KỸ NĂNG LẬP KẾ
HOẠCH
1. Khái niệm
• Hoạch định là một quá trình ấn định
những mục tiêu và xác định biện pháp tốt
nhất để thực hiện những mục tiêu đó.
• Nó liên hệ với những phương tiện cũng
như với những mục đích. Tất cả những
người quản lý đều làm công việc hoạch
định.
2
2. Ý nghĩa
• Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống
quản lý
• Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu
hơn.
• Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ
chức.
• Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để
phối hợp với các quản lý viên khác.
• Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi
của môi trường bên ngoài
• Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra.
3
3. Làm thế nào xác định công việc?
• Khi bắt đầu một công việc mới, làm thế nào để
triển khai công việc đó hoàn hảo?
• Nếu bạn không có phương pháp để xác định đầy
đủ các yếu tố, bạn có thể bỏ sót nhiều nội dung
công việc. Đó chính là một lỗ hổng trong hoạch
định công việc
4
3. Làm thế nào xác định công việc?
PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH NỘI DUNG CÔNG
VIỆC 5WH2C5M
• Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)
• Xác định nội dung công việc 1W (what)
• Xác định 3W: where, when, who
• Xác định cách thức thực hiện 1H (how)
• Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control)
• Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check)
• Xác định nguồn lực thực hiện 5M
5
3.1 Xác định mục tiêu yêu cầu
• Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải
quan tâm là:
- Tại sao bạn phải làm công việc này?
- Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của
bạn?
- Hậy quả nếu bạn không thực hiện chúng?
• Why (tại sao?) là 1W trong 5W. Khi bạn thực hiện một
công việc thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chíng là
why với nội dung như trên.
• Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn h ướng
trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu
quả cuối cùng.
6
3.2 Xác định nội dung công việc
• 1W = what? Nội dung công việc đó là gi?
• Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công
việc được giao.
• Bạn hãy chắc rằng, bước sau là khách
hàng của bước công việc trước.
7
3.3 Xác định 3W
Where: ở đâu, có thể bao gồm các câu hỏi sau:
• Công việc đó thực hiện tại đâu?
• Giao hàng tại địa điểm nào?
• Kiểm tra tại bộ phận nào?
• Testing những công đoạn nào?...
8
3.3 Xác định 3W
• When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao,
khi nào kết thúc…
• Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần
xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng
của từng công việc.
• Có 4 loại công việc khác nhau: công việc quan trọng và
khẩn cấp, công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp,
công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, công việc
không quan trọng và không khẩn cấp. Bạn phải thực
hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.
9
3.3 Xác định 3W
Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau:
• Ai làm việc đó
• Ai kiểm tra
• Ai hổ trợ.
• Ai chịu trách nhiệm…
10
3.4 Xác định phương pháp 1h
H là how, nghĩa là như thế nào? Nó bao gồm
các nội dung:
• Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức
thực hiện từng công việc)?
• Tiêu chuẩn là gì?
• Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế
nào? 11
3.5 Xác định phương pháp kiểm
soát
Cách thức kiểm soát (control) sẽ liên quan đến:
• Công việc đó có đặc tính gì?
• Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
• Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
• Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát
trọng yếu (xem chi tiết qua tài liệu về MBP –
phương pháp quản lý theo quá trình)
12
3.6 Xác định phương pháp kiểm tra
Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến các
nội dung sau:
• Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông
thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng
tương tự các bước phải kiểm tra.
• Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó th ực
hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một
lần?).
• Ai tiến hành kiểm tra?
13
3.6 Xác định phương pháp kiểm tra
• Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
• Trong DN không thể có đầy đủ các nguồn lực để
tiến hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do
vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm
trọng yếu (quan trọng nhất).
• Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc
Pareto (20/80), tức là những điểm kiểm tra này
chỉ chiếm 20 % số lượng nhưng chiếm đến 80 %
khối lượng sai sót.
14
3.7 Xác định nguồn lực (5M)
• Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không
chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo
cho kế hoạch được khả thi.
• Nguồn lực bao gồm các yếu tố:
Man = nguồn nhân lực.
Money = Tiền bạc.
Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.
Machine = máy móc/công nghệ.
Method = phương pháp làm việc.
15
3.7 Xác định nguồn lực (5M)
Man, bao gồm các nội dung:
• Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình
độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách
phù hợp?
• Ai hỗ trợ?
• Ai kiểm tra?
• Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực
con người để hỗ trợ không?
16
3.7 Xác định nguồn lực (5M)
Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung
ứng, bao gồm các yếu tố:
• Xác định tiêu chuẩn NVL.
• Tiêu chuẩn nhà cung ứng.
• Xác định phương pháp giao hàng
• Thời hạn giao hàng.
17
4. Phân loại
4.1 Hoạch định chiến lược.
4.2 Hoạch định tác nghiệp.
4.3 Hoạch định dự án.
4.4 Mục tiêu.
4.5 Hoạch định năm.
4.6 Hoạch định tháng.
4.7 Hoạch định tuần.
18
4.1 Hoạch định chiến lược
Đặc điểm
• Thời hạn : vài năm
• Khuôn khổ : rộng
• Mục tiêu : ít chi tiết
19
4.1 Hoạch định chiến lược (tt)
Quá trình cơ bản của hoạch định chiến lược
• Nhận thức được cơ hội
• Xác định các mục tiêu
• Phát triển các tiền đề
• Xác định các phương án lựa chọn
• Đánh giá các phương án.
• Lựa chọn phương án
• Hoạch định các kế hoạch phụ trợ
• Lượng hóa bằng hoạch định ngân quỹ
20
Copyright by webtailieu.net