Kỹ năng PR và tổ chức sự kiện
Muốn có được một chương trình event độc nhất vô nhị phải qua nhiều giai đoạn khá công phu chứ không đơn giản như người ta nhìn thấy bề ngoài. Yêu cầu lớn nhất đối với event là phải nắm rõ ý tưởng xuyên suốt chương trình là gì? Đó là sợi chỉ đỏ hướng đạo? Đối tượng là ai? Địa điểm tổ chức?. Cùng tham khảo để lên kế hoạch thực hiện sự kiện của bạn nhé, chúc các bạn thành công!
KỸ NĂNG PR VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Nhanh nhạy, năng động, sáng tạo, có đầu óc tổ chức, biết cách xoay xở tình thế và ứng phó
trong mọi tình huống…, đó là những phẩm chất của những người làm công việc tổ chức sự
kiện (event)
"Ý tưởng là ưu tiên số 1" - đó là khẳng định của những ai làm event. Dự một lễ hội hoặc
quảng cáo sản phẩm, bạn sẽ được tham gia nhiều trò chơi độc đáo, bất ngờ bởi cách tổ chức
ấn tượng.
Muốn có được một chương trình event "độc nhất vô nhị" phải qua nhiều giai đoạn khá công
phu chứ không đơn giản như người ta nhìn thấy bề ngoài. Yêu cầu lớn nhất đối với event là
phải nắm rõ ý tưởng xuyên suốt chương trình là gì? Đó là sợi chỉ đỏ hướng đạo? Đối tượng là
ai? Địa điểm tổ chức?
Sau đó, họ phải tự đặt cho bản thân hàng nghìn câu hỏi cũng như tình huống có thể xảy ra để
lên kế hoạch "tác chiến". Không phải ngẫu nhiên khi người ta ví làm event như làm dâu trăm
họ. "Trong một thời gian ngắn phải thiết kế ra một chương trình khá hoàn hảo. Không chỉ
đơn thuần là mình làm event cho mấy em vui , hạnh phúc,cho mấy em cảm nhận được sự
quan tâm của all mọi người dành cho mà còn là để mấy em sống lại với những cảm xúc và
những cảm xúc đó sẽ được mấy em nhớ một cách rất sâu sắc. Vì chính bản thân các em cũng
có những suy nghĩ rất sâu sắc đôi khi rất bất ngờ đối với các anh chị TNV”.
Áp lực công việc
Người tổ chức event không chỉ lên chi tiết chương trình, liên hệ với các công ty cần thiết: ánh
sáng, xe cộ, đặt món ăn, đón khách... mà còn liên hệ với các khách mời để biết thông tin
chính xác. Vất vả hơn, họ phải bám sát chương trình từ đầu đến cuối. N.C - "Mọi thứ tưởng
chừng đâu đã vào đấy nhưng thực sự không phải thế, đó chỉ mới bắt đầu. Sau khi tiền trạm,
bọn mình nhanh chóng thay đổi phương án và bám trụ với nó. Thế nhưng, chỉ một chút ảnh
hưởng của thời tiết cũng có thể bắt đầu lại từ con số 0".
Ngoài ra thái độ của TNV đối với các em cũng là một điều rất nhạy cảm từ cách thức làm
việc chu đáo còn phải mang tính chất như phục vụ và cả sự lo lắng cho mấy em nữa.
Bên cạnh đó, event còn là "đi trước về sau". Bạn phải là người đến sân bãi đầu tiên để chỉ đạo
mọi thiết kế từ âm thanh, ánh sáng cho đến cái nhỏ nhặt nhất là nhà vệ sinh. Chương trình kết
thúc, bạn cũng là người ở lại "chiến trường" thu gom những cái "sáng tạo" của mọi người.
Làm event đòi hỏi sức khỏe, chịu vất vả, gian truân để chạy đua với thời gian sao cho kịp với
tiến độ chương trình. Đặc biệt, người làm event chỉ có thể nói "được", tuyệt đối không có từ
"không" khi nói chuyện với các em- đối tượng chính của buổi lễ.
Sự chăm sóc của TNV dành cho các em là một điều rất nhạy cảm, thô bạo, quát tháo, dịu
dàng, nhỏ nhẹ tuy gấp mà vẫn từ từ từng chút một luôn được các em ghi nhận lại trong lòng.
Dấu ấn của TNV chính là trong lòng của trẻ các cư xử của bạn với trẻ, sự chu đáo của bạn có
chạm đến tận đáy lòng của trẻ hay không??
Để trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện
Nếu bạn hằng mơ ước trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện, đây là những bước cơ bản
dẫn đến sự thành công cho công việc này:
Đánh giá kỹ năng tổ chức sự kiện hiện có của bạn
Trước khi bạn muốn rũ bỏ công việc hiện tại để trở thành một người có kỹ năng tổ chức sự
kiện, việc cần làm trong lúc này là bạn phải đánh giá một cách trung thực những kỹ năng hiện
có của bạn để bảo đảm cho việc bạn có thể thành công khi trở thành một chuyên gia tổ chức
sự kiện hay không.
Một chuyên gia có kỹ năng tổ chức sự kiện phải có óc tổ chức tốt, trí tưởng tượng phong phú
và những kỹ năng giao tiếp xuất sắc. Công việc tổ chức sự kiện chủ yếu hướng về công
chúng. Vì vậy, muốn trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện thành công thì phải biết lắng
nghe những điều từ phía khách hàng muốn, phát triển mối quan hệ và đàm phán với khách
hàng.
Tự tạo kinh nghiệm trong tay
Bạn có thể học được nhiều điều bổ ích cho tăng kỹ năng tổ chức sự kiện từ các lớp học, sách
vở hoặc internet. Ngoài ra bạn cũng có thể học thông qua kinh nghiệm cá nhân.
Làm việc và tổ chức vui chơi theo nhóm sẽ rất thuận lợi cho việc tìm kiếm những kinh
nghiệm về óc tổ chức. Đây cũng là một cách tốt để tạo ra mối quan hệ cộng đồng giúp bạn
vun đắp cho công việc mới khi bạn đã sẵn sàng.
Bạn cũng có thể tự nguyện tham gia những sự kiện tổ chức tại công ty bạn đang làm việc.
Nếu công ty của bạn có bộ phận PR, đây là một bộ phận ít nhân viên nhưng rất quan trọng,
bạn nên đề nghị giúp đỡ họ. Bạn sẽ được học hỏi một công việc mới trong lúc vẫn đang làm
công việc của mình.
Tập làm một chuyên gia và hoàn thiện kỹ năng tổ chức sự kiện thuê
Tập làm một chuyên gia tổ chức sự kiện thuê sẽ cho bạn những mối quan hệ vô giá chuẩn bị
cho thành công trong tương lai. Bạn có thể liên hệ các khách sạn và khu nghỉ mát, các tổ chức
từ thiện, trung tâm hội nghị, các câu lạc bộ thể thao ngoài trời và thậm chí cả những khu vui
chơi giải trí như công viên... là những nơi thuê các chuyên gia tổ chức sự kiện.
Bắt đầu cho việc hoàn thiện kỹ năng tổ chức sự kiện
Khi bạn bắt đầu cho công việc của mình, bạn nên cân nhắc kỹ về hình thức tổ chức sự kiện
nào mà bạn muốn lập kế hoạch. Nếu bạn có khả năng thu hút sự chú ý của công chúng thì bạn
có thể tham gia các tổ chức từ thiện hoặc các lễ hội. Nếu bạn thích tổ chức chung theo một
nhóm thì bạn có thể chọn tổ chức các cuộc họp, hội thảo hoặc tương tự như vậy.
Phát triển mối quan hệ với khách hàng
Hầu hết các mối quan hệ đều quan trọng, và bạn sẽ tổ chức sự kiện với những khách hàng của
mình. Đó là những công ty cung cấp các sản phẩm và dịch vụ cho sự kiện như những người
chủ khách sạn, những người buôn bán hoa, công ty cung cấp trang thiết bị, nhà nhiếp ảnh…
Hãy nghiên cứu thông tin từ mỗi doanh nghiệp mà bạn tiếp xúc để đưa ra mức giá phù hợp
cho việc tổ chức. Lịch sự và nhã nhặn với nhân viên của họ. Luôn làm theo phần nào những ý
tưởng của họ và không tiếc lời cảm ơn đến họ. Tạo ra mối quan hệ tốt, bạn sẽ có được nhiều
khách hàng.
Bạn có thể tiếp tục học hỏi và phát triển sau khi đã thực sự trở thành một chuyên gia tổ chức
sự kiện. Một trong những cách tốt nhất để thành công là tham gia vào các hoạt động xã hội.