Bài thuyết trình: Một số kỹ năng giao tiếp
Giúp người nghe hiểu những dự định của chúng ta;
Có được sự phản hồi từ người nghe;
Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người nghe .
Truyển tải được những thông điệp. Quá trình này có khả năng bị mắc lỗi do thông điệp thường được hiểu hoặc dịch sai đi bởi 1 hay nhiều hơn những thành phần khác tham gia vào quá trình này
KỸ NĂNG GIAO TIẾP
I/ MỤC TIÊU CỦA GIAO TIẾP
• Giúp người nghe hiểu những dự định của chúng ta;
• Có được sự phản hồi từ người nghe;
• Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người nghe .
• Truyển tải được những thông điệp. Quá trình này có khả
năng bị mắc lỗi do thông điệp thường được hiểu hoặc
dịch sai đi bởi 1 hay nhiều hơn những thành phần khác
tham gia vào quá trình này.
• Khi không thành công, những suy nghĩ, ý tưởng của bạn
sẽ không phản ánh được những cái đó của chính bạn, gây
nên sự sụp đổ trong giao tiếp và những dào cản trên con
đường đạt tới mục tiêu của bạn - cả trong đời tư và
trong sự nghiệp.
II/ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH:
1. Sender: Người gửi thông điệp
1. Message: Thông điệp
1. Channel: Kênh truyền thông điệp
1. Receiver: Người nhận thông điệp
1. Feedback: Những phản hồi
1. Context: Bối cảnh
1. Người gửi...
• Để trở thành một người giao tiếp tốt, trước tiên bạn phải
tạo được cho mình sự tin tưởng. Trong lĩnh vực kinh
doanh, điều này bao gồm việc thể hiện những hiểu biết
của bạn về chủ đề, người tiếp nhận và bối cảnh truyền
đạt thông điệp.
• Bạn cũng phải biết được người tiếp nhận của mình
(những cá nhân hay nhóm người mà bạn muốn truyền đạt
thông điệp của mình tới). Việc không hiểu người mà
mình sẽ truyền đạt thông điệp tới sẽ dẫn đến việc thông
điệp của bạn có thể bị hiểu sai.
2. Thông điệp...
• Các hình thức giao tiếp qua viết, nói hay các hình thức
khác đều bị chi phối bởi giọng điệu của người truyền
đạt thông điệp, tính căn cứ của lý luận, những gì được
giao tiếp và những gì không nên được đưa vào, cũng như
phong cách giao tiếp riêng của bạn.
• Thông điệp luôn luôn có cả yếu tố trí tuệ và tình cảm
trong đó, yếu tố trí tuệ để chúng ta có thể xem xét tính
hợp lý của nó và yếu tố tình cảm để chúng ta có thể có
những cuốn hút tình cảm, qua đó thay đổi được suy nghĩ
và hành động.
3. Kênh truyền đạt thông điệp...
• Các thông điệp được truyền đạt qua nhiều kênh, nói thì
bằng cách gặp mặt đối mặt, gọi điện thoại, gặp qua
video; viết thì bằng thư từ, email, bản ghi nhớ hay báo
cáo.
CÓ HAI KÊNH CHÍNH
• Kênh giao tiếp chính thức (formal communication
networks)
• Kênh giao tiếp không chính thức (informal comm.
networks)
2.1 Kênh giao tiếp chính thức
• Từ cấp trên xuống cấp dưới (downward): hướng dẫn
công việc, quan hệ công việc, quy trình, phản hồi, …
• Từ cấp dưới lên cấp trên (upward): báo cáo, đề nghị, …
• Giữa các đồng nghiệp (horizontal): hợp tác, giải quyết
công việc, chia sẻ thông tin, thực hiện báo cáo, …
2.2 Kênh giao tiếp không chính thức
Các chức năng của kênh giao tiếp không chính thức:
• Xác nhận thông tin;
• Mở rộng thông tin;
• Lan truyền thông tin;
• Phủ nhận thông tin;
• Bổ sung thông tin.
4. Người nhận thông điệp...
• Những thông điệp sau đó được truyền đạt đến người
nhận. Không nghi ngờ gì là bạn sẽ trông chờ ở họ những
phản hồi.
• Hãy luôn nhớ là bản thân người nhận thông điệp cũng
tham gia vào quá trình này với những ý tưởng và tình cảm
có thể làm ảnh hưởng đến cách họ hiểu thông điệp của
bạn cũng như cách họ phản hồi lại thông điệp đó.
•
• Để thành công, bạn cũng nên nghiên cứu trước những
yếu tố này để hành động một cách hợp lý.
5. Những phản hồi...
• Người tiếp nhận sẽ có những phản hồi, bằng lời hay các
hình thức khác đối với thông điệp của bạn.
• Hãy chú ý sát sao đến những phản hồi này bởi nó thể
hiện rõ ràng nhất việc người tiếp nhận thông điệp có
hiểu chính xác thông điệp của bạn hay không.
6. Bối cảnh...
• Tình huống mà thông điệp của bạn được truyền đi chính
là bối cảnh.
• Nó có thể bao gồm yếu tố môi trường xung quanh hay
rộng hơn là nền văn hóa (ví dụ như văn hóa nơi làm việc,
văn hóa quốc tế, vv.).
III/ GIAO TIẾP PHI NGÔN NGỮ
• Giao tiếp phi ngôn ngữ chiếm từ 55-65%
• Giao tiếp ngôn ngữ chỉ chiếm khoảng 7%
• Sự kết hợp giữa giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ
chiếm khoảng 38%
1. Đặc điểm của giao tiếp phi ngôn
ngữ
Giao tiếp phi ngôn ngữ luôn có giá trị giao tiếp cao
Hành vi phi ngôn ngữ mang tính mơ hồ
Giao tiếp phi ngôn ngữ chủ yếu biểu lộ thái độ
Phần lớn hành vi phi ngôn ngữ phụ thuộc vào văn hóa
2. Các hình thức giao tiếp phi ngôn ngữ
• Giọng nói
• Diện mạo
• Nụ cười
• Nét mặt và ánh mắt
• Điệu bộ và cử chỉ
• Khoảng cách và không gian
• Thời gian
• Cơ sở vật chất
Giọng nói:
• Độ cao thấp
• Nhấn giọng
• Âm lượng
• Phát âm
• Từ đệm
• Nhịp điệu (trôi chảynhát gừng)
• Cường độ (tonhỏ)
• Tốc độ (nhanhchậm)
• VD:
• Tôi sẽ tăng lương cho anh
• Tôi sẽ tăng lương cho anh
• Tôi sẽ tăng lương cho anh
3 Phối hợp giao tiếp ngôn ngữ - phi...
• Giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ ít khi tách rời nhau,
mà thường bổ sung cho nhau.
• Giao tiếp ngôn ngữ và giao tiếp phi ngôn ngữ phối hợp với
nhau tạo ra hiện quả cao nhất.
• Khi ngôn ngữ và hành vi phi ngôn ngữ trái ngược nhau
=> điều gì quyết định ý nghĩ của thông điệp?
IV/ CÁC LOẠI HÀNH VI GIAO TIẾP
1. Rụt rè, khiêm tốn (unassertive)
• Thụ động và quanh co
2. Mạnh mẽ, công kích (aggressive)
• Chủ động hay thụ động
• Thẳng thắn hay quanh co
• Thành thật hay không thành thật
3. Quyết đoán (assertive)
• Chủ động, thẳng thắn, và thành thật
• Sử dụng phát biểu “tôi” thay cho “anh”
• Mô tả dữ kiện thay cho phán xét hoặc cường điệu
• Thể hiện sở hữu của cảm xúc và quan điểm
• Đưa ra những yêu cầu thẳng thắn và trực tiếp thay vì
nói bóng gió
3. Quyết đoán (assertive) (tt)
• Nói “không” một cách lịch sự nhưng cương quyết thay
cho “tôi không thể”
• Thực tế, tôn trọng, và chân thật thay cho cường điệu, nói
giảm, hay mỉa mai châm biếm
• Thể hiện sự ưa thích, sự ưu tiên thay cho việc chiều theo
hay hòa đồng một cách miễn cưỡng
