nghiệp vụ” sẽ hướng dẫn người sử dụng trong việc cập nhật, ghi
chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng phần mềm kế toán EsoftFinancials. Xuất
phát từ tính chất của nghiệp vụ kế toán và quy ước sử dụng về chức năng của
chương trình.
Trong mỗi chương sẽ trình bày một số nội dung trả lời câu hỏi của người sử dụng
xoay quanh vấn đề “Làm thế nào để hạch toán kế toán bằng phần mềm kế toán
EsoftFinancials bắt đầu từ những nghiệp vụ mà tôi đang đảm nhận”.
Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ - ESoft Financials
6/79
Công ty phần mềm ESoft
II TẠO LẬP DỮ LIỆU VÀ THIẾT LẬP HỆ THỐNG
Tương tự như làm kế toán thủ công, người sử dụng phải thiết lập hệ thống sổ sách.
Thì đối với làm kế toán bằng phần mềm cũng vậy người sử dụng phải thiết lập hệ
thống lưu trữ dữ liệu và lựa chọn phương pháp hạch toán.
Trong chương này đề cập đến những nội dung sau;
Tạo lập dữ liệu kế toán cho việc lưu trữ chứng từ
Khai báo, thiết lập thông số.
1 Tạo lập dữ liệu kế toán
Tệp dữ liệu là kho chứa đựng toàn bộ chứng từ kế toán được cập nhật hoặc xử lý
của một doanh nghiệp.
1.1 Đối với đơn vị bắt đầu sử dụng phần mềm kế toán:
Nội dung:
- Tạo lập kho chứa dữ liệu trắng.
Cách thực hiện:
- Chọn Start -> All Programs -> Esoft -> Esoft Financials để tạo cơ sở dữ
liệu mới.
- Thao tác cụ thể tham khảo mục 4.1 của tài liệu “Hướng dẫn cài đặt”.
1.2 Đối với đơn vị đã sử dụng phần mềm kế toán EsoftFinancials
Nội dung:
- Tạo lập kho chứa dữ liệu mới của năm kế toán lấy lại những thiết lập,
danh mục từ điển của những năm được chọn.
Cách thực hiện:
- Chọn Start -> All Programs -> Esoft -> Esoft Financials để tạo cơ sở dữ
liệu mới.
- Chọn “Năm mới”.
- Thao tác cụ thể tham khảo mục 4.2 của tài liệu “Hướng dẫn cài đặt”.
Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ - ESoft Financials
7/79
Công ty phần mềm ESoft
2 Khai báo thiết lập thông số
Việc khai báo và thiết lập những thông số này chỉ áp dụng cho những đơn vị tạo kho
chứa dữ liệu mới lựa chọn “Đơn vị mới” tại chức năng tạo đơn vị đã miêu tả tại
mục 1.1 của tài liệu này.
Một số khai báo và thiết lập các thông số chủ yếu sau:
Ngày đầu năm : Ngày bắt đầu sử dụng chương trình để hạch toán kế toán.
Thông thường là ngày 01/01 của năm. Chương trình sẽ căn cứ vào ngày này
để thực hiện tính số dư vào số luỹ kế.
Năm làm việc : Năm làm việc hiện tại
Mã ttệ ht: Loại tiền hạch toán trên hệ thống sổ sách báo cáo. hiện tại quy ước
theo chế độ kế toán Việt Nam là VNĐ.
Mã ttệ ngầm định: Loại tiền tệ giao dịch thanh toán của chứng từ.
Tỷ giá tính toán: Loại tỷ giá dùng để tính toán: TT (thực tế) hoặc HT (hạch
toán)
Mã ttệ phụ: Đơn vị tiền tệ phụ quy đổi với loại tiền tệ thanh toán.
Các giá trị thập phân nhằm xác định phần thập phân khi gõ các giá trị thuộc
loại tương ứng:
- Thập phân tỷ giá
- Thập phân số lượng
- Thập phân số tiền NTỆ
- Thập phân số tiền VND
- Thập phân đơn giá ngoại tệ
- Thập phân đơn giá VND
- Thập phân hệ số giá
Các thông số chi tiết khác tham khảo thêm mục 2.1 của tài liệu hướng dẫn sử dụng
Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ - ESoft Financials
8/79
Công ty phần mềm ESoft
III KHAI BÁO CÁO DANH MỤC
Các danh mục là cốt lõi của hệ thống ESoft Financials. Vì vậy khi khai báo các
danh mục cần đảm bảo tính nhất quán, dễ tìm kiếm theo mã và tên, tạo điều kiện
cho việc cập nhật dữ liệu nhanh chóng. Một số nguyên tắc chung:
Đặt mã vừa đủ dài, không nên đặt dài quá, khó cập nhật
Thống nhất việc viết tắt tên, tránh việc cùng một từ, viết tắt theo nhiều cách
khác nhau (Ví dụ: Công ty thì có chỗ viết là cty, có chỗ viết là Công ty).
Mã nên để chữ hoa.
Tránh dùng ký tự tiếng việt (như Đ) trong khi đặt mã.
Phân nhóm các mã để dễ tìm kiếm và theo dõi. Ví dụ các khoản mục chi phí
cùng nhóm nên có chung 1-2 ký tự đầu để dễ phân biệt.
Đặt mã để dễ nhận dạng nếu danh mục không có ít bản ghi (như danh mục
nguồn vốn, nguồn ngân sách nên đặt là NS thay vì 01, 02). Hoặc các danh
mục mà khó phân nhóm (như danh mục cbcnv thì nên đặt mã bằng tên tắt
của người đó: Ví dụ Nguyễn Văn Phú thì đặt là NVP).
Khi khai báo các danh mục nên đặt mã theo bản chất của đối tượng, không
nên đưa thông tin không thể hiện bản chất của đối tượng vào trong mã. Ví dụ
khi đặt mã vật tư, chỉ nên chú ý đến thuộc tính vật tư, không nên đưa vài ký
tự chỉ mã kho vào trong đó, ví hiện tại có thể vật tư này thuộc kho đó, nhưng
sau này có thể bị thay đổi. Tương tự như vậy là khi đặt mã cán bộ cnv, không
nên đưa ký tự chỉ phòng ban vào trong đó, vì khi cán bộ có thể chuyển phòng
ban. Nên dùng nhóm để thể hiện các thuộc tính khác.
1 Một số danh mục cụ thể
1.1 Danh mục tài khoản
Đây là danh mục quan trọng nhất và cần được khai báo trước khi bắt đầu sử dụng
chương trình. Các chú ý của danh mục tài khoản:
Cần tách các tiểu khoản rõ ràng để phân biệt các nghiệp vụ, nhất là khi các
nghiệp vụ đó được sử dụng bởi nhiều người khác nhau. Ví dụ nếu 2 người
Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ - ESoft Financials
9/79
Công ty phần mềm ESoft
theo dõi công nợ tài khoản 331 trong 2 nghiệp vụ là phải thu của khách hàng
trong nước và khách hàng nước ngoài thì nên tách ra 2 tiểu khoản của 331.
Khai báo đúng tài khoản tổng hợp và chi tiết. Chương trình sẽ chỉ cho phép
cập nhật chứng từ vào tài khoản chi tiết. Nếu thay đổi thuộc tính này thì sẽ
gây lỗi các dữ liệu đã cập nhật. Ví dụ nếu một tài khoản đang là chi tiết được
chuyển thành tổng hợp, khi đó tất cả các chứng từ liên quan đến các tài
khoản đó sẽ bị lỗi. Để xử lý vấn đề này bắt buộc phải tìm kiếm tất cả các
chứng từ đã có trong hệ thống (kể cả số dư đầu kỳ) để thay đổi lại cho đúng.
Vì vậy, nên khai báo đúng trước khi sử dụng chương trình. Nếu thay đổi khi
đã có dữ liệu sẽ phức tạp.
Khai báo đúng nhóm tài khoản: Một số sổ sách sẽ chi cho chọn tài khoản của
một nhóm nào đấy (ví dụ sổ quỹ tiền mặt chi cho chọn tài khoản trong nhóm
tiền mặt). Vì vậy, việc khai báo sai sẽ không chạy được sổ sách tương ứng.
Khai báo đúng các thuộc tính liên quan: ESoft Financials dựa vào các thuộc
tính liên quan của tài khoản để kiểm tra xem chứng từ cập nhật có hợp lệ
không. Vì vậy khai báo đúng các thuộc tính liên quan của tài khoản sẽ đảm
bảo sử toàn vẹn của dữ liệu.
Khai báo kiểu số dư: Cần khai báo đúng kiểu số dư của mỗi tài khoản, chú ý
đối với các tài khoản công nợ, khi mà có thể dư cả hai bên thì phải khai báo
đúng là NOCO.
1.2 Danh mục đối tượng pháp nhân, cán bộ công nhân viên và các danh
mục nhóm đtpn
Đây là danh mục thường dùng nhất và thông thường có rất nhiều bản ghi, vì vậy
việc phân nhóm mã là rất quan trọng. Một số gợi ý:
Nên dùng 1-2 ký tự đầu cho mỗi nhóm bản ghi. Sau đó đánh số thứ tự các
bản ghi trong cùng nhóm.Ví dụ một tcty đang áp dụng:
- T: cho khách hàng trong tổng công ty.
- N: cho khách hàng ngoài tổng công ty.
- P: cho các đối tượng là bộ phận của đơn vị.
Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ - ESoft Financials
10/79
Công ty phần mềm ESoft
- B: cho các cán bộ công nhân viên
- H: cho các ngân hàng.
- K: cho các đối tượng liên quan đến tài khoản 138 và 338
- …
Số ký tự của mỗi bản ghi trong cùng nhóm nên bằng nhau (trừ nhóm các
cbcnv). Điều này sẽ giúp việc sắp xếp trên các sổ sách dễ theo dõi hơn. Để
làm điều này có thể thêm các ký tự 0 ở phía sau ký tự nhóm, ví dụ T001,
T002 (đối với các nhóm có nhiều bản ghi) hoặc T01, T02 (đối với các nhóm
có ít hơn 100 bản ghi).
Sử dụng các danh mục nhóm để phân nhóm đtpn. Có 3 danh mục nhóm để
sử dụng. Mỗi danh mục nên có một dòng là KHÁC (đánh mã số đặc biệt, ví
dụ 99) để sử dụng khi một đtpn nào đó không cần phân nhóm quá chi tiết, vì
chương trình bắt buộc phải vào đủ 3 nhóm cho mỗi đtpn.
Danh mục cbcnv và danh mục đtpn thực chất là 1, vì vậy không được đặt mã
trùng trên cả 2 danh mục.
1.3 Danh mục khoản mục chi phí
Nên đặt phân cấp theo mã, sử dụng số để đặt mã giống như trong danh mục tài
khoản.
1.4 Danh mục đối tượng tập hợp
Danh mục này mục đích chính là để khai báo các phân xưởng sản xuất và phòng
ban dùng trong sản xuất sử dụng khi tập hợp chi phí lên các tài khoản 621,627,642,
641,622,154. Các đối tượng này nên để trong cùng nhóm đối tượng chi phí.
Chú ý: Có nhiều khoản chi phí tại thời điểm cập nhật chứng từ chưa thể tập hợp
trực tiếp lên một phân xưởng hay phòng ban cụ thể nào đó mà tập hợp chung sau đó
chờ phân bổ. Vì vậy phải tạo ra một đối tượng tập hợp chung cho những khoản chi
phí này. Tùy theo yêu cầu có thể tạo nhiều đối tượng thuộc loại này cho những
khoản chưa tập hợp khác nhau. Ví dụ: 00 cho toàn công ty, 10 cho nhóm phân
xưởng sản xuất, 20 cho nhóm các phòng ban. Khi đó có những khoản chi phí cho cả
công ty sẽ được tập hợp lên 00. Các khoản chi phí chỉ cho nhóm phân xưởng sản
Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ - ESoft Financials
11/79
Công ty phần mềm ESoft
xuất sẽ được tập hợp lên 10. Các khoản chi phí chỉ cho nhóm các phòng ban sẽ
được tập hợp lên 20. Sau này, các khoản chi phí này đều được phân bổ, nhưng phạm
vi phân bổ sẽ khác nhau.
Nếu đơn vị sử dụng danh mục này cho các mục đích khác thì khai báo các nhóm
riêng và các đối tượng tương ứng. Vài trường hợp cụ thể:
Các đơn vị làm công trình mà không cần tính giá thành, chỉ cần theo dõi việc
tập hợp chi phí cho từng công trình có thể khai báo các hạng mục công trình
ở đây
Các đơn vị có nhiều loại hình kinh doanh, muốn theo dõi việc bán hàng, mua
hàng cho từng loại hình kinh doanh có thể khai báo các loại hình kinh doanh
ở đây.
1.5 Danh mục đối tượng giá thành
Sử dụng để khai báo các đối tượng tính giá thành cho các đơn vị sản xuất. Các đối
tượng tính giá thành có thể là một nhóm sản phẩm cùng loại, 1 công đoạn sản xuất
cho một sản phẩm, một công trình XDCB cần tính giá thành,….
Mục đích của các đối tượng tính giá thành là để tập hợp các chi phí sản xuất sau đó
tính giá thành. Các đối tượng tính giá thành được chia làm 2 loại:
Các đối tượng trực tiếp, có thể dùng để tính giá thành. Tùy theo hoạt động
tính giá thành của mỗi công ty, các đối tượng này có thể là 1 sản phẩm, 1
nhóm sản phẩm, 1 sản phẩm tại một công đoạn nào đó, 1 nhóm sản phẩm tại
một công đoạn nào đó.
Các đối tượng chờ phân bổ: Là các đối tượng mà khi tập hợp chi phí, chưa
trực tiếp được cho các đối tượng cụ thể ở trên. Khi đó phải mở thêm các đối
tượng loại này để sau đó phân bổ về các đối tượng cụ thể ở trên khi tính giá
thành. Thông thường sẽ có 1 đối tượng chung cho tất cả các đối tượng ở trên,
và theo yêu cầu sẽ có các đối tượng cụ thể hơn, đại diện cho vài đối tượng cụ
thể ở trên.
Ví dụ đối với 1 đơn vị sản xuất than:
Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ - ESoft Financials
12/79
Công ty phần mềm ESoft
Đối tượng trực tiếp: Đào lò, khai thác than hầm lò, bóc đất, khai thác than lộ
thiên, sàng tuyển.
Đối tượng chờ phân bổ: đối tượng chờ phân bổ chung, đối tượng chờ phân
bổ cho than hầm lò (đại diện cho đào lò và khai thác than hầm lò), đối tượng
chờ phân bổ cho than lộ thiên (đại diện cho bóc đất và khai thác than lộ
thiên).
1.6 Danh mục phương thức nhập xuất
Mục đích của danh mục này là để tách các nghiệp vụ nhập xuất vật tư hàng hóa.
Khi khai báo nên chú ý đến tách nghiệp vụ hơn là tách trên loại vật tư hàng hóa. Ví
dụ chỉ cần khai báo một phương thức nhập chuyển kho cho cả vật tư và hàng hóa,
hay vì tách ra 2 phương thức nhập chuyển kho vật tư và nhập chuyển kho hàng hóa.
Các chú ý:
Khai báo đúng loại ptnx: đối với từng loại tương ứng, phải dùng màn hình
cập nhật tương ứng để cập nhật chứng từ.
Số ctừ cuối: Nếu để đánh số chứng từ theo phương thức nhập xuất thì sẽ phải
chỉnh sửa giá trị này khi có sai sót trong quy trình cập nhật chứng từ.
Khai báo đúng các tài khoản ngầm định: điều này giúp cho việc cập nhật
nhanh chóng và ít sai sót.
1.7 Danh mục kho
Mục đích của danh mục này là để khai báo cáo kho chứa vật tư hàng hóa. Có thể
khai báo các kho ảo đối với các vật tư hàng hóa không qua kho.
1.8 Danh mục vật tư, hàng hóa và các danh mục nhóm liên quan.
1.9 Danh mục đơn vị tính
Nên dùng ký tự để đặt mã để dễ theo dõi trên sổ sách và khi cập nhật. Cách thông
thường nhất là dùng tiếng việt không dấu để đặt mã. Ví dụ: CAI (cho cái)
1.10 Danh mục loại thuế
Mục đích của danh mục này là để cập nhật các loại thuế suất. Thông thường là thuế
GTGT, trong một số trường hợp có thể đặt thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt.
Khi đó cần tách nhóm các loại thuế theo các ký tự đầu để dễ phân biệt.
Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ - ESoft Financials
13/79
Công ty phần mềm ESoft
Chú ý phân bịêt giữa hàng hóa thuế 0% và hàng hóa không chịu thế, vì cả hai loại
này đều có mức thuế là 0.
1.11 Danh mục chứng từ kế toán
Mục đích của danh mục này là để khai báo các loại chứng từ trong hệ thống. Danh
mục này bao gồm 2 loại:
Các đối tượng hệ thống bao gồm:
HH1: chứng từ nhập hàng hóa
HH2: Chứng từ xuất hàng hóa
NL1: Chứng từ nhập vật tư
NL2: Chứng từ xuất vật tư
TP1: Chứng từ nhập thành phẩm.
PB: Chứng từ phân bổ.
KC: Chứng từ kết chuyển
KHTS: Chứng từ kết chuyển khấu hao tscđ
Các đối tượng hệ thống không được thay đổi.
Các đối tượng còn lại là ngầm định, có thể gỡ bỏ, thêm sửa. Khi đó cần chú ý:
Loại chứng từ: sẽ ảnh hưởng đến việc loại chứng từ này cập nhật ở màn hình
nào (tiền mặt, tiền gửi,…)
Mã tk và nợ có: Tài khoản ngầm định và bên nợ/có của tài khoản ngầm định.
Ngoại tệ: Nếu đánh dấu sẽ cho nhập loại ngoại tệ, tỷ giá, nguyên tệ trong
chứng từ.
Số chứng từ cuối: là số chứng từ sẽ được đánh số tự động tiếp theo. Cần
chỉnh sửa khi có sự sai sót trong cập nhật làm nhảy số tự động không theo ý
muốn.
1.11.1 Khử trùng
Khai báo khử trùng là nghiệp vụ quan trọng và phức tạp. Nguyên tắc chung của
khai báo khử trùng là đối với một loại chứng từ, nếu được khai báo khử trùng với 1
Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ - ESoft Financials
14/79
Công ty phần mềm ESoft
tài khoản X nào đó thì các chứng từ kế toán thuộc loại này mà có tài khoản X ở bên
nơ hoặc có thì sẽ không lên sổ cái.
Khi đó muốn chạy sổ của loại chứng từ này, buộc phải chọn nguồn dữ liệu là dữ
liệu chưa bị khử trùng và chọn thêm loại chứng từ cần xem.
Mục đích của khử trùng là để xử lý các nghiệp vụ do nhiều phần hành cùng làm. Ví
dụ khi rút tiền về nhập quỹ thì cán bộ làm ngân hàng cũng ghi vào hệ thống một
chứng từ thuộc loại ngân hàng, và cán bộ tiền mặt cũng ghi vào hệ thống một chứng
từ tiền mặt. Hai chứng từ này định khoản như nhau. Khi đó thông thường chứng từ
ngân hàng sẽ bị khai là khử trùng với tài khoản 111 và sổ cái chỉ lên chứng từ tiền
mặt.
Tuy nhiên cán bộ làm ngân hàng sẽ vấn cần theo dõi chứng từ mình ghi sổ, vì vậy
người này chạy các sổ, họ sẽ phải chọn nguồn số liệu là chưa bị khử trùng và chọn
thêm các loại chứng từ ngân hàng.
Cách khai báo khử trùng là các tài khoản (3 hoặc 4 ký tự), cách nhau bằng các dấu
phẩy (,), có hai dấu phẩy hai đầu. Khử trùng sẽ tự động lấy các tiểu khoản.
Các nhóm nghiệp vụ phát sinh khử trùng:
Các nghiệp vụ khác và tiền mặt
Các nghiệp vụ từ tiền mặt và tiền gửi với tiền gửi.
Nhập mua vật tư (công nợ) và nhập kho vật tư (kho hàng).
…
1.11.2 Loại chứng từ ngân hàng
Nếu đơn vị có quan hệ với 1 ngân hàng, có thể khai báo tên ngân hàng, số tài khoản
trong thông số hệ thống.
Trong trường hợp đơn vị quan hệ với nhiều hơn 1 ngân hàng, để in được uỷ nhiệm
chi đúng với từng ngân hàng, cần tách ra nhiều loại chứng từ cho từng ngân hàng.
Khi đó phải khai thêm tên ngân hàng, tài khoản cho loại chứng từ tương ứng trong
danh mục chứng từ.
Mục đích của vịêc này là để in các ủy nhiệm chi.
Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ - ESoft Financials
15/79
Công ty phần mềm ESoft
IV QUY TRÌNH HẠCH TOÁN KẾ TOÁN SỬ DỤNG ESOFT
FINANCIALS
1 Kế toán tiền mặt
Nghịêp vụ kế toán tiền mặt cho phép người sử dụng lập và in các phiếu thu chi,
đồng thời ghi sổ tài khoản 111 và các tài khoản đối ứng liên quan.
1.1 Khai báo thông số hệ thống và danh mục
1.1.1 Thông số hệ thống
Một vài thông số hệ thống chính của nghiệp vụ tiền mặt bao gồm:
Mã chứng từ in phiếu thu: liệt kê các loại chứng từ khai báo trong danh mục
chứng từ kế toán dùng để cập nhật phiếu thu. Hệ thống ban đầu ngầm định
dùng mã TM1, TM3 để cập nhật phiếu thu. Nếu đơn vị có nhu cầu mở các
mã chứng từ khác để cập nhật phiếu thu thì khai báo ở đây.
Mã chứng từ in phiếu chi: liệt kê các loại chứng từ khai báo trong danh mục
chứng từ kế toán dùng để cập nhật phiếu chi. Hệ thống ban đầu ngầm định
dùng mã TM2, TM4 để cập nhật phiếu chi. Nếu đơn vị có nhu cầu mở các
mã chứng từ khác để cập nhật phiếu chi thì khai báo ở đây.
Mã chứng từ ngoại tệ: Trong các mã chứng từ dùng để cập nhật phiếu thu và
phiếu chi ở trên, nếu những mã chứng từ nào dùng để cập nhật phiếu thu và
phiếu chi bằng ngoại tệ thì liệt kê ở đây.
1.1.2 Khai báo danh mục
Khi thực hiện nghịêp vụ thu chi tiền mặt, kế toán cần khai báo các danh mục sau:
Danh mục chứng từ kế toán:
Nếu cần mở thêm các mã chứng từ để phân biệt các loại phiếu thu chi.
Cách thực hiện:
- Vào Hệ thống -> Cập nhật danh mục từ điển -> Kế toán -> Danh mục
chứng từ kế toán.
Xem thêm tài liệu hướng dẫn sử dụng mục 1.2 và 3.1.2 để biết thêm chi tiết.
Danh mục tài khoản:
Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ - ESoft Financials
16/79
Công ty phần mềm ESoft
Nếu cần mở thêm các tiểu khoản của tài khoản tiền mặt.
Cách thực hiện:
- Vào Hệ thống -> Cập nhật danh mục từ điển -> Kế toán -> Danh mục tài
khoản.
Xem thêm tài liệu hướng dẫn sử dụng mục 1.2 và 3.1.1 để biết thêm chi tiết.
Các danh mục khác như danh mục cán bộ công nhân viên, đối tượng pháp nhân,
khoản mục chi phí, đối tượng tập hợp, đối tượng giá thành, nguồn vốn thông thường
do người làm các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản đối ứng của tài khoản tiền mặt
khai báo. Khi đó kế toán tiền mặt sẽ phải yêu cầu các cán bộ liên quan khai báo cho
mình, nếu chưa có thì có thể dùng một mã tạm để cập nhật, sau đó sẽ chỉnh sửa lại
theo khai báo của các cán bộ liên quan.
1.2 Các nghiệp vụ chính
1.2.1 Khai báo số dư ban đầu
Khi mới sử dụng chương trình, người sử dụng cần khai báo số dư của tài khoản tiền
mặt tại thời điểm đầu sử dụng chương trình (thông thường là ngày đầu năm kế toán
nếu đơn vị sử dụng phần mềm từ đầu năm).
Cách thực hiện:
Vào Kế toán -> Cập nhật số dư tài khoản ban đầu.
Xem thêm mục 4.1 của tài liệu hướng dẫn sử dụng để biết thêm chi tiết.
1.2.2 Phiếu thu
Nội dung
Cập nhật các nghiệp vụ liên quan đến thu tiền mặt, ví dụ thu tiền bán hàng,
thu hoàn tạm ứng…
Cách thực hiện
Vào thực đơn Kế toán -> Chứng từ tiền mặt
Kích nút (Ctrl+N) trên thanh công cụ để bắt đầu làm một chứng
từ mới.
Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ - ESoft Financials
17/79
Công ty phần mềm ESoft
Chọn mã chứng từ liên quan đến nghiệp vụ thu tiền mặt trong hộp thoại Mã
chứng từ
Cập nhật vào các thông tin liên quan và các định khoản kế toán.
- Tuỳ thuộc vào tài khoản đối ứng thuộc lại nào, có thể phải gõ thêm các
chi tiết liên quan.
- Nếu tài khoản đối ứng là công nợ (331, 331, 141,…) thì phải gõ mã đtpn
tương ứng.
- Nếu tài khoản đối ứng là tk chi phí (641, 642, 627,…) thì phải gõ mã
kmcp, đtth, và đtgt tuỳ thuộc vào khai báo của người kế toán chi phí và
giá thành trong danh mục tài khoản.
- ...
Nếu định khoản liên quan đến thuế GTGT (1331, 33311), chọn mục để kê khai chi tiết cho từng hóa đơn thuế GTGT liên quan đến
phiếu thu này.
Xem thêm mục 4.2 trong tài liệu hướng dẫn sử dụng để biết thêm chi tiết.
1.2.3 Phiếu chi
Nội dung
Cập nhật các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền mặt, ví dụ chi tiền công tác
phí, chi tạm ứng.
Cách thực hiện
Vào thực đơn Kế toán -> Chứng từ tiền mặt
Kích nút (Ctrl+N) trên thanh công cụ để bắt đầu làm một chứng
từ mới.
Chọn mã chứng từ liên quan đến nghiệp vụ chi tiền mặt trong hộp thoại Mã
chứng từ
Cập nhật vào các thông tin liên quan và các định khoản kế toán.
- Tuỳ thuộc vào tài khoản đối ứng thuộc lại nào, có thể phải gõ thêm các
chi tiết liên quan.
Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ - ESoft Financials
18/79
Công ty phần mềm ESoft
- Nếu tài khoản đối ứng là công nợ (331, 331, 141,…) thì phải gõ mã đtpn
tương ứng.
- Nếu tài khoản đối ứng là tk chi phí (641, 642, 627,…) thì phải gõ mã
kmcp, đtth, và đtgt tuỳ thuộc vào khai báo của người kế toán chi phí và
giá thành.
- ...
Nếu định khoản liên quan đến thuế GTGT (1331, 33311), chọn mục để kê khai chi tiết cho từng hóa đơn thuế GTGT liên quan đến
phiếu chi này.
Xem thêm mục 4.2 trong tài liệu hướng dẫn sử dụng để biết thêm chi tiết.
1.2.4 In phiếu thu chi
Khi đã cập nhật xong chứng từ, bạn có thể in phiếu thu chi.
Cách thực hiện:
Chứng từ cần in đang có trên màn hình cập nhật chứng từ.
Kích nút (Ctrl+P) trên thanh công cụ.
Xem thêm mục 4.2.2 trong tài liệu hướng dẫn sử dụng để biết thêm chi tiết.
1.3 Tìm kiếm và chỉnh sửa chứng từ
Nội dung
Nếu bạn muốn mở lại một chứng từ đã cập nhật trong hệ thống để nhằm mục
đích xem lại, chỉnh sửa, xóa và in phiếu thu chi lại, trước hết bạn cần tìm
kiếm và mở chứng từ đó trên màn hình chứng từ tiền mặt.
Cách thực hiện
Khi đang trong màn hình chứng từ tiền mặt. Kích nút (Ctrl+F) trên
thanh công cụ.
Gõ vào khoảng thời gian cũng như các chi tiết khác (nếu biết) và sau đó kích
nút để liệt kê.
Sau khi đã tìm thấy chứng từ mình muốn trong bảng liệt kê, kích chọn để mở
chứng từ đó trên màn hình chứng từ kế toán.
Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ - ESoft Financials
19/79
