Kỹ thuật sửa lỗi kế toán
Nguyên tắc chữa sổ là mọi nghiệp vụ ghi sai được chữa ngay khi phát hiện
và không làm mất sổ đã ghi sai, tuỳ từng trường hợp sai sót mà áp dụng các
phương pháp sửa sổ cho thích hợp.
KỸ THUẬT CHỮA SỔ VÀ KHOÁ SỔ KẾ TOÁN
1. Chữa sổ:
Nguyên tắc chữa sổ là mọi nghiệp vụ ghi sai được chữa ngay khi phát hiện
và không làm mất sổ đã ghi sai, tuỳ từng trường hợp sai sót mà áp dụng các
phương pháp sửa sổ cho thích hợp.
a/ Phương pháp cải chính:
o Gạch số sai dùng bằng mực đỏ
o Ghi lại số đúng bằng mực thường ở trên số ghi sai.
o Người chỉnh sổ và kế toán trưởng phải ký xác nhận.
b/ Phương pháp ghi sổ bổ sung:
- Trường hợp 1: Số sai nhỏ hơn số đúng
+ Lập một “chứng từ ghi bổ sung” do kế toán trưởng ký, diễn giãi rõ chứng
từ ghi sai, nguyên nhân ghi sai, số sai, số chênh lệch cần bổ sung,… Dựa vào
chứng từ này kế toán ghi thêm số chênh lệch là hiệu số giữa số đúng trừ số sai
theo cách ghi đó để bổ sung đủ.
VD: Đã ghi sai Nợ TK 112 (TGNH) 120.000
Có TK 111 (TM) 120.000
Ghi đúng số tiền là 150.000
Ghi bổ sung Nợ TK 112 (TGNH) 30.000
Có TK 111 (TM) 30.000
- Trường hợp 2: Ghi sót các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trước đó.
+ Lập một “chứng từ ghi bổ sung” do kế toán trưởng ký, diễn giãi rõ chứng
từ bỏ sót,… nguyên nhân bỏ sót,... Dựa vào chứng từ này kế toán ghi bổ sung đúng
theo nội dung chứng từ gốc bỏ sót chưa ghi sổ kế toán.
VD: Chứng từ gốc bỏ sót có nội dung:
Rút TM nộp bổ sung vào tài khoản TGNH 120.000đ, kế toán ghi:
Nợ TK 112 (TGNH) 120.000
Có TK 111 (TM) 120.000
c/ Phương pháp ghi số âm: Khi dùng phương pháp này để sửa sai phải lập
một “”Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng ký, diễn giải tương tự như
nội dung “Chứng từ ghi sổ”.
- Trường hợp 1: Ghi sai quan hệ đối ứng giữa các tài khoản.
VD: Đã ghi sai Nợ TK 112 (TGNH) 1.800.000
Có TK 111 (TM) 1.800.000
Nội dung đúng là TGNH tăng do khách hàng trả nợ. Kế toán sửa sai:
Ghi bút toán 1: Ghi số âm Nợ TK 112 (TGNH) (1.800.000)
Có TK 111 (TM) (1.800.000)
Ghi bút toán 2: Ghi định khoản đúng với số đúng và TK đúng
Nợ TK 112 (TGNH) 1.800.000
Có TK 131 (PTKH) 1.800.000
- Trường hợp 2: Sai lầm trong đó bút toán ở tài khoản ghi số tiền sai lớn hơn số tiền
đúng.
VD: Đã ghi sai Nợ TK 112 (TGNH) 1.800.000
Có TK 111 (TM) 1.800.000
Số đúng TGNH là 1.500.000
Sửa sai: Ghi bút toán 1: Ghi số âm Nợ TK 112 (TGNH) (1.800.000)
Có TK 111 (TM) (1.800.000)
Ghi bút toán 2: Ghi định khoản đúng với số đúng
Nợ TK 112 (TGNH) 1.500.000
Có TK 111 (TM) 1.500.000
- Trường hợp 3: Sai lầm do cùng một chứng từ ghi trùng nhiều bút toán
(Khử bút toán ghi trùng nhiều lần)
VD: Kế toán đã ghi lần 1: Nợ TK 112 (TGNH) 1.500.000
Có TK 131 (PTKH) 1.500.000
Kế toán đã ghi nhầm lần 2 cùng chứng từ lần 1:
Nợ TK 112 (TGNH) 1.500.000
Có TK 131 (PTKH) 1.500.000
Kế toán sửa sai: Ghi lại giống bút toán ghi trước với số tiền sao cho tổng số
tiền ghi trùng các lần trước trừ số tiền một lần ghi âm thì bằng số tiền ghi đúng trên
chứng từ.
Nợ TK 112 (TGNH) (1.500.000)
Có TK 131 (PTKH) (1.500.000)
2. Khoá sổ:
Là cộng số phát sinh bên Nợ, bên Có và tìm ra số dư cuối kỳ của tài khoản
trong sổ kế toán sau một kỳ kế toán. Tất cả các sổ kế toán đều phải khoá sổ định
kỳ vào ngày cuối tháng, riêng sổ quỹ tiền mặt phải khoá sổ hàng ngày.
