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Acquisitions Editor: Juliana Aldous Atkinson
Developmental Editor: Sandra Haynes
Project Editor: Valerie Woolley
Editorial Production Services: Studioserv
Body Part No. X13-24144
For Cassie, a very special little girl
Contents at a Glance
Part 1: Working with Outlook Chapter 14
Securing Your System, Messages, and
Chapter 1
Identity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329
What’s New in Outlook 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Chapter 15
Chapter 2
Receiving Messages Selectively. . . . . . . . . . . . 367
Outlook Overview and Startup . . . . . . . . . . . . . 15
Chapter 16
Chapter 3
Using RSS Feeds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379
Configuring Outlook Profiles and
Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Chapter 17
Using LDAP Directory Services . . . . . . . . . . . . 395
Chapter 4
Working in and Configuring Outlook . . . . . . . 65
Part 3: Working with Contacts
Chapter 5
Chapter 18
Creating and Using Categories . . . . . . . . . . . . 119
Creating and Managing Your Contacts . . . . . 409
Part 2: E-Mail and Other Messaging Chapter 19
Using Microsoft Business Contact
Chapter 6
Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451
Managing Address Books and
Distribution Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Part 4: Managing Your Time
Chapter 7 and Tasks
Using Internet Mail Accounts . . . . . . . . . . . . . 157
Chapter 20
Chapter 8 Scheduling Appointments . . . . . . . . . . . . . . . . 499
Sending and Receiving Messages . . . . . . . . . . 181
Chapter 21
Chapter 9 Scheduling Meetings and Resources . . . . . . . 533
Beyond Simple Text Messages. . . . . . . . . . . . . 215
Chapter 22
Chapter 10 Managing Your Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 551
Finding and Organizing Messages . . . . . . . . . 271
Chapter 23
Chapter 11 Tracking Documents and Activities
Processing Messages Automatically . . . . . . . . 283 with the Journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 577
Chapter 12 Chapter 24
Managing Junk E-Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303 Making Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 611
Chapter 13
Automatically Responding to Messages . . . . 319
v
vi Table of Contents
Part 5: Customizing Outlook Chapter 36
Sharing Calendars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 841
Chapter 25
Using Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 625 Chapter 37
Integrating Outlook with Other Office
Chapter 26
Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 863
Customizing the Outlook Interface . . . . . . . . 635
Chapter 38
Chapter 27
Integrating Microsoft Outlook and
Creating Custom Views and Print Styles . . . . 659
Microsoft Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 879
Chapter 28
Chapter 39
Designing and Using Forms . . . . . . . . . . . . . . . 689
Collaborating Online with Office . . . . . . . . . . 901
Chapter 29
Automating Common Tasks . . . . . . . . . . . . . . . 719 Part 8: Working with Office Server
and SharePoint Services
Part 6: Managing and Securing Chapter 40
Outlook Collaboration with Outlook and
Chapter 30 Windows SharePoint Services . . . . . . . . . . . . . 935
Managing Outlook Folders and Data . . . . . . . 735
Chapter 31 Part 9: Using Outlook with Exchange
Archiving, Backing Up, and Restoring Server
Outlook Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 761 Chapter 41
Chapter 32 Configuring the Exchange Server Client . . . . 967
Moving Data in and out of Outlook Chapter 42
with Import/Export . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 775 Using Outlook with Exchange Server . . . . . . . 979
Chapter 33 Chapter 43
Finding and Organizing Outlook Data . . . . . . 785 Working Offline and Remotely . . . . . . . . . . . . 995
Chapter 34
Security and Virus Protection . . . . . . . . . . . . . 805 Part 10: Mobility
Chapter 44
Part 7: Collaboration Accessing Your Outlook Items Through
Chapter 35 a Web Browser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1015
Delegating Responsibilities to an Chapter 45
Assistant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 831 Making Outlook Mobile . . . . . . . . . . . . . . . . . 1031
Table of Contents
Acknowledgments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxix
We’d Like to Hear from You . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxi
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxiii
Who This Book Is For . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxiii
How This Book Is Organized . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxiv
About the CD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxix
What’s on the CD. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxix
Using the CD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxix
Minimum System Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xl
Conventions and Features Used in This Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xli
Part 1: Working with Outlook
Chapter 1: What’s New in Outlook 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
A New Interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
The Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
The Navigation Pane. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
The To-Do Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Other Interface Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Instant Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Calendar Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
E-Mail Changes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Color Categories. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Collaboration and Sharing Improvements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Integration with Office SharePoint Server. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Shared Calendars. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Shared Business Cards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
And More… . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Chapter 2: Outlook Overview and Startup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Overview of Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Messaging. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
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vii
viii Table of Contents
Scheduling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Contact Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Task Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Tracking with the Outlook Journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Organizing Your Thoughts with Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
How Outlook Stores Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Personal Folders—.pst Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Options for Working Offline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Sharing Storage Files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Understanding Messaging Protocols . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
SMTP/POP3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
IMAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
MAPI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
LDAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
NNTP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
HTML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
MIME . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
S/MIME . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
MHTML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
iCalendar, vCalendar, and vCard. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Security Provisions in Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Protection Against Web Beacons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Attachment and Virus Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Macro Viruses. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Digital Signatures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Message Encryption . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Security Labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Understanding Outlook Service Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Options for Starting Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Normal Startup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Safe Mode Startup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Starting Outlook Automatically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Adding Outlook to the Quick Launch Bar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Changing the Outlook Shortcut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Using RUNAS to Change User Context . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Choosing a Startup View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Creating Shortcuts to Start New Outlook Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Chapter 3: Configuring Outlook Profiles and Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Understanding the Outlook 2007 Startup Wizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Configuring Accounts and Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Understanding Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Creating Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Switching Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Specifying the Startup Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Table of Contents ix
Configuring Online and Offline Data Storage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Personal Folders and Offline Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Adding Other Data Stores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Removing Data Stores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Configuring Offline Storage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Configuring Cached Exchange Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Changing Your Data Storage Location. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Setting Delivery Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Chapter 4: Working in and Configuring Outlook. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Understanding the Outlook Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Working with the Standard Outlook Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Outlook Today . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Inbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Deleted Items. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Choosing the Startup View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Using Other Outlook Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Using the Navigation Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Using the Outlook Toolbars. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Using the Ribbon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Using Multiple Outlook Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Using the Folder List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Using the Status Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Using the Reading Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Using AutoPreview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Using the InfoBar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Configuring Outlook Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Preferences Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Mail Setup Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Mail Format Tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
Spelling Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Other Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Delegates Tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
Voice Mail Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
Using Outlook on the Web. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Browsing the Web with Outlook. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Connecting to Exchange Server with HTTP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
Accessing Your Mail Through a Browser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
Configuring Windows Settings for Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Display Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Regional Settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Time Synchronization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Using Add-Ins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Using Outlook Effectively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
x Table of Contents
Chapter 5: Creating and Using Categories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Understanding Categories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Customizing Your Category List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Assigning Categories to Outlook Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Assigning Categories to Existing Outlook Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Assigning a Quick Click Category . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Assigning Categories Automatically. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Modifying Categories and Category Assignments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Changing Existing Categories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Changing Category Assignments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
Changing Category Assignments of Multiple Items at One Time. . . . . . . . . . . . . . . . 128
Organizing Data with Categories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Viewing Selected Categories Only . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Sharing a Category List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
Sharing Categories with a Registry File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
Sharing Categories with E-Mail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
Using Categories Effectively. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
Part 2: E-Mail and Other Messaging
Chapter 6: Managing Address Books and Distribution Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Understanding Address Books. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Outlook 2007 Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Global Address List (GAL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
LDAP (Internet Directory Services) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Other Address Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Configuring Address Books and Addressing Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Setting the Contacts Display Option for the OAB . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Removing Contacts Folders from the OAB . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Setting Other Addressing Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Creating Address Book Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Modifying Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Removing Addresses. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Finding People in the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Using AutoComplete for Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Deleting a Name from the AutoComplete Cache . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Deleting the Entire Cache . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Using Distribution Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Creating Distribution Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Modifying a Distribution List. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Renaming a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Deleting a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Hiding Addresses when Using a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Distribution Lists for Multiple Address Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Using Distribution Lists on a Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
Automatically Adding Addresses to the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
Using the Mobile Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
Table of Contents xi
Chapter 7: Using Internet Mail Accounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Using Internet POP3 E-Mail Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Configuring General Settings for Internet Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
Configuring Outgoing Server Settings for Internet Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Configuring Connection Settings for Internet Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Configuring Advanced Settings for Internet Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Controlling Where Outlook Stores POP3 Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Using IMAP Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
Controlling Where Outlook Stores IMAP Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
Using Outlook with CompuServe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
Configuring Outlook for Classic CompuServe Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
Configuring Outlook for CompuServe 2000 Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
Using Hotmail and Other HTTP-Based Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
Using Outlook with Hotmail Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
Establishing a Hotmail Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
Understanding Where Outlook Stores HTTP Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
Using Outlook with Prodigy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Using Outlook with MSN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Using Multiple Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Sending Messages Using a Specific Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Separating Incoming Messages by Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
Keeping a Copy of Your Mail on the Server. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
Viewing Full Message Headers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
Chapter 8: Sending and Receiving Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
Working with Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
Opening a Standard Message Form. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
Addressing Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
Including Carbon Copies and Blind Carbon Copies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
Copying Someone on All Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
Using Templates and Custom Forms for Addressing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
Specifying Message Priority and Sensitivity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
Saving a Message to Send Later . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
Setting Sending Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
Controlling When Messages Are Sent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
Requesting Delivery and Read Receipts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
Using Message Tracking and Receipts Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
Sending a Message for Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Replying to Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Forwarding Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
Using Other Reply and Forwarding Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
Deleting Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
Controlling Synchronization and Send/Receive Times . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
Setting Up Send/Receive Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
Limiting Message Size . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199
Scheduling Send/Receive Synchronization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201
xii Table of Contents
Configuring Other Messaging Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202
Setting Up Notification of New Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203
Using Message Alerts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203
Controlling Dial-Up Account Connections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
Formatting Internet and International Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
Managing Messages and Attachments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
Saving Messages Automatically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
Retaining a Copy of Sent Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
Working with Attachments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
Saving Messages to a File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212
Configuring Message Handling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
Moving and Copying Messages Between Folders. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
Chapter 9: Beyond Simple Text Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215
Formatting Text in Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215
Formatting Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219
Options on the Format Text Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
Working with Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
Using Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Inserting a Table in a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225
Working with Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226
Working with Quick Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228
Using Special Text Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
Quick Parts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
Drop Cap . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230
Date & Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
Text Box. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
WordArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Including Illustrations in Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Inserting a Picture from a File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233
Inserting Clip Art . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237
Inserting Shapes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
Inserting a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239
Inserting SmartArt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
Using Symbols in a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242
Inserting an Equation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
Inserting a Symbol . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
Inserting a Horizontal line . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
Working with Hyperlinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244
Inserting Hyperlinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244
Inserting Hyperlinks to Files or Web Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245
Inserting a Hyperlink to a Place in the Current Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
Inserting a Hyperlink to a New Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
Inserting a Hyperlink to an E-Mail Address . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
Removing a Hyperlink . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248
Inserting Bookmarks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248
Table of Contents xiii
Including Other Items in a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
Attaching Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
Inserting Files in the Body of a Message. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
Including an Outlook 2007 Item. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
Attaching a Business Card to a Message. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250
Including a Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251
Customizing the Appearance of Your Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252
Understanding How Outlook Formats Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252
Using Themes to Customize Your Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
Creating a Custom Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260
Using Stationery to Customize Your Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261
Creating a Custom Message Appearance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262
Using Signatures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263
Understanding Message Signatures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
Defining Signatures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
Adding Signatures to Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265
Backing Up Your Signatures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
Using the Proofing and Research Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
Configuring Research Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
Chapter 10: Finding and Organizing Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271
Finding and Organizing Messages with Search Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271
Using Search Folders. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
Customizing Search Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
Creating a New Search Folder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
Flagging and Monitoring Messages and Contacts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
Flagging Received and Previously Sent Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
Flagging Outgoing Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276
Viewing and Responding to Flagged Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277
Flagging Contact Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278
Grouping Messages by Customizing the Folder View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279
Filtering a View Using Categories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280
Managing E-Mail Effectively. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280
Chapter 11: Processing Messages Automatically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283
Understanding Message Rules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283
Creating and Using Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285
Creating New Rules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287
Applying Rules to Specific Folders or All Folders. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292
Copying Rules to Other Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292
Creating Rules Based on Existing Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293
Creating Rules That Use OR Logic . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294
Modifying Rules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295
Controlling Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296
Setting Rule Order. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296
Stopping Rules from Being Processed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297
Disabling and Removing Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297
xiv Table of Contents
Sharing Rules with Others. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297
Backing Up and Restoring Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298
Using the Organize Pane to Create Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299
Using Rules to Move Messages Between Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300
Running Rules Manually and in Specific Folders. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301
Chapter 12: Managing Junk E-Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303
How Outlook 2007 Junk E-Mail Filtering Works. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303
No Automatic Filtering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304
Low. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304
High . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304
Safe Lists Only . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305
Understanding How Outlook 2007 Uses the Filter Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305
Deleting Instead of Moving Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
Postmarking Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
How Outlook 2007 Phishing Protection Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307
Enabling and Configuring Junk E-Mail Filtering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308
Controlling Automatic Downloads . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309
Configuring Automatic Downloading of External Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311
Marking and Unmarking Junk E-Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312
Creating Other Junk E-Mail Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312
Other Spam Filtering Solutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313
Filtering in Exchange Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313
Using Third-Party Filters. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314
Managing Junk E-Mail Effectively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316
Chapter 13: Automatically Responding to Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319
Creating Automatic Responses with the Out Of Office Assistant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319
Understanding Out Of Office Assistant Features. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320
Using the Out Of Office Assistant with Exchange Server 2003 and Earlier . . . . . . . . 322
Using the Out Of Office Assistant for Exchange Server 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323
Creating Custom Out Of Office Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324
Creating Automatic Responses with Custom Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325
Setting Up the Reply. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326
Creating Automatic Responses from Local Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327
Creating Automatic Responses from the Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328
Chapter 14: Securing Your System, Messages, and Identity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329
Configuring HTML Message Handling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329
Protecting Messages with Digital Signatures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333
Understanding Digital Certificates and Signatures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333
Obtaining a Digital Certificate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334
Copying a Certificate to Another Computer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336
Signing Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340
Understanding S/MIME and Clear-Text Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340
Adding Your Digital Signature. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341
Setting Global Security Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342
Table of Contents xv
Creating and Using Security Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343
Reading Signed Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347
Changing Certificate Trust Relationships. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348
Configuring CA Trust . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350
Configuring CA Trust for Multiple Computers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351
Viewing and Validating a Digital Signature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353
Encrypting Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356
Getting Ready for Encryption . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356
Sending Encrypted Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359
Reading Encrypted Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360
Importing Certificates from Outlook Express. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360
Protecting Data with Information Rights Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361
Using Microsoft’s IRM Service. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362
Viewing IRM-Protected Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364
Working with Multiple Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365
Chapter 15: Receiving Messages Selectively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367
Understanding Remote Mail Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367
Remote Mail in a Nutshell . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368
Setting Up for Remote Mail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369
Working with Message Headers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370
Downloading Message Headers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370
Marking and Unmarking Message Headers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370
Processing Marked Headers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373
Selective Downloading for POP3 Using Send/Receive Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375
Retrieving Only Message Headers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376
Retrieving Based on Message Size . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377
Keeping Messages on the Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377
Chapter 16: Using RSS Feeds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379
Understanding RSS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379
Configuring RSS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380
Adding RSS Feeds to Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380
Using Your RSS Feeds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383
Adding an OPML File to Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386
Managing Your RSS Feeds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388
Setting RSS Properties. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390
Chapter 17: Using LDAP Directory Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395
Overview of LDAP Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395
Configuring a Directory Service Account in Outlook. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396
Setting the Search Base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399
Configuring a Directory Service Account in Windows Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401
Using LDAP to Find People. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404
Searching from Windows Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405
xvi Table of Contents
Part 3: Working with Contacts
Chapter 18: Creating and Managing Your Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409
Working with the Contacts Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410
Creating a Contact Entry. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412
Creating Contact Entries from the Same Company. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414
Creating a Contact Entry from an E-Mail Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414
Copying an Existing Contact Entry. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414
Creating Other Contacts Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415
Copying the Design of a Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416
Working with Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417
Associating a Contact with Other Items and Documents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417
Assigning Categories to Contacts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420
Resolving Duplicate Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420
Phoning a Contact. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422
Sending an E-Mail Message to a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424
Connecting to a Contact’s Web Site. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425
Scheduling Appointments and Meetings with Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425
Assigning a Task to a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426
Flagging a Contact for Follow-Up . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426
Finding Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429
Making a Common Change to Multiple Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430
Viewing Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431
Using Standard Views in the Contacts Folder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432
Customizing Contacts View. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432
Printing Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438
Custom Contact Printing with Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440
Working with Distribution Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440
Creating a Personal Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441
Adding or Deleting Names in a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442
Sharing Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443
Sharing Your Contacts Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443
Sharing Contacts with vCards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 446
Setting Contact Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448
Using Contacts Effectively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449
Chapter 19: Using Microsoft Business Contact Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451
Understanding What Business Contact Manager Can Do . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451
Configuring Business Contact Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 454
Where Is Business Contact Manager? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455
Adding and Removing Business Contact Manager for a Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . 456
Using the Business Contact Manager Interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 457
Business Contact Manager Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 457
Business Contact Manager Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461
Working with Business Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463
Copying Existing Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463
Creating New Business Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 464
Table of Contents xvii
Using Contacts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467
Creating and Using Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 468
Performing Actions with Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470
Creating and Using Business Projects. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 471
Working with Project Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 472
Creating and Using Opportunities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 473
Creating and Managing Products. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474
Adding Products to an Opportunity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 476
Creating Marketing Campaigns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 477
Step 1: What Is This Marketing Campaign For? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 477
Step 2: Who Will See It? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 478
Step 3: How Will They Get It? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 478
Step 4: What Will They Get? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 478
Step 5: Are You Ready to Launch the Marketing Campaign? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 478
Tracking Item History . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 480
Attaching Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482
Creating Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 483
Modifying Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 484
Filtering Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 485
Saving Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 487
Printing Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 488
Importing and Exporting Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 488
Importing Contacts or Accounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 488
Importing Products. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 490
Managing Your Business Contact Manager Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 493
Cleaning Up the Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 494
Sharing the Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 494
Backing Up the Database. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 495
Restoring the Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 495
Deleting Databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 495
Part 4: Managing Your Time and Tasks
Chapter 20: Scheduling Appointments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499
Calendar Basics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499
Understanding Calendar Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 500
Using the Time Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501
Using the Date Navigator. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503
Using the To-Do Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 505
Setting the Number of Days Displayed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 505
Selecting a Date. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506
Working with One-Time Appointments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506
Specifying the Subject and Location . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 507
Specifying Start and End Times . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 508
Setting a Reminder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 508
Classifying an Appointment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 509
Adding a Note . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 510
xviii Table of Contents
Categorizing an Appointment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 510
Saving an Appointment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 511
Changing an Appointment to an Event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 513
Working with One-Time Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 513
Using the Event Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 514
Changing an Event to an Appointment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515
Creating a Recurring Appointment or Event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515
Modifying an Appointment or Event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 516
Changing an Appointment or Event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 516
Deleting an Appointment or Event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 516
Using Categories and Colors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 516
Assigning Color Categories to an Appointment Manually. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517
Assigning Color to an Appointment Automatically. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 518
Printing Calendar Items. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 519
Customizing the Current Calendar View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 519
Redefining Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 520
Filtering Calendar Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 521
Controlling Fonts and Other View Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 522
Creating a Custom View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 522
Creating a New View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 523
Copying a View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 524
Using Overlay Mode to View Multiple Calendars in One. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 524
Backing Up Your Schedule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 525
Managing Time Zones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 528
Changing the Time Zone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 528
Using Two Time Zones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 529
Managing Your Calendar Effectively. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 530
Chapter 21: Scheduling Meetings and Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 533
Sending a Meeting Request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 533
Selecting Attendees . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 534
Scheduling a Meeting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 536
Scheduling a Meeting from the Contacts Folder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 538
Changing a Meeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 538
Sending a Meeting Request with Scheduling Assistant. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 538
Selecting Attendees . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 540
Scheduling a Meeting Using Scheduling Assistant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 541
Responding to a Meeting Request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 542
Receiving a Request for a Meeting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 542
Receiving a Response to Your Request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 543
Checking Attendees . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 545
Scheduling Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 546
Setting Up Resources for Scheduling. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 546
Using the Configured Resources. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 547
Managing Meetings Effectively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 549
Find the Best Time for the Meeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 549
Use Scheduling Assistant to Help Schedule Meetings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 549
Table of Contents xix
Set a Sufficient Reminder to Enable You to Make Meetings on Time . . . . . . . . . . . . 550
Schedule Meeting End Times with a Reminder to Help Meetings
Stay on Schedule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 550
Chapter 22: Managing Your Tasks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 551
Working with Tasks in the Tasks Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 551
Creating a Task. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 554
Creating a Recurring Task . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 558
Adding a Reminder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 559
Setting a Task Estimate. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 559
Marking a Task as Completed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 560
Assigning Tasks to Others. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 560
About Task Ownership . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 561
Making or Accepting an Assignment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 561
Reclaiming Ownership of a Declined Task . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 564
Assigning Tasks to Multiple People . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 565
Tracking the Progress of a Task. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 566
Sending a Task Status Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 567
Creating an Unassigned Copy of an Assigned Task. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 567
Viewing and Customizing the Tasks Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 567
Changing Fonts and Table View Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 568
Using Automatic Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 570
Setting General Task Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 571
Working with Tasks in Other Ways . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 572
Working with Tasks in the To-Do Bar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 572
Working with Tasks in Outlook Today . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 574
Using the Daily Task List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 574
Managing Tasks Effectively. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 575
Chapter 23: Tracking Documents and Activities with the Journal . . . . . . . . . . . . . . . 577
Understanding the Outlook Journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 578
Using Automatic Journaling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 580
Setting Journal Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 583
Turning Off Automatic Journaling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 584
Automatically Recording E-Mail Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 585
Automatically Recording Contact Information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 585
Automatically Recording Document Activity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 586
Adding Journal Items Manually . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 587
Recording Work in a File Manually. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 588
Recording Outlook Items Manually . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 589
Recording Other Activities Manually . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 589
Manually Recording Phone Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 589
Creating and Using Custom Entry Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 591
Changing Journal Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 592
Modifying an Entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 593
Moving an Entry on the Timeline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 593
Deleting an Entry. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 593
Connecting Journal Activities to Individual Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 594
xx Table of Contents
Viewing the Journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 596
Using By Type View. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 597
Using By Contact View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 598
Using By Category View. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 598
Using Entry List View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 599
Using Last Seven Days View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 600
Using Phone Calls View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 601
Customizing Journal Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 602
Printing Journal Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 603
Sharing Journal Information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 605
Using the Journal Effectively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 607
Make Using the Journal a Habit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 607
Use the Journal’s Automatic Recording Features. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 607
Use the Journal Only for Those Things You Need to Track . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 608
Add Addresses to Your Primary Contacts Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 608
Create Custom Entry Types to Meet Your Individual Needs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 608
Time Management Using the Journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 609
Chapter 24: Making Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 611
Understanding Outlook Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 611
Configuring Note Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 613
Working with Notes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 613
Adding a Note . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 614
Reading and Editing a Note. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 614
Forwarding a Note . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 615
Adding a Note Sent to You . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 615
Using a Note to Create a Task or an Appointment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 616
Moving and Copying Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 616
Changing Note Color . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 618
Assigning Color Categories to Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 618
Printing a Note. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 620
Date and Time Stamping Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 620
Deleting a Note . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 620
Viewing Notes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 621
Creating New Notes Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 622
Part 5: Customizing Outlook
Chapter 25: Using Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 625
Working with E-Mail Templates. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 625
Creating an E-Mail Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 626
Using an E-Mail Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 627
Using a Template with a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 627
Using Other Outlook Template Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 628
Appointments and Meetings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 628
Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 629
Table of Contents xxi
Tasks and Task Requests. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 629
Journal Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 630
Editing Templates. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 630
Sharing Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 631
Using Templates Effectively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 632
Chapter 26: Customizing the Outlook Interface. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 635
Customizing the Navigation Pane. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 635
A Quick Tour of the Navigation Pane. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 635
Showing and Hiding the Navigation Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 636
Changing the Number of Buttons on the Navigation Pane. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 637
Adding a Shortcut to an Outlook Folder or a Public Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 638
Adding a File Folder or Document to the Navigation Pane. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 639
Adding a Web Site to the Navigation Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 640
Removing a Shortcut from the Navigation Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 641
Renaming a Shortcut in the Navigation Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 641
Working with Groups in the Navigation Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 641
Customizing the To-Do Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 642
Customizing Toolbars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 644
Working with Toolbars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 644
Creating Custom Toolbars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 646
Customizing Outlook Today View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 654
Configuring Outlook Today . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 655
Chapter 27: Creating Custom Views and Print Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 659
Creating and Using Custom Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 659
Basing a New View on an Existing View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 659
Creating a New View from Scratch. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 661
Modifying, Renaming, or Deleting a View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 664
Customizing a View’s Settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 664
Printing in Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 673
Overview of Print Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 673
Printing from Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 674
Creating Custom Print Styles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 678
Deleting Print Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 679
Resetting Print Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 679
Custom Printing with Scripts and Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 680
Using a Custom Contact Style. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 681
Using a Custom Message Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 685
Custom Printing with Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 687
Chapter 28: Designing and Using Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 689
Overview of Standard Forms, Item Types, and Message Classes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 690
Outlook Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 690
Outlook Item Types. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 691
Outlook Message Classes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 692