Quy định về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, hồ sơ trình ký và ban hành văn bản của tỉnh Quảng Ngãi
Quy định về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, hồ sơ trình ký và ban hành văn bản của tỉnh Quảng Ngãi. Ban hành kèm theo quyết định số: ngày 21 tháng 10 năm 2005 của Chủ tịch Uỷ Ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi. Quy định này quy định về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, hồ sơ trình ký và ban hành văn bản được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi.
UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TỈNH QUẢNG NGÃI Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
QUY ĐỊNH
Về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, hồ sơ trình ký
và ban hành văn bản của tỉnh Quảng Ngãi
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 3051 /QĐ-UBND
ngày 21 tháng 10 năm 2005 của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi)
Chƣơng I
QUY ĐINH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tƣợng điều chỉnh
Quy định này quy định về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, hồ sơ trình ký và ban hành
văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ
chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi (sau đây gọi chung là cơ quan,
tổ chức).
Trong quy định này thống nhất gọi tắt các huyện, thành phố (là cấp huyện); các xã, phường, thị trấn
(là cấp xã).
Điều 2. Một số nguyên tắc khi soạn thảo văn bản
1. Văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền, đúng pháp luật.
2. Nội dung văn bản phải phù hợp với hình thức và tên loại văn bản.
3. Văn bản phải thể hiện tính nghiêm túc và thẩm mỹ.
4. Văn bản phải đúng quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp khi trình
bày các thành phần thể thức của văn bản phải ghi tắt thì các chữ viết tắt phải được quy định cụ thể.
5. Bố cục văn bản phải cân đối, hài hòa.
Chƣơng II
HÌNH THỨC, THỂ THỨC VÀ
KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
Mục 1
HÌNH THỨC VĂN BẢN
Điều 3. Hình thức văn bản
Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức bao gồm:
1. Văn bản quy phạm pháp luật
Nghị quyết do Hội đồng nhân dân các cấp ban hành; quyết định, chỉ thị do Uỷ ban nhân dân
các cấp ban hành theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban
nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004.
2. Văn bản hành chính
Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án,
báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy
mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển.
Ngoài các hình thức văn bản hành chính nêu trên các cơ quan, tổ chức có thể lập ra một số mẫu:
phiếu trình giải quyết công việc, phiếu sao văn bản, phiếu thẩm tra văn bản, phiếu phối hợp giải quyết
công việc của các bộ phận liên quan, phiếu trình xin ý kiến (đối với văn bản mật, tối mật, tuyệt mật,
khẩn, hỏa tốc), phiếu xử lý văn bản khẩn trong nội bộ.
3. Văn bản chuyên ngành
Các văn bản chuyên ngành do các cơ quan, tổ chức ban hành theo quy định và hướng dẫn của ngành.
Mục 2
THỂ THỨC VĂN BẢN VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
Điều 4. Phông chữ trình bày văn bản
Phông chữ sử dụng để trình bày văn bản phải là các phông chữ tiếng Việt với kiểu chữ chân
phương, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc của văn bản. Đối với những văn bản dùng trong trao
đổi thông tin điện tử giữa các cơ quan, tổ chức của Nhà nước, phải sử dụng các phông chữ của bộ mã
ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode) theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
Điều 5. Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bản
1. Khổ giấy
Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được trình bày trên giấy khổ A4 (210 mm x 297
mm).
Các loại văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển có thể
trình bày trên khổ A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn.
2. Kiểu trình bày
Văn bản được đánh máy, in rõ ràng, sạch sẽ, không sai sót về ngữ pháp và lỗi chính tả. Văn
bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4
(định hướng bản in theo chiều dài).
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục
riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều
rộng).
3. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
a) Trang mặt trước:
Lề trên: cách mép trên từ 20-25 mm
Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25 mm
Lề trái: cách mép trái từ 30-35 mm
Lề phải: cách mép phải từ 15-20 mm
b) Trang mặt sau:
Lề trên: cách mép trên từ 20-25 mm
Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25 mm
Lề trái: cách mép trái từ 15-20 mm
Lề phải: cách mép phải từ 30-35 mm.
Điều 6. Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản
Văn bản có các thành phần thể thức được quy định tại Điều 7 của Quy định này và vị trí trình
bày các thành phần thể thức đó trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo Sơ đồ bố trí các thành
phần thể thức kèm theo Quy định này (Phụ lục I). Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản
trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo Sơ đồ trên.
Điều 7. Thể thức và kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản
Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức văn bản được minh họa tại Phụ lục II. Mẫu
trình bày một số loại văn bản và bản sao được minh họa tại Phụ lục III.
Thể thức và kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức thực hiện như sau:
1. Quốc hiệu
a) Thể thức
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
b) Kỹ thuật trình bày
Dòng chữ trên: "CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM" trình bày bằng chữ in
hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng chữ dưới: "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc" được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ
13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch
ngang nhỏ (-); phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ, cách dòng
chữ từ 2 đến 3 mm.
2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
a) Thể thức
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ
quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có) căn cứ quy định của pháp luật hoặc căn cứ văn bản
thành lập, quy định tổ chức bộ máy của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức căn cứ văn
bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách
pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền; tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp nếu
là Hội đồng nhân dân thì có thể ghi tắt cụm từ Hội đồng nhân dân là (HĐND), nếu là Uỷ ban nhân
dân thì có thể ghi tắt cụm từ Uỷ ban nhân dân là (UBND).
b) Kỹ thuật trình bày
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến
13, kiểu chữ đứng. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12
đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ
dài của dòng chữ, cách dòng chữ từ 2 đến 3 mm và đặt cân đối so với dòng chữ.
Ví dụ:
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:
UỶ BAN NHÂN DÂN UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH QUẢNG NGÃI HUYỆN TƢ NGHĨA
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trường hợp có cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên
trực tiếp):
UBND TỈNH QUẢNG NGÃI UBND HUYỆN BÌNH SƠN
SỞ TÀI CHÍNH PHÒNG GIÁO DỤC
3. Số, ký hiệu của văn bản
a) Thể thức
a.1) Số của văn bản:
- Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm.
Tùy theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản được ban hành; các cơ quan, tổ chức quy định
cụ thể việc đăng ký và đánh số văn bản theo từng loại văn bản, từng nhóm hay tất cả. Số được ghi
bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm;
- Số của văn bản quy phạm pháp luật gồm số thứ tự đăng ký được đánh theo từng loại văn bản do cơ
quan ban hành trong một năm và năm ban hành văn bản đó. Số được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu
từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; năm ban hành phải ghi đầy
đủ các số, ví dụ: 2004, 2005;
a.2) Ký hiệu của văn bản:
- Ký hiệu của văn bản (trừ công văn) bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo Bảng chữ viết
tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Quy định này (Phụ lục IV) và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ
chức ban hành văn bản;
- Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và tên
đơn vị soạn thảo công văn đó;
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và chữ viết tắt tên các đơn vị trong mỗi cơ
quan, tổ chức phải được quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.
Ví dụ:
Nghị quyết (quy phạm pháp luật) của Hội đồng nhân dân: Số: 20/2005/NQ-HĐND;
Quyết định (quy phạm pháp luật) của Uỷ ban nhân dân: Số: 20/2005/QĐ-UBND;
Chỉ thị (quy phạm pháp luật) của Uỷ ban nhân dân: Số: 25/2005/CT-UBND.
Quyết định (cá biệt) của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân: Số: 30/QĐ-UBND;
Chỉ thị (cá biệt) của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân: Số: 35/CT-UBND;
Báo cáo của Sở Công nghiệp: Số: 10/BC-SCN;
Công văn của Uỷ ban nhân dân tỉnh do chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh vực nội chính
soạn thảo: Số: 100/UBND-NC;
Công văn của Sở Tài chính do Văn phòng Sở soạn thảo: Số: 50/STC-VP.
b) Kỹ thuật trình bày
Từ "Số" trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ
đứng; sau từ số có dấu hai chấm (:); giữa số, năm ban hành và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/)
không cách chữ; giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách
chữ.
4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
a) Thể thức
a.1) Địa danh ghi trên văn bản:
Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng huyện, thành
phố, xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được đặt
theo tên người thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:
- Địa danh ghi trên văn bản của cơ quan, tổ chức cấp tỉnh là tên của thành phố hoặc của huyện nơi cơ
quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:
Văn bản của Uỷ ban nhân dân tỉnh và các Sở, Ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Quảng
Ngãi): Quảng Ngãi;
Văn bản của cơ quan, tổ chức thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh hoặc thuộc các Sở, Ban, ngành của tỉnh
(trong trường hợp có trụ sở tại huyện Bình Sơn): Bình Sơn;
- Địa danh ghi trên văn bản của cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của huyện đó, ví dụ:
Văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện Ba Tơ và các Phòng, Ban thuộc huyện Ba Tơ: Ba Tơ;
- Địa danh ghi trên văn bản của Uỷ ban nhân dân và các tổ chức cấp xã là tên của xã đó, ví dụ:
Văn bản của Uỷ ban nhân dân phường Trần Hưng Đạo (thành phố Quảng Ngãi): Phường Trần Hưng
Đạo;
Văn bản của Uỷ ban nhân dân xã Nghĩa Kỳ (huyện Tư Nghĩa): Nghĩa Kỳ.
a.2) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản:
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân là ngày văn
bản được Hội đồng nhân dân biểu quyết thông qua; các loại văn bản khác là ngày văn bản được ký
ban hành. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ ngày ... tháng ... năm ... ; các chỉ
số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những chỉ số ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1,2 phải ghi
thêm số 0 ở trước.
b) Kỹ thuật trình bày
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13
đến 14, kiểu chữ nghiêng; sau địa danh có dấu phẩy (,).
5. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
a) Thể thức
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban hành văn
bản phải ghi chính xác tên loại văn bản, trừ công văn.
Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ, phản ánh khái quát nội
dung chủ yếu của văn bản.
b) Kỹ thuật trình bày
- Tên loại văn bản và trích yếu nội dung các loại văn bản có ghi tên loại trình bày như sau: Tên
loại văn bản bằng chữ in hoa, đặt canh giữa, cỡ chữ từ 14 đến 15, kiểu chữ đứng, đậm. Trích yếu nội
dung văn bản bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; đặt canh giữa, ngay dưới tên loại
văn bản; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của
dòng chữ, cách dòng chữ từ 2 đến 3 mm và đặt cân đối so với dòng chữ. Ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành Quy chế làm việc và mối quan hệ công tác
của Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi
- Trích yếu nội dung văn bản không tên loại được ghi dưới số và ký hiệu của văn bản, trình
bày bằng kiểu chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đặt sau chữ viết tắt "V/v" (về
việc), ví dụ:
UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH QUẢNG NGÃI
Số: 135/UBND-TH
V/v báo cáo thực hiện
kế hoạch năm 2002
6. Nội dung văn bản
a) Thể thức
a.1) Nội dung văn bản:
Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản, trong đó các quy phạm pháp luật (đối với
văn bản quy phạm pháp luật), các quy định được đặt ra; các vấn đề, sự việc được trình bày.
Nội dung văn bản phải đảm bảo những yêu cầu cơ bản sau:
- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật;
- Các quy phạm pháp luật, các quy định hay các vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn,
rõ ràng, chính xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
- Dùng từ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương, từ cổ, từ không thông dụng và từ ngữ
nước ngoài nếu thực sự không cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì
phải được giải thích trong văn bản;
- Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng
nhiều lần trong một văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được
đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;
- Việc viết chữ hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt;
- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn
bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn
bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và
số, ký hiệu của văn bản đó.
a.2) Bố cục của văn bản:
Tuỳ theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở
đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các
phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định. Cụ thể như sau:
- Nghị quyết: theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;
