Công văn số 25/NV
Mục đích của bảng này nhằm giúp cơ quan Nhà nước các ngành, các cấp có tài liệu làm căn cứ xây dựng "bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện của cơ quan mình", để tiến hành công tác đánh giá trị tài liệu.
BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN TÀI LIỆU VĂN KIỆN MẪU *
(Ban hành theo Công văn số 25/NV ngày 10 tháng 9 năm 1975
của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng).
Mục đích của bảng này nhằm giúp cơ quan Nhà nước các ngành, các cấp có tài liệu làm căn cứ
xây dựng "bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện của cơ quan mình", để tiến hành công tác
đánh giá trị tài liệu.
I - QUY ĐỊNH CHUNG
1- Bảng thời hạn bảo quản này chỉ đề cập đến và chỉ xác định những loại tài liệu văn kiện có
tính chất phổ biến trong hoạt động quản lý của cơ quan Nhà nước về các mặt: lãnh đạo, chỉ
đạo, kiểm tra, kế hoạch, thống kê, tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, tài chính cấp phát (kế
toán tài vụ), văn thư, lưu trữ.
2- Những tài liệu văn kiện ghi chép và phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan được xác
định thành ba loại:
a) Loại quan trọng, phục vụ lâu dài cho hoạt động của cơ quan và có ý nghĩa lịch sử, có giá trị
bảo quản vĩnh viễn. Loại này thường là những tài liệu văn kiện về đường lối, chủ trương,
chính sách, chế độ, quy định, kế hoạch, báo cáo tổng kết, v.v.
b) Quan trọng, phục vụ lâu dài cho hoạt động của cơ quan, nhưng không có ý nghĩa lịch sử, có
giá trị bảo quản lâu dài (10 năm trở lên).
c) Không quan trọng, phục vụ cho đời sống sinh hoạt hàng ngày của cơ quan, có giá trị bảo
quản tạm thời (10 năm trở xuống).
Loại này thường là những tài liệu có tính chất hành chính, sự vụ: về cấp phát, thu chi, sửa chữa,
kiểm kê tài sản, v.v.
Hồ sơ tài liệu nhân sự, nói chung giữ lại một vài năm sau khi người cán bộ, nhân viên chết và
nếu không có vấn đề gì thì cho tiêu huỷ. Loại hồ sơ cá nhân có giá trị lịch sử, giữ vĩnh viễn.
3- Những tài liệu văn kiện không còn hoặc ít còn tác dụng phục vụ lâu dài hay tạm thời đối với
cơ quan, Hội đồng đánh giá cơ quan cần phối hợp với cơ quan lưu trữ Nhà nước (các kho và các
phòng lưu trữ Nhà nước trung ương và địa phương), các cơ quan hữu quan đánh giá giá trị tài
liệu. Những tài liệu có giá trị lịch sử và giá trị thực tiễn lâu dài đưa vào bảo quản tại kho lưu trữ
Nhà nước. Những tài liệu không có giá trị gì, thì loại ra tiêu huỷ.
4- Các cơ quan Nhà nước, các ngành, các cấp căn cứ vào "Bảng thời hạn bảo quản mẫu" kết
hợp với yêu cầu sử dụng tài liệu do mình làm ra mà quy định thời hạn bảo quản cần thiết phải
bảo quản đối với từng loại tài liệu cụ thể.
"Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện của cơ quan" làm ra, cần có sự đóng góp ý kiến của
tất cả các đơn vị trong cơ quan và cần phải được Thủ trưởng cơ quan và cơ quan lưu trữ cấp
trên chuẩn y.
5- "Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện của cơ quan" chỉ áp dụng cho tài liệu văn kiện
hình thành trong hoạt động của cơ quan kể từ ngày chính thức ban hành.
II - CẤU TẠO
6- Bảng này gồm 7 chương và được chia ra hơn 100 điều. Sáu chương đầu là tài liệu văn kiện
về chức năng hoạt động quản lý có tính chất phổ biến chung cho hoạt động của bất cứ một cơ
quan Nhà nước nào. Đó là các chương về:
1) Lãnh đạo, chỉ đạo và kiểm tra. Tất cả những tài liệu có tính chất lãnh đạo, chỉ đạo và kiểm
tra chung cho hoạt động của cơ quan, cho từng mặt hoạt động quản lý riêng đều được tập trung
về chương lãnh đạo, chỉ đạo và kiểm tra. Các chương khác sẽ không đề cập đến những tài liệu
này khi nêu những tài liệu cụ thể của từng chương;
2) Kế hoạch, thống kê: Ngoài việc nêu những tài liệu văn kiện mang đặc điểm của chương
trình, còn phải đảm bảo tính bao quát về kế hoạch, thống kê của các chương khác. Các chương
tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, tài chính cấp phát, văn thư, lưu trữ không cần đề cập đến
loại tài liệu kế hoạch, thống kê;
3) Tổ chức cán bộ;
4) Lao động tiền lương;
5) Tài chính cấp phát;
6) Văn thư, lưu trữ. Chương cuối cùng cũng là chương tài liệu chuyên môn riêng.
7- Chương tài liệu chuyên môn riêng đề cập những mặt, những vấn đề mang tính chất riêng
biệt mà các cơ quan khác không có. Ví dụ: cơ quan Bộ Nội thương, ngoài các chương về chức
năng chung, phổ biến đã nêu trên đây, còn cần đề cập đến vật giá, kinh doanh, hợp tác xã mua
bán, quản lý thị trường đảm bảo cung cấp đời sống xã hội, v.v.
Loại tài liệu phản ánh những vấn đề về hoạt động chuyên môn riêng của cơ quan, nhưng lại
được đề cập đến trong các chương thuộc chức năng hoạt động phổ biến như lãnh đạo, chỉ đạo,
kế hoạch, thống kê, báo cáo thì không phải lập lại trong chương tài liệu chuyên môn riêng.
Số Tên lọai tài liệu Thời hạn bảo quản
TT
I - LÃNH ĐẠO, CHỈ ĐẠO VÀ KIỂM TRA
A) Lãnh đạo, chỉ đạo:
Các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo của cơ quan cấp trên gửi như:
1
Nghị quyết, Quyết định, Nghị định, Thông tư, Chỉ thị, v.v.
a) Cơ quan phải chấp hành theo chức năng, nhiệm vụ chuyên Vĩnh viễn
môn của mình.
b) Không thuộc nhiệm vụ chuyên môn nhưng phải chấp hành. Tạm thời (cho đến
khi hết hiệu lực)
c) Nhận để biết Tạm thời, không
2
phải đưa vào hồ sơ
Bản thảo các văn bản để cấp trên ban hành như: bản thảo
Chỉ thị, Nghị quyết, Điều lệ, Chế độ, Nguyên tắc, Quy định,
v.v.
a) Đã được cấp trên ban hành (về những vấn đề quan trọng).
1. Cấp tối cao của Nhà nước (Quốc hội, Hội đồng Chính Vĩnh viễn
phủ, Phủ Thủ tướng) ban hành.
2. Cấp Bộ, ngang Bộ, Khu, thành, tỉnh Lâu dài
b) Đã được cấp trên ban hành (thuộc những vấn đề bình Tạm thời
thường)
c) Chưa được ban hành. Tạm thời (có ĐG)
Các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo do bản thân cơ quan ban hành Vĩnh viễn
3
như: Nghị quyết, Quyết định, Thông tư, Chỉ thị, v.v. (bản
chính).
Biên bản (ghi tay) các cuộc họp thường kỳ và bất thường
4
giữa ban lãnh đạo cơ quan với các cán bộ lãnh đạo các đơn vị
tổ chức trong cơ quan.
a) Về những vấn đề quan trọng liên quan đến chức năng Vĩnh viễn
nhiệm vụ của cơ quan.
b) Về những vấn đề bình thường khác. Tạm thời
Những văn bản thỉnh thị của cơ quan mình gửi cơ quan cấp
5
trên (và văn bản trả lời của cơ quan cấp trên) và cơ quan cấp
dưới gửi cơ quan mình (và văn bản trả lời của cơ quan mình)
a) Loại quan trọng thuộc nhiệm vụ, chức năng của cơ quan. Vĩnh viễn
b) Loại thường không thuộc nhiệm vụ, chức năng của cơ Tạm thời
quan.
Các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo của cơ quan cấp dưới gửi:
6
a) Xin phê chuẩn
1. Được duyệt Lâu dài. Từ điều này trở đi, tất cả những tài liệu mà cơ quan
cấp dưới đã lưu vĩnh viễn, thì khi gửi lên cơ quan cấp trên
chỉ cần giữ lâu dài hoặc tạm thời. Nguyên tắc này chỉ thực
hiện đối với các cơ quan cùng nộp tài liệu vào một hệ thống
kho nhất định của Nhà nước. Ví dụ: Kho lưu trữ TW; kho
lưu trữ địa phương. Trường hợp ngược lại, thì phải bảo
quản vĩnh viễn ở cả hai cơ quan.
2. Không được duyệt Tạm thời (sau 5 năm
ĐG)·
b) Để báo cáo Tạm thời
Các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo do cơ quan ngang cấp ban
7
hành:
a) Cơ quan phải chấp hành Tạm thời (hết hiệu
lực có thể loại huỷ
hoặc chuyển làm tư
liệu tham khảo).
b) Loại để biết Tạm thời
Công văn giấy tờ hình thành do việc ra các văn bản lãnh đạo,
8
chỉ đạo:
a) Loại quan trọng.
1. Cơ quan thảo Lâu dài
2. Cơ quan khác Tạm thời
b) Loại bình thường Tạm thời
Chương trình, kế hoạch công tác hằng năm và nhiều năm của Vĩnh viễn
9
cơ quan (phương án, đề án, đề cương).
Chương trình, kế hoạch công tác hằng năm và nhiều năm của
10
cơ quan cấp dưới gửi (tổng hợp nhiều mặt).
a) Để phê duyệt Lâu dài
b) Để biết Tạm thời
Tài liệu các hội nghị sơ kết, tổng kết công tác.
11
a) Của cơ quan
1. Tổng kết Vĩnh viễn
2. Sơ kết 6 tháng Lâu dài
Tạm thời
3. Quý, tháng
b) Của các đơn vị tổ chức trong cơ quan:
1. Tổng kết Lâu dài
2. Sơ kết 6 tháng, quý Tạm thời
Tài liệu các hội nghị sơ kết, tổng kết công tác của cơ quan
12
cấp dưới gửi:
a) Tổng kết Lâu dài
b) Sơ kết 6 tháng, quý Tạm thời
B) Kiểm tra, thanh tra:
Tài liệu kiểm tra việc thực hiện các chế độ, luật pháp, chủ
13
trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước.
a) Cơ quan tiến hành Vĩnh viễn
b) Cơ quan được kiểm tra nt
c) Các cơ quan cấp dưới gửi đến
1. Loại quan trọng Lâu dài
2. Loại thường Tạm thời
Đơn từ khiếu tố của nhân dân, tài liệu điều tra và giải quyết.
14
a) Loại đặc biệt quan trọng Vĩnh viễn
b) Loại quan trọng Lâu dài
c) Bình thường Tạm thời
II - KẾ HOẠCH, THỐNG KÊ
A) Kế hoạch:
Chỉ tiêu pháp lệnh của kế hoạch lâu dài, kế hoạch từng năm
15
do cơ quan cấp trên gửi.
a) Phải chấp hành Vĩnh viễn
b) Tham khảo Lâu dài
Tài liệu cơ sở giúp cho việc xây dựng kế hoạch nhiều năm và
16
kế hoạch từng năm do cơ quan lập:
1. Kế hoạch nhiều năm Vĩnh viễn
2. Kế hoạch từng năm Vĩnh viễn
Các loại kế hoạch do cơ quan làm ra:
17
a) Kế hoạch nhiều năm và từng năm Vĩnh viễn
b) Kế hoạch 6 tháng Lâu dài
c) Kế hoạch quý, tháng Tạm thời
Công văn trao đổi về việc lập, bổ sung điều chỉnh kế hoạch
18
a) Nhiều năm Lâu dài
b) Từng năm Tạm thời
Các loại kế hoạch do cấp dưới gửi lên
19
a) Kế hoạch nhiều năm và từng năm Lâu dài
b) Kế hoạch 6 tháng Tạm thời (ĐG nếu
không có KH từng
năm, giữ kế hoạch 6
tháng.
Các điều tương tự
khác cũng vậy)
Báo cáo thực hiện các loại kế hoạch.
20
a) Của cơ quan;
1. Nhiều năm và từng năm Vĩnh viễn
2. 6 tháng Lâu dài
Tạm thời
3. Quý, tháng
b) Của các đơn vị tổ chức trong cơ quan:
1. Hằng năm Lâu dài
Tạm thời
2. 6 tháng
Báo cáo thực hiện các loại kế hoạch của cơ quan cấp dưới
21
gửi:
a) Nhiều năm và từng năm Lâu dài
Tạm thời
b) 6 tháng
B) Thống kê:
Các loại biểu, báo cáo thống kê do cơ quan lập:
22
a) Nhiều năm và từng năm Vĩnh viễn
b) 6 tháng Lâu dài
Tạm thời
c) Qúy, tháng
Các loại biểu, báo cáo thống kê của cơ quan cấp dưới gửi:
23
a) Nhiều năm và từng năm Lâu dài
Tạm thời
b) 6 tháng, quý
Các loại biểu, báo cáo thống kê điều tra không định kỳ.
24
a) Do cơ quan lập Vĩnh viễn
b) Do cơ quan cấp dưới gửi Lâu dài
c) Loại bình thường Tạm thời
Công văn giấy tờ trao đổi về kế hoạch, về thống kê.
25
a) Loại quan trọng do cơ quan lập Lâu dài
b) Loại bình thường do cơ quan lập Tạm thời
c) Loại cơ quan cấp dưới gửi Tạm thời
III - TỔ CHỨC VÀ CÁN BỘ
A) Tổ chức:
Điều lệ, chế độ, nguyên tắc và những tài liệu thuyết minh
26
khác về biên chế, tổ chức cơ quan và các đơn vị tổ chức trực
thuộc hệ thống cơ quan chủ quản ngành và cơ quan.
a) Cơ quan lập Vĩnh viễn
b) Cơ quan khác gửi Lâu dài
1. Để thi hành Lâu dài
2. Để biết Tạm thời
Đề án và biên chế tổ chức cơ quan, biên chế tổ chức ngành.
27
a) Đã được phê chuẩn Vĩnh viễn
b) Chưa được phê chuẩn Tạm thời (hết thời
hạn ĐG)
Sơ đồ tổ chức hành chính, cơ quan, danh sách cơ quan đơn vị
28
tổ chức trực thuộc và danh sách biên chế cán bộ, nhân viên
của cơ quan, của ngành.
a) Của ngành Vĩnh viễn
b) Của cơ quan Lâu dài
Báo cáo, Quyết định, Nghị định, Biên bản về thành lập cải tổ,
29
đổi tên, giải thể, sát nhập cơ quan, khu vực hành chính.
a) Cơ quan quyết định và duyệt Vĩnh viễn
b) Cơ quan phải chấp hành Lâu dài
c) Cơ quan để biết Tạm thời
Tài liệu cơ quan cấp dưới gửi lên xin ý kiến phê duyệt và báo
30
cáo về các vấn đề tổ chức cơ quan, ngành đề cập đến trong
điều 26, 27, 28, 29, 30.
a) Loại quan trọng thuộc phạm vi chức năng cơ quan giải Lâu dài
quyết.
b) Loại không quan trọng và để biết Tạm thời
Báo cáo, Nghị quyết, Quyết định và những tài liệu quan trọng
31
khác kèm theo (danh sách, hồ sơ) về việc tổ chức các đoàn ra
nước ngoài tham quan thực tập, học, dự hội nghị, hội chợ,
v.v.
a) Cơ quan lập Vĩnh viễn
b) Cơ quan khác Tạm thời
Báo cáo tổng kết, Quyết định của Ban giám khảo và những
32
tài liệu kèm theo về tổ chức và tiến hành các kỳ thi lựa chọn
về các mặt hoạt động sản xuất (thi thợ giỏi, v.v.) khoa học
kỹ thuật, văn hoá, nghệ thuật, v.v..
a) Cơ quan lập và duyệt Vĩnh viễn
b) Cơ quan để biết Tạm thời
Các loại báo cáo tổng kết, báo cáo chuyên đề, biên bản hội
33
nghị, các bài phát biểu tham khảo về tổ chức cơ quan, tổ
chức ngành.
a) Cơ quan lập Vĩnh viễn
b) Cơ quan cấp dưới gửi để báo cáo
1. Quan trọng Lâu dài
2. Bình thường Tạm thời
Công văn giấy tờ trao đổi về việc ra các chế độ, quy định
34
nguyên tắc và giải quyết các vấn đề về tổ chức.
a) Cơ quan lập
1. Loại quan trọng Lâu dài
2. Loại bình thường và để biết Tạm thời
b) Cơ quan dưới gửi
1. Quan trọng Lâu dài
2. Loại bình thường Tạm thời
B) Cán bộ:
Quy hoạch về đào tạo, bồi dưỡng, phân phối và sử dụng cán
35
bộ, công nhân viên.
a) Cơ quan lập Vĩnh viễn
b) Cơ quan phê duyệt Lâu dài
c) Để biết Tạm thời
Báo cáo, biên bản các hội nghị tổng kết, sơ kết chuyên đề về
36
công tác cán bộ công nhân viên chức (đào tạo, bồi dưỡng,
giáo dục, thay đổi thành phần, v.v..)
a) Loại tổng kết, chuyên đề Vĩnh viễn
b) Sơ kết 6 tháng Tạm thời
c) Cơ quan cấp dưới gửi
1. Quan trọng Lâu dài
2. Bình thường để biết Tạm thời
Hồ sơ lý lịch cán bộ (lý lịch, quyết định điều động, thuyên
37
chuyển, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, nâng bậc, nâng lương,
nhận xét hàng năm v.v.)
a) Cán bộ nhân viên bình thường Lâu dài (trên 60 năm)
b) Cán bộ cao cấp, anh hùng, chiến sĩ thi đua (toàn quốc) và Vĩnh viễn
những người có liên quan đến những sự kiện quan trọng.
Công văn giấy tờ trao đổi về những vấn đề có liên quan đến
38
cán bộ công nhân viên chức.
a) Loại quan trọng Lâu dài
b) Loại bình thường Tạm thời
IV - LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG
A) Tuyển lựa nhân viên:
Quyết định, Điều lệ và hợp đồng, tiêu chuẩn về tuyển nhân
39
lực theo kế hoạch
a) Cơ quan lập Vĩnh viễn
b) Cơ quan khác Lâu dài (khi hết hiệu
lực)
Báo cáo hằng năm và tổng hợp nhiều năm về việc điều hoà,
40
quản lý, sử dụng, bổ sung lực lượng lao động của cơ quan.
a) Cơ quan lập Vĩnh viễn
b) Cơ quan cấp dưới gửi
1. Quan trọng Lâu dài
2. Bình thường Tạm thời
Công văn giấy tờ trao đổi về việc tuyển, điều hoà, thuyên Tạm thời
41
chuyển công nhân giữa cơ quan, nhà máy, công nông trường,
xí nghiệp.
B) Định mức kỹ thuật và tiền lương:
Điều lệ, nguyên tắc, chế độ, thể lệ và những tài liệu khác
42
(thuyết minh, giải thích) về định mức kỹ thuật, định mức tiền
lương.
a) Cơ quan lập Vĩnh viễn
b) Cơ quan phê duyệt Lâu dài
c) Cơ quan khác Tạm thời (Khi hết
hiệu lực pháp lý ĐG)
Tổng kết định mức về sản xuất, thông báo và biểu đồ về
43
thực hiện mức năng suất hiện hành, về tính thời gian, lao
động.
a) Cơ quan lập Vĩnh viễn
b) Cơ quan khác Tạm thời (ĐG)
Công văn về việc dự thảo các văn bản như: Điều lệ, nguyên
44
tắc, chế độ, định mức lao động, về việc định mức và tiến
hành đo thời gian lao động, về việc thực hiện mức năng suất
hiện hành, v.v.
a) Trao đổi những vấn đề quan trọng Lâu dài
b) Bình thường Tạm thời
Các bản quy định về bậc thang lương, định mức lương và
45
những tài liệu dự thảo ra các loại này.
a) Cơ quan lập Vĩnh viễn
b) Cơ quan biết để thi hành Tạm thời (khi hết
hiệu lực pháp lý)
Công văn trao đổi về việc thực hiện chế độ tiền lương, tiền Tạm thời
46
công, trả lương ngày nghỉ, ngày lễ, làm việc ngoài giờ.
C) Bảo hộ lao động:
Chế độ nguyên tắc về bảo hộ lao động, kỹ thuật an toàn lao
47
động và vệ sinh công nghiệp.
a) Cơ quan lập Vĩnh viễn
b) Cơ quan phê duyệt Lâu dài
c) Cơ quan có trách nhiệm thi hành Tạm thời (khi hết
hiệu lực pháp lý)
Các tiêu chuẩn, biện pháp về kỹ thuật an toàn và vệ sinh công
48
nghiệp.
a) Cơ quan lập (quan trọng) Vĩnh viễn
b) Cơ quan lập (bình thường) Lâu dài
c) Cơ quan có trách nhiệm thi hành Tạm thời (khi hết
thời hạn hiệu lực)
Tổng kết hằng năm, nhiều năm về các tai nạn lao động và
49
những trường hợp không may xảy ra.
a) Cơ quan lập Vĩnh viễn
b) Cơ quan để biết Tạm thời
Sổ đăng ký các tai nạn lao động và các trường hợp không may
50
xảy ra (ở các xí nghiệp, công nông trường, v.v.).
a) Cơ quan lập Vĩnh viễn
b) Hồ sơ về các vụ tai nạn lao động Lâu dài (vụ nghiêm
trọng vĩnh viễn)
Công văn giấy tờ trao đổi về việc dự thảo các văn bản như
51
chế độ, nguyên tắc, quy định về bảo hộ lao động, về các tai
nạn lao động xảy ra, v.v.
a) Cơ quan lập về những vấn đề quan trọng Lâu dài
b) Cơ quan khác Tạm thời
Báo cáo, biên bản hội nghị, kết luận và biên bản điều tra về
52
việc được xác định tính chất có hại sức khoẻ và sản xuất và
việc giảm bớt giờ làm vì tính chất có hại cho sức khoẻ.
a) Cơ quan lập Vĩnh viễn
D) Thi đua:
Quyết định lời kêu gọi về tổ chức thi đua xã hội chủ nghĩa,
53
tiêu chuẩn về thi đua xã hội chủ nghĩa của cơ quan.
a) Cơ quan lập Vĩnh viễn
b) Cơ quan khác Tạm thời (khi thay
đổi tiêu chuẩn mới)
Báo cáo, Kết luận, Biên bản và những tài liệu khác về giám
54
định và nghiên cứu các quá trình lao động của những ngươì
tiên tiến và những người phát minh cải tiến trong sản xuất.
a) Cơ quan lập Vĩnh viễn
b) Cơ quan khác Lâu dài
Biên bản hội nghị, Bản ghi tốc ký các cuộc đại hội, hội nghị
55
của các anh hùng, chiến sĩ thi đua toàn quốc, toàn ngành và
của những người tiên tiến trong sản xuất.
a) Cơ quan triệu tập Vĩnh viễn
b) Gửi cơ quan khác Tạm thời
Báo cáo tổng kết hằng năm về kết quả thi đua xã hội chủ
56
nghĩa, danh sách (kèm theo thành tích, sơ yếu lý lịch các đội,
cá nhân đạt danh hiệu thi đua xã hội chủ nghĩa (anh hùng,
chiến sĩ thi đua toàn quốc)
a) Cơ quan lập Vĩnh viễn
b) Gửi cơ quan để biết, tham khảo Tạm thời
E) Tổ chức lao động:
Báo cáo, tổng kết về các biện pháp nâng cao hiệu suất lao
57
động.
a) Cơ quan lập Vĩnh viễn
c) Cơ quan khác Tạm thời
Các hợp đồng tập thể đã được duyệt, các biên bản về việc
58
thực hiện các hợp đồng tập thể ở các cuộc họp công nhân
viên chức, báo cáo và thông báo tin tức về việc thực hiện hợp
đồng.
a) Cơ quan lập Tạm thời (khi hết
hiệu lực)
Đề nghị của công nhân viên chức về các biện pháp nâng cao
59
năng suất lao động được chấp nhận.
a) Cơ quan quản lý Vĩnh viễn
b) Cơ quan xét duyệt Lâu dài
c) Cơ quan khác Tạm thời
Báo cáo, Biên bản, Lời phát biểu tham luận của các hội nghị,
60
chuyên đề về nâng cao năng suất lao động, tổ chức cải tiến
lề lối làm việc, trao đổi kinh nghiệm về sản xuất, về lãnh
đạo và quản lý, v.v.
a) Cơ quan lập Vĩnh viễn
b) Cơ quan khác Tạm thời
G) Hoạt động phát minh sáng chế:
Các quyết định, quy định về tổ chức và tiến hành lựa chọn
61
những phát minh và sáng chế tốt nhất, những ý kiến hợp lý
hoá tốt nhất.
a) Cơ quan lập Vĩnh viễn
b) Gửi cơ quan làm căn cứ thi hành Tạm thời (Khi hết
hiệu lực)
Những đề nghị phát minh sáng chế và hợp lý hoá được chấp
62
nhận, các kết luận và ý kiến nhận xét về những đề nghị đó
(có kèm theo biên bản xét duyệt).
a) Cơ quan quản lý Vĩnh viễn
b) Cơ quan xét duyệt Vĩnh viễn
c) Cơ quan khác Tạm thời (ĐG)
Những đề nghị phát minh sáng chế và hợp lý hoá bị đình hoãn
63
vì không được tiết kiệm và không thực hiện được do trình độ
kỹ thuật còn lạc hậu.
a) Cơ quan quản lý
1. Về vấn đề lớn, quan trọng Vĩnh viễn
2. Thông thường Tạm thời (hết thời
hạn ĐG)
Sổ đăng ký các đề nghị phát minh và hợp lý hoá, kế hoạch
64
thực hiện các phát minh, hợp lý hoá đã được chấp nhận.
a) Cơ quan quản lý Vĩnh viễn
b) Cơ quan phê duyệt Vĩnh viễn
Biên bản, báo cáo các cuộc hội nghị tổng kết chuyên đề về
65
phát minh sáng chế (về việc áp dụng, trao đổi kinh nghiệm,
lãnh đạo, chỉ đạo, v.v.)
a) Cơ quan lập Vĩnh viễn
b) Cơ quan khác Tạm thời
Công văn trao đổi về việc tổ chức hoạt động phát minh sáng
66
chế.
a) Về vấn đề quan trọng Lâu dài
b) Về những vấn đề thông thường Tạm thời
Nguyên tắc, chế độ, chính sách về bảo hiểm xã hội (hưu trí,
67
thương binh, tử tuất, mất sức, v.v.).
a) Cơ quan lập Vĩnh viễn
b) Cơ quan chịu trách nhiệm thi hành Tạm thời (khi hết
thời hạn hiệu lực)
Biên bản hội nghị của các Uỷ ban xét cấp, tăng, giảm, bỏ tiền
68
trợ cấp, quy định thời gian lao động.
a) Cơ quan lập Vĩnh viễn
b) Cơ quan khác Tạm thời
Hồ sơ của những người được xét bảo hiểm xã hội. Bảo quản như hồ sơ
69
cá nhân cán bộ, nhân
viên.
Sổ đăng ký tên người hưởng lương hưu trí và nhận tiền trợ
70
cấp.
a) Cơ quan lập Vĩnh viễn
Báo cáo hằng năm và nhiều năm về tình hình thực hiện chế
71
độ chính sách bảo hiểm xã hội.
a) Cơ quan lập Vĩnh viễn
b) Cơ quan khác Tạm thời
Đơn từ khiếu nại của những người được bảo hiểm xã hội.
72
a) Về những vấn đề nghiêm trọng Lâu dài
b) Bình thường Tạm thời
Công văn trao đổi về việc hưu trí, bảo hiểm xã hội, trợ cấp,
73
v.v.
a) Cơ quan lập
V - KẾ TOÁN TÀI VỤ (đơn vị hành chính sự nghiệp)
Các báo cáo kế toán cùng các bảng giải thích, thuyết minh.
74
Vĩnh viễn
Năm
Quý Lâu dài
Tạm thời
Tháng
Các báo cáo về cấp phát tài chính:
75
Vĩnh viễn
Năm
Quý Lâu dài
Tạm thời
Tháng
Quyết định xét duyệt báo cáo quyết toán của cơ quan cấp trên
76
Vĩnh viễn
Năm
Quý Lâu dài
Quyết định về thanh lý tài sản và báo cáo tình hình thanh lý tài Vĩnh viễn
77
sản cùng với bảng phụ lục và thuyết minh.
Nhật ký sổ cái, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ cái và bảng cân
78
đối tài khoản, sổ cái và các nhật ký chứng từ (tuỳ theo các
hình thức kế toán áp dụng ở đơn vị).
Mẫu chữ ký
79 Lâu dài
Lý lịch tài sản cố định Vĩnh viễn
80
Biên bản giao nhận tài sản cố định Vĩnh viễn
81
Sổ quỹ Vĩnh viễn
82
Các chứng từ về hạch toán quỹ tiền mặt, phiếu thu, phiếu
83
chi, báo cáo quỹ, các chứng từ gốc có liên quan tới việc thu
chi quỹ tiền mặt, biên bản kiểm tra quỹ tiền mặt, biên bản
kiểm kê quỹ và các chứng khoán có giá trị như tiền, biên bản
kiểm tra quỹ.
Lâu dài
Sổ theo dõi tiền tạm ứng, các báo cáo thanh toán tiền mặt
84
tạm ứng và các chứng từ gốc có liên quan tới việc xuất tiền
tạm ứng, chi tiêu và thanh toán tiền tạm ứng. Tạm thời
Bảng tính lương và thanh toán tiền lương cho công nhân viên Tạm thời
85
chức trong đơn vị.
Quyết định, bản kê và bản sao về các khoản khấu trừ lương. Tạm thời
86
Quyết định điều động, thôi trả lương, nâng cấp, nâng bậc,
87
quyết định về bồi thường vật chất, quyết định của các toà án
về bồi thường tài sản và khấu trừ lương. Tạm thời
Bảng chấm công và các chứng từ gốc có liên quan tới việc Tạm thời
88
tính lương.
Bảng thanh toán làm đêm, thêm giờ, bảng thanh toán bồi Tạm thời
89
dưỡng nóng, độc hại.
Những tài liệu và chứng từ về thanh toán bảo hiểm xã hội,
90
bảng thanh toán trợ cấp bảo hiểm xã hội, phiếu trợ cấp bảo
hiểm xã hội, các chứng từ của bệnh viện, cơ quan y tế, các
chứng từ khác có liên quan tới việc thanh toán và trợ cấp bảo
hiểm xã hội.
Tạm thời
Bản sao về các khoản tiền trợ cấp thôi việc, mất sức, hưu trí. Tạm thời
91
Biên bản, báo cáo thanh tra, kiểm tra tài chính, kế toán của
92
các cơ quan tài chính, ngân hàng, cơ quan chủ quản cấp trên
và của bản thân đơn vị (đối với các đơn vị phụ thuộc)
Tạm thời
Biên bản, các phụ lục thuyết minh khi bàn giao thủ kho, thủ
93
quỹ, kế toán trưởng và những người phụ trách vật chất khác.
Biên bản về tình hình xảy ra tai nạn lao động, sự cố hư hỏng Bảo quản cho đến
94
thiết bị máy móc, các vụ biên thu vật tư tài sản và các sự cố khi công việc giải
quyết xong (ĐG)
khác.
VI - VĂN THƯ, LƯU TRỮ
Những quy định của cơ quan về công tác công văn giấy tờ và
95
công tác lưu trữ.
a) Cơ quan lập
1. Quan trọng Vĩnh viễn
2. Bình thường Lâu dài (thay đổi quy
định)
b) Cơ quan phê duyệt Lâu dài
Sổ đăng ký công văn đi, đến
96
a) Loại Chỉ thị, Nghị quyết, Thông tư, Quyết định. Lâu dài
b) Loại mật Lâu dài
c) Các loại công văn khác Lâu dài (nơi nào
không chia làm ba
loại thì lưu lâu dài cả
sổ đăng ký CV)
Tập công văn đi
97
a) Loại Chỉ thị, Nghị quyết, Thông tư, Quyết định. Lâu dài (có thể lưu
vĩnh viễn)
b) Mật Lâu dài
c) Loại bình thường Tạm thời
Báo cáo cơ quan về công tác văn thư, công tác lưu trữ.
98
a) Hằng năm, nhiều năm. Lâu dài (có thể lưu
vĩnh viễn)
b) Hằng quý, 6 tháng. Tạm thời
Tài liệu các hội nghị tổng kết công tác văn thư, lưu trữ của Vĩnh viễn
99
ngành, của cơ quan.
Mục lục hồ sơ đã chỉnh lý và mục lục hồ sơ nộp kho lưu trữ Vĩnh viễn
100
Nhà nước cấp trung ương và địa phương.
Danh mục hồ sơ, sổ sách xuất nhập, tra tìm tài liệu lưu trữ.
101 Lâu dài
Công văn trao đổi về công tác công văn giấy tờ và công tác Tạm thời
102
lưu trữ.
VII - TÀI LIỆU CHUYÊN MÔN RIÊNG
Chương này như phần hướng dẫn trên đã quy định, các cơ
quan tự biên soạn lấy.
Lấy ví dụ loại tài liệu về những vấn đề chuyên môn riêng
của Bộ Nội thương. Ngoài những tài liệu về những vấn đề
nội thương đã được đề cập đến trong các chương lãnh đạo,
chỉ đạo, kế hoạch, thống kê, báo cáo, còn đề cập đến tài liệu
cụ thể của các vấn đề về vật giá, kinh doanh, hợp tác mua
bán, cải tạo, quản lý thị trường, bảo đảm cung cấp XH (ăn
uống, tiêu dùng, v.v.) mà các chương trên chưa đề cập đến.
A - Về vật giá bao gồm những vấn đề:
Tổ chức, nhiệm vụ, phân công, phân cấp giá.
1
Sổ tổng kết và phương hướng nhiệm vụ của Công ty giá
2
3 Các chính sách giá
Thống kê giá
4
Giá hàng công nghệ phẩm tiêu dùng
5
Giá về hàng công nghệ phẩm phục vụ sản xuất.
6
Giá nông sản.
7
B - Về kinh doanh bao gồm những vấn đề:
Quản lý về tem phiếu
1
Vận tải phục vụ kinh doanh
2
Chính sách thương nghiệp phục vụ đời sống
3
Chính sách, chế độ cung cấp hàng hoá
4
Về vấn đề kinh doanh hàng hoá nông sản, thực phẩm và ăn
5
uống.
Kinh doanh công nghệ phẩm
6
Sản xuất các mặt hàng thủ công nghiệp
7
C - Cải tạo, quản lý thị trường:
Cải tạo công thương nghiệp tư bản tư doanh
1
Cải tạo tiền lương
2
Chính sách thuế công thương nghiệp
3
Quản lý thị trường
4
Quản lý thị trường chung, chống đầu cơ buôn lậu, ăn cắp.
5
Quản lý thị trường theo ngành hàng
6
Quản lý chợ nông thôn và thành phố
7
Xử lý hành chính chống làm ăn phi pháp
8
Đăng ký nhãn hiệu thương phẩm
9
Quản lý thị trường trong những ngày lễ tết
10
D - Hợp tác mua bán:
Phương án, đề án trong ngành hợp tác xã mua bán.
1
Tỉ lệ hoả hồng
2
Chỉ đạo giá hàng hợp tác xã mua bán
3
Quan hệ đối ngoại
4
E - Kỹ thuật thương nghiệp:
1 Kho tàng
Kỹ thuật bảo quản hàng hoá
2
Xác định phẩm chất
3
Đo lường
4
5 Bao gói.
