Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
LỜI GIỚI THIỆU
Nhiều người chúng ta dành phần lớn thời gian trong đời cho công việc, vì vậy mà
môi trường làm việc có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng cuộc sống của chúng ta, tác
động đến nhiều khía cạnh khác trong đời mỗi người. Bên cạnh năng lực và sự yêu thích
công việc là những yếu tố không thể thiếu thì việc bày trí không gian làm việc một cách
hài hòa, cân đối sẽ góp phần giúp bạn đạt được hiệu quả tốt nhất trong công việc phát
triển năng lực bản thân cũng như đạt được những kết quả thuận lợi cho công việc của
mình.
Trong lĩnh vực quản trị thì bất cứ cấp quản trị nào có văn phòng làm vi ệc đ ều
phải quản trị văn phòng của mình mà được viết gọn lại là “Quản Trị Hành Chánh Văn
Phòng”. Hầu hết các cơ quan xí nghiệp của chúng ta hiện nay đều có phòng hành chánh
quản trị. Thậm chí có cơ quan chỉ có 20 người vẫn có phòng Hành Chánh Quản Trị. Một
số công ty ở nước ta đã quá khuôn mẫu nhất nhất thành lập ra các ban bệ phòng ban mà
thật ra không cần thiết phải làm như thế. Rõ ràng là Quản Trị Hành Chánh đã, đang, và
sẽ là một lãnh vực không thể thiếu được trong mọi cơ quan, mọi tổ chức kinh doanh.
Dù nơi làm việc của bạn chỉ là một chiếc bàn nhỏ hẹp hay là một văn phòng
thông thống, rộng rãi thì bạn vẫn có thể tạo cho mình một không gian lý tưởng và thích
hợp với công việc hiện tại của mình. Hình dạng và kích thước của bàn làm việc, sự
tioện nghi của chiếc ghế ngồi, màu sắc của những bức tường hay các vật trang trí và
đặc biệt là bạn sẽ biết được cách sắp xếp chỗ ngồi trong văn phòng cũng nh ư ý nghĩa
của nó…, tất cả đều có thể mang đến cho chúng ta sự thoải mái hoặc gay ra nhiều khó
chịu, ảnh hưởng trực tiếp đến trạng thái tinh thần, tình cảm cũng như sức khỏe và hiệu
quả công việc của chúng ta.
Jan Bendeich, một tác gia người Úc trong tác phẩm “Office Skills – Update” đã
phát biểu một câu chí lý sau nay :
“Nhiều nhà kinh doanh thành công, trong đó có một số người đứng đầu một số
công ty lớn trên thế giới, trước nay đã bắt đầu sự nghiệp của mình bằng nghề thư ký.
Các kỹ năng hay nghiệp vụ mà họ đã thủ đắc được khi làm thư ký hay nhân viên hành
Mạc Tấn Tài 1
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
chánh văn phòng đã giúp họ thành công trong nghề nghiệp của chính mình, và cuối cùng
đã giúp họ làm chủ một doanh nghiệp thành công cho chính mình.” (Newcastle, Australia
Woodlands Publications, INC., 1991),p. 1
Qua quá trình học tập những tiết học bổ ích của cô NGUYỄN THỊ KIM HUỆ và
cộng thêm việc tìm kiếm hình ảnh, tư liệu từ công ty trong nước, trường học, mạng,
sách, người thân… Nay tôi làm bài tiểu luận này mong rằng có thể giúp các bạn bi ết
được trình tự cách sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp đúng chuẩn, hiểu được ý nghĩa
từng vị trí ngồi, khả năng tổ chức một cuộc họp, buổi tiệc cho công ty một cách thuận
lợi nhất.
Chúc các bạn thành công.
Mạc Tấn Tài 2
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
NHẬP ĐỀ
“Một nhà quản trị không được coi là người có năng lực nếu người đó không điều
hành được một cuộc họp có hiệu qua.û”
Walter A. Green
Các cuộc họp là một yếu tố quan trọng trong cuộc sống của doanh nghiệp. Trong
xã hội kinh doanh phức tạp của chúng ta ngày nay, mỗi cá nhân chúng ta hầu như không
thể có đầy đủ tất cả các thông tin cần thiết để làm các quyết định quan trọng. Doanh
nghiệp tuỳ thuộc vào các cá nhân cung cấp thông tin, đưa ra các nhận xét. Ph ương pháp
tốt nhất để lấy được tư tưởng của nhiều cá nhân một lúc, đó là các cuộc thảo luận
nhóm. Các cuộc họp hay hội nghị là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đ ề
chung và cùng tham dự vào tiến trình làm quyết định.
Chắc chắn rằng khi đi làm, chúng ta sẽ phải tham dự vào các cuộc họp như hội
nghị công nhân viên chức, các cuộc họp của bộ phận phòng ban, các cuộc họp về chính
sách, các cuộc họp của hội đồng đề ra chính sách, hoặc các cuộc họp báo cáo tình hình.
Các cuộc họp này có thể là cuộc họp nhỏ có tính chất nội bộ không nghi thức đ ến các
cuộc họp trang trọng theo nghi thức. Một số cuộc họp sẽ đòi hỏi nhiều tháng chuẩn b ị
trước, trong khi đó một số cuộc họp chỉ đòi hỏi một cú gọi điện thoại.
Các cuộc họp thường làm tiêu tốn thời gian và tiền bạc, trong khi cả hai y ếu tố
này rất quý đối với chúng ta. Do đó, chúng ta chỉ nên tổ chức cuộc họp cần thiết và đảm
bảo rằng các cuộc họp đó phải ngắn gọn và mang tính xây dựng. Với tư cách là một thư
ký chuyên nghiệp hay cấp quản trị, chúng ta phải chịu trách nhiệm hoạch định, tổ chức,
và lên thời biểu cho các cuộc họp. Để có thể sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp và tránh
việc lãng phí thời gian và tiền bạc thì các bạn phải nắm vững kiến thức sau:
I . KHÁI NIỆM CUỘC HỌP
Một cuộc họp gồm những người họp lại để giải quyết vấn đề hay quyết định
điều gì đó. Một sự gặp gỡ tình cờ ở hành lang giữa các đồng nghiệp cũng có thể đ ược
Mạc Tấn Tài 3
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
xem như là một cuộc họp. Tuy nhiên, hầu hết các cuộc họp ở nơi làm việc th ường
nghiêm túc hơn, thời gian và địa điểm họp được ấn định trước.
Ví dụ : Một cuộc họp phải có : mục đích, bản tóm tắt chương trình họp, liệt kê
những vấn đề sẽ được thảo luận và được gởi trước cho những người tham dự.
II . MỤC ĐÍCH CUỘC HỌP
Mục đích của cuộc họp là để bàn luận, thảo luận về việc giải quyết vấn đề
quan trọng, đưa ra những quyết định và hướng giải quyết những ý kiến đã đóng góp .
Mục đích của hầu hết các cuộc họp thường rơi vào một trong các loại sau:
• Phổ biến thông tin hay thông báo tin tức.
• Hướng dẫn thực hiện.
• Trình bày các phản ánh hay phân xử các vấn đề.
• Quyết định hay thực hiện quyết định.
• Phát huy sáng kiến.
• Trình bày đề xuất để thảo luận và thường là để đạt được sự thống nhất.
III . DỰ KIẾN CÁCH THỰC HIỆN
Đây là sơ đồ dự kiến các bước phải thực hiện khi bạn quyết định tổ chức một
cuộc họp. Các cuộc họp từ đơn giản đến phức tạp đều phải trải qua theo đúng trình tự
như sau:
XÁC ĐỊNH MỤC QUYẾT ĐỊNH THỜI ĐẢM BẢO NHỮNG
ĐÍCH CUỘC HỌP GIAN CẦN THIẾT NGƯỜI LIÊN QUAN SẼ
CHO CUỘC HỌP THAM DỰ
IV . Ý NGHĨA CỦA VIỆC SẮP XẾP CHỖ NGỒI TRONG CUỘC
HỌP
Việc sắp xếp chỗ ngồi cho những người tham gia cuộc họp có một ảnh hưởng
quan trọng đối với sự thành công của cuộc họp. Nó còn thể hiện trình độ quản lý của
công ty bạn, và đồng thời nó sẽ tác động đến việc gây ấn tượng tốt hay xấu đ ối v ới
người tham dự.
V . MỤC ĐÍCH CỦA VIỆC SẮP XẾP CHỖ NGỒI TRONG CUỘC
HỌP
Mạc Tấn Tài 4
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
Việc sắp xếp chỗ ngồi cho những người tham gia cuộc họp để giúp chúng ta tổ
chức một cuộc họp không bị nhàm chán, làm tăng hiệu quả của cuộc họp.
Giải thích : Với tư cách là một người tổ chức cuộc họp thì bạn phải nắm rõ
những vai trò của tất cả những người tham gia. Ví dụ : Người nào đối kháng mạnh mẽ
sẽ được xếp ngồi gần với người chủ trì. Người nào mong muốn tham gia tồn bộ hay
mong muốn có ảnh hưởng lớn đối với khu vực đó trong bàn họp thì sẽ được xếp ngồi ở
giữa. Người nào hay phát biều ý kiến và nói to nhất thì xếp ngồi đ ối di ện với ng ười
chủ trì….
VI . PHÂN TÍCH ƯU VÀ KHUYẾT ĐIỂM CỦA VIỆC ĐỂ
NHỮNG NGƯỜI THAM GIA TỰ LỰA CHỖ NGỒI TRONG
CUỘC HỌP
ƯU ĐIỂM : Người tham dự tự chọn chỗ ngồi riêng của họ giúp họ tự tin
hơn; khỏi cần sơ đồ sắp xếp chỗ ngồi (thuận tiện cho người tổ chức)
KHUYẾT ĐIỂM : Khó phát huy hết năng lực đóng góp ý kiến; những
người tham dự cùng một phòng ban thích ngồi gần nhau để nói chuyện về những vấn
đề khi phát sinh; gây lộn xộn trong cuộc họp.
VII . VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG CUỘC HỌP VÀ
NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC THÀNH CÔNG CUỘC HỌP
1 . Vai Trò Của Người Thư Ký Trong Việc Sắp Xếp Chỗ Ngồi Trong
Cuộc Họp
Vai trò của người thư ký trong việc sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp có một ảnh
hưởng quan trọng đối với sự thành công của cuộc họp như việc :
• Cân nhắc trước việc sắp xếp chỗ ngồi
• Quyết định theo cuộc họp sắp tới thì nên chọn theo nguyên tắc sắp xếp
nào là phù hợp nhất
• Vẽ sơ đồ vị trí chỗ ngồi để cuộc họp có thể đạt được mục tiêu đề ra
• Lựa chọn cho, loại bàn phù hợp với cuộc họp (chính thức hay không chính
thức)
• Dựa theo ý của chủ tọa thì nên xếp theo kiểu đối kháng, thể hiện cấp bậc,
thảo luận tự do,… để sắp xếp chỗ ngồi cho những người tham gia
Mạc Tấn Tài 5
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
• Phải luôn chú ý đến việc là tất cả những người tham gia có thể thấy được
nhau
• Khoản cách giữa mọi người cách nhau bao nhiêu là hợp lý
• Thời gian họp là lúc nào cũng rất quan trọng đối với việc sắp xếp chỗ
ngồi (ví dụ : vào thời điểm đó trong cuộc họp nắng sẽ tạt vào phòng họp,
gây sự khó chịu đến những người tham gia, ảnh hưởng đến hiệu quả cuộc
họp.). Giải quyết : gắn rèm để có thể giải quyết vấn đề này
• Xem xét kích thước phòng họp cùng với số lượng người tham dự (Một số
người ngồi trong một căn phòng rộng có thể gây cho nhóm người đó cảm
thấy laic lõng và bất tiện. Nhiều người ngồi trong một căn phòng nhỏ sẽ
gây ngột ngạt, cảm giác khổ sở. Một phòng chứa đầy người thì rất ồn ào.)
• Nên xếp chủ tọa ở đâu là phù hợp (Bảng đen, khung đen, màn chiếu luôn
đặt đằng sau ghế chủ tọa, cửa chính được xếp đối diện với người chủ
tọa)
• Những người tham gia có thể thấy màn hình trình bày thông tin không
2 . Vai Trò Của Ngươi Thư Ký Trong Việc Chuẩn Bị Tổ Chức Các
Cuộc Họp
Ngồi việc sắp xếp chỗ ngồi cho cuộc họp thì thư ký cũng phải chuẩn bị
những việc sau đây:
• Lên danh sách thành phần và số lượng người tham dự họp
• Đặt trước địa điểm và thời gian họp (dựa vào tính chất cuộc họp để quyết
định thời gian)
• Chuẩn bị chương trình cuộc họp
• Chuẩn bị tài liệu
• Soạn thư mời và trình duyệt {thư mời phải trả lời được những câu hỏi
5W sau đây : 1.Who (Ai triệu tập cuộc họp?), 2.What (Mục đích cuộc
họp để làm gì ?), 3.When (Cuộc họp được tổ ch ức khi nào ?),
4.Where (Cuộc họp được tổ chức tại đâu ?), 5.Why (Tại sao lại tổ
chức cuộc họp ?).}
• Gửi thư mời (lưu ý việc khác múi giờ khi tổ chức các cuộc hội nghị)
• Tổ chức vệ sinh phòng họp
• Kiểm tra đèn, bàn, ghế, máy lạnh, ổ cắm điện, điện
Mạc Tấn Tài 6
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
• Hệ thống âm thanh (phải có người điều chỉnh, xử lý thiết bị và hỗ tr ợ về
mặt kỹ thuật khi cần thiết)
• Chuẩn bị nước uống
• Máy chiếu, computer, màn chiếu, máy truyền hình, giấy, bút…
• Nhắc tham gia họp
• Biên bản cuộc họp và thông báo kết quả cuộc họp (biên bản cuộc họp
phải chính xác và rõ ràng, ngắn gọn, trình bày đúng quy định, nên ghi chép
chi tiết trong cuộc họp để chuẩn bị cho việc viết biên bản)
3 . Nguyên Tắc Tổ Chức Thành Công Các Cuộc Họp
• Chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo
• Không để cuộc họp kéo dài
• Thảo luận trước với đồng nghiệp về nội dung cuộc họp
• Nên hội họp đúng giờ
• Biên bản cuộc họp phải ghi cẩn thận
• Hãy ghi lại những điểm quan trọng trong lúc họp
• Hướng dẫn mọi người tích cực tham gia thảo luận và trình bày ngắn gọn
• Nhắc nhở mọi người tập trung, tuân thủ theo chương trình khi họ đi xa
vấn đề
• Hãy giúp mọi người không ngần ngại khi trình bày ý kiến của mình
• Phát biểu với tất cả mọi ngưòi
• Không nói xấu nhau trong cuộc họp
• Sau cuộc họp, nên gặp mọi người trò chuyện thân mật
VIII . PHÂN BIỆT NHỮNG TÍN HIỆU TIÊU CỰC VÀ TÍCH CỰC
TRONG CUỘC HỌP
Có những tín hiệu không thể hiện bằng lời nói nhưng lại cho thấy người đó hài
lòng hoặc không hài lòng với những trao đổi đang diễn ra. Chìa khóa của việc điều
khiển cuộc họp hiệu quả nằm ở việc dự báo các vấn đề trước khi nó phát sinh. Nếu
bạn biết cách diễn giải ngôn ngữ cơ thể của những người tham gia, bạn có thể khuyến
khích những hành vi tích cực, tránh được các vấn đề phát sinh không cần thiết.
1 . Những Tín Hiệu Tiêu Cực
_ Thường xuyên xem đồng hồ
_ Nhìn ra ngồi cửa sổ Biểu hiện của sự thiếu hứng thú
Mạc Tấn Tài 7
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
_ Ngáp liên tục
_ Tư thế bảo thủ
Biểu hiện của thái độ không hợp tác,
_ Vai còng xuống hoặc là cảm giác thiếu tự tin
_ Tránh nhìn vào mắt người khác
_ Bàn tay nắm chặt lại Biểu hiện của sự giận dữ, không
_ Đầu cúi xuống hài lòng
_ Nhìn một cách hiếu chiến
_ Tay đưa lên trước mặt chỉ một cách hiếu chiến Biểu hiện thái độ phản đối
(thích tranh luận)
2 . Những Biểu Hiện Tích Cực
_ Tư thế thoải mái
_ Tay để thư giản Biểu hiện sự nhiệt tình
_ Cơ thể chồm về phía trước
_ Nhướng mày
Biểu hiện sự quan tâm
_ Mỉm cười khuyến khích
_ Nghiên đầu về phía diễn giả
_ Tư thế tập trung, ủng hộ Biểu hiện của sự nhiệt tình
IX . XÁC ĐỊNH VỊ TRÍ CUỘC HỌP
Việc chọn lựa chỗ họp rất quan trọng đối với sự thành công của cuộc họp. Đó
không chỉ là vấn đề tiện nghi, mà người tham gia cũng phải có cảm giác nơi đó phù hợp
với nội dung của cuộc họp. Điều này luôn đúng với tất cả các cuộc họp dù lớn hay nhỏ,
chính thức hay không chính thức.
ĐỊA ĐIỂM ƯU ĐIỂM KHUYẾT ĐIỂM
VĂN PHÒNG CỦA _ Có tất cả tài liệu tham _ Gián đoạn bởi chuông
MÌNH khảo ngay trong phòng điện thoại
_ Tự tin hơn, tiện lợi _ Không gian nhỏ, hẹp
_ Dễ dàng trao đổi
Mạc Tấn Tài 8
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
_ Đỡ việc di chuyển
_ Tránh việc phân biệt cấp _ Người ngồi có thể làm
bậc trong văn phòng riêng gián đoạn cuộc họp
PHÒNG HỌP CỦA _ Lợi thế “sân nhà” _ Phải đăng ký phòng
CÔNG TY _ Tự tin hơn _ Tổ chức nhiều lần sẽ ảnh
_ Chi phí thấp so với họp ở hưởng đến chi phí cơ hội
ngồi của công ty
_ Có thể họp một cách bí _ Chi phí cao
mật _ Không thấy quen thuộc
PHÒNG HỌP NGỒI _ Không gian rộng rãi _ Không có tình trạng lợi
CÔNG TY _ Đầy đủ trang thiết bị cho thế “sân nhà”
cuộc họp _ Tốn nhiều thời gian để
_ Mang tính chuyên nghiệp chuẩn bị, sắp xếp
X . PHÂN TÍCH ƯU VÀ KHUYẾT ĐIỂM CỦA TỪNG LOẠI
HÌNH BÀN HỌP
1 . BÀN HÌNH CHỮ NHẬT
ƯU ĐIỂM : Rất thông dụng trong các công ty vì dễ dàng thuận lợi cho
việc thảo luận, chủ tọa có thể tự kiểm tra phía trước căn phòng.
KHUYẾT ĐIỂM : Bị giới hạn số người đối với kích thước của loại
bàn này, chiếm diện tích lớn trong phòng họp (gây cảm giác chật chội).
2 . BÀN HÌNH TRÒN
Mạc Tấn Tài 9
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
ƯU ĐIỂM : Tạo không khí thân mật, nhiệt tình đối với mọi người;
chiếm ít diện tích trong phòng họp (với số lượng bàn là 1 cái); thích họp cho
những buổi họp nhóm thảo luận riêng có thể là dành cho những buổi tiệc chiêu
đãi; không tạo cảm giác phân cấp bậc (khi chủ tọa không muốn phân biệt chức
vụ).
KHUYẾT ĐIỂM : Khó phân biệt vị trí chủ tọa (trường hợp : ch ủ tọa
muốn khẳng định cấp bậc của mình trong cuộc họp); không th ể ch ứa nhi ều bàn
hình tròn trong phòng họp.
3 . BÀN HÌNH CHỮ NHẬT HỘI TỤ; BÀN HÌNH OVAL
Mạc Tấn Tài 10
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
ƯU ĐIỂM : Tạo được vị trí của người chủ tọa; trang trọng; cho phép
nhiều người ngồi hơn bàn hình chữ nhật; đối với bàn hình oval thì khó khăn
trong việc các thành viên có thể quan sát được nhau.
KHUYẾT ĐIỂM : Tạo khoảng cách giữa người chủ tọa và nhóm
người tham dự; chiếm diện tích không gian phòng họp lớn; đối với bàn hình ch ữ
nhật hội tụ thì khó khăn trong việc cách thành viên khó có thể quan sát nhau.
4 . BÀN HÌNH GHÉP HÌNH CHỮ NHẬT VÀ BÀN HÌNH CHỮ U
ƯU ĐIỂM : Dễ dàng thấy mọi người tham gia họp; tạo được vị trí
của người chủ tọa; vì là bàn ghép hình chữ nhật và bàn hình ch ữ u nên t ạo c ảm
giác rộng rãi, thông thống.
KHUYẾT ĐIỂM : Tạo khoảng cách giữa người chủ tọa với người
tham dự; giới hạn số lượng người đối với hai kiểu bàn này; chiếm di ện tích l ớn
trong phòng họp.
XI . GIẢI THÍCH TỪNG VỊ TRÍ TRONG VIỆC SẮP XẾP CHỖ
NGỒI TRONG CUỘC HỌP
Bạn nên cân nhắc nhiều cách sắp xếp chỗ ngồi trước khi quyết định nên
chọn cách nào là phù hợp nhất
Mạc Tấn Tài 11
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
1 . Cuộc Họp Chỉ Có Hai Người (Cuộc Họp Không Chính Thức
Mang Tính Nội Bộ)
Trong một cuộc họp chỉ có hai người, việc xếp chỗ cho hai người có thể
tạo nên không khí cuộc họp và ảnh hưởng đến quá trình thảo luận. Nếu b ạn là
người tổ chức cuộc họp, có thể sắp xếp theo ba kiểu sau đây:
Kiểu sắp xếp chỗ ngồi “Hỗ Trợ”
Nếu bạn muốn thể hiện sự hỗ trợ, bạn hãy ngồi vuông góc với người kia. Điều
này giúp phá vỡ rào cản và cho phép nhìn vào mắt nhau.
Mô Hình Minh Họa Kiểu “Hỗ Trợ”
Kiểu sắp xếp chỗ ngồi “Hợp Tác”
Nếu bạn muốn thể hiện sự hợp tác, hãy ngồi bên cạnh người kia. Cách ngồi này
thể hiện ý kiến hai người giống nhau.
Mô Hình Minh Họa Kiểu “Hợp Tác”
Kiểu sắp xếp chỗ ngồi “Đối Kháng”
Nếu bạn muốn thể hiện sự đối kháng, hãy ngồi đối diện người kia. Vị trí này
giúp việc thể hiện sự bất đồng ý kiến dễ hơn, tạo khoảng cách giữa bạn và người kia.
Mạc Tấn Tài 12
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
Mô Hình Minh Họa Kiểu “Đối Kháng”
2 . Sắp xếp chỗ ngồi cho nhóm làm việc
Trong những cuộc họp lớn, cần thiết phải xác định cách sắp xếp chỗ ngồi. Khi
sắp xếp cho một nhóm người ngồi quanh bàn, có ba cách sắp xếp với hai kiểu bàn điển
hình sau:
Kiểu sắp xếp vị trí đối kháng
Khi bạn thảo luận các vấn đề hay có ý định đưa ra quyết đ ịnh, hãy s ắp xếp các
nhóm ngồi đối diện nhau ở hai bên của bàn hình chữ nhật như sau:
Người chủ trì ngồi
giữa các thành viên
trong nhóm
Mô Hình Minh Họa Kiểu Sắp Xếp Vị Trí “Đối Kháng”
Kiểu sắp xếp vị trí “Thể Hiện Cấp Bậc”
Nếu bạn muốn thể hiện cấp bậc, hãy để người chủ trì ngồi ở đầu bàn chữ nhật,
và xếp những người khác theo thứ tự giảm dần của cấp bậc.
Mạc Tấn Tài 13
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
Người
chủ trì
ngồi ở
đầu bàn Người kém
quan trọng
nhất ngồi xa
người chủ trì
nhất
Mô Hình Minh Họa Kiểu Sắp Xếp Vị Trí “Thể Hiện Cấp Bậc”
Kiểu sắp xếp vị trí “Thảo Luận Tự Do”
Hãy dùng bàn tròn cho những cuộc họp mong muốn diễn ra thoải mái, không quan
trọng chức vụ.
Người
chủ trì
có thể
ngồi bất
kỳ vị trí
nào
Mô Hình Minh Họa Kiểu Sắp Xếp “Thảo Luận Tự Do”
3 . Sử dụng chiến thuật sắp xếp chỗ
Mức độ quan trọng của vị trí ngồi tùy thuộc vào vị trí của người chủ trì. Sau đây
là mô hình minh họa.
Mạc Tấn Tài 14
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
1 2 3 4 5
6 7 8 9 1
0
Mô Hình Minh Họa Cách Sử Dụng Chiến Thuật
Trong Việc Sắp Xếp Chỗ Ngồi Trong Phòng Họp
CHÚ THÍCH :
Người chủ trì
Người còn do dự
Người hỗ trợ
Người đối kháng
Tầm nhìn
GIẢI THÍCH :
Vị Trí Ngồi Số 1 : Người đối kháng bị cô lập, ngồi với người còn do dự
Mạc Tấn Tài 15
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
Vị Trí Ngồi Số 2 : Người còn do dự nhìn vào người chủ trì để ra quyết định
Vị Trí Ngồi Số 3 : Người đối kháng ngồi đối diện người chủ trì tham gia nhiều
vào việc thảo luận
Vị Trí Ngồi Số 4 : Người còn do dự có thể thấy và nghe rõ ràng tất cả các quan
điểm
Vị Trí Ngồi Số 5 : Người ủng hộ đề xuất ngồi chéo với người ủng hộ khác để
có thể nhìn vào mắt nhau
Vị Trí Ngồi Số 6 : Người ủng hộ có thể ảnh hưởng đến các ý kiến của người có
ý kiến ngược lại
Vị Trí Ngồi Số 7 : Người đối kháng được xếp ngồi cạnh người chủ trì để cân
bằng trong bàn họp
Vị Trí Ngồi Số 8 : Người chủ trì có thể nhìn vào mắt của hầu hết những người
tham gia, đặc biệt là những người còn do dự
Vị Trí Ngồi Số 9 : Người ủng hộ ở vị trí có thể ảnh hưởng với người còn do dự
Vị Trí Ngồi Số 10 : Người đối kháng bị cô lập, ngồi với người ủng hộ
4 . CHỖ NGỒI NÓI LÊN ĐIỀU GÌ
Khi không có sơ đồ chỗ ngồi chính thức, hãy quan sát những người khác ngồi
như thế nào và chọn chỗ ngồi phù hợp. Để có thể chọn chỗ ngồi để phát huy hết khả
năng của mình trong cuộc họp, ta phải nắm rõ mô hình sau:
2 3 4
Mô Hình Minh Họa Chỗ Ngồi Nói Lên Điều Gì
1 5
6 7 8
GIẢI THÍCH :
Vị Trí Ngồi Số 1 : Vị trí quan trọng của người chủ trì hay người phát biểu chính
để điều khiển việc thảo luận
Vị Trí Ngồi Số 2 : Vị trí có thể nhìn thấy hầu hết tất cả những người tham gia
Vị Trí Ngồi Số 3 : Vị trí giữa bàn cho phép có vai trò chủ động trong cuộc họp
Mạc Tấn Tài 16
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
Vị Trí Ngồi Số 4 : Vị trí này có thể để người không có ý kiến mạnh hoặc không
muốn tham gia đóng góp ý kiến chọn
Vị Trí Ngồi Số 5 : Vị trí đối diện trực tiếp người chủ trì, thường dành chọn
những người phát biểu mạnh mẽ và tự tin
Vị Trí Ngồi Số 6 : Vị trí ưu tiên ở bên phải người chủ trì
Vị Trí Ngồi Số 7: Vị trí ở giữa bàn cho phép có vai trò chủ động trong cuộc họp
Vị Trí Ngồi Số 8 : Vị trí của những người tự tin và muốn chia sẽ ý kiến của
mình
XII . MỘT SỐ HÌNH ẢNH MINH HỌA
BÀN GHÉP HÌNH
CHỮ NHẬT
BÀN HỌP HÌNH
TRÒN
Mạc Tấn Tài 17
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
BÀN HỌP HÌNH
OVAL
CUỘC HỌP QUA
CẦU TRUYỀN HÌNH
HỘI TRƯỜNG
Mạc Tấn Tài 18
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
KẾT LUẬN
Qua việc thực hiện bài tiểu luận này, tôi đã nhận thức sâu sắc học hỏi tích lũy
được nhiều kinh nghiệm, hiểu được những mục đích mà cô muốn tôi hiểu sau khi làm
đề tài này là :
Mục tiêu 1 : Giúp tôi có kiến thức xây dựng được kế họach chuẩn bị, tổ chức và
điều khiển một cuộc họp thành công qua việc tìm hiểu đề tài.
Mục tiêu 2 : Thấy được tầm quan trọng của môn Qủan Trị Hành Chính Văn
Phòng.
Mục tiêu 3 : Tôi đã nhận thức sâu sắc học hỏi tích lũy được nhiều kinh nghiệm .
Trong đề tài mà tôi thực hiện thì rất cần thiết cho công việc tương lai sau này của tôi.
Mục tiêu 4 : Hiểu được ý nghĩa của từng vị trí chỗ ngồi trong phòng hie63, tăng
khả năng nhận xét ưu và khuyết điểm, cách khắc phục của từng mục trong đề tài.
Mạc Tấn Tài 19
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
MỤC LỤC
LỜI GIỚI THIỆU.............................................................................................................................1
NHẬP ĐỀ............................................................................................................................................3
I.KHÁI NIỆM CUỘC HỌP.............................................................................................................4
II.MỤC ĐÍCH CUỘC HỌP.............................................................................................................4
III.DỰ KIẾN CÁCH THỰC HIỆN................................................................................................4
IV.Ý NGHĨA CỦA VIE5C SẮP XẾP CHỖ NGỒI TRONG CUỘC HỌP..............................4
V.MỤC ĐÍCH CỦA VIỆC SẮP XẾP CHỖ NGỒI TRONG CUỘC HỌP.............................5
VI.PHÂN TÍCH ƯU VÀ KHUYẾT ĐIỂM CỦA VIỆC ĐỂ NHỮNG NGƯỜI THAM GIA
TỰ LỰA CHỖ NGỒI TRONG CUỘC HỌP...............................................................................5
VII . VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG CUỘC HỌP VÀ NGUYÊN TẮC TỔ
CHỨC THÀNH CÔNG CUỘC HỌ...............................................................................................5
1.Vai Trò Của Người Thư Ký Trong Việc Sắp Xếp Chỗ Ngồi Trong Cuộc Họp.............5
2 . Vai Trò Của Ngươi Thư Ký Trong Việc Chuẩn Bị Tổ Chức Các Cuộc Họp...............6
3 . Nguyên Tắc Tổ Chức Thành Công Các Cuộc Họp..............................................................7
VIII . PHÂN BIỆT NHỮNG TÍN HIỆU TIÊU CỰC VÀ TÍCH CỰC TRONG CUỘC HỌP
...............................................................................................................................................................8
1 . Những Tín Hiệu Tiêu Cực.........................................................................................................8
2 . Những Biểu Hiện Tích Cực.......................................................................................................9
IX . XÁC ĐỊNH VỊ TRÍ CUỘC HỌP.............................................................................................9
X . PHÂN TÍCH ƯU VÀ KHUYẾT ĐIỂM CỦA TỪNG LOẠI HÌNH BÀN HỌP..............10
1 . BÀN HÌNH CHỮ NHẬT...........................................................................................................10
2 . BÀN HÌNH TRÒN......................................................................................................................10
3 . BÀN HÌNH CHỮ NHẬT HỘI TỤ; BÀN HÌNH OVAL......................................................11
4 . BÀN HÌNH GHÉP HÌNH CHỮ NHẬT VÀ BÀN HÌNH CHỮ U......................................12
XI . GIẢI THÍCH TỪNG VỊ TRÍ TRONG VIỆC SẮP XẾP CHỖ NGỒI TRONG CUỘC
HỌP...................................................................................................................................................13
1 . Cuộc Họp Chỉ Có Hai Người (Cuộc Họp Không Chính Thức Mang Tính Nội Bộ)...13
2 . Sắp xếp chỗ ngồi cho nhóm làm việc....................................................................................14
3 . Sử dụng chiến thuật sắp xếp chỗ.........................................................................................15
Mạc Tấn Tài 20