Để tổ chức sự kiện hiệu quả
Tham khảo tài liệu 'để tổ chức sự kiện hiệu quả', kinh doanh - tiếp thị, tổ chức sự kiện phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả
Để tổ chức sự kiện hiệu quả
Nguồn: abviet.com
Cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường khiến các công ty tổ chức sự kiện
ngày càng nâng tầm quan trọng của chuyên nghiệp hoá. Ai cũng nói mình chuyên
nghiệp. Chuyên nghiệp là phải làm được mọi thứ, từ thứ nhỏ nhất đến thứ lớn nhất
như làm kế hoạch, gửi giấy mời như thế nào, trình bày màu sắc sao cho phù hợp
công ty, sản phẩm, khách mời là ai, ăn gì, chỗ ngồi thế nào, khách quan trọng thì
đứng ra làm sao, bảo vệ an toàn thế nào. Tóm lại, phải hoàn hảo trong từng chi tiết
nhỏ.
Quản lý một sự kiện bao gồm quá trình hoạch định và kiểm soát về chi phí (cost),
công việc (content) và rủi ro (risk) đi kèm với những ràng buộc về luật pháp
(legal), văn hoá đạo đức (ethical) và những thay đổi không thể lường trước được ở
bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp.
Một Event luôn phải trải qua những “thủ tục“ cơ bản sau:
Hình thành chủ đề (theme) cho sự kiện:
Chủ đề này sẽ bị ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật
(regulation), khu vực tổ chức (site choice), văn hoá riêng của khách hàng (client
culture), nguồn lực (resource); và vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue),
cách thức phục vụ (catering), hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker),
cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo hiệu
ứng đặc biệt (audiovisual, special effects).
Viết chương trình (proposal):
Là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gởi đến khách
hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với
một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty
event với nhau. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của event
bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.
Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát:
Lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch
và có sự giám sát của các trưởng bộ phận.
Tổ chức sự kiện và theo dõi sự kiện:
Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công.
Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải
quyết tại chỗ.
Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal):
Dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair), thanh
toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…
Họp rút kinh nghiệm:
Sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về
quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút
kinh nghiệm cho những sự kiện sau. Nghe tưởng chừng đơn giản là thế, nhưng
công việc tổ chức event là một công việc khó. Nó đòi hỏi các công ty phải thực sự
tâm huyết với công việc mình đang làm. Hy vọng, với quy trình cụ thể những
người làm event ở Việt Nam khi biết rằng mọi người sẽ hiểu và đồng cảm với các
khách hàng của mình.
Click here Tổ chức sự kiện - bí quyết thành công:
Quảng bá sự kiện.
Không thể chỉ dựa vào việc điều hành, thực hiện một cuộc triển lãm sản phẩm mà
doanh nghiệp có thể nắm bắt được tất cả các cơ hội tiềm năng. Quá trình quảng bá
trước khi tổ chức sự kiện có thể nói là việc cần thiết và quan trọng nhất của hoạt
động tiếp thị hiện đại, nhờ đó doanh nghiệp có thể xác định được đối tượng khách
hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia. Đối với những sự kiện thương mại có sự
góp mặt của nhiều công ty khác nhau, bạn càng cần phải tổ chức hoạt động xúc
tiến và quảng bá rộng rãi nhằm tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách
hàng tham dự.
Thiết lập và theo sát các mối liên hệ.
Nếu triển lãm thương mại đang diễn ra, bạn hãy dồn hết sự tập trung vào “chất
lượng”, thay vì số lượng các lần gặp gỡ khách hàng. Sau khi kết thúc một sự kiện
thương mại như thế, bạn phải theo sát các mối liên hệ đã tạo dựng được để có thể
tạo ra lợi nhuận thực sự cho công ty. Việc này là cả một quá trình đòi hỏi sự tập
trung và kiên nhẫn. Đừng tiếp tục, nếu công ty của bạn chưa chuẩn bị kế hoạch
quản lý những mối liên hệ đó. Hãy làm việc này trước khi quyết định bỏ vốn để
đầu tư vào việc tổ chức một sự kiện khác.
Nhân lực là yếu tố quan trọng.
Nếu như các sự kiện thương mại là phương tiện quảng bá trực tiếp, thì yếu tố để
đạt được mục tiêu quảng bá chính là chủ thể tham gia ở cả hai phía: người được
truyền tải và người thực hiện việc truyền tải thông tin. Thành công sẽ nằm ở việc
xác định đúng đối tượng khách hàng và thuyết phục họ hưởng ứng bạn trong sự
kiện thương mại đó. Đồng thời, việc tuyển chọn, huấn luyện và tạo động lực tốt
cho đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu này
cũng không kém phần quan trọng.
Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh.
Đừng quá chú trọng vào các tiểu tiết mà bỏ quên mục tiêu chính. Tổ chức thực
hiện một sự kiện thương mại là một hoạt động cực kỳ phức tạp: nó phải vừa là một
cuộc triển lãm hàng hoá hấp dẫn, thu hút, vừa phải tạo được tinh thần hiếu khách,
đồng thời bảo đảm các yếu tố hậu cần cũng như vô số những công việc lặt vặt
khác.Tuy nhiên, đó cũng chỉ là một yếu tố, một thành phần trong toàn bộ chiến
lược tiếp thị, là phương tiện để hướng đến mục đích cuối cùng và chịu sự chi phối
của toàn bộ chiến lược.
Tham Khảo một số công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại VN
Veca là công ty chuyên nghiệp trong các lĩnh vực truyền thông & quảng bá thương
hiệu. Với thế mạnh hoạt động về cung cấp các dịch vụ gia tăng và phát triển
thương hiệu, tiếp thị mục tiêu. Sứ mệnh của chúng tôi là xây dựng, hỗ trợ các
doanh nghiệp Việt Nam trong việc quảng bá và phát triển thương hiệu nhằm tăng
khả năng cạnh tranh trong môi trường kinh doanh toàn cầu.
Dịch vụ truyền thông - PR - Sự Kiện
-Thực hiện các hoạt động PR: Tổ chức sự kiện, hội nghị khách hàng, lễ động thổ,
khai trương, lễ ra mắt sản phẩm mới, trình diễn đường phố, quan hệ cộng đồng,
quản trị và xử lý khủng hoảng…
-PR service: (tổ chức họp báo, soạn thảo thông cáo, quan hệ báo chí, công chúng,
đại diện truyền thông, sắp xếp các cuộc phỏng vấn, các phóng sự đặc biệt về
doanh nghiệp, tư vấn tiêu dùng…)
-Marketing: Kích hoạt nhãn hàng, đại diện tiếp thị, nghiên cứu thị trường, tư vấn
và thực hiện chiến lược marketing, tổ chức dùng thử và lấy ý kiến khách hàng ….
- Thiết kế thương hiệu (brand design):sáng tạo slogan, thiết kế logo, đặt tên
thương hiệu, thiết kế hệ thống nhận diện thương hiệu toàn diện. chuẩn hóa hệ
thống nhận diện, sứ mệnh, tầm nhìn.
- Creative: Sáng tạo các ý tưởng kịch bản, dàn dựng film quảng cáo (TVC), chụp
ảnh, sáng tạo ý tưởng, copy writer, các chương trình truyền thông.
