CHÖÔNG 3: CHÖÔNG TRÌNH TRUYEÀN
THOÂNG HIEÄU QUAÛ
(Effective Communication)
1. Truyeàn thoâng laø gì?
2. Qui trình thu thaäp, chuyeån tieáp, xöû lyù
vaø löu tröõ thoâng tin
3. Caùc raøo caûn trong quaù trình truyeàn
thoâng
Th.S. DINH TIEN MINH 1
Ñeå ñaït ñöôïc hieäu quaû cao trong hoaït
ñoäng truyeàn thoâng, chuyeân vieân PR
caàn reøn luyeän 3 kyõ naêng sau:
1. Bieân soaïn vaø hieäu ñính (Writing/
Editing → News Releases, Reports)
2. Noùi chuyeän thuyeát trình (Speaking/
Presenting → Meetings, Speeches)
3. Töông taùc, ñieàu khieån ñoäïi nhoùm
Interacting → Seminars/ Conferences
Th.S. DINH TIEN MINH 2
1
Kyõ naêng 1: Bieân soaïn
Haõy vieát moät baøi ngaén (khoaûng 50 töø) ñeå
ñaêng treân baùo Tieáp Thò veà moät loaïi nöôùc
röûa cheùn/ maùy nghe nhaïc MP3 theá heä môùi
seõ ñöôïc tung ra thò tröôøng vaøo thaùng
11/2005. (10 phuùt)
Th.S. DINH TIEN MINH 3
Kyõ naêng 1: Hieäu ñính
Haõy ñoïc thaät kyõ caâu chuyeän döôùi ñaây vaø
haõy hoaøn toaøn tin töôûng vaøo nhöõng gì
ñöôïc keå. Chæ coù vaøi choå trong caâu chuyeän
laø hôi mô hoà.
Th.S. DINH TIEN MINH 4
2
Tuaán meät ñöø khi tôùi nôi. Xe bus ñi gì maø laâu
theá……
Anh maëc aùo blue vaøo thaät nhanh. Duõng ñi ngang
qua vaø chaøo Tuaán.
-Toái hoâm qua anh coù xem phim khoâng ?
-Anh bieát ñaáy, toâi ñaâu coù khoaùi phim Vieãn Taây
cao boài
-Phim heát treã gheâ …… AØ, maø naøy anh bieát
khoâng, seáp ñaõ ñeà caäp vôùi toâi veà vaán ñeà ñi treã
ñaáy.
-Vaäy sao ?
-Ñöông nhieân laø oâng ta khoâng haøi loøng roài.
-Toâi noùi laø sau leã chaéc moïi chuyeän seõ khaù hôn.
-Chaéc chaén roài … Thoâi ñi laøm nheù.
Tuaán ñi vaøo xöôûng B. Ñoàng hoà treo töôøng chæ 6h.
Th.S. DINH TIEN MINH 5
Baây giôø, haõy ñoïc laïi nhöõng lôøi khaúng ñònh
ñöôïc ñaùnh soá döôùi ñaây. Suy nghó xem
nhöõng lôøi khaúng ñònh ñoù ÑUÙNG, SAI hay
PHAÛI XEM LAÏI vaø ghi vaøo giaáy.
Ñ neáu baïn chaéc laø hoaøn toaøn ñuùng.
S neáu baïn chaéc laø hoaøn toaøn sai.
? Neáu baïn phaân vaân giuõa ñuùng vaø sai.
Khi baét tay vaøo laøm, baïn baét ñaàu töø treân
xuoáng theo thöù töï, khoâng quay ngöôïc leân
treân ñeå söûa loãi vaø khoâng ñoïc laïi nhöõng caâu
ñaõ traû lôøi roài.
Th.S. DINH TIEN MINH 6
3
1. Tuaán laø ñoác coâng
2. Coâng vieäc cuûa Tuaán baét ñaàu sôùm
3. Buoåi saùng, anh ta meät khi tôùi nôi
4. Nhaø anh ta ôû xa cô quan
5. Hoâm ñoù, anh ta ñi laøm treã
6. Toái hoâm tröôùc, anh khoâng xem phim
7. Seáp khoâng haøi loøng vì nhaân vieân ñi laøm treã
8. Tình huoáng naøy dieãn ra vaøo thaùng gieâng
9. Tuaán laøm vieäc ôû xöôûng B
10.Tuaán vaøo xöôûng luùc 6 giôø
Th.S. DINH TIEN MINH 7
Baây giôø, haõy vieát laïi caâu chuyeän cho hoaøn
chænh ñeå ngöôøi ñoïc khoâng caûm thaáy nghi
ngôø, khoù hieåu ôû moät vaøi ñieåm naøo ñoù.
Th.S. DINH TIEN MINH 8
4
Kyõ naêng 2: Noùi chuyeän thuyeát trình
Nhiệt tình
Bạn không thể thuyết phục được người khác nếu trình
bày vấn đề một cách miễn cưỡng, thiếu sự nhiệt tình, như
thể đang phải "trả bài''.
Hãy đặt hết niềm tin vào sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn
đang chào bán và truyền niềm tin đó đến khách hàng bằng
nhiệt tình của chính mình.
Lưu ý rằng nhiệt tình không có nghĩa là phải nói nhanh
hay nói lớn, mà điều quan trọng là phải trình bày vấn đề
một cách sinh động và có tính thuyết phục cao.
Th.S. DINH TIEN MINH 9
Đơn giản
Đừng dùng những từ quá kêu hay mang tính thuật ngữ
chuyên môn sâu trong khi trình bày. Nếu khách hàng
không hiểu điều bạn nói, họ sẽ chẳng lưu lại ấn tượng gì
những sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn đang chào bán.
Trường hợp tệ hơn, họ có thể chán nản bực dọc.
Hãy trình bày vấn đề một cách đơn giản, rõ ràng, chính
xác và dễ hiểu. Nên sử dụng những ngôn ngữ mà bạn
thường dùng và tỏ ra tự nhiên như "bạn đang là chính
mình''.
Th.S. DINH TIEN MINH 10
5
Thường xuyên kiểm tra phản ứng của người
nghe
Một buổi thuyết trình nếu có hiệu quả và thành công,
thường thì phải có sự tương tác qua lại giữa người nói và
người nghe.
Trong khi trình bày, bạn nên thường xuyên hỏi lại người
nghe xem họ đã hiểu rõ chưa và có vấn đề gì cần thắc mắc,
trao đổi thêm hay không.
Th.S. DINH TIEN MINH 11
Giao tiếp bằng mắt
Một buổi thuyết trình là một cuộc hội thoại với nhiều
người và tất cả mọi người cần phải được đón nhận sự quan
tâm như nhau.
Không nên chỉ nhìn vào một người nào đó mà bạn nghĩ
rằng là nhân vật quan trọng. Cũng không nhất thiết phải
bận tâm đến chuyện ai là nhân vật chủ chốt hoặc ai là
người có tầm ảnh hưởng đến việc ra quyết định mua sản
phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
Th.S. DINH TIEN MINH 12
6
Đặt mình vào vị trí của người nghe
Để bài thuyết trình thêm phần thú vị và đem đến cho
người nghe nhiều thông tin cần thiết, ngoài nội dung, bạn
cần để ý đến thời lượng của buổi thuyết trình.
Hãy đặt mình vào vị trí của người nghe để xác định
mình cần nói điều gì. Nên nhớ rằng, lúc đầu khách hàng
không quan tâm đến bạn hay sản phẩm và dịch vụ mà bạn
đang chào bán. Để thu hút sự quan tâm của họ, bạn cần
phải làm cho họ thấy được lợi ích khi sử dụng sản phẩm
hoặc dịch vụ của bạn.
Th.S. DINH TIEN MINH 13
Chuẩn bị kỹ
Nội dung của bài thuyết trình cần được chuẩn bị kỹ và
bạn cần phải thực hành nhiều lần trước khi tiếp xúc với
khách hàng. Điều này giúp bạn rèn luyện kỹ năng trình bày
và có thêm sự tự tin.
Bạn cũng nên chú ý đến yếu tố thời gian. Nếu trong bài
thuyết trinh, bạn có sử dụng các đồ thị, bảng biểu thì phải
bảo đảm tính hợp lý và nhất quán của chúng.
Hãy dự trù trước những câu hỏi mà khách hàng có thể
đặt ra và chuẩn bị câu trả lời.
Th.S. DINH TIEN MINH 14
7
Chú ý đến trang phục
Ngày nay, trang phục công sở rất đa dạng tùy theo tính
chất của công việc. Điều này cũng ít nhiều gây khó khăn
cho bạn trong việc lựa chọn trang phục khi làm buổi thuyết
trình chào bán hàng.
Nguyên tắc cơ bản là bạn không được ăn mặc kém trang
trọng hơn khách hàng. Trong trường hợp không hiểu biết
rõ về trang phục làm việc của khách hàng, tốt nhất bạn nên
chọn trang phục truyền thống dành cho doanh nhân.
Th.S. DINH TIEN MINH 15
Kết thúc lịch sự
Khi thực hiện xong buổi thuyết trình, dù rằng
buổi thuyết trình đó thành công hay không thì
cũng phải cảm ơn khách hàng trước khi ra về và
hứa hẹn sẽ tiếp tục liên lạc lại với họ.
Theo báo Người Lao Động
Th.S. DINH TIEN MINH 16
8
Kyõ naêng 3: Töông taùc ñieàu khieån
ñoäi nhoùm
Teamwork
Social Studies Activity
This activity will give students the
opportunity to consider what is involved in
cooperative efforts and why real
teamwork can be very effective. As a
result, they may be able to offer
suggestions for improving cooperation in
their own classroom.
Th.S. DINH TIEN MINH 17
Team building means so many different
things to people. It can mean building
relationships, entertainment programs,
learning people skills, leadership skills,
leadership development, accelerating
change, merging cultures, kicking off
new project teams, incorporating
different methods or cultures, or literally
building teams.
Th.S. DINH TIEN MINH 18
9
1. Ñònh nghóa
Truyeàn thoâng/ giao tieáp laø quaù trình
thoâng qua ñoù con ngöôøi baøy toû quan
ñieåm hoaëc dieãn taû caûm xuùc cuûa mình.
Truyeàn thoâng/ giao tieáp laø vieäc chuyeån
tieáp thoâng tin/ thoâng ñieäp töø moät caù
theå/ toå chöùc naøy ñeán moät caù theå/ toå
chöùc khaùc nhaèm muïc ñích cho ñoâi beân
hieåu nhau.
Th.S. DINH TIEN MINH 19
2. Thu thaäp, chuyeån tieáp, xöû lyù,
löu tröõ thoâng tin
Phaûn hoài
YÙ nghó Maõ hoaù Thoâng ñieäp Tieáp nhaän giaûi maõ
Ngöôøi phaùt keânh Ngöôøi nhaän
Nhieãu
Hình 1: Sô ñoà quaù trình truyeàn thoâng giöõa caùc caù nhaân
Nguoàn: Ngheä thuaät giao tieáp vaø thöông löôïng trong kinh doanh
PTS Thaùi Trí Duõng – NXB Thoáng keâ - 1997
Th.S. DINH TIEN MINH 20
10
Maïng hình sao Maïng voøng troøn
Maïng daây chuyeàn
Maïng phaân nhoùm Maïng ñan cheùo
Hình 2: Sô ñoà quaù trình truyeàn thoâng trong toå chöùc
Th.S. DINH TIEN MINH 21
Hoaøn thieän quaù trình truyeàn thoâng caàn traû
lôøi caùc caâu hoûi sau ñaây:
Caùi gì (What) ?
Taïi sao (Why) ?
Vôùi ai (Who) ?
Bao giôø (When) ?
Taïi ñaâu (Where) ?
Baèng caùch naøo, nhö theá naøo (How) ?
Th.S. DINH TIEN MINH 22
11
6C TRONG THÔNG ĐIỆP PR
Credibility - Uy tín của nguồn phát thông điệp
Một thông cáo khuyên dùng của trung tâm bác sĩ nha
khoa chắc chắn sẽ có ích cho các sản phẩm chăm sóc răng
miệng. Đó là hình ảnh mà Colgate cố xây dựng nhằm
thuyết phục những người mua thông qua sự thử nghiệm
của bác sĩ chuyên khoa.
Th.S. DINH TIEN MINH 23
6C TRONG THÔNG ĐIỆP PR
Context - Phạm vi phân phối thông điệp
Cần thiết phải lựa chọn phương tiện truyền thông thích
hợp trong đó bao gồm cả việc xác định phạm vi mà
phương tiện được truyền tải phải phù hợp với sản phẩm
(Tạp chí Nhà Đẹp).
Đảm bảo mục đích mà hoạt động PR theo đuổi được
truyền tải một cách chính xác, ví dụ nỗ lực xây dựng
thương hiệu thông qua việc duy trì đội bóng của Công ty
gạch Đồng Tâm.
Th.S. DINH TIEN MINH 24
12
6C TRONG THÔNG ĐIỆP PR
Content - Nội dung thông điệp cần đơn giản, dễ
hiểu và có ý nghĩa đối với người nhận
Mead Johnson cho rằng, tình thương của người mẹ đối
với con bằng sữa Enfa A+ giúp trẻ thông minh và mang
đến niềm vui cho người mẹ “A+ cho bé và @ cho mẹ”.
Tuy nhiên, hình ảnh A+ hơi khó hiểu, vì nếu hiểu là điểm
thì Việt Nam sử dụng thang điểm 10 chứ không dùng điểm
A+; nếu hiểu theo nghĩa khoa học thì A+ mang thêm
DHA+ARA.
Việc này phức tạp đến mức Mead Johnson phải sử dụng
thông điệp PR trên báo thông qua các bài phỏng vấn Tổng
giám đốc Tradewind Asia - Trưởng đại diện chịu trách
nhiệm tiếp thị của Mead Johnson Nutritionals tại Việt Nam
về các chất bổ sung DHA và ARA.
Th.S. DINH TIEN MINH 25
6C TRONG THÔNG ĐIỆP PR
Clarity - Thông điệp phải rõ ràng
Thông điệp rõ ràng nhằm tránh những hiểu nhầm không
đáng có. Hình ảnh trong thông điệp được thể hiện rõ ràng
thì công việc định vị sẽ được thực hiện tốt. Điều đặc biệt là
thông điệp trong hoạt động PR mang tính chân thực cao
hơn trong các quảng cáo, do đó nó dễ lôi cuốn các đối
tượng và dễ gây dựng các giá trị và niềm tin về thương
hiệu hơn quảng cáo.
Th.S. DINH TIEN MINH 26
13
6C TRONG THÔNG ĐIỆP PR
Channel - Lựa chọn kênh quảng bá nào
Như đã được đề cập trong quá trình chọn lựa kênh quảng
bá, chủ thể của hoạt động PR phải biết đối tượng tiếp nhận
thông điệp nào sẽ sử dụng kênh PR nào. Sự phù hợp giữa
đối tượng và kênh truyền là một yếu tố quan trọng thúc
đẩy thông điệp được truyền tải tốt hơn.
Công ty Kinh Đô mong muốn tiếp cận đa số những
người yêu thích bóng đá thông qua việc tài trợ cho Giải vô
địch bóng đá quốc gia V.League 2004. Tuy nhiên, đặc tính
của các đối tượng xem bóng đá và hiện diện trên các sân
bóng lại không phải là đối tượng sẽ có quyết định mua đối
với các sản phẩm bánh ngọt.
Th.S. DINH TIEN MINH 27
6C TRONG THÔNG ĐIỆP PR
Capability - Khả năng tiếp nhận và hiểu thông
điệp của người nhận
Thông điệp “A+ cho bé và @ cho mẹ” của Mead Johnson
khá khó hiểu đối với những người mẹ. Các đặc tính về kỹ
thuật nên được chuyển tải thông qua những gì đơn giản mà
dễ hiểu.
TS. Nguyễn Quốc Thịnh và CN. Nguyễn Thành Trung
(Thương hiệu với nhà quản lý)
Th.S. DINH TIEN MINH 28
14
3. Caùc raøo caûn trong quaù trình
truyeàn thoâng
a) Raøo caûn Vaên hoaù
b) Raøo caûn Theå chaát/ Vaät lyù
c) Raøo caûn Taâm lyù/ Nhaän thöùc
d) Raøo caûn Ngoân ngöõ/ Kyõ naêng nghe
Th.S. DINH TIEN MINH 29
4. Giao thieäp vôùi truyeàn thoâng
4.1 Soaïn thaûo moät danh saùch caùc ñôn vò
truyeàn thoâng.
Th.S. DINH TIEN MINH 30
15
Moät khi ñaõ coù danh saùch, caàn thöïc hieän caùc
coâng vieäc sau:
Goïi ñieän thoaïi cho phoøng thoâng tin ñeå coù
ñöôïc teân, chöùc danh, ñieän thoaïi, fax cuûa
ngöôøi maø baïn caàn lieân laïc.
Tìm kieám nhöõng nhaø baùo chuyeân vieát veà
lónh vöïc cuûa toå chöùc baïn.
Töï giôùi thieäu veà baïn. Tìm thôøi gian thích
hôïp ñeå gôûi thoâng tin. Tìm hieåu xem hoï
thích gôûi thoâng tin qua phöông tieän naøo ?
Th.S. DINH TIEN MINH 31
4.2 Caùc hình thöùc giao thieäp vôùi giôùi truyeàn
thoâng
Ñieän thoaïi
Thoâng caùo baùo chí
Phoûng vaán
Hoïp baùo
Th.S. DINH TIEN MINH 32
16
4.3 Xaây döïng moái quan heä vôùi moät nhaø baùo
Haõy chaéc raèng baïn ñoïc taïp chí, hay laéng
nghe/ xem chöông trình maø ngöôøi phoùng
vieân baïn lieân laïc coù tham gia vieát baøi.
Laàn ñaàu tieân goïi ñeán, haõy giôùi thieäu baûn
thaân vaø neân hoûi xem luùc ñoù coù thuaän tieän
ñeå noùi chuyeän hay khoâng ?
Moät khi baïn coù dòp trình baøy, haõy hoûi hoï
veà lòch trình laøm vieäc.
Th.S. DINH TIEN MINH 33
Tìm hieåu xem hoï quan taâm ñeán nhöõng
tin töùc gì ?
Haõy ghi chuù nhöõng yeâu caàu vaø mong
muoán cuûa phoùng vieân moãi khi hai beân coù
dòp troø chuyeän.
Khi gaëp laïi phoùng vieân, baïn coù theå nhaéc
laïi noäi dung laàn gaëp tröôùc. Ñieàu ñoù coù
theå giuùp xaây döïng moái quan heä toát ñeïp.
Th.S. DINH TIEN MINH 34
17
Môøi hoï ñeán tham döï caùc söï kieän cuûa toå
chöùc baïn.
Luoân coá gaéng xaây döïng moái quan heä toát
ñeïp.
Ñöøng nghó raèng taát caû caùc yeâu caàu cuûa
baïn ñeàu coù theå ñöôïc ñaêng treân aán phaåm.
Th.S. DINH TIEN MINH 35
4.4 Nhöõng yeáu toá caàn löu yù trong vieäc thu
huùt caùc phoùng vieân
Gôûi baøi oà aït
Thôøi gian ñaùp öùng
Ngaên naép, traät töï
Th.S. DINH TIEN MINH 36
18
Copyright by webtailieu.net