Bước 1 : Thi ết lập những mặc định 1
Mục đích : thiết lập những sự chọn lựa, những tham số mặc định và những định
dạng, giúp bạn tránh được những bất trắc trong khi nhập dữ liệu, tính toán lịch trình
và nguồn lực hoặc đưa ra những báo cáo.
ữ Cảnh báo : Nếu bạn không thiết lập những sự chọn lựa như trên một cách chính
xác, phần mềm sẽ dùng những giả định không chính xác để tính toán lịch trình và
nguồn lực một cách tự động.
CÁC BƯỚC CÁCH THỰC HIỆN
THỰC HIỆN
Mở MS Bắt đầu MS Project
Project • Bấm vào nút Start (ở góc dưới bên trái) để trình ra trình đơn.
• Bấm vào Programs để hiện ra những chương trình hiện có.
• Bấm vào biểu tượng Microsoft Project
Đặt tên cho • Chuyển đến trình đơn File, chọn Save As.
tập tin và lưu • Đánh tên vào trong vùng File Name
nó • Thư mục mặc định là “My documents”, nếu bạn muốn lưu tập tin
vào trong thư mục khác, chọn thư mục bạn muốn lưu.
• Bấm Save
• Nếu Planning Wizard xuất hiện, nó sẽ hỏi bạn có muốn lưu một
baseline hay không. Chọn lưu without a baseline.
• Bấm OK.
Lưu ý : chắc chắn rằng bạn lưu tập tin theo nguyên tắc cơ bản và
luôn luôn lưu với without a baseline.
CÁC BƯỚC CÁCH THỰC HIỆN
THỰC HIỆN
Điều chỉnh Tạo màn hình làm việc
thang đo thời Thiết lập thang đo thời gian
gian cho sơ • Chọn Format từ trình đơn ở phía trên
đồ Gantt để • Chọn Timescale
xem một • Bấm mũi tên hướng xuống trong vùng “Major Scale” và chọn
phần chia lớn months.
hơn của dự • Bấm mũi tên hướng xuống trong vùng “Minor Scale” và chọn
án trên màn weeks.
hình. • Bấm OK.
Lưu y : Thỉnh thoảng bạn cần lập lại tiến trình này khi thay đổi
“views”
Bước 1 : Thi ết lập những mặc định 2
Điều chỉnh Sắp xếp và tạo cột
cột để xem • Chuyển con trỏ đến đường kẻ đôi phân chia cột nhiệm vụ và cột
những thông thời gian từ sơ đồ Gantt (bạn sẽ thấy con trỏ trở thành màu đen và
tin cần thiết. thành mũi tên 2 đầu)
• Bấm và giữ chuột, kéo đường kẻ phân đôi về phía phải của màn
hình cho đến khi tất cả các cột hiện ra.
• Chuyển con trỏ đến Start trong vùng có màu xám ở phía trên của
cột.
• Bấm nút phải của chuột
• Bấm Hide Column (cột Start sẽ biến mất)
Lập lại những bước trên cho cột Finish cho tới khi nó biến mất.
Điều chỉnh • Chuyển con trỏ đến Resources names trong vùng có màu xám ở
cột để xem phía trên của cột.
những thông • Bấm nút phải của chuột
tin cần thiết. • Bấm vào Insert Column
(tiếp theo) • Bấm vào mũi tên hướng xuống trong vùng Field name.
• Cuộn xuống và chọn Text 1.
• Chọn vào vùng Title và đánh Responsible
• Bấm Best Fit
• Bấm OK
• Bấm vào dòng bên phải của cột Resource names trong vùng màu
xám và kéo để tạo ra một cột rộng hơn.
Màn hình của bạn trong giống như bên dưới.
Lưu ý : Nếu bạn muốn xem sơ đồ Gantt, bạn bấm vào đường kẻ đôi phân chia sơ đồ
Gantt và các cột và kéo về phía trái. Các mũi tên ở phía bên dưới màn hình cho phép
bạn cuộn màn hình đến phiá trái hoặc phải trong phạm vi sơ đồ Gantt.
Bước 1 : Thi ết lập những mặc định 3
Thiết lập Thiết lập những mặc định của lịch trình
những tham số • Chọn Tools từ trình đơn.
cho dự án để • Chọn Options
giảm thiểu • Chọn Schedule tab (bên trái, phía trên) và kiểm tra những thiết
những bất trắc lập sau:
được tạo bởi • Show assignment units as percentage
những mặc • New tasks start on project start date
định tự động. Xác định bạn có muốn đánh giá duration theo tuần, ngày hoặc giờ.
EJA giới thiệu là weeks.
• Chuyển con trỏ và trong vùng Duration is entered in : field
• Bấm vào mũi tên hướng xuống và chọn tuần, ngày hoặc giờ.
Xác định bạn có muốn đánh giá work theo tuần, ngày hoặc giờ. EJA
giới thiệu là days
• Lập lại những bước trên trong vùng Work is entered in.
. Cảnh báo : Những mặc định phải được xác định và thiết lập trước khi nhập dữ
liệu. Những thay đổi sau khi vào dữ liệu có thể gây tổn hại đến sự chính xác của tính
toán.
• Chuyển con trỏ đến Default task type
• Bấm vào mũi tên hướng xuống và chọn fixed duration
• Loại bỏ từ New tasks are effort driven (Loại bỏ bởi bấm
trên )
• Loại bỏ từ Autolink inserted or moved tasks.
• Giữ trên Split in-progress tasks
• Loại bỏ từ Tasks will always honour their constraint dates
• Bấm nút Set as Default (phía dưới, bên phải)
Màn hình của bạn trông giống như bên dưới
ớ Cảnh báo : nếu New tasks are effort driven được chọn, MS Project sẽ gạt bỏ quãng
thời gian cố định được cần để đánh giá thời gian một cách chính xác.
ộ Cảnh báo : nếu Autolink inserted or moved tasks được chọn, MS Project sẽ thừa
nhận sự phụ thuộc cái có lẽ đúng hoặc không.
Bước 1 : Thi ết lập những mặc định 4
4 Cảnh báo : nếu Tasks will always honour their constraint dates được chọn, MS
Project sẽ không điều chỉnh những nhiệm vụ để trình ra thực tế về tiến trình hoặc
thời gian.
BƯỚC CÁCH THỰC HIỆN
THỰC HIỆN
Thiết lập Thiết lập những mặc định tổng quát
những tham • Chọn the General tab
số cho dự án • Loại bỏ từ Shoow tips at startup
để giảm • Loại bỏ từ Show welcome dialog on startup
thiểu những • Loại bỏ từ Open last file on startup
bất trắc được • Loại bỏ từ Set autofilter for new projects
tạo bởi những
• Loại bỏ từ Automatically add new resources and tasks
mặc định tự
động. • Đánh tên vào trong vùng tên người dùng
• Bấm nút Set as Default
Màn hình của bạn trông giống như bên dưới
ớ Cảnh báo : Nếu bạn chuyển đến tab kế tiếp mà không bấm Set as Default, mặc
định sẽ không được chỉnh. Điều này có thể yêu cầu bạn tiêu tốn thời gian khi lỗi xảy
ra.
r Cảnh báo : Nếu Set autofilter for new projects được chọn, MS Project có thể hạn
chế dữ liệu bạn nhìn thấy và loại bỏ những nhiệm vụ mà không cho bạn biết.
ế Cảnh báo : Nếu Automatically add new resources and tasks được chọn, MS
Project sẽ giả định bạn đang thêm một thành viên mới nếu bạn vô ý đánh vần tên từ
tên nguồn được liệt kê.
Bước 1 : Thi ết lập những mặc định 5
CÁC BƯỚC CÁCH THỰC HIỆN
THỰC HIỆN
Thiết lập Thiết lập những mặc định tính toán
những tham • Chọn Calculation tab
số để giảm • Loại bỏ từ Updating task status updates resource status
thiểu những • Bấm nút Set as Default
bất trắc và Màn hình của bạn trông giống như bên dưới
tính nhầm khi • Bấm OK để thoát khỏi trình đơn Options và quay trở lại Gantt
theo dõi thời Chart View
gian thực sự
làm so với
baseline của
dự án.
C Cảnh báo : Nếu bạn chuyển đổi đến tab kế tiếp không bấm nút OK, những mặc
định sẽ không được thiết lập. Điều này có thể yêu cầu tiêu tốn thời gian khi lỗi xảy
ra.
Bước 1 : Thi ết lập những mặc định 6
Bước 2 : Thi ết lập lịch cho dự án 7
Mục đích : thiết lập lịch làm việc thích hợp với công việc (tuần làm việc, giờ làm
việc mỗi ngày, ngày nghỉ, v.v…) cho dự án để tránh những bất trắc với việc thay đổi
quãng thời gian cố định nếu lịch thay đổi.
ổ Cảnh báo : Nếu bạn không thiết lập lịch của dự án và chọn nó cho dự án và nguồn
lực của bạn trước khi nhập dữ liệu, phần mềm có lẽ sẽ tính toán quãng thời gian, lịch
trình và nguồn lực không chính xác.
CÁC BƯỚC CÁCH THỰC HIỆN
THỰC HIỆN
Tạo lịch cho • Chọn Tools từ trình đơn
dự án • Chọn Change Working Time
• Bấm nút New (phía phải)
• Chuyển con trở đến vùng Name và đánh Project Team như là tên
lịch của bạn
• Bấm nút create a new base calendar
• Bấm OK
Thay đổi ngày • Xác định ngày nghỉ của ngân hàng hoặc công ty trong suốt thời
làm việc để gian hoạt động của dự án
phản ánh • Bấm trên ngày nghỉ kế tiếp/ngày không làm việc, dùng thanh cuộn
ngày làm việc để chuyển đến tháng khác.
và ngày nghỉ • Bấm nút Nonworking time
trong tổ chức • Lập lại hai bước trên cho mỗi ngày nghỉ/ngày không làm việc
của bạn. • Để chuyển những ngày cuối tuần thành những ngày làm việc,
chọn trên những ngày đó và bấm nút Working time
• Nếu tất cả những ngày thứ Bảy là những ngày làm việc, bấm "S"
cho ngày thứ Bảy ở phía trên của lịch. Nên làm nổi bật toàn bộ
cột. Bấm nút Working time. Lập lại cho tất cả các ngày thứ Bảy
nếu cần thiết.
Thay đổi giờ • Bấm M (ngày thứ Hai) ở phía trên của lịch. Nên làm đen cột này.
làm việc để • Ấn phím và bấm T, W, Th, F. Nên làm đen 5 cột này. Thả
phản ánh phím Ctrl
những giờ • Bấm nút Working time
được làm • Nhập vào thời gian làm việc thích hợp trong ô From và To
việc trong tổ • Bấm nút Working time. Xem hình bên dưới
chức của bạn
• Bấm nút OK để thoát.
CÁC BƯỚC CÁCH THỰC HIỆN
THỰC HIỆN
Copy lịch mới • Chọn Tools từ trình đơn
vào trong • Chọn Organizer
global file cho • Bấm Calendars tab
MS Project, • Bấm mũi tên hướng xuống trong Calendars available in : vùng
làm nó hiện cửa sổ bên trái, phía dưới.
có cho tất cả • Chọn tên dự án của bạn
các phần dự
• Bấm mũi tên hướng xuống trong Calendars available in : vùng
án của bạn
cửa sổ bên phải, phía dưới.
Bước 2 : Thi ết lập lịch cho dự án 8
• Chọn GLOBAL.MPT
• Chọn tên của lịch mới từ danh sách trong cửa sổ bên trái phía
dưới.
• Bấm nút Copy để nó có hiệu lực Xem tranh bên dưới
• Bấm nút Close
CÁC BƯỚC CÁCH THỰC HIỆN
THỰC HIỆN
Thiết lập lịch • Chọn Project từ trình đơn
nền tảng cho • Chọn Project Information
dự án • Bấm mũi tên hướng xuống của vùng Calendar ở phía dưới
• Chọn tên của lịch. Xem hình ở phía dưới
• Bấm OK
Bước 3 : Nh ập dữ l iệu dự án 9
Mục đích : Nhập vào tất cả thông của dự án như : nhiệm vụ, việc làm trước đó,
khoảng thời gian hoàn thành nhiệm vụ, những thành viên và những ước tính công việc
cốt để xác định đường găng của dự án và thời gian thực sự để hoàn thành dự án.
ự Cảnh báo : nếu bạn không nhập dữ liệu một cách chính xác theo thứ tự được trình
bày, phần mềm có lẽ sẽ dùng những giả thiết không chính xác để tự động tính toán
lịch trình hoặc nguồn lực, đưa ra kết quả quá mức hoặc quá kém cho lịch trình hoặc
nguồn lực.
Tóm tắt các bước :
1. Nhập thông tin của dự án 6. Xây dựng danh sách nguồn
2. Nhập tên nhiệm vụ và Gantt Chart view 7. Thiết lập màn hình để nhập trách
nhiệm & thời gian
3. Thêm Summary Tasks 8. Nhập quãng thời gian
4. Lưu hồ sơ 9. Phân công nguồn lực và công việc trong
Task Form
5. Nhập những công việc trước đó 10. Nhận dạng lịch trình và đường găng
Bước 1 Cách thực hiện
Nhập thông Nhập ngày bắt đầu dự án :
tin dự án • Chọn Project trên trình đơn, bấm Project Information
• Trong vùng Start Date, đánh ngày thích hợp hoặc bấm mũi tên
hướng xuống và chọn ngày bắt đầu dự án trên lịch được trình ra.
Xem hình bên dưới.
• Bấm OK
Bước 1 Cách thực hiện
Nhập thông Nhập những thông tin thuộc tính
tin dự án (tiếp • Bấm File từ trình đơn, chọn Properties. Hộp thoại Project
theo) Properties xuất hiện
• Bấm Summary tab và nhập thông tin thích hợp, như tên dự án, tác
giả (tên của người chỉ đạo dự án)
• Cân nhắc tên dự án và phiên bản, ví dụ "dự án khả thi"
• Bấm OK
Bước 3 : Nh ập dữ l iệu dự án 10
Bước 2 Cách thực hiện
Nhập tên • Chuyển đến cột Task Name trong Gantt Chart view
công việc • Chuyển con trỏ đến ô đầu tiên trong cột, và đánh tên công việc và
theo kiểu văn bấm . Lưu ý rằng con trỏ chuyển đến ô kế tiếp và một số
bản trên Gantt ID được chỉ định.
Chart view • Nhập vào tên công việc của những ô còn lại cho đến khi hoàn
thành. Chắc chắn rằng số ID được phân bổ phù hợp với Logic
Network # trên tường
Lưu ý : nếu bạn cần sửa tên của một công việc, đừng bấm trên ô task name, bạn sẽ
xóa toàn bộ những đoạn text và vì thế phải nhập lại toàn bộ. Thay thế bấm vào ô task
name, bạn đặt con trỏ và hộp text dài màu trắng phía trên Gantt Chart, đoạn text sẽ
hiện ra. Lúc này bạn có thể điều chỉnh.
Bước 3 Cách thực hiện
Thêm vào Để phân loại và chia nhỏ công việc :
công việc tóm • Chuyển con trỏ đến công việc đầu tiên trong sơ đồ Gantt
tắt • Bấm INSERT
• Bấm NEW TASK. Việc này sẽ thêm một hàng trống trong sơ đồ
Gantt
• Chọn tên đại diện cho sub-project, phân loại hoặc kiểu công việc,
đánh tên công việc mới
• Không có nhập bất cứ dữ liệu nào khác, chấp nhận công việc này
bởi bấm phím ENTER
Để trình những công việc như những subtasks dưới công việc tóm
lược
• Chọn tất cả subtasks bởi bấm chuột trên ô đầu tiên và kéo đến ô
cuối cùng.
• Bấm nút INDENT BUTTON
Quãng thời gian của những công việc tóm lược xuất phát từ quãng
thời gian và vùng phụ thuộc cho tất cả sub-tasks. Quãng thời gian này
được trình bày bởi thanh màu đen kéo dài qua tất cả sub-tasks trên sơ
đồ Gantt.
Bước 3 : Nh ập dữ l iệu dự án 11
Bước 4 Cách thực hiện
Lưu hồ sơ Nếu bạn lưu hồ sơ cho lần đầu tiên :
• Chọn File từ trình đơn, chọn Save As. Đánh tên dự án vào trong
vùng File name.
• Thư mục mặc định là "My Documents"; nếu bạn muốn lưu đến
thư mục khác, chọn thư mục đó.
• Bấm Save
• Planning Wizard sẽ hỏi bạn có muốn lưu một baseline view hay
không. Chọn Save without a baseline
• Bấm OK
Lưu ý : Bạn phải thường xuyên lưu hồ sơ của bạn và lưu without a
baseline cho tới khi tất cả thông tin của dự án được nhập vào.
Bước 5 Cách thực hiện
Nhập việc Cài logic hệ thống và thứ tự công việc :
làm trước • Chuyển đến cột Predecessor trong Gantt Chart view
(predecessors) • Nếu cột Predecessor không được nhìn thấy, chuyển con trỏ vào
đầu đề có vùng xám tối cho đến khi nó biến thành dấu thập màu
trắng.
• Điều khiển chữ thập đến đường thẳng đứng chia những cột text
từ những thanh Gantt cho tới khi nó đổi thành mũi tên hai đầu đen.
• Ấn phím trái của chuột và đường kẻ sẽ là những dấu chấm. Giữ
chuột và kéo đường kẻ đó về bên phải. Kéo cho tới khi bạn thấy
được cột Predecessor.
Lưu ý : bạn có thể dùng cùng kỹ thuật này để thay đổi độ rộng của cột. Nếu, ví dụ,
bạn muốn mở rộng cột Task name để có thể đọc tất cả đoạn text, làm giống như trên.
Bước 5 Cách thực hiện
Nhập việc • Bấm vào ô đầu tiên và đánh số ID của công việc vào ô (dựa trên
làm trước số ID được phân bổ đến Gantt Chart view.)
(tiếp theo) • Bấm .
• Tiếp tục cho cột Predecessors
• Nhớ bấm sau mỗi lần
• Save without a baseline
Lưu ý : nếu bạn không có một công việc riêng lẻ bắt đầu dự án của
bạn, tạo một Task name của "START" cho ID #1
ủ Cảnh báo : nếu bạn làm một sai sót trong khi nhập số Predecessor ID, đừng bấm ô
Predecessor và bấm phím Delete. Việc này sẽ xóa toàn bộ các công việc và tất cả
thông tin của nó! Thay thế, bấm ô Predecessor và đánh số Predecessor đúng vào. Con
trỏ sẽ chuyển đến ô Predecessor phía dưới.
Bước 3 : Nhập dữ liệu dự án 12
Bước 6 Cách thực hiện
Xây dựng • Chọn View trên trình đơn và chọn Resource Sheet. Bạn cũng có
danh sách thể bấm biểu tượng Resource Sheet trên View Bar.
nguồn lực • Bấm vào ô đầu tiên của cột Resource Name
• Nhập đầy đủ tên và chữ đầu (Initials). Dùng phím để điều
khiển suốt quá trình.
• Nhập giá trị Max. Unit cho mỗi nguồn lực hiện có.
• Lưu ý : "Unit" có lẽ được định nghĩa như là phần trăm của thời
gian mà mỗi thành viên - hoặc trong trường hợp này, nguồn lực -
hiện có cho dự án. Cho thí dụ, nếu bạn thiết lập mặc định của
bạn đến "decimal", .4 Max. Units = 40%. Mặc định của MS Project
cho Max. Units là "1" tương đương là 100%! Mặc định này là lựa
chọn tốt nhất cho nhiều dự án.
• Cuộn màn hình sang phía phải để xem cột Base Calendar. Bấm
mũi tên hướng xuống để xem những lịch trình hiện có.
• Chọn lịch "Project Team" cho nguồn lực đầu tiên trên danh sách.
Lưu ý : Chúng tôi giới thiệu suốt EJA, mỗi nguồn lực trong danh sách
của bạn có cùng một lịch. Bạn chọn lịch Project Team cho nguồn lịch
đầu tiên, bạn có lẽ sao lại thông tin đó cho những nguồn lực còn lại
bởi làm nổi bật ô đầu tiên và những ô theo sau. Trong khi những ô
trong cột Base Calendar vẫn còn được làm nổi bật, bấm phím phải
của chuột và chọn Fill Down. Lịch Project Team sẽ được liệt kê cho
mỗi nguồn lực. Sự lựa chọn này cho phép bạn thiết lập những lịch
khác nhau.
• Chọn lựa : bạn có lẽ cũng phân bổ một chi phí hoặc tỷ lệ đến mỗi
thành viên bây giờ hoặc trong tương lai.
• Save without a baseline
Màn hình của bạn trong giống như hình bên dưới :
Bước 3 : Nh ập dữ l iệu dự án 13
Bước 7 Cách thực hiện
Thiết lập màn • Bấm View từ trình đơn và chọn More Views
hình để nhập • Cuộn danh sách và chọn Task Entry, và bấm Apply. Bạn sẽ thấy
trách nhiệm sơ đồ Gantt được trình bày trên một nửa màn hình và Task Form
và thời gian được trình bày trên nửa phần còn lại.
• Bắt đầu với task name đầu tiên trong dự án. Bấm ô task name
trong phần sơ đồ Gantt. Nó sẽ tự động xuất hiện trong Task Form.
• Thảo luận và quyết định ai sẽ làm và trách nhiệm cho mỗi công
việc. Quyết định sự ước lượng công việc và quãng thời gian cho
mỗi nhiệm vụ
• Chuyển đến cột Responsible trong sơ đồ Gantt.
• Nếu cột Responsible không được nhìn thấy, chuyển con chuột của
bạn đến vùng đầu đề màu xám tối của cột cho tới khi nó chuyển
thành dấu thập màu trắng.
• Điều khiển dấu thập đến đường dọc chia cột text và Gantt bars
cho tới khi nó chuyển thành mũi tên hai đầu màu đen.
• Bấm phím trái của chuột và đường kẻ sẽ là những dấu chấm. Giữ
phím trái và kéo đường kẻ chấm đó về phía phải. Kéo cho tới khi
cột Responsible hiện ra. Màn hình trông giống như bên dưới
• Đánh tên người có trách nhiệm cho mỗi công việc
Bước 3 : Nh ập dữ l iệu dự án 14
Bước 8 Cách thực hiện
Nhập quãng • Chuyển đến cột Duration
thời gian • Bấm đến ô Duration tương ứng của tên công việc
• Nhập quãng thời gian cho công việc đó. Cho thí dụ : 6h=6 hours,
2d= 2 days, 4w=4 weeks.
• Bấm và giá trị số và đơn vị thời gian được trình bày
Lưu ý : phụ thuộc vào quãng thời gian mặc định được thiết lập trước
đó, đơn vị của thời gian sẽ được nhập một cách tự động khi một sự
viết tắc không được cung cấp. Cho thí dụ, nếu quãng thời gian mặc
định được thiết lập là "weeks" và nhập "2", đó là 2 tuần!
• Khi nhập cột mốc của dự án, nhập quãng thời gian là "0". Trong
Gantt chart view, một cột mốc được trình bởi một hình kim cương
()
Lưu ý : không có thiết lập mặc định trước đó, MS Project có quãng
thời gian mặc định là 1 ngày. Bạn có thể kiểm tra bằng cách đánh giá
trị số và đơn vị thời gian
Bước 9 Cách thực hiện
Phân bổ • Trong phần Task Form, bấm ô đầu tiên của cột Resource name.
nguồn lực và Bạn sẽ thấy mũi tên hướng xuống.
công việc • Bấm mũi tên hướng xuống để trình bày danh sách nguồn lực mà
bạn đã xây dựng trong bước 6. Chọn và bấm tên nguồn lực bạn
muốn phân bổ. Màn hình bạn trông giống như phía dưới. Tối
thiểu một nguồn lực phải được phân bổ đến mỗi công việc của
dự án và nhiều nguồn lực có thể được phân bổ một cách thích hợp
• Kiểm tra những thiết lập mặc định cho công việc và quãng thời
gian được thiết lập một cách thích hợp cho dự án. Chọn Tools trên
trình đơn, bấm Options.
• Chọn Schedule tab trong hộp thoại Options. Nếu bạn muốn thay
đổi mặc định của công việc và quãng thời gian, làm nó bây giờ.
ờ Cảnh báo : khi kiểm tra những thiết lập mặc định trong hộp thoại Options (trong
trình đơn Tools), đừng thay đổi Default Task Type trong Schedule tab. Rời nó hoặc MS
Project có lẽ một cách vô ý thay đổi phần định lượng thời gian mà bạn không muốn
ố Cảnh báo : khi làm việc trongg Task Form (hoặc Task Entry view), dùng nút OK thay
thế ấn mỗi lần thay đổi đến quãng thời gian và việc làm trước (predecessor).
Ấn phím không luôn luôn chấp nhận một sự thay đổi trong Task Form
Phân bổ • Chọn ô tương ứng trong cột Work và nhập công việc được yêu
nguồn lực và cầu của nguồn lực này để hoàn thành nhiệm vụ
công việc • Bấm OK. Lưu ý rằng những đơn vị tính cho công việc là do bạn !
(tiếp theo) Lưu ý : định lượng công việc của bạn, bất chấp bạn nhập như thế
nào, sẽ trở lại default unit of time bạn chọn. Thí dụ, nếu mặc định
công việc được thiết lập theo "days" và bạn nhập "1w(1 week)", MS
Project chuyển dịch nó vào trong "7d (7 days)". Kiểm tra sự chuyển
dịch này có đúng hay không!!!
• Nếu cần thêm những nguồn lực khác đến nhiệm vụ này, lập lại
Bước 3 : Nhập dữ liệu dự án 15
thủ tục trên cho đến khi bạn nhập tất cả nguồn lực.
• Kiểm tra những đơn vị tính và định lượng công việc trước chuyển
đến công việc kế tiếp. Nếu bạn cần thay đổi một định lượng công
việc, nó là tốt nhất để xóa toàn bộ việc phân bổ nguồn lực và bắt
đầu lại, MS Project đôi khi làm những giả thiết không đúng
• Chuyển đến công việc kế tiếp trong danh sách dự án, và nhập vào
quãng thời gian trong Gantt view, rồi phân bổ nguồn lực và công
việc trong Task Form
• Tiếp tục tiến trình này cho tới khi nguồn lực và định lượng công
việc được phân bổ đến tất cả công việc
• Save without a baseline
Thay đổi thời • Nếu bạn cần thay đổi quãng thời gian của một công việc, chuyển
gian sau khi đến vùng Task Form của màn hình và thay đổi Task Type đến
nhập vào Fixed Work
công việc • Kế đến, chọn Task name bạn muốn thay đổi trong vùng Gantt
Chart
Lưu ý : nếu bạn không thấy công việc bạn muốn thay đổi, bấm
và nhập vào số ID của nhiệm vụ. Bấm OK. Nó sẽ mang bạn đến
Task name bạn muốn chọn
• Bấm vào ô tương ứng với Task name trong cột Duration
• Đánh vào quãng thời gian mới, rồi thay đổi Task Type đến Fixed
Duration
• Bấm OK. Kiểm tra MS Project tính toán đơn vị tính có chính xác
không!!!
k Cảnh báo : nếu bạn muốn thay đổi quãng thời gian của một công việc sau khi bạn
nhập công việc, bạn phải theo thủ tục trên, hoặc công việc hoặc đơn vị tính có lẽ thay
đổi một cách tự động.
Bước 3 : Nhập dữ liệu dự án 16
Lưu ý : nếu bạn không thấy công việc của người bạn muốn phân bổ nguồn lực, ấn
và nhập vào số ID của công việc. Bấm OK. Nó sẽ mang bạn đến task name
muốn chọn
Bước 10 Cách thực hiện
Nhận dạng Định dạng Gantt Chart để xem đường găng :
lịch trình dự • Trở lại Gantt Chart view bởi bấm Window trên trình đơn và bấm
án và đường Remove Split.
găng • Dùng mũi tên hai đầu và giữ phím trái của chuột kéo về phía bên
trái.
• Trên thanh Standard toolbar, bấm nút Gantt Chart Wizard. Xem
hình
Bước 10 Cách thực hiện
Nhận dạng • Hộp thoại bước 1 : bấm Next
lịch trình dự • Hộp thoại bước 2 : chọn nút chọn Critical Path và bấm Next
án và đường • Hộp thoại bước 3 : chắc chắn rằng nút chọn Resources and Dates
găng (tiếp được chọn. Bấm Next
theo) • Hộp thoại bước 4 : trình ra mối liên hệ giữa những nhiệm vụ phụ
thuộc, chọn nút chọn Yes, Please. Bấm Next
• Hộp thoại bước 5 : bấm Format It
• Bấm Exit Wizard và lịch trình dự án và đường găng sẽ hiện ra!
Những nhiệm vụ trên đường găng sẽ trình ra như là những thanh
Gantt màu đỏ và những nhiệm vụ không phải đường găng sẽ là
màu xanh
Bước 4 : Điều chỉnh và định dạng PERT Chart 17
Mục đích : điều chỉnh sơ đồ PERT để nó dễ dàng để đọc và phù hợp đến dự án của
bạn
BƯỚC CÁCH THỰC HIỆN
THỰC HIỆN
Trình bày sơ Nếu bạn có view bar được kích hoạt, bấm PERT chart
đồ PERT Nếu view bar không được kích hoạt
• Chọn View từ trình đơn
• Bấm PERT Chart
Lưu ý : PERT Chart có nhiều thành phần của những đường chéo và
không giống đến hệ thống logic của dự án
Điều chỉnh cỡ • Chọn Format từ trình đơn
của những • Bấm Box Styles
hộp PERT để • Chọn Boxes tab
dễ dàng điều • Trong ô Size, bấm mũi tên hướng xuống
chỉnh • Chọn Smallest (chỉ ID)
• Bấm OK
Màn hình của bạn trông giống như bên dưới
Chỉnh cách • Chọn View từ trình đơn
nhìn để xem • Bấm Zoom
dự án và bố • Chọn Entire project (hoặc phần trăm của sự chọn lựa)
cục in • Bấm OK
Bước 4 : Điều chỉnh và định dạng PERT Chart 18
Sắp xếp lại Chọn cách bố trí mối quan hệ giữa các nhiệm vụ :
PERT Chart • Chọn Format từ trình đơn
để nó thích • Bấm Layout
hợp với hệ • Dưới Links, chọn nút chọn không có những đường xiên
thống logic • Bấm OK
Sắp xếp lại những nhiệm vụ :
• Bấm nhiệm vụ bạn muốn chuyển
• Chuyển con chuột đến bì của hộp cho tới khi nó trở nên mũi tên
màu đen 4 đầu
• Ấn và giữ phím trái của chuột và kéo hộp đến vị trí đúng và thả
chuột
ộ Cảnh báo : nếu bạn ấn và giữ nút trái của chuột không có mũi tên 4 đầu, bạn có lẽ
vô ý tạo ra một nhiệm vụ mới hoặc nối hai nhiệm vụ lại với nhau. Bạn sẽ biết điều,
điều này xảy đến khi một đường kẻ chấm chấm xuất hiện, khi bạn kéo, một nhiệm
vụ mới được tạo ra.
Bước 5 : Trình ra đồ thị khối lượng công việc 19
Mục đích : đưa ra đồ thị hình thanh, trình ra cam kết nguồn lực riêng và chung
BƯỚC CÁCH THỰC HIỆN
THỰC HIỆN
Xem đồ thị Nếu bạn có view bar được kích hoạt, bấm Resource Graph
nguồn lự Nếu view bar chưa được kích hoạt :
riêng • Chọn View từ trình đơn
• Bấm Resource Graph
• Để xem nguồn lực khác, ấn phím Page Up hoặc Page Down
HOẶC
• Bấm chuột phải trong vùng tên và chọn Next Resource hoặc
Previous Resource
Màn hình trông giống như bên dưới
Ghi chú : Bạn cần điều chỉnh Timescale đến Months và Weeks lần nữa (Format,
Timescale)
Bước 5 : Trì nh ra đồ t hị khối lượng công việc 20
Bước thực Cách thực hiện
hiện
Xem đồ thị Bắt đầu từ Resource Graph (View, Resource Graph)
nguồn lực • Chọn Format từ trình đơn
chung của dự • Chọn Bar Styles
án • Chuyển con trỏ đến phía trái dưới Filtered Resources và
Overallocated resources
• Bấm mũi tên hướng xuống trong Show as
• Chọn Bar
• Điều chỉnh Color và Pattern đến yêu cầu của bạn
• Chuyển con trỏ đến Allocated resources và lập lại những bước
trên
• Chuyển con trỏ đến phía phải dưới Resource và Overallocated
resources
• Bấm mũi tên hướng xuống trong Show as
• Chọn Don't Show
• Chỉnh Color và Pattern đến yêu cầu của bạn
• Chuyển con trỏ đến Allocated resources và lập lại những bước
trên
• Bấm OK
Màn hình trông giống như bên dưới
Bước thực Cách thực hiện
hiện
Bắt đầu từ Resource Graph (View, Resource Graph)
• Chọn Format từ trình đơn
• Chọn Bar Styles
• Chuyển con trỏ đến phía trái dưới Filtered Resources và
Overallocated resources
• Bấm mũi tên hướng xuống trong Show as
• Chọn Bar
• Điều chỉnh Color và Pattern đến yêu cầu của bạn
Copyright by webtailieu.net