Kỹ năng quản lý hồ sơ
Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điều hành nó. Tính có thể nén được là một lý do quan trọng để bảo đảm hệ thống có thể phù hợp với khoảng trống sẵn có.
Phải xem xét tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn và sự hư hỏng hồ sơ do bụi, chất bẩn và mất mát, tính an toàn của các hồ sơ mật. Tính phù hợp chung của hệ thống trong điều kiện hoạt động của tổ chức là một xem xét khác.
......
KỸ NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ
I/ KHÁI QUÁT CHUNG:
1. Khái niệm
2. Vai trò của quản lý hồ sơ
1. Quản lý hồ sơ là gì ?
Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét
lại các văn bản, hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc
phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong
sự hoạt động của một tổ chức
2. Vai trò của việc quản lý hồ sơ
• Giảm chi phí mua sắm thiết bị
• Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời
• Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả.
• Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh, nghỉ việc
riêng.
• Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhân
viên chuyển bộ phận, nghỉ việc…
3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ
sơ
• Có một số nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệ
thống lưu trữ hồ sơ.
• Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng
tìm ra khi cần.
• Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành,
nếu không, có thể có sự nhầm lẫn về những hồ sơ nào
được yêu cầu và làm chậm trễ việc truy cập.
• Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hổ sơ, các
doanh nghiệp cần lưu ý đến tính linh động để có thể mở
rộng và nhận một số lượng lớn hồ sơ khi cần.
• -
3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ
sơ
• Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điều
hành nó. Tính có thể nén được là một lý do quan trọng để bảo đảm
hệ thống có thể phù hợp với khoảng trống sẵn có.
• Phải xem xét tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn và sự
hư hỏng hồ sơ do bụi, chất bẩn và mất mát, tính an toàn của các hồ
sơ mật. Tính phù hợp chung của hệ thống trong điều kiện hoạt
động của tổ chức là một xem xét khác.
• Cách tạo chỉ mục của hệ thống nên thích hợp với mục đích và cung
cấp đủ tham chiếu qua lại đối với những tài liệu bao gồm một số
lãnh vực.
• Phải có sự kiểm soát để theo dõi bất kỳ tài liệu nào được lấy ra và
theo dấu chúng nếu cần. Hệ thống nên chính xác, nghĩa là được giữ
cập nhật hóa việc lưu trữ không bị tụt lại phía sau.
3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ
sơ
• Xây dựng hệ thống sắp đặt hồ sơ có hiệu quả: phải đảm
bảo an toàn cho tài liệu quan trọng và dễ tìm khi cần sử
dụng, thiết lập cẩm nang, sách hướng dẫn về danh mục
sắp xếp.
• Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉ
đạo chung.
• Như vậy, một tổ chức phải thiết kế hệ thống lưu trữ hồ
sơ của mình phù hợp với các yêu cầu và bảo đảm rằng
hệ thống đó đủ linh động để theo kịp các thay đổi, đặc
biệt là những thay đổi liên quan đến việc mở rộng hệ
thống và các yêu cầu quản trị hiện đại.
3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ
sơ
• Nên sử dụng những thiết bị chứa đựng hiệu quả để giữ
và phân biệt những loại hồ sơ khác nhau.
• Nên dùng màu sắc để mã hóa các tên mang lại sự nhận
diện tức thời đối với một phân loại hồ sơ sử dụng một
màu nào đó.
• Tài liệu của hồ sơ nên luôn luôn đưa vào phía sau hướng
dẫn. Tài liệu sau cùng được lưu trữ nên ở phía trước hồ
sơ.
3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ
sơ
• Thứ tự của các phân loại hồ sơ nên theo thứ tự của những đề mục
chắc chắn được nêu lại trước tiên. Ví dụ, khi sử dụng tên họ thì tên
riêng nên đứng trước, tiếp sau đó là những chữ viết tắt của tên
hoặc nếu quốc gia là những phân loại chủ yếu thì chúng nên được
tiếp theo bởi tên thành phố và thị trấn. Tất cả những phân loại hồ
sơ dựa trên từ ngữ nên theo thứ tự chữ cái của từ hoặc chuỗi các
chữ cái; các từ kép nên được xử lý như một từ. Nên tránh viết tắt
trong các tên gọi hồ sơ. Cũng nên tránh dùng từ đồng nghĩa.
• Tài liệu nên được chia thành những nhóm nhỏ hơn để lưu trữ. Như
vậy, tài liệu trong một nhóm theo thứ tự chữ cái có thể được chia
thành những hồ sơ gồm từ A đến F, G đến L, M đến R và từ S đến
Z. cũng áp dụng điều tương tự cho tài liệu lưu trữ theo số, theo địa
lý hoặc bằng một phương pháp khác
II/ CÁC PHƯƠNG PHÁP LƯU TRỮ
• Lưu theo vần, mẫu tự:
• Lưu theo số, mã số
• Phương tiện và thiết bị lưu trữ
1. Lưu theo vần, mẫu tự:
Sử dụng cho hồ sơ tên:
• Hồ sơ cá nhân: bỏ các tư liệu liên quan đến cá nhân vào
bìa kẹp hồ sơ tên (hoặc phong bì) riêng. Bên ngoài ghi tên
và một số thông tin cơ bản khác. Bên trong mỗi hồ sơ,
sắp xếp các tư liệu theo ngày tháng từ gần nhất đến xa
nhất.
• Hồ sơ hỗn hợp: sắp xếp các tư liệu theo vần mẫu tự để
dễ truy tìm các tư liệu.
• Hồ sơ cùng một tên: nếu phát sinh liên tục, hãy phân loại
theo từng giai đoạn.
• Các hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên : đặt mã phụ sau
tên, hoặc sử dụng bìa hồ sơ có màu khác để phân biệt.
1. Lưu theo vần, mẫu tự (tt)
Hồ sơ theo chủ đề:
• Tên chủ đề cần đặt cụ thể,
• Không dùng chủ đề mơ hồ, chung chung
• Sử dụng các tiêu đề và phụ đề cho các hồ sơ theo chủ đề
• Sử dụng các công cụ hỗ trợ, như: thẻ hướng dẫn theo
vần mẫu tư, thẻ hướng dẫn theo chủ đề chính, kẹp hồ
sơ (cũng có thể tạo lập trên máy tính).
• Kẹp hồ sơ có thể dùng cho các dạng: hồ sơ cá nhân, hồ
sơ cho mỗi tiêu đề chính.
• Cần có một bảng mục lục các chủ đề để tránh việc mở
hồ sơ không có trong chủ đề, gây khó khăn cho tìm kiếm.
1. Lưu theo vần, mẫu tự (tt)
Hồ sơ theo địa danh:
• Cần thiết lập danh mục các địa danh giống như một chủ
đề.
• Cần có cách tra cứu chéo theo tên, chủ đề để dễ truy tìm
(nên dùng máy tính).
2. Lưu theo số, mã số
• Hệ thống lưu trữ số liên tục (tăng dần): đơn giản, không
hết số.
• Hệ thống lưu trữ sử dụng số tự nhiên (như là một dạng
mã số), ví dụ: 7-25-30.
• Hệ thống lưu trữ bằng mã số: sử dụng kết hợp chữ và
số, trong đó thông thường các chữ là các mã hiệu, các số
chỉ thứ tự trong mã đó.
3. Phương tiện và thiết bị lưu trữ
• Phương tiện giấy: tủ kệ tiêu chuẩn văn phòng, tủ kệ mở
(không cửa), tủ kệ di động, tủ kệ an toàn, tủ kệ xoay, tủ
kệ đặc biệt có phím ấn, tủ kệ liên hợp, thiết bị để hồ sơ
quay, thiết bị bánh xe,
• Phương tiện điện từ: đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD-ROM,
chụp vi phim,…
• Vật dụng bổ trợ: nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ chỉ dẫn, nhãn
ngăn kéo hồ sơ, bìa kẹp 'out'
• Dù sử dụng phương tiện lưu trữ gì, áp dụng vật dụng hỗ
trợ tìm kiếm nào, thì việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào
công tác này là rất quan trọng trong thời đại ngày nay, mà
phổ biến nhất hiện nay là máy vi tính cá nhân.
4. Sắp xếp hồ sơ theo số và theo thời gian
• Phương pháp số để phân loại các hồ sơ thì thuận tiện,
đặc biệt khi các tài liệu đã được đánh số.
• Phương pháp này có thể thự hiện theo nhiều cách. Có thể
có một hệ thống ký số cuối. Khi hệ thống này được thực
hiện bằng cách đọc số từ phải sang trái,nó giúp loại trừ
những sai sót vì người ta không có thói quen đọc theo
cách này và do đó sẽ cẩn thận hơn khi đọc.
• Phương pháp số cũng có được dùng để phân tán hoạt
động lưu trữ và cho phép dễ dàng lấy ra những tài liệu
không còn dùng đến nữa.
4. Sắp xếp hồ sơ theo số và theo thời gian
• Những thuận lợi:nó có thề dễ dàng mở rộng;nó mang lại
một sự bảo mật nào đó;nó cho phép nhận diện hiệu quả
các đề mục;và số hồ sơ cũng có thể cung cấp một số
tham chiếu.
• Các bất lợi là: chi phí dể chuẩn bị một chỉ mục và thời
gian để thực hiện điều đó;và nếu các chữ số trong các số
tham chiếu bị đổi chỗ, đề mục sẽ bị đưa vào sai hồ sơ
mà không may thay, điều này rất dễ xảy ra.
5. Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian
• Các tài liệu được lưu trữ theo một trình tự thời gian nào
đó, đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có thể theo thời gian
phát sinh, đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có thể theo
thời gian phát sinh.
• Các hồ sơ có thể được chia theo ngày, tuần, tháng, quý
hoặc năm tùy theo số lượng tài liệu được lưu trữ.
• Hệ thống này thường được sử dụng phối hợp với nột
trong những phương pháp phân loại khác. Do đó, là điều
phổ biến khi hồ sơ được lưu trữ theo thứ tự chữ cái và
sử dụng trình tự thời gian bên trong hồ sơ.
5. Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian
• Thuận lợi:hệ thống này rất tiện lợi và tiết kiệm được
không gian nhiều nhất vì các hồ sơ có thể được lưu trữ
ngẫu nhiên vì việc truy cập tìm kiếm có thể tự động nếu
địa chỉ là chính xác,ví dụ: như là biết tên file.
• Nhược điểm: phương pháp này gặp nhiều khó khăn trong
việc bảo quản dữ liệu và không giữ được trong thời gian
quá lâu.
6. Sắp xếp hồ sơ theo vần, mẫu tự
• Phân loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ. Việc phân chia thành
nhóm nhỏ hệ thống có thể đạt được trên một cơ sở khoa học, nghĩa là
bằng cách hỏi xem những tên nào thường hay bắt đầu nhất trong một quốc
gia. Những sự phân chia hệ thống có thể được xác nhận về mặt thống kê.
Một khi đã quyết định những sự phân nhóm chủ yếu thì chúng có thể được
chia nhỏ thành nhóm nhỏ hơn. Nên có thể cho phép mở rộng những nhóm
chủ yếu và những nhóm nhỏ này để giảm thiểu bất kỳ việc chia nhỏ nào
hơn nữa sau này.
•
• Thuận lợi: là tham chiếu trực tiếp được trao đổi cho hồ sơ do đó không
cần chỉ mục, dường như đây là một cách làm dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ
hiểu, và có thể nhanh chóng kiểm soát xem có bất kỳ tài liệu nào bị lưu trữ
sai hay không.
•
• Các bất lợi của phương pháp này bao gồm: nếu có những tên thông dụng,
có thể trùng nhau.
