Luận văn tốt nghiệp "Xây dựng công cụ hỗ trợ quản lý quá trình phát triển dự án phần mềm, gắn kết với hệ thống phần mềm Microsoft office project"
Trong quá trình thực hiện một dự án, không thể thiếu các kế hoạch từ tổng thể đến chi tiết để đảm bảo công việc được triển khai đúng hướng và hoàn thành đúng thời hạn. Các kế hoạch này giúp bạn lãnh đạo và trưởng dự án xác lập những dự tính ban đầu về chi phí, thời lượng cho từng giai đoạn và chuẩn bị, sắp xếp nhân sự. Đó cũng là cơ sở để trưởng dự án phân công và theo dõi tiến độ công việc, và để ban lãnh đạo đánh giá được tổng quan tình...
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC TỰ NHIÊN
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
BỘ MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN
TN
PHẠM NGUYÊN THẢO – 0012665
H
K
XÂY DỰNG CÔNG CỤ HỖ TRỢ QUẢN LÝ QUÁ
H
TRÌNH PHÁT TRIỂN DỰ ÁN PHẦN MỀM, GẮN
Đ
KẾT VỚI HỆ THỐNG PHẦN MỀM
MICROSOFT OFFICE PROJECT
–
TT
LUẬN VĂN CỬ NHÂN TIN HỌC
N
C
A
GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
O
PGS.TS. ĐỒNG THỊ BÍCH THỦY
H
NGUYỄN TRỌNG TÀI
K
NIÊN KHÓA 2000 - 2004
Mục lục:
Danh sách các từ viết tắt : ........................................................................................................ 3
Chương 1 : Mở đầu ................................................................................................................... 4
1.1. Mục đích và lý do chọn đề tài .................................................................................. 4
1.2. Đối tượng và phạm vi của đề tài :............................................................................ 5
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng ........................................................................ 6
2.1. Mô tả hiện trạng : ..................................................................................................... 6
TN
2.2. Phân tích hiện trạng : ............................................................................................... 9
2.2.1. Lược đồ business usecase cho nghiệp vụ hiện tại : ............................................ 9
2.2.2 Mô hình chi tiết hiện trạng – sơ đồ activity:..................................................... 12
2.2.3 Những khó khăn trong qui trình nghiệp vụ hiện tại và một số yêu cầu đối với hệ
H
thống mới:......................................................................................................................... 18
Chương 3 : Phương án xây dựng hệ thống mới ................................................................... 22
K
3.1 Lược đồ kiến trúc tổng quan ................................................................................. 22
3.2 Mô tả kiến trúc hệ thống mới ................................................................................ 22
3.2.1. Lập kế hoạch với MS Office Project ................................................................. 23
H
3.2.2 Quản lý kế hoạch với công cụ mới PMA : ........................................................ 23
3.3 Sơ đồ nghiệp vụ tổng quan với hệ thống mới ...................................................... 26
3.4
3.4.1.
3.4.2.
Đ
Khảo sát hệ thống phần mềm Microsoft Project Server..................................... 28
Sơ lược về hoạt động của MS Project Server ................................................... 28
Các lý do của việc chọn Project Server cho hệ thống mới ............................... 28
–
3.4.3. Lược đồ CSDL của Project Server ................................................................... 29
Chương 4 : Phân tích hệ thống .............................................................................................. 34
TT
4.1. Chi tiết yêu cầu chức năng ..................................................................................... 34
4.1.1 Lưu trữ và quản lý thông tin ............................................................................. 34
4.1.2. Đồng bộ thông tin với Project Server ............................................................... 35
4.1.3. Khai thác dữ liệu - thực hiện thống kê............................................................. 36
N
4.1.4. Một số chức năng khác:.................................................................................... 36
4.2. Mô hình hoá hệ thống............................................................................................. 37
C
4.2.1. Lược đồ use case : ............................................................................................ 37
4.2.2. Các lớp đối tượng chính bên trong hệ thống:................................................... 44
A
4.2.3. Sơ đồ tuần tự cho một số luồng sự kiện phức tạp :........................................... 55
Chương 5 : Thiết kế phần mềm ............................................................................................. 60
O
5.1. Thiết kế dữ liệu ....................................................................................................... 60
5.1.1 Lược đồ cơ sở dữ liệu quan hệ.......................................................................... 60
5.1.2 Các chỉ mục được cài đặt ................................................................................. 62
H
5.1.3 Một số ràng buộc toàn vẹn : ............................................................................. 63
5.2. Thiết kế phần mềm PMA ....................................................................................... 64
K
5.2.1. Hệ thống các lớp đối tượng .............................................................................. 64
5.2.2. Một số hàm xử lý quan trọng của các đối tượng:............................................. 68
5.3. Thiết kế giao diện :.................................................................................................. 73
5.3.1. Sơ đồ các màn hình giao diện: ......................................................................... 73
5.3.2. Thiết kế một số màn hình tiêu biểu:.................................................................. 74
1
Chương 6 : Cài đặt và thử nghiệm ........................................................................................ 83
6.1. Một số công thức tính toán được sử dụng : .......................................................... 83
6.2. Một số XML request và reply cung cấp bởi PDS : .............................................. 84
6.2.1. ProjectsStatus ................................................................................................... 84
6.2.2. ProjectData....................................................................................................... 86
6.3. Môi trường thực hiện và các phần mềm liên quan:............................................. 88
6.3.1. Môi trường thực hiện :...................................................................................... 88
6.3.2. Các thư viện khác : ........................................................................................... 88
TN
6.3.3. Các phần mềm liên quan : ................................................................................ 89
6.4. Các trường hợp thử nghiệm: ................................................................................. 89
Chương 7 : Tổng kết ............................................................................................................... 91
7.1. Tổng kết quá trình thực hiện và các kết quả đạt được........................................ 91
H
7.2. Hướng phát triển : .................................................................................................. 92
Danh mục tài liệu tham khảo :................................................................................................ 94
K
Phụ lục : Danh sách thuộc tính của các quan hệ trong CSDL............................................ 95
H
Đ
–
TT
N
C
A
O
H
K
2
Danh sách các từ viết tắt :
Bảng sau trình bày một số cụm từ thường được viết tắt trong luận văn
STT Từ viết tắt Diễn giải
1 CSDL Cơ sở dữ liệu
2 CVCT Công việc chi tiết
TN
3 CVTT Công việc tổng thể
4 KHCT Kế hoạch chi tiết
H
5 KHTT Kế hoạch tổng thể
K
6 MS Microsoft
7 NSD Người sử dụng
H
8 PDS Project Data Service
9 PMA
Đ
Project Management Assistant (tên công cụ được xây
dựng)
–
10 PS Project Server.
TT
N
C
A
O
H
K
3
Chương 1 : Mở đầu
Chương 1 : Mở đầu
1.1. Mục đích và lý do chọn đề tài
Trong thời gian thực hiện đề tài , em đã thực tập tại một Đơn vị phát triển phần
mềm, và đề tài đã được xây dựng theo yêu cầu về quản lý dự án của Đơn vị này
TN
Trong quá trình thực hiện một dự án, không thể thiếu các kế hoạch từ tổng thể
đến chi tiết để đảm bảo công việc được triển khai đúng hướng và hoàn thành đúng
thời hạn. Các kế hoạch này giúp Ban lãnh đạo và Trưởng dự án xác lập những dự
H
tính ban đầu về chi phí, thời lượng cho từng giai đoạn và chuẩn bị, sắp xếp nhân
K
sự. Đó cũng là cơ sở để trưởng dự án phân công và theo dõi tiến độ công việc, và
để Ban lãnh đạo đánh giá được tổng quan tình hình thực hiện dự án.
H
Ngoài ra , các thông tin về sự phân công công việc, tiến độ công việc và chi phí
Đ
thực hiện thực tế cũng cần phải được quản lý tốt để có thể nắm được chính xác
thông tin về toàn bộ chi phí và thời gian phát triển của dự án hoặc của một giai
–
đoạn trong dự án.
TT
HIện nay , Đơn vị đang sử dụng phần mềm Microsoft Office Project để lập kế
hoạch. Tuy nhiên Đơn vị muốn có một công cụ hỗ trợ thêm cho qui trình quản lý
N
dự án của mình, nhằm giúp cho việc quản lý hiệu quả hơn và khắc phục được một
số khó khăn hiện tại
C
Vì vậy , Đơn vị đã đề nghị xây dựng một công cụ hỗ trợ thêm việc quản lý kế
A
hoạch và các thông tin liên quan đến chi phí, tiến độ công việc trong quá trình phát
triển dự án phần mềm. Công cụ mới phải gắn kết với hệ thống phần mềm
O
Microsoft Office Project, cụ thể là cho phép người sử dụng vẫn dùng phần mềm
H
Microsoft Office Project để lập các kế hoạch và ghi nhận thông tin tiến độ công
K
việc, vì phần mềm này đã hỗ trợ rất tốt quá trình này. Công cụ mới sẽ có trách
nhiệm chính là đọc các kế hoạch đã lập và tổ chức quản lý các thông tin sao cho có
thể hỗ trợ Ban lãnh đạo có được một cái nhìn tổng quan về các dự án đang triển
4
Chương 1 : Mở đầu
khai một cách nhanh chóng và dễ dàng. Đồng thời, công cụ này cũng sẽ giúp quản
lý thêm một số thông tin cần thiết khác cho việc quản lý dự án : các văn bản phát
sinh trong quá trình phát triển dự án, một số thông tin phục vụ cho việc phân loại
chi phí dự án : loại công việc, vai trò nhân viên tham gia vào công việc, …
1.2. Đối tượng và phạm vi của đề tài :
TN
Nội dung đề tài : Xây dựng công cụ hỗ trợ quản lý quá trình phát triển đề án
phần mềm, gắn kết với hệ thống phần mềm Microsoft Office Project .
H
Các thông tin chính sẽ quản lý : kế hoạch triển khai thực hiện dự án từ tổng thể
K
đến chi tiết, thông tin phân công công việc cụ thể, tiến độ thực hiện thực tế và chi
phí phát triển dự án.
H
Chức năng chính :
• Đọc các kế hoạch đã được lập bằng phần mềm Microsoft Office
Đ
Project và quản lý các kế hoạch này (cùng với thông tin phân công và
–
quá trình triển khai thực hiện thực tế) một cách có hệ thống theo từng
dự án.
TT
• Lập các thống kê về chi phí thực hiện dự án ở nhiều cấp độ (tổng thể
hoặc chi tiết)
N
• Giúp kiểm soát chênh lệch giữa kế hoạch tổng thể với kế hoạch chi
C
tiết, quản lý các phiên bản của kế hoạch tổng thể.
Đề tài được xây dựng dựa trên những khảo sát thực tế ở đơn vị thực tập, một
A
đơn vị phát triển phần mềm, và theo những yêu cầu của Đơn vị này
O
Phạm vi đề tài :
H
• Khảo sát , phân tích nghiệp vụ và yêu cầu , kết hợp tìm hiểu phần mềm
Microsoft Project để đưa ra phương án xây dựng hệ thống mới đáp
K
ứng được các yêu cầu đã đặt ra.
• Phân tích và thiết kế hệ thống mới theo phương án đã chọn.
• Cài đặt các phần chính của hệ thống.
5
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
Để có thể nắm được các vấn đề cốt lõi dẫn đến yêu cầu xây dựng hệ thống mới, cũng là
những vấn đề mà hệ thống mới cần phải giải quyết, ta sẽ bắt đầu với việc khảo sát
nghiệp vụ hiện tại và phân tích rõ các khó khăn của nó. Từ đó chi tiết hơn các yêu cầu
TN
đặt ra cho hệ thống mới
2.1. Mô tả hiện trạng :
Khi có yêu cầu phát triển một dự án phần mềm, trưởng dự án sẽ lập một kế
H
hoạch tổng thể. Kế hoạch này thể hiện các công việc chính tương ứng với các giai
K
đoạn trong một qui trình phát triển dự án (trong luận văn từ phần này trở đi sẽ gọi
các công việc chính này là công việc tổng thể ). Thông thường các giai đoạn này
H
là :
Đ
• Khảo sát sơ bộ và phân tích yêu cầu; lập hồ sơ nghiên cứu khả thi
• Khảo sát chi tiết và phân tích yêu cầu; lập hồ sơ hiện trạng và yêu cầu
–
đặt ra cho đề án phần mềm.
• Thiết kế và lập hồ sơ thiết kế.
TT
• Lập trình.
• Kiểm nghiệm α ( do nhóm kiểm tra của Đơn vị thực hiện).
N
• Kiểm nghiệm β ( do người sử dụng tiến hành).
C
Kế hoạch tổng thể chứa danh sách công việc cùng với các dự trù về thời
gian thực hiện ( thời lượng công việc), chi phí ( đơn vị người/ngày hoặc
A
người/tháng) ngày bắt đầu, kết thúc, và thường chỉ chi tiết một hoặc hai cấp. Kế
O
hoạch này sau khi lập được trình lên để Ban lãnh đạo phê duyệt và sau đó được
H
dùng làm cơ sở để các thành viên trong nhóm phát triển lên kế hoạch chi tiết và
để ban lãnh đạo kiểm tra, đánh giá quá trình triển khai thực hiện dự án .
K
Kế hoạch tổng thể hiện nay thường được lập trên một file MS Word
hoặc Excel.
Một kế hoạch tổng thể có dạng như sau :
6
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
Tên công việc Thời lượng Bắt đầu Kết thúc Chi phí
Công
việc tổng
thể mức 1
(cấp 1)
TN
Công
việc tổng
H
thể mức 2
(cấp 2)
K
H
Hình 2.1. Một ví dụ về kế hoạch tổng thể
Đ
–
Kế hoạch chi tiết được lập để triển khai cụ thể từng công việc của kế
hoạch tổng thể .Kế hoạch chi tiết được lập bằng phần mềm Microsoft Office
TT
Project . Kế hoạch chi tiết chứa danh sách các công việc chi tiết cùng với thông
tin về thời lượng, chi phí, ngày bắt đầu và kết thúc dự kiến, và có thể chi tiết
N
thành nhiều cấp. Kế hoạch chi tiết cũng có thể có thông tin về nhân viên được
C
phân công vào từng công việc chi tiết.
Vì dự án thường lớn và các giai đoạn có thể được tiến hành song song
A
bởi các nhóm khác nhau ( ví dụ nhóm kiểm tra có thể bắt đầu công việc của
O
mình song song với nhóm lập trình chứ không đợi nhóm này kết thúc ) nên kế
hoạch chi tiết thường được chia thành nhiều phần, mỗi phần nằm trên một file
H
Project (*.mpp) khác nhau.
K
Kế hoạch chi tiết không được lập từ đầu dự án theo kế hoạch tổng thể
mà sẽ được bổ sung lần lượt theo từng giai đoạn. Khi lập kế hoạch chi tiết,
trưởng dự án phải dựa trên những dự trù ban đầu về thời lượng, chi phí công
7
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
việc của kế hoạch tổng thể. Tuy nhiên, với những phát sinh về công việc trong
quá trình thực hiện thực tế, kế hoạch chi tiết luôn có sự khác biệt so với kế
hoạch tổng thể. Khi nhận thấy sai lệch này là quá lớn, trưởng dự án phải điều
chỉnh lại kế hoạch tổng thể.
Ở mỗi giai đoạn của dự án, sau khi đã lập kế hoạch chi tiết, trưởng dự án
TN
sẽ phân công các công việc trong kế hoạch cho những người cụ thể của đơn vị.
Thông tin phân công (tên nhân viên được phân công, tỷ lệ thời gian tham gia, số
H
giờ làm,…) cũng được ghi nhận bằng MS Office Project vào file kế hoạch
(.mpp) có công việc tương ứng .
K
Tên nhân viên
Kế hoạch chi tiết có dạng: được phân công
H
Công
Đ
–
việc chi
tiết mức
TT
1 (cấp 1)
N
Công
việc chi
C
tiết mức
2 (cấp 2)
A
O
Tỷ lệ tham gia
H
Hình 2.2. Một ví dụ về kế hoạch chi tiết
K
Trong quá trình thực hiện công việc được giao, nhân viên sẽ báo cáo tiến
độ công việc định kỳ ( thường là vào mỗi cuối tuần). Trưởng dự án kiểm tra báo
cáo và dùng MS Office Project ghi nhận tiến độ công việc vào file kế hoạch
8
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
(.mpp) tương ứng. Khi đó, trên bản kế hoạch chi tiết sẽ có thêm thông tin về tiến
độ công việc : thời lượng và chi phí thực tế, tỷ lệ hoàn tất tính đến thời điểm
hiện tại.
Khi kết thúc dự án hay kết thúc một giai đoạn (hoặc có thể là bất cứ khi
nào có yêu cầu) , dựa trên các thông tin đã ghi nhận trên các bản kế hoạch,
TN
trưởng dự án phải thống kê chi phí thực hiện cho một công việc tổng thể, một
giai đoạn hoặc toàn bộ dự án tính đến thời điểm hiện tại. Ban lãnh đạo luôn có
H
yêu cầu nắm được các thông tin tổng quan về dự án : tiến độ thực hiện dự án
nhìn từ các kế hoạch tổng thể, chi phí tổng thể của dự án.
K
Cùng với việc lập kế hoạch và triển khai thực hiện kế hoạch, một số
H
thông tin khác cũng cần được quản lý trong quá trình triển khai các dự án :
thông tin về các nhân viên của Đơn vị và năng lực, trình độ của họ; các văn bản
Đ
phát sinh trong quá trình làm việc với Khách hàng : hợp đồng , phụ lục hợp
–
đồng, biên bản thanh lý hợp đồng, biên bản làm việc…Hiện nay, các thông tin
này vẫn phải quản lý thủ công
TT
2.2. Phân tích hiện trạng :
N
2.2.1. Lược đồ business usecase cho nghiệp vụ hiện tại :
C
a. Mức tổng quan : toàn bộ nghiệp vụ cần xem xét có thể được phân
thành 3 phần như sau :
A
O
H
K
9
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
Lap ke hoach va theo doi
viec thuc hien ke hoach
TN
Quan ly cac thong tin Thong ke chi phi
lien quan phat trien du an
H
Hình 2.3. Tổng quan nghiệp vụ hiện tại
b. Lược đồ business usecase cho phần 1 : lập kế hoạch và theo đõi
K
việc thực hiện kế hoạch:
H
Đ
Lap ke hoach tong the
–
Ban lanh dao
TT
Truong du an Lap ke hoach chi tiet
N
Hieu chinh ke hoach tong the
C
MS Office
A
Project
O
Phan cong cong viec
H
K
Theo doi tien do cong viec Nhan vien
Hình 2.4. business usecase diagram “Lập kế hoạch và theo dõi thực hiện kế hoạch”
10
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
c. Business usecase cho phần 2 : thống kê chi phí phát triển dự án
Truong du an Thoáng keâ treân keá hoaïch chi tieát MS Office
Project
TN
Thoáng keâ veà thôøi
löôïng, chi phí
H
thöïc hieän , cheânh
Thoáng keâ treân toång theå döï aùn leäch giöõa thöïc teá
K
Ban lanh dao
vôùi keá hoaïch...
H
Hình 2.5. business usecase diagram “ Thống kê chi phí phát triển
dự án”. Đ
–
d. Lược đồ business usecase cho phần 3 : Quản lý các thông tin
liên quan
TT
Quan ly nhan vien
N
C
Nhan vien van
A
phong
O
Quan ly van ban
Hình 2.6. business usecase diagram “ Quản lý các thông tin liên
H
quan
K
11
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
2.2.2 Mô hình chi tiết hiện trạng – sơ đồ activity:
a. Activity diagram cho use case “Lập kế hoạch tổng thể”
Truong du an Ban lanh dao
TN
Keá hoaïch toång
theå ñöôïc ghi nhaän
trong file MS
Word hoaëc Excel
H
K
Pheââ duyeät keá
hoaïch
Laäp keá hoaïch
toång theå
H
Đ
Trình ban laõnh ñaïo
pheâ duyeät
Keá hoaïch hôïp lyù?
Coù
–
Khoâng
TT
Hình 2.7 Activity diagram “Lập kế hoạch tổng thể”
N
C
A
O
H
K
12
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
b. Activity diagram cho use case “Lập kế hoạch chi tiết” :
Truong du an
Baét ñaàu moät giai ñoaïn
TN
Söû duïng caùc hoã trôï,
tieän ích cuûa MS Project Leân keá hoaïch chi tieát cho caùc coâng
H
ñeå thöïc hieän. Keá hoaïch vieäc toång theå thuoäc giai ñoaïn naøy
chi tieát ñöôïc löu vaøo
file project (.mpp)
K
H
Ñieàu chænh, boå sung keá Kieåm tra cheânh leäch vôùi
hoaïch chi tieáùt keá hoaïch toång theå
Đ
–
Trieån khai thöïc
hieän vaø theo doõi
TT
Caàn ñieàu chænh,
N
coù boå sung?
C
Khoâng
A
Hình 2.8. Activity diagram “Lập kế hoạch chi tiết”
O
H
K
13
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
c. Activity diagram cho use case “Điều chỉnh kế hoạch tổng thể”:
Truong du an MS Proj ect Ban lanh dao
TN
Kieåm tra cheânh leäch vôùi coâng Tính toång chi phí vaø thôøi löôïng
vieäc toång theå trong KHTT cuûa caùc coâng vieäc chi tieát
H
Cheânh leäch
K
nhieàu?
coù Tröôûng döï aùn söûa
H
laïi baûn keá hoaïch
toång theå ban ñaàu
Ñieàu chænh keá
hoaïch toång theå
Đ
(treân file Word hoaëc
Excel) hoaëc laäp laïi
keá hoaïch khaùc khi
khaùc bieät quaù nhieàu
–
TT
Trình ban laõnh Kieåm tra, pheâ
ñaïo duyeät keá hoaïch
N
C
Hình 2.9. Activity diagram “Điều chỉnh kế hoạch tổng thể”
A
O
H
K
14
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
d. Activity diagram cho use case “Phân công”:
Truong du an MS Proj ect Ho so nhan v ien Nhan v ien
TN
Môû keá hoaïch chi tieát caàn phaân Hieån thò keá
coâng hoaïch chi tieát
H
Xaùc ñònh loaïi coâng vieäc vaø
yeâu caàu veà trình ñoä
K
H
Tham khaûo thoâng tin
trình ñoä nhaân vieân Đ Cung caáp thoâng tin
trình ñoä nhaân vieân
–
TT
Phaân coâng Ghi nhaän phaân
coâng
N
C
Thoâng baùo cho nhaân vieân
Nhaän vaø thöïc
veà coâng vieäc ñöôïc giao
A
hieän coâng vieäc
O
H
Hình 2.10. Activity diagram “Phân công”
K
15
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
e. Activity diagram cho use case “Theo dõi tiến độ thực hiện”:
Nhan v ien Truong Du an MS Proj ect
TN
Göûi baùo caùo Nhaän baùo caùo
coâng vieäc coâng vieäc
H
K
Bao cao bang file
Word hoac Excel Kieåm tra coâng
vieäc
H
Nhaäp thoâng tin Ghi nhaän tieán
Đ tieán ñoä ñoä
–
nhaäp caùc thoâng tin veà tieán
ñoä ñaõ kieåm tra vaøo keá
hoaïch chi tieát (file .mpp)
TT
Hình 2.11. Activity diagram “Theo dõi tiến độ thực hiện”
N
C
A
O
H
K
16
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
f. Activity diagram cho use case “Thống kê trên kế hoạch chi tiết”:
Truong du an MS Proj ect
MS Project chæ
TN
thöïc hieän thoáng
keâ treân moät file
project (.mpp)
H
Yeâu caàu thoáng keâ treân moät Keát xuaát thoáng
K
keáâ hoaïch chi tieát keâ
H
Hieäu chænh In thoáng keâ
thoáng keâ
Đ
–
TT
Hình 2.12. Activity diagram “ Thống kê trên kế hoạch chi tiết”
N
C
A
O
H
K
17
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
g. Activity diagram cho use case “Thống kê trên tổng thể dự án”:
Truong du an MS Proj ect Ban lanh dao
TN
Yeâu caàu xem thoáng keâ treân Keát xuaát thoáng keâ treân töøng
töøng baûn keá hoaïch chi tieát baûn keá hoaïch chi tieát
H
Toång hôïp soá lieäu
K
Laäp thoáng keâ toång theå Xem vaø ñaùnh
H
giaù coâng vieäc
Thoáng keâ treân toaøn boä
döï aùn hoaëc cho moät vaøi
Đ
–
giai ñoaïn nhaát ñònh
TT
Hình 2.13. Activity diagram “Thống kê trên tổng thể dự án”
N
C
2.2.3 Những khó khăn trong qui trình nghiệp vụ hiện tại và một số yêu
cầu đối với hệ thống mới:
A
Nhìn chung, cách làm việc như hiện tại có thể giúp cho Trưởng dự án quản lý
O
được các công việc cần thực hiện ở mức chi tiết. Phần mềm MS Office Project
H
hỗ trợ tốt quá trình lập kế hoạch và ghi nhận tiến độ. Tuy nhiên, khi cần một cái
nhìn tổng quan trên toàn bộ dự án thì cách tổ chức quản lý kế hoạch hiện nay đã
K
gặp một số khó khăn, cụ thể như sau:
a. Không có mối liên hệ chặt chẽ giữa kế hoạch tổng thể và kế hoạch chi
tiết, cũng như giữa các kế hoạch chi tiết với nhau
18
Chương 2 : Khảo sát và phân tích hiện trạng
Hiện tại, toàn bộ kế hoạch của một dự án không nằm trên cùng một file
project mà được tách thành nhiều phần : một kế hoạch tổng thể và nhiều
kế hoạch chi tiết, và các phần có thể được lập bởi những người khác
nhau. Kế hoạch tổng thể được lưu trên một tập tin MS Word hoặc Excel,
và không có mối liên hệ vật lý nào với các bản kế hoạch chi tiết. Trong
TN
khi về mặt ý nghĩa, kế hoạch chi tiết là để triển khai chi tiết cho từng
công việc trong kế hoạch tổng thể. Chính điều này đã dẫn đến khó khăn
H
khi cần một thống kê tổng thể trên toàn bộ dự án, và cũng khó kiểm soát
được chênh lệch giữa kế hoạch tổng thể và các kế hoạch chi tiết triển
K
khai cho nó.
H
Yêu cầu : Công cụ mới hỗ trợ lập các thống kê tổng thể (về chi phí dự
án, về tiến độ công việc,…), cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng về
Đ
dự án , nhưng đồng thời vẫn cho phép tách kế hoạch của dự án thành
–
nhiều phần như hiện tại, không gây khó khăn cho những người lập kế
hoạch, và vẫn cho phép lập kế hoạch bằng MS Office Project. Điều này
TT
có nghĩa là công cụ mới phải đọc thông tin từ các bản kế hoạch được lập
và tổ chức quản lý lại một cách có hệ thống.
N
b. Không quản lý tốt các phiên bản của kế hoạch tổng thể
C
Khi có sự chênh lệch tương đối lớn giữa kế hoạch tổng thể và kế hoạch
chi tiết, Trưởng dự án phải điều chỉnh lại kế hoạch tổng thể. Trưởng dự
A
án có thể sửa ngay trên tập tin cũ, hoặc xoá toàn bộ và lập một kế hoạch
O
mới nếu thấy không kiểm soát được kế hoạch cũ do chênh lệch quá lớn.
Các thông tin về phiên bản kế hoạch tổng thể cũ, do đó, không còn được
H
lưu giữ, hay nếu có cũng không quản lý được. Thực tế, các thông tin này
K
rất cần để Ban lãnh đạo có thể đánh giá quá trình làm việc của nhóm phát
triển dự án, đồng thời để rút kinh nghiệm cho các lần lập kế hoạch của
các dự án sau.
19
